Размещено на http://www.allbest.ru/

• СОДЕРЖАНИЕ
• ВВЕДЕНИЕ
• 1 ХАРАКТЕРИСТИКА, СТРУКТУРА И ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ ПО ГУБАХИНСКОМУ И ГРЕМЯЧИНСКОМУ МУНИЦИПАЛЬНЫМ РАЙОНАМ
• 1.1 Общая характеристика территориального управления Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам
• 1.2 Организационная структура территориального управления Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам
• 1.3 Направления деятельности территориального управления Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам
• 2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ПРАВООТНОШЕНИЙ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОМ УПРАВЛЕНИИ МИНИСТЕРСТВА СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ ПО ГУБАХИНСКОМУ И ГРЕМЯЧИНСКОМУ МУНИЦИПАЛЬНЫМ РАЙОНАМ
• 2.1 Нормативная база прохождения государственной службы в управлении Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам
• 2.2 Документирование трудовых правоотношений в территориальном управлении Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам
• 2.3 Формирование личного дела госслужащего
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
• ПРИЛОЖЕНИЕ А
• ПРИЛОЖЕНИЕ Б

ВВЕДЕНИЕ

Любая трудовая деятельность начинается с приема на работу. Для государственных гражданских служащих особенно важно, чтобы уже на этом этапе были соблюдены все существующие правила и нормы законодательства. Только при этом условии дальнейшая деятельность будет правомочной.

Целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей. Основными задачами трудового законодательства являются создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений по: организации труда и управлению трудом; трудоустройству у данного работодателя; профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников непосредственно у данного работодателя; социальному партнерству, ведению коллективных переговоров, заключению коллективных договоров и соглашений; участию работников и профессиональных союзов в установлении условий труда и применении трудового законодательства в предусмотренных законом случаях; материальной ответственности работодателей и работников в сфере труда; надзору и контролю (в том числе профсоюзному контролю) за соблюдением трудового законодательства (включая законодательство об охране труда); разрешению трудовых споров.

Объектом исследования является документационное обеспечение в сфере государственной службы в Российской Федерации.

Предмет исследования является документационное обеспечение в территориальном управлении Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам.

Целью данной работы является рассмотрение процесса документирования трудовых отношений и формирование личных дел в государственном учреждении на примере территориального управления Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам.

Достижение указанных целей предполагает постановку и решение следующих задач:

- рассмотреть общую характеристику, организационную структуру и направления деятельности территориального управления Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам

- изучить особенности правового регулирования государственной службы в территориальном управлении Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам;

- изучить документирование трудовых правоотношений в территориальном управлении Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам;

- рассмотреть формирование личного дела госслужащего.

1. ХАРАКТЕРИСТИКА, СТРУКТУРА И ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ ПО ГУБАХИНСКОМУ И ГРЕМЯЧИНСКОМУ МУНИЦИПАЛЬНЫМ РАЙОНАМ

1.1 Общая характеристика территориального управления Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам

трудовой личный государственный документирование

Территориальное управление Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам (далее - Управление) (сокращенное наименование ТУ Минсоцразвития края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам) является территориальным органом исполнительного органа государственной власти Пермского края - Министерства социального развития Пермского края (далее - Министерство) по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам и входит в единую систему предоставления гарантий социальной защиты края.

Управление реорганизовано в форме слияния территориального управления Министерства по Губахинскому муниципальному району и территориального управления Министерства по Гремячинскому муниципальному району во вновь созданное территориальное управление Министерства «Территориальное управление Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам» в соответствии с приказом Министерства социального развития Пермского края от 5 февраля 2009 года № СЭД-33-01-01-23 «О реорганизации территориальных управлений Министерства социального развития Пермского края» [14].

Управление находится в непосредственном подчинении Министерства и ему подконтрольно и подотчетно и обладает правами юридического лица, имеет бланки и печать со своим наименованием, самостоятельно выступает в качестве истца и ответчика в судах в пределах своей компетенции.

Управление имеет самостоятельный баланс, счета, открываемые в соответствии с действующим законодательством.

По своей организационно-правовой форме учреждение является государственным бюджетным учреждением.

Юридический адрес учреждения:618250, Пермский край, г. Губаха, пр. Ленина, д. 36.

