Успешная деятельность организации в достижении поставленных целей и задач во многом зависит от внешнего окружения. Так, например, на производственном предприятии всегда возникает ряд вопросов, относящихся к внешней среде: каковы источники сырья, материалов, энергии? Имеются ли соответствующие специалисты? У кого приобрести машины, механизмы, инструменты? И так далее. Внешняя среда может воздействовать или прямо и непосредственно, или скрыто, косвенным образом.

Среда прямого воздействия включает: государственные организации, регулирующие хозяйственную деятельность (налоговая инспекция, разрешительная система, таможенная служба, правоохранительные органы, государственное страхование и др.); потребителей, чьи интересы защищает общество охраны прав потребителя, соответствующий спрос на рынке; конкурентов с их стремлением завоевать потребителя при помощи лучшего качества, сервиса или более приемлемой цены; поставщиков сырья, материалов, энергии, полуфабрикатов, комплектующих изделий и др. Менеджеру в своей работе необходимо все знать и учитывать.

Среда косвенного воздействия включает факторы, которые влияют на предприятие не прямо и немедленно, а опосредованно, через сложную систему экономической конъюнктуры, достижения технического прогресса, социально-политические и культурные изменения, микрохозяйственные связи, отношения и др. Данные факторы проявляются не все сразу и не с одинаковой силой. [11. c.56 - 67]

Учет воздействия внешней среды требует от менеджеров знания, как быстро могут проявлять себя факторы внутренней и внешней среды, ведь в современных условиях их влияние может стремительно возрастать. Однако скорость воздействия факторов внешнего окружения неодинакова для различных организаций. Особенно остро влияет на деятельность предприятия неопределенность ситуации. Так, например, события в сфере финансов государства могут разворачиваться настолько быстро и непредсказуемо, что организация оказывается в крайне затруднительном положении, граничащем с невосполнимым ущербом их для ее работы. Здесь необходима точная и достоверная информация о готовящихся или назревающих изменениях внешних условий. [6. c.27 - 42] Исследование признаков организации, ее внутренних переменных и взаимосвязи с внешним окружением показывает, что предприятия после их возникновения живут по определенным законам и закономерностям. Ряд из них носит объективный характер и обеспечивает жизнедеятельность всех без исключения организаций. Воздействия внешнего мира удобно классифицировать по шести аспектам внешней среды (включая и природную среду, представленную такими явлениями, как погода).

1. Политическая и правовая среда. Все организации вынуждены существовать в той конкретной политической и правовой системе, в которой они функционируют. В стране политика может быть национальной или местной, причем и та, и другая оказывает значительное влияние на благосостояние организации. Политическая среда важна не только в области торговли и бизнеса, но и в других аспектах.

Всем организациям приходится жить в активной и изменяющейся политической среде и осознавать; что их возможные действия могут стать объектом определенных политических действий. Некоторыми организациями владеют и управляют политические группы. Все признают, что успех или неудачи в деятельности таких организаций зависят от того, насколько успешно они выполняют политические решения и предвидят изменения в политике. В этом смысле все высокопоставленные чиновники центрального и местного аппаратов власти должны быть талантливыми менеджерами.

2. Экономическая среда. Вероятно, нет такой организации, на которую не воздействовала бы экономическая среда. Опять же, состояние экономики постоянно меняется, и добивается успеха та организация, которая быстрее определяет тенденции к росту или спаду и быстрее принимает и воплощает соответствующие решения, а также организация, имеющая достаточную гибкость для того, чтобы приспособиться к новой экономической ситуации. Экономическая среда имеет много аспектов, и вот основные из тех аспектов, что воздействуют на деятельность организаций:

Процветание рынка. Если мы под словом "рынок" в широком смысле будем понимать всех возможных заказчиков и клиентов, пользующихся товарными и услугами организации, тогда будет ясно, что заказчики и клиенты очень стеснённо себя чувствуют и экономят каждую копейку, когда дело у них идет неважно. Это относятся практически ко всем организациям, продающим товары и услуги, но некоторые особенно чувствительны к подъёмам и спадам экономики. Особенно подвержены влиянию со стороны макроэкономической ситуации фирмы автомобильного бизнеса, ведь объём продаж новых машин резко падает в трудные времена, а проблема автомобильных дилеров (оптовых торговцев) состоит в том, что они закупают машины у производителя исходя из своих планов продажи, если клиенты не придут в автомобильные салоны и не купят машину, дилер останется с кучей новых машин, нехваткой средств в банке и проблемой выплаты зарплаты сотрудникам в следующем месяце. [13. c.87 - 99]

Инфляция известна всем как увеличение цены товаров и услуг. Во время инфляции все организации обнаруживают, что должны платить за потребляемые ими товары и услуги все больше и больше. Повышается стоимость сырья, растут размеры жалований, цены за электричество, бензин и т.д. В течение определённого времени организации могут преодолеть, эти трудности путём увеличения цен на свою продукцию, в целях компенсации. Некоторые фирмы пытаются предвидеть повышение цен на потребляемые ими товары, чтобы закупить их в большом количестве. Самое трудное - угадать, какие виды товаров подорожают и когда.

