Система документационного обеспечения управления торговым предприятием, осуществляющим продажи через интернет-магазин (на примере ООО "Спортибэй")

УНФ позволяет проводить автоматический расчет переменной части зарплаты сотрудников от результатов работы. Например, учитывать в зарплате менеджеров объем личных продаж и пр.

Заработная плата начисляется в разрезе видов начислений и удержаний. Начисления и удержания могут производиться по произвольным формулам, задаваемым пользователем.

В УНФ реализован учет только управленческой зарплаты. Начисление регламентированной заработной платы и расчет регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда рекомендуется выполнять с помощью программы «1С: Бухгалтерия 8» или «1С: Зарплата и управление персоналом 8».

Кадровый учет в «1С: Управление небольшой фирмой 8» включает в себя следующие функции: оформление приема на работу, увольнение, кадровое перемещение, учет рабочего времени (табель). В программе учитываются сведения о сотрудниках, сведения об условиях работы, виды начислений и удержаний, графики работы, штатное расписание.

УНФ позволяет вести учет запасов:

- на нескольких складах (в нескольких местах хранения),

- в незавершенном производстве, в розничных торговых точках,

- в разрезе структуры склада - на витринах, стеллажах, в ячейках, на полках и т. п.

Поддерживается раздельный учет собственных запасов; запасов, принятых и переданных на реализацию, ответственное хранение; запасов, принятых и переданных в переработку.

Расчет себестоимости списания запасов осуществляется методами FIFO и «по средней».

Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов: приходная накладная, накладная на перемещение запасов, расходная накладная, документы инвентаризации, складские ордера и т.д. Возможно оформление операций по учету запасов в различных единицах измерения (упаковках, ящиках и пр.).

В УНФ поддерживается возможность разделения складских и финансовых операций (так называемый «ордерный склад»). Это позволяет отражать в учете распространенные в практике российского бизнеса ситуации, например:

1) материальные ценности поступают на склад раньше, чем документы на них. В этом случае фактическое поступление на склад оформляется приходным ордером, а приходная накладная оформляется на основании ордера позже - в тот момент, когда она поступит в компанию;

2) расходная накладная выписывается раньше, чем покупатель забирает со склада материальные ценности. Например, накладная выписывается в офисе, а товары нужно забирать со склада, который расположен в другом месте. В этом случае на основании накладной кладовщик может выписать расходный ордер, который отразит фактическую отгрузку товара со склада.

Также необходимо отметить, что «1С:Управление небольшой фирмой 8» поддерживает различные схемы пополнения запасов - покупка, приобретение подотчетным лицом, прием на реализацию от комиссионера, получение давальческого сырья и материалов в переработку, принятие и передача на ответственное хранение.

Расчет потребностей в запасах производится автоматически на основании производственных заказов и заказов клиентов.

УНФ позволяет учитывать дополнительные расходы на приобретение сырья, материалов и товаров - доставку, разгрузку, хранение и пр.

Предусмотрено формирование полного комплекта документов: приходные накладные, счета-фактуры, счета и пр.

Для контроля и анализа закупок и движения товаров и запасов предназначены специальные отчеты, информацию в которых можно детализировать вплоть до конкретной номенклатуры.

Важно выделить тот факт, что в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» реализованы некоторые элементы CRM-технологии. УНФ позволяет вести историю отношений с имеющимися и потенциальными клиентами - фиксировать звонки, письма, встречи, переговоры, заказы, обещания, пожелания и пр.

В программе можно планировать контакты с клиентами - например, необходимость выслать коммерческое предложение, назначить встречу, перезвонить в определенное время. УНФ поможет не забыть данные клиентам обещания - они включаются в «Календарь сотрудника» ответственного сотрудника. Такая организация работы позволяет следующее:

- обеспечить регулярное взаимодействие с клиентами, уменьшить риски потери клиентов,

- обеспечить планомерную работу по улучшению качества обслуживания, повышению лояльности клиентов, расширению клиентской базы и пр.,

- в спорной ситуации или при отсутствии ответственного менеджера быстро получить историю взаимодействия и информацию об обязательствах перед клиентом.

Возможности УНФ позволяют произвольно расширять структуру данных - для сбора информации о составе и качестве своей клиентской базы. Например, можно добавить принадлежность клиента к определенному типу, классу важности, региону, виду деятельности, масштабу предприятия и пр. Для того чтобы добавить новые характеристики, программирования не требуется - эту задачу можно реализовать в пользовательском режиме программы.

УНФ позволяет формировать широкий спектр отчетов в различных разрезах: по контактам, заказам, сегментам клиентов и пр.

Специальные комплекты отчетов «Монитор руководителя» и «Мониторы основных показателей» позволяют быстро и удобно получать самую важную информацию по основным участкам деятельности предприятия, своевременно выявлять точки роста или негативную динамику.

