Анализ информационного обеспечения управления предприятием (на примере ТОО "CCG")

- интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

- объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

- использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации 13.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации принципиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями, параграфами, не может осуществляться с помощью пакетов прикладных программ. Составление и редактирование текста может производиться только человеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовой информации. Компьютеры используется им только как средство для печати и редактирования текста.

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала.

Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в Казахстане начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает:

- оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;

- жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий;

- настраиваемую систему разработки отчетной документации;

- переход на новые технологии и методы работы;

- улучшение условий труда;

- и гибкость управления 14.

Комплексные системы управления персоналом могут использоваться для автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов, обучения персонала на любом предприятии. Что является основой управленческой деятельности? В первую очередь - это делопроизводство, охватывающее процесс создания документов и организацию работы с ними. От того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов. Таким образом, автоматизация документооборота необходима для:

- формирования целостной картины происходящего на предприятии;

- слаженной работы всех подразделений;

- улучшения качества обслуживания клиентов;

- эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов.

Впервые требования к работе с документами были описаны М. М. Сперанским в 1811 году. Он разработал методику ведения делопроизводства в государственных учреждениях и стал основоположником науки, изучающей закономерности делопроизводства, - документоведения. Основные принципы и задачи документооборота до настоящего времени остались практически неизменными. [15] По мере развития цивилизации, внедрения в повседневную жизнь достижений науки и техники в делопроизводстве стала использоваться оргтехника. И, наконец, когда на смену печатной машинке пришел компьютер, а переписка стала возможной без использования конвертов и почтовых марок, совершенно очевидным стал тот факт, что сегодня при работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий:

- систем в архитектуре клиент-сервер;

- систем сканирования и распознавания текста;

- систем управления базами данных;

- систем поиска документов;

- Internet/Intranet.

1.3 Зарубежный опыт формирования информационной системы на предприятии

Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться.

Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих решений.

Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.

Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации -- оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д.

Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков 16.

И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Таким образом, информационная система должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.

Получение информации не является самой целью бизнеса. Целями, как правило, можно назвать выживание и получение прибыли. Информационная система управления является кровеносной системой, обеспечивающей достижение целей компании путем доставки организованной, четко структурированной и своевременной информации.

Информация - важнейший стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой информации порождает неопределенность. А в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается. В небольших коммерческих фирмах, где количество сотрудников невелико и бизнес ведется, как говорится, из «общего котла», для информационной поддержки бизнеса достаточно элементарной аккуратности. Компьютеры в таких случаях используются как любая другая офисная оргтехника наряду с ксероксом или печатной машинкой, да еще для ведения бухгалтерии. Однако с ростом бизнеса неизбежно появляются новые проблемы.

Выясняется, что компьютерная бухгалтерская программа, успешно выполняющая свою задачу, мало пригодна для оперативного анализа. Дело в том, что сведение баланса и подведение итогов производится не так часто, как это требуется в повседневной деятельности. «Пользоваться данными обычной бухгалтерской системы в режиме, нужном менеджеру, невозможно».

Бизнес на определенном этапе развития становится недостаточно управляемым. При недостатке необходимой информации в удобной форме вдруг обнаруживается избыток трудно сопоставимой информации, поступающей из разных подсистем. Оказывается, что для управления отдельными «бизнесами» фирмы недостает механизма оперативной оценки эффективности каждого из них. Кроме того, нередко отсутствует стратегическое планирование с эффективным контролем.

Иными словами, для успешного развития нужна комплексная система управления, объединяющая все аспекты менеджмента, а не одну бухгалтерию. И это не только технологические задачи. Это, во-первых, проблемы постановки регулярного менеджмента и, во-вторых, -- проблемы выбора и порядка внедрения информационной системы.

Существует три основных варианта решения проблемы внедрения информационных систем.

Первый путь -- разработка системы собственными силами. Этим путем идут многие организации. Очень часто для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ (характерный пример - макросы для Excel). Однако при усложнении бизнеса, такие средства перестают удовлетворять, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру. Создание же полноценной системы требует не только расхода больших средств и времени. Необходимо еще централизованное грамотное стратегическое управление развитием проекта. А это по плечу крупным организациям. Развивающимся фирмам своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.

