Автоматизация кадрового делопроизводства на примере ООО ИФК "Астрстройинвест"

- организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;

- обеспечивать подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, а также представление их в органы социального обеспечения;

- проводить работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям;

- осуществлять методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролировать исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства Российской Федерации, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом;

- проводить систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывать предложения по ее улучшению;

- обеспечивать социальные гарантии трудящихся в вопросах занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций;

- организовывать табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывать мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролировать их выполнение;

- обеспечивать составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;

- руководить работниками отдела [37].

Инспекторы отдела кадров выполняют следующие функции:

- подготовка документов по приему и увольнению сотрудников, подготовка приказов по предприятию, ведение и учет трудовых книжек, ведение и учет личных карточек и табеля рабочего времени, внесение информации в базу 1С-Кадры;

- организация ремонта оргтехники, закупок канцтоваров;

- оформление заказа канцтоваров;

- поиск необходимой информации в Интернете;

- контроль возврата отгрузочных документов, ведение списка вовремя невернувшихся документов.

В обязанности секретаря входит:

- бездокументное обслуживание всего предприятия (участие в подготовке мероприятий руководства и других сотрудников предприятия);

- обеспечение телефонных переговоров сотрудников;

- организация приема посетителей.

Задачи документационного обеспечения деятельности предприятия решаются работниками отдела кадров. Данная форма ведения делопроизводства называется централизованной формой. Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения. В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты

на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях, таких как ООО ИФК «Астрстройинвест».

2.3 Анализ нормативно-правовой базы компании

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства компании позволяет грамотно организовать не только деятельность службы документационного обеспечения управления, но и всю систему делопроизводства в целом.

ООО ИФК «Астрстройинвест» в своей деятельности руководствуется следующими нормативными документами: Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом, Гражданским кодексов, Административным кодексом Конституция Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О защите персональных данных» с изменениями от 25.12.2009 г., Постановлением Правительства РФ от 17 ноября 2007 г. № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», Приказом Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года № 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», Общероссийским классификатором управленческой документации, правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

Специфика работы данного предприятия определяет следующий перечень нормативно-технической документации:

1. «Окна и балконные двери» ГОСТ 11214-86;

2. ГОСТ 24698-81 «Двери и деревянные наружные»;

3. Серия 2.244-1.6-192 «Детали полов»;

4. Серия 2.144-1/88 «Детали полов»;

5. Серия 1.033.1-1 «Перемычки железобетонные»;

6. СНиП 21-01-97 «Пожарная безопасность зданий и сооружений»;

7. ГОСТ 30494-96 «Здания жилые и общественные. Параметры микроклимата в помещениях»;

8. СНиП 2.08.01.-89 Жилые здания;

9. СНиП 31-01-2003 Здания жилые многоквартирные;

10. ГОСТ 30971-2002 Швы монтажные узлом примыканий оконных блоков к стеновым проемам;

11. Правила и нормы технической эксплуатации жилищного фонда;

12. Серия 1.225-2 в 11. Железобетонные прогоны;

13. СНиП 11-04-2003 Эксплуатация о порядке, согласования, экспертизы и утверждения градостроительной документации;

14. СНиП 23-101-2000 Проектирование тепловой защиты зданий;

15. Полный комплект территориальных единичных расценок.

Также в компании используется стандарт ИСО 9000, которые применяются при организации системы управления качеством. Указанный стандарт помогает предприятиям формализовать их систему менеджмента, вводя, в частности, такие системообразующие понятия, как внутренний аудит, процессный подход, корректирующие и предупреждающие действия. На сегодняшний день в России утвержден стандарт ISO 9001 версии 2008 года, который ввели в действие 13 ноября 2009.

