Учет и аудит оплаты труда в современных условиях (на примере ООО "Элеватор-консалтинг")

Первоочередной задачей в организации аудиторской проверки является ограничение аудиторского риска в отдельных счетах или операциях таким образом, чтобы при завершении аудита суммарный аудиторский риск был сведен до достаточно низкого уровня. Или, наоборот, чтобы уровень уверенности аудитора в своих выводах был достаточно высок, чтобы позволить ему выразить мнение относительно финансовой отчетности в целом. Для практического применения были разработаны четыре определения риска необнаружения:

- минимальным риск признается в случаях, когда система внутреннего контроля клиента предварительно была оценена аудиторской фирмой как эффективная, и аудитор полагается на нее;

- низким риск признается в случаях, когда СВК клиента была оценена как эффективная, но аудитор не полагается полностью на нее, планируя детальные процедуры, достаточные для обнаружения возможных значительных ошибок.

- средним риск признается в случаях, когда система внутреннего контроля клиента оценена как неэффективная, и аудитор планирует детальные процедуры;

- высоким риск признается в случаях отсутствия СВК клиента и в таком случае планируется практически сплошная проверка.

Для снижения аудиторского риска следует руководствоваться правилом: чем больше аудитор проверяет элементов, предназначенных для полного изучения и, чем более убедительным является анализ, тем меньшим будет объем выборки.

При проверке ООО «Элеватор-Консалтинг» аудиторский риск можно охарактеризовать как низкий, несмотря на то, что СВК предприятия получила среднюю оценку. Связано это с тем, что на данном предприятии трудится небольшое количество человек, а значит, мы имеем возможность проверять расчет заработной платы не выборочно, а практически у всех подряд сотрудников.

При планировании аудиторской проверки аудиторы изучили особенности системы внутреннего контроля и разработали опросный лист, на основе которого был сделан вывод о средней надежности и эффективности СВК на ООО «Элеватор-Консалтинг», а так же определили уровень существенности и аудиторский риск. Все эти процедуры были проведены для того, чтобы аудитор имел представление о том, каким должен быть масштаб операций и какова будет их динамика на основном этапе проверки.

После вышеизложенных процедур можно приступать к составлению программы и проведению непосредственно самой аудиторской проверки на данном участке.

3.2.2 Проведение аудита

Проверка порядка начисления и выплаты заработной платы. Проведена проверка правильности начисления ЕСН и страховых взносов во внебюджетные фонды и сопоставлены бухгалтерские регистры и данные, отраженные в налоговых декларациях за 2008 год.

Счет 69 «Расчеты по социальному страхованию»

Денежные выплаты, исключенные из налогооблагаемой базы по ЕСН и ПФР

ПФР

Отклонений нет.

ФБ 6%

Отклонений нет.

ФФОМС

Отклонение не существенно.

ТФОМС

Отклонение не существенно.

ФСС

Отклонение не существенно.

ФССН. Исключаемые выплаты:

Взносы в ФССН

Сумма отклонения взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний составила 14 руб. Отклонение образовалось из-за включения в налоговую базу выплат среднего заработка гражданам, призываемым на военные сборы. Поскольку указанная выплата носит компенсационный характер, включению в налоговую базу по травматизму не подлежит на основании п. 10 Перечня утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 № 765 «О перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации».

При проверке расчетов по оплате труда выборочно исследованы следующие документы: регистры бухгалтерского учета, штатное расписание, положение об оплате труда и премировании работников, трудовые договоры, личные карточки, правила внутреннего трудового распорядка, расчеты среднего заработка, приказы по личному составу.

Система оплаты труда в организации формируется на основании: положений об оплате труда и премировании работников, трудовых договоров и приказов.

К проверке были предоставлены штатные расписания, действующие с 01.07.2008г. Документ оформлен по унифицированной форме №Т-3.

Выборочно осуществлена проверка кадровых Приказов за 2 полугодие 2008г. При приеме на работу, увольнении и предоставлении отпуска сотрудникам в организации составляются приказы в соответствии с унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. По оформлению Приказов нарушений не установлено.

Произведена выборочная проверка трудовых договоров, заключенных в проверяемом периоде. Например, трудовые договора: № 45 от 27.10.2008г. с Пацуковым Романом Петровичем на должность экономиста, №47 от 10.11.2008г. с Косенковым Николаем Николаевичем на должность финансового менеджера .

В трудовых договорах указываются необходимые существенные условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ, замечаний нет.

Для учета рабочего времени в организации используются Табеля учета рабочего времени, оформленные в унифицированной форме № Т-13. При выборочной проверке замечаний по оформлению не выявлено.

Произведена проверка расчетных ведомостей. Расчетные листки в соответствии с требованиями ст. 136 ТК РФ выдаются на руки работникам. Нарушений обнаружено не было.

К проверке предоставлены графики отпусков. Графики отпусков оформляются по унифицированной форме №Т-7, утвержденной Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г.

