Виявлення закономірностей функціонування та діяльності кадрової служби в установі

2) не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня);

3) документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі;

4) документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу.

5) Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:

1) внутрішній опис документів справи;

2) заява про прийняття на роботу (контракт);

3) направлення або подання;

4) особовий листок з обліку кадрів;

5) автобіографія;

6) документи про освіту (копії);

7) витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;

8) доповнення до особового листка з обліку кадрів форма П-2ДС затверджений Наказом Міністерства статистики України від 26 грудня 1995 р. № 343 (Додаток 3);

9) довідки та інші документи.

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки. Не рекомендується включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування.

Не включаються також документи другорядного значення: довідки з місця проживання, про житлові умови, про стан здоров'я тому що ці документи не підлягають тривалому зберіганню. Але можуть групуватись у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуватись у «кишеньці» на зворотному боці обкладинки особової справи.

Закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу повинні здаватися до архіву установи для подальшого зберігання та користування. Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, на крайній випадок, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються [21].

Документи особової справи підшиваються в спеціально виготовлених обкладинках або у стандартних швидкозшивачах.

Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці формату А-4.

Зберігання особових справ забезпечують працівники кадрової служби, які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, зберігання і видачі особових справ.

Для забезпечення збереженості та охайності особових справ, що свідчить про культуру діловодства в установі, їх потрібно оформити належним чином.

Оформлення справи -- підготовка справи до зберігання. Оформлення справи включає комплекс робіт із нумерації аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і з особового складу. Повне оформлення справи передбачає: оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису справи; складання у разі потреби внутрішнього опису документів справи; підшивання оформлення обкладинки справи; внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи [21, 25].

На обкладинці особової справи необхідно зазначити:

1) назва підприємства, організації, установи;

2) назва структурного підрозділу;

3) номер справи;

4) кількість аркушів у справі;

5) термін зберігання справи;

6) архівний шифр справи.

7) прізвище, ім'я та по-батькові (у називному відмінку);

8) дату заведення та закінчення особової справи (день прийняття на роботу і день звільнення).

Реквізити, що проставляються на палітурці справи, оформлюються таким чином: назва підприємства, організації, установи зазначається в називному відмінку повністю з вказівкою офіційно ухваленого скороченого найменування, яке зазначається в дужках (або без них) після повної назви; назва структурного підрозділу -- записується назва структурного підрозділу відповідно до затвердженої структури; індекс справи -- проставляється цифрове позначення справи за номенклатурою справ; заголовок справи -- переноситься з чинної номенклатури установи; дата справи -- вказується рік (роки) початку і закінчення справи в діловодстві (Додаток 4).

Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копіювання документів тощо).

На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.

У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки. Написи на обкладинках справ робляться тільки світлостійким чорним чорнилом.

У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, потім здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання - 75 років.

Доступ до особових справ повинен бути обмеженим. Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більше, ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати старі документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена. Вони перебувають на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.

Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

При підготовці особової справи до передачі в архів у кінці справи оформляється на окремому аркуші засвідчувальний напис (Додаток 5).

Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації. Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) -- на зворотному боці останнього чистого аркуша.

У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

У засвідчувальному написі застерігаються такі особливості нумерації документів справи:

1) наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

2) номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

3) номери великоформатних аркушів;

4) номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.

Підсумковий запис підписується його укладачем (з розшифруванням посади і підпису), проставляється дата.

Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному написі із посиланнями на відповідний документ (наказ, акт).

У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ (Додаток 6).

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписує його укладач. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюють до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх вилучення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі «Примітки» із посиланням на відповідні документи (накази, акти тощо), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

Із метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів підсумкового напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами порядковою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.

Аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.

Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.

Підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються порядковою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

Підшиті в справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

За наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією правобіжною похилою рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

За наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1а, 126 тощо).

Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати реєстраційно-контрольну картку (Додаток 7). Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа повертається на своє місце. У разі відправлення особової справи поштою вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи. Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується. Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. В разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство однієї системи [25, 34].

РОЗДІЛ 3. ТРУДОВІ КНИЖКИ ПРАЦІВНИКІВ

3.1 ПРИЗНАЧЕННЯ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ

Трудова книжка - це основний документ, підтверджений трудовими діями та трудовим стажем працівника. Вони служать для встановлення загального, безперервного і спеціального стажу, тому трудовим книжкам і точностям їх заповнення надається особливе значення.