Второй путь -- приобретение универсальной системы или пакета прикладных программ. Выбор систем такого рода ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Причина заключается в том, что бухгалтерский учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые изменения законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными. Коммерческая же деятельность отличается большим разнообразием в разных фирмах. Сильно варьируется сама логика работы, причем это бывает связано не только с разными отраслями или родами деятельности. Бизнес, как и всякое творчество, отражает индивидуальность мастера (исполнителя, игрока). Поэтому, универсальных пакетов для комплексной автоматизации коммерческой деятельности, а не только бухгалтерии, немного. Как и бухгалтерские программы, они требуют настройки. Большая их часть «выросла» из бухгалтерских программ и является их развитием. Решение о приобретении универсальной системы позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.

Третий путь заключается в делегировании функций и полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот современный подход пока редко применяется в отечественных условиях. При правильном выборе фирмы-исполнителя достигаются ощутимые преимущества:

- экономия средств за счет применения решений, ядро которых прошло успешное внедрение в других фирмах. Цена таких систем ниже, чем у систем, разрабатываемых «с нуля»;

- профессионализм исполнения;

- сервисная поддержка;

- возможность развития системы в соответствии с усложнением бизнеса.

Имеются и потенциальные опасности:

- потеря возможности развития системы;

- опасность потери информации из-за незнания внутренней структуры данных;

- зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя 17.

Вопрос о том, следует ли идти по пути разработки информационной системы собственными силами, непростой. Он связан не только с возможностями выделения для этого необходимых средств. Мы считаем, что решение применить покупную систему -- проявление высокого уровня зрелости организации. Это можно расценить как проявление цивилизованного разделения труда. «Не лечите зубы сами!» - призывают рекламные агентства. И с этим можно согласиться.

Профессионально сделанный продукт, предназначенный для продажи, имеет одно важное качество, которое отличает его от текущей версии программы, разрабатываемой внутри коллектива-пользователя. Это -- функциональная работоспособность. Что-то может не устраивать, но то, что в нем заложено и гарантировано разработчиком - работает.

Если же система разрабатывается своими программистами, возникает соблазн перестройки системы на ходу, не разобравшись в глубинных причинах возникшей потребности. Конечно, при наличии высокопрофессиональной группы программистов внутри фирмы и при хорошо организованной постановке задач, принципиально возможно разрешить проблему разделения ответственности заказчика и исполнителя. И такие примеры есть. Эта проблема, как и многие другие, возникающие при управлении информационными системами, связана с менеджментом, а не с технологией.

Привлечение сторонней организации для внедрения информационной системы дает определенные удобства. Одно из них заключается в необходимости сформулировать бизнес - правила, без которых невозможно заключить договор. В некоторых случаях, фирма, проводящая установку системы, предполагает, что требования должны уже быть сформулированы. Существуют поставщики, предлагающие комплексное решение. Они либо проводят реорганизацию бизнес - процессов самостоятельно, либо -- привлекают третью организацию, которая выступает в качестве консультанта или постановщика задачи. Стоит отметить, что самостоятельное решение задачи аппаратного обеспечения информационной системы тоже часто приводит к неприятностям, связанным с функционированием системы. Многих проблем можно избежать, заказывая систему у поставщика, работающего по принципу «все из одних рук» 18.

Итак, допустим, руководитель осознал, что для внедрения информационной системы необходимо приобретение программного обеспечения. Какую программу выбрать? По каким критериям?

Рассмотрим рынок существующих программ с точки зрения удовлетворения ими потребностей клиентов, как мы его себе представляем. Система должна обладать следующими свойствами:

Сохранение инвестиций. Внедрение и эксплуатация системы всегда предусматривает расходы, выходящие за рамки стоимости «коробки» и договора. Это, во-первых, средства, необходимые на адаптацию системы в соответствии с изменяющимися условиями бизнеса. Во-вторых, это расходы, связанные с развитием новых технологий, которые могут возникать, например, в процессе интеграции системы с новыми программными продуктами и. т.д. Мы считаем, что можно говорить о возможности сохранения инвестиций в связи с внедрением информационной системы, если эти расходы будут минимальными. На это влияет, во-первых, выбор системы управления базами данных. Здесь речь идет не только о технических аспектах. Необходимо учитывать позиции разработчика на рынке, его техническую политику в отношении инноваций. Имеет значение и стоимость самой базы данных. Второй аспект -- техническая реализация в разработке преимуществ, предоставляемых системой управления базами данных: объектно-ориентированный подход, модульная структура и т.д.

Надежность - во-первых, гарантированная сохранность и доступность данных при любых технических неполадках, во-вторых, обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного доступа.

Возможность роста - масштабируемость, расширяемость, модульность, разработка модулей на заказ.

Степень автоматизации различных видов деятельности - полнота автоматизации всех видов деятельности, а не только бухгалтерии.

