Впровадження проектного офісу на підприємстві ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода"

Для того щоб обґрунтувати власну корисність, проектний офіс, як і будь-який підрозділ компанії, повинен проводити регулярну оцінку ефективності своєї діяльності. На кожному щаблі зрілості можуть бути використані свої критерії ефективності. І хоча на перших двох щаблях можна говорити скоріше про оцінку ефективності виконання проектним офісом своїх функцій, ніж про оцінку його бізнес-корисності, застосування запропонованих критеріїв ефективності в остаточному підсумку дозволяє зробити висновок про корисність цієї структурної одиниці для компанії в цілому. Для оцінки діяльності проектного офісу можуть застосовуватися як кількісні, так і якісні показники ефективності:

1. На першому щаблі роботу проектного офісу можна визнати ефективною, якщо:

- розроблено й погоджена методологія керування проектами;

- сформовано первинний реєстр проектів;

- навчено учасників проектної діяльності;

- впроваджено й використовується інформаційна система для календарного планування;

- визначено попередню структуру бази знань проектного офісу;

- співробітники компанії проінформовані про створення нового підрозділу, що підтримує проектну діяльність.

При розробці кількісних показників критеріїв ефективності для першого щабля можуть бути використані такі метрики, як, наприклад, відсоток керівників проектів, що пройшли навчання по методології керування проектами.

2. Критерії ефективності для другого щабля зрілості проектного офісу можуть ґрунтуватися на виконанні наступних умов:

- всі документи по керуванню проектами розробляються й погоджуються відповідно до методології;

- керівники проектів регулярно актуалізують графіки і надають звіти про статус проектів;

- здійснюється послідовне наповнення бази знань проектного офісу;

- сформовано й використовується корпоративний пул ресурсів;

- інформаційна система використовується для планування бюджету, люд-ських ресурсів, а також містить інформацію про договори й підрядників.

На другому щаблі зрілості для оцінки ефективності діяльності проектного офісу можуть використовуватися й такі конкретні метрики, як:

- відсоток актуальних графіків в інформаційній системі керування проектами;

- відсоток наданих вчасно звітів про статус проекту;

- оптимальність використання ключових виконавців (призначення на правильні проекти), що визначається, наприклад, як відношення трудовитрат ключових виконавців, використовуваних у десяти найменш пріоритетних проектах портфеля, до трудовитрат ключових виконавців, використовуваних у десяти найбільш пріоритетних проектах портфеля;

- якість планування роботи ключових виконавців (правильна оцінка трудовитрат), обумовлена, наприклад, як відношення фактичного завантаження ключових виконавців за період до планового сумарного завантаження даних виконавців на проектах портфеля.

3. Починаючи із третього щабля зрілості вже можна реально оцінити корисність проектного офісу для бізнесу. Критерії ефективності на цьому щаблі зв'язані насамперед з ефективністю й результативністю виконання проектів, які перебувають у віденні проектного офісу, тому що саме на третьому щаблі проектний офіс, використовуючи накопичену базу знань, може запропонувати керівникам проектів свої рекомендації для більше якісного планування й виконання проектів. Можуть бути використані наступні метрики:

- відсоток проектів, реалізованих без відставання по строках і в рамках бюджету, що може бути визначений, наприклад, як відношення числа проектів, реалізованих у строк з первісним бюджетом, до загального числа проектів, закінчених протягом звітного періоду;

- використання нормативів при оцінці робіт;

- надання керівництву аналітичної звітності по проектах (на регулярній основі й на вимогу);

- точність планування, що може визначатися на основі аналізу кількості відхилень від базових планів;

- задоволеність замовника, що може оцінюватися, наприклад, числом критичних відгуків на якість продукту десяти найбільш пріоритетних реалізованих проектів портфеля за звітний період.

4. Основний критерій ефективності на четвертому щаблі зрілості - це досягнення стратегічних цілей компанії шляхом оптимізації портфельного керування. При портфельному керуванні проекти оцінюються з погляду внеску в досягнення стратегічних цілей, і саме проектний офіс за допомогою інформаційної системи займається підготовкою рішень по портфелі й виконує всі основні процеси керування портфелем. Це значить, що ефективність виконання проекттів у портфелі прямо пов'язана з ефективністю діяльності проектного офісу. Якщо всі стратегічні цілі, які поставлені перед компанією на певний звітний період і можуть бути реалізовані через проектне керування, досягнуті, можна із упевненістю сказати, що проектний офіс має максимальну корисність для бізнесу компанії.

3.2 Обгрунтування на 3-му щаблі еволюції проектним офісом ПрАТ КФ "Лагода" пропозицій по впровадженню нетрадиційних джерел збереження енергії (НДЗЕ)

Пропонуємий в дипломному проекті метод мінімізації енерговитрат в ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" полягає в використанні теплової утилізації відходів основного виробництва з перетворенням за допомогою теплових насосів стічних каналізаційних вод у енергію опалення нової системи обогрівання та подачі гарячої води для господарчих потреб в адміністративному корпусі з системою "теплі стіни - тепла підлога".

Так, аналіз виробничих процесів в ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" показав, що технологічна вода, яка виділяється при митті технологічних прист-роїв, що застосовуються при виробленні (випіканні) продукції, з температурою близько 50⁰С скидалася в каналізацію.

Одним із найбільш перспективних на сучасному технологічному етапі видом нетрадиційних відновлюваних джерел енергії (НВДЕ), який вже сьогодні в окремих країнах та регіонах забезпечує вагомий внесок в обігрівання житлового фонду є теплова енергія довкілля (води, грунту, повітря), яка за допомогою теплонасосних установок (ТНУ) переводить енергію низькопотенціальних джерел у придатну для використання енергію [38]. Економічна доцільність використання ТНУ підтверджена світовим досвідом. Вже сьогодні у розвинутих країнах ТНУ широко викорис-товуються для систем опалення та кондиціювання (США, Канаді, Швеції, Швейцарії, Німеччині, Австрії та ін.), налагоджено промисловий випуск ТНУ у досить широких масштабах (США - 1 млн.ТНУ щороку, у Японії - 3 млн.).

