Организация и мотивация персонала государственной службы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава I. Основные функции менеджмента

1.1 Общая характеристика и классификация функций менеджмента

1.2 Организация как функция управления

1.3 Мотивация как функция управления

Глава II. Анализ использования методов стимулирования персонала государственной службы

2.1 Характеристика ГУ-УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР

2.2 Краткая характеристика функций и задач отделов ГУ-УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР

Глава III. Совершенствование системы стимулирования персонала ГУ-УПФ РФ В г. Грозном и Грозненском районе ЧР

3.1 Направление организации системы стимулирования трудовой активности персонала ГУ-УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР

3.2 Рекомендации по совершенствованию системы стимулирования работников ГУ-УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР

Заключение

Список использованных источников



Введение

менеджмент стимулирование персонал государственный

Сегодня наше общество осуществляет исключительно трудную, во многом противоречивую перемену. В социально-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, в экономике ? от административно-командной системы к рынку. Такие изменения в обществе, в экономике, во всем нашем жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих.

Важная часть этого изменения, как показывает мировой опыт ? постижение науки и искусства менеджмента.

Менеджмент ? современная система управления предприятием, действующая в условиях рыночной экономики. Термин "Менеджмент" по сути является аналогом термина " управление", его синонимом. Однако есть отличие. Управление относится к живой и неживой сфере. Например, управление техникой, биологическими процессами, государством, т.е. управление является более широким понятием. Менеджмент применяется только в управлении социально-экономическими системами.

Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

Цель данной работы - раскрыть основные функции управления организация и мотивация.

Для достижения этой цели поставлены следующие задачи:

1) дать определение основным функциям управления;

2) охарактеризовать ГУ-УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР;

3) рассмотреть способы совершенствования системы стимулирования персонала ГУ-УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР;

4) дать рекомендации по совершенствованию системы стимулирования работников ГУ-УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР.



Глава I. Основные функции менеджмента

1.1 Общая характеристика и классификация функций менеджмента

Управление в организации ? это процесс, состоящий из последовательных действий по реализации функций управления для того, чтобы сформулировать и достичь ее цели (целей). Функциями управления называют управленческие действия, направленные на решение конкретных производственных и социальных задач для достижения целей организации.

Функции управления можно также определить как виды управленческой деятельности, необходимые для организации и руководства тем или иным объектом (организацией, предприятием, подразделением, группой) для осуществления целенаправленной деятельности по достижению желаемого результата. Содержание функции управления отражает две стороны управленческой деятельности. Во-первых, функция определяет необходимые действия (что необходимо делать) и, во-вторых, раскрывает конкретное содержание этих действий (как это делать).

Концепция разделения управленческого труда менеджеров сформулирована школой административного управления. Основоположник этой школы А. Файоль выделил ряд функций как видов управленческой деятельности, осуществляемой менеджерами, в том числе: предвидение, организация, распорядительная деятельность, координация и контроль. Одновременно он разделил всю работу, выполняемую руководителем в процессе его деятельности, на определенные группы: административная и производственная деятельность, финансы, охрана труда, учет и контроль, коммерческая деятельность. Существуют и другие подходы к функциональному разделению управленческой деятельности и специализации труда менеджеров. Кроме того, начиная с А. Файоля, в поле зрения исследователей управления находится проблема определения (оптимизации) соотношения организаторских, технических (специальных) и социальных способностей и знаний, необходимых для руководителей различных уровней управленческой иерархии. В современном менеджменте можно выделить два подхода к классификации функций управления.

Первый подход предусматривает выделение общих, универсальных функций управления. Он отражает содержание процесса управления в любой организации и не зависит от специфики объекта управления. Функции могут быть классифицированы следующим образом: планирование, организация, мотивация, контроль.

Отдельные авторы дополнительно выделяют как самостоятельные универсальные функции управления координацию и регулирование. Функция координации фактически осуществляется в процессе реализации функций планирования и организации, а функция регулирования дублируется функциями контроля и планирования.

Второй подход базируется на первенстве критериев, определяющих особенности объекта управления. В рамках этого подхода выделяется система частных функций управления конкретным объектом (производство, наука, другие специфические объекты управления), реализующих приведенные выше универсальные функции управления (в полном объеме или частично) с учетом специфики рассматриваемого объекта и содержания процесса управления им. Осуществляют такие функции соответствующие специализированные подразделения организации (предприятия).

В рамках менеджмента рассматриваются общие универсальные функции в соответствии с первой классификацией. Специфические управленческие функции в соответствии со второй классификацией рассматриваются в рамках специальных дисциплин (организация производства, управление инновационной деятельностью и др.). Основными функциями управления являются планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции реализуются на всех уровнях управления (высший, средний и нижний уровни) и во всех видах деятельности организации. Содержание этих функций и сложность управленческой деятельности на каждом уровне управления определяется конкретным перечнем задач, их спецификой и объемом.

Функция планирования может быть определена как способ, с помощью которого руководство обеспечивает единое скоординированное направление усилий всех сотрудников на достижение общих целей организации (включая и формулирование самих целей).