Интуитивность интерфейса - возможность пользователя разобраться в интерфейсе без описания.

Возможности интеграции с электронным документооборотом - реализация функции документооборота в системе или возможность интеграции с внешней системой документооборота

Адаптированность к бизнесу клиента - степень согласования свойств системы с нуждами клиента при завершении расчетов с поставщиком.

Доступность по цене.

Ряд программ, предлагаемых на рынке, имеет свою специфику. Особенностью комплекса программ, разработанных фирмой МонолитИнфо, например, является возможность многовалютного учета, многоязычность и ориентация на международные стандарты учета (GAAP и др.), что определяет ее популярность среди совместных и иностранных предприятий. Заметно выделяется среди прочих предложений система «ЛокОффис» тем, что позволяет обеспечивать работу удаленных филиалов. Однако эта система реализована на системе управления базами данных Raima Data Manager, не являющейся реляционной, не поддерживающей распределение данных и тиражирование транзакций. Эти и другие свойства база данных Raima не позволяют реализовать на ее основе надежную систему управления динамично развивающейся средней или крупной фирмой. Однако для предприятий, не предусматривающих значительного роста и усложнения бизнеса, она представляет определенный интерес.

Большое распространение получили программы фирмы 1С, поэтому они заслуживают отдельного внимания. Они сочетают в себе доступную цену и неплохие характеристики. Внедрение программ этого семейства начинается, как правило, с программы «1С: Бухгалтерия». Для автоматизации склада, торговли существуют соответствующие программы. Однако они не являются готовыми продуктами, которые могли бы успешно работать без настройки, которую весьма нелегко выполнить собственными силами. Набор начальных базовых процедур, как правило, не удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. Для настройки и сопровождения системы «1С: Торговля» предполагается привлечение региональных представителей разработчика. Внедрение «1С: Бухгалтерии» и «1С: Торговли» зачастую уже обходится заказчикам по $50, но иногда дешевле заплатить и такую сумму, чем разбираться в проблеме своими силами. Отдельные бухгалтеры разбираются в программном обеспечении сами. Реально, где-то за неделю.

В работе менеджера в настоящее время все чаще и чаще можно встретить предметы, которые составляют понятие новая информационная технология. Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества, обслуживания и скорости производственных процессов.

Появление нового, информационного общества, многим видится только на базе использования новых информационных технологий. С появлением и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардинальным образом изменилась концепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в учреждении, то сегодня “рабочее место” - это скорее не место работы, а средства, с помощью которых она осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер. Таким образом, рабочим местом становится любое помещение, где есть сетевая розетка.

Умение пользоваться персональным компьютером теперь уже вошло в современную культуру управления. И это не зря - компьютер позволяет экономить огромные средства, которые при традиционной системе организации труда были бы израсходованы на содержание различных отделов, которые выполняли утилитарные функции, не связанные с процессом производства.

Развиваясь, компания сталкивается с серьезными проблемами:

- старые методы управления дают все больше сбоев;

- контроль требует большего количества персонала, дополнительных расходов и усложнению управления;

- согласование решений занимает все больше времени, а данные для принятия решений либо отсутствует, либо сильно запаздывает;

- количество финансовых операций и принимаемых решений превосходят предел, за которым уже не ясны причины, приведшие к тем или иным конечным результатам 19.

При выборе и внедрении системы необходимо решить технические, административные и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта:

- необходимо провести обследование и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы;

- разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных ошибок;

- внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях.

Отечественные разработки при достаточно низких ценах и удовлетворительной функциональности обладают ограниченными возможностями по консультированию заказчика и ориентированы на бухгалтерские службы, а не на менеджмент. Слабая проработка контрольных и управляющих функций является ахиллесовой пятой практически всех казахстанских систем.

При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии. И, наконец, соблюдение единой технологии эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы:

- быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации;

- надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала;

- удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;

- возможность масштабирования и развития системы;

- интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;

- возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему;

- высокая надежность работы 20

Методика создания корпоративных информационных систем содержит ряд следующих общих положений:

- Технология построения системы по моделям "как надо", без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов. Практика создания систем по модели "как есть" показала, что автоматизация без проведения реинжиниринга бизнес процессов и модернизации существующей системы управления не приносит желаемых результатов и неэффективна. Ведь использование в работе программных приложений - это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учета и отчетности.

- Технология построения систем с подходом "сверху вниз". Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения. Только при внедрении "сверху вниз" и активном содействии руководства можно изначально правильно оценить и провести весь комплекс работ без незапланированных издержек.