Принцип дії теплового насосу заснований на циклі Карно, добре відомому зі шкільного курсу фізики:

Основними складовими частинами внутрішнього контуру теплових насосів є:

1. Конденсатор 2. Капіляр 3. Випарник 4. Компресор, що одержує енергію від електричної мережі

Крім того, у внутрішньому контурі є:

- терморегулятор, що є керує тепловим насосом;

- холодоагент, що циркулює в системі (газ із певними фізичними характеристиками);

Холодоагент під тиском через капілярний отвір надходить у випарник, де за рахунок різкого зменшення тиску відбувається випар. При цьому холодоагент віднімає тепло у внутрішніх стінок випарника, а випарник, у свою чергу, відбирає тепло в земляного контуру, за рахунок чого відбувається його постійне охолодження. Компресор засмоктує з випарника холодоагент, стискає його, за рахунок чого температура холодоагенту підвищується й виштовхує в кон-денсатор. Крім того, у конденсаторі, нагрітий у результаті стиску холодоагент віддає отримане тепло (температура порядку 85-125 градусів Цельсія) в опалювальний контур й остаточно переходить у рідкий стан. Процес повторюється знову. При досягненні необхідної температури терморегулятор розмикає ефектричний ланцюг і компресор зупиняється. При зниженні температури в опалю-вальному контурі терморегулятор знову включає компресор. Холодоагент у теплових насосах робить зворотний цикл Карно.

Таким чином, робота теплового насоса схожа із процесом холодильника. Тепловий насос перекачує низькопотенційну теплову енергію ґрунту, води або навіть повітря у відносно високопотенційне тепло для опалення об'єкта. Приблизно 2/3 опалювальної енергії можна одержати безкоштовно із природи: ґрунту, води, повітря і тільки 1/3 енергії необхідно витратити для роботи самого теплового насоса. Іншими словами, власник теплового насоса заощаджує 70% коштів, які, при опаленні свого будинку, магазина, цеху і т.ін. традиційним способом, він би регулярно витрачав на дизпаливо або електро-енергію.

Тепловий насос використовує тепло, що знаходиться у "розпорошеному" стані в навколишнім середовищі: у землі, воді, повітрі (його фахівці називають низькопотенційним теплом). Затративши 1 квт електроенергії в приводі насоса, можна одержати 3-4 квт теплової енергії. Теплові насоси застосовують, щоб опалювати будинку, готовити гарячу воду, прохолоджувати або осушувати повітря в кімнатах, вентилювати приміщення.

Основні переваги теплових насосів:

1) Економічність. Тепловий насос використовує введену в нього енергію на порядок ефективніше будь-яких котлів, що спалюють паливо. Величина КПД у нього багато більше одиниці. Між собою теплові насоси порівнюють по особливій величині - коефіцієнту перетворення тепла - Кпт (його ще назива-ють коефіцієнт трансформації тепла, потужності, перетворення температур). Він показує відношення одержуваного тепла до витраченої енергії. Приміром, Кпт = 3,5 означає, що, підвівши до машини 1 квт, на виході ми одержимо 3,5 квт теплової потужності, тобто 2,5 квт природа пропонує нам безоплатно.

2) Повсюдність застосування. Джерело розсіяного тепла можна виявити в будь-якому куточку планети. Земля та повітря найдуться на самій занедбаній ділянці, удалині від газових магістралей і ліній електропередач - скрізь цей агрегат роздобуде для себе "їжу", щоб безперебійно опалювати будинок, не залежачи від капризів погоди, постачальників дизельного палива або падіння тиску газу в мережі. Навіть відсутність потрібних 2-3 квт електричної потуж-ності не перешкода. Для привода компресора в деяких моделях використову-ють дизельні або бензинові движки.

3) Екологічність. Тепловий насос не тільки заощадить гроші, але й збе-реже здоров'я мешканцям будинку і їхнім спадкоємцям. Агрегат не спалює паливо, а отже, не утворяться шкідливі окисли типу CO, СO2, NOх, SO2 , Pb2. Тому навколо будинку на ґрунті немає слідів сірчаних, азотистих, фосфорної кислот і бензольних з'єднань. Та й для планети застосування теплових насосів - благо. Адже, за великим рахунком, на ТЕЦ скорочується витрата палива на виробництво електрики. Застосовувані ж у теплових насосах фреони не містять хлорвуглецю та озонобезпечні.

4) Універсальність. Теплові насоси мають властивість оборотності (ре-версивності). Вони вміють відбирати тепло з повітря будинку, прохолоджуючи його. Улітку надлишкову енергію іноді відводять на підігрів басейну.

5) Безпека. Ці агрегати практично вибухо- та пожежебезпечні. Немає палива, немає відкритого вогню, небезпечних газів або сумішей. Вибухати тут просто нема чому, не можна також учадіти або отруїтися. Жодна деталь не нагрівається до температур, здатних викликати запалення горючих матеріалів. Зупинки агрегату не призводять до його поломок або замерзання рідин. По суті, тепловий насос небезпечний не більш, ніж холодильник.

У запропонованому у дипломному проекті варіанті утилізації тепла технологічна вода подається у два теплообмінники першого контуру теплових насосів, де охолоджується до температури 10⁰С. Отримане тепло (вода з температурою 38⁰С) транспортується по теплообмінному контуру до місця використання (опалення офісного будинку теплоспоживанням 152 кВт), де подається в теплові насоси, які виробляють безпосередньо опалювальну воду із середньою температурою 53,5⁰С.

