Организация учета основных средств в ОГСУСОССЗН "Екатеринбургский детский дом-интернат"

- объектам стоимостью свыше 40000 рублей - линейным способом по общеустановленным правилам.

В отношении срока полезного использования объекты библиотечного фонда ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» относят к 7-й амортизационной группе со сроком полезного использования от 15 до 20 лет.

По состоянию на 01.01.2011 на балансе учреждения числились 102 экземпляра книжных изданий на сумму 6640 рублей. Все они были введены в эксплуатацию. Причем стоимость каждого экземпляра в отдельности не превышает 40 000 руб. Поэтому на весь библиотечный фонд ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» начислена стопроцентная амортизация.

В ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» общая сумма амортизации ежемесячно списывается на финансовый результат по дебету счета 040120271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов», и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 010400000 «Амортизация» (по счетам аналитического учета 010411410 - 010413410, 010434410 - 1010437410).

Списание начисленной амортизации при выбытии объектов основных средств, безвозмездной передаче иным организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций, физическим лицам оформляется по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010400000 «Амортизация» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 010100000 «Основные средства».

Рассмотрим линейный способ амортизации на примере амортизации медицинского оборудования.

В мае 2011 года ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» был приобретен аппарат терапевтический УВЧ-80 по первоначальной стоимости 42180 рублей. Амортизация начисляется с 01 июня 2011 года. Срок полезного использования аппарата, в соответствие с классификацией объектов основных средств составляет 7 лет (84 месяца). Годовая норма амортизации составит 14,28 % (1/7 * 100). Годовая сумма амортизации - 6023,30 рублей (42180 руб. * 14,28%).

Ежемесячные амортизационные отчисления будут равны:

6023,30 руб. : 12 мес. = 501,94 руб.

Соответственно, ежемесячные бухгалтерские записи в ведомость начисленной амортизации будут: по дебету счета 040120271«Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов», и кредиту счета 010434410 «Амортизация машин и оборудования - иного движимого имущества учреждения» на сумму ежемесячных амортизационных отчислений - 501,94 руб.

Аналогичным образом рассчитываются амортизационные отчисления и на другие объекты основных средств.

С целью контроля над остаточной стоимостью объекта в инвентарной карточке проставляется норма амортизации, код нормы и год, в котором последний раз будет начисляться амортизация.

Аналитический учет амортизации основных средств в ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» ведется в оборотной ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035) в разрезе каждого объекта основных средств, где подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец месяца.

Общая сумма амортизации, начисленная за отчетный месяц по основным средствам, отражается в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов № 7 (ф. 0504071). Записи в журнал операций по отражению амортизации основных средств производятся на основании Ведомости начисленной амортизации за период, которая группируется по аналитическим счетам счета 010400000 «Амортизация» и по источникам финансирования.

Форма ведомости не является унифицированной и закреплена в учетной политике ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат».

В ведомости по каждому объекту основных средств отражены: балансовая стоимость на конец периода; начислено амортизации за период; начисленная ранее амортизация; амортизация всего; остаточная стоимость; амортизационная группа; срок полезного использования; норма и процент износа; дата принятия к учету объекта основных средств.

По данным сводной ведомости начисленной амортизации за 1 полугодие 2011 года рассмотрим степень износа основных средств в ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат», приведенные в таблице 4.

Таблица 4. Степень износа основных средств в ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» за первое полугодие 2011 года

Виды основных средств	Балансовая стоимость основных средств на 01 07.2011 года, тыс. руб.	Списанная амортизация за период, тыс. руб.	Начисленная амортизация в отчетном периоде, тыс. руб.	Начисленная амортизация всего на 01.07.2011 года, тыс. руб.	Процент износа на 01 июля 2011, %
Жилые помещения	15365,15		398,00	12268,25	79,85
Нежилые помещения	3468,00		138,72	2858,24	82,42
Сооружения	293,90			293,90	100
Машины и оборудование	15025,47	1,28	184,75	7986,5	53,15
Транспортные средства	453,10		45,31	226,55	50,00
Производственный и хозяйственный инвентарь	6537,20		1307,44	4387,20	67,11
Библиотечный фонд	21,64		15,00	21,64	100
Всего	41164,46	16,28	2089,22	27996,97	68

Здания и сооружения ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» построены в 60-х годах. Степень их износа составляет 79,85 - 100%. Высока степень износа машин и оборудования. Величина износа на конец первого полугодия 2011 года составила - 53,15%. Тем не менее, идет постепенное обновление машин и оборудования, закупаются новое учебное и медицинское оборудование, а также электронно-вычислительная техника для административно-хозяйственного персонала. Высокая степень износа производственного и хозяйственного инвентаря - 67,11%, обусловлена тем, что стоимость объекта за единицу в большинстве случаев не превышает 40000 рублей. Тем самым этим объектам начисляется 100% амортизация ещё при выдаче в эксплуатацию. Около 50% составляет износ транспортных средств. Снижение данной величины связано с тем, что в конце 2008 году была приобретена и введена в эксплуатацию новая автомашина - амортизационные отчисления в отчетном периоде составили лишь 2,17%.

