Система документационного обеспечения управления торговым предприятием, осуществляющим продажи через интернет-магазин (на примере ООО "Спортибэй")

На рисунке 1.2 представлены наиболее известные автоматизированные системы управления интернет-магазином.

Рисунок 1.2 - Автоматизированные системы управления интернет-магазином 36

Из представленного рисунка видно, что лидером в данной области является система Shop-script, за ней идет 1С-Bitrix, Joomls и PHPShop. Это самые распространенные системы управления сайтами для интернет-магазинов. На них и надо ориентироваться при выборе CMS.

Остальные представлены слабо, это - OsCommerce, VaM Shop, Drupal, HostCMS, InSales. В число прочих на рисунке попали таки системы, как WordPress, Amiro.CMS, S.Builder, uCoz, NetCat, MODx, UMI.CMS, DataLife Engine, ABO.CMS.

В заключение необходимо еще раз подчеркнуть, что получение и обработка заказов от клиентов является важнейшей функций любой системы управления интернет-магазином. Главным при этом считается оперативность и точность обработки заказа. В связи с этим автоматизация процессов управления для любого интернет-магазина крайне важна. Благодаря ей упрощается организация оперативного сбора данных, анализ и оптимизация управления.

Таким образом, в данном разделе выпускной квалификационной работы исследованы теоретические основы организации электронной торговли. Из чего можно сделать следующие выводы:

1. Развитие сети Интернет привело к резкому росту электронной торговли среди всех торговых фирм и граждан. Малые предприятия и граждане получили возможность вести свои коммерческие сделки и другие операции в оперативном электронном режиме - в режиме реального времени он-лайн. Электронная торговля создает новую форму организации торговых предприятий - интернет-магазины - и постоянно под воздействием конкуренции предлагает новые товары и услуги для реализации в интернет-магазине. Фактически предметом электронной торговли может быть любой продукт (товар, услуга, недвижимость, банковский продукт и т.п.).

2. Сфера приложений электронной торговли постоянно растет, появляются все новые, подчас неожиданные области применения. Тем не менее, на сегодня можно говорить о четырех крупных окончательно сформировавшихся системах электронной торговли: «Бизнес - Бизнес» (B2B); «Бизнес - Потребитель» (В2С); «Бизнес - Правительство» (B2G); «Потребитель - Правительство» (С2G). Выбор формы электронной торговли определяются в зависимости от взаимоотношений участников экономического процесса. При этом электронная торговля является наиболее динамичным и перспективным на данный момент видом дистанционной торговли.

3. В настоящее время в России в области информатизации и электронной торговли действуют следующие нормативно-правовые акты:

- Конституция Российской Федерации;

- Гражданский кодекс Российской Федерации;

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» вводит понятие «участники электронного взаимодействия»;

- Федеральный закон Российской Федерации от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей»;

- с 1 января 2014 года вступает в силу Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Однако главной проблемой современного законодательства в области электронной торговли является отсутствие федерального закона «Об электронной торговле». Принятие данного закона будет способствовать успешному развитию электронной торговли в России и закреплению основных прав и обязанностей участников электронной торговли и их защите.

4. Важным моментом при совершении покупки через интернет-магазин является правильное оформление сопроводительных документов. При продаже товаров организациям, при условии, что доставка будет производиться курьерской службой организации-поставщика, представитель интернет-магазина обязан выдать покупателю следующие документы:

- кассовый или товарный чек при расчетах наличными или банковской картой;

- накладную или акт сдачи-приемки товаров при оплате через банк.

- счет-фактуру, если магазин применяет общую систему налогообложения.

Кроме перечисленных документов, вместе с товаром покупателю обязательно должны предоставить:

- инструкцию о правилах эксплуатации и безопасного использования товара на русском языке;

- гарантийный талон (либо сервисную книжку с талонами) с печатью фирмы-продавца.

5. Наиболее существенным моментом для успешного развития интернет-магазина является автоматизация процессов управления. В интернет-магазине можно автоматизировать следующие процессы:

- документооборот компании (бухгалтерский, налоговый, товарный);

- маркетинговая рассылка;

- анализ продаж;

- наличие товара;

- актуальность цен;

- сортировка данных на сайте по различным критериям;

- процесс обмена данными о товаре (продажи, поступление, изменение цен и т.д.) между интернет-магазином и системой учёта.

Многие владельцы интернет-магазинов до сих пор ассоциируют автоматизацию бизнеса с такими программами как «Exel» или «1С бухгалтерия». Однако сегодня на рынке программного обеспечения действует множество автоматизированных систем управления интернет-магазинами, в частности Shop-script, 1С-Bitrix, Joomls и PHPShop и другие.

Автоматизация управления позволит интернет-магазину решить ряд проблем, повысить уровень продаж и наладить длительные отношения с клиентами и партнёрами по бизнесу.

2. Анализ практики работы системы информационно-документационного обеспечения управления интернет-магазина СпортЕбей

2.1 Общая характеристика деятельности интернет-магазина

ООО «Спортибэй» организована в августе 2012 г. Головная компания находится в г. Краснодаре и развивает собственную сеть розничных магазинов спортивного питания на юге России.

Спортибэй - это интернет-магазин спортивного питания, он осуществляет продажу спортивных добавок и товаров в сети Интернет. Магазин называется on-line (онлайн) магазином, поскольку сайт www.sportebay.ru отвечает современным требованиям к функционалу и удобству использования: Покупатели могут заказать и купить спортивное питание непосредственно на сайте 24 часа в сутки, без дополнительных звонков и согласований с менеджерами. На данном сайте доступны качественные фотографии товаров, их описание, свойства и рекомендации по приему, также существует система отзывов. Все товары, представленные в интернет-магазине находятся на складе компании, отсутствующие товары компания не предлагает.