Для обгрунтування доцільності впровадження теплових насосів для теплопостачання в адміністративню будівлю ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" критеріями оптимальності є:

- мінімальна сумарна поточна вартість придбання джерел опалення ад-міністративного корпусу та витрат на його експлуатацію (витрати електричної енергії та газу) для варіантів - газовий котел; електричний котел; тепловий насос;

- мінімальний рівень початкових капітальних витрат підприємства на впровадження проекту;

- можливість використання схем кредитування проекту.

При підготовці та розробці вхідних даних по проекту розробки системи опалення адміністративної будівлі в ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" аналізувались три варіанта систем отоплення: теплові насоси (витрати тільки електроенергії для насосів), електричні котли (витрати тільки електроенергії) та газові котли (витрати газу та електроенергії для насосів). Система отоплення адміністра-тивної будівлі передбачає новітні елементи об'ємного водяного отоплення - "Теплі стіни + теплі поли". Проектні характеристики наступні:

1. Обсяг опалювальної площі адміністративної будівлі становить 1000 м2, висота потолків 3,4 м.

2. Розрахункова потреба в витратах теплової потужності на рік становить 300 000 квт теплової енергії, що забезпечується з врахуванням 50% зниження температури теплоносія в контурах системи "теплі стіни -тепла підлога" трьома паралельно встановленими джерелами теплової енергії потужністю по 48,0 квт-год кожний.

В табл.А.1 - А.4 Додатку А наведені сформовані за результатом маркетингового аналізу ринку теплових насосів, газових та електричних котлів опалення вихідні дані:

- вартість та характеристики теплових насосів, газових та електричних котлів опалення 3*48 квт-ч теплової енергії (фірма Valiant);

- тарифи на електроенергію для промислових споживачів у 2008 - 2011 рр. (2 клас промислових споживачів);

- тарифи на газопостачання ВАТ "Київгаз" для промислових, підприємств у 2009-2011 р. (в грн. за 1000 м3);

3.3. Проектні стандарти моделювання проектним офісом ПрАТ КФ "Лагода" розрахункових варіантів НДЗЕ

При моделюванні розрахункових варіантів систем теплопостачання прийнята наступна розрахункова схема:

1. На момент часу t = 0 витрати ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" складаються з витрат на придбання джерел теплопостачання та витрат на підвод і монтаж виконавчих систем першого контуру, тобто вартість системи другого контуру "теплі стіни+теплі поли" для всіх трьох варіантів є однаковою та у проекті не розраховується;

2. Придбання та монтаж першого контуру З газових та 3 електричних котлів оплачується на момент часу t=0;

3. Придбання 3 теплових насосів прораховується в варіантах - оплата на момент часу t=0 та кредитна схема оплати 10% вартості в момент часу t=0 і оплата наданого кредиту на протязі 10 років рівними щорічними частинами разом з кредитною ставкою 20% річних на залишок кредитного боргу.

4. Поточні щорічні витрати в експлуатації для всіх варіантів джерел опалювальної системи складаються з витрат на надання щорічного обсягу 300 000 квт теплової енергії в другий робочий контур системи опалення:

- Оплати електроенергії при експлуатації (при тарифі 91,0 коп./1 квт-год. та щорічному зростанні тарифу на 20%);

- Оплати газу при експлуатації (при тарифі 2700 грн./1000 м3 та щорічному зростанні тарифу на 20%);

- Оплати 5% від вартості обладнання витрат на поточний ремонт та техобслуговування системи;

- оплати щорічної частки повертаємого кредиту та нарахованих відсотків за користування ним (тільки для теплових насосів 2-го варіанта розрахункової схеми);

Бізнес-ідея організації впровадження в ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" теплових насосів в умовах:

- "жорсткої" конкуренції фірм Німеччини, Швеції й Фінляндії по про-суванню вироблених теплових насосів на території України за схемою ство-рення дочірніх фірм або фірм - авторизованих дилерів по просуванню тепло-вих насосів;

- наслідків фінансової кризи 2008 - 2009 р. із практично дворазовим зниженням купівельно-інвестиційної спроможності підприємств України при девальвації національної валюти з рівня 4,5 грн./ 1 долар США до курсу 8,0 грн./ 1 долар США;

складається в штучній організації інвестиційного кредитування підпри-ємств України виробниками теплових насосів за рахунок іноземного кредиту-вання за схемою:

1. Виробник теплових насосів фірма NIBE AB(Швеція) надає шведсь-кому банку Sweden AG гарантійний лист на страхову гарантію за-безпечення револьверного міжбанківського кредиту на суму 50 - 100 млн.євро дочірньому банку Sweden Bank (Україна) за евроставкою 6,5% річних на 10 років;

2. Дочірній банку Sweden Bank (Україна) відкриває цільову програму кредитування підприємств України (12,0% річних у євро) на цільову покупку в кредит на 10 років теплових насосів фірми NIBE AB(Шве-ція) через українського дилера , що здійснює монтаж куплених теп-лових насосів в Україні;

3. Оплата поставлених теплових насосів здійснюється - 10% покупцем + 90% дочірнім банком Sweden Bank (Україна) на рахунки фірми - ділера у дочірньому банку Sweden Bank (Україна).

4. Фірма -ділер, залишаючи собі обумовлені 15% прибутку від прода-жів, перераховує через дочірній банк Sweden Bank (Україна) у швед-ський банк . Sweden AG на рахунок фірми NIBE AB(Швеція) кошти від продажу насосів в Україні.

