Для того щоб контролювати процес реалізації стратегії і бути упевненими в досягненні поставлених цілей, керівники організації змушені розробляти плани, проекти і бюджети, мотивувати процес, тобто керувати їм.

Результатом функціонування системи стратегічного планування є сукупність взаємозалежних планових документів, у яких відображені прийняті стратегічні рішення і розподіл ресурсів. Система планів служить формою матеріалізації планової діяльності організації але не головним її результатом. Головним є визначення цілей, стратегій, програм, розподіл ресурсів, що дозволяють організації у всеозброєнні зустріти майбутні зміни. А ці зміни служать змістовним результатом стратегічного планування і можуть включати плани НДР, диверсифікованості продукції, утвердження на ринку нової продукції, згортання і ліквідацію нерентабельних виробництв тощо. На рис. 9.1 представлена концептуальна схема системи планів, що повинна розробляти організація в умовах ринкової економіки

Основна передумова, що лежить в основі структуризації системи планів, відбиває відомий висновок теорії управління ..”закон необхідної розмаїтості”. Відповідно до якого складна система вимагає складного керуючого механізму.

Як видно зі схеми на рис. 9.1 у сучасній організації повинні розроблятися чотири групи взаємозалежних планів.

1. Основні напрямки діяльності. Цей план ще не називають стратегічним. Він є вершиною системи планів тому, що характеризує основне призначення організації, її цілі і стратегії. Цей план служить орієнтиром для всіх інших планів. Одночасно він служить і обмеженням при прийнятті рішень щодо основних напрямків діяльності (продуктів і послуг) і ринків.

1. План розвитку організації. Він визначає заходи, що необхідні для створення нових поколінь продуктів і послуг, більш чітко окреслює шляхи виходу на нові позиції, що визначені в основних напрямках діяльності.

План розвитку дає відповідь на питання: Які умови на товари і послуги організації очікуються? Які умови і клімат необхідно створити усередині організацій, щоб полегшити створення нових видів продукції і виявлення нових ринків збуту? Які наявні ресурси для створення нових видів продукції і послуг?

План розвитку служить орієнтиром для розробки плану диверсифікованості, що характеризує створення нових видів продукції, послуг і ринків, покликаних доповнити чи замінити продукцію що випускається; ліквідаційного плану, що показує від яких елементів організація повинна звільниться ( від продуктів, послуг чи структурних підрозділів ); плану НДР, у якому відбиті заходи щодо розробки нових товарів і технологічних процесів з урахуванням існуючого попиту або нових ринків на продукцію , що випускається.

3.Тактичні плани. Ці плани називають ”планами поточної діяльності” чи “планами прибутку”.

Тактичні плани служать основним інструментом реалізації стратегічних планів і розробляються в повній відповідності з ними. При розробці тактичних планів реалізується принцип: " той хто повинний виконувати плани, той їх і розробляє". Іншими словами, якщо стратегічні плани і рішення по них приймає вище керівництво організації, то тактичні плани розробляються на рівні керівників середньої ланки. Ці плани розраховані на більш короткий період часу, чим стратегічні, тому результати їх реалізації виявляються порівняно швидко і можливо швидке вживання заходів при виявленні відхилень.

4. Кожен стратегічний план обов'язково підкріплюється комплексом програм і планів - проектів. Це можуть бути програми розробки і впровадження нового виду продукту; розробки і впровадження нової управлінської інформаційної системи; перебудови організаційної структури фірми тощо. Програми у свою чергу підкріплюються конкретними проектами. Кожен проект унікальний у тім змісті, що має визначену вартість, графік реалізації і технічно-економічні параметри.

Методологічною особливістю формування системи планових документів у стратегічному плануванні є необхідність механізму адаптації планів організації до мінливого зовнішні нього оточення. Адаптивний характер планів припускає, що вони повинні бути досить гнучкими, легко пристосовуватися до несподіваних змін зовнішнього оточення. Отже, щоб забезпечити адаптивний характер стратегічного планування, усі види планів, особливо тактичні, повинні передбачати дії на випадок непередбачених обставин. Ці дії повинні бути реалізовані через відомий методичний прийом - ситуаційного планування.

Система планів, програм і проектів крім виконання основної функції управління є ще і необхідним інструментом розподілу стратегічних тактичних ресурсів. Фактично попереднім показником якості плану чи програми служить бажання керівництва виділити ресурси на їхню реалізацію. Плани допомагають розподіляти ресурси по напрямках, що, на думку керівництва, є найбільш ефективними і ведуть до досягнення поставлених цілей. Разом з тим плани не дають повної відповіді на питання: які конкретно ресурси й у якій кількості вимагаються?

Існує кілька методів визначення потреб і розподілу ресурсів, необхідних для реалізації обраною організацією стратегії і координації наступних дій. На першому етапі планування використовуються оцінки експертів, різні укрупнені методи, які засновані на нормативах, бюджетах. Але найбільше широко розповсюдженим методом формального планування, що використовується для забезпечення погодженості між різними планами і розподілу ресурсів, є розробка бюджетів.

Перевага бюджетів полягає в тім, що вони не тільки відповідають на запитання, скільки і які ресурси потрібно, але і показують джерела їхнього поповнення. Істотною рисою бюджету є кількісна оцінка ресурсів і цілей. Найбільше часто бюджети розробляються й оцінюються у вартісних показниках, але іноді застосовуються тимчасові, трудові і натуральні. Кількісні показники бюджету дають можливість керівнику оцінити, порівняти і скоординувати різні аспекти роботи організації.

Адаптивний характер стратегічних планів припускає періодичне коректування бюджетів відповідно до зміни цілей і стратегій організації і її підрозділів. Тому дуже важливо створити постійно діючий механізм перерозподілу ресурсів. Ця задача може вирішуватися вже названими методами. Зручним інструментом виконання даної роботи служить відомий метод перерозподілу ресурсів за допомогою мережного графа. Поряд з гарною і наочною структуризацією комплексу виконуваних робіт, їх взаємозв'язком і взаємозумовленістю, з'являється можливість використання для перерозподілу ресурсів сучасної обчислювальної техніки.