В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации [1], федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и федеральным органом государственной власти, уставом и законами Пермского края, Коми-Пермяцкого автономного округа, актами Правительства края и приказами министерства, а также Положением «О территориальном управлении Министерства социального развития пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам» от 05.02.2009 № СЭД-33-01-01-2 [15].

Также руководствуется Федеральным законом от 10.12.1995 №195-ФЗ «Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации» (в ред. от 23.07.2008), устанавливающий основные законодательные нормы социального обслуживания и способствующие развитию социальной работы. В Федеральном законе «Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации» и в ст. 1 подчеркивается, что «социальное обслуживание представляет собой деятельность социальных служб по социальной поддержки, оказание социально-бытовых услуг и материальной помощи, проведение социальной адаптации и реабилитации граждан, находящихся в трудной жизненной ситуации» [3].

1.2 Организационная структура территориального управления Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам

Управление возглавляет начальник Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности министром социального развития Пермского края.

Начальник несет ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и осуществление Управлением своих полномочий.

Первый заместитель, заместитель начальника Управления назначаются на должность и освобождаются от должности министром социального развития Пермского края в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе.

Первый заместитель начальника Управления замещает начальника Управления в период его временного отсутствия.

Структурные подразделения Управления в своей деятельности руководствуется порядком и условиями предоставления социального обслуживания, предусмотренными нормативными правовыми актами Пермского края.

Основными направлениями деятельности всех структурных подразделений Управления являются:

- выявление, учет и определение индивидуальной нуждаемости в гарантированных социальных услугах, оказываемых структурным подразделением Управления, лицам, находящимся в сложной жизненной ситуации;

- содействие в активизации у лиц, обслуживаемых Управлением, возможностей самореализацией своих потребностей;

- осуществление принципа преемственности в представлении различных форм и видов социальной помощи;

- обеспечение установленных действующим законодательством, принципов социального обслуживания, прав и преимуществ клиентов в получении гарантированных социальных услуг.

Каждое структурное подразделение Управления возглавляет руководитель подразделения, назначаемый начальником Управления.

Контроль за деятельностью структурных подразделений учреждения осуществляется начальником Управления, руководителями соответствующих структурных подразделений.

Структура Управления показана на рисунке 1.

Рисунок 1 Структура территориального управления Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам

1.3 Направления деятельности территориального управления Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам

Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, исполнительными органами государственной власти Пермского края, иных субъектов Российской Федерации и их территориальными органами, а также органами местного самоуправления, организациями независимо от их организационно - правовой формы и формы собственности, общественными объединениями и гражданами.

Целью деятельности Управления является проведение на подведомственной территории государственной политики и осуществление государственного управления в сфере предоставления гарантий социальной защиты отдельным категориям населения по вопросам социальной поддержки, социального обслуживания и социальной помощи в пределах своих полномочий, установленных краевым законодательством.

Направления деятельности учреждения:

- социальная поддержка детей, женщин и семьи;

- социальная реабилитация и адаптация детей с ограниченными возможностями;

- опека и попечительство в отношении несовершеннолетних;

- социальная поддержка ветеранов и пожилых людей;

- социальное обслуживание граждан пожилого возраста и инвалидов;

- социальная защита и реабилитация инвалидов;

- социальная защита граждан, пострадавших от радиации;

- социальная защита граждан, подвергшихся политическим репрессиям;

- оказание адресной социальной помощи.

Категории населения, которым предоставляются социальные услуги:

- семьи погибших (умерших) военнослужащих;

- участники ВОВ, инвалиды ВОВ, реабилитированные лица;

- жители блокадного Ленинграда, труженики тыла;

- инвалиды всех групп, семьи с детьми-инвалидами;

- ветераны труда, ветераны военной службы;

- многодетные семьи;

- опекуны, попечители, приемные родители, усыновители;

- почетные доноры.

Управление состоит из следующих отделов:

- отдел назначения и выплаты субсидий;

- отдел назначения и выплаты пособий;

- отдел по работе с гражданами пожилого возраста и инвалидами;

- отдел опеки и попечительства;

- финансово-экономический отдел;

- отдел социально-психологического сопровождения;

Управление является государственным органом, который представляет собой учрежденное в системе государственной администрации структурное организационно-правовое образование, имеющее специальные цели и задачи, а также наделенное в нормативном порядке функциями, задачами и специальной компетенцией. Каждый государственный орган имеет свои структурные особенности.