В «Мониторе руководителя» сведены следующие показатели:

- остатки денежных средств на счетах и в кассах предприятия;

- дебиторская задолженность: общая, просроченная и по срокам долга;

- кредиторская задолженность: общая, просроченная и по срокам долга;

- прибыли и убытки;

- просроченные обязательства перед покупателями и заказчиками по отгрузке товаров и оказанию услуг;

- просроченные обязательства поставщиков и подрядчиков по поставке товаров и оказанию услуг.

В программу включены четыре «Монитора основных показателей деятельности»: общих показателей деятельности, денежных средств, расчетов с покупателями, расчетов с поставщиками.

Монитор «Общие показатели деятельности» включает следующие показатели: продажи, доходы и расходы, состояние оборотных средств (денежных средств, запасов и дебиторской задолженности).

Монитор «Денежные средства» предоставляет информацию об остатках и движении денежных средств в разрезе статей, за период.

Монитор «Расчеты с покупателями» отображает развернутую информацию об остатках и динамике дебиторской задолженности за период, включая просроченную задолженность и задолженность по срокам.

Монитор «Расчеты с поставщиками» предоставляет развернутую информацию об остатках и динамике кредиторской задолженности за период, включая просроченную задолженность и задолженность по срокам 39.

Таким образом, в данном подразделе подробно рассмотрены возможности информационной системы «1С: Управление небольшой фирмой 8» при внедрении в деятельность интернет-магазина. При этом особо следует подчеркнуть, что «1С: Управление небольшой фирмой 8» является интегрированной системой - кроме торговли в интернете программа позволяет построить комплексный управленческий учет в организации, причем не только по ее Интернет-части (с программный продуктом «1С: Битрикс: Управление сайтом»), но и по реальным магазинам и складам. Можно вести учет товаров, работ и услуг, основных средств, расчет зарплаты, производство, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) и продажи, бюджетирование и финансовый учет, архив документов, расчет себестоимости, подключать сканеры штрих-кодов, кассовые аппараты и т.д.

3.2 Внедрение электронной подписи в ООО «Спортибэй»

Еще одной проблемой электронного документооборота является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов.

Построение юридически значимого документооборота на основе использования электронной подписи должно решить главную проблему - построения схемы доверительных отношений между участниками документооборота и аккредитованными удостоверяющими центрами на договорной основе.

Любая система электронной торговли должна гарантировать юридически значимый документооборот, что означает возможность обеспечить:

1) аутентификацию возможность однозначно идентифицировать отправителя;

2) целостность информации (целостность - защита логической структуры данных, в частности, от несанкционированного создания, изменения или уничтожения данных);

3) неотрекаемость - невозможность отказа инициатора (клиента электронной торговой площадки) от факта передачи и получателя (электронной торговой площадки) от факта принятия документа или проведения торговой операции.

Таким образом, если какая-либо из информационных систем электронной торговой площадки гарантирует юридически значимый документооборот, то это означает, что:

1) можно однозначно определить инициатора создания документа или проведения торговой операции;

2) можно гарантировать защиту документа/операции от несанкционированного создания, изменения или уничтожения реквизитов документа/операции;

3) есть возможность доказать факт передачи и принятия документа или проведения торговой операции.

Именно от сохранности, точности и оперативности зависит не только факт лояльного проведения торговых операций, но и дальнейшая деятельность самой торговой системы 40.

В России полностью сформирована нормативная правовая база для юридически значимого электронного документооборота, включая обмен электронными счетами-фактурами. Для обеспечения юридически значимого документооборота используется электронная подпись. В соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронная подпись - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию 41.

Гражданский кодекс признает электронную подпись, используемую при составлении документов гражданско-правового характера, аналогом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ) 42.

Согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ может составляться на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью 43.

Налоговый кодекс РФ не препятствует составлению и представлению документов в электронном виде (абз. 2. п. 1 ст. 169 НК РФ говорит о счетах-фактурах, п. 4 ст. 52 НК РФ - о налоговых уведомлениях, п. 6 ст. 69 НК РФ - о требовании и т.д.) 44.

В соответствии с нормами Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только в бумажном виде. Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между сторонами 45.

В соглашении или нормативном правовом акте, которые признают документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, равнозначными собственноручно подписанным документам, должны быть прописаны:

1) порядок проверки электронной подписи;

2) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его подписи (только для простой электронной подписи);

3) обязанность лица, создающего или использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (только для простой электронной подписи) 46.

Таким образом, законодательство признает юридическую силу тех электронных документов, которые подписаны квалифицированной электронной подписью, а также в отдельных случаях неквалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.

Реальным стартом электронного документооборота в России можно считать 23 мая 2012 года - день вступления в силу приказа ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138, который утвердил электронные форматы счета-фактуры, журналов полученных и выставленных счетов-фактур, книг продаж и покупок.