- Технология поэтапного внедрения. Поскольку комплексная автоматизация - это процесс, в который вовлекаются практически все структурные подразделения предприятия, технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений.

- Привлечение к разработке будущих пользователей. При выполнении работ по комплексной автоматизации фирмой-интегратором меняются функции отделов информационных технологий фирмы-заказчика, и возрастает их роль в общем процессе перехода предприятия на прогрессивные методы управления. Во время реализации проекта сотрудники отделов вместе с разработчиками работают с информацией и моделями, участвуют в принятии решения по выбору технологических решений и, самое главное, организуют взаимодействие поставщиков решения и сотрудников предприятия. При эксплуатации информационной системы на плечи сотрудников автоматизированной системы управления ложится обслуживание и сопровождение системы (если не заключен договор на сопровождение с фирмой-поставщиком). Специалисты заказчика являются инициаторами и исполнителями подготовки предложений по совершенствованию и развитию существующей системы. Это позволяет им лучше приспособить ее к своим требованиям, поэтому эти требования должны быть основательно продуманы, чтобы информационные технологии не использовались там, где легко можно справиться с задачами управления с помощью карандаша и листа бумаги 21

Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими параметрами информационной системы являются надежность, масштабируемость, безопасность, поэтому при создании таких систем используется архитектура клиент-сервер. Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствование в соответствии с особенностями решаемых задач. В последние годы наблюдается устойчивая тенденция увеличения спроса на клиент-серверные приложения, которые обладают в области учета и управления большими возможностями, чем файл-серверные системы при обработке больших объемов данных, возможностью создания распределенных систем, а также достаточной интеграцией с другими системами.

На современном этапе формирования рынка большое внимание уделяется малым предприятиям. Так, по мнению западных экономистов, будущее мирового производства за мелкими фирмами. Например, 96% фирм Великобритании - мелкие. Очевидно, что с мелкого предпринимательства начинается всякое производство, всякий бизнес, основанный на применении силы свободного человека. Ограничение численности предприятия кажется некоторым экономистам серьезным барьером, который не будет позволять предприятию расти и развиваться. Но это не так. Производство можно наращивать за счет внедрения техники, передовой технологии, одним из основных направлений которой в настоящее время считается внедрение информационных технологий на базе интегрированной информационной системы управления бизнесом.

Трудности и сложности применения информационной системы для малого бизнеса заключаются в большом многообразии предприятий, в разных формах организации производства, в широком ассортименте выпускаемой продукции. Хотя для отдельного предприятия число видов изделий и услуг весьма ограничено. Все это обуславливает создание информационной системы для малого бизнеса, по объему и функциональным возможностям соизмеримых с информационной системой крупных корпораций, поэтому, с одной стороны, можно проектировать информационную систему для отдельных компаний, учитывая их специфику. Но разработка индивидуальной информационной системы для каждого предприятия экономически невыгодна. Особенно это касается малых предприятий, когда практически каждое из них несет особенность организации процессов, позволяющих данному быть конкурентоспособным. С другой стороны, более радикальным можно считать построение универсальной интегрированной системы, позволяющей уменьшить масштаб данной системы для конкретного заказчика путем исключения и перевода в пассивное состояние не задействованных модулей. При этом панели управления этими модулями также переводятся в "скрытое" состояние 22

К решению о необходимости внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Хотя внедрение системы обходится весьма дорого, сохранение существующего порядка, (а, как правило, беспорядка) может обойтись еще дороже. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться. В то же время, только информационные системы как таковые и технические средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам бизнеса.

Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.

Организации различаются по эффекту, который ожидается от внедрения компьютерных информационных систем. В некоторых случаях грамотное внедрение специальных информационных систем может благоприятно повлиять на достижение конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удаленными агентами или за счет увеличения скорости выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника может облегчить выполнение рутинных операций и способствовать систематизации информации. В небольших организациях эффективной оказывается лишь автоматизация бухгалтерии.

По словам Билла Гейтса, главы компании Microsoft: “ нам потребуется еще немало времени, чтобы превратить персональный компьютер в настоящее электробытовое устройство”. Исполнительный менеджер корпорации Oracle как бы вторит ему: “Миру нужны более дешевые и простые в обращении компьютеры”. Действительно, менеджерам просто некогда осваивать сложные системы. Именно поэтому стали появляться новые операционные системы типа Windows 95, основной конек которых - простота и интуитивная понятность выполняемых действий, да плюс еще и многозадачность, то есть возможность выполнять несколько операций одновременно.

Насколько важную роль играет рынок информационных технологий достаточно ярко характеризует представленная ниже таблица 1. В этой таблице представлена сводная информация объёма производства крупнейших отраслей мировой промышленности.