Курсы обмена валют. Организации, производящие закупку в зарубежных стран, продающие что-либо за границу или базирующие в нескольких странах, постоянно следят за курсами обмена валют, так как они могут потерять массу денег, если будут держать много "мягкой" валюты в период падения курса. Кроме того, закупка товара из-за границы в неблагоприятный момент значительно урезает прибыль, а продажа за границу в неблагоприятный момент дает меньше дохода.

Процентные ставки. Ставки процентов - это плата за пользование ссудой и вознаграждение за ее предоставление. В наше время найдётся мало организаций, обходящихся без того, чтобы хотя бы время от времени не занимать у кого-нибудь деньги. Заём денег даёт определённые преимущества (но и влечет за собой риск), но самое важное - занять деньги вовремя.

3. Техническая среда. Изменения в технической среде за последние тридцать лет огромны, особенно в таких областях, как химическая и фармацевтическая промышленность и электроника. При этом не важно, убыстряется ли НТР или нет. Важно то, что действительно на лицо масса технических новинок, изменяющих нашу жизнь, и организации должны принять во внимание возможность технического процесса по трем направлениям. Во-первых, есть опасность того, что конкуренты могут за счет использования новейших технологий внедриться на ваш рынок сбыта и начать отвоевывать его у вас. Еще хуже опасность появления совершенно нового вида товаров, производимых конкурентом из другой области бизнеса. Например, новые модели электромобилей разрабатывают и автомобилестроители, и производители аккумуляторов. Во-вторых, организации должны знать все достижения технического прогресса в областях, касающихся их продукции, с целью их возможного внедрения у себя. В-третьих, все организации пользуются оборудованием, даже если это просто обычное офисное оборудование - пишущие машинки, фотокопировальные аппараты, телефоны и т.п. Всё используемое организациями оборудование быстро устаревает в моральном отношении по сравнению с новейшими образцами [7. c.36 - 51]

эффективность резерв внешняя среда

4. Конкуренция. Возможно, наиболее известный элемент среды, в которой функционируют коммерческие компании, это конкуренции. "Изучай противника" - эта старая военная премудрость относится и к сфере бизнеса, потому что конкурирующие фирмы стремятся вытеснить друг друга с рынка, и считают своей победой достижение такой цели. Даже внутри организации может быть конкуренция. Зачастую для коммерческой фирмы первой задачей является определить, кто ее конкурент. Работа менеджеров по маркетингу состоит в изучении рынка сбыта товаров, причем установить нужно не просто теоретически конкурирующие с ней товары, а (что важнее) реально конкурирующие товары. Реальным конкурентом считается товар, который может или заменить ваш или проиграть соревнование. Если чай рассматривать как напиток, освежающий вас утром, тогда его очевидными конкурентами будут кофе, молоко и фруктовый сок. Джин и бренди в данном контексте не являются реальными конкурентами. Каждый товар как бы стремится отнять клиентов у другого, и если какой-нибудь товар не сумеет занять свою конкретную нишу на рынке, имея свою собственную клиентуру, тогда рано или поздно он исчезнет.

Такого рода рассуждение применимо ко всем коммерческим фирмам, то есть к фирмам, производящим не только товары, но и услуги. Магазины, гостиницы, автотранспортные фирмы, рекламные агентства и другие компании должны решать проблемы конкуренции. Поэтому коммерческие фирмы тратят массу времени и сил на выяснение ситуации с конкурентами, они проводят исследования рынка, его разведку и анализ бизнеса. Нетрудно установить какие-либо данные о своих нынешних конкурентах и их товарах, гораздо сложнее навести справки о своих будущих конкурентах, например, о тех_, которые составят вам конкуренцию в следующем году - скажем, о фирме, которая пока не функционирует на вашем рынке, но рассматривает его как возможное новое поле деятельности. В течение последних двадцати пяти - тридцати лет японские фирмы осуществили массовый прорыв на мировые рынки, и во многих случаях их продукция была неожиданностью: наиболее известными примерами здесь являются мотоциклы, часы и автомобили.