Таким образом, государственная служба осуществляется только в таких организациях, которые называются государственными органами, реализующими функции государственных органов. По действующему законодательству государственной службой считается исполнение государственным служащим своих полномочий и должностных обязанностей при условии, что он занимает должность только в государственных органах и иных организациях с государственно-властными полномочиями (исключая учреждения, предприятия, объединения и т. д.).

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ПРАВООТНОШЕНИЙ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОМ УПРАВЛЕНИИ МИНИСТЕРСТВА СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ ПО ГУБАХИНСКОМУ И ГРЕМЯЧИНСКОМУ МУНИЦИПАЛЬНЫМ РАЙОНАМ

2.1 Нормативная база прохождения государственной службы в управлении Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам

Правовое положение государственных гражданских служащих определяется Федеральным законом от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" (в ред. от 02.07.2013) [4] и Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (в ред. от 07.05.2013) [5], а также указами Президента РФ.

В развитие Закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации" выходят Указы Президента РФ: Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 110 "О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации"(в ред. от 19.03.2013) [7]; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 111 "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценке их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)"[8]; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации"[9]; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 113 "О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим" (в ред. от 30.09.2013) [10]; Указ Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г. N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации"[11]; Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (в ред. 23.10.2008) [12].

В них детализируются не только порядок оформления поступления на государственную гражданскую службу, но и ее прохождение: аттестация, сдача экзамена, особенности ведения личного дела и другое.

2.2 Документирование трудовых правоотношений в территориальном управлении Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам

Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации [2].

ТК РФ устанавливает документы, которые необходимы при приеме, переводе, увольнении, оформлении отпуска и взыскания наемных работников, некоторые из которых используются при документировании служебных отношений.

Кроме того, Кодекс регулирует и конкретные сроки подготовки таких документов, как приказ о приеме на работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания, сроки выдачи копий документов, связанных с работой, предупреждения работника об увольнении и другие вопросы, не урегулированные Федеральным законодательством о государственной службе.

Документирование трудовых отношений Управления, кроме законодательных и нормативных правовых актов, базируется на целом ряде нормативно-методических документов межотраслевого действия, которые можно условно разделить на несколько групп:

Нормативы по документированию, делопроизводству и хранению документов. Это государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) [16], в которой отражена общая технология делопроизводства.

ГОСТ Р-6.30-2003[18] - в стандарте определены состав реквизитов официальных документов. Этот ГОСТ носит рекомендательный, а не обязательный характер.

Правила оформления документов по личному составу определяются также Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [6].

Указанным постановлением введены следующие формы первичной учетной документации.

Приказы (распоряжения):

- о приеме работника (работников) на работу - Т-1 (Т-1а),

- о переводе на другую работу - Т-5 (Т-5а),

- о предоставлении отпуска - Т-6 (Т-6а),

- о направлении в командировку - Т-9 (Т-9а),

- о поощрении - Т-11 (Т-11а),

- о прекращении действия служебного контракта - Т-8 (Т-8а),

- личная карточка работника (госслужащего) - Т-2 (Т-2 ГС),

- график отпусков- Т-7,

- командировочное удостоверение - Т-10,

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении - Т-10а и др.

Служба делопроизводства в Управлении, отсутствует. Вместо службы ДОУ есть секретарь. В обязанности секретаря входит выполнять работу не только по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности, но и работу кадрового характера.

В Управлении установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документы по кадровому составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете в течение длительного срока. Основная часть документов, оформляющих отношения работников, вошла в состав унифицированной системы учетной документации (УСД) Формирование информационной части кадровой документации и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) [17].

На гражданскую службу вправе поступать граждане Российской Федерации от 18 до 65 лет, владеющие государственным языком Российской Федерации и соответствующие квалификационным требованиям, установленным Федеральным законом [25].

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (в ред. 22.10.2013) [5] гражданин, поступающий на государственную гражданскую службу, при заключении служебного контракта предъявляет в числе других документов заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы.

Этот документ составляется кандидатом, поступающим на службу, и приобщается к личному делу работника наряду со служебным контрактом.

Заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы собственноручно пишется кандидатом в произвольной форме. Часто кадровые подразделения государственных органов используют трафаретную форму со следующей структурой текста: адресат (должность, фамилия и инициалы представителя нанимателя), автор (фамилия и инициалы кандидата-гражданина, его паспортные данные и адрес проживания), заголовок документа (заявление), текст (должность и структурное подразделение, вид служебного контракта, время начала работы), подпись кандидата и дата составления заявления [24].