Таблица 1- Объем производства по отраслям мировой промышленности

Отрасль	Объем производства, млн. долларов
Туристическая	2900
Информационная	2850
Текстильная	1620
Химическая	1320
Примечание - составлено автором на основе источника [23]

По объему производства рассматриваемый сектор занимает вторую позицию в перечне после туристической. Это свидетельствует о высоком потенциале и возможной привлекательности для потенциальных инвесторов. Но пока, несмотря на такое лидерство, еще рано говорить о том, что информационные системы прочно вошли жизнь современных управленцев.

Итак, из данного раздела работы можно сделать следующие выводы.

Значение информации на современном этапе постоянно возрастает. Время и технический прогресс диктует свои правила, с которыми необходимо соглашаться. Научно - технические разработки, постоянные изменения в политической и экономический обстановке заставляют менеджеров применять все более и более новые и совершенные приемы в своей работе, связанной с информацией и коммуникациями.

Каждый день мы сталкиваемся с информационными потоками и коммуникационными процессами, а так как лишь не многие делают это согласованно, о чем говорилось ранее, актуальность изучения данной проблемы растет день ото дня.

Знание и умение правильно использовать все приемы коммуникаций в значительной мере помогает менеджеру приблизиться к решению основной задачи менеджмента - получению прибыли.

Руководитель может повысить эффективность межличностных обменов, проясняя идеи для того, как сообщать их, учитывая возможные различия - семантики и восприятия, - представляя значение языка поз, жестов и интонаций, поощряя формирование обратной связи. Распространенными препятствиями на путях обмена информацией в организациях служат фильтрация плохих новостей подчиненными, перегрузка информационной сети и неудовлетворительная структура организации. Обмен информацией в организации можно улучшить, создав системы обратной связи, регулирую информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений, печатая материал информативного характера для использования внутри организации и применяя достижения современной информационной технологии 24.

Информационные технологии имеют как положительные, так и отрицательные стороны. Ввиду этого в ближайшие десятилетия работа менеджера может как упроститься, так и усложниться.

информационный менеджмент управление

2. Анализ информационного обеспечения управления предприятием (на примере ТОО «CCG»)

2.1 Общая характеристика предприятия и анализ технико-экономических показателей

CCG-Credit Collection Group - это международная группа коллекторских компаний, работающих на территории России, Украины, Беларуси и Казахстана.

ССG была организована в 2006 году, и за этот весьма короткий промежуток времени (до сегодняшних дней), мы заслужили звание лидера коллекторского рынка. Наши старания и эффективная работа позволяют нам постоянно находиться на первых местах по возврату проблемной задолженности в рейтингах наших постоянных клиентов.

На сегодняшний день Credit Collection Group предоставляет полный пакет услуг для решения всех возникающих проблем с недобросовестными плательщиками, как в досудебном порядке, так и в порядке судебного и исполнительного производства при работе с юридическими и физическими лицами.

Клиент сам выбирает формат нашего сотрудничества:

ССG-Credit Collection Group выступает в роли агента, и использует собственные инструменты для возвращения проблемной задолженности

ССG-Credit Collection Group выкупает права требования в собственное управление.

Сегодня наша компания имеет в своем управлении около полумиллиона дел. Сумма общей задолженности в управлении компании превышает $1 миллиард.

Компания накопила огромный опыт по возвращению таких типов задолженности, как: банковские кредиты, страховые долги, долги за телекоммуникационные услуги, долги за услуги ЖКХ и прочее.

Среди наших клиентов ведущие финансовые институты, банки, страховые компании, коммерческие, государственные и общественные организации.

На сегодняшний день Компания CCG - Credit Collection Group является самой быстрорастущей Компанией среди коллекторских агентств, представленных на рынках стран СНГ. К настоящему моменту холдинг насчитывает более 1000 квалифицированных специалистов, эффективно работающих на благо наших Клиентов.

Наша деятельность динамично развивается, и уже сейчас мы можем смело заявить, что одними из немногих в Казахстане обладаем действенными технологиями по возврату долгов. В данное время ТОО «CCG» развивает широкую филиальную сеть.

ТОО «CCG» работает более эффективно по сравнению с собственными службами банка, за счет того, что сбор задолженностей является основным видом деятельности компании. Основной акцент в своей деятельности Агентство по взысканию долгов делает на досудебное взыскание, что существенно снижает сроки возврата задолженностей.