Функция организации представляет вид управленческой деятельности, направленной на обеспечение нормального функционирования организации в соответствии с определенным планом достижения желаемого результата. Она обеспечивает координацию деятельности всех подразделений и сотрудников организации для достижения доставленных целей.

Функция контроля в управлении реализуется как процесс, посредством которого руководство организации удерживает ее на запланированной траектории достижения целей, получая информацию о текущих результатах деятельности и устраняя выявленные отклонения от установленных показателей.

Функция мотивации предусматривает действия, направленные на то, чтобы побудить всех сотрудников организации к результативной деятельности для достижения ее целей. Приведенные функции управления находятся в тесной взаимосвязи: функция планирования взаимодействует с функциями организации и контроля, функция организации, в свою очередь, тесно связана с функциями планирования и контроля, а последняя (то есть функция контроля) взаимосвязана с функцией организации и функцией планирования.

На рис. 1 показана последовательность реализации основных функций процесса управления в организации.



Рисунок 1 - Взаимосвязь функций управления.

Приведенную взаимосвязь функций управления принято называть внешней. Вместе с тем существует и тесная внутренняя взаимосвязь рассматриваемых функций, проявляющаяся в том, что элементы всех этих функций являются составной частью каждой из них. Действительно: функция планирования содержит элементы функций организации, контроля и мотивации; функция организации ? элементы функций планирования, контроля и мотивации; функция контроля ? элементы функций планирования, организаций и мотивации; функция мотивации ? элементы функций планирования, организации и контроля.

Рассмотрим подробнее приведенные основные функции управления: организация и мотивация

1.2 Организация как функция управления

Реализация планов требует организации, которая представляет следующий этап менеджмента. Под организацией понимается процесс:

1. Определение рациональных форм разделения труда.

2. Распределение работы среди работников, групп работников и подразделений.

3. Разработки структуры органов управления.

4. Регламентация функций, подфункций, работ, операций.

5. Установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц.

6. Подбора и расстановки кадров.

Функцию организации можно рассматривать в двух аспектах: во-первых, как процесс создания системы, во-вторых, как процесс ее совершенствования, упорядочения.

Организация работ - функция, которую должны осуществлять все руководители - независимо от ранга. Однако, хотя смысл этой концепции состоит в делегировании прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации в целом почти всегда принимается руководством высшего звена. При этом задача менеджеров состоит в том, чтобы выбрать такую организационную структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, позволяет ей эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников.

Структура не может оставаться неизменной, потому что меняется как внешнее, так и внутреннее ее окружение.

Тем не менее, организация управления основывается на ряде основных принципов:

Принцип разделения труда. Основной смысл - все виды деятельности предприятия должны быть так определены и сгруппированы, чтобы максимально способствовать достижению поставленных задач. Важно, чтобы сгруппированные виды деятельности соответствовали способностям и побуждениям сотрудников, которые будут их выполнять.

Для преодоления отрицательных последствий узкой специализации труда, целесообразно расширение зоны труда, ротация (чередование) работ и привлечение сотрудников к принятию касающихся их решений (стратегия участия).

Скалярный принцип. Относится к цепочке прямых должностных отношений руководителей и подчиненных в масштабе всей организации. Всегда должно быть лицо, обладающее верховной властью в организации. Чем отчетливее линия должностной связи высшего управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективней процесс принятия решения и коммуникации.

Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности существует предельное число сотрудников, которыми в состоянии эффективно руководить один человек.

Еще одной важной характеристикой организации управления является уровень централизации (децентрализации) полномочий (власти).

Централизация - концентрация прав на принятие решения на высшем уровне управления организацией. Децентрализация - передача прав низшим уровням управления.

1.3 Мотивация как функция управления

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.

Теории мотивации основаны на определении потребностей человека и их структуры. Потребность - это осознание отсутствия чего-либо, вызывающее побуждение к действию.

К числу таких теорий относят теории Маслоу, МакКлелланда и Герцберга.

Теория А. Маслоу:

1) потребности делятся на первичные (физиологические, безопасности и защищенности) и вторичные (социальные, уважение, самовыражение);

2) поведение человека определяет самая нижняя неудовлетворенная потребность;

3) после того как потребность удовлетворена, ее мотивирующее воздействие прекращается.

Теория МакКлелланда: три потребности, мотивирующие человека,? это потребность власти, успеха и принадлежности. В настоящее время важны эти потребности высшего порядка, поскольку потребности низших уровней, как правило, уже удовлетворены.

Теория Герцберга: потребности делятся на гигиенические факторы и мотивации.

Наличие гигиенических факторов всего лишь не дает развиваться неудовлетворению работой.

Мотивации, которые примерно соответствуют потребностям высших уровней Маслоу и МакКлелланда, активно воздействуют на поведение человека. Для того чтобы эффективно мотивировать подчиненных, руководитель должен сам вникнуть в сущность проблемы.

В связи с тем, что существуют различные пути мотивации, менеджер должен:

? во-первых, установить набор критериев (принципов), которые наиболее сильно влияют на поведение сотрудника;

? во-вторых, создать атмосферу, благоприятную для мотивации работников;

? в-третьих, активно общаться со своими сотрудниками, поскольку для того, чтобы был полностью мотивирован и работал с полной отдачей, он должен четко представлять себе, чего от него ждут.

