Маркетинговые основы деятельности организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Информационно - экономическая практика студентов Академии управления при Президенте Республики Беларусь является необходимым и важнейшим этапом в системе подготовки высококвалифицированных специалистов. Она является составной частью учебного процесса и направлена на закрепление и углубление теоретических знаний, приобретение студентами навыков практической работы путем самостоятельного выполнения заданий, а также одним из важнейших этапов сбора информации для написания дипломного проекта.

Местом прохождения информационно - экономической практики является общество с ограниченной ответственностью «Молот Медиа». Сроки прохождения практики: с 4июня 2012 года по 23 июня 2012 года.

Практика организовывалась в соответствии с Положением об учебной и производственной практике студентов высших учебных заведений Республики Беларусь. Время направления на практику, а также сроки и место ее прохождения определяются и утверждаются приказом директора Института управленческих кадров Академии управления при Президенте Республики Беларусь.

Целью практики является закрепление знаний, полученных за время обучения, приобретение навыков самостоятельной практической работы и подготовка к независимой профессиональной деятельности по специальности «Менеджер-экономист информационных систем» и сбор материалов для выполнения дипломной работы.

Основными задачами информационно - экономической практики являются:

изучение экономических и информационных аспектов деятельности конкретной организации, предприятия, выявление резервов повышения их эффективности;

приобретение навыков анализа и самостоятельного решения конкретных задач по будущей специальности;

изучить организационную структуру «Молот Медиа»;

изучить информационные технологии в управлении «Молот Медиа», задачи и функции;

изучить организацию доступа к информационным ресурсам на предприятии, а также технологии обмена информацией в сети;

изучить возможности информационной системы учета кадров предприятия;

получить навыки практической работы при выполнении обязанностей менеджера-экономиста информационных систем. [1, с. 4]

ООО «Молот Медиа» осуществляет развитие и продвижение строительной отрасли в Республике Беларусь посредством использования информационно-аналитического строительного портала MOLOT.BY. Основной задачей деятельности предприятия является ориентация на потребителя и потребности рынка в сочетании с постоянным поддержанием и расширением качества предлагаемых услуг.

Коммерческий директор стоит во главе предприятия и осуществляет руководство текущей деятельностью предприятия. В подчинении у директора находятся два структурных подразделения: служба маркетинга и производственный отдел. В состав службы маркетинга входит четыре специалиста: маркетолог, специалист по SEO и контекстной рекламе, специалист по работе с клиентами и копирайтер.

Основные функции службы маркетинга ООО «Молот Медиа» заключаются в проведении SEO продвижения для повышения конкурентоспособности среди большого числа предприятий-конкурентов; проведении контекстной рекламы, для увеличения объема продаж; создании партнерской сети и продвижения собственного портала и услуг компаний в этой сети; рекламировании услуг компании в сети Интернет.

1. Общая характеристика организации

1.1 Основные направления деятельности организации

сбыт конкурентоспособность кадры рынок

В соответствии со свидетельством о государственной регистрации Общество с ограниченной ответственностью «Молот Медиа» зарегистрировано в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей 2 апреля 2009 года (Приложение 1).

На основании п. 1.4 Устава, утвержденного Учредительным собранием Общества с ограниченной ответственностью «Молот Медиа» (далее - Общества), место нахождения компании ООО «Молот Медиа»: Республика Беларусь, г. Минск, ул. Я.Колоса, д. 21, пом. 1, ком. 2а. [2]

В п. 1.5.3 и п. 1.5.4 Устава отражен статус Общества, а именно, ООО «Молот Медиа» является коммерческой организацией и субъектом права частной собственности.

В соответствии с п. 3.1 Устава основной целью деятельности Общества является извлечение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов Участников Общества. [2]

ООО «Молот Медиа» может предоставлять следующие виды работ и услуг:

- размещение информации о строительной компании на портале www.molot.by, ее товарах и услугах (описание, фото, бренды, портфолио, прайс-листы, купоны на скидку), информации об истории и новостях компании, тендерах и вакансиях компании;

- консультационные услуги;

- размещение контекстной рекламы строительных организаций на порталах www.tut.by, www.yandex.ru, www.google.com;

- производство полного спектра услуг по представлению компаний в интернете (создание корпоративного сайта компании, SEO, контекстная реклама, флеш-презентации, открытки и т.д.)