Обмен электронными документами в ООО «Спортибэй» предлагается осуществлять с помощью программного продукта «1С: Управление небольшой фирмой» с использованием решения «1С-Такском». Чтобы максимально исключить перезагрузку документов из одной программы в другую и «ручной труд» при приеме документа в учетную систему получателя фирма «1С» и оператор электронного документооборота «Такском» разработали совместное решение «1С-Такском». Это решение является частью конфигураций «1С: Предприятия 8» - оно встроено в «1С: Бухгалтерию 8», «1С: Управление торговлей 8», «1С: Управление небольшой фирмой 8», «1С: Комплексная автоматизация» и другие наиболее массовые решения «1С» 47, 48 .

В общем виде схема обмена электронными документами в системе «1С: Управление небольшой фирмой» приведена на рисунке 3.2.

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Рисунок 3.2 - Схема обмена электронными документами в системе «1С: Управление небольшой фирмой»

В этой схеме исключен самый трудоемкий этап общего контура обмена электронными документами. Интегрированное решение не только выполняет все необходимые функции, включая отправку и прием документов, но и самое главное - на основе полученных электронных документов автоматически формирует документы информационной базы «1С: УНФ 8». Таким образом, можно выделить следующие преимущества такой организации документооборота:

1) вся работа с документами ведется в привычном интерфейсе «1С:Предприятии 8»;

2) нет необходимости отдельно устанавливать и обновлять программу оператора электронного документооборота или работать на его веб-ресурсе;

3) поддерживается обмен не только счетами-фактурами, но и другими документами - накладными, актами, счетами, заказами и т.д.

Подключение обмена электронными документами с применением «1С-Такском» происходит на основании заявки. Функциональность обмена уже есть в программе «1С: УНФ 8» в «спящем» режиме. Чтобы ее активизировать нужно заполнить заявку в личном кабинете пользователя на сайте http://users.v8.1c.ru.

После обработки заявки (обычно процедура занимает не более одного рабочего дня) в личном кабинете пользователю будет предоставлен Идентификатор участника обмена электронными документами.

Следует еще раз подчеркнуть, что для обеспечения юридически значимого электронного документооборота необходимо использовать электронную подпись. В данном случае подойдут любые сертификаты, которые выданы удостоверяющим центром, входящим в сеть доверенных центров ФНС России. Такой сертификат можно получить, к примеру, у регионального представителя компании «Такском» на сайте http://www.taxcom.ru/about/regions.

Чтобы иметь возможность подписывать документы нажатием одной кнопки, не выходя из «1С: УНФ 8» и, не переключаясь в другие режимы, сертификат электронной подписи (вернее, только та его часть, которая может передаваться и храниться в незащищенном режиме) должна быть перенесена непосредственно в программу. Для этого следует указать, откуда программе следует взять этот сертификат. В общем случае разработчики «1С» рекомендуют загружать сертификат из хранилища личных сертификатов пользователя операционной системы.

Для каждого сертификата (а по сути - для конкретного должностного лица, имеющего право подписи) следует указать список документов, которые он имеет право подписать.

Следующий этап тоже выполняется в программе «1С: УНФ 8», он несложен технически, но потребует больше времени на реализацию. Речь идет о том, чтобы договориться со своими контрагентами об обмене счетами-фактурами и другими документами в электронном виде. Обмен электронными счетами-фактурами предусматривает обязательное участие в процессе третьей стороны - оператора электронного документооборота - компании «Такском».

Список контрагентов, с которыми ООО «Спортибэй» планирует перейти на безбумажный документооборот, будет вестись в форме «Соглашение с контрагентами об использовании электронных документов» (через операторов ЭДО). Добавив нового контрагента в этот список, можно сразу же отправить приглашение к электронному взаимодействию.

В первое время, при привыкании к новому сервису, возможно пользователям будет удобно просмотреть полученный счет-фактуру в привычном виде - как на бумаге. Для этого в программе реализован режим просмотра электронного документа, который представляет информацию в привычной печатной форме и содержит список установленных электронных подписей на документе. Содержимое формы можно распечатать, причем к распечатке будет приложен дополнительный лист с перечислением электронных подписей, можно сохранить на диск - в этом случае сохраняется не только сам электронный документ, но и установленные подписи в виде дополнительных файлов.

Также необходимо отметить, что «1С: УНФ 8» поддерживает защищенный обмен документами произвольной формы, например, договорами или актами сверки. Для этой цели предназначен отдельный вид данных, который называется «Произвольный электронный документ». По сути, он является аналогом обычного электронного письма и позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, установить электронную подпись, направить документ в адрес контрагента и пр.

Таким образом, в системе «1С: УНФ 8» имеется целый набор полезных сервисных функций, которые делают процесс движения электронных документов удобным, понятным, юридически значимым и прозрачным даже для неопытных пользователей.

