Автоматизация кадрового делопроизводства на примере ООО ИФК "Астрстройинвест"

- «БОСС-Кадровик» учитывает всю специфику российского законодательства и регулярно обновляется - 10-12 раз в год. Обновления предоставляются разработчиком платформы и включают в себя новые функциональные возможности, необходимые исправления и новые стандарты данных в соответствии с изменениями в кадровом законодательстве Российской Федерации.

Система «БОСС-Кадровик» - это:

1. Полнота функциональности в области организационного и кадрового менеджмента и мощные вычислительные возможности системы «БОСС-Кадровик» (расчет заработной платы в холдингах, где работают десятки тысяч сотрудников).

2. Механизм неограниченного расширения хранимой информации и быстрого доступа к ней: ввод дополнительных произвольных атрибутов предприятия, структурных единиц, позиций штатного расписания, назначений сотрудников, персональных данных и прочих сущностей возможность электронного архивирования документации в любых форматах быстрое автоформирование сколь угодно сложных запросов, инициируемых пользователем (без программирования).

3. Управление изменениями: планирование организационных структур, штатных расписаний, фондов оплаты труда поддержка множественных иерархических структур, объединяющих персонал (организационных, функциональных, проектных, бюджетных и пр.) * поддержка массовых (потоковых) изменений структур, штатных расписаний, назначений сотрудников, параметров назначений сотрудников.

4. Поддержка технологий корпоративного управления персоналом:

- поддержка единых классификаторов на основе корпоративных кадровых политик;

- поддержка единых механизмов учета затрат на персонал на основе корпоративных правил;

- двунаправленный обмен данными между центрами учета и обработки информации, в том числе сбор в корпоративное хранилище (предприятие - объединение - холдинг);

- поддержка корпоративно значимых категорий сотрудников (единый кадровый резерв, мобильный персонал, и пр.) индикация отклонений в кадровых процессах и поддержка принятия решений по нормализации процессов.

5. Высокая масштабируемость (по функциональному использованию и производительности, вплоть до регионального и федерального уровня) и проектная наращиваемость.

6. Единое информационное пространство, которое предотвращает дублирование данных и исключает возникновение ошибок.

7. Легкость настройки и адаптации системы в соответствии с отраслевыми, организационными и производственными особенностями предприятия.

8. Полная открытость для развития и модификации:

- промышленный сервер баз данных, открытая структура данных, стандартизованный доступ;

- открытый код приложений, позволяющий модифицировать программные объекты, создавать шлюзы и интеграционные связи, разрабатывать вторичные и новые модули.

9. Глубокая защита данных:

- от несанкционированного доступа на уровне приложений и серверной защиты;

- на уровне настраиваемых ролей пользователей и организации доступа в точном соответствии с их должностными полномочиями.

10. создание разнородных отчетов и статистических данных в том числе в форматах Microsoft® Office™.

11. возможность выбора платформы: Microsoft® SQL Server™, Oracle® Server.

12. полная совместимость с различными внешними системами.

13. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами.

Рисунок 14 - Структура системы «БОСС-Кадровик»

С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика. В общем виде структура системы «БОСС-Кадровик» может быть представлена в соответствии с рисунком 14.

Основные функции системы «БОСС-Кадровик»:

- обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив;

- работа с входящими и исходящими документами: регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции; регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных электронно-цифровой подписью; настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации; наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям; пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам; быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов; списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение;

- работа с внутренними документами организации: поддерживается полный цикл работы с проектами документов: создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа; изменение проекта с хранением предыдущих версий; согласование проекта документа; утверждение проекта документа; регистрация документа, созданного на основе проекта; формирование поручений по документам; передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение;

- контроль прохождения и исполнения документов; управление доступом к документам; создание и хранение шаблонов документов.

Система «БОСС-Кадровик» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.

Стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование и передачу полномочий и др.

Благодаря этому обеспечивается:

- соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области управления

документами и информационной безопасности;

- настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления и порядком документооборота, а также поддержка их

дальнейших изменений. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную

и децентрализованную схему организации документооборота.

Требования к клиентскому месту.

Процессор AMD Opteron 8x2,6 GHz

Оперативная память (RAM) - 16Gb.

Занимаемое место на диске ~ 75 Gb (MicrosoftТ SQL Server и база данных «БОСС-Кадровик»).

Операционная система: Microsoft Windows Server 2003. + Service Pack 2 для Microsoft SQL Server 2005.

Процессор - минимально Intel® Pentium 133 / 233, в зависимости от требований установленной операционной системы. Для оптимальной работы требуется использование процессоров семейства Intel® Pentium 4.

Оперативная память (RAM) - минимально 64 Мб - 128 Мб, в зависимости от требований установленной операционной системы (рекомендуется 256 Мб - 512 Мб и более, в зависимости от требований установленных приложений, в частности Microsoft Office)

Занимаемое место на диске (клиентская часть ПС «БОСС-Кадровик») - около 25 Mb.

Операционная система:

- Microsoft Windows XP Professional с установленным Service Pack 2;

- Microsoft Windows 2000 (все редакции).