- возможность ведения переписки с потенциальными клиентами благодаря системе сообщений портала;

- возможность получения последних новостей в сфере строительства (о рынках, компаниях, товарах и услугах, событиях и многом другом). [3]

Основные конкурентные преимущества данного предприятия:

- высокий профессионализм и многолетний опыт работы сотрудников предприятия в среде Интернет;

- наличие ценовых предложений для компаний различного уровня (начинающие компании, средний бизнес, и крупные компании);

- гибкость и возможность оперативной доработки или изменений производимой продукции;

- наличие полного цикла услуг по представлению компании в среде Интернет.

Так как организационная структура компании не закреплена ни в одном локальном документе. Структура системы управления является формой разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение поставленных целей организации.

Элементами структуры являются отдельные работники и службы аппарата управления; отношения между ними поддерживаются благодаря связям, которые могут носить линейный и функциональный характер.

Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между линейными руководителями, то есть, лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений.

Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.

Исследовав эту структуру досконально можно сделать вывод, что организационная структура является линейно-функциональной. Основу линейно-функциональных структур составляет принцип построения и специализации управленческого процесса по функциональным подсистемам организации, по которым на каждом уровне управления формируются функциональные службы.

Согласно п.7.5.1 Устава директор является единоличным исполнительным органом Общества. На основании п.7.5.2 Устава директор избирается общим собранием участников Общества. [2] Приказ о назначении на должность директора ООО «Молот Медиа» представлен в приложении 2.

Исходя из п.7.6.2 Устава к компетенции директора относится осуществление текущего руководства деятельностью Общества. В п.7.6.4 Устава отмечается то, что директор подотчетен общему собранию участников Общества и организует выполнение его решений. Также издает приказы и дает указания. Решения директора обязательны для всех работников Общества. [2]

В частности на директора возложены функции стратегического управления, организации продаж, а также функции по учету кадров на предприятии.

В подчинении у директора находится маркетолог, на которого в свою очередь возложены функции планирования и контроля производства, управления отделом продаж и функции маркетинга на предприятии.

Основные функции службы маркетинга ООО «Молот Медиа» заключаются в проведении SEO продвижения для повышения конкурентоспособности среди большого числа предприятий-конкурентов; проведении контекстной рекламы, для увеличения объема продаж; создании партнерской сети и продвижения собственного портала и услуг компаний в этой сети; рекламировании услуг компании в сети Интернет.

Менеджеры по продажам занимаются поиском новых клиентов, осуществлением продаж (заключением договор с клиентами на выполнение услуг), пополнением базы потенциальных клиентов, сбором обратной связи.

Менеджер по работе с клиентами выполняет обслуживание покупателей и послепродажное ведение клиентов.

В составе производственного персонала имеются 2 дизайнера, 3 программиста, флеш-дизайнер и HTML-кодер, основными функциями которых являются создание сайтов, дизайнов, флеш-презентаций, открыток, баннеров.

SEO (Search engine optimization)-специалист осуществляет SEO и контекстное продвижение сайтов, занимается организацией выставок, разрабатывает баннерную рекламу.

Копирайтер пишет рекламные статьи, пресс-релизы, новости.

Бухгалтер составляет отчетность по результатам производства: себестоимости продукции, прибыли, финансового состояния предприятия, его платежеспособности и т.п. На основании Положения о порядке первоначальной регистрации застрахованных лиц при введении индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования бухгалтер также осуществляет ведение персонифицированного учета с использованием следующих форм:

ПУ-1 «Анкета застрахованного лица»;

ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении»;

ПУ-3 «Индивидуальные сведения».

Заполненные формы отправляет в Фонд социальной защиты населения Республики Беларусь.

В таблице 1.1.1 представлена характеристика функций должностей ООО «Молот Медиа».

Таблица 1.1.1 - Характеристика функций должностей ООО «Молот Медиа»

Должность	Функции
Коммерческий директор	Текущее управление компанией
	Стратегическое управление
	Организация продаж
Маркетолог	Планирование и контроль производства
	Управление отделом продаж
	Функции маркетинга на предприятии
Менеджеры по продажам	Поиск новых клиентов
	Осуществление продаж
	Пополнение базы потенциальных клиентов
	Сбор обратной связи
	Оформление договоров
Менеджер по работе с клиентами	Обслуживание покупателей
	Постпродажное ведение клиентов
Производственный персонал (2 дизайнера, 3 программиста, флеш-дизайнер, html-кодер)	Создание дизайнов, сайтов, флеш- презентаций, открыток, баннеров, SEO и контекстное продвижение
SEO-специалист	SEO и контекстное продвижение, работа с выставками, баннерная реклама
Копирайтер	Написание рекламных статей, пресс-релизов, новостей
Бухгалтер	Составление отчетности по результатам производства
	Отправка данных ПУ в ФСЗН

На основе вышеизложенного можно сделать вывод о том, что для предприятия ООО «Молот Медиа» использование линейно-функциональной структуры управления является наиболее рациональным.

