Інформаційні системи в управлінні підприємством

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ ТА НАУКИ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ «ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА»

КАФЕДРА ІСТОРІЇ, ТЕОРІЇ ТА ПРАКТИКИ КУЛЬТУРИ

РЕФЕРАТ

на тему:

«Інформаційні системи в управлінні підприємством»

ЛЬВІВ - 2010

Створення форм документів формування різних первинних, проміжних і підсумкових даних та показників, складання звітності пов'язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців.

Це потребує заздалегідь продуманої системи їхніх дій і процедур руху облікової інформації як у просторі так і в часі. Упорядкування цього процесу, тобто руху документів та виконання різних робіт, у практиці називають документообігом.

Для успішного функціонування керування документообігом і швидким витягом потрібної інформації для ухвалення рішення з потоку документації (поза залежністю від її характеристик: фінансова, технічна, нормативно-довідкова чи управлінська) необхідна особлива система керування документами. Ця система повинна вирішувати задачі швидкого і якісного обміну інформацією між відділами і підрозділами підприємства, забезпечувати швидкий доступ вищої управлінської ланки до фінансово-економічної інформації. Усе це збільшує швидкість і якість прийняття рішень у складних економічних ситуаціях. Так само в рамках цієї системи повинні використовуватися програмні продукти, що дозволяють здійснювати планування, аналіз і оптимізацію фінансово-економічної діяльності. Таким чином, підсистема керування інформацією повинна вирішувати наступні задачі:

створення (введення інформації),

твердження;

розсилання;

збереження;

здійснення контролю за змінами,

розподіл прав доступу окремих користувачів до конкретної інформації.

Між керівником і підсистемою планування, аналізу й оптимізації, необхідно установити постійний обмін інформацією, і для останньої підсистеми керівник повинний бути менеджером вичерпного структурованого сховища даних, необхідного для функціонування підсистеми. У підсистемі планування, аналізу й оптимізації роботи повинен бути реалізований вичерпний математичний опис функціонування підприємства з погляду фінансового аналізу, розрахунку прибутку, збитків, ефективності інвестування, що дозволило б використовувати існуюче програмне забезпечення для підвищення якості прийнятих рішень.

Для задач управління підприємством в області стратегічного менеджменту і перспективного планування необхідні такі інформаційні засоби і технології, що дозволили б побудувати детальну фінансову модель підприємства, "віртуальну компанію". На основі цієї моделі вони повинні створювати документи, що відповідають вимогам Міжнародних стандартів фінансової звітності (International Accounting Standards, IAS). При цьому одним із ключових факторів виступають гнучкі параметри введення даних, що повинні забезпечувати повний облік специфіки української дійсності (податкове середовище, затримки платежів і т.п.). Такого роду інформаційна технологія обов'язково повинна відповідати вимогам логотипа "Designed for Windows 9x/NT", мати можливість групової роботи над проектами в мережі, достатні можливості по обміну даними, що дозволили б керівнику цілком зосередитися на аналізі результатів проекту і не витрачати час на розрахунки і підготовку звітності.

Фінансова модель не повинна обмежуватися описом зовнішніх фінансових потоків. Вона повинна дозволяти моделювати внутрішню структуру підприємства:

розподіл витрат і виробленої продукції між підрозділами;

звіт про прибутки і збитки для кожного підрозділу;

звіт про прибутки і збитки для окремих видів діяльності.

Це дасть можливість використовувати отриману модель для проведення внутрішньовиробничого бюджетування в рамках реалізованих проектів.

Для моделювання роботи підприємства повинне використовуватися представлення його діяльності у виді набору взаємозалежних проектів, кожний з яких повинний описувати виробничу і фінансову діяльність, як підприємства в цілому, так і окремих структурних підрозділів, що входять у його склад і враховувати взаємні фінансові зобов'язання і грошові потоки. Окремим проектом повинна описуватися операційна діяльність апарата управління. Для реалізації оперативного аудита підприємства також повинні використовуватися відповідні інформаційні технології. Вони повинні дозволяти використовувати автоматичний опис стартового балансу підприємства і поточного фінансового положення. Таким чином, ця технологія повинна виступати одночасно і як самостійний засіб, і як аналітичний модуль, що перетворює інформаційну технологію стратегічного керування і планування в комплексну систему аналізу і планування діяльності підприємства.

Аудиторська підсистема даної технології повинна дозволяти аналізувати бухгалтерську звітність, що представляється, проводити попередню переоцінку балансу за даними детального опису структури активів і пасивів підприємства, що повинно підвищити вірогідність результатів. Також вона повинна працювати зі структурними підрозділами, забезпечуючи консолідацію фінансової звітності.

Для прогнозування різних параметрів функціонування будь-якого підприємства необхідно використовувати могутні засоби прогнозування. Вони повинні бути достатні для рішення самих складних задач прогнозування. Застосування прогнозування при керуванні великими комерційними проектами повинні скоротити ризики необдуманих рішень і максимізувати прибуток. Застосування підсистеми прогнозування дозволить при прогнозуванні ряду відслідковувати співвідношення між одержуваним прогнозом одного ряду і розрахованим раніше прогнозом іншого ряду.