Планування стратегії - вид управлінської діяльності, що вимагає значних зусиль і витрат часу. Оскільки функції стратегічного планування здійснюють люди, то, як відзначалося вище, цей процес формалізований і їм потрібно керувати. Управління реалізацією стратегії повинне здійснюватися і через стимулювання керівників і працівників усіх рівнів. Особливо тут слід зазначити необхідність створення і постійної підтримки належного організаційно - психологічного клімату, прищепити співробітникам думку, що постійні зміни - природний стан розвитку організації і до цих змін потрібно бути постійно готовими.

9.2 Інструменти реалізації стратегії

Реалізація стратегії вимагає застосування різних інструментів, змін в окремих частинах організації, стилях керівництва, інформаційних і контрольних системах і людських ресурсах ( рис 9.2.).

Стратегічні зміни, якщо вони проводяться правильно, носять системний характер, відбуваються у всіх сферах діяльності організації і насамперед у її організаційній структурі. Для цілей посилення функції стратегічного управління використовують групу нововведень, програмно - цільовий підхід, матричні структури концепцію стратегічних господарських підрозділів (СГП), що дозволяє реалізувати принципи: централізації розробки стратегії і децентралізації її впровадження, забезпечення гнучкості й адаптивності управління. Структура також визначає ступінь децентралізації управління організацією, процедури розробки робочих завдань і застосування технології(більш докладно дану проблему буде розглянуто в главі 12).

Лідерство (керівництво) - це здатність індивіда впливати на членів організації з метою забезпечення впровадження стратегії. Керівництво містить у собі переконання, мотивацію, зміни корпоративних цінностей і культури. Вважається що організаційна культура включає наступні складові:

- філософію, що задає сенс існування стратегії і її відношення до співробітників і клієнтів;

- переважні цінності, на яких базується організація;

- норми поводження, що визначають принципи взаємин в організації;

- правила по яких ведеться «гра» в організації;

- клімат - атмосфера в організації та взаємодії з зовнішніми особами;

- поведінкові ритуали, проведення церемоній, використання знаків.

Організаційна культура формується відповідно до проблем, що стоять перед організацією - інтеграція внутрішніх ресурсів і взаємодії з зовнішнім середовищем.

Великий вплив оказує стиль реалізації стратегії і проведення змін. Вважається, що автократичний стиль може бути корисний тільки у специфічних ситуаціях. Дуже успішним є партисипативний стиль, при якому до рішення питань залучаються багато членів організації. Отже керівник може використовувати будь-як стилі керівництва:

- конкурентний стиль - ґрунтується на наполегливості, твердженні своїх прав;

- стиль самоусунення, керівник не прагне до кінця шляхів співробітництва з незгодними членами організації;

- стиль компромісу, припускає помірне прагнення до кооперації з тими, хто пручається;

- стиль пристосування, виражається в прагненні керівництва установити співробітництво при слабкому настоюванні на прийнятті пропонованих рішень;

- стиль співробітництва, характеризується тим, що керівництво одночасне прагне і до проведення змін і до встановлення кооперації з членами організації.

Крім стратегічних змін у самій організації, важливою задачею для керівництва є формування і мобілізація ресурсів, людського потенціалу для здійснення стратегії, встановлення орієнтирів використання коштів і визначення пріоритетів у їхньому розподілі. Дані пріоритету встановлюються таким чином, щоб фінансування в найбільшій мері сприяло здійсненню стратегії.

Виконання стратегії - сама складна стадія в будь-якому процесі. Ключова роль у виконанні стратегії належить керівництву організації. Від керівника(лідера) потрібно ясне бачення того, куди йде організація, уміння вести її в потрібному напрямку; мобілізувати і розподілити ресурси; взаємодіяти з членами організації, що дозволяє ще раз підкреслити, що реалізація стратегії - це творчий процес і ключова роль у ньому належить вищому керівництву.

До інформаційних і контрольних систем відносяться система оплати праці, заохочень, розподіл ресурсів, а також правила політики процедури компанії. Зміна цих систем є могутнім інструментом упровадження стратегії. Співробітники організації повинні заохочуватися до реалізації нової стратеги і до високих результатів діяльності.

Людські ресурси організації - це її працівники. Діяльність організації по найманню, добору, розміщенню, переводу, підвищенню в посаді, звільненню повинна бути скоординована з загальною стратегією. Програма навчання працівників - спрямована на усвідомлення ними цілей і значення нової стратегії, на вироблення необхідних навичок і стереотипів поводження.

Реалізація стратегії припускає проведення необхідних змін, без яких навіть добре пророблена стратегія не принесе очікуваного результату. Однак проведення стратегічних змін найчастіше зустрічає опір з боку персоналу організації, оскільки люди бояться, що зміни торкнуться їхнього положення, роботи і тобто сформованого статус-кво. Відношення до змін може бути представлено комбінацією двох факторів: прийняття чи неприйняття змін; відкритої чи схованої демонстрація до змін (рис.9.3)

		Відношення до змін
		Приймається	Не приймається
Проявлення відношення до змін	Відк-рите	"Прибічник"	«Противник»
	Скрите	"Пасивний прибічник"	«Опарний елемент»
Рис. 9.3. Матриця "зміна - опір"

Керівництво організації повинне з'ясувати який тип реакції на зміни буде спостерігатися в організації, хто займе відповідну позицію стосовно нововведень. Для опору варто провести об'єднання людей у творчі групи, залучити до вироблення програм проведення змін широке коло співробітників, провести роз'яснювальну роботу.

Контрольні питання

1. Назвіть основні групи планів, що розробляються в організації і їхній зміст.

2. Які вимоги пред'являють до структури управління організацією.

3. Дайте характеристику планом розвитку організації.

4. Чому тактичні плани називають «планами поточної діяльності».

5. Назвіть основні інструменти реалізації стратегії.

6. По яких напрямках здійснюється оцінка обраної стратегії.

7. Дайте визначення організаційної культури і її основним складовим.

8. Які стилі керівництва найбільш ефективні на стадії виконання стратегії. Чому?