Обязательно наличие Microsoft Word и Microsoft Excel из состава Microsoft Office Microsoft Office 2000 / XP / 2003 / 2007.

Для автоматизации документооборота разработан проект приказа о внедрении в ООО ИФК «Астрстройинвест» системы «БОСС-Кадровик», который представлен в Приложении Г.



3.2 Этапы внедрения системы «БОСС-Кадровик»

В предыдущем разделе были рассмотрены основные факторы, способствующие повышению эффективности работы организации, внедряющей систему электронного документооборота. Однако хорошо известно, что возрастание удельной доли электронного документооборота не происходит мгновенно. На осуществление любых изменений требуется время. К тому же и функциональные возможности систем электронного документооборота могут задействоваться в процессе внедрения в разной степени. Потому и реальный эффект от перечисленных выше факторов будет проявляться по-разному. Проанализируем теперь несколько характерных этапов, которые может проходить организация на пути от бумажного документооборота и делопроизводства к электронному.

Этап 1. Проведение обследования

Цель проведения обследования:

- знакомство со структурой организации;

- выявление ключевых информационных систем;

- выбор метода обследования;

- оценка времени обследования;

- составление, согласование и утверждение плана-графика проведения работ;

- изучение применяемых в организации технологий управления документами;

- изучение потоков документов;

- оценка объема производства документов;

- оценка объема хранящихся документов;

- выявление «узких мест» в делопроизводстве и документообороте;

- оценка уровня подготовленности персонала и руководства.

Результатом обследования является:

- получение информации, иллюстрирующей существующие технологии управления документами;

- подготовка предложений по совершенствованию технологий управления документами;

- обоснование необходимости внедрения системы электронного документооборота;

- примерная оценка затрат и ресурсов;

- отчет об обследовании.

Этап 2. Разработка технических решений

На данном этапе производится:

- анализ исходных данных;

- разработка информационно-функциональной модели, описание технологий управления документами;

- определение функциональных требований к системе электронного документооборота;

-определение возможной конфигурации аппаратно-программных средств;

- определение состава и содержания работ;

- разработка поэтапного плана-графика внедрения системы электронного документооборота;

- подготовка и принятие необходимых организационно-нормативных решений;

- подготовка регламентов, должностных инструкций.

Этап 3. Внедрение

На данном этапе осуществляется:

- проведение работ в ключевых (одной или нескольких) точках;

- поэтапный переход от автоматизации традиционных технологий к современному электронному документообороту;

- поддержка бумажного документооборота.

На этапе внедрения проводятся следующие виды работ:

- установка и настройка аппаратных средств и программного обеспечения;

- первоначальная настройка системы электронного документооборота, включающая заполнение справочников и ведение пользователей;

- обучение пользователей;

- окончательная настройка системы электронного документооборота с учетом требований, выявленных во время обучения.

Срок внедрения системы электронного документооборота зависит от:

- масштаба внедряемой системы (количество рабочих мест);

- перечня необходимых работ (установка и настройка аппаратных средств и программного обеспечения, настройки системы электронного документооборота, обучение пользователей);

- готовности организации к проведению работ по внедрению.

Этап 4 . Опытная эксплуатация

На данном этапе происходит накопление опыта пользователей системы электронного документооборота и выявление «узких мест». Производится:

- отладка процедур работы с документами с использованием системы электронного документооборота;

- корректировка настроек системы электронного документооборота с учетом требований, выявляемых в процессе опытной эксплуатации;

- исправление ошибок.

Этап 5. Промышленная эксплуатация:

- использование системы электронного документооборота в полном объеме, необходимом для данной организации;

- поддержание системы электронного документооборота в актуальном состоянии (справочники, настройки, ведение пользователей);

- выявление требований по доработкам;

- принятие решения о необходимости расширения, масштабирования.

Работы, предваряющие внедрение: получение поддержки высшего руководства; выделение финансовых, материальных и кадровых ресурсов; получение санкции на проведение обследования и других работ; решение организационных вопросов; назначение руководителя проекта, формирование рабочей группы; оформление полномочий.

3.3 Практическое использование системы «БОСС-Кадровик»

Руководство любого эффективно действующего предприятия уделяет значительное внимание кадровой политике. Кадровый учет и планирование являются неотъемлемой составной частью единого процесса управления предприятием. Система управления персоналом «БОСС-Кадровик», разработанная компанией ЗАО «БОСС. Кадровые системы», способна обеспечить руководителей предприятия необходимой информацией для принятия обоснованных решений в области управления персоналом.

С помощью системы «БОСС-Кадровик» сотрудники предприятия получают необходимую для исполнения их должностных обязанностей информацию и лучшие возможности для работы:

- руководители предприятий могут оперативно получать нужные им сведения по структуре предприятия, штатному расписанию, информацию о сотрудниках и вакансиях;

- начальники кадровых служб могут сосредоточить свое внимание на контроле и планировании трудовых ресурсов для их эффективного использования совместно с другими ресурсами предприятия;

- сотрудники финансовых и кадровых служб получают удобное и надежное средство для выполнения своих должностных обязанностей.