2.4 Инвентаризация основных средств

Для обеспечения достоверности данных бюджетного учета и отчетности бюджетные учреждения обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация основных средств - это часть общей инвентаризации имущества и обязательств учреждения, в ходе которой проверяется соответствие бухгалтерских учетных данных фактическому наличию активов, их техническое состояние и оценка. Необходимо отметить то, что инвентаризация является наиболее доступным и эффективным средством последующего бухгалтерского контроля сохранности основных средств и обеспечения достоверности учетной информации.

Только благодаря этому методу бухгалтерского учета можно установить соответствие между количеством и качеством имущества указанного в бухгалтерском балансе и имущества в действительности находящимся в учреждении.

Задачами проведения инвентаризации являются:

- выявление фактического наличия объектов основных средств;

- контроль за сохранностью основных средств путем сопоставления фактического их наличия с данными бухгалтерского учета;

- выявление объектов, потерявших свои качества и не используемых в практической деятельности;

- проверка соблюдения правил и условий хранения и эксплуатации;

Инвентаризация основных средств в казенных учреждениях проводится в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Казенные учреждения с учетом специфики своей деятельности и задач, которые необходимо решить в ходе инвентаризации, использует различные виды инвентаризации.

По обязательности проведения инвентаризации бывают инициативными (по решению руководителя) и обязательными.

Проведение инвентаризации объектов основных средств обязательно:

- перед составлением годовой бюджетной отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

- при смене материально ответственных лиц;

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) учреждения перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ.

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях: Учеб. пособие / М.И. Попова, И.И. Жуклинец. - М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2011.С.322-325.

В зависимости от основания проведения инвентаризации бывают плановые и внеплановые. Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки. К плановым инвентаризациям относятся и ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие имущества. Они могут проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.

По степени охвата инвентаризация основных средств бывает полная и частичная. Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества, а частичная (выборочная) -- один или несколько видов имущества в определенных местах хранения, или по материально ответственным лицам. Полная инвентаризация обязательно проводится в конце года перед составлением годовой отчетности.

Учетной политикой ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» определено, что дата проведения инвентаризации, перечень имущества и обязательств, подлежащих проверке, состав инвентаризационной комиссии, ответственной за проведение инвентаризации, порядок оформления и рассмотрения результатов инвентаризации оговариваются в каждом конкретном случае приказом по учреждению. Так же учетной политикой учреждения определен срок проведения инвентаризации основных средств - ежегодно перед составлением годовой отчетности.

Последняя проведенная и документально оформленная инвентаризация основных средств в ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» была проведена в IV квартале 2010 года.

Рассмотрим последовательность проведения инвентаризации основных средств в ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» выделив основные этапы в инвентаризационной работе.

На первом этапе директором учреждения издается приказ о проведении инвентаризации основных средств. В 2010 году на основании Приказа № 94 от 15.10.2010 (Приложение 13) утвержден состав инвентаризационной комиссии, перечень инвентаризируемого имущества и сроки проведения инвентаризации. Председателем инвентаризационной комиссии является заместитель директора по административно-хозяйственной части. В состав инвентаризационной комиссии включены главный бухгалтер, инженер по охране труда, техник по эксплуатации оборудования, имеющий специальное образование, которое позволяет наиболее объективно оценить состояние проверяемых материальных ценностей.

Все числящиеся на балансе казенного учреждения основные средства закрепляют за должностными лицами, которые несут ответственность за сохранность объектов. Лица, на ответственном хранении которых находятся основные средства, назначены приказом директора. В ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» на момент проведения инвентаризации заключено шесть договоров о материальной ответственности. Материально ответственными лицами, отвечающими за сохранность основных средств, являются: заведующий складом, заведующий хозяйством, механик, сестра-хозяйка, старший воспитатель, старшая медсестра.

На месте проведения проверки комиссия ставит в известность о приказе на проведение инвентаризации материально ответственное лицо. На момент проведения инвентаризации материально ответственные лица предъявляют комиссии, имеющиеся первичные документы на поступление или отпуск материальных ценностей, которые не сданы в бухгалтерию. Материально ответственное лицо делает расписку о том, что к началу инвентаризации все документы по приходу и расходу сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы.

Вторым этапом инвентаризации является проверка фактического наличия объектов основных средств. Перед проверкой фактического наличия имущества бухгалтерия представляет комиссии данные бухгалтерского учета, в которых зафиксированы перечень и стоимость имущества по каждому материально ответственному лицу.

Инвентаризация основных средств проводится по их местонахождению и материально ответственным лицам. Фактическое наличие имущества определяется путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера в присутствии материально ответственных лиц.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бюджетного учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна отразить правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

При инвентаризации зданий, сооружений проверяют наличие документов о закреплении права оперативного управления. В ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» этим документом является Договор на право оперативного управления имуществом.

При инвентаризации машин и оборудования, транспортных средств, производственного и хозяйственного инвентаря комиссия обращает внимание на наличие технических паспортов и другой документации. Комиссией установлено, что данные документы находятся в надлежащем виде, но не в полном объеме. При этом бывает и такая ситуация, когда комплексу объектов основных средств присвоен один инвентарный номер, но на оной из составных частей комплекса номер отсутствует. В этом случае доказать отсутствие излишков и принадлежность составной части к комплексу помогает технический паспорт.

