Существующий порядок организации делопроизводства МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» обладает рядом недостатков:

- отсутствует четкий порядок регистрации документов;

- встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов.

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

Наиболее существенным для устранения этих недостатков является внедрение в Центр инструкции по делопроизводству. В её структуру должны быть включены следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Правила подготовки и оформления документов.

3. Требования к реквизитам документов.

4. Составление номенклатуры дел.

5. Формирование и оформление дел.

6. Экспертиза ценности документов.

При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления. В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя.

2. Задачи.

3. Структура. Перечисляется весь состав службы.

4. Ответственность.

5. Взаимосвязи с другими подразделениями.

Нами была также разработана Инструкция по делопроизводству в МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» (Приложение 4.1).

В целях совершенствования работы с документами в МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:

1. Первичная обработка входящих документов.

Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации.

2. Регистрация.

У секретаря из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации регистрируются практически все поступающие на предприятие документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.

3. Составление номенклатуры дел.

Систематизация документов - одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. М., 1991. 275 с., Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю Центра (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик.

В данной организации удобнее всего выделять в виде разделов наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть служба документационного обеспечения управления (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в службе документационного обеспечения управления создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов».

Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы анализируемого муниципального предприятия. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных.

При составлении номенклатуры дел МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» необходимо использовать

- положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие

- место составления;

- на какой год составляется номенклатура дел;

- названия разделов;

- гриф утверждения;

- гриф подписания.

При составлении номенклатуры дел МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.

4. Формирование и оформление дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты, контракты).

После составления и утверждения номенклатуры дел на предприятии рекомендуется лицам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов», совместно с начальником Общего отдела приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с последующим оформлением дел.

В ходе наблюдения выяснилось, что оформлению дел в Центре придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы ведомственных архивов.

На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения, указывалось только приблизительное название дела («счета», «разное», «договоры»). В связи с этим секретарю МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» необходимо оформить все реквизиты обложки дела.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В Центре можно выделить три основных потока документации:

- документы, поступающие из других организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы, создаваемые в Центре и используемые работниками Центра в управленческом процессе (внутренние).

Движение входящих документов включает:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение;

- регистрацию;

- рассмотрение руководством;

- передачу на исполнение;

- исполнение;

- контроль за исполнением;

- списание исполненного документа в дело.

Служба документационного обеспечения управления Центра (ДОУ), которая представлена в Центре самостоятельным структурным подразделением - канцелярией - должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

До настоящего времени в Центр документы поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержавшимся в них документам. Конверты в Центре сохраняют в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два потока:

- направляемые на рассмотрение руководителю Центра;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя Центра от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит ускорить и их исполнение.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю Центра, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности Центра, необходимую для принятия управленческих решений.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям.

Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем Центра, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы Центра создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем Центра. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри Центра должны передаваться исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т.е. учитывать объем документооборота. Учету подлежат все оригиналы документов и все их размноженные экземпляры (копии).

В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, полученные по электронной почте.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. ИСТОЧНИКИ

1.1 Гражданский кодекс Российской Федерации Ч. 1, 2, 3, 4: [официальный текст]: (по состоянию на 20 июля 2007 года). - М.: Юрист, 2007. - 553 с.

1.2 Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях: [по состоянию на 10 января 2008 года: официальный текст: принят Государственной Думой 20 декабря 2001 года, одобрен Советом Федерации 26 декабря 1001 года]. - М.: Юрист, 2008. - 270 с.

1.3 Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст: [приводится по состоянию на 3 сентября 2007 г.]. - М.: Омега-Л, 2007. - 269

1.4 Федеральный закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. от 25.10.2001 г., 31.12.2002 г., 09.05.2005 г.) // Российская газета. - 1996. - 10 апреля. - С. 4.

1.5 Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. 2006. - № 165. - С. 3 - 6.

1.6 Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 02.02.2006 г., с изм. от 18.12.2006 г.) // Российская газета. - 2004. - № 166. - С. 4 - 6.

