Банковское дело

В небольших организациях дела формируются и хранятся централизованно у работника, отвечающего за делопроизводство (например, у секретаря). В крупных учреждениях и организациях дела формируют в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Распорядительные документы, переписка руководителей и важнейшие внутренние документы формируются и хранятся в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Дела должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится ряд данных, дающих представление о принадлежности документов к организации, их составе и содержании, сроке хранения. На обложке каждого заводимого дела помещается название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано, например: Российский государственный гуманитарный университет -- РГГУ. Под ним пишется название структурного подразделения: Финансовый отдел, Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения указывается индекс дела по номенклатуре, например: Дело № 01-05, где 01 -- это индекс структурного подразделения, 05 -- порядковый номер дела в номенклатуре.

Далее помещается заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры без изменений. Внизу обложки указывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку в самом начале заведения дела.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. В случае появления новых документов из них формируется самостоятельное дело и его название (заголовок) вносится в номенклатуру дел под резервным номером.

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д.

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Различные категории документов имеют свою специфику систематизации:

* распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируют в дела по видам документов и по хронологии (вместе с приложениями). Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют отдельно;

* протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам;

* переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом;

* плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;

* документы в отчетах следует располагать в такой последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения;

* годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных;

* финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) группируются по номерам. Аналогично располагаются квитанции, накладные и т.п.;

* документы в личных делах размещают в такой последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу; анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел).

В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоятельные дела по алфавиту в пределах календарного года.

Обращения граждан формируют в отдельные дела, используя алфавитный порядок группировки.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

* в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

* каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.* Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

Номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

· группировать документы в дела по определенной системе - обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,

· используют в процессе регистрации документов - присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,

· используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,

· применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),

· в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

· разработана самостоятельно организаций, положительное - максимальная возможность организовать все "под себя", т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное - большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,

· поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное - не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное - не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет - предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности - срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность засоставление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят "да у меня тут в столе", "чтобы под рукой". Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел - правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

· визируется ответственным за архив организации,

· подписывается руководителем службы делопроизводства,

· согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,

· направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения - не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),

· утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки - нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

· в службе делопроизводства - документ постоянного хранения,

· в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),

· в архиве организации,

· рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок первичной обработки и регистрация документов

Порядок приема, проверки и обработки документов.

Первичная документация составляется в основном оперативными работниками, а не работниками бухгалтерского учета. За достоверность содержащихся в документах данных, а также за добросовестное его составление несут ответственность должностные лица, подписавшие этот документ.

Приемка документов от оперативных работников осуществляется бухгалтерией. Главным бухгалтером предприятия устанавливается документооборот, точно определяющий порядок, место и время происхождения каждого документа с момента его составления до сдачи в архив и график движения документов от каждого из цехов, участков, отделов, и каждого работника с указанием работ, которые каждый из них должен выполнить в строго установленные сроки.

Обработка документов в бухгалтерии включает следующие этапы учетных работ: приемку, проверку, группировку и бухгалтерское оформление.

При приемке документов бухгалтерия устанавливает соответствие сводного документа (отчета, реестра) с прилагаемыми первичными документами.

Представленные документы подвергаются проверки как с точки законности операции (по существу), так и по форме - правильности оформления документа, а также правильности арифметических вычислений и подсчетов, после чего принимаются к учету.

Проверка по существу состоит в том, что по документам контролируется правовая сторона совершенных хозяйственных операций, не нарушают ли они действующее законодательство РК, договоры, инструкции, приказы и т. д. Документы по хозяйственным операциям, которые нарушают действующее законодательство и установленный порядок приема, оприходывания, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных запасов и др. активов, бухгалтерия не принимает к исполнению и оформлению.

Проверка правильности оформления документов состоит в том, что проверяется полнота заполнения реквизитов, наличие соответствующих подписей, правильность технического оформления, соблюдены ли правила исполнения ошибок и т. д.