Локальные нормативно-правовые акты, используемые в компании:

1. Устав. Свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определенной сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Общие уставы утверждаются, как правило, высшими органами государственной власти, уставы отдельных организаций - их учредителями либо соответствующими министерствами и ведомствами . Устав компании ООО ИФК «Астрстройинвест» представлен в Приложении Д) [39];

2. Правила внутреннего трудового распорядка. Внутренний трудовой распорядок - это правопорядок в сфере труда, действующий у конкретного работодателя. Основная его задача - урегулировать поведение всех членов коллектива, подчинить их действия единой цели трудового процесса с учетом условий производства и специфики организации труда у конкретного работодателя. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка обеспечивает координацию во взаимоотношениях между работниками и работодателем, а также между самими работниками. Внутренний трудовой распорядок составляет основу дисциплины труда;

3. Штатное расписание. Штатное расписание - форма отчётности юридического лица, организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы. Кроме того, оно включает в себя также учет всех возможных дополнительных выплат сотрудникам - премий, компенсаций и т.д. в зависимости от занимаемой должности;

4. Положение о должностной инструкции. Должностная инструкция - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника.

Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров. Должностная инструкция начальника отдела кадров ООО ИФК «Астрстройинвест» представлен в Приложении В [37];

5. Положение о защите персональных данных работников. Целью данного положения является защита персональных данных работников от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты. Положение определяет права и обязанности руководителей и работников, порядок использования указанных данных в служебных целях, а также порядок взаимодействия по поводу сбора, документирования, хранения и уничтожения персональных данных работников;

6. Положение об оплате труда. Локальный нормативный акт организации, в котором устанавливаются системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (за исключением организаций бюджетной сферы), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования;

7. Положения о структурных подразделениях. Документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации. Положение об отделе кадров ООО ИФК «Астрстройинвест» представлен в Приложении Б [38].

Правовая база компании регулярно обновляется, однако, необходимо отметить, что нормативно-методическая база, регламентирующая деятельность ООО ИФК «Астрстройинвест», не обновлялась с 2004 года, что является нарушением требований ГСДОУ. Также в компании не используются унифицированные формы. При необходимости документы создаются заново, что является причиной больших затрат времени на их создание и обработку, а так же это влечет за собой увеличение количества ошибок при оформлении документов. В любой организации должно быть четкое разграничение функций и обязанностей между сотрудниками в соответствии с их квалификацией и служебным положением, в том числе и в сфере управления документацией.

2.4 Анализ ведения делопроизводства объекта исследования

Документооборот - это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления предприятия.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, государственной системой документационного обеспечения управления установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами на предприятиях [5].Под объемом документооборота предприятия понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. Статистический метод предусматривает количественный учет однородных, повторяющихся операций и явлений. Он используется при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов и средств автоматизации, результатов, полученных при наблюдении и анкетировании [8].

При проведении анализа объема документооборота (количество входящих, исходящих и внутренних документов) за 2007 - 2009 года было выявлено, что в 2008 году по сравнению с 2007 годом он увеличился, а в 2009 по сравнению с 2008 незначительно сократился. Исходя из этого, можно сделать вывод, что с 2007 года наблюдается тенденция увеличения объема документооборота в компании, однако небольшое снижение количества документов в 2009 году можно объяснить кризисом, который повлиял на многие отрасли бизнеса в стране, в том числе и на строительство. Анализ динамики объема документооборота ООО ИФК «Астрстройинвест» представлен в таблице 1.

Таблица 1

Анализ динамики объема документооборота ООО ИФК «Астрстройинвест»

Вид документации	Количество документов, шт.	Темпы роста, %	Темпы прироста, %
	2007 год	2008 год	2009 год	от 2008 к 2007	от 2009 к 2008	от 2008 к 2007	от 2009 к 2008
Входящая	2110	2148	2143	102	99	2	- 1
Исходящая	2379	2429	2345	102	97	2	- 3
Внутренняя	1267	1391	1286	110	92	10	- 8
в том числе: приказы по основной деятельности	377	453	374	120	83	20	-17
приказы по личному составу	794	821	803	103	99	3	-1
Приказы по командировкам	96	117	109	122	93	22	-7
Итого в год:	5756	5968	5774	104	97	4	- 3

Анализируя документооборот ООО ИФК «Астрстройинвест» за последние 3 года в соответствии с рисунком 3, была выявлена тенденция к его росту в 2008 году и снижение в 2009 году. В документационном обеспечении ООО ИФК «Астрстройинвест» выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Рисунок 3 - Структура документопотоков ООО ИФК «Астрстройинвест» за 2007-2009 года

Темпы роста количества документов ООО ИФК «Астрстройинвест»за последние три года изменились в соответствии с рисунком 4.