Для того чтобы начать обмен юридически значимыми первичными документами с контрагентами, необходимо в обязательном порядке заключить сторонами Соглашение об обмене электронными документами. Оно может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к конкретному договору поставки. В первом случае электронными документами можно обмениваться в рамках любого договора с контрагентом, во втором - только в рамках того договора, к которому заключено дополнительное соглашение. Данное Соглашение может быть заключено на любой срок.

В Соглашении об обмене электронными документами необходимо прописать:

1) вид используемой электронной подписи;

2) порядок и последовательность подписания электронных документов;

3) действия сторон в случае непринятия другой стороной документа по техническим причинам;

4) условия взаимодействия участников с удостоверяющим центром (аккредитованным удостоверяющим центром);

5) условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными аналогичным документам, подписанным собственноручно.

Таким образом, в данном подразделе выпускной квалификационной работы рассмотрен процесс обмена электронными документами в «1С» с использованием решения «1С-Такском». При этом обязательным условием использования юридически значимого электронного документооборота является наличие у пользователя сертификата электронной подписи. Получение такого сертификата электронной подписи возможно у регионального представителя компании «Такском».

Также важно отметить, что для обеспечения правомерности и юридической значимости обмена электронными документами с контрагентами (поставщиками) необходимо подготовить и оформить ряд документов:

1) внести изменения в учетную политику компании - предусмотреть возможность использования электронных документов;

2) подписать с каждым контрагентом, с которым планируется обмен электронными документами, Соглашение об электронном обмене;

3) обратиться к любому партнеру фирмы 1С (франчайзи) и заключить с ним необходимый лицензионный договор на право использования программного обеспечения компании «Такском» для обмена электронными документами. Право использования программного обеспечения компании «Такском» оплачивается по итогам расчетного периода через партнера «1С».

После выполнения этих условий в ООО «Спортибэй» можно начинать юридически значимый обмен электронными документами.

3.3 Оценка экономической эффективности проекта

Внедрение автоматизированной информационной системы управления в ООО «Спортибэй» сопряжено с капитальными вложениями на приобретение программного обеспечения, выполнение подготовительных работ и подготовку кадров. Поэтому внедрению должно предшествовать экономическое обоснование эффективности внедрения проекта.

Классические методы оценки эффективности инвестиционных проектов предполагают необходимость оценки «доходной» и «затратной» части проектов с последующей их интеграцией при расчете обобщенного «денежного потока» проекта. Оценка «затратной» части не представляет существенной сложности. Проблемы возникают в оценке результатов, эффектов от реализации автоматизированной информационной системы, т.е. оценки «доходной» части.

Большинство авторов, исследовавших данную проблему, сходятся во мнении, что невозможно выразить полный эффект от внедрения системы автоматизации в деньгах. Предлагается выделять косвенные показатели эффективности, которые отражаются на результатах производственно-хозяйственной деятельности не непосредственно, а за счёт повышения уровня управления, оперативности и действенности принимаемых решений, совершенствования всей информационной системы объекта, т.е. косвенным путём 49.

Косвенными показателями, которые дает программа «1С: Управление небольшой фирмой 8» руководству ООО «Спортибэй», являются следующие:

1) реальная польза от автоматизации - уже через несколько дней или недель;

2) одна программа заменяет десятки таблиц, документов и отчетов на столе и на компьютере - все данные регистрируются и хранятся в единой информационной базе. Программа помнит все - каждого покупателя, цены, скидки, заказы, обязательства, договоры;

3) информация для принятия решений - по одному нажатию мышкой:

- «Движение денежных средств»;

- «Платежный календарь»;

- «Доходы и расходы, прибыли и убытки»;

- «Расчеты с дебиторами/кредиторами»;

- «Состояние заказов»;

- «Динамика и анализ продаж»;

- «План-график работ» и «Загрузка ресурсов»;

- другие управленческие отчеты;

4) оперативный контроль деятельности путем ведения графиков выполнения работ и производства, загрузки ресурсов, отгрузок и поставок товаров, нарядов и заданий сотрудников;

5) широкие возможности для планирования деятельности - финансовое планирование (бюджетирование), планирование продаж, загрузки персонала, загрузки ресурсов предприятия и пр.;

6) труд руководителей и сотрудников становится более производительным - за счет автоматизации рутинных операций, быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях;

7) программа не перегружена излишними возможностями, в ней реализовано все только самое необходимое для учета, контроля, анализа и планирования в малом бизнесе;

8) доступ к информации из любой точки земного шара - через Интернет.

Первым этапом расчета экономической эффективности внедрения «1С: Управление небольшой фирмой 8» в ООО «Спортибэй» является оценка предварительных затрат на внедрение.

Ключевые статьи расходов на внедрение проекта следующие:

1) стоимость лицензий на программное обеспечение «1С: Управление небольшой фирмой 8»;

2) стоимость лицензий на внедрение электронной подписи;

3) затраты на обучение сотрудников.