Интернет-магазин способен вычислить стоимость доставки до необходимого адреса в зависимости от выбранного способа и расстояния.

Необходимо отметить, что ООО «Спортибэй» работает по принципу 100% предоплаты. Оплата принимается банковскими картами, в терминалах сотовой связи, электронными сервисами, перечислением по квитанции, наличными и другими доступными средствами.

Спортибэй - это федеральная сеть розничных магазинов спортивного питания. ООО «Спортибэй» также имеет 6 розничных точек сети спортивного питания, которые наполнены полным ассортиментом добавок и нутриентов - 5 магазинов в г. Краснодар и 1 магазин в г. Волгоград 37.

В городах, где уже находятся магазины Спортибэй, можно приобрести полный комплекс нутриентов для бодибилдинга и спортивного тренинга от лучших поставщиков и производителей зарубежных и отечественных марок: протеины, гейнеры, аминокислоты, BCAA, жиросжигатели, L-карнитин и др.

Численность сотрудников сети магазинов ООО «Спортибэй» составляет 16 человек. В розничных магазинах работают компетентные консультанты, которые смогут порекомендовать каждому покупателю добавки, способствующие росту массы, накачке мышц, похудению, укреплению здоровья, повышению выносливости и жизненного тонуса.

Кроме того, Спортибэй - это оптовая база спортивного питания, которая реализует со своего склада товары в любую точку России. Также ООО «Спортибэй» может стать надежным поставщиком спортивного питания и помочь в организации точки реализации.

Таким образом, ООО «Спортибэй» - это:

- он-лайн интернет-магазин спортивного питания и спортивных товаров;

- федеральная сеть магазинов спортивного питания;

- молодой и дружный коллектив;

- уникальный собственный бренд.

Миссия компании:

1) для клиентов:

- предоставить широкий ассортимент спортивного питания и товаров;

- предложить доступные цены;

- предоставить качественное обслуживание в розничных магазинах и легкость выбора в интернет-магазине;

- предоставить разъяснения по составам товаров и рекомендуемым способам применения;

- пропаганда здорового образа жизни и правильного питания, в том числе с применением добавок;

2) для собственников:

- создание условий для материальной стабильности;

- профессиональный рост и удовлетворение от работы.

Штат интернет-магазина составляет 15 человек. Небольшая численность персонала позволяет четко разделить функциональные обязанности каждого сотрудника.

Общее руководство оперативно-хозяйственной деятельностью интернет-магазина ООО «Спортибэй» осуществляет генеральный директор - набирает штат, определяет обязанности каждого сотрудника и координирует работу всего персонала организации. Генеральный директор несет обязанность за рациональное использование финансовых, материальных и человеческих ресурсов с целью обеспечения прибыльности компании.

Офис-менеджер выполняет функции секретаря генерального директора. Офис-менеджер ведет общее делопроизводство (составляет графики работ и отпусков, осуществляет обработку входящей и исходящей корреспонденции), В функции офис-менеджера также входит ведение кадрового делопроизводства.

Бухгалтерия в лице главного бухгалтера и бухгалтера обеспечивает в строгом соответствии с действующим законодательством и Уставом ООО «Спортибэй» осуществление финансовой деятельности компании. В обязанности сотрудников бухгалтерии входят следующие:

- правильная и рациональная организация бухгалтерского учета, предоставление финансового отчета в налоговую службу;

- оформление и осуществление финансовых операций, в том числе своевременные и в полном объеме расчеты с бюджетом;

- осуществление учета результатов финансово-хозяйственной деятельности, в том числе контроль совершения сделок купли-продажи;

- проведение инвентаризаций, контрольных проверок, мероприятий направленных на сохранность денежных средств и товарно-материальных ценностей;

- контроль правильного расходования фонда оплаты труда, соблюдения штатного расписания, платежной и финансовой дисциплины.

Специалисты отдела информационных технологий полностью отвечают за содержание сайта: осуществляет настройку серверов, удаленных компьютеров, АТС, разработку дизайна сайта, баннеров и рассылок.

Отдел закупок выполняет следующие функции:

- стратегическое и оперативное планирование закупок;

- составление и контроль бюджета закупок;

- разработка ценовой политики и контроль отпускных цен;

- разработка политики скидок в сетях;

- контроль ведения документооборота и учет взаиморасчетов с поставщиками;

- анализ продаж, построение системы продвижения в сетях.

Отдел продаж осуществляет всю работу по оформлению и сопровождению заказов до момента получения его заказчиком, отвечает за обратную связь с клиентом, представляет товары.

Интернет-магазин Спортибэй имеет собственный склад. Поэтому в организации имеется складская служба, в обязанности которой входит четкий учет товара и контроль его выдачи.

Служба доставки во главе с менеджером занимается обеспечением своевременной доставки купленного товара в соответствии с действующими способами доставки товара в ООО «Спортибэй».

Таким образом, анализируя структуру интернет-магазина, следует сделать вывод, что численность персонала оптимальна, каждый из работников загружен работой, при этом работа каждого строго регламентирована.

2.1.1 Структура сайта интернет-магазина Спортибэй. Структура сайта интернет-магазина Спортибэй представляет собой совокупность разделов (папок) и страниц с размещенной на них информацией (см. рисунки 2.2 и 2.3).

Рисунок 2.2 - Структура сайта интернет-магазина Спортибэй 37

В первом разделе сайта интернет-магазина «О компании» дается общая характеристика деятельности ООО «Спортибэй», представлена миссия и цели компании, партнеры (ООО «Спортивное питание» и «ABP Company»), имеющиеся вакансии в возможностью заполнения и отправки формы анкеты, а также контактные данные организации и отзывы и предложения о работе сет магазинов.