5. Фірма NIBE AB(Швеція) продовжує поставку в Україну теплових насосів дляфірми- дилера;

6. Покупець повертає дочірньому банку Sweden Bank (Україна) протя-гом 10 років кошти основного кредиту і відсотки за використання кредиту;

7. Дочірній банк Sweden Bank (Україна) повертає кошти міжбанківсь-кого револьверного кредиту шведському банку Sweden AG зі спла-тою відсотків за використання кредиту. Шведський банк Sweden AG, контролюючи рахунки Фірми NIBE AB(Швеція), розширює або звужує обсяги револьверного міжбанківського кредитування дочір-нього українського банку Sweden Bank (Україна).

8. Таким чином, використовуючи властивості капіталу переміщатися в райони більш високих ставок прибутковості, забезпечується:

- цільове кредитування виробником теплових насосів у Швеції споживачів теплових насосів в Україні, тобто цільове розширення купівельних спроможностей ринку в Україні;

- усе ланки фінансової схеми є прозорими й контрольованими, що дає впевненість шведському банку Sweden AG відкрити довгостро-кову схему фінансування й пожвавити ринок збуту теплових насосів на Україні.

Результати розрахунків представлені в табл. Б.1 - Б.2 Долатку Б у вигляді на-коплюємих сум витрат підприємства на придбання та експлуатацію систем.

Одночасно, в табл. Б.1 - Б.2 Додатку Б розраховані дисконтовані потоки щорічних умовних "доходів" ?PV(t) проекту впровадження теплових насосів за рахунок різниць між сумами поточних витрат на функціонування проектів з газовими і електричними котлами та сумами поточних витрат на функціонування проектів з тепловими насосами. Згідно [11], показники дисконтованої ефективності інвестицій розраховуються за формулами:

(3.1)

(3.2)

(3.3)

де - PV - сумарний дисконтований поток чистого доходу від

експлуатації інвестицій;

NPV - сумарний дисконтований чистий прибуток від інвестиції;

ДКЕІ - дисконтований коефіцієнт ефективності інвестиції;

Ставка "пренумерандо" r -дисконтування в проектах для грошових по-токів, номінованих в евро, прийнята в проекті на рівні 12% річних, що відпо-відає поточній ринковій доходності капіталів на фінансовому ринку України.

Однгочасно розраховані поточні значення коефіцієнтів ефективності інвестицій ДКЕІ послідовно за 10 років експлуатації проекту.

При цьому в якості вихідної інвестиції проекту ІС (t=0) прийняті сумарні капітальні витрати та придбання і монтаж теплових насосів на момент часу t=0 початку експлуатації проекту для варіантів:

- 100% оплати вартості теплових насосів та їх монтажу (1 варіант);

- 10% оплати вартості теплових насосів та 100% оплати вартості їх монтажу ( 2 варіант)

3.4 Стандарти розрахунків економічного ефекту пропозиції проектного офісу по впровадженню НДЗЕ в ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода"

Фінансово - економічний аналіз ефективності бізнес-плану по впровадженню теплових насосів в ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" проведений з урахуванням наступних результатів модельних розрахунків:

1. На рис. В.1 - В.6 Додатку В наведені результати порівняльних проектних розрахунків за вартістю покупки й монтажу первинного контуру котлів опалення фірми Valiant (Німеччина) при тепловій потужності на другий контур опалення - 3*48 квт/годину, що дозволяє в температурних умовах України опалювати будівлю площею 1000 м2.

2. Як конкуруючі типи котлів обрані:

- газовий котел;

- електричний котел;

- тепловий насос;

3. Розрахунковий обсяг річної теплової енергії прийнятий 300 000 квт.

Як показує аналіз графіків рис.В.3 - В.4, за рахунок високої початкової вартості теплового насоса й більш низьких експлуатаційних видатків, конкурентна перевага теплового насоса при 100% передоплаті придбання починається:

- після 2 років експлуатації в порівнянні витрат - "тепловий насос" - "електричний котел";

- після 7 років експлуатації в порівнянні витрат - "тепловий насос" - "газовий котел".

Як показує аналіз графіків рис.В.5 - В.6 Додатку В, конкурентна перевага теплового насоса при 10% передоплаті та кредитній схемі придбання починається:

- після 1 років експлуатації в порівнянні витрат - "тепловий насос" - "електричний котел";

- після 3 роки експлуатації в порівнянні витрат - "тепловий насос" - "газовий котел".

Таким чином, застосування кредитної схеми придбання теплових насосів дозволяє:

1. На етапі покупки й монтажу системи зробити ціни варіантів "тепловий насос" і й "газовий котел" конкурентними, що надзвичайно важливо для споживача українського ринку в існуючих умовах;

2. Істотно знизити загальний рівень витрат схеми "Тепловий насос" протягом перших 5 років за рахунок кредитної схеми оплати, що різко розширює привабливість придбання "теплового насоса" в умовах інфляційного прогнозу росту цін на електрику й газ в Україні по стану на початок 2011 року.

Проведений аналіз дисконтованої ефективності інвестицій по придбанню теплових насосів, проведений за схемою "умовної доходності" варіанту з тепловими насосами за поточними сумарними витратами відносно варіантів з газовим та електричним котлами (рис.3.6 -3.7) показує, що:

1. дисконтований коефіцієнт ефективності інвестицій ДКЕІ при прид-банні теплових насосів відносно придбання газового котла за 10 років експлуатації становить +52,6% (при 100% передоплаті насосів) та +386,9% (при кредитній схемі оплати насосів за 10 років);

2. дисконтований коефіцієнт ефективності інвестицій ДКЕІ при придбанні теплових насосів відносно придбання електричного котла за 10 років експлуатації становить +605,9% (при 100% передоплаті насосів) та +3224,5% (при кредитній схемі оплати насосів за 10 років);

3. дисконтований коефіцієнт ефективності інвестицій ДКЕІ при придбанні теплових насосів відносно придбання газового котла за 5 років експлуатації становить -25,2% (при 100% передоплаті насосів) та +0,5% (при кредитній схемі оплати насосів за 10 років);

4. дисконтований коефіцієнт ефективності інвестицій ДКЕІ при придбанні теплових насосів відносно придбання електричного котла за 5 років експлуатації становить +208,6% (при 100% передоплаті насосів) та +1250,0% (при кредитній схемі оплати насосів за 10 років).