1.2 Рынок сбыта и конкурентоспособность услуг компании «Молот Медиа»

ООО «Молот Медиа» занимается разработкой различных IT-продуктов не только для строительных организаций, но и для любых других предприятий. Для этого принимают участие в тендерах по ИТ-разработкам, но в связи с тем, что эффективность мала, оно осуществляется очень редко.

Особо стоит выделить услуги по продвижению строительных организаций на портале www.molot.by. Это самая основная услуга компании. Следующая по значимости услуга - это SEO-продвижение сайтов других компаний. Также компания оказывает услуги по созданию собственного корпоративного сайта. И другие сопутствующие услуги - копирайтинг, разработка баннеров, презентаций, открыток.

В таблице 1.2.1 представлен перечень услуг предоставляемых Обществом.

Таблица 1.2.1 - Ассортимент предоставляемых услуг

Наименование продукции	Среднее количество продаж в месяц	Время разработки, в часах
MOLOT-сайт	8	5
Баннерная реклама на портале www.molot.by	1	3
Корпоративный сайт	1	140
Флеш-презентация	0,7	120
Флеш-открытка	0,2	60
Продвижение сайта в Yandex и Google	2	30
Контекстная реклама	3	20
Написание рекламной статьи	5	2
Разработка рекламного баннера (gif)	4	4
Разработка рекламного баннера (флеш)	2	14

Наибольший объем продаж приходится на следующие виды продукции: молот-сайт, написание рекламной статьи, разработка.gif-баннера, продвижение и контекстная реклама. [3]

Таким образом, необходимо отметить следующие характеристики работы компании:

- производимые продукты и оказываемые услуги являются достаточно сложными для продаж;

- достаточно сложно рассчитать непосредственный объем производства и оказания услуг, в связи с длительным циклом производства;

- высокая степень зависимости времени производства от обратной связи и четкого запроса клиента;

- отсутствие гарантии на такие услуги, как продвижение и молот-сайт;

- основной производственный персонал должен быть хорошо обучен, либо иметь достаточно большой опыт работы в области для работы над проектами.

Возможность предоставления данных услуг на экспорт является высокой.

Кроме портала www.molot.by компания «Молот Медиа» развивает и поддерживает проекты www.i-molot.ru и www.molot.com, которые ориентированы на компании строительной сферы стран СНГ и других стран. В данном сегменте рынка компания «Молот Медиа» имеет все шансы на завоевание лидирующих позиций.

Главная задача, стоящая перед компанией - расширение рынка сбыта и укрепление завоёванных позиций с помощью повышения лояльности клиентов. Возможность повышения прибыльности организации обусловлена следующими моментами:

1. формирование стабильного отдела по продажам, проведение различных обучающих программ для менеджеров по работе с клиентами;

2. выход на областные рынки;

3. открытие нового подразделения по продаже строительных материалов и услуг.

В целях следования стратегии развития предприятия тактический (на год) план необходимых мероприятий выглядит следующим образом:

1. Проведение тренингов для менеджеров по работе с клиентами (тематики: эффективные коммуникации, искусство продаж, бизнес в сфере строительства).

2. Формирование покупательских предпочтений в сторону услуг предприятия.

3. Организация четкой обратной связи с клиентами.

4. Расширение базы клиентов в пределах города и областей.

5. Создание региональных представительств.

6. Заключение партнерских договоров и получение максимальной скидки для продажи стройматериалов.

7. Продвижение продукции предприятия всеми доступными рекламными средствами.

8. Диверсификация продукции на основе разработки новых стандартных пакетов услуг для различных аудиторий.

Ориентация на потребителя и потребности рынка в сочетании с постоянным поддержанием и расширением качества предлагаемых услуг является основной задачей деятельности предприятия.

Потребителями услуг ООО «Молот Медиа» выступают 3 основные целевые группы:

1) первая группа - это строительные организации, которые желают поместить свою рекламу на отраслевом портале;

2) вторая группа - это предприятия, нуждающиеся в разработке собственного корпоративного сайта;

3) третья - это организации, которые хотят провести мероприятия по SEO и контекстной рекламе.