На третьем этапе по окончании инвентаризации осуществляется составление инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) и сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета в разрезе наименований и инвентаризационных номеров объектов основных средств, по каждому материально ответственному лицу. В инвентаризационную опись заносят полное их наименование, инвентарные и заводские номера, единицу измерения; сведения о фактическом наличии (цена, количество); сведения по данным бюджетного учета (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам - количество и сумма).

На основные средства непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, комиссия составляет отдельную инвентаризационную опись, с указанием причин непригодности (порча, полный износ). В отдельных инвентаризационных описях отражаются арендованные или находящиеся на ответственном хранении основные средства, в которых делается ссылка на документы, подтверждающие факт аренды или ответственного хранения. Описи составляются линейной записью по местам эксплуатации, классификационным группам.

По окончании инвентаризации бухгалтер в инвентаризационной описи подписывает постраничные и общие итоги, которые заверяются подписями всех членов комиссии, а материально ответственное лицо дает расписку в том, что все представленные им для проверки ценности учтены и претензий к комиссии нет.

Инвентаризационные описи оформляются в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица.

В общей сложности, в результате проведенной инвентаризации, за материально ответственными лицами числится 2389 инвентарных объектов, в том числе по аналитическим счетам:

· 010101000 «Жилые помещения» - 2;

· 010102000 «Нежилые помещения» - 1;

· 010103000 «Сооружения» - 1;

· 010104000 «Машины и оборудование» - 584, в том числе непригодных к эксплуатации - 12;

· 010105000 «Транспортные средства» - 1;

· 010106000 «Производственный и хозяйственный инвентарь» - 1698, в том числе ветхих - 58;

· 010107000 «Библиотечный фонд» - 102.

Арендованных основных средств и находящихся на ответственном хранении в ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» нет.

Выявлен факт недостачи у сестры-хозяйки музыкального центра Sony 10 P, инвентарный номер 1101341040179 на сумму 6600 рублей.

Четвертым этапом является оформление результатов инвентаризации. Данные проведенной в отчетном году инвентаризации обобщаются и отражаются в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), где фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении. На основании этого документа составляют акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

По результатам инвентаризации основных средств в 2010 году составлена ведомость расхождений на сумму недостачи музыкального центра Sony 10 P и акт о результатах инвентаризации (Приложения 14, 15).

Директор учреждения принимает окончательное решение о зачете. Он издает приказ, в соответствии с которым, расхождения должны быть исправлены, а в бюджетном учете отражены результаты инвентаризации.

Недостача основных средств, а также порча, выявленные в процессе инвентаризации, относятся на виновных лиц. А если таковые не установлены, то убытки о недостачи имущества и его порчи списываются на финансовый результат учреждения. Списание производится в оценке по остаточной стоимости в определенном для казенных учреждений порядке.

Рассмотрим на примере отражение в учете суммы выявленной недостачи у сестры-хозяйки музыкального центра Sony 10 P. Рыночная стоимость установлена в сумме 6000 рублей. На момент выявления недостачи, на объект начислена 100% амортизация.

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации будут отражены следующими бухгалтерскими записями, приведенными в таблице 5.

Таблица 5. Бухгалтерские записи по отражению результатов инвентаризации в декабре 2010 года

Содержание операции	Дебет счета	Кредит счета	Сумма, руб.
Отражение недостачи музыкального центра по рыночной стоимости	020901560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам основных средств»	040101172 «Доходы от реализации активов»	6000,00
Зачтены в счет погашения задолженности виновного лица суммы произведенных удержаний из заработной платы	030403830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»	020901660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств»	6000,00
Списание стоимости музыкального центра с баланса	010404410 «Уменьшение стоимости основных средств за счет амортизации»	010104410 «Уменьшение стоимости основных средств»	6600,00

Как мы видим из таблицы для учета расчетов по суммам выявленных недостач и хищений денежных средств и ценностей, суммы потерь от порчи материальных ценностей в бюджетном учете, предусмотрен счет 020900000 «Расчеты по ущербу имущества». Расчеты по недостачам по основным средствам учитываются на счете 020901000 «Расчеты по недостачам».

Аналитический учет по счету ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи.

Если же в процессе инвентаризации выявлены неучтенные объекты основных средств, то их оценка для принятия должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами. Основные средства, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовый результат учреждения по дебету счета 010100000 «Основные средства» в разрезе аналитических счетов и кредиту счета 040110180 «Прочие доходы».

Заключительным этапом является отражение результатов инвентаризации в бюджетном учете и в бюджетной отчетности. Результаты годовой инвентаризации отражаются в Пояснительной записке к балансу (ф. 0504160). В сведениях о проведении инвентаризации отражаются результаты проведенных в отчетном периоде инвентаризаций в части выявленных расхождений. Сведения о недостачах основных средств отражаются в приложении к пояснительной записке «Сведения о недостачах и хищениях денежных средств и материальных ценностей» (ф. 0503176).

