Виявлення закономірностей функціонування та діяльності кадрової служби в установі

Роботодавець зобов'язаний відшкодувати збитки, завдані порушенням вимог з охорони праці іншим юридичним, фізичним особам і державі, на загальних підставах, передбачених законом. Роботодавець відшкодовує витрати на проведення робіт з рятування потерпілих під час аварії та ліквідації її наслідків, на розслідування і проведення експертизи причин аварії, нещасного випадку або професійного захворювання, на складання санітарно-гігієнічної характеристики умов праці осіб, які проходять обстеження щодо наявності професійного захворювання, а також інші витрати, передбачені законодавством.

За порушення законодавства про охорону праці, невиконання розпоряджень посадових осіб органів державного нагляду за охороною праці юридичні та фізичні особи, які відповідно до законодавства використовують найману працю, притягаються органами державного нагляду за охороною праці до сплати штрафу у порядку, встановленому законом.

Застосування штрафних санкцій до посадових осіб і працівників за порушення законів та інших нормативно-правових актів з охорони праці здійснюється відповідно до Кодексу України про адміністративні правопорушення. Особи, на яких накладено штраф, вносять його в касу підприємства за місцем роботи.

Рішення про стягнення штрафу може бути оскаржено в місячний строк у судовому порядку.

Кошти від застосування штрафних санкцій до юридичних чи фізичних осіб, які відповідно до законодавства використовують найману працю, посадових осіб і працівників, зараховуються до Державного бюджету України.

За порушення законів та інших нормативно-правових актів про охорону праці, створення перешкод у діяльності посадових осіб органів державного нагляду за охороною праці, а також представників профспілок, їх організацій та об'єднань винні особи притягаються до дисциплінарної, адміністративної, матеріальної, кримінальної відповідальності згідно із законом. [1;14]

1.4 ТРУДОВА ДИСЦИПЛІНА. ДИСЦИПЛІНАРНА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Трудова дисципліна на підприємствах, в установах, організаціях регулюється ст. 140 КЗпП, та забезпечується створенням необхідних організаційних та економічних умов для нормальної високопродуктивної роботи, свідомим ставленням до праці, методами переконання, виховання, а також заохоченням за сумлінну працю [14].

У трудових колективах створюється обстановка нетерпимості до порушень трудової дисципліни, суворої товариської вимогливості до працівників, які несумлінно виконують трудові обов'язки. Щодо окремих несумлінних працівників застосовуються в необхідних випадках заходи дисциплінарного і громадського впливу.

На перше місце серед засобів забезпечення трудової дисципліни ст. 140 КЗпП ставить створення необхідних організаційних та економічних умов для нормальної високопродуктивної роботи. Якщо власник таких умов не створив, йому буде важко пред'явити до працівників вимогу суворо додержувати трудової дисципліни, а в конкретній ситуації працівник може довести, що порушення, яке ставиться йому за вину, викликане тим, що власник не створив організаційних та економічних умов для нормальної високопродуктивної роботи. Практика розгляду трудових спорів, пов'язаних із застосуванням дисциплінарних стягнень, у тому числі із звільненням з роботи за порушення трудової дисципліни, свідчить про те, що працівники дуже часто причиною допущеного ними порушення називають неналежну організацію праці, створення з вини власника ситуації правової невизначеності, в умовах якої дії працівника помилково кваліфіковані як правопорушення. Такі докази працівників далеко не завжди відображають дійсні обставини, але не рідкі й такі випадки, коли вони є правдивими, що приводить до задоволення органами по розгляду трудових спорів відповідних вимог працівників.

З боку працівника трудова дисципліна забезпечується свідомим ставленням до праці. Таке ставлення працівників до праці має формуватися на підприємстві методами переконання та виховання, які повинні застосовувати працівники, що представляють власника та організують працю інших працівників. Слід звернути увагу на явно недостатнє застосування таких методів забезпечення трудової дисципліни. Загальний невисокий рівень культури спілкування на підприємствах приводить до того, що часом психологічний комфорт на роботі відчуває лише керівник і лише в процесі спілкування з підлеглими. Той же керівник у спілкуванні з вищестоящим керівником нерідко перебуває у стані надзвичайного психологічного дискомфорту. Приниження честі та гідності особи, брутально лайка перетворюється в метод спілкування керівників з підлеглими працівниками. Усе це найнегативнішим чином позначається на дисципліні праці, якості роботи, а також на економіці країни в цілому.

Далі в числі засобів забезпечення трудової дисципліни ст. 140 КЗпП називає заохочення за сумлінну працю. Заохочення за сумлінну працю не зводиться до застосування заходів заохочення, передбачених статтями 143-146 КЗпП. Воно може застосовуватися також у межах преміальної системи оплати праці.