Во втором разделе сайта интернет-магазина «Каталог» приведен подробный каталог товаров компании. В ООО «Спортибэй» реализуемые товары разделены на две группы:

1) спортивное питание:

- BCAA - незаменимые аминокислоты;

- L-карнитин;

- аминокислотные комплексы;

- витамины, минералы, кислоты;

Рисунок 2.3 - Главная страница сайта интернет-магазина Спортибэй 37

- Гейнер - белково-углеводные смеси;

- глютамин;

- добавки для суставов и связок;

- жиросжигатели;

- креатин;

- посттренировочные комплексы;

- предтренировочные комплексы;

- Протеин - высоко-белковые смеси;

- специальные добавки;

- спортивные батончики;

- спортивные напитки;

- энергетики;

2) спортивные товары:

- товары для туризма;

- товары для тяжелой атлетики;

- награды, кубки, медали;

- насосы, иглы, аксессуары;

- аксессуары для спорта;

- товары для гимнастики;

- весы, секундомеры, мегафоны и прочие приборы контроля;

- игры (дартс и дротики, лото, нарды, игры-наборы, домино, шахматы, биты);

- товары для фитнеса;

- перчатки;

- спортивная одежда.

В третьем разделе «Магазины» представлены адреса и контакты магазинов ООО «Спортибэй» в г. Краснодаре и г. Волгограде.

Четвертый раздел сайта «Доставка» отображает информацию о способах доставки товаров при заказе через интернет-магазин. Интернет-магазин Спортибэй осуществляет доставку оплаченных заказов различными способами. Эти способы выбираете непосредственно покупатель на этапе оформления своего заказа. Доставка спортивного питания производится следующими способами:

1) собственным курьером в г. Краснодаре и г. Волгограде;

2) рейсовым автобусом до автовокзала населенного пункта, где проживает заказчик;

3) Почтой России;

4) EMS Почтой России;

5) компанией СПСР-ЭКСПРЕСС - экспресс-доставка по всей России и за границу;

6) транспортной компанией «ПЭК».

В пятом разделе сайта «Оплата» представлена информация о способах оплаты товаров как через интернет-магазин, так и через магазины г. Краснодара и г. Волгограда. ООО «Спортибэй» стремится улучшать качество обслуживания своих клиентов, поэтому предлагает различные способы оплаты покупок:

1) в интернет-магазине Спортибэй можно воспользоваться следующими платежными сервисами:

- оплата наличными курьеру;

- оплата банковскими картами;

- оплата электронными сервисами;

- оплата электронными деньгами;

- оплата в платежных терминалах сотовой связи.

2) в сети магазинов спортивного питания Спортибэй производится оплата покупок:

- наличными деньгами;

- платежными картами.

В шестом разделе сайта «Скидки» представлена информация о действующих скидках. В сети розничных магазинов спортивного питания Спортибэй действует следующая система скидок:

1) единоразовая система скидок;

2) накопительная система скидок;

3) акционная система скидок.

Единоразовые скидки для интернет-магазина применяются в следующих случаях:

- скидка 5% - при текущей покупке на сумму свыше 30 000 руб.;

- скидка 10% - при текущей покупке на сумму свыше 50 000 руб.

Единоразовые скидки для розничных магазинов применяются в следующих случаях:

- скидка 5% - при текущей покупке на сумму свыше 7 000 руб.;

- скидка 10% - при текущей покупке на сумму свыше 15 000 руб.;

- скидка 15% - при текущей покупке на сумму свыше 50 000 руб.

Накопительные скидки действуют только за покупки в розничных магазинах применяются в следующих случаях:

- скидка 5% - сумма всех покупок от 15 000 руб.;

- скидка 10% - сумма всех покупок от 30 000 руб.;

- скидка 15% - сумма всех покупок от 100 000 руб.

Для удобства накопления истории покупок перед первой покупкой выдается пластиковая карточка, вся история совершения покупок в сети магазинов Спортибэй будет сохраняться на неё. Наличие карты в момент посещение магазина обязательно, иначе текущая покупка будет оформлена без сохранения информации. Скидочные карты являются бессрочными и действуют во всех магазинах Спортибэй.

В сети магазинов спортивного питания Спортибэй уважают профессионалов своего дела, поэтому компания предоставляет безусловные (акционные) скидки:

- скидка 10% - кандидатам в мастера спорта России и СССР;

- скидка 15% - мастерам спорта России и СССР;

- скидка 15% - тренерам.

Для получения указанных скидок необходимо заполнить Анкету и предоставить копию подтверждающего документа (спортивная книжка со страницей присвоения квалификации, копия удостоверения, выписка из трудовой книжки, сертификат тренера, инструктора и т.д.)

В сети розничных магазинов Спортибэй могут быть установлены на отдельные товары в период проведения акции очень дешевые цены, на которые не действуют другие системы скидок.

Необходимо отметить, что единоразовые, накопительные и акционные скидки не суммируются. В случае решения вопроса предоставления скидки на момент покупки применяется наибольшая из них.

В шестом разделе сайта «Новости-События-Проекты» дается информация о новостях компании. Кроме того здесь представлены различные акции и специальные предложения, а также интересные статьи о здоровом образе жизни, в том числе, спортивном питании. В данном разделе также представлен Форум-wiki (данный подраздел еще находится в стадии разработки).

Седьмой раздел сайта «Галерея» содержит фото и видео материалы компании о здоровом образе жизни, в том числе, спортивном питании. Данный раздел также необходимо дополнить информацией.