Система стимулирования - это совокупность взаимосвязанных и взаимодополняющих стимулов, воздействие которых активизирует деятельность человека для достижения поставленных целей.

Стимулы делятся на материальные и нематериальные.

Материальные, в свою очередь, делятся на денежные (заработная плата, доплаты, надбавки, ссуды и льготные кредиты) и не денежные, состоящие из социальных (мед. обслуживание, страхование, путевки, питание, подарки и т.п.) и функциональных (улучшение организации труда, улучшение условий труда).

Нематериальные стимулы состоят из социально-психологических (общественное признание, похвала, поддержка и одобрение), творческих (повышение квалификации, стажировки и командировки) и стимулов свободного времени (гибкий график работы, доп. отпуск).

Таким образом, мотивация зависит от потребностей, ожидания и восприятия работниками справедливого вознаграждения за выполненную работу.



Глава II. Анализ использования методов стимулирования персонала государственной службы

2.1 Характеристика ГУ-УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР

Пенсионный фонд Российской Федерации - один из наиболее значимых социальных институтов государства, эффективно обеспечивающий переход от государственного пенсионного обеспечения к обязательному пенсионному страхованию. Все проводимые преобразования в сфере предоставления пенсионных услуг, а также другие, не менее важные задачи, решаемые органами ПФР - по установлению материнского (семейного) капитала, по организации процесса инвестирования средств пенсионных накоплений, по оказанию адресной социальной помощи различным категориям граждан и т.д., направлены на достижение одной единственной цели - улучшение благосостояния населения.

1. Государственное учреждение ? Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Грозном и Грозненском районе Чеченской Республики создается по решению Правления Пенсионного фонда Российской Федерации.

Официальное полное наименование учреждения: государственное учреждение ? Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Грозный и Грозненском районе Чеченской Республики. Официальное сокращенное наименование учреждения: УПФР в г. Грозном и Грозненском районе Чеченской Республики.

Пенсионный фонд Российской Федерации осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Положением о Пенсионном фонде Российской Федерации, утвержденным постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 27 декабря 1991 г. №2122-1.

Управление входит в структуру ПФР и непосредственно подчиняется Отделению ПФР по Чеченской Республике.

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, решениями Правления ПФР, исполнительной дирекции ПФР и Отделения, а также настоящим Положением.

Внесение изменений и дополнений в настоящее Положение входит в компетенцию Правления ПФР, утверждается Правлением ПФР.

Финансирование расходов на содержание Управления осуществляется ПФР через Отделение.

Управление обеспечивает:

? выявление, регистрацию и учет страхователей в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством;

? организацию работы по учету средств, поступающих по обязательному пенсионному страхованию;

? экономический анализ и прогнозирование исполнения доходной и расходной частей бюджета Управления;

? привлечение добровольных взносов физических и юридических лиц в ПФР;

? своевременное назначение (перерасчет) трудовых пенсий;

? контроль за обоснованностью представления документов для назначения перерасчета) трудовых пенсий и пенсий по государственному пенсионному обеспечению;

? ведение базы данных по пенсионерам;

? прием граждан, рассмотрение их обращений, заявлений и жалоб по вопросам, относящимся к компетенции Управления, принятие по ним соответствующих мер;

? защиту конфиденциальной информации в соответствии с законодательством Российской Федерации и указаниями Правления ПФР, Исполнительной дирекции ПФР и Отделения;

? ведение справочно-кодификационной работы по законодательству.

Деятельность Управления основывается на современных технологиях сбора, передачи, хранения и обработки пенсионной информации.

Руководство Управлением осуществляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением Правления ПФР.

Начальник Управления:

? несет всю полноту ответственности за выполнение работы, возложенной на Управление;

? принимает решения о назначении (перерасчете) трудовых пенсий, пенсий по государственному пенсионному;

? является начальником гражданской обороны;

? издает приказы и дает указания, обязательные для работников Управления;

? обеспечивает подбор, расстановку кадров и их обучение на рабочем месте;

? заключает и расторгает трудовые договоры с работниками Управления;

? без доверенности действует от имени Управления, распоряжается его имуществом и заключает договоры в пределах компетенции, определенной Правлением ПФР, выдает доверенности;

? решает другие вопросы, отнесенные к его компетенции.

Управление является юридическим лицом, имеет в оперативном управлении федеральное имущество, самостоятельный баланс, текущий и другие счета в банках, может приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Управление имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием, а также фирменные бланки, штампы.

Решение о ликвидации либо реорганизации (слиянии, присоединении, выделении, разделении, преобразовании) Управления принимается Правлением ПФР в соответствии с условиями и порядком, установленными действующим законодательством Российской Федерации.

В случае ликвидации имущество Управления передается Отделению.

Местонахождение Управления: Россия, Чеченская Республика, г. Грозный, ул. им. Шейха Али Митаева, 2а.

Структура Управления включает в себя руководство Управления (начальник, 3 заместителя по направлениям деятельности).