Частина друга ст. 140 КЗпП непрямо приписує створювати в трудових колективах обстановку нетерпимості до порушень трудової дисципліни, суворої товариської вимогливості до працівників, які несумлінно виконують трудові обов'язки. Обов'язок працівників виявляти таку вимогливість обмежено трудовою функцією та системою технологічних зв'язків між працівниками. Було б неправильним вважати, що ця стаття передбачає проведення на роботі щоденних мітингів з метою осуду порушників трудової дисципліни.

Власник або уповноважений ним орган повинен правильно організувати працю працівників, створювати умови для зростання продуктивності праці, забезпечувати трудову і виробничу дисципліну, неухильно додержувати законодавства про працю і правил охорони праці, уважно ставитися до потреб і запитів працівників, поліпшувати умови їх праці та побуту.

Обов'язок правильно організувати працю працівників розкривається як забезпечення таких умов, щоб кожний працював за своєю спеціальністю та кваліфікацією (посадою), які визначені трудовим договором, мав закріплене за ним робоче місце, вчасно до початку роботи був ознайомлений з установленими завданнями і забезпечений роботою протягом усього робочого дня (зміни), щоб кожному були забезпечені здорові та безпечні умови праці, справний стан інструменту, машин, верстатів та іншого устаткування, а також нормальні запаси сировини, матеріалів та інших ресурсів, необхідних для безперебійної та ритмічної роботи (підпункт «а» п, 4 2 Типових правил).

Згідно з підпунктами «ж», «з», «и» п. 12 Типових правил розкривається зміст обов'язку власника неухильно додержувати законодавства про працю та правил з охорони праці. Зокрема, власник зобов'язується поліпшувати умови праці, забезпечувати належне технічне устаткування всіх робочих місць і створювати на них умови праці, відповідно до правил охорони праці (при відсутності таких правил власник за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації застосовує заходи, які забезпечують безпечні умови праці), вживати необхідні заходи щодо профілактики виробничого травматизму, професійних та інших захворювань працівників, забезпечувати відповідно до чинних норм і положень спеціальним одягом, спеціальним взуттям та іншими засобами індивідуального захисту, постійно контролювати знання та додержання працівниками усіх вимог законодавства та інструкцій з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної безпеки.

Власникові також пропонується з метою створення умов для зростання продуктивності праці вчасно доводити до виробничих підрозділів, бригад і ланок планові завдання, забезпечувати їх виконання з найменшими витратами трудових, матеріальних і фінансових ресурсів, здійснювати заходи, спрямовані на більш повне виявлення та використання внутрішніх резервів, забезпечення науково обґрунтованого нормування витрат сировини і матеріалів, енергії та палива, раціонального та ощадливого їх використання.

На власника покладається обов'язок забезпечити суворе додержання трудової і виробничої дисципліни, постійно здійснювати організаторську, економічну та виховну роботу, спрямовану на її зміцнення, усунення витрат робочого часу, раціональне використання трудових ресурсів, формування стабільних трудових колективів; застосовувати заходи впливу до порушників трудової дисципліни, враховуючи при цьому думку трудового колективу (підпункт «є» п. 12 Типових правил). Слід зазначити, що судова практика не надає юридичного значення діям власників, які не враховують думку трудового колективу при застосуванні до працівників заходів дисциплінарної відповідальності.

На власника покладається також (підпункт «д» п. 12 Типових правил) обов'язок постійно удосконалювати організацію оплати праці, підвищувати якість нормування праці, забезпечувати матеріальну зацікавленість працівників у результатах їх особистої праці та загальних результатів роботи, забезпечувати правильне застосування чинних умов оплати та нормування праці, видавати заробітну плату у встановлені строки. Водночас почали суперечити новітньому вітчизняному законодавству закріплені в Типових правилах обов'язки власника застосовувати колективні форми оплати праці за кінцевими результатами, забезпечувати правильне співвідношення між зростанням продуктивності праці та заробітною платою. Ці норми свого часу формулювали обов'язки власника підприємства перед державою. Вони завжди виходили за межі предмета трудового права, не могли розглядатися як такі, що регулюють трудові відносини між працівником і власником [12].

Підпункт «л» п. 12 Типових правил зобов'язує власника розглядати і вчасно впроваджувати винаходи та раціоналізаторські пропозиції, підтримувати і заохочувати новаторів виробництва, сприяти масовій технічній творчості. Це правило навряд чи можна визнати нормою прямої дії, яка безпосередньо регулює трудові відносини.

Власник зобов'язаний створювати трудовому колективу необхідні умови для реалізації повноважень, які надаються йому відповідно до законодавства, забезпечувати умови для участі працівників в управлінні підприємствами, установами, організаціями, вчасно розглядати критичні зауваження працівників і повідомляти їм про вжиті заходи. Ці обов'язки власника набувають значення у світлі проблеми соціального партнерства, у тому числі в межах підприємства.

Трудовий розпорядок на підприємствах визначається Правилами внутрішнього трудового розпорядку, які затверджуються трудовими колективами за поданням власника і профспілкового комітету на основі типових правил [26].