10. МОТИВАЦІЯ - СОЦІАЛЬНА ОСНОВА МЕНЕДЖМЕНТУ

10.1. Загальна характеристика мотивації

Шлях до ефективного управління лежить через розуміння його мотивації. Тільки знаючи що рухає людиною, що спонукує її до діяльності, які мотиви лежать в основі її дій, можна спробувати зрозуміти і розробити ефективну систему форм і методів управління працею, що забезпечить активізацію людського фактору.

Мотивація - це сукупність внутрішніх і зовнішніх рушійних сил, що спонукують людину, задають границі і форми діяльності і придають їй спрямованість, орієнтовану на досягнення визначених цілей. Таке прагнення передбачає активність у мінливому середовищі і вимагає ситуаційного і системного підходу, що дозволить оцінити можливість і визначити спосіб досягнення необхідного результату.

Мотивацію необхідно розглядати: по-перше, як внутрішню психологічну установку людини на діяльність або бездіяльність, а по-друге, як функцію управління, що спрямована на забезпечення ефективної роботи персоналу.

Успіх організації з точки зору впливу людського фактору залежить від двох обставин: який персонал і як він працює. Тому комплексна мотиваційна функція повинна одночасно вирішувати три задачі:

1. Сприяти залученню кваліфікованих робітників.

2. Утримувати кваліфікований персонал.

3. Настроювати робітників на ефективну працю.

При розгляді мотивації необхідно враховувати фактори, які заставляють людину діяти і підсилюють її діяльність. Основними з них є - потреби, інтереси, мотиви і стимули.

Потреба - це психологічне чи фізіологічне відчуття недоліку чого-небудь. Це нестаток в тім, що необхідно для існування особистості. Потреби не можна безпосередньо спостерігати чи вимірити, про них можна судити лише по поводженню людей. Виділяють первинні і вторинні потреби. Первинні по природі своєї є фізіологічними потребами: людина не може обійтися без їжі, води, одягу тощо. Вторинні це потреби, які виробляються в ході надбання життєвого досвіду: потреби в поваги, успіху тощо.

Мотиви - це усвідомлене відношення до своїх дій. Це стан схильності чи готовності до визначених дій. Людина може впливати на свої мотиви, приглушаючи їхню дію чи навіть усуваючи їх зі своєї мотиваційної сукупності.

Поведінка людини звичайно визначається не одним мотивом, а їхньою сукупністю, у якій мотиви можуть знаходитися у визначеному відношенні один до одного в залежності від їхнього впливу на поводження людини. Тому мотиваційна структура людини може розглядатися як основа здійснення визначених дій. Мотиваційна структура людини має визначену стабільність. Однак вона може мінятися в процесі виховання людини, придбання освіти, досвіду.

Мотивування - це процес впливу на людину з метою спонукання її до визначених дій шляхом пробудження в неї певних мотивів. Мотивування - це серцевина й основа управління людиною. В залежності від цілей. які переслідує мотивування, задач, які воно вирішує можна виділити два типи мотивування. Перший тип складається в тому, що шляхом зовнішніх впливів на людину викликаються до дії визначені мотиви, що спонукують людину здійснювати визначені дії, що приводять до бажаного результату. Другий тип мотивування своєю основною задачею має формування визначеної мотиваційної структури людини. Основна увага звертається на те, що б розвити і підсилити бажані мотиви діяльності людини, і навпаки, послабити ті мотиви, що заважають ефективному управлінню людиною. Цей тип мотивування носить характер виховної й освітньої роботи і не зв'язаний з якимись конкретними діями чи результатами, що очікуються одержати від людини у результаті її діяльності. Другий тип мотивування вимагає набагато більших зусиль, знань і здібностей для здійснення. Його результати в цілому істотно перевершують результати першого типу мотивування. Організації, які засвоїли його і використовують у своїй практиці, можуть набагато результативніше управляють своїми кадрами.

Стимули виконують роль важелів впливу, які викликають дії визначених мотивів. Стимули - це сили, які оказують зовнішній вплив на людину з метою спонукати до певного трудового поводження.

Процес використання різних стимулів для мотивування людей називається процесом стимулювання.

Стимулювання принципове відрізняється від мотивування, тому що це один із засобів, за допомогою якого можна здійснити мотивацію. При цьому, чим вище рівень розвитку відносин в організації, тим рідше використовують цей засіб управління людьми. Це зв'язано з тим, що виховання і навчання, як один з методів мотивування людей, приводять до того що члени організації самі виявляють зацікавленість до участі в справах організації, не чекаючи і узагалі не одержуючи відповідного стимулюючого впливу.

Цінності - це представлення людини про значимість для неї різних явищ, предметів, цілей життя, праці і засобів досягнення цілей. Одною з форм цінностей є ідеали, як вища мета людини.

Ціннісні орієнтації - це стійкі відносини до сукупності матеріальних і духовних благ, цінностей, ідеалів, що викликають прагнення їхнього досягнення і що служать орієнтиром у поводженні й у діях людини.

Взаємодія факторів мотивації можне бути представлена у виді моделі процесу мотивації ( рис. 10.1).

Мотивація впливає на такі характеристики діяльності, як зусилля; старання; наполегливість; сумлінність; спрямованість.

У залежності від того, наскільки людина змотивована, вона витрачає більше чи меньше зусиль при виконанні роботи: може братися за складну і важку роботу, або працівати не в повну силу.

Людина може по різному старатися виконувати свою роль в організації. Одному може бути байдужна якість його праці, інший може прагнути робити все найкраще, працювати з повною віддачею, прагнути до підвищення кваліфіції, удосконалюванню своїх здібностей працювати і взаємодіяти з організаційним оточенням.

Третя характеристика - це наполегливість продовжувати і розвивати почату справу. Відсутність наполегливості позначається на зменшенні зусиль, старання, і так само негативно впливає на доведенні справи до кінця.

Сумлінність при виконанні роботи означає відповідальне здійснення роботи, з урахуванням усіх необхідних вимог і регулюючих норм. Для багатьох робіт вона є найважливішою умовою їхнього успіху.