1.7 Постановление Правительства РФ от 23.07.2005 г. № 443 «Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» // СЗ РФ. - 2005. - № 31. - Ст. 3224.

1.8 Приказ Минтруда России от 09.07.2002 г. № 143 «О типовых формах документов федеральной инспекции труда» // Доступ из прав. системы «Консультант Плюс».

1.9 Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» // Экспресс-Закон. - 1999. - № 28. - С. 18.

1.10 Постановления Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда РФ. - 2004. - № 5. - С. 10 - 12.

1.11 Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. - М.: Главархив СССР, 1991. - 275 с.

1.12 ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования (Постановление Госстандарта СССР от 13.10.1982 г. № 3956). - М.: Изд-во стандартов, 1984. - 23 с.

1.13 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). - М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003. - 176 с.

1.14 Постановление Главы города Новый Уренгой от 18.10.2005 г. № 230 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Администрации города Новый Уренгой» // Текущий архив МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» г. Новый Уренгой.

1.15 Устав МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов». Утв. общим собранием Центра. Протокол № 7 от 2 марта 2005 г. // Текущий архив МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» г. Новый Уренгой.

1.16 Отчет о деятельности муниципального учреждения «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» за 2007 год // Текущий архив МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» г. Новый Уренгой.

2. ЛИТЕРАТУРА

2.1 Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005. - 224 с.

2.2 Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 286 с.

2.3 Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): Практич. пос. - 7-е изд., доп., перераб. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 224 с.

2.4 Вагина Е.А. Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге) // Делопроизводство. - 2004. - № 1. - С. 43 - 48.

2.5 Веселое П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. - М.: ИВЦ «Маркетинг», 2003. - 318 с.

2.6 Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. - М.: МЦФЭР, 2006. - 224 с.

2.7 Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2003. - 274 с.

2.8 Демин Ю.М. Эффективный офис-менеджер. - СПб.: Питер, 2003. - 210

2.9 Документирование управленческой деятельности Под ред. В.В. Маковецкого. - М.: КолосС, 2005. - 176 с.

2.10 Документы по персоналу предприятия / Сост. М.И. Басаков. - Ростов н/Д.: МарТ, 2002. - 272 с.

2.11 Доронина Л. Штатное расписание // Делопроизводство. - 2004. - № 2. - С. 97 - 100.

2.12 Кирюхин Ю.Г., Мельникова О.М. Автоматизация работы с кадровой документацией // Делопроизводство. - 2003. - № 4. - С. 46 - 49.

2.13 Котий Г.А., Гюльмисаров В.Р. Образцы деловой переписки на английском и русском языках: Практич. пос. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 376 с.

2.14 Красавин А.С. Секретарь руководителя организации и делопроизводство: Практическое пособие. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 104 с.

2.15 Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. - М.: Интерпрессервис, 2006. - 832 с.

2.16 Кузнецова А.Н., Лихачев М.Г., Райхцаум А.Л., Соколов А.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М.: Экономика, 2005. - 296 с.

2.17 Кузнецова Т.В. Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления // Делопроизводство. - 2004. - № 1. - С. 34 - 42.

2.18 Кузнецова Т.В. Новые правила о порядке ведения трудовых книжек // Секретарское дело. - 2003. - № 6. - С. 4 - 6.

2.19 Мингалев В.С., Ларин М.В. Специальные системы документирования. - М.: Экономика, 2004. - 143 с.

2.20 Озмидова Е.В. Делопроизводство. - М.: Вектор, 2005. - 192 с.

2.21 Охотников А.В. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов. - М.: ИКЦ «МарТ», 2004. - 64 с.

2.22 Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. - М.: Книга сервис, 2005. - 144 с.

2.23 Пшенко А.В. Технология работы с конфиденциальными документами // Секретарское дело. - 2003. - № 2. - С. 7 - 10.

2.24 Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. - СПб.: Питер, 2004. - 208 с.

2.25 Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. - М.: РДЛ, 2004. - 372 с.

2.26 Рогожин М.Ю. Организация управления персоналом предприятия. - М.: РДЛ, 2004. - 276 с.