Правила внутрішнього трудового розпорядку - внутрішній нормативний документ, що визначає організацію роботи підприємства, режим роботи, взаємні обов'язки підприємства та працівників тощо. Тому правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства обов'язкові для виконання всім співробітникам та працівникам підприємств, установ та організацій.

Документ оформляють на бланку установи або чистому аркуші паперу з проставленням реквізитів:

1) назва виду документа;

2) дата;

3) реєстраційний індекс документа;

4) місце складання чи видання документа;

5) заголовок до тексту;

6) підпис розробника;

7) гриф затвердження (керівником або першим заступником).

Цей організаційний документ регламентований Кодексом законів про працю України і має чітко визначену структуру. Ст. 29 КЗпП України зобов'язує власника до початку роботи за укладеним трудовим договором «ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором» [25].

Основою для розробки місцевих правил внутрішнього трудового розпорядку є Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників і службовців підприємств, установ, організацій. Типові правила є нормативно-правовим актом, їх норми підлягають безпосередньому застосуванню. Відступ від норм Типових правил є недопустимим, за винятком тих випадків, коли норми самих Типових правил як нормативного акта Союзу РСР прийшли в суперечність із законодавством України і втратили чинність. До місцевих правил можуть бути включені положення, що доповнюють Типові правила, конкретизують їх зміст.

Ці Типові правила передбачають затвердження галузевих правил внутрішнього трудового розпорядку щодо особливостей відповідних галузей. Відповідно до цього Міністерство освіти затвердило Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників державних навчально-виховних закладів України.

Місцеві правила внутрішнього трудового розпорядку розробляються власником і виборним органом первинної профспілкової організації на основі Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, які передають їх на затвердження трудовому колективу. Повноваження затверджувати правила внутрішнього трудового розпорядку належить трудовим колективам підприємств, установ і організацій.

Навіть у органах державної влади право затверджувати правила внутрішнього трудового розпорядку належить трудовому колективу [27].

За роки незалежності України прийняті такі статути і положення про дисципліну:

1) Дисциплінарний статут прокуратури України. Чинність Дисциплінарного статуту прокуратури поширюється на прокурорсько-слідчих працівників, а також працівників навчальних, наукових та інших установ прокуратури, які мають класні чини (ст. 3 Дисциплінарного статуту прокуратури);

2) Положення про дисципліну працівників залізничного транспорту;

3) Положення про дисципліну працівників гірничих підприємств;

4) Статут про дисципліну працівників спеціальних (воєнізованих) аварійно-рятувальних служб;

5) Особливості дисциплінарної відповідальності суддів і порядку притягнення їх до дисциплінарної відповідальності визначені статтями 31-38 Закону «Про статус суддів» і Законом «Про судоустрій України».

6) Державні службовці на додаток до норм КЗпП несуть обов'язки, дисциплінарну відповідальність і заохочуються відповідно до правил Закону «Про державну службу» [12].

До працівників, що сумлінно виконують свої обов'язки, можуть застосовуватись будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовими колективами правилах внутрішнього трудового розпорядку, які оголошуються наказом в урочистій обстановці і заносяться до трудових книжок працівників. Працівникам, які успішно і сумлінно виконують свої трудові обов'язки, надаються в першу чергу переваги та пільги в галузі соціально-культурного і житлово-побутового обслуговування, їм надається також перевага при просуванні по роботі. Працівники, які успішно і сумлінно виконують свої обов'язки, можуть вважатися всі працівники, які не мають дисциплінарних стягнень.

Відсутність належно затверджених місцевих правил внутрішнього трудового розпорядку, відсутність у них переліку заохочень, що можуть застосовуватися на підприємствах, взагалі позбавляє власника можливості застосовувати заохочення щодо працівників. Можливість заохочення працівників може передбачатися в колективному договорі, іншому локальному нормативному акті. Записи тільки про такі заохочення повинні бути внесені до трудової книжки.

Якщо на підприємстві не функціонує профспілкова організація, власник вправі самостійно застосовувати до працівників заохочення. Але в такому випадку власникові доцільно було б додержувати правила п. 21 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку, яке приписує при застосуванні заохочень враховувати думку трудового колективу [27].

Дисциплінарна відповідальність - це відповідальність за порушення внутрішнього трудового розпорядку, шляхам накладення дисциплінарних стягнень.

Дисциплінарне стягнення - це невигідні дії робітника наслідки за невиконання, чи неналежне виконання покладених на нього трудових обов'язків [26, c.150].

Підставою для притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності є порушення трудової дисципліни.

Для притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності досить, щоб був зафіксований сам факт порушення. До застосування дисциплінарного стягнення власник зобов'язаний зажадати від працівника письмові пояснення. Відсутність таких пояснень не перешкоджає застосуванню стягнення, якщо власник зможе довести те, що пояснення від працівника від зажадав, але працівник їх не дав. Як правило, таким доказом є акт, складений за підписом кількох осіб на підтвердження відмови працівника дати пояснення по суті порушення трудової дисципліни [27].

