Необходимость контроля за состоянием запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса. Контроль за состоянием запаса может проводиться на основе данных учета запасов, переписей материальных ресурсов, инвентаризаций или по мере необходимости. Предприятие всегда должно располагать достаточным количеством сырья и материалов, чтобы без промедления удовлетворять потребности производства, однако нельзя вкладывать большие деньги для создания чрезмерных запасов, которые будут бесполезно лежать на складе. Основными элементами управления запасами в целях ускорения оборачиваемости являются: организационная структура сбытовой сети, спрос, стратегия управления, формирование и контроль запасов.

Высокоэффективная снабженческо-заготовительная деятельность возможна в настоящее время только при условии системной организации поступления и отпуска, управления запасами на основе научных методов, компьютеризации учета, статистики, анализа, прогноза, обработки всей документации, позволяющей не только оптимизировать запасы, снизить расходы по хранению, но и значительно ускорить обслуживание запросов потребителей.

Задачами стратегии управления запасами является бесперебойное снабжение при наименьших затратах и максимальном удовлетворении запросов потребителей [2]. Все три понятия относительны и требуют установления критериев оптимизации системы управления, т.е. конкретных параметров, к которым следует стремиться. При выборе стратегии главную роль играют издержки управления запасами. Проанализировав товарооборот ООО «СЕЛЕНА» и его структуру, исследовав запасы на предприятии, а также финансовое состояние можно разработать мероприятия по совершенствованию коммерческой деятельности по закупке и сбыту товаров на предприятии.

Основной целью закупочной деятельности является удовлетворение потребностей в товарах с максимально возможной экономической эффективностью. Функции закупочной деятельности это, прежде всего, следующее:

- определить необходимое количество товаров;

- определить что закупать;

- сколько закупать;

- как закупать;

- выбрать поставщика;

- оформить заказ на поставку;

- проконтролировать выполнение заказа;

- разместить товары на сладе.

Все эти функции по-разному осуществляются на предприятии. Количество товаров, дата начала поставок, и продолжительность периода их поступления зависят от стратегических программ компании. ООО «СЕЛЕНА» закупают товары небольшими партиями, чтобы свести к минимуму издержки связанные со складированием. Особенно важными являются вопросы какой товар купить, сколько купить и у кого купить. На сегодняшний день эти вопросы стоят особенно остро в ситуации нестабильной экономики. Поэтому в ООО «СЕЛЕНА» следует назначить ответственного сотрудника, который бы координировал закупочно-сбытовую деятельность на предприятии, а также для выполнения следующих задач:

а) определение потребности в материальных ресурсах;

б) получение и оценка предложений;

в) выбор поставщиков;

г) согласование цены и заключение договоров;

д) формирование заказов;

е) контроль количества и сроков поставок;

ж) входной контроль и размещение материальных ресурсов на складе;

з) управление запасами и контроль.

Для эффективного функционирования закупочной деятельности необходимо составить план закупок, решающий следующие задачи:

1) определение потребности в товарах;

2) определение метода закупок;

3) согласование цены и заключение договора;

4) установление мониторинга и контроля за количеством, качеством и сроками поставок;

5) организация размещения товаров на складе.

Службы закупок в компании могут быть построены централизованно и децентрализовано. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов. Рекомендуется использовать централизованную схему закупок. Преимущества этой схемы закупок заключаются в следующем:

- отсутствие дублирования товара;

- возможность размещения одного заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;

- лучший контроль над выполнением обязательств по закупкам.

- поскольку затраты, связанные с необходимостью ускорения оборачиваемости, обычно оправданны, то интервалы закупок должны быть максимально сокращены. Активным видам товаров необходимо уделять как можно больше внимания, и они должны контролироваться с помощью наиболее эффективных систем учета.

Выбор мер по стимулированию сбыта, обусловлен же целями, поставленными конкретным предприятием. К таким целям относится:

а) завоевание определённой доли рынка;

б) повышение объёмов сбыта на непродолжительный срок;

в) привлечение новых покупателей;

г) предоставление потребителям возможности ознакомиться с новым товаром;

д) удержание и поощрение лояльных покупателей.

Все меры по стимулированию сбыта, должны быть направлены на ускорение распространения товара. К таким мерам можно отнести:

1) систематический анализ фирм-конкурентов: по ценовой политике, ассортиментной политике, политике продвижения товаров на рынке;

2) перевод работников отдела сбыта на систему стимулирования труда;

3) проводить оценку степени удовлетворённости потребителей;

4) размещение рекламы в бизнес-справочниках, в газетах, участие во всех ярмарках;

5) проведение промо-акций по отдельным группам товаров, для ускорения темпа их реализации.