Современная, динамично развивающаяся инфраструктура органов УПФР в г. Грозном и Грозненском районе ЧР позволяет оперативно и качественно осуществлять полномочия, установленные действующим законодательством.

В последние годы к социальным проблемам приковано пристальное внимание Президента Российской Федерации, органов законодательной и исполнительной власти, в связи с чем, социальное законодательство развивается очень интенсивно. Это предъявляет к работникам органов ПФР особые требования - четко ориентироваться в юридических тонкостях нормативных документов, быстро реагировать на изменения в законодательной базе.

2.2 Краткая характеристика функций и задач отделов ГУ-УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР

Группа по кадрам и ведению делопроизводства является структурным подразделением Управления; группа подчиняется непосредственно Начальнику Управления; группу возглавляет руководитель; в своей деятельности группа руководствуется Положением Управления, а также иными правовыми актами и законами, установленными законодательством РФ. Группа выполняет следующие задачи и функции:

? подбор, расстановка и воспитание кадров;

? учет кадров;

? обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия;

? разработка кадровой политики и стратегии предприятия;

? подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений;

? разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии;

? установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости;

? учет личного состава;

? выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

? прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек;

? ведение установленной документации по кадрам;

? подготовка материалов для представления персонала к поощрениям;

? подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

Отдел автоматизации является структурным подразделением Управления; отдел подчиняется непосредственно Начальнику Управления; отдел возглавляет начальник; в своей деятельности отдел руководствуется Положением Управления, а также иными нормативно-правовыми актами и законами, установленными законодательством РФ. Отдел выполняет следующие задачи и функции:

? обеспечение информационного сопровождения деятельности Управления;

? обеспечение технического сопровождения деятельности Управления;

? обеспечение максимальной эффективности от используемых автоматизированных систем;

? осуществляет технологический процесс сбора, обработки и анализа информации по всем направлениям деятельности Управления;

? осуществляет администрирование информационной базы данных ROS;

? готовит предложения по обновлению, приобретению компьютерной и другой офисной техники Управления, а так же предложения по списанию устаревшего компьютерного оборудования;

? осуществляет сбор и передачу сторонним организациям выплатной и отчетной информации в электронном виде и на бумажных носителях.

Экономический отдел является структурным подразделением Управления; отдел подчиняется непосредственно Начальнику Управления; отдел возглавляет начальник; в своей деятельности отдел руководствуется Положением Управления, а также иными нормативно-правовыми актами и законами, установленными законодательством РФ. Отдел выполняет следующие задачи и функции:

? осуществление планирования финансово-хозяйственной деятельности, подготовка смет доходов и расходов по бюджетным средствам и внебюджетным источникам;

? координация деятельности бухгалтерии, организация методологического руководства бухгалтерским учетом и отчетностью, разработка мероприятий по совершенствованию финансово-экономической деятельности Управления.

? осуществление текущего финансового контроля за операциями с бюджетными средствами распорядителей и получателей бюджетных средств, а также за соблюдением условий выделения, распределения, получения и целевого использования финансовых средств;

? совершенствование методов финансового бюджетного планирования, финансирования и отчетности;

? организация контроля и учет поступлений в доход бюджета по администрируемым источникам доходов;

? осуществляет методическое руководство в сфере финансово-бюджетного планирования и финансирования расходов, составления и исполнения смет доходов и расходов Главного управления и подведомственных подразделений;

? контролирует целевое расходование денежных средств и материально-технических ресурсов, направленных на обеспечение финансово-хозяйственной деятельности Управления;

Отдела назначения и перерасчета пенсий является структурным подразделением Управления; отдел подчиняется непосредственно Заместителю Начальника Управления; отдел возглавляет начальник; в своей деятельности отдел руководствуется Положением Управления, а также иными нормативно-правовыми актами и законами, установленными законодательством РФ. Отдел выполняет следующие задачи и функции:

? осуществляет работу по назначению и перерасчету трудовых пенсий на основании сведений персонифицированного учета о стаже и заработке застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования;

? разрабатывает и внедряет мероприятия по улучшению обслуживания пенсионеров по вопросам, относящимся к компетенции отдела. Разрабатывает предложения по совершенствованию документооборота и организации труда по назначению, перерасчету и выплате пенсий;

? принимает участие в судебных заседаниях по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

? рассматривает предложения, заявления, жалобы граждан в сроки, установленные действующим законодательством, и принимает по ним соответствующие меры;

? проводит работу по разъяснению действующего пенсионного законодательства через средства массовой информации;

? взаимодействует по различным вопросам с органами социальной защиты населения и организациями инвалидов и ветеранов.

Отдел оценки пенсионных прав застрахованных лиц является структурным подразделением Управления; отдел подчиняется непосредственно Заместителю Начальника Управления; отдел возглавляет начальник; в своей деятельности отдел руководствуется Положением Управления, а также иными нормативно-правовыми актами и законами, установленными законодательством РФ. Отдел осуществляет свою деятельность по следующим основным направлениям:

? организационно-методическая работа в обеспечении своевременного и правильного проведения работы по оценки индивидуальных сведений о трудовом стаже застрахованных лиц;

? осуществление единой правоприменительной практики в подведомственных территориальных органов ПФР по обеспечению достоверности сведений индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих данные о пенсионных правах застрахованных лиц в виде стаже, в том числе стажа на соответствующих видах работ.