На заявлении обычно оформляется согласие руководителя Управления, в которое поступает кандидат.

Заявление по аналогичной форме оформляются государственным гражданским служащим при переводе его на иную должность государственной гражданской службы, в случаях других перемещений государственного гражданского служащего.

Кроме заявления с просьбой о поступлении на государственную гражданскую службу и замещении должности гражданской службы Федеральный закон от 27.01.2004 № 79-ФЗ предусматривает представление гражданином, поступающим на государственную службу, собственноручно им заполненной и подписанной анкеты государственного гражданского служащего установленной формы [29].

Это основной документ в составе личного дела работника, который составляется на бланке и содержит основные сведения о работнике.

Прием на работу оформляется «Приказом (распоряжением) о приеме гражданского служащего на работу» (унифицированная форма Т-1).

Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение, копия передается в бухгалтерию, для оформления лицевого счета и начисления зарплаты, а другая копия подшивается в личное дело.

Кроме анкеты государственного гражданского служащего и трудовой книжки подробные персональные данные государственных гражданских служащих содержатся в статистической форме учета - личной карточке государственного (муниципального) служащего. (Унифицированная форма № Т-2ГС).

Личная карточка заполняется после подписания руководителем Управления приказа о приеме гражданина на службу, в одном экземпляре, от руки (разборчиво).

Записи в личные карточки вносятся и подписываются специалистами кадровой службы с указанием их должности, инициалов и фамилии, а также подписываются государственными гражданскими служащими, сведения о которых отражаются в карточках [26].

При увольнении служащего в личной карточке указывается дата и причина увольнения. Личные карточки уволенных хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив. Личные карточки запрещено присоединять к личным делам, они должны храниться в архиве раздельно [21].

При поступлении на службу с гражданином заключается служебный контракт.

Служебный контракт - соглашение между представителем нанимателя и гражданином, поступающим на гражданскую службу, или гражданским служащим о прохождении гражданской службы и замещении должности гражданской службы. Служебным контрактом устанавливаются права и обязанности сторон. Его примерная форма утверждена Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 № 159 [11].

Служебный контракт как документ, регулирующий служебные отношения государственного служащего с представителем нанимателя, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» [5] пришел на смену письменному трудовому договору, которым ранее в соответствии с трудовым кодексом Российской Федерации регулировались отношения работника и работодателя в государственных органах (ПРИЛОЖЕНИЕ А).

Согласно указанному Федеральному закону служебный контракт заключается на основе организационно-распорядительного акта государственного органа (приказа, распоряжения) о назначении на должность гражданской службы [30].

Статьей 24 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (в ред. 22.10.2013) [5] определены правила оформления служебного контракта.

Согласно Федеральному закону от 27.07.2004 N 79-ФЗ служебный контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр служебного контракта передается гражданскому служащему, другой хранится в его личном деле.

Служебный контракт заключается на основе акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы.

Служебный контракт вступает в силу со дня его подписания сторонами, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или служебным контрактом.

При заключении служебного контракта представитель нанимателя обязан ознакомить гражданского служащего со служебным распорядком государственного органа, с иными нормативными актами, имеющими отношение к исполнению гражданским служащим должностных обязанностей[22].

Гражданский служащий имеет право расторгнуть служебный контракт и уволиться с гражданской службы по собственной инициативе, предупредив об этом представителя нанимателя в письменной форме (заявление) за две недели. Заявление пишется от руки и адресуется руководителю организации. В тексте отражается просьба работника об увольнении, основания расторжения служебного контракта, срок увольнения, дата подачи заявления [20].

Увольнение гражданских служащих документируют с применением формы Т-8 «Приказ (распоряжение) о расторжении служебного контракта».

Указывается дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер. Дата увольнения является важнейшим реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.

В приказе об увольнении обязательно указывают причину увольнения (например: по собственному желанию (пункт 3 статьи 77 ТК РФ))[19].

Создается два экземпляра приказа: на хранение в отдел кадров и бухгалтерию для расчета работника.

На время ежегодного оплачиваемого отпуска за работником сохраняется место работы и средний заработок (ст. 114 ТК РФ).