Система «БОСС-Кадровик» позволяет:

- планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;

- производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров;

- вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;

- рекрутинг персонала на вакантные должности;

- ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое.

Функциональные возможности системы «БОСС-Кадровик»:

- создание новых, переподчинение и ликвидация имеющихся подразделений на основании подготовленных и подписанных приказов;

- создание и ведение корпоративной структуры предприятия или холдинга любой сложности. Вся история по расформированным предприятиям и подразделениям сохраняется в базе данных;

- поддержка множественных иерархических структур, объединяющих персонал: организационных, функциональных, проектных, бюджетных и пр.;

- поддержка работы с окладами, часовыми ставками, тарифной сеткой и различными надбавками и доплатами;

- ведение и планирование штатного расписания структурных подразделений предприятия. Ведение действующего и любого количества версий планируемого штатного расписания. Работа по планированию штатного расписания может быть разделена на участки. Сохранение всей истории изменений штатного расписания, в соответствии с рисунком 16;

- выполнение групповых операций с позициями штатного расписания, их атрибутами (в том числе массовое индексированное изменение окладов и/или часовых тарифов), в соответствии с рисунком 17;

- подготовка различных выходных документов по штатному расписанию, а также регламентированной отчетности для Госкомстата Российской Федерации;

- обеспечение всего спектра работ инспектора управления по труду и заработной плате: планирование структуры, учет труда, аналитика затрат на оплату труда, начисления/удержания по персоналу с формированием соответствующих приказов, в соответствии с рисунком 18;



Рисунок 16 - Окно «Штатное расписание»

Рисунок 17 - Окно «Штатное расписание»

Рисунок 18 - Окно «Тарифная сетка»

- ведение полной информации о персонале и осуществление операций с ним, включая прием и увольнение работников на работу, перемещение по службе, замещение, совмещение, ведение личных карточек, трудовых книжек, стажа (общий, непрерывный, на предприятии, пр.), оформление отпусков и больничных листов, командировок, учет поощрений, взысканий, подарков, страховых услуг, данных о военнообязанных. Объем хранимой информации полностью соответствует форме Т2 и даже существенно превосходит ее требования;

Рисунок 19 - Окно «Возрастной состав работников»

- при необходимости хранить данные о персонале, не предусмотренные базовой поставкой системы, существует механизм дополнительных атрибутов, позволяющий объявить абсолютно любые атрибуты, характеризующие работника, должность, строки штатного расписания, родственников работника, подразделения, предприятия и многие другие объекты, в соответствии с рисунком 19;

- с работником, кандидатом, строкой штатного расписания могут быть связаны дополнительные документы (инструкции, резюме, копии дипломов, сертификатов и т.д.), в соответствии с рисунком 20;

- автоматическое формирование приказов, связанных с основными действиями по приему, увольнению, перемещению работника (версия Microsoft® SQL Server™), либо автоматическое выполнение действий с работниками, кандидатами, строками штатного расписания при проведении соответствующих приказов (версия Oracle® Server). Реализованы все необходимые типовые формы. При необходимости формы документа могут быть легко изменены, в соответствии с рисунком 21;



Рисунок 20 - Окно «Личная карточка»

- формирование большого числа различных справок, аналитических отчетов, статистических форм;

Рисунок 21 - Окно «Личная карточка»

- неограниченное по времени хранение информации по персоналу, возможность в любой момент получить информацию по давно уволенному персоналу, расстановке персонала на любую дату в прошлом и прочую архивную информацию, в соответствии с рисунком 22;

Рисунок 22 - Окно «Распределение численности работников по статусам и категориям»

- учет кандидатов на работу и всех необходимых персональных данных по ним;

- ведение учета мероприятий по аттестации и переподготовке кадров;

- формирование и планирование кадрового резерва;

- учет рабочего времени как суммарно за месяц, так и ежедневно. Автоматическое формирование табелей на основании планирования графиков работы, систем оплаты труда работников с последующим вводом отклонений;

- отработанное время за месяц по каждому работнику и по каждому типу отработанного времени суммируется и используется в качестве исходных данных для автоматического начисления заработной платы;

- система поставляется с более чем 150 преднастроенными типовыми видами оплаты. Алгоритмы расчета видов оплаты доступны для настройки, и при необходимости может:

- быть реализован вид оплаты любой сложности;

- расчет как повременной, так и сдельной оплаты труда (индивидуальные и бригадные наряды) с любыми методами распределения сумм;

- расчет аванса, отпусков и больничных, межрасчетных выплат. Начисление и расчет различных доплат и удержаний;

- расчет основных налогов (единый социальный налог и налог на доходы физических лиц) в соответствии с законодательством;

- корректный с бухгалтерской точки зрения перерасчет заработной платы прошлых периодов;

- возможность проводить расчет заработной платы несколько раз в месяц (любое число раз) с автоматическим формированием платежных и отчетных документов (расчет налогов, платежные ведомости, проводки) отдельно по каждому такому расчету;

- настройка шаблонов и автоматическое формирование бухгалтерских проводок с автоматическим разбиением сумм в разрезе 6 стандартных и 7 произвольных уровней аналитики;

- большое количество отчетных документов, в том числе унифицированные формы [36].