Отдел социальных выплат является структурным подразделением Управления; отдел подчиняется непосредственно Начальнику Управления; отдел возглавляет начальник; в своей деятельности отдел руководствуется Положением Управления, а также иными нормативно-правовыми актами и законами, установленными законодательством РФ. Отдел осуществляет свою деятельность по следующим основным направлениям:

? назначение, перерасчет, индексация, выплата ежемесячной денежной выплаты, дополнительного ежемесячного материального обеспечения;

? установление дополнительных мер государственной поддержки семей, имеющих детей;

? ведение региональных сегментов: федерального регистра лиц, имеющих право на получение государственной социальной помощи;

? федерального регистра лиц, имеющих право на дополнительные меры государственной поддержки семей, имеющих детей;

? федерального регистра лиц, имеющих право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда отдельным категориям граждан;

? ведение разъяснительной работы по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

Отдел администрирования страховых взносов и взыскания недоимки является структурным подразделением Управления; отдел подчиняется непосредственно Заместителю Начальника Управления; отдел возглавляет начальник; в своей деятельности отдел руководствуется Положением Управления, а также иными нормативно-правовыми актами и законами, установленными законодательством РФ. Отдел осуществляет свою деятельность по следующим основным направлениям:

? организация работы по регистрации и учету страхователей - плательщиков страховых взносов и физических лиц по обязательному социальному страхованию;

? организация работы в части взыскания недоимки по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, пени и штрафов, недоимки по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, пени и штрафов;

? организация и осуществление мониторинга баз данных в подсистемах ЕИИС "Соцстрах" по составу показателей, относящихся к деятельности Отдела;

? формирует обзоры ответов на вопросы страхователей - плательщиков страховых взносов;

? готовит заключения, справки и иные документы для представления руководству регионального отделения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

? обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иной, охраняемой законом информации, соблюдение режима секретности.

Административно-хозяйственная группа является структурным подразделением Управления; Группа подчиняется непосредственно Заместителю Начальника Управления; Группу возглавляет начальник; в своей деятельности отдел руководствуется Положением Управления, а также иными нормативно-правовыми актами и законами, установленными законодательством РФ. Группа осуществляет свою деятельность по следующим основным направлениям:

? разработку планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составление смет хозяйственных расходов;

? организацию проведения ремонта помещений, осуществление контроля за качеством выполнения ремонтных работ;

? контроль за рациональным расходованием материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей;

? организацию работ по благоустройству, озеленению и уборке территории;

? хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;

? организацию выполнения противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря;

? осуществление организации ведения нормативно-справочной документации, журналов инструктажей, относящейся к функциям группы;

? обеспечение транспортного обслуживания, охраны зданий, помещений и территории районной администрации, содержание их в чистоте и порядке.

Юридический отдел является структурным подразделением Управления; отдел подчиняется непосредственно Начальнику Управления; отдел возглавляет начальник; в своей деятельности отдел руководствуется Положением Управления, а также иными нормативно-правовыми актами и законами, установленными законодательством РФ. Отдел осуществляет свою деятельность по следующим основным направлениям:

? содействие в обеспечении соблюдения законности деятельности Управления;

? осуществление контроля за соответствием действующему законодательству нормативных и иных правовых актов, представляемых на подпись руководству Управления;

? правовое консультирование должностных лиц структурных подразделений Управления по основным направлениям деятельности Управления;

? представление интересов Управления в судах и иных государственных органах по правовым вопросам.

? оказывает работникам Управления по их просьбе помощь в поиске необходимых нормативных и иных правовых актов по направлениям деятельности Управления, при необходимости разъясняя положения этих актов.

Общий отдел является структурным подразделением Управления; отдел подчиняется непосредственно Заместителю Начальника Управления; отдел возглавляет начальник; в своей деятельности отдел руководствуется Положением Управления, а также иными нормативно-правовыми актами и законами, установленными законодательством РФ. Основными целями общего отдела являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ:

? по документационному обеспечению управления;

? контроль за выполнением решений вышестоящих распорядительных и исполнительных органов власти, постановлений, распоряжений и поручений Начальника Управления;

? обеспечение строгого соблюдения установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан.

В соответствии с возложенными задачами, общий отдел осуществляет следующие функции организация контроля за выполнением:

? документов вышестоящих органов власти;

? постановлений, распоряжений Начальника Управления;

? служебных писем и телеграмм;

? исполнения депутатских запросов и обращений депутатов;

? осуществление регистрации постановлений и распоряжений Начальника Управления;

? обеспечение соответствующего режима доступа к документам, организация использования информации, содержащейся в них.

Отдел учета поступления и расходования средств является структурным подразделением Управления; отдел подчиняется непосредственно Начальнику Управления; отдел возглавляет начальник; в своей деятельности отдел руководствуется Положением Управления, а также иными нормативно-правовыми актами и законами, установленными законодательством РФ.