В таблице наглядно продемонстрировано, в какой сумме подлежит взыскание с виновных лиц, и какая сумма списана за счет учреждения.

Инвентаризация имеет большое значение для сокращения имущественных потерь. Она или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи. Поэтому при помощи инвентаризации контролируется не только сохранность материальных ценностей, но и проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.

Глава 3. Ревизия основных средств в ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат»

3.1 Финансовый контроль в казенных учреждениях

Рыночные отношения не отменяют необходимости систематических ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности предприятий и учреждений всех форм собственности, особенно тех, которые используют бюджетные деньги, а также принятия мер по устранению и предупреждению нарушений.

Финансовый контроль за деятельностью государственных (муниципальных) учреждений является составной частью общей системы финансового контроля. Система учета и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью получателей бюджетных средств, получила название бюджетного контроля. Позволяя получать информацию о реальном финансовом положении таких учреждений, финансовый контроль необходим для принятия управленческих решений, корректирующих запланированные пропорции в распределении денежных средств. Своевременно принятые меры по устранению финансовых нарушений позволяют успешнее управлять реальными финансовыми потоками, эффективнее использовать материальные и денежные ресурсы, быстрее мобилизовать их.

Общие вопросы организации бюджетного контроля нашли отражение в Бюджетном кодексе РФ. Целью его осуществления является обеспечение соблюдения принципов законности, целесообразности и эффективности использования бюджетных средств методом проведения контрольных мероприятий, проводимых государственными органами финансового контроля, состав и полномочия которых закрепляются в бюджетном законодательстве страны. В настоящее время в России организационно завершилось формирование трех составляющих системы государственного финансового контроля: президентский контроль во главе с Контрольным управлением Президента Российской Федерации; внешний финансовый контроль, который от лица представительной власти осуществляют Счетная палата Российской Федерации и контрольно-счетные органы субъектов Российской Федерации; внутренний финансовый контроль во главе с Министерством финансов Российской Федерации. По линии исполнительной власти, в соответствии со статьей 266 Бюджетного кодекса РФ, финансовый контроль осуществляется следующими органами:

- Федеральной службой финансово-бюджетного надзора;

- органами Федерального казначейства;

- финансовыми органами субъектов Российской Федерации и муниципальных образований;

- главными распорядителями (распорядителями) бюджетных средств.

Как правило, Федеральная служба финансово-бюджетного надзора осуществляет контроль правильности и эффективности использования средств федерального бюджета, средств государственных внебюджетных фондов и материальных ценностей, находящихся в федеральной собственности. Кроме того, согласно ст. 268 Бюджетного кодекса РФ, она наделена правом контролировать исполнение органами государственного (муниципального) финансового контроля, созданными органами исполнительной власти (местными администрациями муниципальных образований), законодательства Российской Федерации о финансово-бюджетном контроле и надзоре. Приказом Минфина России от 04.09.2007 № 75н утвержден административный регламент исполнения Федеральной службой финансово-бюджетного надзора государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением законодательства РФ при использовании средств федерального бюджета, средств государственных внебюджетных фондов, а также материальных ценностей, находящихся в федеральной собственности.

Органы Федерального казначейства осуществляют предварительный и текущий контроль по ведению операций с бюджетными средствами распорядителей и получателей бюджетных средств.

Контрольные и финансовые органы субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления наделены аналогичными функциями, причем их права и обязанности утверждены на региональном и местном уровнях. Компетенция главных распорядителей (распорядителей) бюджетных средств в сфере финансового контроля предусмотрена в положениях об этих органах управления. С помощью контрольных мероприятий органами финансового контроля у получателей бюджетных средств проверяется законность совершаемых финансово-хозяйственных операций, устанавливаются полнота и своевременность формирования финансовых ресурсов, их целевой характер и эффективность использования, а так же выявляются нарушения финансовой дисциплины. Финансовый контроль учреждений бюджетной сферы производится разнообразными методами, под которыми понимают приемы и способы его осуществления.

К основным методам, которые используются в процессе контрольных действий, относятся проверка, обследование, надзор и ревизия.

Ревизия, как форма финансового контроля, представляет собой комплекс взаимосвязанных проверок финансово-хозяйственной деятельности учреждений и организаций, а также работы финансовых органов по составлению и исполнению бюджета, осуществляемых путем документального и фактического контроля, и направленных на установление обоснованности, целесообразности и экономической эффективности совершения хозяйственных операций. Ревизия направлена на изучение финансовой дисциплины, определение достоверности ведения учета и отчетности, в целях выявления недостатков и нарушений в деятельности ревизуемого объекта. Основными задачами ревизии в учреждениях бюджетной сферы являются: выявление хозяйственных и финансовых нарушений, хищений, бесхозяйственности; установление причин и условий, способствующих хозяйственным нарушениям, злоупотреблениям и хищениям, виновных в этом должностных лиц; принятие мер по возмещению причиненного ущерба, как в процессе ревизии, так и после нее; проверка сохранности имущества и эффективности его использования. В результате некоторые из выявленных нарушений могут быть признаны нецелевым использованием бюджетных средств, что может повлечь за собой не только уменьшение финансирования конкретного учреждения, но служить поводом к возбуждению дела об административном правонарушении.

