Главная База знаний "Allbest" Педагогика Организация делопроизводства в общеобразовательном учреждении (на примере Гимназии №227 Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга)

Организация делопроизводства в общеобразовательном учреждении (на примере Гимназии №227 Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга)

Понятия документационного обеспечения управления. Ведение документации общеобразовательного учреждения. Разработка инструкции по делопроизводству. Законодательное и нормативно-правовое регулирование делопроизводства в общеобразовательном учреждении.

Рубрика Педагогика
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 24.07.2012
Размер файла 274,8 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Характерной чертой современности является создание законодательной основы сбора, обработки, использования, сохранения и передачи информации. Это свидетельствует о коренном изменении государственной политики в сфере формирования информационных ресурсов. Вместе с тем заметно меняется отношение в обществе к организации информационных ресурсов. Управленцы проявляют всевозрастающий интерес к проблемам законодательного регулирования и обеспечения их деятельности. Практические работники самых разнообразных управленческих систем приходят к осознанию того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, оказывают непосредственное и целенаправленное влияние на результативную работу во всех отраслях человеческой деятельности.

Одновременно с развитием работ по унификации и стандартизации начались работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации, созданная в настоящее время система классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно составляются в бланках. В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системы документации.

Вопросы «правового регулирования ДОУ и архивного дела являются предметом обсуждения уже не одной научно-практической конференции» Интервью с Б. В. Альбрехтом, зам. начальника Управления комплектования ведомственных архивов и делопроизводства Федеральной архивной службы России «О культуре работы с документами, которую мы потеряли Кадры предприятия» №10 / 2002. - 27-31с.. Их эффективное решение в современный период должно основываться на комплексном подходе, поскольку нормативно-правовое регулирование, в частности архивного дела, в соответствии с действующим законодательством должно осуществляться на федеральном и региональном уровнях. Такое комплексное решение требует, с одной стороны, дифференцированного подхода, основанного на четком разграничении вопросов компетенции всех участников правотворческого процесса, с другой стороны, необходим и унифицированный подход, обеспечивающий функционирование единой системы, в данном случае - в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов. Достижению такого сбалансированного подхода во многом способствует не только качество нормативно-правовой базы федерального уровня, но и своевременность ее разработки.

Немаловажными для правового регулирования ДОУ являются вопросы, связанные с разработкой и утверждением унифицированных систем документации. «Отсутствие таких унифицированных систем, отражающих деятельность органов государственного и муниципального управления в сфере социального обеспечения, занятости населения, жилищно-коммунального хозяйства, имущественных отношений и т. д., негативно сказывается как на стороне, предоставляющей эти услуги в той или иной сфере, так и на потребителях - населении» Андреева В.И. Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия «Понятие документа и делопроизводства» // Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» № от 17,08. 2006г. - 38с. Отсутствие унифицированных систем документации приводит к тому, что если в федеральном законе предусматривается норма о документальном подтверждении чего-либо, то в дальнейшем в результате ее «конкретизации» на каждом из уровней - федеральном (в подзаконных актах), региональном (в законах и подзаконных актах субъектов Федерации), а затем на уровне органа местного самоуправления (в соответствующем правовом акте) - она трансформируется в довольно-таки представительный перечень документов. При этом при установлении очередных видов и разновидностей документов учитываются исключительно интересы соответствующего ведомства, а все тяготы по сбору и предоставлению «пакета документов» перекладываются на плечи юридических и физических лиц.

Кроме того, специалисты федеральных органов, расположенных на территории субъекта Федерации, отмечают, что «эффективности их деятельности мешают постоянно меняющиеся формы документов и требования, предъявляемые к их составлению, исходящие из центральных федеральных структур» Н.С. Ларькова: Документоведение: Учебное пособие. М.: ACT; Восток-Запад, 2006. - 134 с.. Отмечается несогласованность в регламентации организации работы с документами и внутри ведомств. Например, в нормативно-методических документах, разрабатываемых для федеральных структур, расположенных на территориях субъектов РФ, могут содержаться предписания, обязывающие осуществлять учет и регистрацию документов определенной категории одновременно в двух структурных подразделениях. Там же, с 135

Приведенные факты в очередной раз свидетельствуют о необходимости выработки единой государственной политики в области документационного обеспечения управления, решения вопросов по оптимизации правового регулирования данной сферы и наделения соответствующего органа государственного управления необходимыми полномочиями в области ДОУ, в том числе и по осуществлению контроля за правоустановительной деятельностью отраслевых ведомств.