Заказчик не несет финансовых рисков при работе с компанией, так как комиссия за услуги взимается только по реально возвращенным долгам в зависимости от суммы и «возраста» долга, а также с учетом индивидуальных для каждого клиента факторов. В этом случае существенно снижаются имиджевые риски заказчика, связанные с процессом взыскания задолженности. Работа ТОО «CCG» ориентирована на достижение результата и гибкий профессиональный подход к любой ситуации.

Кроме того, компания способствует повышению доходности бизнеса клиента, помня о том, что важно не навредить заказчику, не отпугнуть потенциальных потребителей услуг, соблюдать конфиденциальность информации и сохранить имидж компании-клиента.

В штате компании работают бывшие работники правоохранительных органов, специалисты со знанием банковского дела, специалисты страхового дела, аналитики занимающиеся выявлением схем мошенничества. Кроме того, ТОО «CCG» сотрудничает и с квалифицированными специалистами по защите информации, использующих уникальное IT-обеспечение.

Работа ТОО «CCG» -- это целый комплекс средств и методов законного давления на неплательщиков, конечным итогом которого выступает полное погашение существующей задолженности. Важно также отметить, что вся деятельность ТОО «CCG» находится в правовом поле РК.

Цель работы ТОО «CCG»:

Наша основная цель -- предлагать высококачественные услуги по управлению дебиторской задолженностью нашим клиентам, чтобы их деятельность была еще более эффективной и доходной.

Принципы работы ТОО «CCG»:

В процессе своей деятельности, наше Агентство руководствуется следующими принципами и правилами, которые позволяют легальным образом достигать максимальных результатов и быть надежным, стабильным и удобным партером.

Принципы работы ТОО «CCG»:

Осуществление деятельности в полном соответствии с законодательством РК;

Профессионализм и компетентность сотрудников;

Ориентированность на результат: получение вознаграждения только за погашенную задолженность и (или) за реально оказанные услуги;

Гарантия полной конфиденциальности передаваемой нам информации;

Повышение доходности бизнеса наших партнеров.

Основные виды деятельности коллекторского агентства представлены на рисунке 3.



Рисунок 3. Основные виды услуг ТОО «CCG» [25]

Технологии, используемые в работе ТОО «CCG»:

Основой технологии взыскания задолженности в ТОО «CCG» по взысканию долгов послужил опыт работы крупнейших коллекторских агентств Европы, США, а также России. Технология взыскания, применяемая в компании сегодня, является результатом собственных разработок и инноваций, проводимых с учетом особенностей казахстанского рынка коллекторских услуг и стратегических целей компании.

Доступ к передовым технологиям, профессиональные знания и накопленный опыт работы в сфере взыскания задолженности позволили агентству построить эффективную и гибкую систему по возврату проблемных долгов, которая может быть легко адаптирована под задачи каждого клиента.

Технология работы по взысканию проблемной задолженности в компании непрерывно совершенствуется. В каждом конкретном случае стратегия работы зависит от целого ряда факторов, включая сумму и срок долга, тип продукта, по которому возникла задолженность, регион местонахождения должника и многих других. В процессе работы с должниками стратегия взыскания постоянно модифицируются по итогам анализа текущей работы.

Для обеспечения эффективного контроля и управления деятельностью по сбору проблемной задолженности на всех этапах работы, агентства по взысканию долгов была разработана специализированная информационная система, оказывающая интегрированную поддержку всех бизнес-процессов компании.

Система позволяет сегментировать проблемные долги по выбранным характеристикам, использовать разработанные агентством стратегии для работы с каждым сегментом, гибко управлять взаимодействием, как с сотрудниками, вне зависимости от их местонахождения, так и с клиентами, позволяя отслеживать статус работы с долгами.

Использование такой IT-системы дает возможность эффективно работать с проблемными кредитами без взимания с клиентов авансовых платежей за свои услуги.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 4. Классификация коллекторских компаний 25

Развитие коллекторского бизнеса в Казахстане привело к созданию множества компаний, специализирующихся на возврате долгов. В силу активного роста данного сегмента бизнеса ранее не предоставлялась возможность исследовать его на теоретическом и методологическом уровнях. Исследование коллекторской деятельности позволило нам классифицировать коллекторские компании, действующие на территории РК с учетом их преимуществ и недостатков. На данный момент на территории РК действуют следующие виды коллекторских агентств:

- Юридические - агентства, созданные на базе сильных юридических фирм, являющиеся по существу одним из отделов этих фирм;

- Банковские - агентства, фактически являющиеся продолжением собственной СЭБ банка и обслуживающие свой банк или группу дружественных банков;

- Специализированные - агентства, изначально созданные для возврата долгов сторонним организациям;