Основными целями общего отдела являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ:

? формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности управления;

? обеспечение контроля за наличием и движением имущества; материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами, лимитами, сметами;

? составление и предоставление в установленные сроки отчетности;

? обеспечение правильной организации бухгалтерского учета в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами;

? осуществление контроля за своевременным и правильным оформлением документов;

? контроль за правильным и экономным расходованием;

? контроль за сохранностью денежных средств и материальных ценностей;

? учет операций по внебюджетным средствам;

? проведение анализа исполнения бюджета по участкам работы;

? учет финансирования и кассового исполнения бюджета;

? составление и представление в установленные сроки форм отчетности по исполнению смет доходов и расходов.



Глава III. Совершенствование системы стимулирования персонала ГУ-УПФ РФ В г. Грозном и Грозненском районе ЧР

3.1 Направление организации системы стимулирования трудовой активности персонала ГУ-УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР

Рассматривая инструменты стимулирования производительного труда в ГУ-УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР одним из первых можно выделить установление испытательного срока при назначении на должности. Испытание это призвано способствовать совершенствованию деятельности по подбору и расстановке кадров, определению соответствия уровня их профессиональной подготовки квалификационным требованиям, предъявляемым в присвоении квалификационного разряда.

Испытательный срок можно рассматривать как закладку фундамента дальнейшей работы служащего. При этом для определения соответствия уровня профессиональной подготовки служащего квалификационным требованиям за ним закрепляется ответственный работник, который также разрабатывает и доводит до сведения испытуемого план прохождения испытательного срока, тем самым стимулируя его к добросовестному, качественному и своевременному выполнению мероприятий плана. До окончания срока испытания служащему не присваивается квалификационный разряд, особо важные и сложные задания, не поручаются. Только в случае положительных результатов прохождения испытания в отзыве даются рекомендации о присвоении служащему квалификационного разряда.

Также фактором мотивации труда персонала ГУ-УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР выступает проведение аттестации и государственного квалификационного экзамена.

Аттестация - это процедура оценки результатов деятельности сотрудников за определенный период времени. Аттестация важна тем, что она позволяет оптимизировать использование трудовых ресурсов, сформировать кадровый резерв, создать дополнительные стимулы к повышению квалификации работников, усилению ответственности и исполнительской дисциплины, а также обеспечить (в крайнем случае) возможность расторжения трудового договора с работниками, не соответствующими предъявляемым требованиям.

Работники, проходя аттестацию, имеют возможность зарекомендовать себя как квалифицированных, инициативных специалистов, обеспечив, тем самым, возможность дальнейшего продвижения по служебной лестнице.

Аттестационная кампания в УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР проводится ежегодно в течение второго квартала с тем, чтобы каждый работник 1 раз в 4 года подлежал оценке. Аттестация проводится в соответствии с Положением о порядке проведения аттестации работников органов Пенсионного фонда Российской Федерации.

Аттестации предшествует большая подготовительная работа. Издается соответствующий приказ о проведении аттестации, создаются аттестационные комиссии, утверждаются графики проведения аттестации и прилагающиеся к ним списки работников, подлежащих аттестации, даются указания соответствующим структурным подразделениям Отделения (кадры, отдел внедрения и сопровождения информационных подсистем и баз данных, отдел технических, общесистемных и телекоммуникационных средств, административно-хозяйственный отдел) по организационному и техническому обеспечению хода аттестации, планируются выездные заседания аттестационных комиссий.

Аттестационные комиссии, а их создается не менее трех, формируются только из числа работников Отделения, что позволяет повысить качество оценки, исключить формализм, а также дает возможность руководству Отделения получить более полную картину об уровне профессионализма работников. Также при проведении аттестации используется программа предварительного профессионального тестирования, что облегчает оценку профессиональных качеств сотрудников, повышает ее объективность.

Прежде всего, в ходе аттестации оцениваются профессиональные качества - знания, умения, навыки, степень реализации профессионального опыта в рамках занимаемой должности. Кроме профессиональных оцениваются также деловые (организованность, ответственность, исполнительность, работоспособность, самостоятельность) и морально психологические (способность к самооценке, адаптивность, культура мышления и речи) качества аттестуемых. А для работников, занимающих руководящие должности, существуют и дополнительные критерии оценки, включающие в себя: результативность работы, авторитетность, требовательность, гуманность, способность к передаче профессионального опыта, этику поведения и стиль общения, т.е. оцениваются качества руководителя.

Для поддержания высокого профессионального уровня работников ГУ-УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР согласно планов-графиков, утверждаемых приказами управляющего Отделением, проводятся семинары для руководителей и специалистов Управления, установочные семинары, тематические учебы, на которых работники изучают вновь вышедшие нормативные правовые акты, рассматривают вопросы применения действующего законодательства, осуществляют решение практических задач.

Основной упор в мотивации служащих ГУ-УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР (как, впрочем, и работников любых других профессий) делается на материальное стимулирование. Важную роль здесь играют различные надбавки к должностному окладу государственного служащего, в частности надбавки за квалификационный разряд, за особые условия государственной службы, а также премии.