Рисунок 4 - Темпы роста количества документов ООО ИФК «Астрстройинвест»

Темпы прироста количества документов ООО ИФК «Астрстройинвест» за последние три года изменились в соответствии с рисунком 5.

Рисунок 5 - Темпы прироста количества документов ООО ИФК «Астрстройинвест»



Анализируя темпы прироста ООО ИФК «Астрстройинвест» за последние 3 года можно отметить, что количество входящей и внутренней документация в 2008 году по отношению к 2007 году возросло, а исходящей уменьшилось. Обратная ситуация наблюдается в 2009 году по отношению к 2008 году - количество исходящей документации увеличилось, а входящей и внутренней незначительно уменьшилось.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники [29].

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

- определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

- определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

- разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

- установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

- рассчитать численность службы делопроизводства [29].

В ООО ИФК «Астрстройинвест» присутствуют организационно-распорядительные документы - Устав Компании, в котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды деятельности, цели и задачи предприятия), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.

В ООО ИФК «Астрстройинвест» все операции с документами осуществляется инспектором отдела кадров, в процессе своей организационно-распорядительной и исполнительной деятельности регистрирует входящую, внутреннюю и исходящую документацию, издает приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, положения, акты, письма и другие документы, подготовка и оформление которых определяется государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. При оформлении организационно-распорядительных документов в ООО ИФК «Астрстройинвест» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

Кадровая, бухгалтерская, финансовая, хозяйственная документация (ведомости, сметы, балансы, банковские выписки, платежные поручения и т.п.), создаваемая в процессе выполнения специальных функций, образует группу документов, наименования и формы которых определяются специальными нормативными актами.

В общем виде процедуру создания документа (приказа) можно представить в соответствии с рисунком 6.

Рисунок 6 - Бизнес-процесс подготовки приказа

Рисунок 7 - Декомпозиция первого уровня подготовки приказа

Декомпозиция блока «Подготовить приказ», из которой следует, что подготовка приказа состоит из следующих более «мелких» функций представлена в соответствии с рисунком 7.

Огромное количество различных служебных документов, возникающих в процессе деятельности ООО ИФК «Астрстройинвест», требуют правильного распределения. Исполненные документы подшиваются в дела, при необходимости их нахождения, существует классификатор, которым является номенклатура дел.Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве ООО ИФК «Астрстройинвест». Номенклатура дел обновляется каждый год, а если есть какие то коренные изменения, то составляется заново. Доставка документов в ООО ИФК «Астрстройинвест» осуществляется, как правило, средствами почтовой, факсимальной и электрической связи. По каналам электрической связи поступают факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Вся почтовая корреспонденция на бумажных носителях в течение рабочего дня поступает в отдел кадров. Документы, передаваемые непосредственно генеральному директору ООО ИФК «Астрстройинвест» подлежат передаче в отдел кадров для их регистрации. Документы, поступающие в ООО ИФК «Астрстройинвест», в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставку исполнителям. Прием и первичная обработка документов, как правило, осуществляется отделом кадров ООО ИФК «Астрстройинвест». Конверты с документами, в том числе и заказные, за исключением конвертов с пометкой «лично», вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, сверяются номера исходящих документов с номерами, указанными на конверте.Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки, или получения данного материала, когда в документе нет адреса отправителя, соответствующих реквизитов (номер, дата), а также в тех случаях, когда дата, проставленная на документе, расходится с датой в почтовом штемпеле на конверте.

Документы, адресованные управляющему, предварительно рассматриваются в отделе кадров, а затем направляются руководству ООО ИФК «Астрстройинвест». Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения ООО ИФК «Астрстройинвест». иВсе поступающие в ООО ИФК «Астрстройинвест» документы подлежат регистрации в день их поступления. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Нерегистрируемые документы направляются по назначению. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Ответственным организатором исполнения документа является поименованный первым в резолюции управляющего, который организует работу остальных соисполнителей и, при необходимости, подключает к исполнению другие структурные подразделения, в том числе и не поименованные в резолюции - по согласованию с заместителем управляющего, курирующим их деятельность. Контроль за исполнением приказов, распоряжений и протокольных поручений, других внутренних документов ООО ИФК «Астрстройинвест» осуществляется непосредственно генеральным директором или, по его поручению, конкретным должностным лицом или отделом, исходя из содержания поручений этих документов.