Частина друга ст. 149 КЗпП надає право власникові вибирати вид стягнення, але зобов'язує його враховувати при цьому цілу низку факторів:

1) ступінь тяжкості вчиненого проступку;

2) заподіяну порушенням шкоду;

3) обставини, за яких вчинено проступок;

4) попередню роботу працівника.

Працівник має право оскаржити до суду застосоване до нього дисциплінарне стягнення у виді звільнення, посилаючись на те, що власник не врахував перелічені фактори. Оскаржити ж за цими обставинами догану не можна, оскільки це - найменш суворий вид стягнення, який власник має право застосовувати за будь-яке порушення трудової дисципліни.

За порушення трудової дисципліни до працівника застосовуються такі стягнення:

1) догана;

2) звільнення з роботи [26, c.150].

Дисциплінарні стягнення застосовуються органом, якому надано право прийняття на роботу даного працівника. Власник може застосовувати дисциплінарне стягнення не пізніше 1 місяця з дня виявлення проступку та 6 місяців з дня його вчинення. Стягнення оголошується наказом і повідомляється працівникові під розписку. Якщо працівник не допустив нового порушення дисципліни і до того ж проявив себе як сумлінний працівник, то стягнення може бути знято до закінчення 1 року. Стягнення оголошується в наказі (розпорядженні) і повідомляється працівникові під розписку. Діє триденний строк для повідомлення наказу про оголошення стягнення працівникові під розписку, визначений п. 31 Типових правил. Відмова працівника від ознайомлення з наказом про оголошення стягнення або від посвідчення цього факту своїм підписом не ставить під сумнів чинність стягнення, але відмова повинна бути в разі спору в суді доведена. Зазвичай на практиці відмова засвідчується актом, складеним за участю очевидців цього факту. Протягом строку дисциплінарного стягнення заходи заохочення до працівника не застосовуються. На відміну від інституту матеріальної відповідальності, який не обмежує строк притягнення до матеріальної відповідальності з дня заподіяння працівником матеріальної шкоди підприємству, установі, організації, інститут дисципліни праці не допускає можливості застосування дисциплінарного стягнення, якщо з дня порушення трудової дисципліни пройшло більше шести місяців. Якщо, наприклад, акт інвентаризації матеріальних цінностей підписано 20 червня 2003 року, а 21 грудня 2004 року під час нової інвентаризації виявлено помилки в акті інвентаризації від 20 червня, застосування дисциплінарного стягнення щодо членів інвентаризаційної комісії, яка проводила першу із зазначених інвентаризацій, неможливе у зв'язку із закінченням встановленого законом граничного строку.

Звичайний порядок оскарження дисциплінарного стягнення - це звернення працівника з заявою до комісії по трудових спорах, як це передбачено статтями 221 і 225 КЗпП [14].

Щодо звільнення з роботи, власник може звільнити працівника за такі порушення трудової дисципліни, як, зокрема, прогул, появу на роботі у стані алкогольного, наркотичного, токсичного сп'яніння тощо.

Закон «Про державну службу» (ст. 14) встановлює такі заходи дисциплінарного впливу, як попередження про неповну службову відповідність і затримка до одного року в присвоєнні чергового рангу або призначенні на вищу посаду. У цьому Законі вони названі саме заходами дисциплінарного впливу, а не стягнення. У Положенні про ранги державних службовців (п. 4) затримка в присвоєнні чергового рангу також названа як захід дисциплінарного впливу. Отже, попередження про неповну службову відповідність і затримка в присвоєнні чергового рангу в призначенні на посаду не є дисциплінарним стягненням.

Власник має право замість накладення дисциплінарного стягнення передати питання про порушення трудової дисципліни на розгляд трудового колективу або його органів.

Тоді згідно ст. 152 КЗпП, трудовий колектив або його орган повинен розглядати питання про порушення трудової дисципліни за поданням власника; розгляд питання про порушення трудової дисципліни і застосування заходів громадського стягнення або впливу трудового колективу або його органів відповідно до норм Закону «Про трудові колективи і підвищення їх ролі в управлінні підприємствами, установами, організаціями». Цей Закон поширюється на трудові колективи структурних підрозділів підприємств, установ, організацій, питання про порушення трудової дисципліни може розглядати не тільки трудовий колектив підприємства, установи, організації, а й трудовий колектив структурного підрозділу, у якому працівник працює. При проведенні колективних зборів повинно бути не менше п'ятдесят відсотків загальної чисельності колективу. Питання вирішуються лише більшістю голосів трудового колективу.

Звичайний порядок оскарження дисциплінарного стягнення - це звернення працівника з заявою до комісії по трудових спорах, як це передбачено статтями 221 і 225 КЗпП.