Согласно трудовым договорам единовременная премия по итогам успешной работы за год выплачивается работникам предприятия, состоящим в штатном расписании по состоянию на 31 декабря отчетного года. Работникам уволившимся в течении календарного года данная премия не выплачивалась.

В соответствии с Приказом ежегодно после подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности предприятия в истекшем году Генеральный директор по согласованию с Советом директоров определяет общую сумму премии, а также распределяет ее между подразделениями. Руководители подразделений подготавливают и передают на утверждение Генеральному директору представления (в форме служебной записки) на единовременное премирование работников своих подразделений. Генеральный директор при необходимости вносит изменения в представления. На основании указанных документов составляется приказ о премировании работников по итогам работы за год.

На проверку не предоставлены представления руководителей подразделений на распределение премии работникам подразделений.

Следует обратить внимание, что приказы на выплату премии датированы 25-м и 26-м декабря 2008г . Согласно Приказа о премировании годовая премия выплачивается работкам, состоящим в штате предприятия на 31.12.2008г. В связи с чем существуют риски споров с налоговой инспекцией по вопросу обоснованности отнесения премии на расходы предприятия. Учитывая фактическую выплату премии 29.12.2008г., тот факт что с момента начисления премии до 31.12.2008г. увольнений не было, а также то, что 31.12.2008г. на предприятии было не рабочим днем (последний рабочий день на предприятии 30.12.2008г.) организация может использовать данные аргументы в споре с налоговой инспекцией, а также в случае судебных разбирательств.

Обществом не соблюдаются правила оформления первичных документов. В табелях учета рабочего времени, допускаются неоговоренные исправления, производятся записи в карандаше.

В соответствии с п. 2.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. N 105 (далее - Положение о документах и документообороте N 105), записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

В соответствии с Приказом от 01.07.08г. № 56 в обществе были повышены должностные оклады, при этом перерасчет среднего заработка при расчете сумм отпускных, компенсаций отпуска при увольнении производился не всегда правильно, а именно начисленные работнику премии не индексировались.

Особенности порядка исчисления средней заработной платы отражены в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

В соответствии с ч. 2 п. 16 Постановления N 922 при повышении среднего заработка учитываются тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение и выплаты, установленные к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению в фиксированном размере (проценты, кратность), за исключением выплат, установленных к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению в диапазоне значений (проценты, кратность).

В соответствии с ч. 3 п. 16 Постановления N 922 при повышении среднего заработка выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в абсолютных размерах (то есть выплаты, установленные не по отношению к тарифной ставке, окладу), не повышаются.

В результате данного нарушения искажены расходы в бухгалтерском учете, налоговая база по налогу на прибыль, ЕСН и НДФЛ.

При расчете сверхурочных и праздничных, для расчета суммы оплаты одного часа работы, оклад работника делится не на количество рабочих часов по производственному календарю, а на их среднегодовое число.

Организация при расчете количества дней, за которые выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении, дни округляются до целых чисел.

Например, в соответствии с приказом № 56/5 от 01.07.08г. Ливанцову Д.А. за период работы с 03.03.08г. по 01.07.08г. компенсация за неиспользованный отпуск начислена за 9 дней. По данным аудита компенсацию следовало рассчитать за 9,32 дней (2,33*4).

Аналогично за период работы с 21.02.08г. по 12.08.08г. начислена компенсация за 13 дней. По данным аудита компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении должна быть выплачена за 11,65 дней (2,33*5).

Статьей 127 ТК РФ установлено, что при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

На основании ст. 423 ТК РФ для определения количества дней, за которые выплачивается указанная компенсация, следует руководствоваться Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденными НКТ СССР 30.04.1930г. (ред. от 03.03.05г.). Пунктом 28 данных Правил установлено, что при увольнении работника, не использовавшего своего права на отпуск, ему выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск. При этом если сотрудник проработал 11 месяцев, то ему выплачивают полную компенсацию - за 28 календарных дней. В остальных случаях выплачивается пропорциональная компенсация. Для расчета пропорциональной компенсации необходимо определить количество дней в одном месяце, за которые следует выплачивать компенсацию: 28 дней следует разделить на число месяцев в году (12). Полученные 2,33 дня следует умножить на число месяцев, проработанным сотрудником до увольнения.

В п. 35 Правил указано, что при исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.

Аналогичная позиция изложена в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 23 июня 2006г. № 944-6.

В соответствии с Письмом Минздравсоцразвития России от 07.12.2005г. № 4334-17 при определении количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, округление их законодательством не предусмотрено. Поэтому, если в организации принимается решение об округлении, например, до целых дней, это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника.

В результате данного замечания занижен размер компенсаций за неиспользованные отпуска при увольнении, искажены затраты общества, налоговая база по ЕСН, НДФЛ и налогу на прибыль.