Висновки до розділу 3

Проектний офіс - це інструмент, який дозволяє планувати, організовувати й контролювати процес досягнення цілей компанії на всіх рівнях за рахунок наявності єдиного організаційного й інформаційного середовища виконання проектів.

Результати впровадження Проектного офісу в компанії:

- Можливість бачити й аналізувати загальну картину стану всіх проектів компанії.

- Можливість прийняття своєчасних рішень на основі наявності повної й оперативної інформації по проектам, що ведуться в компанії.

- Можливість знизити кількість "кризових" ситуацій, що вимагають безпосереднього втручання керівництва.

Основна мета Проектного офісу -- забезпечення якості й досягнення запланованих результатів реалізованих у компанії проектів за рахунок створення організаційних рішень в областях:

- Контролю за виконанням прийнятих у компанії стандартів;

- Стандартизації планування проектів і звітності по проектах, а також процедур її підготовки й надання керівництву - як по окремому проекту, так і по загальній картині проектів;

- Системи вдосконалювання й підвищення кваліфікації проектного менеджменту;

- Аудита ведення кризових проектів.

Впровадження Проектного офісу дозволяє:

- Організувати керування по цілям, контроль несуперечності й виклю-чення дублювання цілей різних проектів;

- Формувати збалансований портфель проектів, планувати проекти з урахуванням їх значимості й наявності необхідних ресурсів;

- Оперативно перерозподіляти ресурси;

- Комплексно планувати строки, результати й фінансові ресурси;

- Оперативно контролювати хід виконання проектів;

- Аналізувати ефективність проектної діяльності;

- Удосконалити корпоративні стандарти на основі кращої практики керу-вання проектами;

- Підвищити кваліфікацію фахівців в області керування й реалізації проектів.

Організація Проектного офісу в компанії потребує виконання наступних робіт:

- Розробку Положення про Проектний офіс: регламентів діяльності, ролей, принципів і процедур взаємодії з іншими підрозділами компанії, бізнес-процесів діяльності безпосередньо Проектного офісу;

- Розробку посадових інструкцій співробітників Проектного офісу;

- Розробку кваліфікаційних вимог до співробітників Проектного офісу;

- При необхідності навчання наявного персоналу й підбор персоналу необхідної кваліфікації.

Модель еволюційного вровадження проектного офісу в діяльність виробничої компанії включає чотири щаблі послідовного розвитку проектного офісу в компанії:

1. Щабель I - Формування

2. Щабель II - Розширення впливу

3. Щабель III - Нагромадження й передача досвіду

4. Щабель IV - Стратегічне керування портфелем

Для оцінки діяльності проектного офісу можуть застосовуватися як кількісні, так і якісні показники ефективності:

1. На першому щаблі роботу проектного офісу можна визнати ефективною, якщо:

- розроблено й погоджена методологія керування проектами;

- сформовано первинний реєстр проектів;

- навчено учасників проектної діяльності;

- впроваджено й використовується інформаційна система для календарного планування;

- визначено попередню структуру бази знань проектного офісу;

- співробітники компанії проінформовані про створення нового підрозділу, що підтримує проектну діяльність.

При розробці кількісних показників критеріїв ефективності для першого щабля можуть бути використані такі метрики, як, наприклад, відсоток керівників проектів, що пройшли навчання по методології керування проектами.

2. Критерії ефективності для другого щабля зрілості проектного офісу можуть ґрунтуватися на виконанні наступних умов:

- всі документи по керуванню проектами розробляються й погоджуються відповідно до методології;

- керівники проектів регулярно актуалізують графіки і надають звіти про статус проектів;

- здійснюється послідовне наповнення бази знань проектного офісу;

- сформовано й використовується корпоративний пул ресурсів;

- інформаційна система використовується для планування бюджету, людських ресурсів, а також містить інформацію про договори й підрядників.

На другому щаблі зрілості для оцінки ефективності діяльності проектного офісу можуть використовуватися й такі конкретні метрики, як:

- відсоток актуальних графіків в інформаційній системі керування проектами;

- відсоток наданих вчасно звітів про статус проекту;

- оптимальність використання ключових виконавців (призначення на правильні проекти), що визначається, наприклад, як відношення трудовитрат ключових виконавців, використовуваних у десяти найменш пріоритетних проектах портфеля, до трудовитрат ключових виконавців, використовуваних у десяти найбільш пріоритетних проектах портфеля;

- якість планування роботи ключових виконавців (правильна оцінка трудовитрат), обумовлена, наприклад, як відношення фактичного завантаження ключових виконавців за період до планового сумарного завантаження даних виконавців на проектах портфеля.

3. Починаючи із третього щабля зрілості вже можна реально оцінити корисність проектного офісу для бізнесу. Критерії ефективності на цьому щаблі зв'язані насамперед з ефективністю й результативністю виконання проектів, які перебувають у віденні проектного офісу, тому що саме на третьому щаблі проектний офіс, використовуючи накопичену базу знань, може запропонувати керівникам проектів свої рекомендації для більше якісного планування й виконання проектів. Можуть бути використані наступні метрики:

- відсоток проектів, реалізованих без відставання по строках і в рамках бюджету, що може бути визначений, наприклад, як відношення числа проектів, реалізованих у строк з первісним бюджетом, до загального числа проектів, закінчених протягом звітного періоду;

- використання нормативів при оцінці робіт;

- надання керівництву аналітичної звітності по проектах (на регулярній основі й на вимогу);

- точність планування, що може визначатися на основі аналізу кількості відхилень від базових планів;

- задоволеність замовника, що може оцінюватися, наприклад, числом критичних відгуків на якість продукту десяти найбільш пріоритетних реалізованих проектів портфеля за звітний період.