Власник має право своїм наказом зняти дисциплінарне стягнення в будь-який час до закінчення річного строку з дня накладення стягнення. Але частина друга ст. 151 КЗпП допускає дострокове зняття стягнення лише за двох умов:

1) якщо працівник не допустив нового порушення трудової дисципліни;

2) проявив себе як сумлінний працівник [15;8].

РОЗДІЛ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ КАДРОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ В ВАТ ХЗБ

Організаційно-правова форма підприємства - відкрите акціонерне товариство. Голова правління - Корбут Анатолій Миколайович.

Форма власності змішана - державно-акціонерна. Знаходиться в плані приватизації, доля держави складає 29,79 %.

На даний час на підприємстві працює 522 працівники (станом на 31.12.2008), форма власності - колективна.

Статутний капітал ВАТ "Хмельницькзалізобетон" складає 190,0 тис. грн. сформований в процесі приватизації підприємства і розподілений на 760000 акцій по 0,25 грн. кожна.

Завод залізобетонних і будівельних деталей, відноситься до галузі будівництва. Основний вид економічної діяльності виробництво іншої нематеріальної мінеральної продукції.

Відкрите акціонерне товариство "Хмельницькзалізобетон" засновано відповідно до рішення Української державної будівельної корпорації від 31 березня 1994 року №128 шляхом перетворення державного підприємства - Хмельницького державного заводу залізобетонних і будівельних конструкцій у відкрите акціонерне товариство, відповідно до Указу Президента "Про корпоратизацію підприємств" від 15.06.1993 р.

Хмельницький державний завод залізобетонних і будівельних конструкцій було засновано згідно з наказом № 14 по Хмельницькому будівельному тресту від 31 січня 1956 року. (м. Хмельницький, вул. Заводська, площа 4,79 га). У 1959 році до нього приєднується територія площею 9,85 га по вул. Чорновола, на якій і розмістилися основні потужності (сьогодні виробничі площі підприємства розміщені на трьох ділянках загальною площею 18 га).

Основними напрямками діяльності підприємства є випуск залізобетонних виробів, бетонних конструкцій (цех №1); розчинів вапняного та цементного (цех №2); столярних виробів (цех №3). Продукція підприємства використовується для будівництва житлових будинків, промислових підприємств, індивідуальних будинків, шкіл тощо.

Основна продукція це - плити, фундаменти, перемички, плити огорожі, балконів, опорні подушки, прогони, підвіконники, плінтус, вагонка, пороги, лиштва, дерев'яні двері, металопластикові вікна , тротуарна плитка, бруківка.

Основними напрямками діяльності підприємства є випуск залізобетонних виробів, бетонних конструкцій (цех №1); розчинів вапняного та цементного (цех №2); столярних виробів (цех №3).

Продукція підприємства використовується для будівництва житлових будинків, промислових підприємств, індивідуальних будинків, шкіл тощо. Основна продукція - це плити, фундаменти, перемички, плити-огорожі балконів, опорні подушки, прогони, підвіконники, тротуарна плитка, бруківка.

Крім основної діяльності, ВАТ «Хмельницькзалізобетон» надає такі послуги:

зберігання автотранспорту (автостоянка);

різного роду авто послуги;

послуги лабораторії;

послуги по оренді майна;

послуги з громадського харчування (їдальня).

Маркетингово-збутовою діяльністю займається дочірнє підприємство «Маркет-Збут».

Місцезнаходження підприємства є географічно та економічно вигідним, оскільки знаходиться воно на перетині торгових шляхів, які історично склалися в м. Хмельницькому. До підприємства ведуть асфальтована дорога та залізнична гілка. Підприємство знаходиться неподалік залізничної станції.

Частка ВАТ «Хмельницькзалізобетон» в структурі аналогічних підприємств в Україні складає близько 3 %. Територіальні межі ринку реалізації залізобетонних виробів та бетонних конструкцій - це Хмельницька, Тернопільська, Волинська, Рівненська, Одеська та Київська області. По статистичним даним ВАТ «Хмельницькзалізобетон» займає 10 % міського ринку столярних виробів (17 найменувань).

Виробничі площі підприємства розміщені на трьох ділянках загальною площею 18 га.

2.1 СЛУЖБА ДІЛОВОДСТВА В ВАТ ХЗБ ТА ЇЇ ЗАВДАННЯ

Закон України «Про внесення змін до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», затверджений 13 грудня 2001 року, визначає діловодство як сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи із службовими документами.

Забезпечення раціональної постановки діловодства в ВАТ ХЗБ, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій, покладається на службу діловодства.

Робота служби діловодства регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення (статуту) про ВАТ ХЗБ та Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153.