Большое значение имеет классификация ревизий по однородным признакам, представленная на рисунке 3.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3. Классификация ревизий

В зависимости от органов, осуществляющих ревизии, их подразделяют на ведомственные, вневедомственные и внутрихозяйственные. Ведомственные ревизии проводятся контрольно-ревизионным аппаратом вышестоящих органов (министерств, ведомств) в подведомственных им учреждениях. Вневедомственные ревизии проводятся контрольно-ревизионными органами государственного контроля, наделенных контрольными правами по отношению к учреждениям, организациям, независимо от их ведомственной подчиненности. Внутрихозяйственные ревизии проводятся внутри организации. Они, как правило, контролируют деятельность входящих в состав структурных подразделений, не имеющих юридической самостоятельности.

В зависимости от степени охвата финансово-хозяйственных операций различают сплошные, выборочные и комбинированные ревизии. При сплошных ревизиях проверяются за весь ревизионный период все без исключения хозяйственные операции, записи в учетных регистрах и отчетные показатели. Это наиболее эффективный вид ревизии, однако, как правило, в связи с большой трудоемкостью используется в случаях хищений и злоупотреблений. Выборочные ревизии предусматривают проверку хозяйственных операций, документов и регистров бухгалтерского учета не за весь ревизуемый период, а лишь за отдельные отрезки времени, заранее установленные ревизором. Комбинированные ревизии представляют собой выборочное и сплошное исследование хозяйственных операций. Например, сплошным способом проверяются кассовые операции и расчеты с подотчетными лицами, а все другие хозяйственные операции - выборочно.

По организационному признаку ревизии могут быть плановыми и внеплановыми. Плановые ревизии проводятся в соответствии с планом ревизионной работы. Вышестоящие органы ежегодно планируют проведение ревизий в подведомственных организациях. Внеплановые - планом не предусмотрены, и проводятся по необходимости. Такие ревизии могут быть вызваны неблагополучным положением дел в отдельном учреждении, при обнаружении фактов хищений и злоупотреблений, по просьбе судебно-следственных органов и т.д. При расследовании некоторых преступлений, особенно хищений денежных средств и имущества, ревизия проводится в обязательном порядке. Материалы такой ревизии дают возможность следственным органам установить виновных лиц, способы совершения хищений и суммы материального ущерба.

По характеру проверяемого материала ревизии подразделяются на документальные и фактические. Документальные ревизии проводятся на основе первичных документов, регистров бухгалтерского учета, смет расходов государственных (муниципальных) учреждений и расчетов с ними. Сюда включают арифметическую, формальную проверку, юридическую, экономическую и финансовую оценку совершенных хозяйственных операций. К приемам фактической ревизии относят визуальное наблюдение, экспертную оценку и инвентаризацию, например денежных средств в кассе учреждения.

В зависимости от круга вопросов, подлежащих проверке, различают сквозные и локальные, комплексные и тематические ревизии. Сквозная ревизия проводится одновременно в вышестоящих и нижестоящих учреждениях по одинаковым и взаимосвязанным вопросам (программам). Локальные ревизии проводятся только в одном ревизуемом объекте, но по различным и невзаимосвязанным вопросам (программам). Комплексными считаются ревизии, при которых проверяют все стороны деятельности ревизуемого объекта. Тематические - предполагают проверку определенного участка (темы) деятельности ревизуемого объекта. Родионова В.М., Баятова И.М., Макаркина Е.В., Бухгалтерский учет и контроль в бюджетных учреждениях: Учеб. / Под ред. В.М. Родионовой - М: ФБК-ПРЕСС, 2010. Проверка однородных участков (тем) дает представление о состоянии определенного участка деятельности ревизуемого объекта, но и других учреждений и организаций, что способствует устранению выявленных недостатков и нарушений в целом по всем однотипным участкам хозяйствующих субъектов.

Одной из таких тематических ревизий является ревизия нефинансовых активов, в том числе основных средств, которые формируют основную составляющую материально-технической базы учреждений бюджетной сферы и играют немаловажную роль в осуществлении ведущих направлений их деятельности. В этих условиях повышается значение учета и контроля за использованием нефинансовых активов.

Значение проведения ревизии основных средств заключается в осуществлении контроля за законностью, достоверностью, целесообразностью, финансово-экономической эффективностью совершаемых хозяйственных операций по учету основных средств, за целевым и рациональным использованием бюджетных ассигнований. С помощью ревизии государственные и хозяйственные органы получают достоверную информацию о полной мобилизации, эффективности использования имущества и выделенных на приобретение основных средств финансовых ресурсов учреждения.

Целью ревизии основных средств в учреждениях, финансируемых из бюджета, является проверка законности и правильности: формирования состава, полноты и реальности учета движения основных средств; документального оформления операций поступления, перемещения и выбытия основных средств; начисления амортизации их стоимости; состояния, сохранности эффективности использования бюджетного имущества.