Проблемные долги передаются в работу коллекторам, как по агентским договорам, так и на основании договора цессии, переуступка прав требования так же является эффективным механизмом управления проблемной задолженностью. В различных экономических условиях задачи, которые стоят перед банком при продаже права требования по кредитному портфелю, различаются. В стабильных экономических условиях продажа портфеля используется как инструмент привлечения дополнительных средств, а кризисные условия приводят к тому, что цессия воспринимается как возможность отчистить баланс от непрофильных или проблемных активов. Мы подробно изучили процесс ценообразования при продаже портфеля на вторичном рынке и сделан вывод о неэффективности продажи долгов третьим лицам в условиях кризиса.

Рассмотрим основные технико-экономические показатели деятельности организации ТОО «CCG» в табл.2 и приведем их анализ.

Прежде чем проводить финансовый анализ и оценку анализируемого предприятия (ТОО «CCG») можно сказать, что, осуществляя коммерческую деятельность на рынке Казахстана предприятие образовано в форме ТОО с уставным капиталом 5,2 млн. тенге

Финансовое состояние предприятия является важнейшей характеристикой его деловой активности и надежности. Оно определяет конкурентоспособность субъекта, его потенциал в деловом сотрудничестве, является гарантом эффективной деятельности, как самого предприятия, так и его партнеров. Устойчивое финансовое положение предприятия не является подарком судьбы или счастливым случаем истории. Это - результат умелого, просчитанного управления всей совокупностью производственных и хозяйственных факторов, определяющих результаты деятельности предприятия.

Бухгалтерский баланс служит индикатором для оценки финансового состояния предприятия. Наиболее общие представления об имевших место качественных изменениях в структуре их источников, можно получить с помощью вертикального и горизонтального анализа финансовой отчетности.

Для общей оценки финансового состояния анализируемого предприятия составим аналитическую группировку баланса (таблица 2).

Таблица 2 - Аналитическая группировка статей актива, капитала и обязательств баланса ТОО «CCG» за 2010 -2012 гг., тыс. тенге

АКТИВЫ	На начало 2011 г.	На начало 2012 г.	На начало 2013 г.
1	2	3	4
I. Краткосрочные активы
Денежные средства и их эквиваленты	8042,00	14 014,00	18 460,00
Краткосрочная дебиторская задолженность	3012,00	9 416,00	11 085,00
Запасы	21043,00	39 076,00	48 312,00
Текущие налоговые активы	67,00	198,00	342,00
Итого краткосрочных активов	32164,00	62 704,00	78 199,00
II. Долгосрочные активы
Основные средства	26238,00	35 012,00	39 086,00
Итого долгосрочных активов	26238,00	35 012,00	39 086,00
БАЛАНС	58402,00	97 716,00	117 285,00
КАПИТАЛ И ОБЯЗАТЕЛЬСТВА
III. Краткосрочные обязательства
Обязательства по налогам	238,00	876,00	1 398,00
Обязательства по другим обязательным и добровольным платежам	39,00	61,00	79,00
Краткосрочная кредиторская задолженность	11020,00	16 531,00	22 017,00
Прочие краткосрочные обязательства	4597,00	10 276,00	8 536,00
Итого краткосрочных обязательств	15894,00	27 744,00	32 030,00
IV. Долгосрочные обязательства
Отложенные налоговые обязательства	2048,00	1846,00	1020,00
Итого долгосрочных обязательств	2048,00	1846,00	1020,00
V. Капитал
Выпущенный капитал	5200,00	25000,00	25000,00
Резервы	11023,00	9023,00	7323,00
Нераспределенный доход (непокрытый убыток)	24237,00	34 103,00	51 912,00
Итого капитал	40460,00	68126,00	84235,00
БАЛАНС	58402,00	97 716,00	117 285,00
Примечание - составлено автором на основе источника [26]

Из приведенной аналитической группировки можно сделать вывод, что за последние три года наблюдается рост собственного капитала, отсутствуют резкие изменения в отдельных статьях баланса, а соотношение дебиторской задолженности плюс денежные средства с кредиторской задолженностью приблизительно равны. Все эти показатели являются признаками общей положительной оценки динамики и структуры баланса.

На анализируемом предприятии наблюдается тенденция роста дебиторской и кредиторской задолженности. Кредиторская задолженность постоянно растет и превышает дебиторскую задолженность, так на конец 2010 года - в 3,7 раза, на конец 2011 года - в 1,7 раза и на конец 2012 года - в 2 раза. Очевидно, такая тенденция связана с увеличением объемов реализации, что само по себе увеличивает размеры оплаты за проданный товар и соответственно, размер задолженности за него. При принятой торговой политике на предприятии отсутствует сомнительная дебиторская и кредиторская задолженности. Поэтому, в данной ситуации, достаточно оснований для положительной оценки.