5. Социальная среда. Социальная среда организации может меняться так же, как и другие виды внешней среды. Зачастую эти изменения не так очевидны, как, например, технические нововведения, поэтому их труднее определить заранее, до того времени, когда они заявят о себе. Явным социальным изменением является постепенное, продолжавшееся неуклонно год за годом снижение числа посетителей кинотеатров. Другим примером является курение табака - оно стало менее приемлемым в социальном плане и постепенно теряет свою популярность. Фактически против табачной продукции настроена значительная часть общества, и это привело к определенным политическим акциям, например, к запрету рекламы сигарет на телевидении. Очень часто такое преобладающее общественное мнение, представляющее меняющиеся общественные ценности, невозможно преодолеть после того, как она набрало силу. Если организация вовремя не уловит социальную тенденцию или попытается с ней бороться, рано или поздно она проиграет. Табачные компании осознали тенденции общественного мнения и заранее разработали программы вложения капитала в другие отрасли, производящие более приемлемые для общественного сознания товары. Например, фирма "Империал Тобакко Компани" сделала крупные капиталовложения в пищевую промышленность еще до того, как ее купил Хансон. Примерами выигрывающих от сокращения рабочей недели организаций являются отрасли бизнеса, связанные с досугом, т.е. фирмы и клубы, обслуживающие людей не полный рабочий день - это может быть всё что угодно от спортивных организаций до лотереи, казино и дискотек. С другой стороны, организации, у которых трудовые затраты являются значительной частью общих затрат, скорее всего, решат, что сокращение рабочей недели (при том же уровне зарплат) означает повышение цен на продукцию. Так что выбранные вами примеры проигрывающих организаций, очевидно, относятся к фирмам с высокими трудозатратами или к государственным учреждениям. Результатом сокращения в них рабочей недели станет повышение цен и налогов для обычных людей. [6. c.34 - 45]

6. Природная окружающая среда. Одним из важнейших факторов природной окружающей среды является погода, как мы уже видели. Она явно имеет огромное значение для сельского хозяйства, строительства и крикета, а также для производителей мороженого и прохладительных напитков. Эти производители давно заметили, что с повышением температуры воздуха объем сбыта их продукции увеличивается, а с понижением температуры уменьшается. Вы когда-нибудь слышали, как говорят бизнесмены: "Мы не добились ожидаемых результатов из-за неблагоприятной зимней (весенней, летней) погоды"? Это самое типичное, понятное и убедительное оправдание плохой работы. На самом деле оно означает. "Мы не приняли во внимание, что погода может нам помешать". Просто поразительно, какое огромное число людей и организаций в Великобритании удивляется снегопаду в январе и оказывается неподготовленным к такому событию. Еще одно важнейшее воздействие климата его влияние на урожаи, здесь показателен пример кофейных плантаций в Бразилии. В Бразилия иногда бывает мороз в гористой местности, и если мороз сильный, урожай кофе значительно снижается. Так что европейская компания, перерабатывающая бразильский кофе, может оказаться в трудном положения, если вовремя не закупит достаточное количество кофе по подходящей цене. Такие фирмы должны постоянно следить за обстановкой, чтобы предвидеть подобные события. Еще одним фактором природной среды является население и его структура - не вообще, а конкретно в районе функционирования организации. Попросту говоря, если ожидается увеличение числа молодых - строй школы, а если будет значительно больше стариков - строй больницы.

Наведение порядка во внешней среде организаций в нашей стране потребует как минимум: совершенствования правовой базы; реформирования налогообложения; защиты субъектов бизнеса от преступных посягательств; устранения административных барьеров; улучшения условий сбыта; содействия кооперации малого и крупного предпринимательства.

Правовую базу ставят на первое место потому, что она определяет едва ли не все аспекты деятельности организаций. Законодательные и нормативные акты, во-первых, устанавливают рамки легального бизнеса, границы дозволенного, во-вторых, регламентируют права и обязанности организаций перед наемными работниками, партнерами, потребителями, бюджетами разных уровней, в-третьих, формируют систему экономических и других стимулов и, в-четвертых, должны устанавливать меры защиты предпринимателей от незаконных действий органов власти и криминального мира. Серьезной помехой для развития предпринимательства в России остается и то, что законы не являются актами прямого действия. Для их реализации органами исполнительной власти разрабатывается множество подзаконных актов (инструкций, приказов, писем, указаний), которые систематически изменяются, уточняются, дополняются, поэтому предпринимателям, особенно начинающим, трудно в них разобраться и на практике руководствоваться ими. Между тем законы должны давать исчерпывающие и четкие ответы на все вопросы, связанные с деятельностью фирмы, начиная с регистрации субъектов предпринимательства, лицензирования предмета их деятельности и кончая процедурами банкротства и ликвидации. [15. c.134 - 163]