Організація праці персоналу служби діловодства ВАТ ХЗБ передбачає:

1) оптимальну організаційну структуру служби діловодства;

2) вибір раціональної форми діловодства;

3) чіткий розподіл функцій між працівниками шляхом виконання відповідних діловодних процесів та операцій;

4) правильне визначення кількісного складу працівників;

5) нормування праці кожного;

6) впровадження прогресивних методів управління персоналом задля функціонування служби діловодства як єдиної команди професіоналів

7) застосування засобів сучасної комп'ютерної та організаційної техніки;

8) раціональну організацію робочих місць та умов праці;

9) нормативно методичне забезпечення діловодства.

Факторами, що визначають вид та структуру служби діловодства і впливають на її функції та обсяг робіт, що виконуються нею, є такі:

1) розмір та територіальне розміщення установи;

2) кількісний склад працівників установи;

3) обсяг документообігу;

4) прийнята форма організації діловодства;

5) рівень механізації й автоматизації діловодних процесів.

Організаційна структура на ВАТ «Хмельницькзалізобетон» являє собою технологічно сформований набір органів і підрозділів, який на даному етапі функціонування підприємства відповідає існуючим цілям та виконуваним функціям.

Головним критерієм у побудові організаційних структур є виконання планів та реалізація стратегій, а управління розглядається як допоміжна по відношенню до головних функцій.

Виробничо-організаційна структура ВАТ «Хмельницькзалізобетон» являє собою сукупність органів, об'єднаних за лінійно-функціональним принципом побудови організаційних структур.

Вирішальним чинником для вибору оптимальної форми організації діловодства в ВАТ ХЗБ та визначення структури і штатного складу служби діловодства є обсяг документообігу, який визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів за рік.

Залежно від обсягу документообігу встановлено 4 категорії установ:

I категорія -- з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік;

II категорія -- від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;

III категорія -- від 10 до 25 тис. документів на рік;

IV категорія -- до 10 тис. документів на рік.

Враховуючи категорію установи, кількість та територіальне розміщення її структурних підрозділів, форма організації діловодства у ВАТ ХЗБ є змішаною -- тобто в установах І-ІІ категорії зі складною структурою та значним обсягом документообігу.

При даній формі організації деякі операції (наприклад, приймання кореспонденції, реєстрацію, контроль, копіювання документів) централізовано виконує служба діловодства, а інші операції (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ тощо) децентралізовано виконують інші структурні підрозділи установи.

Правильний вибір форми організації діловодства дає змогу досягти швидкого стратегічного реагування, оптимізувати використання ресурсів, у тому числі і трудових, сприятиме створенню оптимальних організаційних умов для більш швидкого досягнення мети, забезпечить ефективне функціонування та координацію підрозділів служби діловодства і її працівників, правильний розподіл повноважень між працівниками, унеможливить хаос у діяльності служби діловодства.

У ВАТ ХЗБ встановлено такі види служб діловодства:

1) департамент документального забезпечення і контролю;

2) управління справами;

3) загальний відділ;

4) канцелярія;

Кожна із зазначених служб діловодства, в свою чергу, структурно поділяється на підрозділи.

До складу служби діловодства входить:

1) секретаріат;

2) підрозділи (відділи, сектори, групи, служби), що забезпечують облік, реєстрацію, контроль за виконанням документів, підготовку проектів документів, оформлення і випуск документів, розгляд листів (звернень) тощо;

3) кур 'єрські служби;

4) архів.

Наприклад, до складу управління справами входить: відділ діловодства, відділ контролю та відділ розгляду звернень громадян. Ці структурні підрозділи служби діловодства, в свою чергу, можуть поділятися на більш дрібні підрозділи.

Серед безпосередньо підпорядкованих голові правління ВАТ «Хмельницькзалізобетон» підлеглих можна назвати першого заступника голови правління, заступника голови правління, заступника голови правління з економіки, заступника голови правління по виробництву, головного бухгалтера, начальника відділу охорони, секретаря, заступника відділу організації праці та заробітної плати, заступника відділу кадрів, заступника з маркетингу, заступника з якості, юриста, заступника служби з розміщення цінних паперів.

Перераховані рівні підлеглих у своєму розпорядженні мають окремі профільні структурні підрозділи, підпорядковані за функціональною ознакою.

Розкриємо основне коло діяльності, функції та завдання деяких відділів та дільниць досліджуваного підприємства.

Основним завданням служби діловодства є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі з використанням сучасної комп'ютерної техніки, автоматизації технологічних процесів оброблення документів та скорочення кількості документів.

Керуючись Примірною інструкцією з діловодства затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153, служба діловодства, відповідно до основного завдання виконує такі функції:

1) розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

2) організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

3) організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

4) організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

5) уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

6) здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в установі, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

7) приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

8) забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності установи та організацій, що належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;

9) удосконалює форми і методи роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

10) здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи;

11) організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;

12) впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

13) завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в установі [22].

При розподілі цих функцій слід дбати про забезпечення оптимального балансу між організаційними вимогами до ефективності і продуктивності та індивідуальними потребами творчості й автономності, віднаходження необхідного ступеня спеціалізації, структуризації робіт -групування за певною логікою. Обсяг робіт з кожної з функцій визначається на основі обсягу документообігу і норм часу на діловодні роботи.