Справочник «Мероприятия / Типы мероприятий» модуля «Управление кадровыми процессами» позволяет формировать в автоматизированной системе управления персоналом любые типы оценки персонала, обучения, адаптации, а так же мероприятия по подбору кадров.

Для создания нового мероприятия по управлению персоналом в системе «БОСС-Кадровик» необходимо указать набор следующих параметров:

- параметры работника, кандидата - тип группы физических лиц, которые будут принимать участие в мероприятии;

- срок исполнения в днях - данные по планированию и учету результативности за определенный период времени;

- периодичность - количество проводимых мероприятий в месяц (например: по оценке персонала );

- тип неявки - возможные типы неявки работников во время проводимого мероприятия;

- заявки - заявки на участие в мероприятии от линейного руководителя;

- рекомендации - виды рекомендаций по итогам проведенного мероприятия;

- затраты - данные для учета и анализа затрат по мероприятию (в системе предусмотрена возможность работы с любыми типами валют);

- план проведения - план проведения мероприятия;

- журнал посещаемости - данные по посещаемости мероприятия сотрудниками компании;

- ресурсы - перечень необходимых технических ресурсов для проведения мероприятия («БОСС-Кадровик» позволяет бронировать тот или иной вид ресурса на определенный период времени);

- контрагент - информация по контрагенту, привлеченному к проведению мероприятия;

- место проведения - информация по месту проведения мероприятия;

- следующее мероприятие - тип последующего рекомендуемого мероприятия;

- ознакомление - данные по учету ознакомлений с результатами мероприятия (возможные значения: «согласен», «не согласен», с возможностью указания причины несогласия);

- профилирование - оценка сотрудника в ходе мероприятия (в системе предусмотрено использование двух типов оценки: «экспертная оценка» - оценку проводит один человек - эксперт, «групповая оценка» - в мероприятии задействована группа экспертов);

- решение - решение по сотруднику, принятое на основании анализа результатов проведенного мероприятия;

- список приглашенных - перечень экспертов, привлеченных для проведения мероприятия;

-дополнительные значения - перечень уникальных значений для нового мероприятия.

Справочник «Мероприятия/Типы мероприятий» модуля «Управление кадровыми процессами» является своеобразным «конструктором» для формирования уникальных типов мероприятий в процессе управления персоналом .

Рассмотреть функциональные возможности системы «БОСС-Кадровик» можно на примере приема физического лица. При приеме на работу физического лица в автоматизированной системе управления персоналом «БОСС-Кадровик» первичная информация о сотруднике вносится в модуль «Учет кадров» [35].

Для того чтобы принять нового сотрудника на работу в системе «БОСС-Кадровик» необходимо произвести следующие действия:

1. Внести нового работника в общий список физических лиц в модуле «Учет кадров», в соответствии с рисунком 23.

Рисунок 23 - Внесение нового работника в общий список физических лиц в модуле «Учет кадров»

2. Затем в списке «Общий список физических лиц» выбрать пункт «Добавить новую запись» и внести в «Личную карточку» работника данные, необходимые для заполнения, в соответствии с рисунком 24.

«Общий список физических лиц» является единым для всех подразделений компании и следовательно информация по физическому лицу, добавленному в этот список, доступна для всех соответствующих специалистов этих подразделений.

Рисунок 24 - Внесение данных работника в «Личную карточку»

Далее необходимо зайти в модуль «Учет кадров» того подразделения, в которое принимается на работу данное физическое лицо, в соответствии с рисунком 25, и в окне «Прием нового сотрудника» заполнить три диалоговых окна:

- прием на работу;

- прием на работу - продолжение;

- доплаты и надбавки.

Рисунок 25 - Окно «Прием на работу»

В окне «Прием на работу» обязательной для заполнения является следующая информация:

1. Работник. В этом поле указывается фамилия человека (принимаемого на работу) путем выбора его фамилии из общего списка физических лиц, как показано на рисунке 26.

Рисунок 26 - Заполнение окна «Прием на работу»

2. Табельный номер. Уникальный код для каждого работающего сотрудника предприятия. Табельный номер выбирается для подстановки в поле из списка свободных табельных номеров.

3. Дата приема. Необходимо указать реальную дату приема сотрудника на работу. По умолчанию, в данное поле подставляется текущая дата.

4. Статус. При заполнении этого поля используется информация, содержащаяся в справочнике «Статусы работников». Выбранный статус определяет, будет ли, прием на работу производится по штатному расписанию или без связи с ним. Кроме того, с помощью «Статуса» система контролирует правильность проведения операции приема на работу и выдает предупреждение в том случае, если работника пытаются принять на работу внутри системы со статусом «Постоянное место работы» второй раз.

5. Причина (особенности) приема. Значение выбирается из списка формулировок причин и особенностей (связанных с приемом на работу) из справочника «Причина (особенности) приема / перемещения / увольнения». Информация, внесенная в данное поле, автоматически включается в текст пункта приказа о приеме на работу.