4. Основний критерій ефективності на четвертому щаблі зрілості - це досягнення стратегічних цілей компанії шляхом оптимізації портфельного керування. При портфельному керуванні проекти оцінюються з погляду внеску в досягнення стратегічних цілей, і саме проектний офіс за допомогою інформаційної системи займається підготовкою рішень по портфелі й виконує всі основні процеси керування портфелем. Це значить, що ефективність виконання проект-тів у портфелі прямо пов'язана з ефективністю діяльності проектного офісу. Якщо всі стратегічні цілі, які поставлені перед компанією на певний звітний період і можуть бути реалізовані через проектне керування, досягнуті, можна із упевненістю сказати, що проектний офіс має максимальну корисність для бізнесу компанії.

Пропонуємий в дипломному проекті приклад стандартів діяльності проектного офісу на 3 - 4 му щаблях еволюції по впровадженню проекту мінімізації енерговитрат в ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" полягає в використанні теплової утилізації відходів основного виробництва з перетворенням за допомогою теплових насосів стічних каналізаційних вод у енергію опалення нової системи обогрівання та подачі гарячої води для господарчих потреб в адміністративному корпусі з системою "теплі стіни - тепла підлога".

Так, аналіз виробничих процесів в ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" показав, що технологічна вода, яка виділяється при митті технологічних пристроїв, що застосовуються при виробленні (випіканні) продукції, з температурою близько 50⁰С скидалася в каналізацію.

Проведений аналіз дисконтованої ефективності інвестицій по придбанню теплових насосів, проведений за схемою "умовної доходності" варіанту з теп-ловими насосами за поточними сумарними витратами відносно варіантів з газо-вим та електричним котлами показує, що:

1. дисконтований коефіцієнт ефективності інвестицій ДКЕІ при придбанні теплових насосів відносно придбання газового котла за 10 років експлуатації становить +386,9% (при кредитній схемі оплати насосів за 10 років);

2. дисконтований коефіцієнт ефективності інвестицій ДКЕІ при придбанні теплових насосів відносно придбання електричного котла за 10 років експлуатації становить +3224,5% (при кредитній схемі оплати насосів за 10 років);

Ці показники відповідають додатковій загальній сумі чистого прибутку ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" за 10 років 1,2 -7,2 млн.грн. за рахунок впровадження НДЗЕ- джерел енергоживлення підприємства. Тобто за рахунок виконання проектним офісом тільки одного проекту, витрати на його створення у сумі 725 тис.грн. можуть бути компенсовані.

Таким чином, тільки на 3-4 му щаблях еволюції проектного офісу в ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" можна проводити кількісну оцінку економічної ефективності діяльності проектного офісу, на 1-2 щаблях еволюції проектний офіс існує як класичний "центр витрат", аналогічно підрозділам бухгалтерії та автоматизації на підприємстві.

ВИСНОВКИ

Практично вся діяльність, пов'язана з розвитком організації сьогодні - це проекти й програми, які треба ефективно планувати, якими необхідно управляти та контролювати їхнє виконання. Якість виконання цих проектів часто залежить від можливостей керівництва у оперативному перерозподілі фінансових, людських і ін. ресурсів з метою мінімізації витрат, керування змінами й ризиками.

Застосування спеціальних технологій керування проектами робить організацію гнучкою, здатною реалізовувати проекти розвитку в максимально стислий термін, ефективно використовуючи обмежені ресурси.

Одним з таких технологічних рішень, яке є предметом дипломного дослідження, є створення в компанії Проектного офісу.

Проектний офіс - це інструмент, який дозволяє планувати, організовувати й контролювати процес досягнення цілей компанії на всіх рівнях за рахунок наявності єдиного організаційного й інформаційного середовища виконання проектів.

Результати впровадження Проектного офісу в компанії:

- Можливість бачити й аналізувати загальну картину стану всіх проектів компанії.

- Можливість прийняття своєчасних рішень на основі наявності повної й оперативної інформації по проектам, що ведуться в компанії.

- Можливість знизити кількість "кризових" ситуацій, що вимагають безпосереднього втручання керівництва.

Основна мета Проектного офісу -- забезпечення якості й досягнення запланованих результатів реалізованих у компанії проектів за рахунок створення організаційних рішень в областях:

- Контролю за виконанням прийнятих у компанії стандартів;

- Стандартизації планування проектів і звітності по проектах, а також процедур її підготовки й надання керівництву - як по окремому проекту, так і по загальній картині проектів;

- Системи вдосконалювання й підвищення кваліфікації проектного менеджменту;

- Аудита ведення кризових проектів.

Впровадження Проектного офісу дозволяє:

- Організувати керування по цілям, контроль несуперечності й виключення дублювання цілей різних проектів;

- Формувати збалансований портфель проектів, планувати проекти з урахуванням їх значимості й наявності необхідних ресурсів;

- Оперативно перерозподіляти ресурси;

- Комплексно планувати строки, результати й фінансові ресурси;

- Оперативно контролювати хід виконання проектів;

- Аналізувати ефективність проектної діяльності;

- Удосконалити корпоративні стандарти на основі кращої практики керування проектами;

- Підвищити кваліфікацію фахівців в області керування й реалізації проектів.

Організація Проектного офісу в компанії потребує виконання наступних робіт:

- Розробку Положення про Проектний офіс: регламентів діяльності, ролей, принципів і процедур взаємодії з іншими підрозділами компанії, бізнес-процесів діяльності безпосередньо Проектного офісу;

- Розробку посадових інструкцій співробітників Проектного офісу;

- Розробку кваліфікаційних вимог до співробітників Проектного офісу;

- При необхідності навчання наявного персоналу й підбор персоналу необхідної кваліфікації.