Журнал регистрации входящей, исходящей и внутренней документации находится у начальника отдела кадров. Все журналы регистрации документов обновляются каждый календарный год.

Документооборот в ООО ИФК «Астрстройинвест» осуществляется в виде потоков документов между теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения и пунктами технической обработки документов на предприятии.По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.), в соответствии с рисунком 8.

Этапы обработки входящего документа, на примере входящего письма:

- работник отдела кадров регистрирует документ, присваивает ему уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата документа поступления в организацию;

- работник отдела кадров передает документ руководителю;

- руководитель рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через работника отдела кадров. Работник отдела кадров вносит резолюцию в регистрационный журнал;

- исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа);

- работник отдела кадров (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа;

- копия документа подшивается в дело.

Рисунок 8 - Документопоток входящих документов ООО ИФК «Астрстройинвест»

Входящий документопоток любой организации складывается из:

- документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

- документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

- обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами , предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

2. Документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.), в соответствии с рисунком 9.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Этапы обработки исходящего документа, на примере ответа на письмо:

- исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ оформляется исполнителем, а работник отдела кадров проверяет правильность оформления;

- оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия;

- после подписания руководителем документ регистрируется работником отдела кадров;

- зарегистрированный документ отправляется адресату;

- копия документа подшивается в дело.



Рисунок 9 - Документопоток исходящих документов ООО ИФК «Астрстройинвест»

3. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.), в соответствии с рисунком 10.

Этапы обработки внутреннего документа, на примере приказа на увольнение:

-внутренний документ составляется работником отдела кадров или в структурном подразделении;

-согласование проекта документа;

-после подписания руководителем документ регистрируется работником отдела кадров;

-зарегистрированный документ передается в структурные подразделения;

-копия документа подшивается в дело.

Рисунок 10 - Документопоток внутренних документов ООО ИФК «Астрстройинвест»

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот характеризует загруженность управленческого аппарата в целом, поскольку выполнение каждой операции предполагает направленное движение документа из одного структурного подразделения в другое, от технических исполнителей к специалистам, а затем к руководителям.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.



Рисунок 10 - Оперограмма движения внутреннего документа (приказа на увольнение)

Оперограмма движения внутреннего документа, на примере приказа на увольнение по инициативе работника, представлена в соответствии с рисунком 10.

2.5 Анализ инфраструктуры объекта исследования

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств, обеспечивающих работу информационной системы [21].

Техническое обеспечение должно давать возможность обработать в заданное время необходимый объем данных, обеспечивать высокую надежность используемых технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы, а также отвечать предъявляемым высоким эргономическим требованиям [21].

Автоматизированное рабочее место является совокупностью информационных, программных и технических ресурсов, обеспечивающей конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области [21].

В ООО ИФК «Астрстройинвест» 11 рабочих мест, из которых 3 рабочих места приходится на отдел кадров. В отделе кадров ООО ИФК «Астрстройинвест» 3 рабочих места, 1 принтер, 1 факс, 1 сканер, Hub, в соответствии с рисунком 11. На каждом из имеющихся рабочих мест установлен компьютер с объемом памяти не менее 1024Mb, процессор: Pentium 4 651 OEM <3.4GHz, 800FSB, 2048Kb.

Рисунок 11 - Схема локальной сети «шина», используемой в отделе кадров ООО ИФК «Астрстройинвест»

В ООО ИФК «Астрстройинвест» используется такая топология компьютерной сети, как шина. Топология типа шина, представляет собой общий кабель (называемый шина или магистраль), к которому подсоединены все рабочие станции. На концах кабеля находятся терминаторы, для предотвращения отражения сигнала.

Программное обеспечение - совокупность программ системы обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. Оно включает в себя операционные системы, системы программирования, сервисные программы [21].

Прикладное обеспечение представляет собой программы, для которых, собственно, и предназначен компьютер. Это - вычисления, обработка результатов исследований, различного рода расчеты, обмен информацией между компьютерами и т. д.