В нижней части окна «Прием на работу» находится таблица для инициализации нового трудового стажа работника. При приеме сотрудника на работу система предлагает начать отсчет стажа с момента приема. В результате этой операции появляются записи в списке стажей с комментарием (автоинициализация) при приеме на работу. По умолчанию в системе отмечаются не все стажи. Пользователь по своему усмотрению может убрать либо добавить инициализацию необходимых стажей работы нового сотрудника.

В окне «Прием на работу - продолжение» обязательной для заполнения является следующая информация:

1. Отдел. В данном поле указывается подразделение, на работу в которое принимается работник. Подразделение выбирается из структурного дерева фирмы.

2. Должность. Для заполнения данного поля предлагается список в зависимости от Статуса работника, указанного в предыдущем диалоге.

Если прием производится в соответствии со штатным расписанием, то в системе указывается ячейка действующего штатного расписания компании. В поля диалога «Прием на работу - продолжение» автоматически подставляются данные выбранной ячейки штатного расписания (система оплаты, режим работы, оклад, и т.д.). При приеме отслеживается превышение лимита вакансий для ячейки штатного расписания и, если прием осуществляется на позицию с исчерпанным запасом вакансий, то будет выдано соответствующее предупреждение.

Если прием производится без связи со штатным расписанием, то должность выбирается из справочника должностей предприятия, который ведется в модуле «Штатное расписание» .

3. Система оплаты. Поле «Система оплаты» указывает вид оплаты, который будет основным для данного работника при расчете зарплаты.

4. Режим работы. При приеме на работу по штатному расписанию данные в поле «Режим работы» вносятся автоматически в соответствии с параметрами ячейки штатного расписания. В последствии возможно автоматическое формирование табеля прямых начислений в модулях «Табельный учет» и «Расчет заработной платы» в соответствии с календарем для указанного режима работы.

5. Оклад / часовая ставка / коэффициент по тарифной сетке. При приеме на работу без связи со штатным расписанием величина оклада в данном поле указывается вручную. При приеме по штатному расписанию данные в поле вносятся автоматически в соответствии с параметрами ячейки штатного расписания.

6. Число ставок. Данное поле определяет количество ставок, которое будет занимать работник после назначения.

Значение в поле «Число ставок» может быть как целым, так и дробным (0.5 или 0.25). Величина занимаемой ставки влияет на расчет заработной платы работника. Например, работник занимает 0.5 ставки. Таким образом, если он отработал 100% рабочего времени, то он получит 50% оклада.

7. Дата назначения. В поле указывается дата назначения работника на должность. Дата назначения может отличаться от даты приема на работу, но, как правило, они совпадают.

8. Приказ. Для отражения операции приема в приказе из списка приказов со статусом "подготовка" выбирается тот, в который по завершению операции приема будет включен автоматически формируемый пункт приказа. Если приказ с необходимым номером в списке отсутствует, его можно создать без прерывания процедуры приема на работу, в соответствии с рисунком 27.

При приеме на позицию штатного расписания, для которой определены параметры доплат (Оклад, Сумма, Процент), данные автоматически привязываются к назначению работника, в соответствии с рисунком 28. При необходимости эти значения можно изменить в окне «Доплаты и надбавки».

Рисунок 27 -Окно «Прием на работу»

Рисунок 28 - Окно «Учет кадров»



4. После заполнения всех параметров, необходимых для приема на работу, необходимо вернуться к закладке «Прием на работу» и нажать кнопку «Добавить».

Если операция приема на работу была оформлена приказом, то в системе производится автоматическое формирование пункта приказа о приеме на работу. При этом на экране появится окно со следующими кнопками:

- ОК - кнопка инициирует добавление сформированного текста (пункта приказа) в выбранный приказ и означает согласие с его текстом.

- Просмотр / Редактирование текста - кнопка дает возможность просмотра и внесения редакторских правок в сформированный текст пункта приказа.

5. После окончания операции приема на работу в списке работников появляется новый работник. Изменить параметры, указанные при приеме на работу, можно в диалоге редактирования списка работников и в диалоге редактирования назначения.

Если при приеме на работу была допущена ошибка при указании какого-либо параметра, неподдающегося редактированию, исправить ситуацию можно выполнив «откат» приема на работу с помощью кнопки статусной строки «Отменить прием на работу».

Информация, которая хранится в отделе кадров по каждому конкретному работнику, заводится в пунктах «Досье», в соответствии с рисунком 29.



Рисунок 29 - Окно «Учет кадров»

Пункт «Личная карточка» в «Досье» позволяет просмотреть и внести необходимые коррективы в информацию о работнике, содержащую сведения личного характера, в соответствии с рисунком 30.

Рисунок 30 - Окно «Личная карточка»

Информация, которая влияет на расчет заработной платы:

1. Адрес регистрации и место проживания

Для удержания налога в Фонд занятости и определения права на применение налоговой социальной льготы важно правильно установить флажок в поле «Статус налогоплательщика» в карточке «Адрес регистрации и место проживания», в соответствии с рисунком 31.