Безпосереднє виконання завдань і функцій служби діловодства покладається на її працівників.

Діяльність працівників служби діловодства регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником служби діловодства на підставі «Класифікатора професій ДК 003-95», затвердженого наказом Держстандарту України від 27 липня 1995 р. № 257, та затверджуються керівником установи. А отже, назва посади повинна відповідати функціям, покладеним на працівника. До основних категорій персоналу ВАТ «Хмельницькзалізобетон» відповідно до державного Класифікатора професій ДК 003-95 відносять керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців та робітників.

У своїй роботі працівники служби діловодства установи мають керуватися законами України, що встановлюють порядок організації діловодства й архівної справи, нормативно-правовими актами уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, національним стандартом на організаційно-розпорядчу документацію, розпорядчими документами установи вищого рівня і даної установи, вказівками державних архівних установ і архівних відділів міських рад.

Організація праці діловодного персоналу повинна відповідати таким основним принципам організації праці:

1) спеціалізація, тобто розподіл праці в діловодстві, при якому діловодні процеси і операції виконують у відособлених підрозділах, на визначених робочих місцях;

2) пропорційність, тобто врівноважена продуктивність діловодних служб (окремих груп, робочих місць) за одиницю часу;

3) паралельність, тобто паралельне виконання окремих діловодних процесів, операцій з метою скорочення тривалості циклу робіт;

4) оптимальна спрямованість, тобто вибір найкоротшого шляху документів від місця їх виникнення до місця використання;

5) неперервність, тобто усунення або зменшення різноманітних перерв у діловодному процесі;

6) ритмічність, тобто рівномірна робота всіх ланок діловодства в необхідному ритмі [30, с. 139].

Для системи управління підприємством ВАТ «Хмельницькзалізобетон» характерний класичний підхід до управління персоналу. Він характеризується орієнтацією на авторитарний стиль керівництва людьми; прагненням до мінімізації витрат на залучення підвищення кваліфікації кадрів, розв'язання соціальних питань (використання переважно грошових стимулів індивідуальної організації праці та її твердою регламентацією); зосередженістю кадрових служб виключно на роботі з документами, що не виходить за рамки фіксації процесів наймання, переміщення і звільнення, планування потреби в кадрах відповідно до завдань виробничих планів.

Метою управління персоналом на ВАТ «Хмельницькзалізобетон» є якісно визначене направлення зусиль по формуванню трудового потенціалу підприємства. Основними рисами мети управління персоналом є її довгостроковий характер та зв'язок із стратегією підприємства в цілому.

Оскільки соціальна мета є основою формування цільової спрямованості системи управління персоналом, структуризації цього виду цілей розглядається окремо і більш докладно.

Виділяють наступні завдання щодо планування ефективного управління персоналом:

1) забезпечення науково-технічного прогнозування та відповідності тематичного плану розробок науково-технічному потенціалу організації;

2) технічне переозброєння виробничого процесу і забезпечення високої якості праці;

3) вивчення ринку науково-технічних розробок та організація перспективних науково-технічних розробок, реклама, комерційна робота зі споживачем;

4) забезпечення повноти і ритмічності матеріально-технічного постачання, а також безперебійної роботи устаткування і його ефективного технічного стану;

5) забезпечення ритмічності збуту продукції або своєчасного надання послуг.

У службах діловодства залежно від обсягу робіт можуть функціонувати такі категорії працівників: керівники, спеціалісти, технічні працівники.

Керівник служби діловодства може обіймати одну з таких посад:

1) начальник управління (відділу);

2) керуючий справами;

3) завідувач канцелярії.

Спеціалісти служби діловодства поділяються на категорії:

1) керівник групи;

2) головний спеціаліст;

3) провідний спеціаліст;

4) спеціаліст.

До технічних працівників належать:

1) секретарі;

2) діловоди;

3) архівісти;

4) кур'єри.

Службу діловодства очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника установи.

Керівник служби діловодства повинен мати вишу або середню спеціальну освіту (зі стажем роботи у службі діловодства не менш трьох років).

Згідно Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153, керівник служби діловодства виконує наступні завдання:

1) контролює виконання встановлених правил роботи з документами у даній установі та мережі підвідомчих установ;

2) доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;

3) вносить на розгляд керівництва подання про приймання переведення і звільнення працівників служби діловодства, заохочення і стягнення;

4) вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документної інформації у даній установі та мережі підвідомчих установ;

5) підписує і візує документи в межах своєї компетенції;

6) бере участь у засіданнях колегіального органу, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи з питань діловодства та документообігу.

Керівник діловодної служби має право:

1) залучати спеціалістів структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

2) вимагати від структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

3) повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання у разі порушення встановлених вимог.

На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за:

1) забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в установі;

2) виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб служби діловодства;

3) дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі служби діловодства.