И, наконец, раздел «Корзина» включает сведения о заказанных товарах. Посредством «Корзины» осуществляется процесс оформления продажи товаров через интернет-магазин Спортибэй.

Также необходимо отметить, что в интернет-магазине Спортибэй возможна регистрация пользователей. Регистрационная форма пользователей интернет-магазина Спортибэй приведена на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 - Регистрационная форма пользователей интернет-магазина Спортибэй 37

Регистрация позволяет постоянным покупателям находиться в курсе событий компании и получать полезную информацию о деятельности ООО «Спортибэй»: поступление новых товаров, действующие акции и специальные предложения и т.д.

Также следует отметить, что на сайте есть ссылка на онлайн-консультант LiveTex, что является важным для потребителей, так как консультант в режиме on-line может предоставить интересующую информацию как по продукции, так и по порядку оформления заказа. Таким образом, рассмотрев все разделы сайта, можно сделать вывод, что структура сайта достаточно полная, представлены практически все необходимые разделы. Информация в ряде случаев представлена удобно для пользователей. Однако, некоторые разделы сайта, такие как «Галерея» и «Новости-События-Проекты» еще не полностью оформлены и находятся в стадии разработки.

2.2 Система информационно-документационного обеспечения деятельности интернет-магазина

Документирование закупочной деятельности интернет-магазина. Основная деятельность интернет-магазина Спортибэй - продажа товаров со своего склада и через розничные магазины товаров спортивного питания по всей России.

Основная торговая деятельность интернет-магазина начинается с процесса закупки товаров. Поэтому отделом закупок на основании маркетинговых исследований рынка товаров спортивного питания и заявок от складской службы составляется план закупок. Форма плана закупок интернет-магазина Спортибэй приведена на рисунке 2.5.

План закупок подписывает начальник отдела закупок и утверждает генеральный директор. План закупок подписывается как на стадии разработки проекта договора поставки, так и после заключения договора.

УТВЕРЖДАЮ

Общество с ограниченной ответственностью Генеральный директор

«Спортибэй» ООО «Спортибэй»

(ООО «Спортибэй»)__________ Д.О. Пряничников

«___» _________ 201_ г.

Отдел закупок

ПЛАН ЗАКУПОК НА 2014 ГОД

«___» _________ 201_ г.

г. Краснодар

№ п/п	Наименование товара	Код товара	Ед. измер.	Кол-во	Стоимость, тыс. руб.	Условия договора	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8
1
2
…

Начальник отдела ______________ И.П. Макаров

подпись

Рисунок 2.5 - Форма плана закупок интернет-магазина Спортибэй

План закупок составляется на месяц, на год или на другой срок, в зависимости от нужд организации.

После составления плана закупок менеджер отдела закупок интернет-магазина осуществляет телефонные переговоры и направляет деловое письмо- предложение о сотрудничестве поставщикам, утвержденным резолюцией генерального директора. Письмо составляется в двух экземплярах и подписывается генеральным директором интернет-магазина. Первый экземпляр отправляется поставщику, а второй остается в организации и подшивается в дело.

К письму также прилагается проект договора поставки. Проект договора составляется в двух экземплярах, подписывается генеральным директором и заверяется печатью ООО «Спортибэй». Оба экземпляра прилагаются к письму о сотрудничестве. В том случае, если поставщика устраивают все пункты договора, он ставит подписи и печать организации на обоих экземплярах, один из которых отправляется интернет-магазину.

В договоре существенным условием являются:

- предмет договора - условия о товаре, о его наименовании, количестве и качестве. Описание предмета может содержаться как в тексте договора поставки, так и отдельно в специальном приложении - «Спецификация товара»;

- срок поставки - условие о предусмотренных в договоре временных периодах, в течение которых поставщик должен передать товар интернет-магазину.

Также в договоре имеются дополнительные условия, в частноти:

- цена договора;

- периоды поставки товара. В соответствии со ст.508 Гражданского кодекса РФ в случае, если сторонами предусмотрена поставка товаров в течение срока действия договора отдельными партиями и сроки поставки отдельных партий в нем не определены, то товары должны поставляться равномерными партиями помесячно;

- страхование товара;

- порядок передачи товара от поставщика интернет-магазину.

Также к договору поставки товаров могут прилагаться следующие Приложения:

1. Спецификация товара - отображает в себе все основные признаки товара, передаваемого согласно договору. Спецификация составляется в табличной форме и содержит следующие графы:

- порядковый номер передаваемого товара;

- полное наименование товара;

- единица измерения товара;

- стоимость за единицу товара;

- общая сумма без НДС и с НДС.

Спецификация подписывается обеими сторонами договора и заверяется печатями организаций. Форма спецификации товара приведена на рисунке 2.6.

спецификация № ___

«___» _________ 201_ г. г. Краснодар

На товары, подлежащие поставке

по договору № __ от «___» _________ 201_ г.

№ п/п	Наименование товара	Единица измерения	Количество	Цена, руб.	Стоимость, руб.	Стоимость, руб., в т.ч. НДС
1	2	3	4	5	6	7
1
2
…
	Итого

Спецификация товара составляется в случае, когда пункты договора содержат минимальную информацию о совершаемой купле-продаже (не указаны количество товаров, их наименование, ассортимент, цена, сроки платежей, сроки поставки). Иногда вместо спецификации составляются графики платежей и поставок.