Для реализации вышеуказанных целей проверка ревизионными службами порядка ведения учета и сохранности основных средств преследует задачи, представленные на рисунке 4.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.4. Задачи ревизии основных средств контролирующими органами

Задачи ревизии основных средств заключаются в удостоверении:

- наличия основных средств, отраженных в учете;

- правильности оформления и отражения в учете операций по поступлению и выбытию основных средств;

- ведения аналитического учета по отдельным инвентарным объектам основных средств;

- своевременности проведения инвентаризаций основных средств;

- соблюдения процедур закупок основных средств для государственных и муниципальных нужд;

- наличия разрешения вышестоящей организации и органов регистрации и учета объектов недвижимости, в случае списания основных средств или безвозмездной передачи;

- наличия неиспользуемых основных средств (их состояния, условий хранения).

Вышеперечисленные цели и задачи проведения ревизии основных средств распространяются и на деятельность ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат». Являясь учреждением бюджетной сферы ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» относится к получателю средств бюджета Свердловской области и контролируется контрольно-ревизионным отделом Министерства социальной защиты населения Свердловской области. Ревизия основных средств, как правило, входит в комплексную ревизию финансово-хозяйственной деятельности учреждения. Порядок проведения ревизии основных средств контрольно-ревизионным отделом Министерства социальной защиты населения Свердловской области (далее по тексту - Министерство) мы рассмотрим в подглаве «Ревизия как форма финансового контроля».

3.2 Ревизия как форма финансового контроля

Планирование основных направлений проведения ревизий состоит в том, что контрольно-ревизионные органы различных министерств и ведомств определяют характер и содержание предстоящих ревизий в подведомственных организациях. Это выражается в разработке плана отдельных видов ревизий - полных и частичных, комплексных и тематических, ревизий с привлечением правоохранительных органов.

Контрольно-ревизионный отдел Министерства социальной защиты населения Свердловской области (далее по тексту - КРО МСЗН) осуществляет проверки и ревизии, подведомственных Министерству учреждений г. Екатеринбурга и Свердловской области. КРО МСЗН подчиняется министру и непосредственно начальнику контрольно-ревизионного отдела. Основными функциями КРО МСЗН являются:

- контроль соблюдения государственной дисциплины при использовании финансовых, материальных, трудовых ресурсов в подведомственных учреждениях, за обеспечением сохранности и целевого использования денежных средств и материальных ценностей, состоянием исполнительской дисциплины на местах;

- проводит документальные ревизии финансово-хозяйственной деятельности домов-интернатов, территориальных органов социальной защиты населения и других подведомственных учреждений;

- осуществляет контроль за ходом выполнения предложений ревизии, устранением нарушений, своевременностью и полнотой возмещения причиненного ущерба.

Ревизия проверки финансово-хозяйственной деятельности любого учреждения подведомственного Министерству назначается в соответствии с графиком контрольно-ревизионной работы на финансовый год, утвержденным министром. В соответствии со сроками, предусмотренными графиком, министр за 3 - 5 дней до начала ревизии своим приказом назначает ревизию проверки финансово-хозяйственной деятельности подведомственного учреждения. В приказе указывается полное наименование подведомственного учреждения, вид ревизии, период, за который проводится ревизия и срок проведения. Всем членам ревизионной группы выдаются удостоверения на проведение ревизии по форме установленной Приказом Росфиннадзором от 07.12.2009 № 292 «Об утверждении форм удостоверений на проведение ревизии (проверки), порядка оформления и хранения удостоверений на проведение ревизии (проверки)».

В соответствии с графиком контрольно-ревизионной работы Министерства на 2011 год, приказом № 175 от 18.03.2011 назначена комплексная ревизия финансово-хозяйственной деятельности ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» за период с 01 октября 2009 года по 28 февраля 2011года (Приложение 17). Проведение ревизии возложено на группу проверяющих в составе: руководителя группы - заместителя начальника КРО МСЗН Андреевой Н.А., главных специалистов КРО МСЗН Глазыриной С.В., Брызгалова М.В., Мельковой М.А., Шипулиной О.Б. и ведущих специалистов КРО МСЗН Кейсер Е.И., Рябковой Т.А. Срок проведения ревизии: с 21 марта 2011г. по 07 апреля 2011г.

Работа ревизоров КРО МСЗН по проверке хозяйственной деятельности учреждения складывается из четырех основных этапов.

Первый этап - подготовка и проведение ревизии. Как было отмечено ранее, начало этого этапа совпадает с изданием приказа о назначении и подготовительной работы, связанной с изучением материалов предыдущих ревизий, материалами отчетности ревизуемого учреждения и на их основе составляют план и программу предстоящей ревизии.

На основе изучения вышеперечисленных материалов, руководителем группы составляется общий план и программа ревизии. План и программа комплексной ревизии подписывается начальником КРО МСЗН и утверждается министром социальной защиты населения Свердловской области.

Второй этап - неотложные контрольные действия. Содержание этого этапа во многом определяется внезапностью появления ревизоров на контролируемом объекте. По прибытии на место, как было отмечено выше, ревизоры немедленно организует проведение инвентаризации, в том числе и инвентаризацию основных средств. Одновременно руководитель ревизионной группы сообщает директору ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» о цели прибытия, сроке и объеме предстоящей ревизии, состав ревизионной группы и знакомит с планом и программой ревизии (Приложение 18). Для каждого члена ревизионной группы составляется рабочий план, порученных участков деятельности, согласно распределенному заданию. В плане содержатся точные указания на исполнителей и сроки ревизионных мероприятий.