Компанией не соблюдаются сроки выплат всех причитающихся работнику сумм при увольнении, а так же при уходе в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Например, Ливанцову Д.А., уволенному в соответствии с приказом 12.08.08г. выплата всех причитающихся сумм, в том числе компенсации при увольнении, произведена по платежной ведомости общества № 48 от 19.08.08г., РКО № 61 от 19.08.08г.

В соответствии со ст. 140 Трудового кодекса РФ при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

В соответствии со ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Причем в соответствии со ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две недели. Если же сотруднику своевременно не выплатили отпускные, либо предупредили о начале отпуска позднее чем за две недели, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой согласованный с ним срок - это предусмотрено в ст. 124 ТК РФ.

При нарушении работодателем установленного срока выплат при увольнении наступает материальная ответственность. В соответствии со ст. 236 ТК РФ работодатель обязан произвести такие выплаты с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм, за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

Неисполнение работодателем обязанности по своевременному расчету при увольнении работника является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности.

В ходе аудита установлено, что при расчете среднего заработка для оплаты отпуска и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении не всегда верно определяется количество дней в не полностью отработанных месяцах (см. расчет среднего заработка № 55 от 24.07.08г., № 59 от 06.08.08г.и т.д.).

Согласно ст. 139 ТК РФ средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

Особенности порядка исчисления средней заработной платы, установленного этой статьей, определяются Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

В соответствии с п.9 Постановления Правительства РФ от 11.04.2003г. № 213 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» в случае, когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с пунктом 4 настоящего Положения, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней, умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4.

В результате выявленного нарушения искажены расходы в бухгалтерском учете, налоговая база по ЕСН, НДФЛ и налогу на прибыль.

При проверке правильности исчисления пособий по временной нетрудоспособности установлено, что при расчете среднего заработка не всегда правильно определяется количество календарных дней расчетного периода.

Средний заработок для пособия по временной нетрудоспособности определяется путем деления суммы начисленного заработка за период, указанный в ч. 1 ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ, на число календарных дней, приходящихся на период, за который учитывается заработная плата (ч. 3 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

В результате данного нарушения искажена налоговая база по НДФЛ, расчеты с ФСС РФ; в части пособия, выплаченного за счет организации, искажена налоговая база по ЕСН и налогу на прибыль.

При проведении аудита мы сверили показатели бухгалтерской отчетности с регистрами бухгалтерского учета. Одним из самых ответственных вопросов здесь является проверка записей по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и корреспондирующих с ним счетов. На ООО «Элеватор-Консалтинг» применяется электронная форма учета, поэтому соответствие оборотов проверяется по карточкам счетов и оборотно-сальдовым ведомостям.

3.2.3 Обобщение результатов проведенного аудита

Результаты аудита расчетов по оплате труда целесообразно отразить в таблице 3.4.

После описания выявленных в ходе проверки нарушений, определяем, есть ли среди них существенные, т.е. те, которые влияют на достоверность бухгалтерской отчетности.

Таблица 3.4 - Результаты аудита расчетов по оплате труда ООО «Элеватор-Консалтинг»

При обобщении результатов аудиторской проверки помимо аудиторского заключения был подготовлен отчет аудитора руководству аудируемого лица. В этом документе раскрываются все выявленные аудитором нарушения, независимо от их существенности и разрабатываются рекомендации по устранению выявленных нарушений. В частности, в ситуации, когда сотруднику начислили и выплатили лишнюю заработную плату, надо исправить завышенные начисления и предложить сотруднику внести деньги в кассу или удержать эти суммы из заработной платы в установленный законодательством срок.

В предоставленном администрации отчете аудитор дает оценку негативных последствий выявленных им нарушений. Аудитором отмечено, что эти нарушения связаны с несоблюдением трудового законодательства и могут вызвать негативные последствия в виде судебных разбирательств и конфликтов с персоналом. Поэтому необходимо обратить на них внимание и исправить. В связи с этим рекомендовано отделу кадров и бухгалтерии данного предприятия заключить недостающие трудовые договоры.

Наконец, в направленном администрации ООО «Элеватор-Консалтинг» отчете аудитор дал оценку постановке бухгалтерского учета и эффективности системы внутреннего контроля компании. После проведения аудиторской проверки на ООО «Элеватор-Консалтинг» можно было сделать вывод о том, что умышленных ошибок обнаружено не было. В ходе инспектирования документов было обнаружено очень много мелких недочетов и ошибок, связанных с нарушением трудового законодательства. Можно сразу отметить, что эти ошибки не являются умышленными, а являются техническими. В связи с этим возможным решением проблем могло бы стать расширение штата бухгалтерии и более детальная постановка кадрового учета. Для предотвращения в будущем возможности появления нарушений подобных обнаруженным аудитором предложены меры укрепления СВК. Рекомендовано введение регулярного контроля за своевременностью выплаты сумм по отпускам и укрепление такого элемента СВК как юридическое сопровождение договорной работы.

3.3 Направления совершенствования организации учета по оплате труда на анализируемом предприятии