2. Дополнительное соглашение к договору поставки составляется в том случае, когда уже подписанный и действующий договор при существенных разногласиях должен быть существенно изменен. Дополнительное соглашение к договору - это тот же самый договор, а соответственно, его подписание возможно и законно при обоюдном согласии обеих сторон по договору. При заключении дополнительного соглашения к договору, применяются правила используемые при заключении основного договора. В дополнительном соглашении к договору указывают место и время заключения, а также стороны дополнительного соглашения к договору. Также необходимо указывать, частью какого договора является дополнительное соглашение, а также все те условия, по которым должны быть достигнуты соглашения.

3. При разногласиях, имеющихся по договору поставки в отдельных вопросах, составляется протокол разногласий. Протокол разногласий составляется в форме таблицы, содержащей несогласованные сторонами пункты договора и редакции этих пунктов, предложенные как одной, так и другой стороной.

Форма протокола разногласий к договору поставки, используемая в интернет-магазине Спортибэй приведена на рисунке 2.7.

ПРОТОКОЛ РАЗНОГЛАСИЙ № ___

к договору поставки № ___ от «___»_______201_г.

«___» _________ 201_ г. г. Краснодар

«___» _________ 201_ г. получен проект договора поставки № ___ от «___» _________ 201_ г., направленный письмом от «___» _________ 201_ г.

Сторонами данного договора являются _________________________________________, именуемый в дальнейшем «Поставщик», действующий на основании свидетельства о государственной регистрации серии ___ № _____________ от «___» _________ 201_ г., с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Спортибэй», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице генерального директора Пряничникова Дениса Олеговича, действующей на основании Устава, с другой стороны.

В соответствии с договором Поставщик обязан изготовить и передать в собственность Покупателя, а Покупатель принять и оплатить Поставщику товар (______________________) в порядке, сроки и на условиях, установленных договором.

Покупатель, рассмотрев проект договора, выражает несогласие по следующим пунктам договора:

№ пункта проекта договора	Редакция пункта в проекте договора (редакция Поставщика)	Предложение изменить редакцию (редакция Покупателя)	Примечание

ПОСТАВЩИК	ПОКУПАТЕЛЬ
____________________________	ООО «Спортибэй»
____________ ________________ подпись расшифровка	____________ Д.О. Пряничников подпись
МП	МП

Рисунок 2.7 - Форма протокола разногласий интернет-магазина Спортибэй

Протокол разногласий составляется как после заключения договора (тогда его условия принимаются в том же порядке, как и условия самого договора), так и на стадии разработки проекта договора. После составления протокола разногласий он направляется поставщику вместе с подписанным договором. В основном договоре, к которому составляется протокол разногласий, необходимо сделать отметку: «Договор действителен с учетом протокола разногласий». Данная отметка ставится перед подписью стороны, составившей протокол разногласий. Без соответствующей отметки в договоре протокол разногласий не несет никакой юридической нагрузки и является просто пожеланием одной из сторон договора. Сторона, получившая протокол разногласий, подписывает его в случае согласия с новой редакцией спорных условий. В результате соответствующее условие договора будет действовать в редакции протокола разногласий, а не договора.

4. В случае несогласий первой стороны с протоколом разногласий, первая сторона вправе составить протокол согласования разногласий. Помимо сведений, содержащихся в протоколе разногласий, данный документ определяет или новую, согласованную редакцию спорных пунктов договора, или указание на то, что спорные пункты договора приняты в редакции той или иной стороны. При этом в протоколе разногласий делается запись: «Подписан с протоколом согласования разногласий № __ от «___» ___________ 201_ г.».

Форма протокола согласования разногласий к протоколу разногласий, используемая в интернет-магазине Спортибэй приведена на рисунке 2.8.

В таблицу протокола согласования разногласий включаются следующие графы:

- номер пункта проекта договора;

- редакция пункта договора, предложенная поставщиком;

- редакция пункта договора, предложенная покупателем (интернет-магазином);

- согласованная редакция.

ПРОТОКОЛ СОГЛАСОВАНИЯ РАЗНОГЛАСИЙ № ___

к протоколу разногласий № ___ от «___»_______201_г.

«___» _________ 201_ г. г. Краснодар

_______________________________________, именуемый в дальнейшем «Поставщик», действующий на основании свидетельства о государственной регистрации серии ___ № _____________ от «___» _________ 201_ г., с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Спортибэй», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице генерального директора Пряничникова Дениса Олеговича, действующей на основании Устава, с другой стороны, согласовали разногласия по проекту договора поставки № __ от «___» _____________ 201_ г.

В соответствии с договором Поставщик обязан изготовить и передать в собственность Покупателя, а Покупатель принять и оплатить Поставщику товар (______________________) в порядке, сроки и на условиях, установленных договором.



№ пункта проекта договора	Редакция пункта в проекте договора (редакция Поставщика)	Предложение изменить редакцию (редакция Покупателя)	Согласованная редакция

ПОСТАВЩИК	ПОКУПАТЕЛЬ
____________________________	ООО «Спортибэй»
____________ ________________ подпись расшифровка	____________ Д.О. Пряничников подпись
МП	МП

Рисунок 2.8 - Форма протокола согласования разногласий

После подписания протокола согласования разногласий возможно составление новой редакции заключаемого договора поставки с включением в последний согласованные сторонами пункты, либо заключение дополнительного соглашения к договору. Подписанный протокол согласования разногласий приравнивается к дополнительному соглашению, изменяющему некоторые условия договора.

После того, как договор поставки заключен и все сопутствующие ему документы подписаны, начинается сотрудничество интернет-магазина с поставщиком. Поставщик в соответствии с договором отправляет товар на склад интернет-магазина.