Проверка арифметической правильности документов заключается в том, что путем тщательного пересчета проверяют правильность таксировки, подсчета итогов и т. д.

Документы, в которых операции учтены только в натуральных измерителях, исчисляют в денежном измерителе. По операциям внутреннего перемещения товарно - материальных запасов производится встречная проверка документов по материально ответственным лицам, представляемых параллельно в бухгалтерию (у одних приходные, а у других расходные). Встречная проверка осуществляется и в ряде других случаев, когда представлены в бухгалтерию параллельные документы.

После проверки и утверждения некоторых документов (отчетов материально-ответственных лиц) производится их бухгалтерская обработка. Целью обработки является подготовка документов к дальнейшим записям.

Проверенные документы группируются по однородным признакам совершенных операций. Документы, отражающие движение денежной наличности в кассе, группируются в одну группу; движение материальных запасов в другую по материально ответственным лицам; по расчетам с рабочими и служащими по заработной плате - в третью; с выписками банков - в четвертую и т. д. В этих целях обычно составляют так называемые группировочные листы (накопительные ведомости), применение которых позволяет сократить число бухгалтерских записей, сократить затраты на ведение бухгалтерского учета.

Группировочные листы, накопительные ведомости и машинограммы (при компьютеризации) с приложенными к ним оправдательными документами служат основанием для бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета.

В обработке документов одним из наиболее сложных видов работ является корреспонденция счетов. Неточности приводят к неправильному отражению хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Указание корреспондирующих счетов (или котировка) проводится непосредственно на документах. Для этой цели в документах отведено специальное место. Котировка документов находит свое внешнее отражение в виде счетных формул, которые были указаны в главе 3 (счета бухгалтерского учета и двойная запись).

Обработка первичных документов завершается составлением бухгалтерских статей, или, как их нередко называют проводок.

Бухгалтерские статьи по корреспондирующим счетам называют котировкой документа. Они бывают простые и сложные. Простыми называются такие статьи, в которых корреспондируют только два счета - один по дебету, другой по кредиту. Сложной считается такая статья, к которой одновременно корреспондируют более двух счетов, причем один дебетуется и несколько счетов кредитуются или наоборот. Обработка документов заканчивается указанием корреспонденции счетов. В документах бухгалтерского оформления обычно не пишут полное наименование счетов, а указывают только их цифровые шифры. Это сокращенный объем работ и делает дальнейшие записи на счетах более удобными.

Все документы после обработки и использования для бухгалтерских записей хранятся в порядке, установленном нормативным актом о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйствующих субъектов (организаций).

Документы хранятся в специальных архивах - текущих и постоянных. В текущем активе, находящемся в помещении бухгалтерии, хранятся документы за текущий год, которыми часто пользуются работники бухгалтерии. В постоянном архиве, находящемся в специально оборудованном помещении, хранятся в хронологическом порядке и по видам документы, отчеты прошлых лет под ответственностью главного бухгалтера или лица, им на то уполномоченного.

Выдача дел из бухгалтерского (текущего) архива другим структурным частям данного предприятия производится только по разрешению главного бухгалтера. Срок хранения документов в бухгалтерском архиве, а также порядок передачи их по истечении этих сроков в общий ( постоянный) архив предприятия (субъекта) осуществляется действующими нормативными актами утвержденными в установленном порядке.

Контроль за исполнением документов

Контроль исполнения задания -- одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу -- это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме -- секретарь. В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что "Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов".

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

* фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

* проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

* корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела "Ход исполнения");

* напоминание исполнителям и руководителям подразделе-ний о наличии неисполненных документов и поручений;

* информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;

* внесение данных об исполнении документов;

* анализ состояния дел и уровня исполнительской дисципли-ны по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

С учетом того, что исполнительская дисциплина в нашей, стране пока еще не на должном уровне, все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа, должны быть поставлены на контроль. Для распорядительных документов, например, приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в распорядительном документе.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В приложении к "Государственной системе документационного обеспечения управления" дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме -- секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов -- это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков -- докладывает об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2--3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить могут обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Если при получении документа, либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле "Ход исполнения" регистрационной карточ-ки документа.