Уровень конкуренции в каждой группе разный. Так, в первой группе присутствует порядка 8-11 строительных отраслевых порталов, которые предлагают схожие услуги. Основные, самые крупные - это три портала: www.prodom.by, www.dom.by, www.vashdom.tut.by. Стоит сказать, что в этом сегменте нет ожесточенной борьбы за клиентов, так как ни одна из этих компаний не может охватить рынок в полном объеме. Более того, рассматриваемое предприятие имеет все шансы на то, чтобы завоевать лидирующие позиции в этом секторе. А связано это с конкурентными преимуществами компании «Молот Медиа». Она гибче в услугах и предлагаемом ассортименте, чем www.vashdom.tut.by, больше подходит под специфику строительного B2B рынка, нежели www.dom.by, и имеет более низкие цены, чем www.prodom.by.

Источником к лидерским позициям в этом сегменте может стать региональное развитие компании, повышение лояльности клиентов и расширение ассортимента предлагаемых услуг.

В области web-разработок имеется давно сложившийся рынок. В Минске существует порядка 17 компаний, которые производят web-разработки такого уровня (премиум-класса).

В сегменте SEO-продвижения рынок находиться на зарождающейся стадии, и компания имеет все шансы на то, чтобы занять одну из лидирующих позиций.

Несмотря на кризисные тенденции в экономике, усиление конкуренции в отдельных направлениях, предприятию удалось провести реорганизацию и сделать устойчивой структуру предприятия, обеспечить рост численности сотрудников на предприятии, расширить ассортимент предлагаемых услуг (продвижение и контекст).

1.3 Информационно-аналитический строительный портал www.molot.by

ООО «Молот Медиа» - организация, которая в процессе своей деятельности использует портал www.molot.by. MOLOT.BY - это информационно-аналитический строительный портал, задача которого: развитие и продвижение строительной отрасли в Республике Беларусь (в будущем - всего СНГ).

MOLOT.BY для строительной компании - это совокупность работающих маркетинговых инструментов, основным из которых является MOLOT-сайт компании. Он позволяет эффективно представить полную информацию о компании и максимально заинтересовать потенциальных клиентов. [3]

MOLOT-сайт компании включает в себя (примеры MOLOT-сайтов: www.olepat.molot.by, www.orbita.molot.by, www.kamin.molot.by):

- информацию о компании;

- товары и услуги (описание, фото, бренды, портфолио, прайс-листы, купоны на скидку);

- историю и новости компании;

- тендеры и вакансии;

- консультанты.

Также есть возможность:

- вести переписку с потенциальными клиентами благодаря системе сообщений портала;

- получать последние новости в сфере строительства (о рынках, компаниях, товарах и услугах, событиях и многом другом).

Помимо MOLOT-сайта, используя портал, можно легко проводить имиджевую или целевую рекламную компанию. Для этого предоставляется возможность:

1. Размещать баннеры на определенных страницах портала и по индивидуальному медиа-плану (от 3 500 рублей в сутки);

2. Размещать статьи (коммерческого и некоммерческого характера);

3. Проводить ONLINE-консультации клиентов в конкретном сегменте отрасли (на базе портала).

Команда MOLOT.BY сотрудничает с компаниями, которые осознают значимость маркетинга в своей работе:

- крупным компаниям, имеющим вес в своем сегменте отрасли, будет полезно обратить внимание на услугу «MOLOT-лидер», которая грамотно сочетает в себе элементы имиджевой (отображение на главной странице) и целевой (привлечение внимания в конкретных разделах портала) рекламы;

- развивающимся компаниям предоставляется возможность воспользоваться услугой «MOLOT-рейтинг», которая предоставит возможность конкурировать с любыми представителями сферы на высоком уровне (путем установления приоритетного показа в результатах поиска и рубриках каталога). [3]

2. Информационные технологии в управлении организацией

В настоящее время происходит образование общемировой системы концентрации, хранения и быстрой передачи информации в более приемлемой для пользователей форме.

Следовательно, информация стала движущей силой экономического, социального и технического прогресса, определяющей развитие современного мирового сообщества. Преобразование информационных технологий в интеллектуальную индустрию способствовало возникновению, а далее и повсеместному применению электронных средств вычислительной техники и автоматизации.