Наиболее общее представление об имевших место качественных изменениях в структуре средств и их источников, а также динамике этих изменений показано на рисунке 5.

Рисунок 5. Структурное представление активов, капитала и обязательств ТОО «CCG» за 2010-2012 гг. [26]

Из приведенных данных видно, что в общей структуре баланса возросла доля краткосрочных активов на 9% в 2011 году по сравнению с 2010 годом и на 3% в 2012 году по сравнению с 2011 годом. Соответственно этим процентам была уменьшена доля долгосрочных активов. Анализируя капитал и обязательства, доля собственного капитала в структуре баланса из года в год увеличивается всего на 1%, краткосрочная кредиторская задолженность на протяжении трех лет находится приблизительно в одном положении 27-28%. И только доля долгосрочных обязательств ежегодно уменьшается в два раза, что является положительным результатом. В целом, рассматривая структурное представление активов и капитала с обязательствами баланса анализируемого предприятия, можно сделать вывод, что предприятие является стабильным предприятием.

Доля текущих налоговых активов увеличилась в 2011 году по сравнению с 2010 годом в 3 раза и в 2012 году по сравнению с 2011 годом в 1,7 раз. Эта неблагоприятная тенденция говорит о том, что идет неправильная налоговая политика: «заплачу лучше больше, чем меньше». Но, если рассматривать этот показатель в суммовом виде в сравнении с другими показателями, то эти переплаты несущественны в финансовой деятельности анализируемого предприятия.

Краткосрочные активы предприятия возросли в 2011 году по сравнению с 2010 г. почти в два раза, а в 2012 году увеличение произошло в 1,7 раз по сравнению с 2011 годом. Тенденция роста по отдельным статьям активов представлена на рисунке 6.

Рисунок 6. График краткосрочных активов ТОО «CCG» за 2010-2012 гг., тыс. тенге 26

В соответствии с рисунком 6, абсолютно ликвидная часть (денежные средства) увеличилась за 2012 год на 4446 тыс. тенге и составила менее 15,74% от общей суммы активов. Удельный вес денежных средств в 2011 году увеличился на 79% по сравнению с 2010 годом, в 2011 году возрос на 18,7% по сравнению с 2012 годом. Данный показатель оценивается как положительный, так как произошло увеличение самой ликвидной статьи баланса.

Существенное увеличение показателя дебиторской задолженности не говорит о том, что уменьшилась платежеспособность покупателей, потому что на исследуемом предприятии отсутствует сомнительная дебиторская задолженность. Увеличение этого показателя говорит о том, что, имея стабильное финансовое положение, исследуемый объект имеет возможность продавать товары и оказывать услуги в кредит. Для анализируемого предприятия увеличение этого показателя относится к положительным результатам.

Увеличение запасов в размере 86% на конец 2011 года и 24% - на конец 2012 года можно считать положительным фактом. Однако наличие труднореализуемых активов и увеличение их в 2011 году почти в 3 раза и в 2012 году почти в 2 раза может оцениваться как отрицательная тенденция и требовать выявление причины роста этого показателя и разработки программы действий для снижения этого показателя, а именно, рассчитывать оптимальный объем запасов, необходимый для удовлетворения потребностей рынка. Проведенный нами анализ изменил наши выводы об отрицательной тенденции роста данного показателя.

2.2 Организация менеджмента на предприятии

Органами управления Товарищества являются:

Общее собрание участников;

Директор.

Высшим органом управления Товарищества является Общее собрание. Общее собрание состоит из всех участников Товарищества. Общее собрание вправе принимать решения, обязательные для Товарищества, только в случае присутствия на ею заседаниях не менее двух третей от общего числа участников Товарищества.

К исключительной компетенции Общего собрания относятся:

определение основных направлений деятельности Товарищества, а также принятие решения об участии и ассоциациях и других объединениях коммерческих организаций;

изменение устава Товарищества, в том числе изменение размера уставного капитала Товарищества;

внесение изменений в учредительный договор;

образование исполнительных органов Товарищества и досрочное прекращение их полномочий, а также принятие решении о передаче полномочий единоличного исполнительного органа Товарищества коммерческой организации или индивидуальному предпринимателю, утверждение такого управляющего и условий договора с ним;

избрание и досрочное прекращение полномочий ревизора Товарищества;

утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;