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки "Движение документа".

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Если право на. проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется только одним ответственным работником, секретарем-референтом или начальником канцелярии.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.

Формой контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации (фирмы). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).

Форма отчета по контролю

Такая таблица является основой для итогового контроля.

Подготовка дел к архивному хранению

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве -- обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным -- до 10 лет, временным -- свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.

2. Организация учетно-операционной работы и документооборота в учреждениях банков

2.1 Организация работы учетно-операционного отдела

Понятие учетно-операционной работы. Совокупность процессов, связанных с выполнением операционной работы и ведением бухгалтерского учета принято называть учетно-операционной работой, а работников выполняющих соответствующие функции учетно-операционным аппаратом.

Состав учетно-операционной работы. Операционная работа является базой бухгалтерского учета в банках, к ней относят: прием денежных документов от предприятий и проверка правильности их оформления; подготовка документов для их отражения в бухгалтерском учете; ведение карточек расчетных документов и карточек срочных обязательств; осуществление контроля за своевременностью платежей; операции по корреспондентским счетам, возникающим в связи с осуществлением расчетов между плательщиками и получателями денежных средств, счета которых ведутся разными банками.

Обязанности и ответственность главного бухгалтера

Ответственность главного бухгалтера. Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, обеспечивает соответствие осуществляемых операций законодательству РФ и указаниям ЦБ РФ. Обязанности главного бухгалтера. Главный бухгалтер осуществляет контроль за движением имущества и выполнением обязательств и обеспечивает: контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех операций, осуществляемых банком; оформление, открытие расчетного, текущего и прочих счетов клиентов; контроль исправлений в лицевых счетах; контроль в начислении процентов по счетам; распределение счетов бухгалтерского учета и обязанностей между ответственными исполнителями; составление бухгалтерской отчетности; осуществление экономического анализа финансовой деятельности банка. Помимо этого главный бухгалтер ежедневно обязан проверять: заключение кассовых операций; полноту оприходования денежных средств; сводку оборотов и баланс за день; правильность формирования и хранения денежно-расчетных документов.

В обязанность главного бухгалтера входит также разработка должностных инструкций для бухгалтерских работников с указанием закрепленных счетов и штампов; порядка ведения и регистрации операций в книгах, журналах или передачи обработанных сведений на ВЦ или на компьютерную систему (сектор ввода и обработки информации); прав и обязанностей. Главный бухгалтер разрабатывает документооборот, т.е. путь движения документов с момента поступления в банк или их выписки до сдачи в текущий архив (документы дня).

Подпись главного бухгалтера. Главный бухгалтер, руководитель банка, их заместители и начальники учетно-операционных отделов имеют право контрольной (первой) подписи без ограничения суммой операций на расчетно-денежных документах, подлежащих дополнительному контролю. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченных им должностных лиц денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства, оформленные документами, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению операций и предоставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников кредитной организации. На главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, непосредственно связанные с материальной ответственностью за денежные средства и ценные бумаги.

Обязанности ответственного исполнителя

Ответственные исполнители осуществляют расчетно-кассовое обслуживание клиентов, ведут расчетные, текущие счета. В течение операционного дня ответственный исполнитель производит перечисление денег в установленной очередности и в пределах остатка средств на расчетных и текущих счетах клиентов. С этой целью ведется операционный учет изменения остатков в пассивных счетах и поступления средств. Ответственные исполнители имеют право оформлять и подписывать расчетные документы, кроме того, в отдельных случаях им предоставляется право первой подписи для осуществления контроля над документами по операциям, выполняемым другими работниками. Образцы подписей передаются под расписку в кассу операционным и контролирующим работникам и прочим службам, где используются документы. Контрольные подписи ответственных исполнителей проставляются на расчетно-кассовых документах; при списании средств со счетов клиентов; при выдаче чековых книжек и акцептованных поручений; на документах по операциям без акцепта и документах кредитного отдела; по операциям на счетах вкладов граждан. Распределение счетов и операций между ответственными исполнителями регистрируется в специальной книге и оформляется подписями исполнителя и главного бухгалтера