Затраты на внедрение проекта автоматизированной информационной системы управления в ООО «Спортибэй» приведены в таблице 3.1.

Таблица 3.1 - Затраты на внедрение проекта 50, 51, 52

№ п/п	Наименование	Стоимость, руб.
1	Лицензия на ПО «1С: Управление небольшой фирмой 8» на 7 рабочих мест	28 400
2	Подключение к «1С-Такском»	бесплатно
3	Отправки комплекта документов по одной сделке (до трех документов, например, счет-фактура, акт/накладная, счет) после 50 отправленных комплектов в месяц	10
4	Изготовление сертификата электронной подписи для «1С-Такском»	1 000
5	Лицензия на использование СКЗИ «КриптоПро CSP» 3	7 000
6	Электронный идентификатор «Rutoken» 32K	1 000
7	Затраты на обучение сотрудников - 7 пользователей	9 450
	ИТОГО	46 860

Исходя из данных, представленных в таблице 3.1, общая сумма затрат на внедрение в компании «1С: Управление небольшой фирмой 8» и электронной подписи составляет 46 860 рублей.

Экономическая эффективность внедрения рассчитывается исходя из увеличения производительности труда пользователя, а также сокращения затрат на расходные материалы.

Сравнительная оценка затрат времени на выполнение пользователями основных операций до и после внедрения «1С: УНФ 8» приведена в таблице 3.2.

Таблица 3.2 - Таблица работ пользователей до и после внедрения «1С: УНФ 8»

№ п/п	Наименование работы	Время до внедрения 1С: УНФ 8, мин.	Экономия времени, мин.	Повышение производительности труда, %
1	Обработка заказа	30	10	50
2	Проведение расчетов	5	3	150
3	Подготовка и печать отчетов	30	15	100
4	Анализ и выборка данных	46	20	77
	ИТОГО	111	48	377

Экономия, связанная с повышением производительности труда пользователя, определяется по формуле (1):

Э_пр. = ЗП_ср. * ПР_об. / 100 %, (1)

где Э_пр. - экономическая эффективность за счет увеличения производительности труда пользователя;

ЗП_ср. - среднегодовая заработная плата пользователя;

ПР_об. - общее повышение производительности труда пользователя.

В свою очередь, повышение производительности труда пользователя рассчитывается по формуле (2):

ПР_об. = Т₁ / (Т₁ - Т₂) * 100%, (2)

где Т₁ - время, которое затрачивалось пользователем для выполнения операции до внедрения «1С: УНФ 8», мин.;

Т₂ - экономия времени после внедрения «1С: УНФ 8», мин.;

Если учесть тот факт, что среднегодовая заработная плата пользователя составляет 23 600 руб., то можно рассчитать экономический эффект за счет увеличения производительности труда пользователя:

Э_пр. = 23 600 * 377 % / 100 % = 88 972 руб.

Таким образом, экономическая эффективность внедрения проекта, полученная от увеличения производительности труда пользователя, составляет 88 972 руб.

Следующий компонент экономической эффективности внедрения проекта - сокращения эксплуатационных расходов.

На основе наблюдения выявлено, что на одного сотрудника организации в среднем приходится 25 страниц в день.

Расходы на бумагу (Р) можно рассчитать по формуле (4):

Р = N_дн. * N_стр.* Q_п.л. * N_польз., (4)

где N_дн. - количество рабочих дней;

N_стр. - количество страниц в день, которое обрабатывает один сотрудник;

Q_{п.л. .}- стоимость одного печатного листа бумаги;

N_польз. - количество пользователей в системе.

Если учитывать, что средняя стоимость одного напечатанного в организации листа бумаги составляет 0,38 руб., а количество рабочих мест при внедрении «1С: УНФ 8» -7, то можно рассчитать количество сэкономленных денежных средств на расходы на бумагу.

Расходы на бумагу = 30*25*0,38*7 = 1 995 руб. в месяц.

Таким образом, ежемесячная эффективность внедрения проекта составляет 90 967 руб., а если учитывать, что затраты на внедрение проекта составляют 46 860 рублей, то можно в уверенностью утверждать, что разработанный проект эффективный.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенные исследования особенностей системы документационного обеспечения управления ООО «Спортибэй», а также разработанный проект по совершенствованию работы с документами, позволяют сделать следующие выводы:

1. В результате исследования теоретических основ организации электронной торговли в России выявлено, что данная сфера коммерческой деятельности является наиболее динамичным и перспективным на данный момент видом дистанционной торговли. Наиболее крупными окончательно сформировавшимися системами электронной торговли на сегодняшний день являются: «Бизнес - Бизнес» (B2B); «Бизнес - Потребитель» (В2С); «Бизнес - Правительство» (B2G); «Потребитель - Правительство» (С2G). Выбор формы электронной торговли определяются в зависимости от взаимоотношений участников экономического процесса.