Первый документ, который возникает в интернет-магазине при поставке товара на его склад - это акт о приемке товаров (унифицированная форма ТОРГ-1). Акт составляется работником склада и подписывается председателем и членами приемной комиссии, действующей на основе приказа генерального директора, а также заведующим складом. Свою подпись на документе оставляет также представитель поставщика. Гриф утверждения ставит генеральный директор интернет-магазина. Акт о приемке товаров направляется в бухгалтерию, где главный бухгалтер ставит визу согласования.

В случае если при приемке товара работниками склада интернет-магазина обнаружены расхождения в количестве, ассортименте и других качествах товара с условиями договора поставки, составляется акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (унифицированная форма ТОРГ-2). Документ составляется членами приемной комиссии и экспертом организации, на которого возложено проведение экспертизы, с участием представителей ООО «Спортибэй» и поставщика или независимого эксперта. Документ вступает в силу после подписания председателем, членами комиссии и компетентным представителем незаинтересованной организации. Визу согласования ставит заведующий складом. На документе ставится гриф утверждения генерального директора интернет-магазина и подпись главного бухгалтера. Затем акт передается менеджеру и является основой для направления претензионного письма поставщику или транспортной компании, доставившей груз.

Также в случае, если при распаковке товара обнаружено, что товар доставлен в таре или упаковочных материалах, которые не указаны отдельно в счете поставщика и их стоимость включена в цену товара, то составляется акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (унифицированная форма ТОРГ-5). Акт составляется комиссией и подписывается членами комиссии, работником склада, принявшим тару на хранение; утверждается генеральным директором интернет-магазина. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию, второй хранится у материально-ответственного лица.

В общем виде алгоритм документирования закупочной деятельности интернет-магазина Спортибэй представлен в Приложении А.

Таким образом, основными документами при осуществлении закупочной деятельности ООО «Спортибэй» являются следующие:

1) план закупок;

2) деловое письмо-предложение о сотрудничестве поставщикам;

3) договор поставки и приложения к договору:

- спецификация товара (реже - график платежей и график поставок);

- дополнительное соглашение к договору поставки;

- протокол разногласий;

- протокол согласования разногласий;

4) акт о приемке товаров (унифицированная форма ТОРГ-1);

5) акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (унифицированная форма ТОРГ-2);

6) акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (унифицированная форма ТОРГ-5).

Документальное оформление продаж через интернет-магазин. Заключение договора купли-продажи между интернет-магазином Спортибэй и покупателем (физическим или юридическим лицом) осуществляется с помощью оформления заказа покупателем посредством ввода информации в специальные экранные формы web-сайта. Покупатель на сайте интернет-магазина Спортибэй добавляет интересующие товары в «Корзину» путем нажатия кнопки «Выбрать» и «Оформить заказ». Далее покупателю предлагаются формы оформления заказа. Формы оформления заказа для юридических и физических лиц имеют различную структуру (см. рисунки Б.1, Б.2 Приложения Б). Покупатель заполняет представленные формы и нажимает на кнопку «Оформить заказ». Таким образом, происходит отправка заказа покупателя интернет-магазину.

После получения необходимых сведений о заказе менеджер передает информацию в виде электронного сообщения в автоматизированной информационной системе 1С: Битрикс в отдел продаж, который на основании полученного сообщения формирует заказ (унифицированная форма ТОРГ-26). Данный документ оформляется в двух экземплярах менеджером отдела продаж. Первый экземпляр передается на склад для комплектования заказа. Второй экземпляр бланка заказа с отметкой об оплате передается вместе с заказом покупателю. Документ подписывается менеджерами отдела продаж, ответственными за прием заказа, работниками склада, ответственными за комплектацию и упаковку заказа, курьером, доставившим товар покупателю.

Одновременно с товаром интернет-магазин представляет покупателю следующие документы:

- технический паспорт товара;

- сертификат качества;

- инструкция по эксплуатации.

Также вместе с товаром покупателю передаются следующие документы:

- для физических лиц - товарный чек;

- для юридических лиц - оригинал счета, товарную накладную, счет-фактуру.

При необходимости возврата покупателем товара надлежащего качества, интернет-магазин составляет акт о возврате товара, в котором указываются: полное фирменное наименование (наименование) продавца; фамилия, имя, отчество покупателя; наименование товара; даты заключения договора и передачи товара; сумма, подлежащая возврату; подписи продавца и покупателя.

Таким образом, в данном подразделе выпускной квалификационной работы подробно рассмотрены процессы документального оформления основной деятельности интернет-магазина Спортибэй - закупка и продажа товаров спортивного питания. В связи с этим web-сайт рассматривается как компонент системы документационного обеспечения управления ООО «Спортибэй».

2.3 Автоматизированная система управления в ООО «Спортибэй»

В ООО «Спортибэй» организована достаточно мощная компьютерная поддержка, практически все рабочие места специалистов полностью автоматизированы. Автоматизация основных административных отделов компании предусматривает возможность создания электронных документов, компьютерного набора текстов внутренней и внешней документации, ведение бухгалтерской отчетности, кадрового делопроизводства.

Каждое подразделение компании участвует в выполнении определенного перечня бизнес-процессов. Для автоматизации этих бизнес-процессов в компании используются информационная система «1С: Предприятие 8», в состав которой входят следующие компоненты:

- «1C:Бухгалтерия»

- «1C Зарплата и Управление Персоналом».

Сайт ООО «Спортибэй» реализован на базе CMS-системы «1С: Битрикс: Управление сайтом» и поддерживается собственным контент-менеджером.