Третий этап - проведение документальной ревизии. Он подразделяется на две стадии: общее и детальное исследование хозяйственной деятельности предприятия.

На стадии общего исследования ревизоры знакомятся со сводной документацией, с записями в учетных регистрах, с отчетностью. Здесь решаются главные задачи - оценивается реальное состояние учета и внутреннего контроля, конкретизируется программа ревизии, т.е. уточняются границы сплошной и выборочной проверки документов и определяются те виды операций, которые требуют особенно глубокого изучения.

На стадии детального исследования проверка операций осуществляется по первичным бухгалтерским документам. Вначале применяются простейшие приемы формальной, нормативной и арифметической проверки, помогающие выделить сомнительные документы, которые затем подвергают более тщательному исследованию. Кроме того, факт выполнения последующих контрольных действий (встречная проверка документов, получение справки от компетентных учреждений, получение письменных объяснений от участников конкретной хозяйственной операции) достаточно легко подтвердить документально, а также показаниями очевидцев.

Четвертый этап - это составление итоговых материалов по документальной ревизии. Документальная ревизия завершается составлением акта, в котором излагаются ее результаты. Также осуществляется контроль за выполнением принятых решений по результатам ревизии.

Рассмотрим порядок и основные процедуры ревизии основных средств, как отдельного вопроса программы комплексной ревизии.

Основными источниками информации, используемые при проверке основных средств в обревизуемом периоде, являются:

- Бюджетный кодекс Российской Федерации;

- Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

- Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации;

- Инструкция по бюджетному учету № 148н;

- Инструкция по применению Единого плана счетов № 157н;

- Инструкция по применению плана счетов бюджетного учета № 162н;

- Инструкция по проведению документальных ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности предприятий, учреждений и организаций Министерства труда и социального развития Российской Федерации, утвержденной приказом Минтруда России от 17.12.1999 № 243;

- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 (далее по тексту - Приказ № 49);

- Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013 - 94, утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 26.12.1994 № 359;

- приказ об учетной политике ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат»;

- регистры синтетического, аналитического учета движения основных средств и первичные документы по отражению операций по основным средствам ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат»;

- бухгалтерская отчетность за ревизуемый период (Баланс главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора доходов бюджета (ф. 0503130); Пояснительная записка (ф. 0503160); Сведения о движении нефинансовых активов (ф. 0503168)).

Ревизия основных средств проводится в такой последовательности: сначала ревизоры производят сбор информации о функционировании системы внутреннего контроля и системы бухгалтерского учета, потом проверяют фактическое наличие и сохранность основных средств. Следующим этапом проверки является контроль за своевременностью и полнотой оприходования основных средств; соблюдением законности проведения операций по их перемещению, списанию; правильностью проведения амортизации; порядок организации и состояния бухгалтерского учета основных средств.

Ревизоры КРО МСЗН тщательно изучают положения по ведению бюджетного учета, отраженные в учетной политике ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат». Строгой проверке подвергаются следующие моменты: способ принятия к бюджетному учету объектов основных средств, случаи изменения первоначальной стоимости, способ начисления амортизации, порядок присвоения инвентарных номеров, порядок проведения инвентаризации основных средств.

Кроме того, ревизией охватывается документация по проведению закупок для государственных и муниципальных нужд, поскольку после внесения изменений в Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (далее по тексту - Закон № 94-ФЗ) все закупки казенных учреждений должны осуществляться после соблюдения процедур (котировка, закрытый и открытый конкурс, аукцион и др.).

Для разработки эффективного подхода к ревизии основных средств на стадии планирования ревизорами производится предварительная оценка системы внутреннего контроля, которая подтверждается или корректируется в ходе ревизии. Наиболее эффективным методом получения необходимой информации о состоянии внутреннего контроля в ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» является тестирование. В приложении 19 представлен тест, используемый ревизорами для оценки системы внутреннего контроля в учреждении.

Проведенное тестирование показало, что внутренний контроль по учету основных средств в ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» находится в удовлетворительном состоянии. Положительным моментом является то, что с материально ответственными лицами заключены договоры о материальной ответственности и разработаны должностные инструкции, где четко прописываются обязанности работника. В учетной политике помимо принципов и методов учета основных средств, указаны сроки проведения инвентаризации.

Отрицательным моментом является то, что совершенно отсутствует подразделение, осуществляющее внутренний контроль. Вследствие этого не проводятся внезапные, внеплановые проверки, которые могут обеспечить дополнительный контроль в целях сохранности объектов основных средств.

После проведения тестирования ревизорами КРУ МСЗН были выделены объекты повышенного внимания для дальнейшего планирования контрольных мероприятий.

С целью упорядочения и целесообразности действий начальником КРУ МСЗН была разработана программа проверки основных средств в учреждении. В приложении 20 представлена таблица, в которой приведены наиболее важные процедуры по проверке основных средств, используемые ревизорами КРО МСЗН.