Предоставление отпусков регулируется следующими приказами:

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска - форма №Т-6, Т-6а;

Приказ о перенесении отпуска (изменение даты отпуска);

Приказ об отзыве из отпуска.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска издается с использованием формы Т6а для нескольких работников.

Он также имеет унифицированную форму. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска бухгалтерией заполняются записка-расчет о предоставлении отпуска работнику - форма №Т-60 и личная карточка работника - форма №Т-2ГС (ПРИЛОЖЕНИЕ Б).

2.3 Формирование личного дела госслужащего

Личное дело госслужащего начинается с даты поступления на государственную гражданскую службу и заканчивается в последний рабочий день на государственной гражданской службе. В течение своей трудовой деятельности человек может неоднократно возвращаться на госслужбу и каждый раз его личное дело будет вместе с ним возвращаться в отдел кадров того государственного органа, где он будет работать [24].

На одного государственного служащего не может быть заведено несколько личных дел.

Основными нормативными документами, в соответствии с которыми формируются личные дела, являются:

· Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (в редакции от 22.10.2013) [4];

· Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (редакции от 23.07.2013) [13];

· Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 №609 (в редакции от 23.10.2008) [12];

· ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[18].

Личные дела необходимо включить в номенклатуру дел кадровой службы государственного органа с указанием сроков хранения. Срок хранения личных дел составляет 75 лет с года расторжения трудовых отношений с работником. Личные дела руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, у них срок хранения постоянный.

Личные дела государственных гражданских служащих хранятся в кадровой службе, а личные дела уволенных сотрудников - в архиве государственного органа. Для обеспечения сохранности и конфиденциальности документов личные дела должны храниться в сейфах или закрывающихся металлических шкафах. Личные дела располагаются на усмотрение работников кадровой службы в алфавитном порядке, или по структурным подразделениям государственного органа, или по порядковым номерам. Доступ к личным делам имеют только уполномоченные должностные лица[25].

Практика свидетельствует, что ведение журнала личных дел, несмотря на то, что никакими документами это не регламентировано, представляется целесообразным.

В личных делах систематизирована информация о персональных данных госслужащего с целью:

· Обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации;

· Обеспечения соблюдения действующего законодательства Российской Федерации;

· Документирования прохождения гражданской службы, содействия ему в обучении и должностном росте;

· Обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи;

· Обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа;

· Учета результатов исполнения гражданским служащим должностных обязанностей.

Каждый гражданский служащий лично представляет свои персональные данные в кадровую службу государственного органа.

Запрещается включать в личное дело гражданского служащего персональные данные, не установленные федеральными законами:

· О его политических, религиозных и иных убеждениях;

· О частной жизни гражданского служащего, включая сведения о семейных, личных, бытовых отношениях;

· О членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Наниматель при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, не вправе основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей.

В личное дело не включаются копии документов о предоставлении отпусков, командировок, справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы [28].

В личное дело гражданского служащего вносятся:

· Персональные данные госслужащего (паспортные данные, номер страхового пенсионного свидетельства, индивидуальный номер налогоплательщика, адрес регистрации и фактического проживания, семейное положение, трудовой стаж и др.);

· Сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (пункт 3 статьи 42 Закона №79-ФЗ).

Документы, входящие в личное дело, удобно комплектовать по разделам:

· В первом разделе хранятся копии документов, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника: паспорт, ИНН, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования и др.;

· Во втором разделе - копии документов о деятельности работника в данном государственном органе: личные заявления, приказы о приеме, перемещении, увольнении, документы о дисциплинарных взысканиях и поощрениях;

· В третьем разделе - документы о прохождении конкурса на включение в кадровый резерв;

· В четвертом разделе - сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, документы о результатах проверок;

· В пятом разделе - документы о предыдущей работе в государственном органе.

Документы в разделах 2 - 5 располагаются в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу государственного органа.

Листы документов, включенных в личное дело, нумеруются, а сведения о всех документах отражаются во внутренней описи.

При приеме гражданина на гражданскую службу производится первичное оформление его личного дела, для чего личному делу присваивается учетный номер, заполняется обложка и корешок личного дела и вкладывается внутренняя опись.

Ведение личного дела заключается в:

- ведении внутренней описи личного дела;

- помещении в личное дело документов, подлежащих хранению в личных делах, например, после сдачи гражданским служащим квалификационного экзамена в его личное дело помещаются экзаменационный лист, отзыв об уровне его званий, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина, а также копия акта государственного органа (приказа, распоряжения) о присвоении ему нового классного чина;

- изъятие документов, надобность в которых миновала;

- проверка состояния личного дела на предмет целостности документов [28].