Программный продукт «1С: Битрикс: Управление сайтом» полностью совместим с традиционными программными продуктами «1С», благодаря чему происходит интеграция в информационную среду компании: автоматическое публикование на сайте каталогов товаров из «1С», прайс-листов, выгрузка заказов, их статусов, а также данных по остаткам на складе с сайта в «1С» и обратно (см. рисунок 2.9). Пошаговая выгрузка каталога из «1С» в интернет-магазин снижает нагрузку на сайт, что особенно важно для каталогов в десятки и сотни тысяч наименований.

В системе «1С: Битрикс: Управление сайтом» также имеется возможность печати для заказа бумажных копий документов - счетов, счет-фактур, бланков заказа, товарных накладных, а также настройка неограниченного числа различных шаблонов печатных документов.

Для получения справочно-правовой информации в организации используется правовая система «Гарант».

Рисунок 2.9 - Схема взаимодействия программных продуктов 1С в ООО «Спортибэй»

На рабочих местах пользователей стоит операционная система Microsoft Windows 7. Установлено антивирусное программное обеспечение - Eset NOD32. В качестве пакета офисных приложений используется Microsoft Office 2010: в компании активно используется процессор электронных таблиц Microsoft Excel для формирования промежуточных расчетов, а также текстовый редактор Microsoft Word для создания различных документов.

Таким образом, можно сделать вывод, что в целом информационная база ООО «Спортибэй» достаточно мощная, используемые автоматизированные системы управления используются довольно эффективно и соответствуют задачам, которые на них решаются.

2.4 Постановка проблем совершенствования ДОУ в ООО «Спортибэй»

При исследовании системы информационно-документационного обеспечения управления интернет-магазином Спортибэй выявлены две основные проблемы при осуществлении торгово-закупочной деятельности. К таким проблемам можно отнести следующие:

1. В ООО «Спортибэй» отсутствует электронная подпись, передача важных документов между розничными магазинами производится только посредством курьерской доставки. В связи с этим в сложившихся условиях возникает проблема организации эффективного документооборота между территориально распределенными подразделениями компании. Правильно организованная технология работы с документами с использованием электронной подписи позволит сократить «бумажную волокиту», сэкономить временные и трудовые ресурсы ООО «Спортибэй», а также увеличить скорость обмена информацией (документами) между интернет-магазином и розничными магазинами компании.

2. Отсутствие единой системы учета торгово-закупочной деятельности. Формирование отчетов происходи с опозданием, поскольку учет заказов в основном ведется посредством электронных таблиц Microsoft Excel с использованием шаблонных форм документов. Однако компания развивается, количество заказов увеличивается, и, как следствие, увеличивается количество создаваемых документов. В связи с этим менеджеры не успевают обрабатывать каталог товаров, оформлять документы для покупателей, отвечать на звонки клиентов. Также возникают случаи, когда представленная информация на сайте о реальном наличии товаров на складе и количество товаров по факту не соответствуют друг другу. Данное обстоятельство затрудняет оформление заказов, дезориентирует покупателей и в целом негативно сказывается на имидже организации в целом.

Представленные проблемы тесно связаны с несовершенством бизнес-процессов, отсутствием поддержки этих бизнес-процессов в программном обеспечении интернет-магазина, а также с несовершенством применяемых в интернет-магазине программных и технических средств.

Таким образом, выявленные проблемы определили направления совершенствования системы документационного обеспечения управления в ООО «Спортибэй»:

во-первых, внедрение электронной подписи;

во-вторых, внедрение интегрированной автоматизированной информационной системы, сочетающей в себе автоматизацию управления важнейшими бизнес-процессами организации и управление web-сайтом интернет-магазина.

Таким образом, в данном разделе выпускной квалификационной работы проведен анализ системы информационно-документационного обеспечения управления торгово-закупочной деятельностью ООО «Спортибэй». Из чего можно сделать следующие выводы:

1. Основной деятельностью ООО «Спортибэй» является продажа товаров спортивного питания со своего склада посредством интернет-магазина, а также через розничные магазины товаров спортивного питания по всей России. Следовательно, документооборот компании по большей части образуют документы, возникающие в процессе осуществления торгово-закупочной деятельности. Основными документами при осуществлении закупочной деятельности ООО «Спортибэй» являются следующие:

1) план закупок;

2) деловое письмо-предложение о сотрудничестве поставщикам;

3) договор поставки и приложения к договору:

- спецификация товара (реже - график платежей и график поставок);

- дополнительное соглашение к договору поставки;

- протокол разногласий;

- протокол согласования разногласий;

4) акт о приемке товаров (унифицированная форма ТОРГ-1);

5) акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (унифицированная форма ТОРГ-2);

6) акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (унифицированная форма ТОРГ-5).

2. Реализация товаров спортивного питания по всей территории России производится через web-сайт интернет-магазина Спортибэй посредством заполнения формы заказа. В связи с этим web-сайт рассматривается как компонент системы документационного обеспечения управления компании. Сайт ООО «Спортибэй» реализован на базе CMS-системы «1С: Битрикс: Управление сайтом» и полностью совместим с традиционными программными продуктами «1С».

3. При исследовании системы информационно-документационного обеспечения управления интернет-магазином Спортибэй выявлены две основные проблемы при осуществлении торгово-закупочной деятельности:

1) отсутствие электронной подписи - передача важных документов между розничными магазинами производится только посредством курьерской доставки, что влечет за собой соответствующие материальные затраты;

2) отсутствие единой системы учета торгово-закупочной деятельности.

Таким образом, выявленные проблемы определили направления совершенствования системы документационного обеспечения управления в ООО «Спортибэй»: внедрение электронной подписи и интегрированной автоматизированной информационной системы, сочетающей в себе автоматизацию управления важнейшими бизнес-процессами организации и управление web-сайтом интернет-магазина.