Обязанности контролера

В крупных учреждениях банков для ускорения обработки информации и обеспечения дополнительного контроля над операциями создаются группы операционистов, в состав которых входит контролер. В его обязанности входит: руководство работой операционной группы; проверка правильности и достоверности подписи на именном чеке и расходном ордере; сверка паспортных данных получателя денежных средств с данными документов; подпись денежно-расчетных документов и выписки из лицевых счетов контрольной подписью; ведение кассовых журналов по расходу и последующая сверка итогов этих журналов с кассой; установление правильности сверки данных синтетического и аналитического учета.

Обязанности операциониста и оператора

В обязанности операциониста входит: прием расчетно-денежных документов по расчетным и текущим счетам клиентов; оприходование и оформление приходно-кассовых операций; прием денежных чеков, выдача клиенту контрольной марки принятого чека, проверка по именным чекам в установленном порядке личности получателя денег; выдача под расписку представителям клиентов платежных поручений, а также выписок из лицевых счетов, приложений к ним и других документов клиентов, акцептованных банку. В обязанности оператора входит: сверка документов синтетического и аналитического учета; подсчет мемориальных ордеров; подсчет процентных чисел по лицевым счетам и начисление процентов.

2.2 Аналитический и синтетический учет

Бухгалтерский учет в банках, как и во всем народном хозяйстве, подразделяется на аналитический и синтетический.

Синтетический учет содержит обобщенные показатели банковской деятельности в денежном выражении, а аналитический учет детализирует (поясняет) эти показатели.

Аналитический учет -- первичный вид учета. Это база синтетического учета. Все выполняемые банком функции находят отражение в бухгалтерском учете. Основным объектом бухгалтерского учета в банках являются собственные и привлеченные денежные средства, оборот которых выражается в расчетных, кассовых, кредитных, эмиссионных и других денежных операциях, совершаемых в банках. При ведении бухгалтерского учета в банках осуществляется контроль за совершением денежных операций, за сохранностью денег, целевым и эффективным их использованием в народном хозяйстве. Бухгалтерский учет позволяет определить размер кредитных вложений в народное хозяйство, объем безналичного и налично-денежного оборота, количественные изменения в денежном обращении. Данные бухгалтерского учета используются для анализа за состоянием отдельных операций, ревизионной и аудиторской работы, управления банковской деятельностью.

Основой построения бухгалтерского учета в банках является план счетов бухгалтерского учета, то есть единая система Балансовых и вне балансовых счетов синтетического учета, которые детализируются лицевыми счетами аналитического учета. План счетов бухгалтерского синтетического учета является одновременно номенклатурой баланса банков. Поэтому баланс -- основной документ синтетического бухгалтерского учета в банках.

Способы ведения бухучета могут быть различны в зависимости от вида применяемой вычислительной техники. Исходя из плана счетов и способа ведения бухучета, формируются материалы (формы) аналитического и синтетического учета.

В настоящее время в банках используется система аналитического и синтетического учета, основанная на новом плане счетов, введенном в 2004г. Однако действующая система возникла не на "пустом месте", ее основы были заложены в период государственной банковской системы, когда использовался другой план счетов, и применялась менее совершенная вычислительная техника. Поэтому целесообразно рассмотреть организацию аналитического и синтетического учета в двух аспектах: ранее сложившуюся и ныне действующую.

Сначала кратко остановимся на традиционной системе аналитического и синтетического учета, а затем рассмотрим действующий порядок. Исторически сложившаяся система аналитического учета включала в себя следующие основные материалы:

1. Лицевой счет.

2. Операционный журнал или сборный лицевой счет.