Эффективным инструментом стимулирования производительного труда может быть, при умелом ее применении, практика установления надбавок к должностным окладам за особые условия государственной службы. Такая надбавка устанавливается при выполнении государственным служащим особых поручений, особо важных, сложных заданий. Размер надбавки за особые условия службы в общей сложности не может превышать 50 % от установленного должностного оклада.

Премирование, как один из компонентов материального стимулирования, осуществляется по результатам работы за квартал и за выполнение специальных заданий особой сложности. Ежеквартальная премия не может превышать 1,5 месячного размера должностного оклада, за выполнение специальных заданий особой сложности - 3-х месячных должностных окладов премируемого лица.

Говоря о моральном стимулировании, можно отметить поощрения служащего, предусматривающие объявление благодарности, награждение ценным подарком, первоочередное предоставление льгот в области социально-культурного и жилищно-бытового обслуживания и т.д., за успешное и добросовестное исполнение служащим своих должностных обязанностей, продолжительную и безупречную службу, выполнение заданий особой важности и сложности.

Также одним из моральных стимулов мотивирования служащих ГУ-УПФ РФ является система дисциплинарных взысканий за неисполнение или ненадлежащее исполнение служащим возложенных на него обязанностей (должностные проступки). В частности, применяются следующие виды взысканий: замечание, выговор, строгий выговор, предупреждение о неполном служебном соответствии и увольнение.

Немаловажное значение для работников имеют также: престиж организации, условия состояния рабочих мест, возможность совмещать работу с обучением, возможность установления определенным категориям (например, матерям с малолетними детьми) режима гибкого рабочего времени, межличностные отношения, самореализация (признание в коллективе, и т.д.), корпоративная культура (торжественные мероприятия, связанные с юбилеями организации, праздничными датами, торжественные церемонии вручения наград работникам, чествование ветеранов, конкурсы профессионального мастерства, спортивные мероприятия и т.д.). Конечно, каждый руководитель вправе решать, стоит ли прилагать усилия в этом вопросе, но тем не менее корпоративная культура занимает важнейшее место среди тех факторов, которые влияют на трудовую мотивацию персонала. Опыт показывает, что проведение корпоративных мероприятий положительно отражается на отношении персонала к организации, повышает приверженность работников своей организации и способствует развитию чувства гордости за нее.

Стимулом к работе в УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР для многих является и наличие профсоюзной организации. Управлением заключено Соглашение о социальном партнерстве с комитетом Профсоюза работников государственных учреждений и общественного обслуживания Российской Федерации на 2010 - 2012 годы. Данное соглашение направлено на решение вопросов по обеспечению социально-трудовых отношений и развитию кадрового потенциала. Профсоюзный комитет Управления работает в тесном контакте с Комиссией по социально - бытовым вопросам.

Для многих людей бывает важно, когда их имя называют перед всем коллективом, благодарят за высокие результаты в работе, публично вручают завоеванные ими награды. Дальновидно используя такой стимул, руководство УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР учредило Доску почета, для представления лучших работников УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР. И это надо рассматривать не как возрождение старой формальной традиции, а как действительно выражение признательности сотрудникам, коллективам УПФР за их отличную работу и как средство мотивации к успешному труду, к реализации наивысших стандартов обслуживания клиентов и совершенствованию предоставляемых услуг, учитывая социальную значимость своей деятельности.

В целом же многофакторный сравнительный анализ позволяет сделать вывод: в настоящее время происходят кардинальные изменения шкалы мотивов службы в государственных структурах. Если раньше ведущими были "стремления занять достойное место в обществе", "добиться улучшения жизни людей", "войти в элиту", то сейчас подобные мотивы отошли как бы на второй план. На первое место вышел мотив, который раньше вообще отсутствовал, ? "гарантия постоянной работы".

3.2 Рекомендации по совершенствованию системы стимулирования работников ГУ-УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР

Мотивы трудовой деятельности, влияния моральных стимулов на работников во многом зависит от возраста, пола, квалификации, образования, стажа работы на предприятии, уровня сознательности. Необходимо учитывать это, осуществляя разработку условий поощрения.

При внедрении системы стимулирования и выборе определенных методов влияния на эффективность работы сотрудников, необходимо на самых ранних этапах определить, как каждый сотрудник позиционирует себя по отношению к учреждению. По результатам диагностики могут быть определены следующие категории сотрудников:

Сотрудник-индивидуалист - не отождествляет свои интересы с интересами учреждения, ориентирован на максимальную материальную мотивацию. Сотрудник-коллективист - считает себя членом команды, отождествляет свои интересы с интересами учреждения. От того, к какой категории относится конкретный сотрудник, будет зависеть и какой метод стимулирования для него наиболее действенный. Невозможно создать единую универсальную мотивационную систему для всех без исключений сотрудников, система должна быть грамотно проранжирована и учитывать как "ценность специалиста", с точки зрения общих успехов учреждения, так и его индивидуальные достижения на своём посту.