Керівник служби діловодства за характером діяльності взаємодіє:

1) з керівниками структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ -- з питань документування, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання документної інформації в службових цілях;

2) з юридичною службою -- з правових питань, пов'язаних з підготовкою проектів документів;

3) з відділами кадрів, праці і заробітної плати -- з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

4) з службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування -- з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників служби діловодства засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування [22].

Керівник служби діловодства в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.

Мета діяльності та функції служби діловодства, завдання, обов'язки, права і відповідальність працівників обумовлюються в колективному договорі, положеннях про персонал, про структурний підрозділ, посадових інструкціях, трудових договорах, контрактах та угодах, укладених з працівниками [25].

Збільшення обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість службових документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих підприємств і об'єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значну частішу часу забирає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо [34, с. 178-179].

Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення ряду завдань, серед яких:

1) чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;

2) правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів. Особливу увагу необхідно звернути на правильну розробку посадової інструкції інспектора по кадрах;

3) визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження;

2.2 ФОРМУВАННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ОСОБОВИХ СПРАВ

Порядок ведення особових справ на «ВАТ Хмельницькзалізобетон» регулюється низкою нормативно-законодавчих актів серед яких:

1) Примірна Інструкція з діловодства, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153.

2) Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ

3) Постанова Кабінету Міністрів України від 25.05.98 № 731 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади»

У практичній роботі використовуються Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затверджені наказом начальника Головдержслужби від 5 липня 1998 року № 24 з доповненнями, внесеними наказом Головного управління державної служби України від 12 грудня 2000 року № 73, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 27 грудня 2000 року за № 956/5177.

Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.

У документації з особового складу відображується діяльність установи з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги.

Особові справи державних службовців ведуться в порядку, затвердженому Постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998р. № 639.

Особова справа формується з документів, які передбачені Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади.

Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, в них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо.

Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - всі основні документі, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.

Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або по структурних підрозділах згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номеру у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ, затверджену наказом Мінстату України від 9 жовтня 1995 р. № 253, типова форма № П-3 (Додаток 1).

Особові справи працівників ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731.

В особовій справі повинні міститися такі документи:

1) особова картка форма П-2ДС з відповідними додатками та фотокарткоюрозміром 4х6 сантиметрів, затверджена Наказом Міністерства статистики України від 26 грудня 1995 р. № 343 (Додаток 2);

2) копії документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, скріплюються підписом керівника кадрової служби та печаткою.

2.1) медична довідка про стан здоров'я претендента на посаду керівника, заступника керівника центрального органу виконавчої влади, а також голови місцевої державної адміністрації за формою, встановленою МОЗ, відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України № 1151 від 19.09.2007;

3) біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника. Відповіді на запитання у довідці мають бути лаконічними, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Біографічна довідка складається за формою і скріплюється підписом керівника кадрової служби та печаткою;

4) погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів. У поданні зазначаються прізвище, ім'я та по-батькові, дата народження претендента, громадянство, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується (для заступників керівників -- її функціональний напрям), рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента, відомості про перебування претендента під слідством або наявність судимості.

5) довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву), в якій зазначається посада, дата включення до резерву, відомості про роботу за особистими річними планами тощо, скріплюється підписом керівника кадрової служби відповідного органу та печаткою;

6) направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів, які навчалися за кошти державного бюджету);

7) заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);

8) заява щодо призначення на відповідну посаду. Заяви про призначення, переміщення на іншу посаду, продовження терміну перебування на державній службі, звільнення з посади оформляються власноручно і підписуються із зазначенням дати. За змістом заяви керівником органу виконавчої влади приймається відповідне рішення, на підставі якого кадрова служба готує наказ (розпорядження) [23].

Наказ, розпорядження про призначення на посаду або звільнення з посади видається за місцем роботи також щодо тих працівників, які призначаються органом вищого рівня. У ньому зазначається дата фактичного вступу на посаду, звільнення з посади.

Після призначення працівника на посаду до особової справи додаються:

1) наказ, розпорядження про призначення на посаду;

2) копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

3) копії документів про надані пільги;

4) копія паспорта;

5) копія військового квитка (для військовозобов'язаних);

6) крім особової картки та біографічної довідки, - опис документів особової справи. Бланк опису документів заповнюється під час формування особової справи і доповнюється з надходженням кожного нового документа.

Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей з оригіналами документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо).

Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення на посаду.

Після формування та реєстрації особової справи на паперових носіях працівник кадрової служби формує особову справу в електронній формі. При формуванні особової справи в електронній формі у порядку визначеному Головдержслужбою згідно Постанови Кабінету Міністрів України № 1151 від 19.09.2007 року. Документи скануються, заносяться до комп'ютерної системи та засвідчуються цифровим підписом керівника кадрової служби, крім особової картки та біографічної довідки.

Правила групування документів у справи:

1) у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;