2. Страховой стаж

Информация, содержащаяся в поле «Страховой стаж» карточки «Стажи физического лица», используется для автоматического расчета больничных листов с учетом страхового стажа за последние 12 месяцев и страхового стажа в целом (% страхового стажа).

При выборе указанного пункта меню на экране появится окно, содержащее информацию о стажах работника. Окно «Стажи физического лица» состоит из двух списков:

Рисунок 31 - Окно «Адрес регистрации и место проживания»

В верхней части указывается:

- ФИО выбранного физического лица;

- дата, на основании которой рассчитываются стажи (по умолчанию указывается текущая дата).

В нижней части указывается:

- Списке «1» - результаты расчета всех периодов по стажам, заведенным в списке «2» на указанную дату;

- Список «2» - разъяснение стажа, выбранного в Списке «1» (заполняется с учетом данных по периодам стажей из списка «История предыдущих мест работы» или непосредственно из трудовой книжки работника), в соответствии с рисунком 32.

Если стажи по какой-то причине не велись, то записи по интересующим стажам Списка «1» добавляются в Список «2» вручную - в диалоге «Период для стажа» указывается дата начала стажа и дата окончания.

Рисунок 32 - Окно «Стажи физического лица»

Для внесения информации о стаже нужно выбрать закладку с названием интересующего стажа в Списке «1», а затем в Списке «2» добавить запись «Период для стажа», в соответствии с рисунком 33.

Рисунок 33 - Окно «Период для стажа»



При наличии у работника перерывов в стаже - в список вносится несколько записей о периодах стажа. При учете незаконченного стажа - дата окончания такого стажа будет автоматически ежедневно изменяться.

Закладка «Стаж с особенными условиями» используется по усмотрению кадровых работников (например, для учета стажа работы в полевых условиях).

Кроме того, в системе «БОСС-Кадровик» существует возможность указания коэффициента, на который умножается фактически рассчитанный стаж, и создания произвольного текстового комментария для каждой записи о стаже.

Все данные хранятся в единой базе вместе с информацией о текущих изменениях приказах и т.д. Историю всех изменений возможно получить на любую дату. Массив данных с годами критически не увеличивается и не влияет на быстродействие системы. В системе «БОСС-Кадровик» Вы нигде не найдете кнопок удаления информации или похожего интерфейса. Пользователь видит только актуальную информацию, а не актуальная информация убирается из зоны видимости пользователя. Историческую информацию всегда можно посмотреть через специализированные отчеты и интерфейсы.

Руководство пользователя системы «БОСС-Кадровик» представлено в Приложении Ж.

3.4 Расчет экономической эффективности от внедрения автоматизированной системы документооборота «БОСС-Кадровик»

Выбор программы подтверждается расчетом эффективности от внедрения программного продукта. Оценка эффективности получается из результатов поделенных на затраты. Затраты оцениваются исходя из стоимости внедрения системы.

Результаты можно разбить на две составляющие - количественная эффективность и качественная эффективность.

Для проведения расчетов экономической эффективности необходимо вычислить среднее время экономии работы с документами. Для расчёта были использованы данные за декабрь месяц 2009 года.

Подсчёт количества документов в месяц обрабатываемых на предприятии осуществлялся, используя статистический метод.

Суммарные затраты времени до внедрения автоматизации составляют 1215,10 минут, после проведённых мероприятий 759,5. Экономия времени после проведения автоматизации в декабре 2009 года составила 455,6 минут.

Общее количество времени в месяц составляет 7,6 часов (455,6/60), или 1 день (7,6/8)

Данные, необходимые для расчета экономического эффекта приведены в таблице 2.

Таблица 2

Основные показатели сравнительного анализа вариантов

Показатели	Ед. измерения	Варианты	Результаты сравнения: повышение, понижение
		Базовый	Проектируемый
Срок решения поставленной задачи	Дн.	22	21	1

В затраты на эксплуатацию автоматизированной системы документооборота входят следующие элементы:

1. Заработная плата обслуживающего персонала с отчислениями на социальные нужды;

2. Стоимость потребляемых энергоресурсов;

3. Расходы на амортизацию и текущий ремонт оборудования.

Исходные данные для расчёта эффективности приведены в таблице 3.



Таблица 3

Исходные данные для расчета эффективности

Показатели	Условные обозначения	Единицы измерения	Базовый вариант	Проектируемый вариант
Месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.	О	Руб.	12000	12000
Количество дней за месяц, необходимых для выполнения поставленной задачи, ч.	Д	дн.	22	21
Среднее количество рабочих дней в месяце	К	дн	22	22
Количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт	А	кВт	0,4	0,4
Количество энергии, необходимой для освещения в час	b	кВт	0,04	0,04
Действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч	k	Руб./кВт*ч	2,7	2,7
Число дней в году, необходимое для работы на компьютере	В1	дн	249	237
Число дней в году, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.	В2	дн	249	249
Время работы специалиста за компьютером в течение рабочего дня	Ч1	час	8	8
Количество часов использования освещения в течение рабочего дня, час	Ч2	час	4	4
Балансовая стоимость оборудования	Кб	руб	19720	19720
Число машин, шт.	n	шт	1	1
Норма отч. на аморт. комп.	a1	%	20	20
Норма отчислений на текущий ремонт	b1	%	3	3
Годовой полезный фонд времени работы оборудования	ПФ ВР	час	2400	2400

Рассчитаем перечисленные элементы эксплуатационных затрат.