На предприятии ООО «Молот Медиа» активно используются следующие программные продукты:

1) Microsoft Outlook - с помощью средств данной программы осуществляется передача поручений, планирование встреч, постановка задач, обмен электронными письмами с коллегами и клиентами.

2) ACT: Sage For Premium - CRM-система, которая позволяет автоматизировать работу с клиентами компании и предназначена для сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации о клиентах, а также помогает вести учет статистики по каждому менеджеру, работающему с клиентами.

Основные возможности ACT!:

1. Поиск контактов и информации о них по различным критериям (по названию компании, по имени, по ключевому слову, по электронному адресу, по номеру телефона, по запланированным событиям, датам рождения или годовщинам, по последним изменениям записей, по запросу, по полям, созданным пользователем).

2. Разбиение контактов на группы и подгруппы (вручную или автоматически, при помощи заданных правил) с возможностью ведения истории изменений, запланированных событий и продаж по каждой группе, а также создания для каждой группы отдельной библиотеки документов.

3. Планирование и отслеживание событий, связанных с контактами. Возможность просмотра событий, запланированных другим пользователем, а также планирования личных событий, информация о которых не будет доступна другим пользователям. Создание серии последовательных событий для одного или нескольких контактов, а также повторяющихся событий.

4. Выполнение персонифицированных рассылок по факсу, электронной и обычной почте с использованием шаблонов писем и других документов.

5. Создание, редактирование, отслеживание и анализ продаж, связанных с конкретным контактом или группой контактов. Создание отчетов по продажам в различных разрезах, построение графиков продаж.

6. Встроенные функции обслуживания базы данных (переиндексация, сжатие, резервное копирование). Возможность настройки напоминаний о необходимости выполнения обслуживания базы данных.

3) Bugzilla - система планирования и ведения учета доработок портала molot.by для управления производственным отделом.

Bugzilla -- свободная система отслеживания ошибок (багтрекинга) с веб-интерфейсом.

В 1998 году Bugzilla была выпущена как открытое программное обеспечение компанией Netscape. В настоящее время система разрабатывается «Mozilla Foundation».

С одной стороны, Bugzilla довольно проста, с другой стороны, там есть всё, что нужно для багтрекинга типичного проекта. Сейчас Bugzilla используют более восьмисот компаний и организаций по всему миру, среди них -- такие компании, как: NASA, Id Software, IBM и софтверные проекты: Mozilla Firefox, Linux, Gnome, KDE, Apache Project, OpenOffice.org.

Ключевым понятием системы является баг -- некоторое задание, запрос, рекламация по поводу ошибки в системе, или просто сообщение, требующее обратной связи.

Для работы Bugzilla требуются:

· веб-сервер с поддержкой CGI (рекомендуется Apache);

· поддержка языка Perl;

· база данных MySQL, PostgreSQL, или Oracle (экспериментально).

4) ICQ - программа, используемая для оперативного сообщения между сотрудниками ООО «Молот Медиа».

Учет кадров осуществляется с помощью средств Microsoft Office, в частности, Excel и Word. Учет менеджеров осуществляется также с помощью выше указанной программы ACT: Sage For Premium.

Бухгалтер использует Microsoft Office Excel для ведения бухгалтерского учета, а также осуществляет передачу данных персонифицированного учета в Фонд социальной защиты населения.

3. Организация обмена информацией внутри организации

В ООО «Молот Медиа» обмен информацией осуществляется с помощью объединенных в локальную сеть компьютеров (порядка 10 штук). С ее помощью быстро осуществляется обмен информацией между различными компьютерами, что позволяет эффективно использовать временной ресурс.

Все сотрудники компании «Молот Медиа» имеют свободный доступ к глобальной компьютерной сети Интернет, так как это является неотъемлемой составляющей работы этой компании. Следовательно, быстрый доступ в Интернет должен обеспечиваться постоянно. Общество имеет выход в глобальную сеть Интернет по оптоволоконной линии связи с пропускной способностью до 100 Мбит/сек.

Активно используются возможности электронной почты для обмена информацией с другими организациями (предприятиями).

В компании используется возможность организации работы с пользователями портала с помощью формы обратной связи. [3]

Электронный адрес компании «Молот Медиа», на который можно отправлять сообщения: molot@molot.by.

В своей деятельности по обеспечению защиты информации компания «Молот Медиа» руководствуется Законом Республики Беларусь «Об информации, информатизации и защите информации» от 10 ноября 2008 г. N 455-З.