3. Документы, хранящиеся в картотеках.

Лицевые счета являлись основной формой аналитического учета. В них велся ежедневный детальный учет кредитных, расчетных, кассовых и других операций. Применялись различные формы (бланки) лицевых счетов в зависимости от степени механизации учета. Когда бухучет велся с применением клавишных вычислительных машин (КВМ), использовались стандартные бланки лицевых счетов, изготовленные типографским способом в централизованном порядке. Такие бланки состояли из двух частей: лицевого счета и выписки из лицевого счета, которая выдавалась клиенту. Позже, когда бухучет стал вестись на перфорационных машинах (ПВМ), а затем и на ЭВМ лицевые счета печатались на бумаге по форме бланка лицевого счета. Лицевой счет содержал определенные реквизиты, основными из которых были следующие:

· номер лицевого счета;

· дата операции;

· номер документа;

· номер корреспондирующего счета;

· вид операции;

· сумма оборота по дебету;

· сумма оборота по кредиту;

· умма остатка (входящего и исходящего).

Отдельные счета аналитического учета велись на сборных лицевых счетах или в операционных журналах с хронологической записью операций для обеспечения контроля за использованием денежных средств. В сборном лицевом счете напротив сумм, зачисленных на этот счет, проставлялась в дальнейшем дата списания этой суммы со счета.

В ряде случаев в качестве аналитического учета использовались хранящиеся в определенном порядке в картотеках документы. Такими документами были, например, авизо по счетам начальных и ответных межфилиальных оборотов, обязательства по краткосрочным и долгосрочным ссудам, документы по расчетным операциям и др.

Исторически сложившаяся система синтетического учета включала в себя следующие основные материалы:

1. Бухгалтерский и кассовые журналы.

2. Сводные карточки.

3. Бухгалтерский баланс.

4. Проверочные и оборотные ведомости.

Бухгалтерский журнал предназначен для регистрации всех операций за день, проведенных банком. В нем отражались обороты каждой операции по дебету и кредиту, выводились итоги по балансовым счетам и общие итоги по журналу в целом. При этом общий итог журнала по дебету должен равняться итогу по кредиту. Бухгалтерский журнал использовался для контроля за полнотой отражения банковских операций в бухучете.

Кассовые журналы содержат записи документов по приходу и расходу кассы. По окончании операционного дня подсчитываются итоги по кассовым журналам, которые сверяются с данными прихода и расхода оборотной кассы банка. Данные кассовых журналов переносились в бухгалтерский журнал.

Сводные карточки открывались по балансовым счетам первого порядка. В сводные карточки ежедневно записывались обороты по дебету, кредиту и остатки на следующий день, подсчитанные по лицевым счетам аналитического учета. Обороты дебета и кредита в сводных карточках сверялись с данными бухгалтерского журнала, а сумма остатков проверялась путем сальдирования остатка на начало дня с оборотами за текущий день.

Ежедневный бухгалтерский баланс составлялся по данным сводных карточек. Для этого сводные карточки подбирались по номерам балансовых счетов в возрастающем порядке и на листе бумаги печатались в отдельных колонках для актива и пассива номера счетов и суммы остатков. Правильность составления баланса подтверждается равенством итогов сумм актива и пассива. В сводных карточках подсчитывались итоги оборотов за месяц, которые использовались для составления месячной оборотной ведомости. По сводным карточкам велся подсчет итогов оборотов с начала года. Обороты за год учитывались при составлении годовой оборотной ведомости. В проверочных ведомостях, составляемых на ПВМ, печатались итоги оборотов по каждому действовавшему в течение дня лицевому счету и остатки по всем лицевым счетам, а также итоги оборотов и остатков по балансовым счетам и по ведомости. По данным проверочных ведомостей заполнялись сводные карточки.