Спрямованість указує на те, до чого прагне людина, здійснюючи визначені дії. Людина може виконувати свою роботу тому що вона приносить йому визначене задоволення (моральне чи матеріальне), а може робити її тому, що прагне допомогти своєї організації домогтися її цілей. Для управління дуже важливо знати спрямованість дій людини, однак не менш важливо так само вміти, якщо треба, за допомогою мотивування орієнтувати ці дії в напрямку визначених цілей.

Таким чином вивчення мотивації дозволяє зрозуміти, що змушує людину працювати, що впливає на вибір засобу діяльності і чому дотримується його протягом визначеного часу.

10.2. Системний характер мотивационнго механізму

Мотиваційний механізм варто розглядати як упорядковану сукупність мотивів досягнення складної цілі. Структура і складність мотиваційного механізму адекватна структурі і складності цілей організації. Тому його формування варто здійснювати на основі ряду системних принципів:

Кожної цілі організації повинний відповідати визначений мотиваційний комплекс.

Реальна розмаїтість умов діяльності і людей, зайнятих нею, приводить до необхідності створення для рішення будь-якої проблеми специфічного мотиваційного механізму.

Мотиваційний механізм, як і будь-яка система, повинний мати властивість раціональної цілосності і відособленості його елементів.

Елементи мотиваційного механізму взаимозв'язані між собою і зміна одного з них вимагає зміна інших елементів.

Мотиваційний механізм повинний включати елементи з різною тривалістю їхнього життєвого циклу . Такий склад забезпечить стійкість і динамічність розвитку.

Мотиваційний механізм організації можна представити чотирма комплексами мотивів, кожний з яких спрямований на досягнення визначених цілей ( рис. 10.2.).

Як видно процес мотивації дуже складний, неоднозначний. Існує велика кількість теорій мотивації, що намагаються дати пояснення цьому явищу.

МОТИВАЦІЙНИЙ МЕХАНІЗМ УПРАВЛІННЯ
1. Мотивація праці		2. Мотивація розвитку виробництва		3. Мотивація підприємництва		4. Мотивація господарювання
Мотиви		Мотиви		Мотиви		Мотиви
1.1. Внутрішні мотиви працівників		2.1 Нововведення		3.1 Підприємницьких рішень		4.1 Відпові-дальності
		2.2. Сприйняття нововведень		3.2. Конкуренції і кооперації		4.2 Участі в управлінні
1.2. Зовнішні позитивні мотиви
		2.3 Інженерного мистецтва		3.3 Підприємницьких стратегій		4.3 Професійного росту
1.3. Зовнішні негативні мотиви				3.4 Підприємницького росту		4.4 Раціоналізації систем управління
Рис. 10.2. Мотиваційний механізм управління

10.3. Змістовні концепції мотивації

Змістовні концепції мотивації в першу чергу намагаються визначити потреби, що спонукують людей до дії, особливо при встановленні обсягу і змісту роботи. Усвідомлення менеджментом потреб підлеглих дозволяє побудувати систему винагороди праці і направити енергію працівників на досягнення цілей організації. Найбільший інтерес представляють: теорія ієрархії потреб А. Маслоу; теорія ERG , розроблена Альдерфером; теорія двох факторів Герцберга. Основні положення даних теорій приведені в табл.10.1.

Таблиця 10.1

Характеристика змістовних концепцій мотивації

Теорія Маслоу:
1. Люди постійно відчувають потреби. 2. Потреби поділяються на первинні і вторинні і представляють п'ятирівневу ієрархічну структуру, в якій вони розташовуються відповідно до пріоритету: фізіологічні потреби, потреби в безпеці, потреба в приналежності, потребі в самоповазі, потребі в самовираженні. 3. Поводження людини визначає сама нижня незадоволена потреба в ієрархічної структурі. 4. Після того, як потреба задоволена її мотивуюче вплив припиняється. 5. Потреби, що знаходяться в основі піраміди вимагають першорядного задоволення.
Теорія К.Альдерфера:
1.Потреби людини об'єднані в три групи: - існування, зв'язку і росту, розташованих ієрархічно. 2.Просування може здійснюватися по двох напрямках: - знизу нагору. Це процес задоволення потреб. - зверху вниз. Це процес фрустрації, тобто поразка в задоволенні потреб. 3.Розширює можливості мотивування.
Теорія Мак-Клелланда:
1.Три потреби, що мотивують людину - це потреби влади, успіху і досягнення. 2.Сьогодні особливо важливі ці потреби вищого порядку, оскільки потреби нижніх рівнів як правило, уже задоволені
Теорія Герцберга:
1. Потреби поділяються на гігієнічні фактори і мотивації. 2. Наявність гігієнічних факторів не дає розвитися незадоволенню роботою - заробітна плата, умови праці, політика компанії. 3. Мотивації, що приблизно відповідають потребам вищих рівнів у Маслоу і Мак-Клеллонда, активно впливають на поводження людини - досягнення, визнання, відповідальність і ріст. 4. Для того щоб ефективно мотивувати підлеглих, керівник повинний сам вникнути в сутність роботи.

Однак ці теорії не позбавлені недоліків, до яких можна віднести:

Ігнорування ситуаційних особливостей мотиваційного вибору, зведення усього різноманіття спонукальних сил людини до обмеженого набору потреб.

2. Недооцінка індивідуальності людської діяльності. Намагаючись перебороти обмеженість стимулювання по принципу «батога і пряника» змістовні концепції мотивації попадають у власну пастку: намагаються обмежити поводження людини жорсткою ієрархією чи набором внутрішніх цінностей.

3. Неможливість установити чітку кореляцію між різними потребами людини через відсутність універсальної теорії людської діяльності.

Ці недоліки, спробували перебороти інші дослідники в даній області, що розробляли мотиваційні моделі, названі процесуальними.

10.4. Процесуальні теорії мотивації

Якщо змістовні теорії мотивації базуються на потребах, що визначають поводження людей, то процесуальні теорії розглядають мотивацію в іншому плані, вони покликані пояснити те, як людина розподіляє зусилля для досягнення різних цілей і як вибирає конкретний вид поводження. Відповідно до процесуальних теорій поводження особи є функцією її сприйняття і очікувань, зв'язаних з конкретною ситуацією, і можливих наслідків обраного їй типу поводження.