Как это уже было отмечено в предыдущем разделе, обмен информацией между сотрудниками компании осуществляется посредством общего доступа к сетевым ресурсам по локальной сети, активно используются возможности пересылки сообщений Microsoft Outlook. Microsoft Outlook является основной программой, используемой в деятельности компании при обмене информации не только внутри, но и вне организации.

Обеспечение безопасности информационных систем предприятия осуществляется на достаточно высоком уровне.

Основными способами защиты информации и автоматизированных информационных систем являются:

- брандмауэр Windows;

- использование антивирусного программного обеспечения;

- идентификация и аутентификация пользователей при доступе в сеть организации;

- осуществление резервного копирования данных программы ACT раз в месяц.

4. Информационная система учета кадров

4.1 Законодательство и методические документы, обеспечивающие работу с кадрами

В связи с тем, что в компании «Молот Медиа» отсутствует кадровая служба, все функции, связанные с работой с кадрами, в том числе учет кадров, осуществляет директор ООО «Молот Медиа». В своей деятельности по работе с кадрами директор руководствуется следующими документами:

1. Типовое положение о кадровой службе предприятия (организации). Утверждено постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 18 декабря 1997 г. № 118

2. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников. Утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30, в ред. от 11 мая 2000 г. № 72

3. Типовые правила внутреннего трудового распорядка. Утверждены постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 5 апреля 2000 г. № 46

4. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. Утверждена Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 года № 2.

5. Методические рекомендации по организации на предприятиях, в учреждениях, организациях, колхозах, кооперативах и иных субъектах хозяйствования работы по оформлению и представлению документов к назначению пенсий. Утверждены приказом Министерства социальной защиты Республики Беларусь от 14 марта 1996 г. № 8

6. Положение о порядке первоначальной регистрации застрахованных лиц при введении индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования. Утверждено постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 23 мая 2002 г. № 79

7. Об утверждении государственной статистической отчетности по формам 6-т (кадры) «Отчет о численности, составе и профессиональном обучении кадров» и 1-т (условия труда) «Отчет об аттестации рабочих мест, состоянии условий труда, льготах и компенсациях за работу в неблагоприятных условиях труда». Постановление Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 29 июня 2001 г. № 46

8. Инструкция по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду. Утверждена постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 17 сентября 2001 г. № 80

9. Рекомендации по работе с резервом на выдвижение в государственный аппарат Республики Беларусь. Утверждены постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по труду и социальной защите населения от 9 июля 1993 г. № 55

10. Рекомендации по служебному выдвижению и квалификационному росту руководящих кадров. Утверждены постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по труду и социальной защите населения от 9 июля 1993 г. № 56

11. Перечень республиканских выпусков Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих

4.2 Основные задачи и функции работы с кадрами на предприятии

Уже на стадии формирования организации важно разработать такую систему сбора, хранения и использования кадровой информации, которая бы, с одной стороны, соответствовала проектируемой структуре организации, а с другой, -- была достаточно гибка к возможным изменениям в будущем.

Под кадровой информацией можно понимать определенным образом организованное множество данных о персонале организации. Это и личные дела, и карточки по учету кадров, и всевозможные приказы о назначениях, перемещениях, командировках, отпусках и увольнениях. Важно, чтобы все данные о персонале позволяли руководству организации в каждый момент времени принимать оптимальные управленческие решения на основе адекватного представления о внутриорганизационной кадровой ситуации.

К наиболее типичным задачам, требующим информационного обеспечения, можно отнести кадровое и управленческое делопроизводство, внутриорганизационное кадровое планирование и оценку персонала.

Кадровое и управленческое делопроизводство прежде всего включает разработку штатного расписания, должностных инструкций, приказов по личному составу и ведение личных дел. Чаще всего сюда же может относиться информация о расчете заработной платы сотрудников организации.

Внутриорганизационное кадровое планирование включает работу по анализу, оценке затрат и контролю. Так, при организации обучения персонала необходимо проанализировать потребность в обучении и загрузку работников, иметь информацию по планированию их использования, произвести оценку затрат на предполагаемое обучение. После чего можно переходить к составлению собственно плана подготовки, его реализации и контролю. [4]

В соответствии с разделом 2 Типового положения о кадровой службе предприятия (организации) основными задачами кадровой службы, а в нашем случае директора, являются:

разработка и реализация стратегии управления персоналом;

обеспечение предприятия необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации;

осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами;

формирование и развитие стабильного трудового коллектива, создание благоприятного социально-психологического климата;

постоянное совершенствование управления кадрами на основе реализации целевых программ, современных персонал-технологий и оказании систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом. [5]

На основании раздела 3 Типового положения о кадровой службе предприятия (организации) кадровая служба, в нашем случае директор, выполняет следующие функции:

1. Участвует в разработке единой кадровой политики и осуществляет ее через повседневную кадровую работу.