Согласно плану документальная проверка будет проведена сплошным порядком, а фактическая - проведением выборочной инвентаризации у всех материально ответственных лиц.

3.3 Организация, проведение и оформление результатов ревизии основных средств

При осуществлении ревизионных мероприятий в ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» сплошным порядком проверены: состояние аналитического учета и синтетического учета основных средств; правильности отнесения ценностей к основным средствам; своевременности и правильности их оприходования; наличие договоров о полной материальной ответственности с материально ответственными лицами; правильности и законности списания, безвозмездной передачи объектов основных средств; правильности начисления и учета амортизации.

Все операции по приходу, внутреннему перемещению и выбытию объектов основных средств в ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» проверены ревизорами с точки зрения законности, целесообразности и правильности отражения в учете каждой операции.

Все первичные документы по учету основных средств в ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат» были проверены на предмет их унификации и правильности оформления, в соответствии с Приказом Минфина РФ от 23.09.2005 № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета» (с 2011 года - Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению»). Правильность оформления первичных документов проверена путем последовательного просмотра на предмет наличия, заполнения обязательных реквизитов, непредусмотренных исправлений и подчисток.

Арифметической проверке были подвергнуты регистры бухгалтерского учета: журналы операций по учету операций с поставщиками и подрядчиками № 4, по выбытию и перемещению нефинансовых активов № 7 (ф. 0504071), оборотные ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035), главная книга (форма 0504072), инвентарные описи по нефинансовым активам (ф. 0504087) и другие регистры.

Обеспечение сохранности основных средств в значительной степени зависит от постановки их учета. Проверяя состояние учета основных средств, нужно убедиться в правильности организации аналитического учета; выяснить, все ли основные средства закреплены за материально ответственными лицами; правильно ли проведена последняя инвентаризация, каковы выявленные ею недостачи или излишки и отражены ли они в учете; проконтролировать достоверность учетных данных о наличии и движении основных средств.

Ведущим специалистом КРО МСЗН Кейсер Е.И. проверено состояние учета основных средств; правильность организации аналитического учета; закрепление объектов основных средств за материально ответственными лицами; качество проведения ежегодной инвентаризации; достоверность учетных данных о наличии и движении основных средств.

Для глубокого изучения состава и структуры основных средств, которыми располагает ОГСУСОССЗН «Екатеринбургский детский дом-интернат», была затребована опись инвентарных карточек на 01 марта 2011 года, а также оборотная ведомость по нефинансовым активам синтетического счета 010100000 «Основные средства» (в разрезе аналитических счетов).

Начальным этапом в осуществлении контрольных мероприятий является проверка правильности ведения, полноты и достоверности инвентарных карточек индивидуального и группового учетов основных средств (ф. 0504031, 0504032). Для проверки полноты инвентарных карточек сопоставляют данные описи инвентарных карточек по учету основных средств по классификационным группам с имеющимися в картотеке инвентарными карточками.

При проверке правильности оформления инвентарных карточек основных средств были обнаружены случаи, когда в карточке отсутствует расшифровка перечня отдельных предметов, входящих в комплект, например мебели для офиса.

В нарушении требований п.4 Инструкции № 148н (с 2011 года - п.18 Инструкции № 157н) некорректно вносятся исправления в первичные документы. Так в ряде инвентарных карточках исправление неправильно указанного материально ответственного лица произведено путем забеливания корректирующей жидкостью и поверхностного написания (перечень номеров инвентарных карточек прилагается к акту).

В нарушении требований Приложения № 3 к Инструкции № 148н (с 2011 г. - Приказа № 173н) во всех инвентарных карточках учета основных средств не указано местонахождение объектов.

Контроль полноты закрепления объектов основных средств за материально ответственными лицами производится с помощью процедуры сопоставления данных инвентарных карточек по учету основных средств по синтетическому счету 010100000 «Основные средства» по группам основных средств и данных Главной книги по счету 010100000 «Основные средства» на первое число месяца начала ревизии. В ходе ревизии установлено, что данные аналитического учета основных средств соответствуют данным синтетического учета.

Методом сравнения также проверяют соответствие показателей регистров бухгалтерского учета с использованием оборотной ведомости по нефинансовым активам синтетического счета 010100000 (в разрезе источников поступления, аналитических счетов и материально ответственных лиц) и главной книги.

В результате сверки при сопоставлении остатков и оборотов по счету 010100000 «Основные средства» (в разрезе аналитических счетов и источников поступления) в главной книге и оборотной ведомости по нефинансовым активам по состоянию на 01 марта 2011 года, расхождений не выявлено

Кроме того ревизорами было проверено наличие: договоров с работниками, которые временно или постоянно выполняют обязательства материально ответственных лиц, приказов, которыми утвержден список материально ответственных лиц и должностные инструкции.

Заключены договоры о материальной ответственности с шестью должностными лицами: заведующим складом, заведующий хозяйством, механиком, сестрой-хозяйкой, старшим воспитателем, старшей медсестрой. В ревизуемый период смены материально ответственных лиц не было.