Порядок заповнення цього документа регламентується ст. 48 Кодексу Законів про Працю України, Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерством юстиції України та Міністерством соціального захисту України від 29.07.1993 року № 58, та іншими нормативними актами.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є власниками, співвласниками підприємств, селянських фермерських господарств, сезонних, тимчасових і позаштатних працівників, за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Трудові книжки не ведуться на працівників на умовах трудового договору у підприємців, що не мають прав юридичної особи, а також у окремих громадян по їх обслуговуванню. Їх робота підтверджується довідкою організації за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про оплату внесків до фонду державного соціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи відповідно до інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затверджена наказом Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.1993 року, № 58. Працівники, що стають до роботи, зобов'язані пред'явити власнику або уповноваженому ним органу трудову книжку, оформлену в встановленому порядку.

Особи, що приймаються на роботу вперше, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, а військовослужбовці, звільнені з лав військових сил або інших військових формувань, - військовий квиток. Звільнені з місць відбування кримінального покарання зобов'язані пред'явити довідку про звільнення (Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах).

Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах, організаціях як документ суворої звітності. При звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 року, № 301 «Про трудові книжки працівників», відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок несе керівник підприємства, установи, організації.

Відповідальність за своєчасне і правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання та видачу несе спеціально уповноважена особа, яка призначається наказом керівника підприємства, установи, організації.

За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках - іншу відповідальність. У разі необхідності власник або уповноважений ним орган віддає працівникам на їх прохання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу [19,28].

3.2 ВЕДЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 № 301 Міністерство праці України, Міністерство юстиції України і Міністерство соціального захисту населення України наказом від 29 липня 1993 р. № 58 затвердили Інструкцію про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях. Наказом цих самих міністерств від 26 березня 1996 р. № 29 внесені зміни до Інструкції, яка діє на цей час.

Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Трудові книжки і вкладиш до них заповнюються у відповідних розділах українською або російською мовами.

Якщо трудова книжка видана вперше, то записи до неї проводяться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. До трудової книжки заносяться:

1) відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові дата народження;

2) відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення:

3) відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

4) відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Відомості про стягнення до трудової книжки не заносяться. Всі записи у трудовій книжні про прийняття на роботу переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або у повноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження) але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначним). Наприклад, якщо працівник прийнятий на роботу 2 лютого 1995 року, то у графі 2 трудової книжки записується «02.02.1995».

Записи у трудовій книжці виконуються акуратно. Кульковою ручкою або ручкою пером, чорнилами чорного, синього-або фіолетового кольорів.

Печаткою завіряються запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П-2, затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року № 277), в якій має повторюватись відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.

Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов'язаний надалі працівникові в ньому необхідну допомогу.

Якщо підприємство, установа, організація, де було внесено неправильний або неточний запис, ліквідовано, виправлення вносить правонаступник і засвідчує його печаткою, і в разі його відсутності - вищестояща організація, якій було підпорядковано підприємство, а в разі його відсутності - обласний архів або держархіви міст Києва, Севастополя чи Ради Міністрів Криму.

Виправлені відомості про роботу, нагородження та заохочення повинні повністю відповідати оригіналу наказу (розпорядження), а у разі їх втрати іншим документам, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Показання свідків не можуть служити підставою для виправлення занесених раніше записів.

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

При необхідності зміни запису після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 записується «запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)» і в графі 4 повторюються дати, № наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки (Додаток 8). Таким же чином визначається недійсний запис про звільнення і запис про звільнення чи переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведений, установленого органом по розгляду трудових спорів і поновлення на попередній роботі або по зміні формулювання причин звільнення. Наприклад, записується: «Запис за № таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі». При зміні формулювання причин звільнення записується «Запис на № таким-то і недійсним, звільнений...» і зазначається нове формулювання.

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причин звільнення (додаток 9).

Відомості про працівника записуються на першій (титульній) сторінці трудової книжки. Прізвище, ім'я, по батькові, дату народження працівника вносять повністю, без скорочень чи заміни; ім'я та по батькові на підставі паспорту або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей.

Першу (титульну) сторінку підписує особа, яка є відповідальною за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка підприємства, установи, організації (або печатка відділу кадрів), де вперше заповнювалась трудова книжка.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище ім'я по батькові і дату народження робиться власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища. ім'я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.

Вказані зміни роблять на першій (титульній) сторінці трудової книжки. Однією рискою закреслюється колишні прізвище, ім'я чи по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або відділу кадрів (додаток 10).

У графі 3 розділу «Відомості про роботу» у вигляді заголовку записується повне найменування підприємства, установи, організації. Під ним заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, в графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.