Для расчета заработной платы персонала необходимо воспользоваться формулой (1):

ЗП = (1 + 0,356) * (12 * О * ), (1)

где ЗП - годовая заработная плата обслуживающего персонала, руб.;

О - месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.;

Д - количество дней за месяц, необходимых для выполнения задачи, дн.;

К - среднее количество рабочих дней в месяце, дн.

Пользуясь приведенной выше формулой, можно подсчитать заработную плату обслуживающего персонала:

ЗП = (1 + 0,356) * (12 * 12000 *22/22) = 195264,00 руб.

Далее необходимо определить заработную плату специалиста, который будет работать с предлагаемым программным продуктом (Д = 21 день):

ЗП = 1,365 * 12 * 12000 *21/22 = 187625,00 руб.

Годовая экономия в заработной плате составит 7639,00 руб.

Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается по формуле (2):

Э = k * (A * B1 * Ч1 + b * B2 * Ч2), (2)

где Э - стоимость потребляемой электроэнергии, руб.;

k - действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч;

А - количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт;

b - количество энергии, необходимое для освещения в час, кВт;

В1 - число дней в месяц, необходимых для работы на компьютере, дн.;

В2 - число дней в месяц, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.;

Ч1 - время работы обслуживающего персонала за компьютером в течение рабочего дня в часах;

Ч2 - число часов использования освещения в течение рабочего дня, час.

С помощью приведенной выше формулой, можно подсчитать стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение поставленной задачи требует месяца работы:

Э = 2,7 * (0,4 * 249 * 8 + 0,04 * 249 * 4 ) = 2259 руб.

Далее определяется стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение задачи требует 23 дня работы:

Э = 2,7 * (0,4 * 237 * 8 + 0,04 * 237 * 4) = 2155 руб.

Благодаря новому программному приложению за год будет экономиться в потреблении энергоресурсов 104 руб.

Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в течение года может быть рассчитана по следующей формуле (3):

САМ = , (3)

где Кб - балансовая стоимость машины;

a1, b1 - норма отчислений на амортизацию и износ (текущий ремонт) соответственно;

B1 - число дней работы аппаратуры;

Ч1 - количество часов работы оборудования;

ФРВР - годовой полезный фонд рабочего времени, дн.

Сумма расходов на износ оборудования в базисном варианте составит:

САМ = 3764,5 руб.

Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в проектируемом варианте составит:

САМ = 3583,1 руб.

Годовая экономия по амортизационным отчислениям равна 181,4 руб.

Следовательно, эксплуатационные затраты в базовом варианте равны:

С1 = 195264,00+2259+3764,5 = 201287,5 руб.

Эксплуатационные затраты в проектируемом варианте составят:

С2 = 187625+2155+3583,1 = 193363,1 руб.

Годовая экономия от использования предлагаемого программного средства будет равна:

С1 - С2 =197274,66 -188306,65 = 7924,4 руб.

Поскольку планируется установка данной программы на 3 компьютера, в целом годовая экономия будет составлять:

ГЭ = 7924,4 * 3 = 23773,2 руб.

В целом годовая экономия будет составлять 23773,2 руб.

С помощью данных подсчетов выяснилось, что внедрение системы «БОСС-Кадровик» экономически выгодно, так как уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом и снижаются текущие затраты на 23773,2 руб.

Проведя анализ возможностей системы «БОСС-Кадровик», можно сделать вывод, что внедрение системы позволит решить следующие задачи:

- фиксировать внутренние, поступившие и исходящие документы; проводить движение документов по маршрутам;

- отслеживать историю движения документов;

- создавать собственные виды движений;

- передавать документы сторонним организациям и фиксировать возврат;

- оперативно определять, где находится документ на произвольную дату;

- группировать поступившие документы по видам структур, от которых они поступили;

- списывать документы, помещать в архивы;

В данной главе по совершенствованию информационного обеспечения управления на предприятии была проделана следующая работа:

?проведён выбор программного обеспечения для автоматизации документооборота;

?разработано руководство пользователя по работе системы «БОСС-Кадровик»;

?разработан план внедрения программного обеспечения;

?проведёна оценка экономической эффективности предложенных мероприятий.

Таким образом, можно с уверенностью констатировать огромную важность правильной организации работы с документами и процессов документационного обеспечения управления внутри предприятия. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации работы системы делопроизводства и применении современных информационных технологий с использованием средств организационной и вычислительной техники. Важность этого подтверждается реальным повышением производительности труда сотрудников, без которого немыслимо дальнейшее развитие бизнеса и рост предприятия.