Найбільшу популярність одержали три основні процесуальні теорії мотивації: теорія чекань, теорія справедливостей і модель Портеру - Лоулера.

Теорія очікувань.

Теорія очікувань базується на положенні про те, що наявність активної потреби не є єдиною необхідною умовою мотивації людини на досягнення визначеної цілі. Людина повинна так само сподіватися, що обраний нею тип поведінки веде до задоволення чи придбання якого блага, яке необхідно в даний момент чи яке має для неї особисту цінність. Поводження людини постійно зв'язано з вибором альтернатив. Від того, чому вона віддає перевагу, залежить що і як вона робить, як поводиться і яких результатів домагається. Процес мотивації по теорії чекання складається з взаємодії трьох блоків: зусилля, виконання, результат.

Теорія чекання вивчає й описує взаємодію цих елементів. При цьому зусилля розглядаються як наслідки і навіть результат мотивації. Виконання - як наслідок взаємодії зусиль, особистих можливостей і стану середовища, а результат, як функція, що залежить від виконання і від ступеня бажання одержати результати визначеного типу.

Основні положення теорії чекання полягають у наступному: працівник повинний мати стійке представлення про те, що від його зусиль залежать результати його праці, що з результатів його праці випливають для нього визначені наслідки, а так само те, що результати одержувані їм у кінцевому рахунку, мають для нього цінність. При відсутності однієї з цих умов процес мотивування стає винятково складним чи навіть нездійсненим.

Роблячи загальний висновок щодо теорії чекання, необхідно відзначити, що вона виходить з того що люди здійснюють свої дії відповідно до можливих наслідків цих дій у майбутньому.

Теорія справедливості.

Теорія справедливості є однієї з найбільше відомих теорій мотивації в менеджменті. Її основні постулати:

Люди оцінюють свої взаємини шляхом порівняння: що я вкладаю ( освіту, досвід, зусилля, здібності ) і що одержую (зарплату, визнання, просування по службі). При рівності виникає відчуття справедливості.

Нееквівалентність внеску і віддачі є джерелом дискомфорту ( провини, образи).

Люди не удоволені своїми відносинами, прагнуть відновити справедливість.

До найбільше поширених способів відновлення справедливості відносяться:

Якщо людина одержує менше, ніж віддає, вона починає зменшувати свій внесок. Робітники починають спізнюватися на роботу, іти раніш, скорочувати обсяг робіт, збільшувати час перерв тощо.

Робітник починає вимагати підвищення зарплати, просування по службі, підвищення премії і інше.

Кардинальний спосіб представляє собою розрив відносин.

Для виправлення ситуації, коли відбувається порушення балансу справедливості, менеджер повинний:

Перше - уважно вислухати робітника. Друге, менеджер повинний передавати іншим позитивні чекання, викликати в людях відчуття власної компетентності, значимості, статусу впевненості, вибраності. Третє - дуже добре знати конкретну людину. Необхідно ставити цілі спільно і тоді людина вибирає більш складну ціль, чим йому хочуть доручити.

Справедливість - дуже тонка грань. Її підтримка вимагає неймовірних зусиль, але без неї не можлива продуктивна робота колективу.

Модель Портера-Лоулера.

Дана теорія ґрунтується на тім, що мотивація є функцією потреб, чекань, сприйняття працівниками справедливого винагородження. Результативність працівника залежить від прикладених зусиль, його характерних рис і можливостей, а так само оцінки їм своєї ролі. Обсяг витрачених зусиль залежить від цінності винагороди і впевненості в тім, що вона буде отримана. Згідно моделі Портера-Лоулера результативність праці породжує задоволеність, а не навпаки.

10.5. Мотиваційна теорія підкріплення

Теорія підкріплення привертає увагу менеджменту до аналізу взаємозв'язків між поводженням робітників організації і його наслідків.

Комплекс методів, за допомогою яких на основі даної теорії менеджмент прагне до зміни поведінки робітників називається регулюванням поведінки. Розрізняють позитивне підкріплення тобто винагорода бажаного поводження (похвала, заохочення); відмовлення від моралей (негативних зауважень); покарання (застосовується в тому випадку, якщо працівник поводиться небажаним для організації образом); угасання - це повне відмовлення від застосування позитивної винагороди.

Для мотивації працівників розробляються спеціальний графіки позитивного підкріплення, що включаю такі моменти як премія за безпеку, за старанність, за позитивний результат, бажане поводження, із прибутку. У такий спосіб заслуги працівника не залишаються без уваги. Менеджмент визначає і розподіляє заслужену робітниками за виконання робочих завдань винагороду.

Контрольні питання.

Дайте визначення поняттю «мотивація».

Назвіть основні фактори, що змушують людину діяти. Їхня характеристика.

У чому відмінність мотивування від стимулювання.

Назвіть основні характеристики діяльності людини на які можна впливати за допомогою мотивації.

Що представляє собою проста модель мотивації.

Назвіть і дайте характеристику принципам мотиваційного механізму.

Приведіть характеристику змістовним теоріям мотивації.

Які принципові відмінності процесуальних теорій мотивації.

Назвіть сучасні теорії й область їх застосування.

11. КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ

11.1 Сутність і зміст контролю

Важливою складною функцією менеджменту є контроль. Контроль - це процес виявлення і рішення виникаючих проблем та усунення помилок, коли вони ще не привели до негативних наслідків. Таким чином, контроль забезпечує досягнення головної цілі організації і може використовуватися для стимулювання її успішної діяльності. Контроль повинний бути всеосяжним і кожний менеджер повинний вважати його невід'ємною частиною своїх обов'язків. Контроль це важливий елемент процесу управління й ефективний механізм оцінки його впливу на успішне здійснення завдань підприємства . Всі інші функції менеджменту (організацію, планування і мотивацію) варто розглядати в нерозривному зв'язку з контролем.