В графі 3 записується «Прийняти або призначений до такого-то цеху, відділу, дільниці на таку-то посаду чи роботу» із зазначенням її конкретного найменування, а також роботи, професії чи посади і присвоєного розряду (Додаток 11).

Записи про найменування роботи, професії чи посади, на яку прийнятий працівник, виконуються згідно з найменуванням професій, зазначених в Єдиному тарифно-кваліфікаційному довіднику робіт і професій робітників; для керівних працівників, спеціалістів і службовців - згідно з найменуванням посад, зазначених в кваліфікаційному довіднику посад керівних працівників, спеціалістів та службовців.

Якщо керівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис в трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, і має відповідати найменуванню Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення.

Показники, що зазначені в цих Списках, обов'язково повинні бути підтверджені у карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестацій і можуть записуватись у дужках.

Якщо працівнику в період роботи присвоюється новий розряд, то про це у встановленому порядку робиться відповідний запис (Додаток 12).

Робота за сумісництвом може зазначатись в трудовій книжці, але окремим рядком, за бажанням працівника, власником або уповноваженим ним органом.

Переведення працівника на іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації оформлюється в такому ж порядку, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника змінилась назва підприємства, то про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: «Підприємство таке-то з такого-то числа перейменоване на таке-то», а у графі 4 проставляється підстава перейменування - наказ (розпорядження), його дата і номер (Додаток 13).

Студентам, слухачам курсів, учням, аспірантам і клінічним ординаторам, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить запис про час навчання на денних відділеннях (в тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів (Додаток 14).

Підставою для таких записів є накази керівництва навчального закладу (наукової установи) про зарахування на навчання і про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.

В період роботи зазначених осіб у студентських таборах, при проходженні виробничої практики і при виконанні науково господоговірної тематики підтверджується відповідною довідкою із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади та часу роботи. На підставі цих довідок навчальні заклади (наукові установи) забезпечують внесення до трудових книжок цих відомостей про роботу згідно з одержаним даними .

Довідки зберігаються в особистих справах студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів як документи суворої звітності.

Для зазначених осіб, які раніше не працювали, а тому не мали трудових книжок, відомості про роботу в студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково - дослідних господоговірної тематики на підставі довідок про це вносяться підприємством, на якому надалі вони будуть працювати.

У трудові книжки за місцем роботи вносять окремими рядками з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи:

1) про час служби у складі Збройних сил України та інших військ, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;

2) про час навчання у професійних навчально - виховних та інших закладах, навчально - курсових комбінатах тощо.

3) про час навчання у вищих навчальних закладах включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці і при виконанні науково - дослідної господоговірної тематики та перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі;

4) про роботу як членів колгоспів - у тому разі, коли чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників;

5) про час догляду за інвалідом 1 групи або дитиною - інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонерам, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, у тому числі за престарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

6) безробітним особам - про період одержання допомоги по безробіттю заносяться у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення.

Ці записи роблять в трудовій книжці до занесення відомостей про роботу на даному підприємстві.

При відновленні в установленому порядку безперервного трудового стажу для призначення допомоги по державному соціальному страхуванню в трудову книжку працівника за останнім місцем роботи у графу 3 розділу «Відомості про роботу» вносять запис «Безперервний трудовий стаж відновлений з такого то числа, місяця, року», у графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної Ради профспілок або президії ЦК відповідно галузевої профспілки.

Працівникам, які зайнятті на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу при повернені в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви у графі 3 зазначеного розділу робиться запис: «Безперервний стаж роботи зберігається».

Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, у іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівнених до них іноземців на території України, зберігаються: в м.Києві -- Генеральній дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв, Автономній Республіці Крим -- у філіалі Генеральної дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв м. Ялти, в областях -- в управліннях зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрацій або підприємствах, визначених обласними державними адміністраціями, у м.Севастополі -- в міській державній адміністрації це регулюється абзацом першим, пункту 2.20 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мінпраці та соцполітики № 266/118/5 від 24.09.2003

Ці органи роблять відмітки у трудових книжках про прийняття на роботу і звільнення відповідно до трудових договорів і довідок наймачів. Під час влаштування на роботу робиться запис: «Прийнято на таку - то посаду» «назва представництва компанії в Україні» і при звільненні робиться запис: «Звільнено такої - то роботи» із посланням на причину звільнення відповідно до статті КЗпП України. Запис, зроблений у трудовій книжці іноземними представництвами та кореспондентами, співпрацівниками міжнародних організацій та іншими прирівняними до них іноземцями на території України, є недійсним згідно з Наказом Мінпраці та соцполітики № 266/118/5 [19].

Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб -- суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.

Зазначені фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості. Під час прийняття на роботу вноситься запис:

- у графі 1 вказують порядковий номер запису;

- у графі 2 дату внесення;

- у графі 3 записують: «Прийнятий на таку - то роботу» далі зазначається професійна характеристика робіт за трудовим договором, зазначаються дата та номер договору, зареєстрованим у державній службі зайнятості, зазначається повна назва центру зайнятості,

- у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис: дата і номер реєстрації трудового договору державною службою зайнятості: «трудовий договір, номер, зареєстрований, дата». (Додаток 15).

А при звільненні робиться запис: «Звільнений з такої - то роботи», далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідні статті КЗпП України, при цьому у графі 4 зазначається дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості: «трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата)» (Додаток 16).

Внесені фізичною особою до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і засвідчуюються його печаткою Відповідно до Інструкції доповненої пунктом 2.20-1 згідно з Наказом Мінпраці та соцполітики № 259/34/5 від 08.06.2001 [20].

У трудові книжки осіб, які перебувають на виправних роботах без позбавлення волі, власник або уповноважений ним орган підприємства за місцем роботи вносить запис про те, що час роботи протягом цього періоду не зараховується в загальний і безперервний трудовий стаж (розділ «Відомості про роботу» графа 3).

У тих випадках, коли судом у встановленому законом порядку час перебування на виправних роботах без позбавлення волі зарахований у загальний трудовий стаж, у трудових книжках роблять запис про те, що цей час не зараховується в безперервний трудовий стаж. Ці записи вносяться до трудових книжок після закінчення фактичного строку відбування покарання встановлюється за довідками органів МВС України.

При звільненні засудженого з роботи в порядку, передбаченому чинним законодавством, і влаштуванні його на нове місце роботи, відповідні записи до трудової книжки вносяться тим підприємством, на яке був прийнятий або направлений засуджений. Підставою для таких записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий згідно з вироком (ухвалою) суду.

В розділі «Відомості про роботу» трудової книжки роблять записи:

- у графі 1 вказують порядковий номер запису;

- у графі 2 дату його внесення;

- у графі 3 записують: «Час роботи з такої-то дати (число, місяць, рік) по таку-то дату (число, місяць, рік) не зараховується в загальний і безперервний трудовий стаж». При врахуванні судом часу перебування на виправних роботах у загальний трудовий стаж у графі 3 записують: «Час роботи з такої-то дати (число, місяць, рік) по таку-то дату (число, місяць, рік) не зараховуються в безперервний трудовий стаж»;

- у графі 4 зазначають підставу внесення запису до трудової книжки наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видачі і номер.

Питання визначення недійсними відповідних записів, внесених до трудових книжок громадян: «Звільнений від роботи (посади) у зв'язку з законним засудженням» або «Звільнений з посади у зв'язку з незаконним притягненням до кримінальнім відповідальності», про видачу їм дублікатів трудових книжок, а також питання нанесення до них відповідних записів особам. засудженим до позбавлення права займати певні посади або займатися певною діяльністю і про порядок надання їм дублікату трудової книжки регулюються чинним законодавством.

У трудові книжки працівників в розділ «Відомості про нагородження» заносяться відомості про нагородження державними нагородами та відзнаками України; в розділ «Відомості про заохочення» вносяться відомості про заохочення за успіхи в праці.

До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких носить регулярний характер.

Порядок внесення в трудову книжку відомостей про нагороди і заохочення такий:

- у графі 3 відповідного розділу пишеться у вигляді заголовку назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація, що зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника);

- у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення;

- у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням;

- у графі 4 зазначається, на підставі чого внесений запис із посиланням на дату, номер і найменування документа.

У тому разі, коли у трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.

Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10х25 мм з написом «Виданий вкладиш» і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі має ставитися другий штамп і зазначатися серія і номер вкладиша.

У разі необхідності доповнення трудової книжки видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник нового чи раніш установленого 1938 року і 1974 року зразків.

3.3 ДУБЛІКАТ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ

Відповідно до п. 5.1 Інструкції № 58 про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58, особа, яка втратила трудову книжку (вкладиш до неї) зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі укладення - в інші строки, власник або уповноважений ним орган повинен видати працівник іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку її першої сторінки (Додаток 18).

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» при заповнені дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на останнє місце роботи вже працював, то при заповнені дубліката трудової книжки в розділі «Відомості про роботу» у графі 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення , на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього трудовий стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах в такому порядку:

- у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;

- у графі 3 найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку його було прийнято.

Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом професій провадяться за бажанням працівника.

Якщо з поданих документів видно, що працівник переводиться на іншу постійну роботу на тому ж самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис, після цього:

- у графі 2 записується дата звільнення;

- у графі 3 причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі данні, коли ж документи не містять таких даних про роботу в минулому, то в дублікаті трудової книжки працівника вносить тільки ті данні, що є у документах;

- у графі 4 зазначається найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідний запис у дублікаті.

Документи, що підтверджують стаж роботи повертаються власнику. Власник або уповноважений ним орган зобов'язується сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.

Не зазначаються в підсумковому загальному стажі роботи записуються окремим рядком з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів, також такі записи:

- про час перебування в народному ополченні та партизанських загонах із зазначенням дати зарахування і дати проходження із служб;

- про роботу як члена артілі промислової кооперації.

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною чи обгоріла, розірвана, забруднена тощо, то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).

При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис «Замість видано дублікат», а книжка повертається її власнику. При влаштуванні на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки [18].

3.4 ВИДАЧА ТРУДОВОЇ КНИЖКИ ПРИ ЗВІЛЬНЕНІ ПРАЦІВНИКА

Згідно Наказу «Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників» від 29.07.1993 року, № 58, при звільненні працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені в трудову книжку за час його роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженим ним органом та завіряються печаткою підприємства або відділу кадрів.

При цьому для осіб працездатного віку вказується час, тривалість та місце підвищення кваліфікації яке пройшов працівник за останні два роки перед звільненням.

При звільненні осіб, які працювали в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором або в разі припинення в ньому членства, після відповідних записів в трудовій книжці, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж в цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи та завіряються печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.

Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами і кожен текст засвідчується окремо.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.

При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівнику сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому випадку вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення працівника видається наказ (розпорядження) вноситься запис до його трудової книжки. Раніше внесений запис про день звільнення визначається недійсним, про що роблять відповідні виправлення.

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його ближнім родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу.

У трудовій книжці померлого працівника у розділі «Відомості про роботу» робляться такі записи:

У графі 3 - «роботу припинено в зв'язку зі смертю» у графі 4 - дата і номер наказу (розпорядження).

Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Наприклад, «Звільнений в зв'язку з прогулом без поважних причин, п.4 ст.40 КЗпП України» (Додаток 19).

При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство пов'язує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад, «Звільнений за власним бажанням» у зв'язку з зарахування у вищий навчальний заклад, ст.38 КЗпП України» (Додаток 20).

Запис про звільнення у трудовій книжці працівника провадиться з додержанням таких правил:

- у графі 1 ставиться порядковий номер запису;

- у графі 2 -- дата звільнення;

- у графі 3 -- причина звільнення;

- у графі 4 зазначається на підставі чого внесено запис, наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

Наприклад, трудовий договір з працівником припиняється у зв'язку із скороченням штату працівників 10 жовтня 1993 року є останнім днем його роботи. У трудовій книжці працівника має бути зроблений запис:

- у графі 1 розділу «Відомості про роботу» ставиться порядковий номер запису;

- у графі 2 -- дата звільнення (10.10.93);

- у графі 3 записується: «Звільнений за скороченням штатів, п.1 ст.40 КЗпП України»;

- у графі 4 зазначається дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення (Додаток 21).

У разі переведення з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження: «Звільнений у зв'язку з переведенням на роботу в таке-то підприємство, п.5 ст.36 КЗпП України» (Додаток 22).

У разі переходу на виборну посаду у графі 3 робиться запис: «Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в таку-то організацію, п.5 ст.36 КЗпП України».

У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у зв'язку із здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями народного господарства, крім підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записується «Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п.1 ст.40 КЗпП України» і далі в дужках зазначається відповідна постанова Кабінету Міністрів України.

У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років, у трудовій книжці органами соціального забезпечення ставиться штамп «Пенсію призначено». Штамп ставиться у розділі «Відомості про призначення пенсії». (Додаток 21). У трудових книжках раніше встановленого зразка 1938 року зазначений штамп ставиться на першій сторінці (Додаток 22) [18].

ВИСНОВКИ

Отже, в даній роботі проведено аналітичний огляд використаних джерел, які складаються із законодавства України, інших нормативно-правових актів, а також навчальної та практичної літератури.