Рассмотренные традиционные формы синтетического учета начали трансформироваться ещё до введения нового плана счетов. В связи с совершенствованием автоматизации учета и использованием ЭВМ ряд материалов синтетического учета перестал применяться: отпала необходимость в ведении сводных карточек и в составлении отдельного бухгалтерского журнала. Бухгалтерский баланс стал составляться на основе лицевых счетов в виде сводки оборотов и остатков, где в отдельных колонках показывались номера балансовых счетов, обороты по дебету, кредиту и остатки актива, пассива. Таким образом, сводка оборотов и остатков совместила в себе бухгалтерский журнал и бухгалтерский баланс. Ведение синтетического учета было упрощено.

Принципиальные изменения организация аналитического и синтетического учета получила после введения нового плана счетов, в основу которого были положены международные стандарты бухгалтерского учета. Так сформировалась ныне действующая система аналитического и синтетического учета, основанная на мировой практике бухгалтерского учета и международной терминологии. В мировой практике бухгалтерского учета и в международных стандартах учета вместо синтетического учета применяются так называемые Главные книги, а вместо аналитического учета применяются вспомогательные книги. В данном случае книгой называется группа счетов. Главная книга -- это группа счетов, которые показываются в банковских финансовых отчетах (балансовый отчет, отчет о доходах и расходах и т.п.). Счета в Главной книге отражают общую информацию, но не обеспечивают детальной информацией. Первичные бухгалтерские операции отражаются в так называемой вспомогательной книге, в которой группа счетов обеспечивается детальной информацией, а в Главной книге отражаются суммарные данные по балансовым счетам первого порядка. Счета Главной книги по отношению к счетам вспомогательной книги являются как бы контрольными счетами. Итоговые суммы во вспомогательных книгах должны согласовываться с балансом их контрольных итогов в Главной книге в конце каждого дня, а также в конце месяца по состоянию на первое число нового месяца. Данные контрольных счетов Главной книги сравниваются с итоговой суммой соответствующих счетов вспомогательной книги, при отсутствии ошибок в первоначальных записях, суммы должны быть равны. По операциям в иностранной валюте Главные и вспомогательные книги ведутся отдельно по каждому виду валюты.

Порядок нумерации лицевых счетов

1. В соответствии со статьей 4 Федерального закона "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (Собрание законодательства

Российской Федерации, 2002, N 28, ст. 2790) настоящим Указанием Банк России устанавливает, что нумерация лицевых счетов, открываемых на балансовых счетах N 40403 "Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" и N 40404 "Территориальные фонды обязательного медицинского страхования", осуществляется в следующей последовательности (разряды слева направо):

 1 - 3 разряды - номер балансового счета первого порядка (N 404);

4 - 5 разряды - номер балансового счета второго порядка (N N 03,

04);

6 - 8 разряды - код валюты, проставляемый в соответствии с действующими общероссийским классификатором валют и классификатором валют по межправительственным соглашениям, используемых в банковской системе Российской Федерации. Для целей бухгалтерского учета и осуществления расчетов на территории Российской Федерации по счетам в валюте Российской Федерации используется код валюты российского рубля

- 810;

9 разряд - защитный ключ ("К");

10 - 13 разряды - номер филиала (отделения, структурного подразделения);

14 разряд - резервный разряд, который используется при ведении отдельных операций по указаниям Банка России;

15 - 16 разряды - признак лицевого счета (01, 02, 03 и другие, при необходимости) в соответствии с указаниями Банка России, устанавливающими порядок учета средств на счетах фондов обязательного медицинского страхования;

17 - 20 разряды - порядковый номер по книге регистрации лицевых счетов.

Проверка регистров аналитического и синтетического учета и порядок исправления ошибочных записей

Применение того или иного способа зависит от характера ошибки и времени ее обнаружения.

Наиболее простым является корректурный способ исправления ошибочных записей. Он применяется в тех случаях, когда ошибочная запись в учетном регистре обнаружена до составления баланса и сама ошибка допущена только в регистре.