Операционная система - базовый комплекс компьютерных программ, обеспечивающий интерфейс с пользователем, управление аппаратными средствами компьютера, работу с файлами, ввод и вывод данных, а также выполнение прикладных программ и утилит [31]. Операционная система также должна отвечать требованиям работы ООО ИФК «Астрстройинвест», поэтому была установлена операционная система Microsoft Windows XP Professional. Операционная система Windows XP Professional обеспечивает устойчивую и надежную среду работы, в которой существенно уменьшена необходимость перезагрузки после добавления новых устройств и программ, повышена надежность драйверов устройств, улучшено многозадачное выполнение приложений, обеспечивается масштабируемая поддержка памяти.

В состав пакета Office входят: Большие прикладные программы:

1. Word- мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру;

2. Excel - программа для составления бюджетов и финансовых отчетов, которая позволяет преобразовывать цифры в наглядные диаграммы и графики;

3. PowerPoint - позволит профессионально подготовить презентацию, применяя графику и эффектно оформленные тезисы;

4. Accsess - представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office.

Из инструментальных средств представлены: программа архивирования данных WinRar 3.24, программа защиты от вирусов Kaspersky Antivirus.

Программы-помощники:

1. Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание вашей фирмы;

2. Программа Equation Editor для работы с цифрами и формулами;

3. Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации.

Специальные программы:

1. Программа AutoCAD, 2- и 3-мерная система автоматизированного проектирования и черчения;

2. Программа ArchiCAD предназначена для проектирования архитектурно-строительных конструкций и решений, а также элементов ландшафта, мебели и т. п.;

3. Система 1С: Бухгалтерия - универсальная программа для автоматизации бухгалтерского и налогового учета организации.

Из инструментальных средств представлены: программа архивирования данных WinRar 3.24, программа защиты от вирусов Kaspersky Antivirus.

Вывод

В данной главе был проведен анализ системы документационного обеспечения управления в ООО ИФК «Астрстройинвест», рассмотрена организационная структура управления предприятием, проведен анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы. Был проанализирован документопоток входящих, исходящих и внутренних документов, а также объем документопотоков за последние три года. Было выявлено, что темпы роста документов в ООО ИФК «Астрстройинвест» за данный период незначительно увеличились. Проведен анализ технического и программного обеспечения в ООО ИФК «Астрстройинвест».

В ходе исследования ООО ИФК «Астрстройинвест» был выявлен ряд недочетов: не используются унифицированные формы документов и не обновляется нормативно-методическая база компании. Регистрация документов ведется в журнальной форме, что осложняет поиск документов. Нет помещения для архивного хранения документов, документация хранится на полках, не предназначенных для этого, что может послужить причиной для потери и порчи документов.

Большое количество времени тратится на обработку документов, так как документооборот ведется без использования специализированных программ по автоматизации делопроизводства.

Проанализировав документацию компании были выявлены ошибки в оформлении ряда документов, что говорит об ослаблении контроля исполнительской дисциплины.

Для устранения вышеперечисленных недочетов предлагается:

- разработать альбом унифицированных форм документов;

- внести предложения по внедрению автоматизированной системы для рационализации процессов документооборота. При выборе системы должна учитываться специфика деятельности рассматриваемого предприятия и решаться проблема хранения документов;

- разработать проект руководства пользователя автоматизированной системой;

- разработать поэтапный план внедрения автоматизированной системы.

Внедрение автоматизированной системы позволит сократить время на подготовку и обработку документов, а также решить проблему хранения документов.

кадровый делопроизводство автоматизированный документооборот



3. АВТОМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОТДЕЛЕ КАДРОВ ООО ИФК «АСТРСТРОЙИНВЕСТ»

3.1 Обоснование выбора системы электронного документооборота

В условиях ежегодно увеличивающегося объёма документов, участия значительного числа специалистов в принятии управленческих решений и в связи с необходимостью контроля и учёта каждого документа становится необходимым использование промышленной системы автоматизации с широким набором функций.

Увеличение количества обрабатываемых документов в ООО ИФК «Астрстройинвест», требования, предъявляемые к обработке документации, создали предпосылки для внедрения и использования в повседневной работе системы электронного документооборота, такой как система «БОСС-Кадровик», позволяющей оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в динамично развивающихся средних компаниях.