Кадровая служба государственного органа обязана:

- постоянно приобщать к личному делу документы, вновь образованные вследствие деятельности гражданского служащего (приказы о перемещении, награждении, взысканиях и др.);

- обеспечить сохранность личных дел гражданских служащих;

- обеспечить конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих;

- знакомить гражданских служащих с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ [23].

Личное дело гражданского служащего хранится в кадровой службе государственного органа, в котором гражданский служащий замещает соответствующую должность.

Личное дело по письменному запросу передается в другой государственный орган в случаях:

- перевода гражданского служащего в другой государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы;

- назначения гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или субъекта РФ ;

- возвращения гражданина вновь на гражданскую службу в другой государственный орган.

Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся в государственном органе в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив [28].

Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

Итак, Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» устанавливает следующие элементы правового статуса гражданского служащего: основные права и основные обязанности; ограничения и запреты, связанные с гражданской службой; требования к служебному поведению гражданского служащего; порядок урегулирования конфликта интересов на гражданской службе; необходимость представления сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера. Непременными условиями и факторами, влияющими на правовой статус гражданских служащих, являются: поступление на гражданскую службу; заключение служебного контракта; испытание при поступлении на гражданскую службу; изменение существенных условий служебного контракта; отстранение от занимаемой должности гражданской службы; основания и последствия прекращения служебного контракта; персональные данные гражданского служащего; ведение его личного дела и другое.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Прохождение государственной службы -- это процесс практического служения государству лица, назначенного на государственную должность государственной службы, выполнения соответствующего вида управленческой или иной государственно-служебной деятельности. Прохождение государственной службы регламентируется не только Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации», иными федеральными законами (например, Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе») и законами субъектов РФ о государственной службе, но и указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти.

Законодательством РФ определены порядок приема на государственную службу, прохождения испытательного срока, особенности условий государственной службы, порядок проведения аттестации служащих, замещения государственных должностей, присвоения классных чинов и многие другие вопросы.

Право поступления на государственную службу имеют по общему правилу граждане РФ, достигшие 18-летнего возраста (не моложе 18 лет), владеющие государственным языком, имеющие профессиональное образование и отвечающие требованиям, установленным законодательством РФ о государственной службе.

На первоначальном этапе образования трудовых отношений целесообразно различать два правовых документа: контракт (служебный контракт) и приказ (акт) о назначении гражданина на государственную должность государственной службы. Служебный контракт заключается на основе приказа государственного органа о назначении на должность государственной гражданской службы.

Как и поступление на государственную службу, прекращение государственной службы имеет свои основания и процедуру. Прекращение государственной службы -- это нормативно установленный порядок прекращения трудовых отношений между государственным служащим и государственным органом, которые возникли при поступлении гражданина на государственную службу и в процессе выполнения им должностных обязанностей. Основания прекращения государственной службы, в том числе основания увольнения в запас или в отставку государственного служащего, устанавливаются федеральными законами о видах государственной службы.

Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» устанавливает порядок расторжения служебного контракта, а также освобождения гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы и увольнения со службы.

Сведения о государственном служащем (прохождении им государственной службы) содержатся в личном деле государственного служащего. Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609 было утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1 Конституция Российской Федерации: от 12 дек. 1993 г. (ред. от 30.12.2008)

2 Трудовой кодекс Российской Федерации

3 Федеральный закон от 10 декабря1995г.N 195ФЗ "Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации" (в ред. от 23.07.2008)

4 Федеральным законом от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" (в ред. от 02.07.2013)

5 Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (в ред. от 22.10.2013).

6 Постановление Госкомстата России 2004 г.№1

7 Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 110 "О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации" (в ред. от 19.03.2013);

8 Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 111 "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценке их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)";

9 Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации";

10 Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 113 "О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим" (в ред. от 30.09.2013);

11 Указ Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г. N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации";

12 Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (в ред. 23.10.2008).

13 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (в ред. от 23.07.2013).

14. Приказ Министерства социального развития Пермского края от 5 февраля 2009 года № СЭД-33-01-01-23 «О реорганизации территориальных управлений Министерства социального развития Пермского края».