Таким образом, в УПФР необходимо в большей степени внедрять социальные мотивы труда, то есть нематериальные стимулы в обмен на труд, которые будут направлены не на получение дохода, а на получение морального поощрения, признание не только коллективом, но и руководством, удовлетворение самолюбия, амбиций и т.д.

В условиях современного развития системы стимулирования госслужащих представляется необходимым внедрения методик адаптации персонала.

Они позволяют быстрее приспосабливаться новому сотруднику к содержанию и условиям труда, социальной среде, что является мотивацией и стимулирует его к улучшению своей трудовой деятельности. В рамках адаптации должно происходить детальное ознакомление с коллективом и новыми обязанностями, усваиваться стереотипы поведения и отождествление личных интересов и целей с общими интересами.

В УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР необходимо проведение адаптации по следующим направлениям:

? профессиональная адаптация - в основном используется для лиц, не имеющих навыков работы, не знающих ее специфики и т.д. После выяснения характеристик адаптируемого, он должен получить опытного наставника или направлен на соответствующие курсы повышения квалификации. Главная задача данного вида адаптации - определение наиболее приемлемой формы подготовки.

? психофизиологическая адаптация - приспособление к условиям труда, режиму работы и отдыха и т.д. Из-за ее отсутствия большинство несчастных случаев на производстве происходит именно в первые дни работы.

? социально-психологическая - адаптация к новому коллективу и его нормам, к руководству и коллегам, к экономическим реалиям. Она может быть связана с трудностями, к которым относятся обманутые ожидания быстрого успеха, обусловленные недооценкой трудностей, важности живого человеческого общения, практического опыта и переоценкой значения теоретических знаний и инструкций.

В результате этого обучения сотрудник приобретает ценность для системы Пенсионного фонда.

? Развитие системы дистанционного обучения, совершенствование дистанционных обучающих технологий.

? Мониторинг эффективности обучения.

Весьма эффективна такая форма обучения, как индивидуальная стажировка специалистов районных отделов УПФ РФ в г. Грозном и Грозненском районе ЧР.

Кроме тематических семинаров по направлениям деятельности необходимо проводить обучение вновь принятых руководителей среднего и высшего управленческого звена, а также специалистов, зачисленных в резерв кадров, направленное на развитие деловых и управленческих качеств, способствующих эффективному осуществлению профессиональной деятельности.

Система профессионального обучения является частью профессионального развития сотрудников.

Обязательным условием функционирования системы непрерывного внутрифирменного обучения персонала УПФР является взаимосвязь его основных элементов (видов): первичного, ежегодного, периодического, дополнительного и целевого обучения.

В рамках каждого из внутрифирменных видов обучения предусмотрены традиционные виды дополнительного профессионального образования (стажировка, повышение квалификации), применяются различные формы, методы и технологии (с отрывом и без отрыва от производства, лекции, семинары, тренинги, деловые игры, системы дистанционного обучения и др.)

Одной из эффективных форм стимулирования персонала является психологическое сопровождение профессиональной деятельности сотрудников, включающего в себя такие методы как:

? проведение социально-психологических исследований в коллективах, с целью изучения психологического климата;

? организация и проведение работы по оценке персонала для формирования резерва и ротации кадров в системе ОПФР по РТ;

? организация и проведение профессионально-психологического отбора кандидатов, принимаемых на работу в систему ОПФР по РТ и оказание необходимой психологической помощи вновь назначенным работникам в период адаптации к трудовой деятельности.

? повышение устойчивости работников клиентских служб к ситуациям конфликта, обучение работников умениям нейтрализовывать критику, агрессию.

? организация наставничества и адаптации сотрудников.

Важные направления деятельности психологической службы отделения:

Организация психологического просвещения сотрудников:

? обучение основам психологических знаний, правилам делового общения и защиты от стрессов работников клиентских служб и руководителей;

Психопрофилактика:

? проведение семинаров и тренингов по профилактике профессионального выгорания, повышению стрессоустойчивости, предупреждению конфликтов;

? обучение психологическим способам релаксации.

Индивидуальное консультирование по психологическим проблемам, связанным с профессиональной деятельностью.

Хороший психологический климат в коллективах управления ПФР влияет на формирование доверия у клиентов, способствует взаимопониманию персонала и клиентов, что значительно повышает качество обслуживания.

? создана комната психологической разгрузки, оснащенная приборами аудиовизуальной стимуляции для восстановления работоспособности сотрудников. В 2008-2009 году зарегистрировано более 150 посещений сеансов психологической разгрузки по запросу сотрудников;

? более 25 сотрудников на психологических тренингах, практических занятиях получили навыки эффективного общения, адаптивного поведения и познакомились с основными требованиями этики делового общения;

? проводится изучение персонала по оценке элементов организационной культуры и психологического климата.

? систематически проводится обучение сотрудников клиентских служб методам саморегуляции для восстановления позитивного настроя для работы с клиентами.

Определенную информационную и методическую поддержку также окажет специализированная библиотека. Структура библиотеки будет состоять из библиотечного фонда, электронная библиотека, Интернет. Библиотечный фонд включает книжных и периодические печатные издания, документы и материалы, распечатанные с помощью средств компьютерной техники, документы и материалы, хранящиеся в электронном виде.