Основу законодавства у сфері ведення кадрової документації складає Кодекс законів про працю України та інші законодавчі акти. До основних законів, якими повинні керуватися кадрові служби при веденні документації по кадрах є Закони України "Про колективні договори та угоди", "Про оплату праці", "Про відпустки", "Про охорону праці", "Про пенсійне забезпечення" тощо.

Правова база діяльності кадрової служби має своє нормативно-правове забезпечення, без якого не можна було б вести облік персоналу підприємства, установи чи організації. Визначено, що кадрова служба у своїй діяльності керується Положенням про кадрову службу та веде діловодство згідно примірної Інструкції з діловодства на підприємствах, в установах, організаціях. Літературні джерела для написання курсової роботи представлені навчальними посібниками, підручниками, практичними керівництвами відомих українських фахівців в галузі загального і кадрового діловодства, документування, документознавства тощо.

В роботі обґрунтовано, що основним нормативним документом з трудової діяльності громадян є Кодекс законів про працю України, який побудований на відповідних статтях Конституції України.

В комплексі організаційних документів підприємств, установ, організацій всіх видів власності використовують ряд документів, які регулюють трудові відносини, містять перелік обов'язкових функцій, які повинні виконувати працівники, а також захищають їх права в межах чинного законодавства.

До таких документів в першу чергу відносяться посадові інструкції, трудові угоди (контракти), договори.

Посадова інструкція є нормативним документом, в якому визначені функції, права та обов'язки працівника. Цей документ є дуже важливим, оскільки на його основі розробляється трудовий контракт. Разом ці два документи в першу чергу використовуються при вирішенні конфліктних ситуацій між працівником та адміністрацією.

Трудовий договір є угодою між працівником та власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом, чи фізичною особою, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією або посадою, підпорядковуючись внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства або уповноважений ним орган, чи фізична особа зобов'язується виплачувати працівнику заробітну плату та забезпечувати необхідні для виконання роботи Умови праці, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Визначено також, що ведення кадрової документації неможливо без ведення трудових книжок працівників. Адже цей документ є найголовнішим для підтвердження трудової діяльності протягом всього життя. Трудові книжки повинні заповнюватись та вестись на підприємстві, в установі, організації за місцем основної роботи працівника згідно з нормативно-правовими актами. Ведення трудових книжок регулюється Постановою КМУ "Про трудові книжки працівників" та здійснюється на основі Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників.

У роботі також визначено, що вся сукупність документів, яка фіксує відомості про трудову діяльність працівника, називається особовою справою.

Особова справа заводиться на всіх працівників організації (підприємства), але найчастіше на керівників (при цьому на окремих працівників замість особової справи можуть заводитись особові картки обліку). Підприємство само може вирішувати питання про те, які документи, особові справи чи особові картки заводити на працівників.

В особову справу входять такі документи, як особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; копії документів про освіту, науковий ступінь, учене звання, підвищення кваліфікації; перелік наукових праць (для спеціалістів, які мають вчений ступінь та звання); різного роду характеристики чи рекомендаційні листи; документи, на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо); копії наказів (розпоряджень) про приймання (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з цих наказів; матеріали проведення атестації; опис документів.

Визначено, що працівники підприємства, установи, організації проходять чергову атестацію з метою виявлення відповідності займаній посаді та можливості подальшого кар'єрного зростання. Підготовка до проведення атестації та результати атестації обов'язково документуються у визначеному порядку і є основою для ефективної трудової діяльності.

Обов'язковому документуванню підлягає також нагородження працівників, призначення соціальних виплат, пенсій тощо. Всі документи з кадрової діяльності після проходження і виконання зберігаються в архівних установах протягом строго визначеного проміжку часу. Для зручності у зберіганні та пошуку необхідної інформації у разі виникнення такої необхідності, формують номенклатуру справ. Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Номенклатура справ як документ, обов'язкова для кожної установи. Вона забезпечує обґрунтований розподіл документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом та різновидом, відбір документів у процесі діловодства для державного зберігання.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ ТА НЕОПУБЛІКОВАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Закон «Про охорону праці» від 14.10.1992р. [електронний ресурс]. - 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 р.

2. Закон «Про оплату праці» від 24.03.1995р. [електронний ресурс]. - 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 р.

3. Закон «Про колективні договори і угоди» від 01.07.1993р. [електронний ресурс]. - 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 р.

4. Закон «Про статус суддів» від 15.12.1992 р. № 2862- ХІІ. [електронний ресурс]. - 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 р.

5. Закон «Про судоустрій України» від 07.02.2002р. № 3018-ІІІ. [електронний ресурс]. - 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 р.