Експертна ємність ринку кондитерських виробів України становить 1,0 млн.тон на рік, фактична виробнича потужність кондитерської промисловості України складає біля 1,5 млн.тон продукції на рік. При такому темпі розвитку в кондитерській промисловості України станом на початок 2011 року практично витіснений імпорт кондитерських виробів, а підприємства, окрім жорсткої конкуренції за ринок споживачів, проектують розвиток в напрямку експортно-орієнтованої продукції.

В ПрАТ Кондитерська фабрика "Ладога", розташованому в м.Кагарлик Київської області, при проектному обсягу виробництва 600 тон продукції на місяць у 2009 - 2010 рр. завдяки додатковому будівництву та технічному переоснащенню на підприємстві досягнутий обсяг кондитерських виробів до 1200 т на місяць при збільшені кількості працівників до 1230 осіб.

Ринкова частка досліджуємого в дипломному проекті ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" в підсегменті "Печиво+Вафлі" борошняного сегменту ринку кондитерських виробів України на початок 2011 року становить 6,5% та має характер поступового зростання.

Цінова конкурентна політика ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" на ринку - досягнення конкурентних переваг за рахунок стратегії "найнижчих витрат виробництва" та, відповідно, найнижчих цін продажу продукції при високому рівні якості та широкому асортименту продукції.

Зайнята статегічна позиція на ринку вимагає від ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" інноваційного шляху розвитку та модернізації виробництва, для чого підприємство постійно веде модернізацію та оновлення обладнання і технологій.

Оскільки в умовах "жорсткої" конкуренції між виробниками в галузі на одно з перших місць по стратегії завоювання конкурентних переваг виходить збереження конфіденційності технологій та технологічних рішень, доцільним напрямком є створення внутрішніх підрозділів управління проектами модернізації виробництва - проектних офісів.

Виникнення (ініціалізація проекту):

- виконання проектною фірмою "Innoware Project" у 2010 році консультаційно-аналітичного проекту "Аналіз ефективності проектів модернізації виробництва в ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" в 2007 - 2009 рр.";

- пропозиції проектної фірми "Innoware Project" керівництву ПрАТ кондитерська фабрика "Лагода" та головним акціонерам про надання послуг розгортання "під ключ" програмно-методологічної документації та комп'ютерної мережі з спеціалізованими АРМ проектного аналізу, а також проведення кваліфікаційних курсів працівників створює мого проектного офісу;

- Затвердження акціонерними зборами ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" в березні 2011 року структурних змін в штатному розкладі фабрики з введенням в структур проектного офісу, підпорядкованого директору фабрики, чисельністю 5 осіб.

Згідно з затвердженим Уставом проекту "Створення проектного офісу в ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода"", проект передбачав:

1. Створення в ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" сучасного автоматизованого проектного офісу, як спеціалізованої структури управління проектами модернізації та розвитку виробничих потужностей фабрики.

2. Підвищення конкурентоспроможності ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" за рахунок переходу на проектно-орієнтовану модель управління підприємством.

3. Інвестування основним акціонером коштів в проект при умові зростання рівня дивідендної доходності акцій на 40% від номіналу.

До переліку основних завдань створюємого Проектного офісу відносяться наступні:

- Розробка, впровадження й розвиток корпоративної методології керування проектами;

- Керування програмами й портфелями проектів;

- Керування окремими проектами;

- Реалізація окремих проектів;

- Технологічна підтримка керування проектами програмними й технічними засобами;

- Адміністративне керування персоналом, задіяним в проектах;

- Ведення архіву проектів.

Відповідно функціям підрозділами проектного офісу є:

- Аналітичний відділ, у якому ведуться комп'ютерні моделі проектів;

- Методологічний відділ, у якому розробляються стандарти керування проектами в організації;

- Архів, у якому ведуться архіви проектної документації.

Ресурсними на часовими обмеженнями проекту були:

1. Календарна дата початку проекту - не пізніше 04.05.2011

2. Календарна дата кінця проекту - не пізніше 01.09.2011

3. Загальна вартість проекту - не більше 800 000 грн.

4. Питома вага зарплати в інвестиціях на виконання робіт по проекту не більше - 10 %.

Фактично виконані в дипломному дослідженні в програмному середовищі системи управління проектами Microsoft Project - 2007 робочі документи проекту показали наступні досягнуті планові характеристики проекту:

1. Фактичний календарна дата початку проекту - 04.05.2011;

2. Фактична календарна дата кінця проекту - 15.08.2011

3. Загальна тривалість проекту в календарних днях - 101 день;

4. Критичний шлях проекту в робочих днях - 74 дні;

5. Загальна вартість проекту - 725 668 грн.

6. Питома вага зарплати в інвестиціях на виконання робіт по проекту становить - 4,88 %.

Таким часом, побудований документація проекту "Створення проектного офісу в ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода"" повністю відповідає вимогам Інвестора та Замовника проекту по Уставу проекту.

Впровадження в підприємстві проектного офісу дозволяє активізувати внутрішні системні дослідження напрямків модернізації виробництва в напрямку скорочення витрат виробництва.

Модель еволюційного вровадження проектного офісу в діяльність виробничої компанії включає чотири щаблі послідовного розвитку проектного офісу в компанії:

5. Щабель I - Формування

6. Щабель II - Розширення впливу

7. Щабель III - Нагромадження й передача досвіду

8. Щабель IV - Стратегічне керування портфелем

Для оцінки діяльності проектного офісу можуть застосовуватися як кількісні, так і якісні показники ефективності:

1. На першому щаблі роботу проектного офісу можна визнати ефектив-ною, якщо:

- розроблено й погоджена методологія керування проектами;

- сформовано первинний реєстр проектів;

- навчено учасників проектної діяльності;

- впроваджено й використовується інформаційна система для календар-ного планування;

- визначено попередню структуру бази знань проектного офісу;

- співробітники компанії проінформовані про створення нового підрозділу, що підтримує проектну діяльність.