Для прогнозування ризикованих ситуацій необхідне використання засобів аналізу проектного ризику й анкетування, що повинні доповнити технологію до системи, що забезпечує повну організаційно-технологічну підтримку управлінського процесу. Спільне використання цих підсистем дозволить охопити майже всі ключові стадії процесу аналізу управлінського рішення. Серед основних можливостей конфігурації варто відзначити наступні:

Конфігурація дозволяє зберігати необмежену кількість версій даних, що описують один і той же період діяльності підприємства. Це можуть бути, наприклад, різні варіанти планів (оптимістичний, песимістичний, середньозважений і т.д.), дані про фактичну діяльність фірми, дані по декількох незалежних підприємствах. Додавання нової версії не вимагає змін в програмі або структурі бази даних. Порівняння різних версій даних дозволяє вибрати з декількох варіантів розвитку ситуації найбільш відповідний для поточних цілей фірми, провести аналіз відхилення фактичних даних від запланованих, порівняти результати, досягнуті різними фірмами. Версії також можуть відрізнятися деталізацією інформації, що зберігається, по облікових періодах від дня до року.

ь Бюджетування і аналіз інформації можливі в розрізі центрів фінансової відповідальності і напрямів діяльності фірми. При цьому підтримується консолідація даних до рівня всієї фірми в цілому, групи підрозділів або проектів.

ь Конфігурація дозволяє проводити мультивалютну консолідацію даних. Інформація про різні фінансові потоки зберігається в тій валюті, в якій це зручно для кожної області діяльності фірми. При формуванні зведених звітів дані можуть бути приведені до будь-якої вибраної валюти. Це дозволяє, наприклад, понизити вплив інфляції при плануванні і аналізі фінансової інформації.

ь У конфігурації підтримується можливість розрахованої на багато користувачів роботи. Всі дані зберігаються в єдиній базі, тому зміни, зроблені одним користувачем, зразу ж доступні для інших. При розрахованій на багато користувачів роботі всі учасники планово-облікового процесу оперують єдиною обліковою системою, напрямів діяльності, фінансових показників і бюджетної статті: таким чином, розв'язується проблема стиковки даних, підготовлених різними відділами.

Засоби розділення доступу до даних конфігурації "Фінансове планування" дозволяють для кожного користувача індивідуально встановити перелік об'єктів аналітичного обліку і інтервали часу, в рамках яких він може переглядати і змінювати дані.

Засоби конфігурації дозволяють імпортувати дані з інших облікових систем, підготовлені і згруповані по аналітичних розрізах управлінського обліку. У комплект поставки входять механізми, що дозволяють набудувати відбір і вивантаження даних з будь-яких (не обов'язково типових) конфігурацій, що використовують компоненти "Бухгалтерський облік" або "Оперативний облік" сімейства програм "1С: Предприятие 7.7". Засоби обміну даними підтримують як стандартний текстовий формат, так і сучасний формат ХМЬ. Таким чином, ці засоби можна використовувати як конвертер даних з бухгалтерської (торгової) системи в управлінську, для отримання звітності в будь-яких нестандартних угрупуваннях і аналітичних розрізах, використовуваних в управлінському обліку. Завантажені в базу "Фінансового планування" з інших облікових систем дані можна використовувати наступними способами:

- консолідувати дані по декількох підприємствах до одного бюджету;

- розглянути обороти в перерахунку по курсах різних валют;

- провести багатовимірний план - фактний аналіз виконання бюджетів;

- аналізувати прибутковість, ліквідність і платоспроможність за фактичними даними;

- провести статистичний аналіз даних;

- використовувати фактичні дані для автоматичного створення планів на майбутні періоди з можливістю відбору і індексації даних;

- використовувати для реалізації ковзаючого планування, замінюючи, у міру надходження фактичної інформації, частина планових даних на реальні, що дозволяє точніше оцінити вірогідність досягнення запланованих результатів і, при необхідності, скоректувати плани на періоди, що залишилися.

Рис.1 Діалогове вікно програми «1С: Підприємство - Фінансове планування»

Сервісні можливості:

· контроль посилальної цілісності (видалення використовуваних елементів довідників, документів і т.д.);

· автоматичний контроль послідовності проведення документів; створення резервних копій і відновлення даних з архівних копій;

· можливість вести на одному комп'ютері бухгалтерський облік декількох структурних підрозділів підприємства.

Господарська практика діяльності підприємств свідчить, що на сучасному етапі більшість важливих рішень приймаються в умовах гострого дефіциту часу, в неоднозначних ситуаціях, які зумовлені впливом значної кількості неформалізованих чинників, ростом обсягу інформації, яку необхідно переробити, а також нестабільністю нормативно - правової бази, яка постійно переживає зміни та доповнення.

Впровадження автоматизованої системи управління підприємством вносить суттєві зміни в організацію і методику фінансово-господарського контролю. Автоматизований бухгалтерський облік являє собою не тільки інформаційну, але й контрольну підсистему. їх функція - забезпечити всі рівні управління інформацією для безперервного внутрішньогосподарського та внутрівідомчого контролю за різноманітними сторонами виробничої, господарської та фінансової діяльності керуючого об'єкту. Створення інформаційного банку планових, нормативних та фактичних даних дозволяє використовувати програмним шляхом в будь-який проміжок часу великі обсяги економічної інформації для контролю за виконанням плану та дотриманням нормативно-правової бази, а також за усуненням порушень та недоліків у витрачанні ресурсів.

Використана література

1. Василенко В.А. теорія і практика розробки управлінських рішень: Навчальний посібник. - К.: ЦУЛ, 2002.

2. Чирченко О.Н. Iнформацiйнi аспекти комп'ютерiзацiї.- М.: Економiка, 1989.

3. Якубайтiс Е.А. Iнформацiйно-обчислювальнi мережi.- М.: Фiнанси i статистика, 1984. -