15 Положение «О территориальном управлении Министерства социального развития пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам» от 05.02.2009 № СЭД-33-01-01-2.

16 Государственная система документационного обеспечения

17 Общероссийский классификатор (ОК).

18ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

19 Андреева В. И. Все приказы по кадрам. - М.: МЦФЭР, 2007. - 93с.;

20 Борискин В.В. Поликарпова Н.М. Тихомиров С.Г. Государственное управление, государственная служба и их документационное обеспечение. М., 2006. С. 286

21 Волков К.А., Приходько А.Н., Расина Т.А., Шутова И.М..
Учебное пособие. - СПб.: СПбГАСУ, 2009. - 140 с. - ISBN 978-5-9227-0201-0

22 Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур. /Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд.2-е. - М.: ЗАО "Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009 - 224с.

23 Митрофанова В.В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика Россия, Альфа-Пресс, 2007 - 301 с.

24 Ноздрачев А.Ф., Нуртдинова А.Ф., Чиканова Л.А. Комментарии к Федеральному закону «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и законодательству о гражданской службе зарубежных государств. М.: МЦФЭР, 2005. 576 с.

25Овсянко, Д. М. Государственная служба Российской Федерации: учеб. пособие/ Д. М. Овсянко.- 3-е изд., перераб. и доп.- М.: Юристъ, 2006.- 301 с.

26 Орловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я., Корякина Ю.С. Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практическое пособие (под ред. Ю.П. Орловского). - "Контракт", 2008 г.

27 Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования. - 6-е изд., стер. -- М.: Академия, 2008. -- 224 с.

28 Филина Ф.Н. Личное дело сотрудника М.: Гросс- Медиа: РОСБУХ- 2009.-160с.

29 Государственная служба в Российской Федерации http://nwapa.spb.ru

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Служебный контракт №6

о прохождении государственной гражданской службы

Пермского края и замещении должности государственной гражданской службы Пермского края

Представитель нанимателя в лице начальника территориального управления Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам Л.Е.Сухова действующая на основании Положения о территориальном управлении Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам, с одной стороны, и государственный гражданский служащий Пермского края Ольга Федоровна Полякова, именуемый в дальнейшем Гражданский служащий, с другой стороны, заключили на основе Приказа ТУ Минсоцразвития края по Губахинскому и Гремячинскому районам от 16.04.2013 № 46-к-лс настоящий служебный контракт о нижеследующем:

I. Общие положения

1. По настоящему служебному контракту Гражданский служащий берёт на себя обязательства, связанные с прохождением государственной гражданской службы Мурманской области, а Представитель нанимателя обязуется обеспечить Гражданскому служащему прохождение государственной гражданской службы Мурманской области в соответствии с законодательством Мурманской области о государственной гражданской службе.

2. Гражданский служащий обязуется исполнять должностные обязанности по должности и.о. ведущего специалиста, учреждённой в целях обеспечения исполнения полномочий Министерства, в соответствии с прилагаемым к настоящему служебному контракту должностным регламентом государственного гражданского служащего Пермского края и соблюдать служебный распорядок государственного органа, а Представитель нанимателя обязуется обеспечить Гражданскому служащему замещение должности государственной гражданской службы Пермского края в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе, своевременно и в полном объёме выплачивать Гражданскому служащему денежное содержание и предоставлять ему государственные социальные гарантии в соответствии с законодательством Мурманской области и настоящим служебным контрактом.

3. В Реестре должностей государственной гражданской службы Пермского края должность, замещаемая Гражданским служащим, отнесена к старшей группе должностей государственной гражданской службы Пермского края категории «Специалисты».

4. Дата начала исполнения должностных обязанностей «16» апреля 2013 года.

II. Права и обязанности Гражданского служащего

5. Гражданский служащий имеет права, предусмотренные статьей 14 и другими положениями Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской федерации» (далее - Федеральный закон), иными нормативными правовыми актами о государственной гражданской службе Российской федерации, в том числе право расторгнуть служебный контракт и уволиться с государственной гражданской службы Пермского края по собственной инициативе, предупредив об этом Представителя нанимателя в письменной форме за две недели.

6.Гражданнский служащий обязан исполнять обязанности государственного гражданского служащего Пермского края, предусмотренные статьей 15 Федерального закона, в том числе соблюдать ограничения, выполнять обязательства и требования к служебному поведению, не нарушать запреты, которые установлены Федеральным законом и другими федеральными законами, а также обязуется исполнять Кодекс этики и служебного поведения государственного гражданского служащего территориального управления.

