Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для решения следующих задач:

- учет количества документов;

- обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

- обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

- обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Согласно ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. М., 1991. С. 29., независимо от способа их создания (с использованием компьютера или пишущей машинки) и способа получения или отправки (почтой или по каналам связи).

Подписанным правовым актам при регистрации присваивается дата и регистрационный номер. Дата оформляется арабскими цифрами, разделенными точками (день, месяц, год), например: 01.02.2005.

Подписанные Директором Центра постановления и распоряжения регистрируются раздельно в пределах календарного года.

Дата регистрации правовых актов директора Центра соответствует дате подписания.

При регистрации постановлений директора Центра используется цифровое обозначение регистрационного номера, например: № 545. При регистрации распоряжений директора Центра используется буквенно-цифровое обозначение регистрационного номера, к порядковому номеру через дефис добавляется буква "р", например: № 1568-р.

При регистрации распоряжений директора Центра по кадровой работе (назначение на должность, освобождение от должности) к порядковому номеру через дефис добавляются буквы "рк", например: № 46-рк.

Регистрация правовых актов директора Центра производится в отделе делопроизводства и контроля. Регистрация распоряжений по кадровой работе в отделе кадров и наград.

Дата и регистрационный номер указываются на подлиннике правового акта, присваиваются правовому акту в электронном виде, указываются в перечне принятых правовых актов.

Перечень принятых правовых актов (решений, постановлений, распоряжений) следует оформлять в виде в таблицы, например:

ПЕРЕЧЕНЬ постановлений директора МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов», принятых в 2005 году

Регистрационный номер присваивается принятым на заседании решениям в соответствии с очередностью их рассмотрения (упоминания в повестке дня).

Регистрация решений производится специалистом организационного отдела.

Если необходимо воспроизвести только часть текста правового акта (отдельные пункты), то оформляется выписка. В правом верхнем углу первого листа выписки правового акта ниже реквизита "Адресат" пишется слово "ВЫПИСКА" (прописными буквами).

Выписки из правовых актов директора Центра оформляются на соответствующем бланке правового акта.

При оформлении выписки печатается дата, регистрационный номер, заголовок, преамбула правового акта, а затем - дословная запись необходимого текста распорядительной части. Ниже текста указывается должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего подлинник документа.

В выписку из приложения к правовому акту включается реквизит Приложение; ссылка на вид документа, дата и регистрационный номер; заголовок к приложению; дословная запись необходимого текста; заверительная подпись "Верно"; печать.

Выписка заверяется печатью, предусмотренной для заверения копий данного вида правового акта. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал наименование должности лица, подписавшего подлинник правового акта.

Копии правовых актов, выдаваемых из архивного фонда (отдела по делам архивов), выдаются в виде ксерокопий, заверенных штампом "Копия верна", за подписью начальника отдела по делам архивов.

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК) Мингалев В.С., Ларин М.В. Специальные системы документирования. М., 2004. С. 103..

Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам и разновидностям документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов Чуковенков А.Ю., Янковская В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 2-е изд., перераб. и доп. М., 2005. С. 154..

В МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» используются регистрационно-контрольные карточки (РКК) (см. рис. 1). При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ к началу нового календарного года подготавливаются специальные нумерационные бланки-шахматки (см. рис. 2) для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

Регистрация документов-ответов ведётся на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Документирование - это процесс создания и оформления документа.

Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам» Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). М., 2003. С. 4.. Документирование в Центре может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в Центре преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Лицевая сторона карточки

Обратная сторона карточки

Рис. 1. Пример регистрационно-контрольной карточки

Рис. 2. Нумерационный бланк-шахматка

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Так, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации» Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. - 2006. - № 165. - С. 3 - 6..

Основные правила составления и оформления документов Центра закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах - государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов Центр устанавливает свои требования к работе с документами в «Правилах ведения делопроизводства в МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов»». В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

- состав применяемых в аппарате управленческих документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в Центре, предъявляются следующие основные требования:

- обеспечение юридической силы документа;

- создание условий для оперативного исполнения документов;

- возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно-технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем документации Центра, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований.

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида организации;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). М., 2003. С. 12.. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ 6.30-2003 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст документа» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в Центре.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении 3.1.

Упорядочение процессов документирования в Центре включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5 - 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2 - 3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) - 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 - через один интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

- от границы левого поля печатают: реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ»;

- отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев;

- отступив 32 печатных знака - реквизит «адресат»;

- отступив 40 печатных знаков - реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения»;

- отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись» Охотников А.В. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов. М., 2004. С. 23..

При подготовке документов в Центре с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства - текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). М., 2003. С. 10..

Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию о Центре - авторе документа.

Документы изготавливают на бланках.

В Центре устанавливают два стандартных формата бланков документов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В зависимости от расположения реквизитов в Центре устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для Центра, его структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов Центра включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов Центра включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов Центра включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). М., 2003. С. 16..

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения документов является составной частью функции менеджмента «Контроль».

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль в Центре осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ Центра контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным Документы по персоналу предприятия / Сост. М.И. Басаков. Ростов н/Д., 2002. С. 195..

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем Центра. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем Центра после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Контроль исполнения включает:

- постановку документа на контроль;

- проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

- проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб., 2003. С. 65..

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля (или секретарем) осуществляются следующие операции:

- формирование картотеки контролируемых документов;

- направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

- выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, и отчества и телефона исполнителя (в крупных организациях);

- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

- сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

- снятие документов с контроля по указанию руководителей;

- формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока, например, в следующем порядке:

- заданий последующих лет - ежеквартально;

- заданий последующих месяцев текущего года - ежемесячно;

- заданий текущего месяца - каждые десять дней, а в последнюю декаду - за пять дней и за три дня до истечения срока и исполнения документа. Служба ДОУ Центра ведёт не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминает исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выясняет состояние исполнения, выявляет причины возможного срыва и принимает меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе (отметка об исполнении документа и направлении его в дело).

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами периодически (например, ежемесячно) обобщаются и анализируются службой ДОУ Центра и доводиться до сведения руководителя Центра в целях повышения исполнительской дисциплины. Форма сводки о состоянии исполнительской дисциплины:

СВЕДЕНИЯ ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТАВЛЕННЫХ НА КОНТРОЛЬ, ЗА ПЕРИОД _____________ 200 __ г.

Секретарь-референт Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

3.2 Подготовка дел к архивному хранению