Экспертиза ценности документов в делопроизводстве на примере ООО "Оборудование-Люкс"

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов. Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации. Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов Кузнецова Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения // Секретарское дело.- 2005.- №11.-С.28.. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 2010 г., исчисляется с 1 января 2011 г.

Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам -индексы дел. Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме Кирсанова М.В. , Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: учебное пособие/.- М., 1999.-С. 165.. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая была разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания. В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа - названия заголовков дел. Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа - количество дел (томов, частей) - заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки.

Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение. В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел Еремченко В.А. Ведомственное хранение документов в современных условиях // Отечественные архивы. 2002.- № 5.- С.15..

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления. Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел. Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).- М..- 2002.- С. 208..

Таким образом подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Оценка документов в делопроизводстве проводится при:

· составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

· регистрации поступающих в учреждение документов;

· направлении документа в дело;

· проверке правильности отнесения документов к делам.

Основные критерии оценки документов представляют собой в целом сложившуюся и апробированную систему, но интерпретация их определенным образом меняется. Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, экономическая эффективность, комплектность и полнота изложения сути проблемы. Можно констатировать тот факт, что для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» в настоящее время разработана целостная система нормативно - методических пособий по отбору документов. В то же время, в процессе работы с документами в организации необходимо не только пользоваться названными методическими пособиями по экспертизе, но и творчески подходить к оценке документов в процессе работы с ними.

ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ООО «Оборудование- Люкс»

§ 1. Организация проведения экспертизы ценности документов

В учреждениях и предприятиях уделяется, большое внимание вопросам создания различных документов, организации их приема, движения, учета, исполнения, хранения, и оправки.

Как и в любой организации в ООО «Оборудование-Люкс» существуют свои документы исходящие, входящие документы, так как эта организация имеет образовательный характер некоторые документы отправляются на хранение в архив. Так, все исходящие документы имеют свой бланк, для писем используется бланк с боковым штампом, с левой стороны, в него входит: герб, название организации, адрес, телефоны организации, дата и номер исходящего письма. Так же существует бланк для документов, который называется представительный бланк герб, название организации, с лево адрес, номера телефонов организации, справа регистрационный номер и дата. Так же здесь имеется своя номенклатура дел, решений, и у них есть своя очередность попадания в архив. Номенклатура дел это систематический перечень конкретных заголовок дел, заводимых в структурной части учреждения на соответствующий год.

Номенклатура дел - это ориентировочный список будущих дел Кузнецова Т.В. Делопроизводство - М., 2003. - С. 360.. Она составляется для каждой структурной части учреждения лицом ответственным за делопроизводство, с привлечением, ведущих специалистов подразделения. В ООО «Оборудование-Люкс» имеется Положение «О составлении номенклатуры дела и системы сбора и хранения информации» (приложение 3), согласно которому в организации разрабатывается номенклатура.

Номенклатура дел оформляется следующим образом, в правой верхней части документа находится название организации ниже почтовый индекс, адрес организации, телефоны, дата и номер исходящего документа. С левого края документа находится Утверждение Генерального директора этой организации его печать и подпись и ниже число, затем идет название документа, после идет таблица в которой указаны документы передающиеся на хранение в архив, после его передачи составляется протокол о принятии и передачи документа.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности ООО «Оборудование-Люкс», создается постоянно действующая экспертная комиссия.(ЭК)

ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации. - М., 2007. - С. 312... Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.

Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях Примерное положение о постоянно действующей экспертной ко-миссии организации (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 19 января 1995 г. № 2) // Консалтинговая группа «Термика»: [сайт]. - URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1653 (дата обращения: 05.05.2009).. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Назначение экспертных комиссий в ООО «Оборудование-Люкс» заключается:

· в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

· организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

· в организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:

· организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

· рассмотрение и принятие решения об одобрении:

· проектов номенклатур дел организации;

· описей дел постоянного и временного хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

· описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;

· актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

· подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения Мосягина О.В. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело. - 2006. - №4. - С. 33..

Также экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п Доронина JI.A. Основы делопроизводства. - М., 2007. - С. 183..

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя ООО «Оборудование-Люкс». В нее включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения руководителем ООО «Оборудование-Люкс». Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они вначале передаются на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаются руководителем организации Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения//Секретарское дело.-2009.-№4.-С.4..Так как в ООО «Оборудование-Люкс» отсутствует Положение об экспертной комиссии

Было решено его разработать.

Таким образом, экспертная комиссия наделена большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение. Экспертная комиссия имеет право запрашивать у работников делопроизводственных служб письменные объяснения о причинах утраты документов и дел, подлежащих передаче на государственное хранение, требовать розыска недостающих дел. Она принимает участие в организации проведения проверок состояния делопроизводства и архива. Экспертные органы систематически информируют руководство организации по вопросам, относящимся к их компетенции. Экспертная комиссия проводит заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Ее решения принимаются большинством голосов. Заседания комиссии протоколируются. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов возлагаются на секретаря комиссии.

§ 2. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве ООО «Оборудование-Люкс» проводиться самостоятельно экспертной комиссией, состав которой утверждается приказом Генерального директора.

В экспертную комиссию следует включить хотя бы трех человек: ответственного за ведение архива обязательно и для оптимальной работы специалистов из различных направлений деятельности. Хотя в данной организации выбор часто сужается до бухгалтера и секретаря. Как правило, председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя.

В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно-методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения.

На основе положения учреждение разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие приказом руководителя учреждения.

Основными задачами ЭК являются:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело. - 2008. - №3. - С. 19..

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

- организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

- осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

- оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения:

* по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;

* по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России;

* по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения Лысенко Л.М. Современное делопроизводство - СПб., 2008. - С.169..

Экспертная комиссия имеет право:

- в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

- запрашивать от руководителей структурных подразделений:

* письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

* предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

- заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

- приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

- ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

- информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

- в установленном порядке представлять свое учреждение в органах Государственной архивной службы России Пшенко А.В. Правовые вопросы организации работы с документами. - М., 2006. - С.115..

Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

Ведение делопроизводства ЭК ООО «Оборудование-Люкс», хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Заседания экспертной комиссии организации проводятся по мере необходимости с обязательным составлением протоколов. Он включает все основные вопросы, встречающиеся в ее деятельности: о рассмотрении архивных описей дел, акта о выделении к уничтожению документов, инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел Иритикова B.C. Делопроизводство // Секретарское дело. - 2007. - № 1. - С. 30..

Экспертиза ценности документов в ООО «Оборудование-Люкс» осуществляется ежегодно бухгалтером. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения ; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения // Секретарское дело. - 1999. - № 4. - С. 6.. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

· опись дел постоянного срока хранения;

· опись дел временного хранения;

· опись дел по личному составу;

· акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного хранения в архив не передаются. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации. - М., 2007. - С. 315..

Согласно существующим требованиям отбор дел нужно вести исключительно с полистным просмотром. В реальности это требование не всегда соблюдается. Слишком уж трудоемко и не всегда оправдано. Особенно если документы отбираются для уничтожения, а вы и так знаете, что они не имеют практического или исторического значения. Дела, которые предстоит подшить в твердую обложку (постоянного или долговременного хранения), отбираются уже обязательно с полистным просмотром.

Результат экспертизы ценности документов оформляется составлением архивных описей дел и акта на уничтожение дел. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2010 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2014 г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2014 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел.

Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения // Секретарское дело. - 1999. - № 4. - С. 16..

Экспертная комиссия наделена большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение.

§ 3. Разработка и внедрение положения об экспертной комиссии

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение многих лет. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов, с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс»..

В результате проведения экспертизы ценности:

- устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

- производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;

- определяются уникальные и особо ценные дела;

- осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство…- С. 174-175..

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в Государственный архив Кузнецова Т.В.Секретарское дело… - С. 155..

Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации независимо от формы собственности или функций, приказом директора создается постоянно действующая экспертная комиссия (3-5 человек), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (в небольших учреждениях это бухгалтер и секретарь). Общий порядок организации работы ЭК и их функции можно найти в «Основных правилах работы архивов организаций» Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».. 19 января 1995 г. и 17 марта 1998 г. приказами Федеральной архивной службы России были утверждены «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации» Примерное положение о постоянно действующей экспертной ко-миссии организации (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 19 января 1995 г. № 2) // Консалтинговая группа «Термика»: [сайт]. - URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1653 (дата обращения: 05.05.2012). и «Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации» Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российс-кой Федерации (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 17 марта 1998 г. № 19) [Электронный ресурс]. - Электрон.дан. - URL: http://www.innovbusiness.ru/pravo/DocumShow_DocumID_73394.html (дата обращения: 05.05.2012).. На основе Примерных положений разрабатывается Положение об экспертной комиссии учреждения.

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

- рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс»..

Экспертная комиссия является коллегиальным органом, их решения принимаются большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации. Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

- основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

- оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

- документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в учреждении, на предприятии, фирме или в организации долговременно Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления)…- С. 248..

Разработанное Положение об экспертной комиссии ООО «Оборудование-Люкс» состоит из следующих разделов (приложение 4):

1. Общие положения;

2. Основные задачи экспертной комиссии;

3. Основные функции экспертной комиссии;

4. Права экспертной комиссии;

5. Организация работы экспертной комиссии.

Раздел «Общие положения» дает понятие, что такое экспертная комиссия, для чего она создается и чем руководствуется в своей работе. Второй раздел «Основные задачи экспертной комиссии» включает в себя:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение (одобрение) проектов, соответствующих документов, составляемых после завершения этой работы.

2.4. Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочиванием документов в структурных подразделениях организации.

Раздел «Основные функции» описывает те основные пункты, чем должна заниматься экспертная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами. «Права» - раздел, где экспертная комиссия, в пределах своей компетенции, имеет право: давать рекомендации по вопросам экспертизы ценности документов; запрашивать от руководителей структурных подразделений объяснения, предложения и заключения; информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии и др.

Раздел «Организация работы» можно описать так:

5.1. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.2. Рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения.

5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Таким образом, экспертиза ценности документов является важным этапом перед сдачей дел в архив организации. Все документы хранить в учреждении невозможно. Поэтому экспертиза ценности должна проводиться в каждой организации, в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Все это осуществляется на основании Положения об экспертной комиссии, которое было разработано.

Заключение

ООО «Оборудование-Люкс» открыто 10 декабря 2002г. Большое внимание на предприятии уделяется совершенствованию технологических процессов. На предприятии действует трехступенчатая система контроля качества продукции. ООО «Оборудование-Люкс» приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации. Общество может выступать учредителем, самостоятельно и совместно с другими юридическими и физическими лицами, хозяйственных товариществ и обществ, за исключением случаев, предусмотренных Гражданским Кодексом РФ и другими законами. Общество самостоятельно планирует свою производственно-хозяйственную деятельность. Основу планов составляют договоры, заключаемые с потребителями продукции и услуг, а также поставщиками материально-технических и иных ресурсов. Исследовав предприятие и сделав анализ его управления, можно сказать следующее: несмотря на то, что данное предприятие на протяжении многих лет функционирует эффективно при существующей структуре управления, всегда существует возможность оптимизировать управление, сделать его более рациональным, более совершенным по принципам современного менеджмента, поделить обязанности между управляющими разных ступеней. Это способствует более эффективному и продуктивному производству на предприятии.

Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Оценка документов в делопроизводстве ООО «Оборудование-Люкс» проводится при:

· составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

· регистрации поступающих в учреждение документов;

· направлении документа в дело;

· проверке правильности отнесения документов к делам.

Основные критерии оценки документов ООО «Оборудование-Люкс» представляют собой в целом сложившуюся и апробированную систему, но интерпретация их определенным образом меняется. Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, экономическая эффективность, комплектность и полнота изложения сути проблемы. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: номенклатур дел, перечней, классификаторов и т.п. Можно констатировать тот факт, что для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» в настоящее время разработана целостная система нормативно - методических пособий по отбору документов. В то же время, в процессе работы с документами в организации необходимо не только пользоваться названными методическими пособиями по экспертизе, но и творчески подходить к оценке документов в процессе работы с ними.

В результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

- документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

- документы, подлежащие временному хранению в архиве организации;

- документы, подлежащие временному хранению в структурных подразделениях;

- документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Экспертная комиссия наделена большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение.

В процесс исследования было разработано Положения о постоянно действующей экспертной комиссии, которое позволит оптимизировать процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве ООО «Оборудование-Люкс».

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

I. Источники

Неопубликованные источники

1. Устав Общества с ограниченной ответственностью «Оборудование-Люкс» (Новая редакция) (утв. учредителем 10.12.2002).Белгород, 2002. 15 с.

Опубликованные источники

2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст). - [Электронный ресурс]. - Электрон.дан. - URL: http://online.docinfo.ru/doc_14902.htm (дата обращения: 21.03.2010).

5. ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».

6. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».

7. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».

II. Литература

8. Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело. - 1999. - №1. - С. 79-83.

9. Алексеева, Е.В. Менеджмент в архивах (нормы времени на работы) / Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2008. - № 1. - С. 93-96.

10. Алексеева, Е.В. Научные основы оценки и отбора документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство. - 2003. - № 1. - С. 98-102.

11. Алексеева, Е.В. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов: перечни / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство. - 2003. - № 2. - С. 85-92.

12. Алексеева, Е.В. Организация документов в архивах / Е.В. Алексеева // Делопроизводство. 2002. № 3. - С. 93-100.

13. Архипова, Т.Г. Проблема экспертизы ценности документов «Век нынешний и век минувший» / Т.Г. Архипова // Секретарское дело. - 1997. - № С. 75-82.

14. Афанасьева, Л.П. Проблема доступа к архивным документам, содержащим персональные данные / Л.П. Афанасьева // Делопроизводство. - 2006. - № 4. - С. 106-114.

15. Банасюкевич, В.Д. Вопросы экспертизы ценности документов негосударственных структур / В.Д. Банасюкевич //Отечественные архивы. - 2006. - №6. - С. 21-25.

16. Банасюкевич, В.Д. Экспертиза ценности документов / В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. - 2008. - №3. - С. 19-23.

17. Березина, Н.М. Номенклатура дел организации / Н.М. Березина // Секретарь-референт. - 2005. - № 2. - С. 32-36.

18. Бурова, Е.М. Как сегодня определить сроки хранения документов? (Современная система пособий по экспертизе ценности документов) / Е.М. Бурова // Делопроизводство. - 2008. -№ 1. - С. 10-19.

19. Бурова, Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера / Е.М. Бурова // Делопроизводство. - 2007. - № 1. - С. 82-89.

20. Быкова, Т.А. Порядок разработки номенклатуры дел / Т.А. Быкова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - № 12. - С. 8-21.

21. Делопроизводство: учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2004. - 214 с.

22. Еремченко, В.А. Ведомственное хранение документов в современных условиях / В.А. Еремченко // Отечественные архивы. - 2002. - № 5. - С. 8-15.

23. Ермолаева, А.В. О некоторых аспектах правового регулирования документационного обеспечения управления и архивного дела в субъекте Российской Федерации / А.В. Ермолаева // Делопроизводство. - 2006. - № 2. - С. 3-9.

24. Жукова, М.П. К разработке нового перечня типовых управленческих документов / М.П. Жукова // Отечественные архивы. - 2010. - №4. - С. 15-21.

25. Жукова, М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, организаций, предприятий / М.П. Жукова // Отечественные архивы. - 2004. - № 5. - С. 10-13.

26. Зиновьева, Н.Б. Документоведение / Н.Б. Зиновьева. - М.: Профиздат, 2001. - 208 с.

27. История делопроизводства в СССР / под ред. Я.З.Лившица, В.А. Цикулина. - М.: МГИАИ, 1974. - 134 с.

28. Каменева Е.М. Номенклатура дел / Е.М. Каменева // Секретарь-референт. 2010. № 12. С. 28-42.

29. Кирсанова, М.В. Делопроизводство на малом предприятии / М.В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов, В. Н. Колесников. - М.: Омега-Л, 2009. - 248 с.

30. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999. - 165 с.

31. Кирюхин, Ю.Г. Методика анализа документооборота коммерческой фирмы / Ю.Г. Кирюхин // Делопроизводство. - 2002. - № 4. - С. 17-20.

32. Козлов, В.П. Российское архивное дело / В.П. Коозлов. - М.: Наука, 1990. - 240 с.

33. Кошелева, Е.А. Примерный перечень документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения / Е.А. Кошелева // Секретарь референт. - 2009. - № 4. - С. 39-43.

34. Крайская, З.В. Архивоведение / З.В. Крайская Э.В. Челлини. - М.: НОРМА, 1996. - 224 с.

35. Кузнецов, С.Л. Организация информационно-справочной работы по документам / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2008. - № 1. - С. 14-17.;

36. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-синтез», 2002. 208 с.

37. Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения / Т.В.Кузнецова // Секретарское дело. - 2005. - № 11. - С. 16-23.

38. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко. - Киев: Знание, 2000. - 460 с.

39. Михайлов, М.Ю. Делопроизводство в негосударственных учреждениях / М.Ю. Михайлов. - СПб.: Изд-во Альфа-Пресс, 2008. - 160 с

40. Михайлов, М.Ю. Делопроизводство в негосударственных учреждениях / М.Ю. Михайлов. - СПб.: Изд-во Альфа-Пресс, 2008. - 160 с.

41. Организация работы с документами / В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998. - 575 с.

42. Осичкина, Г.А. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве / Г.А. Осичкина // Секретарское дело. - 2007. - № 7. - С. 26-29.

43. Подолина, О. Жизненный цикл исходящих документов /О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - № 11. - С. 44-45.

44. Попова, Е. Проблемы защиты и хищения архивных документов / Н. Попова // Секретарское дело. - 2006. - № 9. - С. 28-37.

45. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство) / А.В. Пшенко. - М.: Форум: ИНФРА-М, 2003. -256 с.

46. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство / М.Ю. Рогожин - М.: ТК Велби, изд-то Проспект, 2008. - 240 с.

47. Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. - М.: Академия, 2008. - 224 с.

48. Савин, В.А. Об основных правилах работы архивов организаций / В.А. Савин // Делопроизводство. - 2003. - №4. - С. 4-13.

49. Самошенко, В.Н. История архивного дела в дореволюционной России / В.Н. Самошенко. - М.: Наука, 1979. - 145 с.

50. Стенюков, М.В. Документы и делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 2000. - 114 с.

51. Фионова, С.Л. Современные технологии ДОУ - путь к совершенствованию эффективности управления / С.Л. Фионова // Делопроизводство. - 2006. - № 1. - С. 16-20.

52. Янковая, В.Ф. Оформление документов в соответствии с Правилами делопроизводства / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2010. № 9. С. 20-26.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1.

Устав ООО «Оборудование-люкс»

УТВЕРЖДЕН

Решением Внеочередного

Общего собрания учредителей

ООО «Оборудование- Люкс»

Протокол

от «12» июля 2008 года.

УСТАВ

Общества с ограниченной ответственностью

«Оборудования - Люкс»

Новая редакция

г. Белгород, 2008 год.

Статья 1. Общие положения

1. ООО «Оборудование-ЛЮКС» создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее - «Закон») и другими законодательными и правовыми актами Российской Федерации.

10 декабря 2002 года Постановлением Главы Администрации Центрального района г. Белгород №781/26 зарегистрировано ООО «Компьютер и я». Общество «Оборудование-ЛЮКС» было создано в процессе приватизации, путем преобразования в соответствии с Указом Президента Российской Федерации «Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий, добровольных объединений государственных предприятий» от 01 июля 2002 года № 777.

ООО «Оборудование-ЛЮКС» (далее по тексту - «Общество») внесено в Единый государственный реестр юридических лиц Межрайонной инспекцией МНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Белгородской области 14 октября 2002 года за основным государственным регистрационным номером 1023601542887.

Настоящая редакция Устава Общества утверждена внеочередным общим собранием Общества от «03» сентября 2008 года.

2. Общество является юридическим лицом и свою хозяйственную и иную деятельность организует на основании действующего законодательства Российской Федерации и настоящего Устава. Общество является обществом с ограниченной ответственностью. Учредители могут отчуждать доли Общества без согласия других учредителей Общества. Общество вправе проводить открытую подписку на дополнительно выпускаемые им доли в порядке и с учетом требований Закона и других правовых актов. Общество может проводить закрытую подписку на выпускаемые им доли, за исключением случаев, когда настоящим Уставом или правовыми актами возможность проведения закрытой подписки ограничена.

3. Общество может на добровольных началах объединяться в союзы, ассоциации на условиях, не противоречащих антимонопольному законодательству, а также может участвовать в деятельности и сотрудничать в иной форме с международными общественными, кооперативными, коммерческими и иными организациями в порядке, предусмотренном законодательными актами Российской Федерации.

4. Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами. Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированные в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

5. Учредителями Общества могут быть российские и иностранные юридические и физические лица в соответствии с действующим российским законодательством. Количество акционеров Общества не ограничено. Состав учредителей Общества отражается в Реестре учредителей Общества.

6. Общество ведет кадровое делопроизводство, осуществляет документооборот в соответствии с требованиями действующего законодательства.