До начала эксплуатации автоматизированной системы основные проблемы предприятия были связаны с:

- потерей большого количества времени на поиск документов;

- отсутствием унифицированных форм;

- затратой времени на согласование, утверждение документов и их рассылку.

- невозможностью одновременной работы с документами несколькими пользователями;

- неэффективным хранением документации.

Цели проекта:

Построение полнофункциональной системы электронного документооборота. Помимо автоматизации делопроизводственных функций система должна удовлетворять следующим требованиям:

- корпоративность (предполагает обеспечение «прозрачного» доступа пользователей к документам, зарегистрированным в системе);

- открытость (характеризуется наличием в системе интерфейсов прикладного программирования, предназначенных для самостоятельного создания заказчиком приложений, а также организации обмена данными с другими системами);

- защищённость (обеспечивается предоставлением пользователям ранжированного доступа к базам данных, применением средств шифрования и электронно-цифровой подписи);

- телекоммуникационность (предполагает организацию удалённого доступа пользователей к информации через телекоммуникационные сети, а также через Internet/Intranet).

Вышеперечисленным критериям автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления, необходимым ООО ИФК «Астрстройинвест», наиболее соответствует система «БОСС-Кадровик».

С 1993 года система «БОСС-Кадровик» прошла путь от заказной разработки в области

учета кадров и расчета заработной платы до тиражной полнофункциональной системы управления персоналом, которая успешно используется сотнями российских предприятий практически всех отраслей, включая организации федерального масштаба и государственный сектор управления. Система «БОСС-Кадровик» предоставляет всем пользователям единое информационное пространство, однако в зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из них имеет свои права санкционированного доступа к данным и справочникам [35].

Система «БОСС-Кадровик» позволяет:

- планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;

- производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров;

- вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;

- набор персонала на вакантные должности;

- вести архивы без ограничения сроков давности и многое другое [36].

Система «БОСС-Кадровик» состоит из 3 контуров: учетно-вычислительный контур, контур управления кадровыми процессами, контур анализа кадровых процессов.

Основная задача учетно-вычислительного контура - описание организационной структуры предприятия, а также ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников. Также система позволяет автоматизировать работы по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов, расчету заработной платы, формированию данных для передачи в государственные органы.

В состав учетно-вычислительного контура входят следующие модули.

Модуль «Штатное расписание» предназначен для сотрудников планово-экономического отдела или отдела труда и заработной платы. С помощью него сотрудники отделов описывают организационную структуру предприятия и ведут его штатное расписание, в соответствии с рисунком 12.

Базовые функциональные возможности модуля:

- создание и ведение корпоративной структуры предприятия любой сложности;

- формирование иерархии подчиненности подразделений предприятия;

- формирование штатного расписания структурных подразделений предприятия. Ведение действующего и вариантов планируемого штатных расписаний;

- перегруппировка штатных единиц, групповое изменение окладов;

- получение основных форм отчетности по штатному расписанию и по фактической расстановке персонала как по структурному подразделению, так и по предприятию в целом;

- поддержка работы с окладами, часовыми ставками и тарифной сеткой.

Рисунок 12 - Схема Штатно-кадрового и Табельно-зарплатного контуров

Модуль «Учет кадров» предназначен для руководителей, инспекторов отделов кадров и менеджеров по персоналу. Он позволяет выполнять основные операции по приему, перемещению и увольнению сотрудников, для чего могут использоваться личные карточки сотрудников и кандидатов на работу. Движение кадров на предприятии сопровождается подготовкой и учетом кадровых документов (приказов, распоряжений и пр.), которые автоматически формируются в модуле при проведении соответствующих операций.

Базовые функциональные возможности модуля:

- формирование и ведение нормативно-справочной информации;

- ведение полной информации о персонале, включая прием и увольнение сотрудников на работу, замещение, совмещение, личные карточки, трудовые книжки, стаж (общий, непрерывный, на предприятии, пр.), оформление отпусков, больничных листов и командировок, учет поощрений, взысканий, подарков и т.д.;

- работа с кандидатами на должности при приеме на работу;

- планирование и проведение аттестаций персонала;

- работа с кадровым резервом предприятия;

- быстрый и прозрачный доступ к архивной информации;

- формирование различных справок и выходных документов [36].