III. Права и обязанности Представителя нанимателя

7. Представитель нанимателя имеет право:

а) требовать от Гражданского служащего исполнения должностных обязанностей, возложенных на него настоящим служебным контрактом, должностным регламентом государственного гражданского служащего Пермского края, а также соблюдения служебного распорядка государственного органа;

б) поощрять Гражданского служащего за безупречное и эффективное исполнение должностных обязанностей;

в) привлекать Гражданского служащего к дисциплинарной ответственности в случае совершения им дисциплинарного проступка;

г) реализовывать иные права, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе.

8. Представитель нанимателя обязан:

а) обеспечить Гражданскому служащему организационно-технические условия, необходимые для исполнения должностных обязанностей;

б) обеспечить предоставление Гражданскому служащему государственных гарантий, установленных законодательством о государственной гражданской службе и настоящим служебным контрактом;

в) соблюдать законодательство о государственной гражданской службе, положения нормативных актов государственного органа и условия настоящего служебного контракта;

г) исполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе.

IV. Оплата труда

9. Гражданскому служащему устанавливается денежное содержание, которое состоит из:

месячного оклада в соответствии с замещаемой им должностью государственной гражданской службы Пермского края (должностного оклада) в размере 3186,54 рублей в месяц;

ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет ;

ежемесячной надбавки к должностному окладу за особые условия государственной гражданской службы в размере 90 процентов этого оклада;

премии за выполнение особо важных и сложных заданий в соответствии с положением, утвержденным Представителем нанимателя;

других выплат, предусмотренных соответствующими законами и иными нормативными правовыми актами.

единовременной выплаты при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска и материальной помощи;

V. Служебное время и время отдыха

10. Гражданскому служащему устанавливается ненормированный служебный день. Продолжительность служебной недели составляет 40 часов.

11. Гражданскому служащему предоставляются:

а) ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней;

б) ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за выслугу лет в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе;

в) ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный служебный день в соответствии со служебным распорядком, утвержденным приказом представителем нанимателя;

VI. Срок действия служебного контракта

12. Служебный контракт заключается: на неопределенный срок.

VII. Условия профессиональной служебной деятельности,

государственные гарантии, компенсации и льготы в связи с профессиональной служебной деятельностью

13. Гражданскому служащему обеспечиваются надлежащие организационно-технические условия, необходимые для исполнения должностных обязанностей: служебное место, оборудованное средствами связи, оргтехникой, доступ к информационным системам.

14. Гражданскому служащему предоставляются основные государственные гарантии, указанные в статье 52 Федерального закона, а при определённых условиях, предусмотренных законодательством Мурманской области, - дополнительные государственные гарантии, указанные в статье 53 Федерального закона.

VIII. Иные условия служебного контракта

15. Гражданский служащий подлежит обязательному страхованию, предусмотренному законодательством Российской Федерации.

16. Гражданскому служащему установлен испытательный срок на 3 месяца .

IX. Ответственность сторон служебного контракта.

Изменение и дополнение служебного контракта.

Прекращение служебного контракта

17. Представитель нанимателя и Гражданский служащий несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение взятых на себя обязанностей и обязательств в соответствии с законодательством Российской Федерации.

18. Запрещается требовать от Гражданского служащего исполнения должностных обязанностей, не установленных настоящим служебным контрактом и должностным регламентом государственного гражданского служащего Пермского края.

19. Изменения и дополнения могут быть внесены в настоящий служебный контракт по соглашению сторон в следующих случаях:

а) при изменении законодательства Российской Федерации и законодательства Пермского края;

б) по инициативе любой из сторон настоящего служебного контракта.

При изменении Представителем нанимателя существенных условий настоящего служебного контракта Гражданский служащий уведомляется об этом в письменной форме не позднее, чем за два месяца до их изменения.

20. Изменения и дополнения, вносимые в настоящий служебный контракт, оформляются в виде письменных дополнительных соглашений, которые являются неотъемлемой частью настоящего служебного контракта.

21. Настоящий служебный контракт может быть прекращён по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации и законодательством о государственной гражданской службе, в том числе:

- за разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую Федеральным законом тайну, и служебной информации, ставших известными гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей;