Экспертиза ценности документов в делопроизводстве на примере ООО "Оборудование-Люкс"

4. По окончании срока для предъявления требований кредиторами ликвидационная комиссия составляет промежуточный ликвидационный баланс, содержащий сведения о составе имущества Общества, предъявленных кредиторами требованиях и результатах их рассмотрения. Указанный баланс утверждается Собранием по согласованию с органом, осуществившим государственную регистрацию Общества.

5. Выплаты кредиторам Общества денежных сумм производятся ликвидационной комиссией в порядке очередности, установленной гражданским законодательством РФ, в соответствии с промежуточным ликвидационным балансом, начиная со дня его утверждения, за исключением кредиторов пятой очереди, выплаты которым производятся по истечении месяца с указанной даты.

Если имеющихся у Общества денежных средств недостаточно для удовлетворения требований кредиторов, ликвидационная комиссия осуществляет продажу иного имущества Общества с публичных торгов в порядке, установленном для исполнения судебных решений.

После завершения расчетов с кредиторами ликвидационная комиссия составляет ликвидационный баланс, который утверждается Собранием по согласованию с органом, осуществившим государственную регистрацию Общества.

6. Оставшееся после завершения расчетов с кредиторами, если таковые имелись, имущество Общества распределяется между акционерами в следующей очередности:

в первую очередь осуществляются выплаты по акциям, которые должны быть выкуплены в порядке и в соответствии с Законом;

во вторую очередь осуществляется распределение имущества Общества между акционерами - владельцами акций Общества.

Статья 13. Учет и отчетность в Обществе, документы Общества. Информация об Обществе

1. Общество обязано вести бухгалтерский учет и представлять финансовую отчетность в порядке, установленном законодательными и правовыми актами Российской Федерации. Ответственность за организацию, состояние и достоверность бухгалтерского учета в Обществе, своевременное представление ежегодного отчета и другой финансовой отчетности в соответствующие органы, а также сведений о деятельности Общества, представляемых акционерам, кредиторам и в средства массовой информации, несет Генеральный директор.

Достоверность данных, содержащихся в годовом отчете Общества Собранию, бухгалтерском балансе, счете прибылей и убытков, должна быть подтверждена Ревизионной комиссией Общества. Годовой отчет Общества подлежит предварительному утверждению Советом директоров не позднее, чем за 30 дней до даты проведения годового Собрания.

2. Информация об Обществе предоставляется в соответствии с требованиями Закона и иных правовых актов Российской Федерации. Общество обеспечивает сохранность документов, в том числе по личному составу, при реорганизации или ликвидации Общества.

Приложение 2

Организационная структура ООО «Оборудование- Люкс»

Приложение 3

Положение «О составлении номенклатуры дел и системы сбора и хранения информации»

УТВЕРЖДЕНО

директор ООО «Оборудование-Люкс»

(приказ №_____ от ______________)

ПОЛОЖЕНИЕ

«О составлении номенклатуры дела и системы сбора и хранения информации»

1. Общие положения

1.1. Номенклатура дел - это утвержденный в установленном порядке, систематизированный, с указанием сроков хранения список наименований дел, заводимых в делопроизводстве.

1.2. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки на исполненные документы, является учетным документом в делопроизводстве и архиве организации для временного (до 10 лет включительно) хранения.

1.3. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

1.4. Основные положения по составлению номенклатур дел, изложены в ЕГСД, «Основных правилах работы ведомственных архивов» и разделяются на обязательные и рекомендательные. К обязательным относятся положения о подписании, согласовании и утверждении номенклатур, правила составления сводных номенклатур, требование о включении в них всех образующихся в организации дел.

1.5. Рекомендательные положения касаются разработки примерных номенклатур дел, выбора учреждением принципа построения схемы номенклатуры дел, формы номенклатуры дел с продольным или угловым расположением ее реквизитов, а также системы индексации дел.

2. Составление номенклатур дел

2.1. Работа по составлению номенклатур дел организации координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений деятельности, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.

2.2. Номенклатура дел выполняет следующую работу:

· разрабатывают классификационную схему номенклатуры, т.е. порядок расположения дел;

· устанавливают сроки хранения дел;

· определяют систему индексов и индексацию дел;

· оформляют и согласовывают номенклатуру дел.

2.3. Работа по составлению номенклатуры дел организации подразделения координируется службой делопроизводства.

2.4. Номенклатура может слагаться из разделов, размещенных в следующем порядке: организация управления, работа с кадрами, канцелярия, документационное обеспечение управления, бухгалтерия.

2.5. Номенклатура дел составляется путем заполнения граф бланка номенклатуры. Совокупность граф, отражающих сведения об одном деле, называется статьей номенклатуры.

2.6. В первой графе проставляют индексы дел.

2.7. Во второй графе указывается наименование разделов номенклатуры и дел. Индексы разделов номенклатуры соответствуют индексам школы. Наименование раздела номенклатуры пишется прописными буквами, подчеркивается и отделяется от последующего текста двумя - тремя межстрочными интервалами. Место расположения индекса организации ЕГСД не установлено. Обычно его указывают перед названием соответствующего раздела номенклатуры:

01- Организация управления; 02 - кадры и т. д.

2.8. В графе «Примечание» на протяжении периода действия номенклатуры проставляют отметки о заведении дел, передаче их в архив организации.

2.9. В графе «Сроки хранения и статьи по перечню» указываются сроки хранения документа и № статьи по перечню.

2.10. Наименования дел в номенклатуре должно кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок дела должен отражать содержание документов в сочетании с определением видов этих документов.

3. Система сбора и хранения информации

3.1. Система сбора документов в дела происходит в соответствии с номенклатурой.

3.2. Система сбора документов осуществляется в канцелярии организации

3.3. При формировании дел требуется строго соблюдать объем и состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов документов проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной надписи и т.п.) недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

3.4. Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.

3.5. В деле группируются документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые решаются несколько лет).

3.6. Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале года или по алфавиту.

3.7. Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в ведомственном архиве (у лица ответственного за архив) в качестве учетного документа.

3.8. Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации.

3.9. Номенклатура дел организации пересматривается не реже чем раз в 5 лет. В случае изменения функций и структуры организации, она составляется, согласовывается и утверждается заново.

3.10. Номенклатура дел организации в конце каждого года уточняется архивной службой, утверждается директором организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

3.11. Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией, ежегодно утверждается директором организации. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Приложение 4

Проект Положения об экспертной комиссии в ООО «Оборудование-Люкс»

Общество с ограниченной ответственностью

«Оборудование-Люкс»

ПОЛОЖЕНИЕ

«___»_________20___г. №______

об экспертной комиссии

УТВЕРЖДАЮ

Директор

______________ ______________

(подпись) (расшифровка)

«___»___________20___г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов (определению сроков их хранения), отбору дел на хранение и уничтожение в ООО «Оборудование-Люкс» создается действующая на постоянной основе экспертная комиссия (ЭК) организации.

1.2. Экспертная комиссия является совещательным органом при руководителе организации, который утверждает принятые комиссией решения.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется законодательными актами Российской Федерации по архивному делу, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы, перечнями документов со сроками хранения и настоящим положением.

1.4. Председателем экспертной комиссия является заместитель директора, секретарем - секретарь организации.

Персональный состав ЭК назначается приказом директора организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение (одобрение) проектов, соответствующих документов, составляемых после завершения этой работы.

2.4. Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочиванием документов в структурных подразделениях организации.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению, а также по разработке номенклатур дел и других нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность архива и отдела кадровой работы, делопроизводства и связей со СМИ.

3.2. Организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение.

3.3. Рассматривает и принимает решения об одобрении (утверждении):

- проектов номенклатур дел (сводной и по структурным подразделениям учреждения);

- описей на дела постоянного хранения, на документы по личному составу, а также на дела временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащие передаче в архив учреждения;

- описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы;

- актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

3.4 Совместно с отделом кадровой работы, делопроизводства и связей со СМИ и заведующим архивом (ответственным лицом) осуществляет контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений и качеством подготовки документов к передаче в архив учреждения.

3.5. Организует инструктаж, оказывает консультативно-методическую и практическую помощь работникам учреждения по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

4. ПРАВА ЭК Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК

5.1. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения.

5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Размещено на Allbest.ur