Вывод

В данной главе, посвященной автоматизации документооборота в отделе кадров ООО ИФК «Астрстройинвест», были проделаны следующие работы:

- внесены предложения по внедрению автоматизированной системы для рационализации процессов документооборота;

- разработан проект руководства пользователя автоматизированной системой;

- разработан поэтапный план внедрения автоматизированной системой;

- проведена оценка экономической эффективности предложенных мероприятий.

Большое количество времени тратилось на обработку документов, внедрение автоматизированной системы позволило сократить время на подготовку и обработку документов, а также решить проблему хранения документов.

Совершенствование ведения кадрового делопроизводства является одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации работы системы кадрового делопроизводства и применении современных информационных технологий с использованием средств организационной и вычислительной техники.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Крупные преобразования в политической и экономической жизни страны резко изменили отношение к документу, во-первых, как к доказательству совершения какого-либо факта, во-вторых, как к источнику информации, на основе которого можно принять наилучшее решение, получить прибыль, выиграть в конкурентной борьбе. И еще один фактор сегодня изменяет отношение к документу - повсеместное внедрение в сферу управления автоматизированных систем как качественно нового инструмента создания, передачи, систематизации и хранения документной информации.

В настоящее время большая часть российских предприятий уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в службах персонала. Это диктуется не модой, а растущей конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений и потребностью в оптимизации штатов [24].

Современные системы автоматизации позволяют значительно облегчить труд кадровиков и упорядочить все учетные и расчетные процессы, связанные с персоналом. Благодаря возможностям быстрого поиска и доступа к необходимой информации о сотрудниках обеспечиваются следующие преимущества в текущей работе кадровых сотрудников:

- существенно экономятся временные затраты за счет избавления от бумажной волокиты и ускорения документооборота;

- повышается прозрачность учета, возможность контроля работы сотрудников кадровых служб;

- обеспечивается доступность и быстрота поиска документов;

- осуществляется автоматический контроль правильности составления и заполнения кадровой документации;

- появляется возможность эффективного перераспределения обязанностей сотрудников благодаря снижению рутинной обработки бумажных документов;

- гарантируется соответствие вашей кадровой документации меняющимся требованиям российского законодательства, так как фирма разработчик отслеживает изменения и выпускает обновления программ;

- снижается трудоемкость представления регламентированной отчетности в государственные органы.

- производится подготовка данных для автоматизированного расчета заработной платы.

Увеличение количества обрабатываемых документов в ООО ИФК «Астрстройинвест», требования, предъявляемые к обработке документации, создали предпосылки для внедрения и использования в повседневной работе системы электронного документооборота, такой как система «БОСС-Кадровик», позволяющей оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в динамично развивающихся средних компаниях.

Система «БОСС-Кадровик» имеет преимущество во всех направлениях совершенствования системы организации документооборота.

Для руководителей различных уровней:

- быстрый поиск документов;

- отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

- эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

- сокращение сроков подготовки и согласования документов;

- удобная работа над проектами документов; получение сводных отчетов и журналов;

- возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников отдела кадров, секретариатов, делопроизводителей:

- быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

- отслеживание хода исполнения резолюций;

- удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки как документов, так и проектов;

- журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

- формирование отчетности.

Система «БОСС-Кадровик» объединяет все перечисленные процессы в едином информационном пространстве, что исключает повторный ввод данных, снижает возможности возникновения ошибок, повышает оперативность получения любых отчетов [35].

В дипломной работе были рассмотрены следующие вопросы:

- проведен анализ системы документационного обеспечения управления в ООО ИФК «Астрстройинвест»;

- рассмотрена организационная структура управления предприятием;

- проведен анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы компании;

- проанализирован документопоток входящих, исходящих и внутренних документов, а также объем документопотоков за последние три года;

- проведен анализ технического и программного обеспечения в ООО ИФК «Астрстройинвест»;

- внесены предложения по внедрению автоматизированной системы для рационализации процессов ведения документооборота;

- разработан проект приказа о внедрении автоматизированной системы;

- разработан проект руководства пользователя автоматизированной системой;

- разработан поэтапный план внедрения автоматизированной системы.

- проведен расчет экономической эффективности от внедрения автоматизированной системы документооборота.

При выборе автоматизированной системы управления персоналом наряду с функциональными возможностями оцениваются финансово-экономические характеристики приобретаемой системы. Система «БОСС-Кадровик» поможет службе управления персоналом справиться с большим объемом работы, планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику, производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров, вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников, набор персонала на вакантные должности, вести архивы без ограничения сроков давности и многое другое.

Проведенное исследование позволяет сделать вывод о том, что организация работы с документами находилась на очень низком уровне и требовала пересмотра и изменения для создания условий, необходимых для эффективной работы всего предприятия в целом.

Таким образом, можно с уверенностью констатировать огромную важность правильной организации работы с документами и процессов документационного обеспечения управления внутри предприятия. Важность этого подтверждается повышением производительности труда сотрудников и наведением порядка в работе, без которого немыслимо дальнейшее развитие бизнеса и рост предприятия.

Размещено на Allbest.ru