В таком случае исправление ошибки производится тем же способом, как и в документах, то есть путем зачеркивания тонкой чертой ошибочного текста или суммы и надписи правильного текста (суммы) над зачеркнутым. Исправление ошибочной записи в регистре корректурным способом, что и в документе, оговаривается на полях регистра (по возможности на той же строчке) и подписывается главным бухгалтером. Другой способ исправления ошибок в учетных регистрах называется дополнительной проводкой.Этот способ исправления ошибки применяется независимо от времени ее обнаружения - до или после составления баланса - во всех случаях, когда в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но сумма операции приуменьшена. Такая проводка записывается по счетам синтетического и аналитического учета на общих основаниях с другими проводками. Третий способ исправления ошибок называется "красное сторно". Способ красного сторно основан на применении в бухгалтерском учете отрицательных чисел и заключается он в следующем. Если при проверке записей в учетных регистрах будет обнаружена ошибка в корреспонденции счетов, допущенная как в самой проводке, так и в записях на счетах, то составляется новая проводка, в которой красными чернилами полностью повторяется текст ранее составленной ошибочной проводки. Эта проводка на общих основаниях с другими записывается в регистрах синтетического и аналитического учета, причем все записи в регистрах, как и в проводке, делаются только красными чернилами. Затем составляется обычными чернилами новая проводка, но уже справильной корреспонденцией счетов. Эта проводка, как и в других случаях, записывается в соответствующие регистры синтетического и аналитического учета. При подсчете оборотов в регистрах синтетического и аналитического учета все суммы, написанные красными чернилами, не складываются, а наоборот, вычитаются. Таким образом, числа, написанные красными чернилами, считаются подлежащими вычитанию. Так как они повторяют ранее написанные положительные числа, то тем самым достигается их исключение из общего итога оборотов, что и погашает неправильную запись. Записи, сделанные на основании последней - правильной проводки, покажут действительную величину оборотов, подлежащих отражению на соответствующих счетах синтетического и аналитического учета.

Закрытие счетов

Основанием для закрытия счета клиента является расторжение (прекращение) договора банковского счета. В соответствии с законодательством договор банковского счета может быть расторгнут (прекращен): * по соглашению сторон; * в одностороннем внесудебном порядке по инициативе клиента или по инициативе банка; * на основании вступившего в законную силу соответствующего решения суда; * по иным основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации.

По инициативе банка договор банковского счета может быть расторгнут судом в случаях отсутствия в течение 1 (одного) года операций по счету, если иное не предусмотрено договором банковского счета, а также в иных случаях, установленных законодательством Российской Федерации. При отсутствии в течение 2 (двух) лет денежных средств на счете клиента и операций по этому счету банк вправе отказаться от исполнения договора банковского счета и расторгнуть договор банковского счета в одностороннем порядке по истечении 2 (двух) месяцев со дня направления банком клиенту соответствующего уведомления, если на счет клиента в течение этих 2 (двух) месяцев не поступили денежные средства.

По инициативе клиента договор банковского счета может быть расторгнут в любое время на основании его письменного заявления на закрытие счета. Наличие неоплаченных расчетных документов по счету клиента не ограничивает возможность закрытия счета по инициативе клиента. При наличии решений о приостановлении операций по счету в установленных законодательством Российской Федерации случаях: * в случае отсутствия денежных средств на счете договор банковского счета расторгается и счет закрывается. При этом до отмены решения налогового органа о приостановлении операций по счету новый счет клиенту не может быть открыт. * в случае наличия денежных средств на счете возможны варианты: - либо договор банковского счета не расторгается и счет не закрывается до момента отмены решения о приостановлении операций по счету и не позднее рабочего дня, следующего за днем списания денежных средств со счета. - либо, договор банковского счета расторгается, но счет не закрывается до момента отмены решения о приостановлении операций по счету и не позднее рабочего дня, следующего за днем списания денежных средств со счета, при этом расчетные документы для проведения операций по данному счету до его закрытия не принимаются (возвращаются отправителям). Аналогично при наложении в установленных законодательством Российской Федерации случаях ареста на денежные средства, находящиеся на счете.