Особенно тщательной отработки требует налоговое законодательство. Налоговый кодекс должен состоять из норм прямого действия, не требующих выпуска дополнительных инструктивных и методических документов и не допускающих произвольного толкования закона. Следовало бы запретить практику постоянного пересмотра налогового законодательства в течение финансового года. Вводить новые налоги, а также новые ставки действующих налогов целесообразно не ранее чем через полгода после принятия соответствующего федерального закона (желательно, с начала финансового года). Толкование налогового законодательства и определение порядка его применения должно стать исключительной прерогативой Федерального собрания РФ, Финансовые и налоговые службы вкупе с другими органами исполнительной власти надлежит лишить такого права. Кроме того, в российском налоговом законодательстве не фигурируют некоторые широко принятые за рубежом льготы, нацеленные на поощрение малого бизнеса. Речь идет о таких формах преференциального налогообложения, как использование ставок, зависящих от размера налогооблагаемой базы, и конструирование налогооблагаемого минимума прибыли (дохода) [9. c. 201 - 205]

В области сбыта главным направлением поддержки является обеспечение малых фирм госзаказами. Установление обязательной квоты на размещение госзаказов (не менее 15% от общего объема) даст им гарантии реализации товаров и услуг, позволит оптимально планировать производственную и финансовую деятельность. Кроме того, интересы малого предпринимательства, как, впрочем, и всех отечественных производителей, требуют осуществления комплекса протекционистских и антимонопольных мер.

Внешнеэкономическая политика должна строиться на разумном балансе открытости российских рынков для иностранных товаров и защиты отечественных производителей. Антимонопольные меры должны учитывать уровень концентрации товарных рынков. Так, применительно к рынкам с развитой конкуренцией можно ограничиться отслеживанием динамики концентрации производства и положения лидирующих хозяйственных объектов. Олигополистические рынки требуют сверх того антимонопольного контроля за акционированием, приватизацией и лицензированием. Для монополизированных рынков необходимо разрабатывать отраслевые и региональные программы демонополизации, контролировать поведение предприятий-монополистов, предупреждать создание новых монополистических объединений, снижать барьеры, перекрывающие доступ на рынок, пресекать недобросовестную конкуренцию.

Механизм, позволяющий сочетать интересы государства и субъектов предпринимательства, при рассмотрении заявок на кредиты наиболее четко отработан в Москве. Здесь финансирование предпринимательских проектов осуществляется в зависимости от их значимости для нужд городского хозяйства и социальной сферы путем выдачи кредитов, субсидий, дотаций. Предоставления кредитно-финансовым организациям гарантий Московского фонда поддержки малого предпринимательства на всю сумму кредита или часть; совместного с кредитно-финансовой организацией финансирования; полной или частичной компенсации кредитно-финансовым организациям недополученной прибыли при кредитовании субъектов малого бизнеса по сниженной процентной ставке; передача оборудования и технологий в долгосрочную аренду с правом выкупа через Московскую лизинговую компанию; страхование кредитов, предоставляемых коммерческими финансовыми структурами.

Таким образом, для того чтобы система государственной поддержки соответствовала серьезности и масштабности стоящих перед ней задач, необходимо сориентировать ее на качественно иные концептуально-программные, организационные и функциональные параметры.

На региональном уровне в организационном аспекте на первый план выходит развитие сети субфедеральных финансовых институтов поддержки: инвестиционных компаний и финансовых институтов; ипотечных банков малого бизнеса; обществ взаимного кредитования; центров поддержки (бизнес-инкубаторов). Средства для укрепления финансовой базы регионального уровня государственной поддержки малого предпринимательства можно почерпнуть из четырех источников: Федерального фонда поддержки малого предпринимательства; региональных бюджетов; доходов региональных фондов поддержки малого предпринимательства от кредитования, выпуска и размещения ценных бумаг; зарубежных фондов. Местный уровень системы государственной поддержки предпринимательства практически еще не создан нигде, за исключением разве что Москвы и Санкт-Петербурга.

1.3 Методы анализа в системе управления производственной деятельностью предприятия