2.27 Секретарское дело: (образцы документов, организация и технология работы): Учебно-практическое пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - М.: Проспект [и др.], 2007. - 608 с.

2.28 Серова Г.А. Компьютеризация службы управления персоналом // Секретарское дело. - 2003. - № 5. - С. 32 - 34.

2.29 Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство. - СПб.: Питер, 2006. - 240 с.

2.30 Справочник по деловой переписке. - М.: Межрегионсервис, 2006. - 265

2.31 Стенюков М.В. Курс секретарского дела: Обучение профессии: Практические рекомендации. Работа с документами. Использование компьютера. Ведение деловой беседы. Работа в приемной. - М.: А-Приор, 2007. - 238 с.

2.32 Стенюков М.В. Секретарская практика. - М.: ПРИОР, 2005. - 112 с.

2.33 Стенюков М.В. Секретарские секреты. - М.: ПРИОР, 2005. - 80 с.

2.34 Стенюков М.В. Секретарское дело: практические рекомендации. - 7-е изд., перераб. и доп. - М.: Книга сервис, 2005. - 240 с.

2.35 Стенюков М.В. Справочник секретаря. С изменениями и дополнениями. М.: ПРИОР, 2003. - 192 с.

2.36 Степанов Е. Персональные данные и их защита // Делопроизводство. - 2001. - № 9. - С. 40 - 43.

2.37 Строганова Е. Книга секретаря. Практический справочник секретаря, референта и офис-менеджера. - СПб.: Питер, 2004. - 512 с.

2.38 Теория и практика референтской деятельности / Гойхман О.Я., Гордиенко Т.В., Надеина Т.М., Романова Н.Н. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 272 с.

2.39 Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта. - 2-е изд. - М.: ДеЛи, 2006. - 250 с.

2.40 Чуковенков А.Ю., Янковская В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216 с.

2.41 Электронный документ и документооборот: правовые аспекты. - М.: ИНИОН РАН, 2003. - 128 с.3. СПРАВОЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

3.1 Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих: [дополненный постановлениями Минтруда России от 29.01.2004 г. № 5, от 09.02.2004 г. № 9, от 22.04.2004 г. № 51]. - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2005. - 389 с.

3.2 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37) (ред. от 07.11.2006 г.). - М.: Экономика, 2007. - 271 с.

3.3 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (принят постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367) (с изм. №№ 1/96, 2/99, 3/2002, 4/2003, 5/2004). - М.: Экономика, 2005. - 128 с.

3.4 Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299) (с изм. 1/96, 2/98, 4/99, 5/99, 6/2000, 7/2000, 8/2000, 9/2001, 10/2001, 11/2001, 12/2001, 13/2001, 14/2002, 15/2002, 16/2002, 17/2002, 18/2003, 19/2003, 20/2003, 21/2004, 22/2004, 24/2005, 33/2006, 34/2006, 35/2006, 36/2006, 37/2007, 38/2007). - М.: Экономика, 2007. - 82 с.

Приложение 1

Схемы расположения реквизитов документов

Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка



Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Приложение 2

Инструкция по делопроизводству

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее по тексту - Инструкция) определяет единые требования к организации делопроизводства, устанавливает правила подготовки, оформления, проверки, регистрации, рассылки и хранения документов, организации работы с корреспонденцией в МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» (далее по тексту - Центр).

1.2. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Центра возлагается на их руководителей.

Работники структурных подразделений Центра несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов. При утрате документа работник обязан немедленно доложить об этом руководителю структурного подразделения.

1.3. Правила и порядок работы со служебной информацией ограниченного распространения, организации контроля в Центре устанавливаются соответствующими положениями, утвержденными правовыми актами Главы города Новый Уренгой.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

2.1.1. Документ должен оформляться на бланке.

Для бланков использоваться бумага форматов А4 (297 х 210 мм) и А5 (210 х 148 мм). Должностные бланки для оформления резолюции изготавливаются на бумаге формата А6 (148 х 105 мм).