Главной проблемой современного законодательства в области электронной торговли является недостаточное нормативно-правовое регулирование, в частности, отсутствие федерального закона «Об электронной торговле».

2. В процессе исследования особенностей документального оформления торгово-закупочной деятельности ООО «Спортибэй» определено, что документооборот компании по большей части образуют документы, возникающие в процессе осуществления торгово-закупочной деятельности. К основным документам относятся:

1) план закупок;

2) деловое письмо-предложение о сотрудничестве поставщикам;

3) договор поставки и приложения к договору:

- спецификация товара (реже - график платежей и график поставок);

- дополнительное соглашение к договору поставки;

- протокол разногласий;

- протокол согласования разногласий;

4) акт о приемке товаров (унифицированная форма ТОРГ-1);

5) акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (унифицированная форма ТОРГ-2);

6) акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (унифицированная форма ТОРГ-5).

Реализация товаров спортивного питания по всей территории России в основном производится через web-сайт интернет-магазина Спортибэй путем заполнения формы заказа. В связи с этим web-сайт рассматривается как компонент системы документационного обеспечения управления ООО «Спортибэй». Сайт реализован на базе «1С: Битрикс: Управление сайтом» и полностью совместим с программными продуктами «1С».

3. В результате исследования системы документационного обеспечения управления интернет-магазином Спортибэй выявлены две основные проблемы при осуществлении торгово-закупочной деятельности:

1) отсутствие электронной подписи, что за собой соответствующие материальные затраты при передаче важных документов между розничными магазинами компании;

2) отсутствие единой системы учета торгово-закупочной деятельности.

4. Выявленные проблемы определили меры по совершенствованию системы документационного обеспечения управления в ООО «Спортибэй»:

- внедрение электронной подписи;

- внедрение интегрированной автоматизированной информационной системы, сочетающей в себе автоматизацию управления важнейшими бизнес-процессами организации и управление web-сайтом интернет-магазина.

Обмен электронными документами в ООО «Спортибэй» предлагается осуществлять с помощью программного продукта «1С: Управление небольшой фирмой» с использованием решения «1С-Такском». «1С: Управление небольшой фирмой 8» является интегрированной системой: кроме торговли в интернете программа позволяет построить комплексный управленческий учет в организации, причем не только по ее Интернет-части (с программный продуктом «1С: Битрикс: Управление сайтом»), но и по реальным магазинам и складам. Можно вести учет товаров, работ и услуг, основных средств, расчет зарплаты, производство, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) и продажи, бюджетирование и финансовый учет, архив документов, расчет себестоимости, подключать сканеры штрих-кодов, кассовые аппараты и т.д.

5. Выявлены косвенные выгоды от внедрения «1С: Управление небольшой фирмой 8»:

- возможность повышения эффективности работы организации путем предоставления руководству широкого спектра инструментов для управления, а сотрудникам - новых возможностей для продуктивной ежедневной работы;

- автоматизация бизнес-процессов уже через несколько дней или недель после установки;

- замена десятков таблиц, документов, отчетов на столе и компьютере одной программой, регистрация и хранение всех данных в единой информационной базе;

- быстрое получение всей необходимой для принятия решений информации о покупателях, ценах, скидках, заказах, обязательствах, договорах;

- оперативный контроль деятельности - возможность ведения графиков выполнения работ, отгрузок и поставок товаров, нарядов, заданий сотрудникам;

- широкие возможности для планирования деятельности - возможность финансового планирования (бюджетирования), планирования продаж, загрузки ресурсов, загрузки персонала предприятия и т.д.;

- увеличение производительности труда руководства и сотрудников благодаря автоматизации рутинных операций, возможности быстро готовить информацию, необходимую для принятия решений на разных уровнях.

При расчёте проекта внедрения определено, что ожидаемая ежемесячная эффективность внедрения проекта составит 90 967 руб. при затратах на внедрение - 46 860 руб.

Таким образом, реализованы поставленные цели и задачи исследования.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1 Букреева Ю.А. Правовое регулирование электронной торговли в России. URL: http://sibac.info/index.php/2009-07-01-10-21-16/3548-2012-08-14-05-16-25 (дата обращения: 02.09.2013).

2 Информационно-аналитические понятия: учебно-метод. пособие / З.Н. Бетина, Д.А. Бетин. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2004. 96 с.

3 Электронная коммерция: учеб. пособие для студентов вузов / под общ. ред. Л. А. Брагина. М.: Экономистъ, 2005. 286 с.

4 Егоров Д. Организация системы оплаты в интернет-магазине URL: http://retail-online.ru/stat-i/organizatsiya-sistemy-oplaty-v-internet-magazine/ (дата обращения 02.09.2013).