2. Прогнозирует перспективную и определяет текущую потребность в кадрах, источники ее удовлетворения.

3. Содействует успешной адаптации новых работников в коллективе.

4. Анализирует имеющийся кадровый состав, планирует профессионально-должностное продвижение работников.

5. Организует изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников на основе объективной оценки при широком использовании различных методов, а также проведение аттестации руководителей и специалистов.

6. Формирует кадровый резерв для выдвижения на руководящие должности, составляет планы работы с ним, разрабатывает схемы замещения.

7. Осуществляет непрерывное образование руководителей и специалистов, организует подготовку, переподготовку, повышение квалификации рабочих.

8. Участвует в разработке мотивационной системы эффективного стимулирования работников в соответствии с их трудовым вкладом.

9. Принимает меры по укреплению трудовой дисциплины, обеспечению социального равновесия, предупреждению трудовых конфликтов.

10. Содействует проведению мероприятий воспитательного характера, поддержке лучших традиций коллектива.

11. Разрабатывает и реализует смету финансовых расходов, связанных с развитием кадров, оформлением приема на работу, приобретения бланков трудовых книжек и т.д.

12. Организует учебу, различные исследования, оказывает методическую помощь руководителям подразделений по проблемам управления кадрами.

13. Визирует проекты документов, касающиеся персонала.

14. Организует эффективную систему персонального учета, обработку поступающей кадровой информации, в том числе с использованием персональных компьютеров.

15. Осуществляет оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечивает их сохранность.

16. Готовит приказы, распоряжения, материалы, отчеты, справки, доклады, предложения по кадровым вопросам.

17. Представляет необходимые документы для назначения пенсий, пособий работникам и их семьям в органы социальной защиты.

18. Представляет все виды статистической отчетности по работе с кадрами, справки, отзывы, характеристики по запросам соответствующих организаций и работников предприятия. [5]

Таким образом, директор организации выполняет большое количество функций, связанных с учетом кадров, что может со временем повлечь перегрузку данной организационной роли. Можно порекомендовать включить в организационную структуру ООО «Молот Медиа» специалиста по работе с кадрами, тем самым облегчив работу директора компании. В этом случае у него будет больше времени для осуществления текущего управления организацией и планирования деятельности компании.

Работу с кадрами в ООО «Молот Медиа» можно представить с помощью функциональной модели изображенной в приложении

4.3 Документы в работе с кадрами

В ООО «Молот Медиа» кадровое делопроизводство осуществляет директор. Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются Трудовым кодексом Республики Беларусь. На основании статей Кодекса на предприятии установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). В ООО «Молот Медиа» к таким документам относятся

· заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

· трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работников;

· приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

· трудовые книжки;

· личные дела (Приложение 5);

· лицевые счета по заработной плате.

В ООО «Молот Медиа» унифицированные формы документов не используется.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

Заявление, чаще всего, пишется от руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда работник устраивается, и условия приема. Оклад и дата приема на работу указываются в визах или в резолюции руководителя. Заявление подписывается, указывается дата.

Резюме и анкета составляются по требованию директора.

Одним из основных документов, регулирующим правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт. После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер, и на него заводится лицевой счет по зарплате.

Заявление об увольнении работник пишет в любое время до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю. Руководитель издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

Руководитель предприятия или организации издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

В соответствии с п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 года № 2, при формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к личному листку по учету кадров;

личный листок по учету кадров (Приложение 6);

автобиография;

копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Согласно п.14 выше указанной инструкции автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно а произвольной форме на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество;

дата и место рождения;

полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

трудовая деятельность;

профессия;

общественная работа, участие в выборных органах;

отношение к воинской службе и воинское звание;

наличие правительственных и других наград и поощрений;

сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты. [6]

В ООО «Молот Медиа» используются следующие формы и образцы документов в работе с кадрами:

1. Примерная форма контракта нанимателя с работником. Утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 2 августа 1999 г. № 1180, в редакции от 1 июня 2000 г. № 787 (Приложение 6).

2. Образцы приказов о приеме на работу (Приложение 7).