Основна причина необхідності здійснення контролю полягає в тому, що будь-яка організація зобов'язана мати здатність вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони зашкодять досягненню цілей організації, стануть необоротними.

Контроль покликаний усіляко підтримувати все те, що є успішним у діяльності організації. Зіставляючи реально досягнуті результати з запланованим, він відповідає на запитання “Наскільки ми просунулися до ухвалених цілей?”. Керівництво організації одержує можливість визначити, які саме напрямку діяльності організації найбільше ефективно сприяли досягненню її загальних цілей.

Для того, що б контроль міг виконувати свою задачу - забезпечити досягнення цілей організації, він повинний мати наступні властивості:

Стратегічна спрямованість контролю, тобто відбивати загальні пріоритети організації і підтримувати їх.

Орієнтація на результати. Контроль можна назвати ефективним тільки тоді, коли організація фактично досягає бажані цілі і може сформувати нові цілі, що забезпечують її виживання в майбутньому.

Відповідність справі. Для того щоб бути ефективним , контроль повинний відповідати контрольованому виду діяльності.

Своєчасність контролю. Своєчасність контролю полягає в часовому інтервалі між проведенням вимірів і оцінок, що адекватно відповідає контрольованому явищу. Також усунення відхилень, перш ніж вони приймуть серйозні розміри.

Гнучкість контролю. Контроль, як і плани, повинний бути досить гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються.

Простота контролю. Для того щоб бути ефективним, контроль повинний відповідати потребам і можливостям людей, взаємодіючих із системою контролю і реалізуючих її.

Економічність контролю. Щоб контроль був економічно вигідний, відношення витрат до можливого прибутку в нього повинно бути досить низьким.

Функція контролю в організації включає п'ять основних складових:

1. Моніторинг зовнішнього середовища організації - вивчаються фактори, які суттєво впливають на організацію або які важливі для визначення стратегії.

2. Контроль ефективності діяльності організації - життєво необхідний для виживання та успіху організації. Здійснюється за допомогою критеріїв ефективності діяльності, які пов'язують результати і витрачені ресурси.

3. Контроль досягнення цілей - проводиться шляхом визначення фактичних значень параметрів і їх порівняння з запланованими. Визначаються відхилення і їх допустимість.

4. Контроль внутрішнього середовища організації - перевірка грамотності цілепологання на основі аналізу прийнятих рішень. Контролюється проведення операцій і дотримання технологій. Аналізується ефективність організаційних структур. Особливу увагу приділяють оцінки ефективності менеджменту у зв'язку з його впливом на поведінку людей в організації.

5. Виявлення резервів - формально не входить у функцію контролю, але здійснюється за її допомогою.

11.2. Види контролю

Існують три основних види контролю: попередній, поточний і заключний.

Попередній контроль - процес перевірки готовності до виконання робіт, проводиться до їхнього початку. Це випереджаючий контроль, що повинний ідентифікувати, виявляти і запобігати відхиленням перш, ніж вони можуть виникнути. Основними засобами такого контролю є виконання визначених правил і процедур поводження, яких повинні дотримувати працівники, щоб забезпечити реалізацію запланованих завдань. На підприємстві використовується попередній контроль людських, матеріальних і фінансових ресурсів.

Попередній контроль в області людських ресурсів досягається в організації за рахунок ретельного аналізу тих ділових і професійних знань і навичок, що необхідні для виконання тих чи інших посадових обов'язків і добору найбільш підготовлених і кваліфікованих людей. У багатьох організаціях попередній контроль продовжується і після їхнього наймання в ході курсу навчання. Курс попереднього навчання підвищує імовірність того, що зайняті працівники будуть працювати ефективно.

Очевидно, що зробити високоякісну продукцію з поганої сировини неможливо. Тому промислові фірми встановлюють обов'язковий і попередній контроль використовуваних матеріальних ресурсів. Контроль здійснюється шляхом розробки мінімально припустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять, цим вимогам. До методів попереднього контролю матеріальних ресурсів відноситися також забезпечення їхніх запасів в організації на рівні, достатньому для того, щоб уникнути дефіциту.

Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет (поточний, фінансовий план), що дозволяє також здійснювати функцію планування. Бюджет є механізмом попереднього контролю в тім змісті, що він дає впевненість, коли організації буде потрібно наявні засоби ці засоби в неї будуть. Бюджети встановлюють також граничні значення витрат і не дозволяють тим самим кому-небудь у цілому вичерпати свої наявні засоби до кінця.

Поточний контроль проводитися безпосередньо в ході виконання робіт. Він складається з моніторингу поточної діяльності, спрямований на перевірку дотримання стандартів. У його основі знаходяться нормативні показники, правила, керуючи положення. Найбільше часто його об'єктом бувають підлеглі працівники, яких контролює їхній начальник. Регулярна перевірка діяльності підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозицій по удосконаленню роботи дозволяють усунути відхилення від планів, положень і інструкцій. Поточний контроль базується на виявленні фактичних результатів, одержуваних після проведення робіт шляхом зворотного зв'язку (найпростіший приклад зворотного зв'язку є повідомлення начальника підлеглим про те, що їхня робота не задовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки.)

Відхилення в системі управління можуть бути викликані як внутрішніми так і зовнішніми факторами.

Заключний контроль здійснюється після виконання роботи з результатів зворотного зв'язку. Такий вид контролю забезпечує керівників інформацією, що може знадобитися в майбутньому, якщо передбачаються аналогічні роботи. Крім цього, порівняння фактичних результатів із запланованими дає можливість одержати інформацію про проблеми, що виникли в ході робіт. Дані контролю використовуються також для мотивації, порівнюючи мотиваційний виторг із досягнутим рівнем результатів. Заключний контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи передбачаються проводити в майбутньому.

11.3. Етапи проведення контролю

У процедурі контролю можна виділити три етапи: вироблення стандартів і критеріїв, зіставлення з ними реальних результатів і прийняття необхідних коригувальних дій (Рис.11.1)

На першому етапі контролюється відповідність запланованих показників виробництва встановленим стандартам. Стандарт - це конкретні цілі, що піддаються виміру і мають часовий характер. При їхньому виборі виходять із загальних цілей і стратегій підприємства. Стандарти встановлюють показники результативності об'єкта управління для всіх ділянок виробництва, охоплених плануванням. Вони дають можливість менеджеру зіставити реально виконану роботу з запланованою і вчасно коректувати дії. Одночасно легко встановлюються кількісні показники результативності по прибутку, собівартості, обсягу виробництва і реалізації, вартості матеріалів.