5 Кобелев О.А. Электронная коммерция: учеб. пособие для студентов вузов / О.А. Кобелев; под ред. С.В. Пирогова. 4-е изд., перераб. и доп. М.: Дашков и К, 2013. 683 с.

6 Сибирская Е.В. Электронная коммерция: учеб. пособие для студентов вузов / Е.В. Сибирская, О.А. Старцева. М.: ФОРУМ , 2008. 287 с.

7 Сапожникова Д.Н., Усманова И.В. Документирование основной деятельности интернет-магазина // Делопроизводство. 2011, № 3. С.42-50.

8 Юрасов А.В. Электронная коммерция: учеб. пособие / А.В. Юрасов; Акад. нар. хоз-ва при Правительстве Рос. Федерации. М.: ДЕЛО, 2003. 477 с.

9 Кленов И. Немного об электронной торговле. URL: http://sdelka.org/node/41/print (дата обращения: 04.09.2013).

10 Электронная торговля. URL: http://ru.wikibooks.org/Сетевая_ экономика/Электронная_торговля (дата обращения: 04.09.2013).

11 Проект Федерального закона № 47432-3 «Об электронной торговле». URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req =doc;base=PRJ;n=7839 (дата обращения: 04.09.2013).

12 Носова Н.С., Роньшина Н.И. Международные экономические отношения: конспект лекций. М.: Эксмо, 2008. 160 с.

13 Электронная торговля. URL: http://innovation-management.ru/progressiv/internet-mobile/elektronnaya-torgovlya (дата обращения: 04.09.2013).

14 Понятие и сущность электронной торговли. URL: http://www.proreklamu.com/articles/advertising-on-the-internet/29448-ponjatie-i-suschnost-elektronnoj-torgovli.html (дата обращения: 04.09.2013).

15 Дорошев Д.В. Вопросы инноваций в электронной торговле. URL: http://www.iupr.ru/domains_data/files/zurnal_22_12/Doroshev%20D.V.pdf (дата обращения: 04.09.2013).

16 Семенов Ю.А. Электронная торговля в Интернет. URL: http://book.itep.ru/4/6/e_com1.htm (дата обращения: 04.09.2013).

17 Омельченко В.Я., Омельченко А.П., Омельченко А.В Система межфирменного взаимодействия в процессах электронной коммерции // Проблемы развития внешнеэкономических связей и привлечения иностранных инвестиций: региональный аспект: сбор. науч. труд. 2012. С 304-309.

18 Классификация систем электронной коммерции. URL: http://chinascript.ru/blog-1-167.html (дата обращения: 06.09.2013)

19 Ермолаева Н. Сфера электронного взаимодействия. URL: http://www.connect.ru/article.asp?id=3452 (дата обращения: 06.09.2013).

20 Пенкин Ю.М., Жук В.А. Системы электронной коммерции в корпоративном секторе (В2В). URL: http://www.provisor.com.ua/archive/2008/ N15/elkom_158.php (дата обращения: 06.09.2013).

21 Апопий В.В. Организация торговли: учебник. URL: http://uchebnikionline.ru/marketing/organizatsiya_torgivli_-_apopiy_vv/sistemi_ formi_elektronnoyi_torgivli.htm (дата обращения: 06.09.2013).

22 Шувалова Н.В. Электронная подпись, как необходимый атрибут электронного правительства // Экономика, управление, финансы: матер. II междунар. науч. конф. (г. Пермь, декабрь 2012 г.). Пермь: Меркурий, 2012. С. 15-20.

23 Формы электронной торговли. URL: http://studyspace.ru/internet-tehnologii-kak-marketingovyiy-instrument.-/formyi-elektronnoy-tor.html (дата обращения: 06.09.2013).

24 Васильев Г.А., Забегалин Д.А. Реклама в Интернете: учебник. 2008. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. 81 с.

25 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». URL: http://base.garant.ru/12148555/ (дата обращения: 16.09.2013).

26 Проблемы документационного менеджмента и документирования деятельности корпорации: хрестоматия / сост. Е.Д. Попова, Д.В. Ланская. Краснодар: КубГУ, 2013. 347 с.

27 Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» URL: http://base.garant.ru/70353464/1/#block_1000 (дата обращения: 16.09.2013).

28 Постановление Правительства РФ от 27 сентября 2007 г. № 612 «Об утверждении Правил продажи товаров дистанционным способом». URL: http://base.garant.ru/12156122/ (дата обращения: 16.09.2013).

29 Новикова Н.А. Торговля через Интернет: основные требования к оформлению документов // Все для бухгалтера. 2010, № 5. URL: http://www.audit-it.ru/articles/account/otrasl/a85/231871.html (дата обращения: 16.09.2013).

30 Потемкина Л. «Виртуальный» подотчет: покупки в интернет-магазине // Актуальная бухгалтерия. 2013, № 06. URL: http://www.garantinfo.ru/products/journals/pages/1674/ (дата обращения: 16.09.2013).