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.

Для правовых актов и писем используются продольные бланки, в которых все реквизиты располагаются по центру текстового поля, при этом каждый элемент реквизита центрируется относительно самой длинной строки.

На бланках документов должны быть установлены следующие поля: левое - 25 мм, правое - 15 мм, верхнее - 15 мм, нижнее - 20 мм.

2.1.2. В Центре применяются бланки: общий бланк Центра, распоряжения Директора Центра, письма Директора Центра, заместителей Директора Центра.

2.1.3. Бланки документов могут быть изготовлены типографским способом или с использованием средств вычислительной техники.

2.2. Реквизиты документов

2.2.1. Документ должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, обеспечивающие его юридическую силу.

2.2.2. При оформлении документов используются следующие реквизиты:

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- печать;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

2.2.3. Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа.

На бланках указывается наименование "МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов" (за исключением должностных бланков).

2.2.4. Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами структурных подразделений Центра их подписи располагают одну под другой (через один межстрочный интервал) в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

В документах, составленных комиссией, не указываются должности лиц, подписывающих документ.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают в алфавитном порядке.

При подписании совместных документов подписи должностных лиц располагаются на одном уровне, на всех экземплярах подписи должны быть подлинные.

В документах, связанных с исполнением отдельных государственных полномочий или направляемых в органы государственной власти, используется официальное наименование: «Муниципальное учреждение «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов»; во всех остальных случаях: «МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов».

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или с указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Данный реквизит обязателен для всех видов документов, располагается под текстом документа (через три межстрочных интервала).

2.2.5. Реквизит "Гриф согласования документа" выражает согласие руководителя структурного подразделения, органа или организации с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (прописными буквами без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования.

2.2.6. Реквизит "Визы согласования документа" состоит из подписи визирующего, расшифровки подписи (должность, инициалы и фамилия визирующего) и даты.

При согласовании проекта правового акта на оборотной стороне последнего листа проекта от левого края текстового поля располагают слово "Визы" (строчными буквами, без кавычек), далее одну под другой через один межстрочный интервал располагают визы в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При согласовании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются в алфавитном порядке.

Данный реквизит обязателен для всех документов, подлежащих согласованию.

2.2.7. Реквизит "Печать" заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

В Центре используются гербовые печати и простые круглые печати. Гербовой печатью заверяется подпись ответственного лица на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, предусмотренных нормативно-правовыми актами.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом "М.П.".

Оттиск проставляемой печати должен быть синего или фиолетового цвета и хорошо читаемым.

2.2.8. Реквизит "Отметка о заверении копии" следует оформлять для заверения соответствия копии документа подлиннику следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", указывается должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, печать.

Данный реквизит обязателен для положений, уставов и других видов сброшюрованных документов, а также для документов, выдаваемых из городского архива. Реквизит располагается ниже удостоверяемого текста документа от левой границы текстового поля или на оборотной стороне сброшюрованного документа.

2.2.9. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию, имя, отчество (полностью) исполнителя документа (без слова «исп.»), номер его телефона (без буквы «т.») и подпись на экземпляре, который остается в Центре. Исполнителем документа является работник организации, структурного подразделения, который разработал данный документ и в состоянии ответить на любые вопросы, возникающие при работе с документом. Данный реквизит обязателен для писем, правовых актов, указывается в нижнем углу оборотной стороны на двух экземплярах (для писем) и на одном экземпляре с оборотной стороны последнего листа документа (для правовых актов) от левой границы текстового поля 10 шрифтом.

2.2.10. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" содержит ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего об его исполнении или, при отсутствии такого документа, - краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Центра, в котором исполнен документ, например: Данный реквизит обязателен для документов, исполненных согласно поручениям, располагается в нижней части первого листа документа и оформляется от левой границы текстового поля.

2.2.11. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" содержит регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Данный реквизит обязателен для поступающей корреспонденции, подлежащей регистрации в структурном подразделении Центра, располагается в правом нижнем углу первого листа текста документа.

Размещено на Allbest.ru