Рис. 11.1. Модель прогресу контролю

На другому етапі контролю реально досягнуті результати зіставляють зі стандартами і визначають масштаб відхилень. На цьому ж етапі дається оцінка результатам роботи, на основі якої, приймається рішення по коректуванню планів.

Для забезпечення успішної роботи системи контролю менеджменту необхідно обов'язково інформувати виконавців про оцінку їхньої роботи для прийняття відповідних рішень. Тільки за таких умов можливе встановлення ефективного зв'язку між тими, хто встановлює стандарти і тими, хто повинний їх виконувати.

На третьому етапі проводиться оцінка отриманих результатів. Порівнюючи їх зі стандартами, менеджер визначає необхідні дії (ліквідувати відхилення. Переглянути стандарт чи залишити все незмінним.)

Основна ціль контролю складається в тому, щоб домогтися такого положення, при якому процес управління організацією дійсно змусив би її функціонувати відповідно до плану. Система контролю, що не дозволяє усунути серйозні відхилення перш ніж вони переростуть у великі проблеми - безглузда. Проведене коректування повинне концентруватися на усунення дійсної причини відхилення і домогтися повернення організації до правильного образа дій.

Здійснення коректування може бути досягнуте шляхом поліпшення значення внутрішніх перемінних факторів даної організації, удосконалення функцій управління технічних процесів. Важливо підкреслити, що менеджер повинний спочатку переконатися, що дії по коригуванню, не створять додаткових труднощів.

Не всі помітні відхилення від стандартів варто усувати. Іноді самі стандарти можуть виявлятися нереальними , тому що вони ґрунтуються на планах, а плани це лише прогнози майбутнього, при перегляді планів повинні переглядатися і стандарти.

11.4. Система управлінського контролю

Сучасні організації поступово відмовляються від прямого ієрархічного контролю на користь більшої децентралізації, розподілу інформації і наділення владою співробітників. Важливою складовою концепції децентралізованого контролю є система управлінського контролю, що включає фінансовий аналіз, бюджети, управління за цілям, статистичні звіти, оскільки без цього неможлива ні ідентифікація проблем, ні корегування впливу. Дана сукупність є інтегрованою системою управління і спостереження за діяльністю організації. Система контролю має життєво важливе значення як для невеликих компаній так і для визнаних корпорацій.

Ґрунтуючись на загальному стратегічному плані, у якому сформульовані довгострокові цілі організації, визначені на заглибленому аналізі сильних і слабких сторін організації, сприятливих зовнішніх можливостей і потенційних погроз, вищий менеджмент зобов'язаний розробляти фінансові прогнози, аналізувати відносні фінансові показники, використовувати фінансовий аудит для оцінки внутрішніх операцій. Кожний з цих елементів контролю базується на фінансових звітах. Саме вони містять необхідну для контролю інформацію - балансовий звіт, звіт про фінансові результати і їхнє використання. Більшість значимих даних для аналізу і контролю надані у виді відносних показників таких як коефіцієнти ліквідності, активності прибутку тощо. Менеджер повинний вміти інтегрувати фінансові показники, причини виникаючих проблем і знаходитися правильні рішення.

Рис. 11.2 Взаємозв'язок бюджетів та центрів відповідальності

Основний засіб контролю на середньому рівні - бюджет. Це найбільше широко розповсюджена контрольна система над ресурсами і доходами. Бюджет складається для кожного підрозділу організації, при цьому він розглядається як один з центрів відповідальності. Центр відповідальності - основна одиниця аналізу системи бюджетного контролю. Виділяють чотири типи центрів відповідальності - центри витрат , доходу, прибутку й інвестицій. Кожний з центрів розробляє відповідні бюджети. На рис. 11.2. показаний їхній взаємозв'язок.

В даний час, крім розглянутих методів контролю широко розповсюдження отримують нові методи такі як, економічні системи додаткової вартості, калькуляція витрат по видах діяльності, відкрите управління тощо.

Новим словом в управлінні стала поява функціонально відокремленого напрямку економічної роботи на підприємстві - контролінгу, що включає збір і обробку інформації для прийняття управлінських рішень, здійснення функцій контролю, підготовку рекомендацій для прийняття управлінських рішень.

Контролінг - нове явище в теорії і практиці сучасного управління, що виникло в результаті поєднання економічного аналізу, планування управлінського обліку і менеджменту. Ціль контроллинга - забезпечення виживання підприємства і контроль за рухом підприємства до призначеної цілі. У системі контроллингу акценти зміщаються з простого фіксування минулих фактів убік перспективного, випереджального контролю, а також оперативного відстеження поточних подій, у фокусі контролю виявляється не минуле, а сьогодення і майбутнє.

Контрольні запитання

Дайте визначення поняттю «Контроль виконання».

Яка роль контролю та його функції.

Назвіть основні типи контролю з погляду часу їхнього здійснення?

На які етапи розпадається процес контролю?

У чому складається взаємозв'язок між плануванням і контролем .

Чому формування бюджету настільки важливо для процесу контролю?

Наведіть характеристику ефективного контролю?

Що являє собою система управлінського контролю.

Чому контроллинг є основним інструментом управління в сучасних умовах.

12. ПОБУДОВА ОРГАНІЗАЦІЇ

12.1. Поняття і принципи побудови управлінських структур

Організаційна структура - це головний інструмент управління, що регламентує склад, величину, розміщення, профіль діяльності, відповідальність, підпорядкованість підрозділів для виконання всіх цільових функцій, зафіксованих у статуті організації.