3. Образцы приказов о переводе

4. Образцы приказов по увольнению (Приложение 8).

5. Примерные документы о штатном расписании

6. Образец справки о заработной плате

7. Приказ о командировании

8. Документы личного дела работника (Приложение 4).

9. Обязательство работника по сохранению коммерческой тайны (Приложение 9).

Таким образом, В ООО «Молот Медиа» следует совершенствовать организацию работы по учету кадров, используя компьютерные технологии.

Существует несколько показателей, определяющих экономическую эффективность:

1. Абсолютный показатель экономической эффективности:

, где

- затраты на ручную обработку продукции, выраженные в чел/час;

- затраты на обработку продукции с использованием АИС;

Пример. Если затраты на оформление приказа о приеме на работу с помощью АИС составят примерно 3 мин, а при ручном оформлении - 12 мин, то

Т_ЭК = |1/12/60-1/3/60|=|1/0,2-1/0,05|=|5-20|=|-15|=15 чел/час, т.е. эффект составляет 15 чел/час. Соответственно высвобождается свободное время, которое можно использовать с пользой для предприятия.

2. Относительный индекс производительности труда:

Используя данные из примера, получим: J _П.Т. =20/5=4.

Этот показатель характеризует сравнительный анализ величин счетов-фактур при автоматизации и при ручной обработке.

Заключение

За период прохождения практики были изучены основные направления деятельности ООО «Молот Медиа» и его организационная структура. Нами были приобретены навыки организации обмена информацией в сети и доступа к информационным ресурсам при использовании различных технологий.

Основными способами защиты информации и автоматизированных информационных систем являются:

- брандмауэр Windows;

- использование антивирусного программного обеспечения;

- идентификация и аутентификация пользователей при доступе в сеть организации;

- осуществление резервного копирования данных программы ACT раз в месяц.

Изучена организация учета кадров на предприятии.

В ходе практики был собран и проанализирован материал для написания дипломного проекта, выполнено индивидуальное задание и программа практики. Написан отчет.

По результатам прохождения практики В ООО «Молот Медиа» и изучив соответствующие документы, можно сделать вывод, что работы по учету кадров организации, на наш взгляд, являются:

1) Нехватка документации по учету кадров, в частности, должностных инструкций, положений о структурном подразделении и других. В целях устранения этого недостатка предлагаем разработать эти документы для последующей эффективной работы с кадрами;

2) Для быстрого поиска, хранения, обработки, передачи необходимой информации по конкретному сотруднику либо сотрудникам одного отдела предлагаем разработать на базе Microsoft Access базу данных «Учет кадров»;

3) Для экономии времени на оформление приказов о приеме на работу, переводе и увольнении с работы, подготовку трудовых контрактов, штатного расписания и других учетных документов предлагаем автоматизировать эти действия с помощью Microsoft Access.

Таким образом, подводя итог пройденной информационно - экономической практики, хотелось бы отметить, что данная форма обучения помогла нам развить практические навыки и творческое мышление. Ознакомление с работой организации, приобретение навыков практической работы, позволило закрепить и углубить теоретические знания, полученные в ходе всего учебного процесса.

Список использованных источников

1. Новиков, В.И. Программа преддипломной практики для студентов специальности «Управление информационными ресурсами» Института управленческих кадров / В.И. Новиков, Т.Ф. Старовойтова, Т.И. Юранова; под ред. В.И. Новикова. - Минск: Редакционно-издательский центр Академии управления при Президенте Респ. Беларусь, 2009. - 18 с.

2. Устав Общества с ограниченной ответственностью «Молот Медиа»: утв. Учредительным собранием Общества с ограниченной ответственностью «Молот Медиа» (протокол № 02 от 31.03.2009г.). - Минск, 2009.

3. Информационно-аналитический строительный портал [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.molot.by/ - Дата доступа: 15.02.2010.

4. Отдел кадров. Организация отдела кадров [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://otdelcadrov.ru/Page22.html - Дата доступа: 20.02.2010.

5. Типовое положение о кадровой службе предприятия (организации): постановление Министерства труда Респ. Беларусь, 18 дек. 1997 г., № 118// Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. - 1998. - № 2247/12. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://pravo.kulichki.com/dop/tipov/tipov122.htm - Дата доступа: 20.02.2010.

6. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников: утв. Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Респ. Беларусь 26.03.04 № 2. Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. - 2004. - № 8/10795.

Размещено на Allbest.ru