Провести комплексный анализ фирм-конкурентов. Необходимо выявить расхождение в ценовых показателях по аптекам расположенным в близлежащих районах, а также по городу в целом. Оценить предлагаемый ассортимент. Полученные данные использовать для формирования цен на собственные товары, а также для создания конкурентоспособного ассортимента.

Перевод работников сбыта на систему стимулирования труда. Одной из основных форм стимулирования является заработная плата, стимулирование должно соответствовать потребностям, интересам и способностям работника, т.е. механизм стимулирования должен быть адекватен. Добавления работникам процент к заработной плате с продаж продукции, которую нужно реализовать (срок годности которой истекает в ближайшие месяцы, группы товара, по которым наблюдаются излишки). Это поможет компании решить часть проблем по затовариванию, а также избежать будущих потерь по нереализованной продукции, в связи с окончанием ее срока годности.

Также необходимо провести оценку степени удовлетворённости потребителей, посредством анкетирования всех посетителей аптек. Полученные данные использовать для оптимизации работы аптек, улучшения качества обслуживания.

Размещение рекламы в бизнес-справочниках, в газетах. Возможно размещение в бесплатных газетах, с наибольшим тиражом. Необходимо размещать рекламу не только о месте нахождения аптеки, а также о проводимых акциях и скидках на товар. При размещении рекламы в бесплатных средствах информации издержки будут минимальными. Например, можно разместить рекламный текст в газете «Из рук в руки». Посчитаем примерный экономический эффект от этого мероприятия. По данным сайта администрации г. Санкт-Петербург численность населения города составляет на сегодняшний день 4600000 чел., из них экономически активных жителей - 65,9 % (3484000 чел.), пенсионеров - 16,5% (454000чел.), детей, соответственно, - 662044 чел. Население района, в котором находится аптека ООО «СЕЛЕНА», составляет примерно 1/8 часть от общего населения города, то есть 575000 чел. Возьмем эту часть потенциальных читателей данной газеты 30 % (172500 чел.) из них хотя бы 10 % могут откликнуться на рекламу и посетят аптеку. Зная, что средняя покупка по аптеке составляет 150 р. на одного потребителя, вычислим примерную ожидаемую прибыль: 150 р. * 17255 чел. = 2588250 руб. Таким образом при минимальных затратах на рекламу возможно увеличить долю прибыли примерно на 2,5 млн. руб. [42]. Следовательно, эффективная рекламная деятельность может быть успешным способом продвижения товаров аптеки на рынке. Чем чаще слышит человек рекламную информацию, тем активнее на нее реагирует. Отсюда, рекламную деятельность нужно сделать регулярной. Кроме рекламных объявлений в бесплатных газетах следует обратиться к рекламе продукции в других средствах массовой информации (газетах, телевидении). Хороший эффект может дать также регулярное участие в специализированных выставках, ярмарках, организуемых администрацией города.

Промо-акции. В процессе анализа были выявлены группы товаров, которые необходимо реализовывать в первую очередь, данные приведены в таблице 10.

Классификация товаров ООО «СЕЛЕНА» по истечению срока годности 2012-2013 гг.

Таблица 10

Составлены по данным годового отчета ООО «СЕЛЕНА» за 2012 г.

Рекомендуется проводить промо-акции по группам товаров, в соответствии содержанием таблицы 10. Эти товары имеют наименьший срок годности. Промо-акции нужны для их скорейшей реализации. Можно также ввести систему скидок на товары, у которых срок годности истекает менее чем через 6 месяцев.

Следует развивать направление по взаимодействию аптеки с больницами города по поставке необходимых медикаментов, лекарственных препаратов, медицинской техники. Для этого необходимо участвовать в тендерах на поставку лекарственных препаратов муниципальным лечебно-профилактическим учреждениям, инициаторами которых является городской отдел здравоохранения.

В результате внедрения выше описанных мероприятий, ООО «СЕЛЕНА» может увеличить объёмы реализации продукции, что приведет к снижению излишков товаров на складе, а соответственно к стабилизации товарных запасов. А это даст возможность не только завоевать все больший объём рынка, а также улучшить финансовые показатели предприятия.

Заключение

Коммерческая деятельность становится ведущим, определяющим направлением в многообразной работе не только торговых, но и производственных, транспортных, сервисных предприятий, учреждений сферы услуг, физических лиц. Сегодня, вероятно, нет предприятия, организации, человека, который бы в той или иной форме не были причастны к сфере обращения.