Модуль «Табельный учет» может использоваться как специально выделенным сотрудником, так и специалистом-расчетчиком заработной платы.

С помощью модуля ведется ежедневный учет рабочего времени или формируется табель за период времени с учетом неявок (отпусков, больничных, командировок и пр.) введенных в отделе кадров. Табель может формироваться как по подразделениям, так и по всему предприятию в целом. Отработанное время за месяц по каждому работнику и по каждому типу отработанного времени суммируется и передается в модуль «Заработная плата» в качестве исходных данных для начисления заработной платы. С помощью модуля можно сформировать стандартный отчет по форме № Т-13 Госкомстата России.

Модуль «Расчет заработной платы» предназначен для автоматизации процедуры расчета заработной платы сотрудников предприятия, формирования на основании проведенного расчета различных отчетных документов, автоматического формирования проводок, отражающих на бухгалтерских счетах предприятия затраты на оплату труда сотрудников [36].

Базовые функциональные возможности модуля:

- формирование и ведение нормативно-справочной информации, необходимой для расчета заработной платы (размер минимальной заработной платы, видов оплат и т.д.);

- формирование и ведение информационных справочников по работникам (льготы по подоходному налогу, постоянно действующие виды оплат и т.д.);

- ведение табельного учета (в пределах необходимых для расчета заработной платы) и прямых начислений;

- расчет аванса, заработной платы, отпусков и больничных, межрасчетных выплат;

- перерасчет заработной платы за прошлые периоды;

- настройка и автоматическое формирование бухгалтерских проводок;

- формирование выходных документов.

В качестве входной информации для решения этих задач используются первичные документы (приказы) и данные, поступающие из других модулей системы «БОСС-Кадровик» [36].

Модуль «Администратор системы» предназначен для специалистов, занимающихся администрированием базы данных системы, и обеспечивает разграничение прав доступа пользователей системы к данным, программным модулям и функциональным возможностям (пунктам меню) системы.

Пользователи модуля могут производить общую настройку системы, настраивать права пользователей с указанием их прав доступа к различным информационным объектам (права доступа могут назначаться группам пользователей).

Контур управления кадровыми процессами. Многие предприятия, автоматизировавшие учет кадров и расчет заработной платы, включают в перечень своих приоритетных задач разработку и внедрение различных процедур управления персоналом (оценки, обучения и т.п.), в соответствии с рисунком 13. Контур управления кадровыми процессами системы «БОСС-Кадровик» создан специально для этого.

В рамках этого контура создается профиль должности, производится оценка уровня квалификации (компетенции) кандидатов и подбор на вакантную должность.

Работа, проводимая в рамках контура управления кадровыми процессами, безусловно, важна. Но по своей сути она нацелена на каждую должность в отдельности и на каждого отдельного сотрудника. Поэтому даже после проведения всех необходимых мероприятий по управлению персоналом возникает необходимость оценить, в какой степени поставленные задачи выполнены в целом по всему предприятию, холдингу, объединению.

Рисунок 13 - Контур управления кадровыми процессами

Здесь необходим специальный аналитический инструмент, с одной стороны, опирающийся на учетные данные по персоналу и результаты проведения мероприятий по управлению кадровыми процессами, с другой - предоставляющий специальные механизмы анализа всего массива данных. Таким инструментом является контур анализа кадровых процессов системы.

Преимущества системы:

- для руководителей различных уровней: быстрый поиск документов; отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла; эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций; сокращение сроков подготовки и согласования документов; удобная работа над проектами документов; получение сводных отчетов и журналов; возможность делегирования полномочий;

- для сотрудников отдела кадров, секретариатов, делопроизводителей: быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников; отслеживание хода исполнения резолюций; удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки как документов, так и проектов; журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки; формирование отчетности;

- система «БОСС-Кадровик» объединяет все перечисленные процессы в едином информационном пространстве, что исключает повторный ввод данных, снижает возможности возникновения ошибок, повышает оперативность получения любых отчетов;

- надежная защита данных от несанкционированного доступа на уровне приложений, серверной защиты, настраиваемых ролей пользователей. В зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из пользователей имеет свои права доступа к данным и справочникам;