Організаційна структура управління (ОСУ) - одне з ключових понять менеджменту. У рамках структури протікає весь управлінський процес (рух потоків інформації, прийняття управлінських рішень тощо), у якому беруть участь менеджери всіх рівнів, категорій і професійної спеціалізації. Структуру можна порівняти з каркасом будинку управлінської системи, побудованим для того, щоб усі процеси, що протікають у ній, здійснювалися вчасно і якісно.

Структура управління це упорядкована сукупність стійко взаємозалежних елементів, які забезпечують функціонування і розвиток організації як єдиного цілого. ОСУ можна визначити також як форму поділу і кооперації управлінської діяльності, у рамках якої здійснюється процес управління по відповідним функціям, що спрямовані на рішення поставлених задач і досягнення намічених цілей. З цих позицій структура управління представляється у виді системи оптимального розподілу функціональних обов'язків, прав і відповідальності, порядку і форм взаємодії між органами управління, які входять до її складу і працюючими в них людьми.

Ключовими поняттями структур управління є елементи, зв'язки (відносини), рівні і повноваження. Елементами ОСУ можуть бути як окремі працівники ( керівники, фахівці, службовці), так і підрозділи апарата управління, у яких зайнята та чи інша кількість фахівців, що виконують визначені функціональні обов'язки. Є два напрямки спеціалізації елементів ОСУ: перший - у залежності від складу структурних підрозділів організації виділяють ланки структури управління, що здійснюють маркетинг, менеджмент, виробництво, науково - дослідницьку роботу тощо; другий - виходячи з характеру загальних функцій, виконуваних у процесі управління, формуються органи, що займаються плануванням, що організують виробництво, працю і управління, що контролюють усі процеси в організації.

Відносини між елементами структури управління підтримуються завдяки зв'язкам, що прийнято підрозділяти на горизонтальні і вертикальні. Перші мають характер координації, узгодження і є зв'язками одного рівня. Другі - це відносини влади та підпорядкування. Необхідність у них виникає при ієрархічній побудові системи управління. Так при дворівневій структурі створюються верхні ланки управління (керівництво організацією в цілому) і низові ланки (менеджери, що безпосередньо керують роботою виконавців). При трьох і більш рівнях в ОСУ формується так називаний середній рівень, що у свою чергу може складатися з декількох рівнів.

У структурі управління організацією виділяють лінійні і функціональні зв'язки. Перші пов'язані з прийняттям і реалізацією управлінських рішень і рухом інформації між так називаними лінійними керівниками, тобто особами, що цілком відповідають за діяльність організації чи її структурних підрозділів. Функціональні зв'язки відповідають тим чи іншим функціям менеджменту.

Наступний елемент структури - повноваження: лінійного персоналу, штабного персоналу, або функціональні. Повноваження лінійних керівників дають їм право вирішувати всі питання розвитку організації, віддавати накази, які є обов'язковими для інших членів організації. Повноваження штабного персоналу обмежуються правом планувати, рекомендувати, радити чи допомагати, але не наказувати іншим членам організації виконувати їхні розпорядження. Якщо тому чи іншому працівнику управлінського апарата надається право приймати рішення і виконувати ті дії, які звичайно виконували лінійні менеджери, то він одержує так називані функціональні повноваження.

Між усіма названими вище елементами ОСУ існують складні відносини взаємозв'язку: зміни в кожному з них викликають необхідність перегляду всіх інших. Якщо виникає необхідність створити новий підрозділ, то слід дати відповідь на такі запитання: які задачі він буде вирішувати? Кому він буде підпорядкований? На яких рівнях його слід створити? Які повноваження надаються його робітникам? Які у нього зв'язки з іншими підрозділами?

До структури управління пред'являється безліч вимог, що відбивають її ключове для менеджменту значення. Вони враховуються в принципах формування ОСУ. Головні з цих принципів можуть бути сформульовані в такий спосіб:

1. Організаційна структура управління повинна насамперед відбивати цілі і задачі організації, а отже, бути підлеглою виробництву і його потребам.

2. Необхідно забезпечити оптимальний поділ праці між органами управління й окремими працівниками, що забезпечує творчий характер роботи і нормальне навантаження, а також належну спеціалізацію.

3. Формування структури управління слід зв'язувати з визначенням повноважень і відповідальності кожного працівника й органа управління, із установленням системи вертикальних і горизонтальних зв'язків між ними.

4. Між функціями й обов'язками, з одного боку, повноваженнями і відповідальністю, з іншого, необхідно підтримувати відповідність, порушення якої приводить до дисфункції системи управління в цілому.

5. Організаційна структура управління покликана бути адекватною соціально-культурному середовищу організації.

6. Організаційна структура повинна забезпечувати оптимальний рівень централізації і децентралізації управління в організації; створення цілісної системи корпоративного планування, гнучкого фінансування; наявність розвинутій системи маркетингу.

7. Структура управління повинна бути оптимальною, оперативною, надійною, економічною.

Реалізація цих принципів означає необхідність урахування при формуванні (чи перебудові) структури управління безлічі різних факторів впливу на ОСУ, приведених на рис. 12.1.

12.2. Типи структур управління організаціями

У сучасній теорії менеджменту виділяються два типи управління організаціями: бюрократичний ( ієрархічний ) і органічний ( адаптивний ). Вони побудовані на принципово різних підставах і мають специфічні риси, що дозволяють виявляти сфери їхнього раціонального використання і перспективи подальшого розвитку. Характеристика цих структур наведена в таблиці 12.1

Історично першим сформувався ієрархічний (бюрократичний) тип. Відповідну концепцію підходу до побудови організаційних структур розробив на початку ХХ сторіччя німецький соціолог Макс Вебер. Ключові концептуальні положення нормативної моделі раціональної бюрократії такі: 1) чіткий поділ праці, використання на кожній посаді кваліфікованих фахівців; 2) ієрархічність управління, при якій нижчестоящий рівень підкоряється і контролюється вищестоящим; 3) наявність формальних правил і норм, що забезпечують однорідність виконання менеджерами своїх задач і обов'язків; 4) дух формальної знеособленості, характерної для виконання офіційними особами своїх обов'язків; 5) здійснення наймання на роботу відповідно до кваліфікаційних вимог до даного посади, а не із суб'єктивних оцінок.