3. Проект внедрения автоматизированной информационной системы управления в интернет-магазине Спортибэй

3.1 Описание возможностей системы «1С: Управление небольшой фирмой 8»

«1С: Управление небольшой фирмой 8» (далее - «1С: УНФ 8») - это комплексное готовое решение для управления и учета в организациях малого бизнеса. В программе реализовано все самое необходимое для не фискального оперативного учета, контроля, анализа и планирования. Решение помогает повысить эффективность работы компании, предоставляя владельцам и руководителям широкий спектр инструментов для управления, а сотрудникам - новые возможности для продуктивной работы 38.

«1С: Управление небольшой фирмой 8» можно использовать в качестве бэк-офиса для одного или нескольких интернет-магазинов (см. рисунок 3.1).

Рисунок 3.1 - «1С: Управление небольшой фирмой 8» как бэк-офис интернет-магазина 38

«1С: Управление небольшой фирмой 8» как бэк-офис интернет-магазина позволяет создать и вести единую базу заказов - вне зависимости от источника их поступления (заказы с сайта, заказы, оформленные в магазине, по телефону или по электронной почте и пр.), отображать на сайте только актуальную информацию о наличии и стоимости товаров, а также обеспечить удобный перенос данных между сайтом и учетной системой.

Информационная база интернет-магазина и «1С: Управление небольшой фирмой 8» работают независимо, а в указанный момент времени информация в системах синхронизируется - на сайт выгружается список товаров, а в учетную систему - заказы, оформленные в интернет-магазине. Заказы, оформленные в интернет-магазине и перенесенные в «1С: Управление небольшой фирмой 8», можно редактировать, изменять их статус при оплате, отгрузке или отмене. Эти изменения будет перенесено в интернет-магазин во время очередного сеанса связи. Обмен информацией может происходить по расписанию или по решению пользователя. Периодичность обмена задается в настройках программы.

УНФ обеспечивает сквозную автоматизацию процесса продаж. Программа поддерживает автоматизацию различных схем торговли: со склада и под заказ, в кредит и по предоплате, розничные продажи.

Регистрация заказов покупателей осуществляется с помощью документа «Заказ покупателя», в котором отражается перечень товаров, сроки поставки, стоимость. В зависимости от состояния заказа, документ может принимать различные статусы, которые определяет пользователь - «в процессе исполнения», «выполнен», «закрыт» и пр.

Руководитель и менеджеры могут в наглядной форме получать информацию о состоянии заказов покупателей, произведенных и запланированных отгрузках, о просроченных заказах и пр.

Для обеспечения продаж предусмотрено формирование полного комплекта документов: расходных накладных, счетов, счетов-фактур и пр.

Планы продаж могут составляться как по организации в целом, так и по подразделениям, менеджерам и отдельным товарным позициям. Планирование можно проводить в натуральном и стоимостном выражении. «1С: Управление небольшой фирмой 8» обеспечивает объединение отдельных планов в сводный план организации.

Для контроля выполнения планов предусмотрены средства сравнительного анализа данных о запланированных и фактических продажах: по отдельным сотрудникам, группам товаров и товарным позициям.

Также в системе поддерживается ведение количественно-суммового или суммового учета. Предусмотрено формирование следующих отчетов:

- товарный отчет ТОРГ-29,

- отчет по движениям и остаткам товара в розничных ценах,

- отчет по продажам в розничных ценах.

Возможно подключение следующих типов внешнего оборудования:

- сканер штрихкодов,

- фискальные регистраторы,

- терминалы сбора данных,

- дисплей покупателя,

- считыватель магнитных карт,

- электронные весы,

- эквайринговые терминалы.

«1С:Управление небольшой фирмой 8» позволяет организовать учет движения денежных средств на расчетных счетах и в кассах, вести платежный календарь. УНФ поддерживает возможность взаимодействия с программами типа «Клиент-банк».

УНФ поддерживает платежный календарь - удобный инструмент для оперативного финансового планирования и контроля исполнения финансовых обязательств. Основное назначение платежного календаря - предотвращение «кассовых разрывов» (ситуаций, когда денег на счетах и в кассах предприятия не хватает на исполнение обязательств перед контрагентами, персоналом или бюджетом), а также поддержка процесса определения приоритетности платежей.

В платежном календаре наглядно выделены просроченные платежи - эта информация может быть предметом анализа со стороны руководителя (финансового директора) небольшой фирмы.

Платежный календарь формируется как на основании запланированных поступлений и расходов денежных средств (например, автоматически при оформлении заказов от покупателей или заказов поставщикам), так и произвольно - на основании иных планов по движению денежных средств.

Для учета наличных денежных средств может быть зарегистрировано несколько касс, например, общая касса организации, касса директора и т. п. УНФ позволяет регистрировать поступление, расход и перемещение наличных денежных средств, печатать приходные и расходные кассовые ордера, а также учитывать денежные средства в валюте.

Программа позволяет регистрировать зачисления и списания безналичных денежных средств, формировать исходящие платежные поручения, учитывать денежные средства в валюте.

«1С: Управление небольшой фирмой 8» поддерживает планирование и учет рабочего времени (табель) и расчет управленческой заработной платы. Важное преимущество программы - контроль выполнения заданий и нарядов сотрудниками.

УНФ дает руководителям возможность планировать загрузку персонала в форме выдачи заданий на работу или сдельных нарядов.

Задания на работу отражаются в «Календарях сотрудников» специалистов и обеспечивают руководству контроль загрузки сотрудников.

Информация о выполненных заданиях, затраченном на них времени сохраняется в программе. Эта информация может быть использована для расчета заработной платы, а также для оценки эффективности работы и проведения план-фактного анализа работы персонала.