31 Голоскубова Н., Клыженко Я., Пустовит М., Солошенко Л., Хмелевский И. Интернет-магазин: организация, налогообложение, учет: учебник. Харьков: Фактор. 2009.128 с.

32 Сухов О. Как обезопасить себя при покупке в интернет-магазине. URL: http://www.rb.ru/article/kak-obezopasit-sebya-pri-pokupke-v-internet-magazine/6824437.html (дата обращения: 16.09.2013).

33 Товарная накладная ТОРГ-12: бумажная и электронная. URL: http://www.diadoc.ru/docs/others/tn (дата обращения: 16.09.2013).

34 Добрюха А. Покупки через Интернет: как сэкономить и избежать подвохов // Арсенал предпринимателя. 2010, № 12. С. 70-78.

35 Автоматизация работы интернет-магазина. URL: http://predprinimatel.ru/practice/n/avtomatizaciya_raboti_internet-magazina (дата обращения: 10.10.2013).

36 Популярные CMS для интернет-магазинов. URL: http://proshin.ru/cms-internet-magazinov (дата обращения: 10.10.2013).

37 Официальный сайт интернет-магазина ООО «Спортибэй». URL: http://sportebay.ru (дата обращения: 20.10.2013).

38 1С: Управление небольшой фирмой 8. URL: http://v8.1c.ru/small.biz/index.htm (дата обращения: 23.10.2013).

39 «1С: Управление небольшой фирмой» - для интернет-магазинов. URL: http://www.v8.1c.ru/small.biz/shop/ (дата обращения: 23.10.2013).

40 Защищенный документооборот для электронной торговли. URL: http://www.security-bridge.com/biblioteka/stati_po_bezopasnosti/zawiwennyj_ dokumentooborot_dlya_elektronnoj_torgovli/ (дата обращения: 24.10.2013).

41 Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». URL: http://base.garant.ru/12184522/#block_2 (дата обращения: 24.10.2013).

42 Гражданский кодекс Российской Федерации. URL: http://ivo.garant.ru/SESSION/PILOT/main.htm (дата обращения 24.10.2013).

43 Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». URL: http://base.garant.ru/70103036/ (дата обращения: 24.10.2013).

44 Налоговый кодекс Российской Федерации. URL: http://base.garant.ru/10900200/ (дата обращения: 24.10.2013).

45 Семёнова Д. Электронная подпись как элемент информационной безопасности. URL: http://www.audit-it.ru/articles/soft/a115/464307.html (дата обращения: 24.10.2013).

46 Юридическая сила документов, подписанных электронной подписью. URL: http://its.1c.ru/db/eldocs#content:5:1 (дата обращения: 24.10.2013).

47 Обмен электронными счетами-фактурами и другими документами между организациями - как настроить и запустить в «1С: Предприятии 8». URL: http://www.buh.ru/document-2019 (дата обращения 24.10.2013).

48 «1С-Такском» - удобный сервис для обмена электронными счетами-фактурами и другими документами «1С:Предприятия 8». URL: http://v8.1c.ru/edi/edi_app/1c-taxcom.htm (дата обращения: 24.10.2013).

49 Садыкова Ж.А. Оценка экономической эффективности внедрения автоматизированных информационных систем на предприятиях АПК. URL: URL: http://catalog-statei.ru/view_article.php?id=332 (дата обращения: 25.10.2013).

50 1С-Такском - обмен электронными документами 1С: Предприятия 8. URL: http://www.1cc.ru/catalog/detail/1c_taxcom/ (дата обращения: 25.10.2013).

51 1С: Управление небольшой фирмой 8. Особенности лицензирования. URL: http://rarus.ru/1c8/1c-upravl-nebolsh-firm-8/#tab-product-licenses-desc-link (дата обращения: 25.10.2013).

52 Содержание курса «Оперативное управление в малом бизнесе на основе «1С: Управление небольшой фирмой 8». URL: http://edu.1c.ru/dist/edu/about_course_unf.asp (дата обращения: 25.10.2013).

53 Ермоленко В.В., Ермоленко Д.В., Закарян М.Р., Приходько А.И., Матвиенко Н.В. Выпускная квалификационная работа: методические указания по выполнению дипломной работы (проекта). Краснодар: КубГУ, 2009. 115 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Алгоритм документирования закупочной деятельности интернет-магазина Спортибэй

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Рисунок А.1 - Алгоритм документирования закупочной деятельности интернет-магазина Спортибэй

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Формы оформления заказа через интернет-магазин Спортибэй 37

Рисунок Б.1 - Форма оформления заказа для юридического лица

Рисунок Б.2 - Форма оформления заказа для физического лица (часть 1)

Рисунок Б.2 - Форма оформления заказа для физического лица (часть 2)

Размещено на Allbest.ru