При розробці кількісних показників критеріїв ефективності для першого щабля можуть бути використані такі метрики, як, наприклад, відсоток керівників проектів, що пройшли навчання по методології керування проектами.

2. Критерії ефективності для другого щабля зрілості проектного офісу можуть ґрунтуватися на виконанні наступних умов:

- всі документи по керуванню проектами розробляються й погоджуються відповідно до методології;

- керівники проектів регулярно актуалізують графіки і надають звіти про статус проектів;

- здійснюється послідовне наповнення бази знань проектного офісу;

- сформовано й використовується корпоративний пул ресурсів;

- інформаційна система використовується для планування бюджету, людських ресурсів, а також містить інформацію про договори й підрядників.

На другому щаблі зрілості для оцінки ефективності діяльності проектного офісу можуть використовуватися й такі конкретні метрики, як:

- відсоток актуальних графіків в інформаційній системі керування проектами;

- відсоток наданих вчасно звітів про статус проекту;

- оптимальність використання ключових виконавців (призначення на правильні проекти), що визначається, наприклад, як відношення трудовитрат ключових виконавців, використовуваних у десяти найменш пріоритетних про-ектах портфеля, до трудовитрат ключових виконавців, використовуваних у десяти найбільш пріоритетних проектах портфеля;

- якість планування роботи ключових виконавців (правильна оцінка трудовитрат), обумовлена, наприклад, як відношення фактичного завантаження ключових виконавців за період до планового сумарного завантаження даних виконавців на проектах портфеля.

3. Починаючи із третього щабля зрілості вже можна реально оцінити корисність проектного офісу для бізнесу. Критерії ефективності на цьому щаблі зв'язані насамперед з ефективністю й результативністю виконання проектів, які перебувають у віденні проектного офісу, тому що саме на третьому щаблі проектний офіс, використовуючи накопичену базу знань, може запропонувати керівникам проектів свої рекомендації для більше якісного планування й виконання проектів. Можуть бути використані наступні метрики:

- відсоток проектів, реалізованих без відставання по строках і в рамках бюджету, що може бути визначений, наприклад, як відношення числа проектів, реалізованих у строк з первісним бюджетом, до загального числа проектів, закінчених протягом звітного періоду;

- використання нормативів при оцінці робіт;

- надання керівництву аналітичної звітності по проектах (на регулярній основі й на вимогу);

- точність планування, що може визначатися на основі аналізу кількості відхилень від базових планів;

- задоволеність замовника, що може оцінюватися, наприклад, числом критичних відгуків на якість продукту десяти найбільш пріоритетних реалізованих проектів портфеля за звітний період.

4. Основний критерій ефективності на четвертому щаблі зрілості - це досягнення стратегічних цілей компанії шляхом оптимізації портфельного керування. При портфельному керуванні проекти оцінюються з погляду внеску в досягнення стратегічних цілей, і саме проектний офіс за допомогою інформаційної системи займається підготовкою рішень по портфелі й виконує всі основні процеси керування портфелем. Це значить, що ефективність виконання проекттів у портфелі прямо пов'язана з ефективністю діяльності проектного офісу. Якщо всі стратегічні цілі, які поставлені перед компанією на певний звітний період і можуть бути реалізовані через проектне керування, досягнуті, можна із упевненістю сказати, що проектний офіс має максимальну корисність для біз-несу компанії.

Пропонуємий в дипломному проекті приклад стандартів діяльності проектного офісу на 3 - 4 му щаблях еволюції по впровадженню проекту мінімізації енерговитрат в ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" полягає в використанні теплової утилізації відходів основного виробництва з перетворенням за допомогою теплових насосів стічних каналізаційних вод у енергію опалення нової системи обогрівання та подачі гарячої води для господарчих потреб в адміністративному корпусі з системою "теплі стіни - тепла підлога".

Так, аналіз виробничих процесів в ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" показав, що технологічна вода, яка виділяється при митті технологічних пристроїв, що застосовуються при виробленні (випіканні) продукції, з температурою близько 50⁰С скидалася в каналізацію.

Проведений аналіз дисконтованої ефективності інвестицій по придбанню теплових насосів, проведений за схемою "умовної доходності" варіанту з тепловими насосами за поточними сумарними витратами відносно варіантів з газовим та електричним котлами показує, що:

3. дисконтований коефіцієнт ефективності інвестицій ДКЕІ при прид-банні теплових насосів відносно придбання газового котла за 10 років експлуатації становить +386,9% (при кредитній схемі оплати насосів за 10 років);

4. дисконтований коефіцієнт ефективності інвестицій ДКЕІ при придбанні теплових насосів відносно придбання електричного котла за 10 років експлуатації становить +3224,5% (при кредитній схемі оплати насосів за 10 років);

Ці показники відповідають додатковій загальній сумі чистого прибутку ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" за 10 років 1,2 -7,2 млн.грн. за рахунок впровадження НДЗЕ- джерел енергоживлення підприємства. Тобто за рахунок виконання проектним офісом тільки одного проекту, витрати на його створення у сумі 725 тис.грн. можуть бути компенсовані.

Таким чином, тільки на 3-4 му щаблях еволюції проектного офісу в ПрАТ Кондитерська фабрика "Лагода" можна проводити кількісну оцінку економічної ефективності діяльності проектного офісу, на 1-2 щаблях еволюції проектний офіс існує як класичний "центр витрат", аналогічно підрозділам бухгалтерії та автоматизації на підприємстві.