В условиях предоставленной субъектам РФ самостоятельности по правовому регулированию ДОУ и архивного дела появляются нормы, реализация которых может отрицательно сказаться на функционировании единой системы ДОУ и архивного дела. В частности, законом Ярославской области регламентировано, что губернатор области устанавливает порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (статья 4) Закон Ярославской области от 3 июня 2005 г. № 32-З «Об архивном деле в Ярославской области». . И В сфере документирования правотворческой деятельности к ней вполне можно приравнять норму из закона Иркутской области о том, что губернатор области устанавливает состав реквизитов для формуляров нормативных документов, утверждаемых (принимаемых) администрацией области и областными ведомствами. При таком подходе весьма проблематично говорить об обеспечении единообразия в области ДОУ и архивного дела.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

Следует констатировать, что остается еще большое количество вопросов в области правового регулирования ДОУ и архивного дела. В значительной степени это связано с продолжающимися административными реформами, незавершенностью процедуры разграничения полномочий между органами государственной власти и местного самоуправления.

Правовое регулирование ДОУ и архивного дела, как на федеральном, так и на региональном уровне не входит в число первоочередных задач, в результате задержка с разработкой и принятием соответствующих законодательных и нормативно-правовых актов приводит к негативным последствиям в сфере управления в целом.

В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

1.4 Организационно-распорядительные документы, их составление и оформление

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам.

Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации») определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов.

Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий. Организаций и должностных лиц.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на основные группы документов:

1. организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);

2. распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3. информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.);

4. документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела).

5. коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры));

6. документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).

Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются.

Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

ь положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

ь документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

ь реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным.

При оформлении организационно-распорядительных документов выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов, являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав следующих реквизитов ОРД (см. Приложение 2).

Схемы расположения реквизитов документов согласно ГОСТу Р 6.30-2003 приведены в Приложение 3. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационного обеспечения управления), 4-е издание испр. и дополн. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003,- 176с. Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов.

В рамках данного исследования наибольший интерес представляет инструкция. Инструкции бывают типовые и индивидуальные.

Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также бывают типовыми, отраслевыми и индивидуальными.

Инструкция должна включать:

ь наименование организации;

ь наименование вида документа;

ь дату;

ь номер;

ь заголовок к тексту;

ь гриф утверждения;

ь текст;

ь подписи составителей;

ь печать (при необходимости);

ь визы.

Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к тому приказу.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данных. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Главными функциями организационных документов являются: управленческая и правовая. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Организационные документы обеспечивают стабильное, нормальное функционирование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности. Правовая функция сводится к фиксации, закреплению и изменению правовых норм и правоотношений.

При прохождении производственной практики в ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб автором исследования был сделан вывод - основным учредительным документом учреждения, на основании которого разработаны организационно-правовые документы, является Устав Государственного общеобразовательного учреждения гимназии №227.

Устав - это свод правил, регулирующий правовой статус государственного образования и организацию определенной сферы деятельности. Согласно гл.1, п.11. Устава «Образовательное учреждение в своей деятельности руководствуется: Конституцией Российской Федерации; Законом Российской Федерации «Об образовании» и другими федеральными законами; указами и распоряжениями президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации; Типовым положением об общеобразовательном учреждении (утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 марта 2001 года N 196); Уставом Санкт-Петербурга, законодательными и нормативными актами Санкт-Петербурга и органов управления образованием всех уровней; а также настоящим Уставом и локальными актами Образовательного учреждения».

В организации разработано и утверждено также «Положение о персонале», в котором прописаны основные принципы трудовой деятельности, права и обязанности администрации и сотрудников, взаимоотношения между ними, правила приема и увольнения, рабочее время и время отдыха, гарантии и компенсации, поощрение персонала за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

В связи с тем, что в Гимназии №227 нет отдельного «Положения о материальном и моральном поощрении», то «Положение о персонале» включает это положение отдельным пунктом. Согласно «Положению о персонале» трудовая деятельность сотрудников Организации регулируется Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом Организации, а также внутренними нормативными документами.

Правила внутреннего трудового распорядка для работников ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского административного района определяют внутренний трудовой распорядок в ГОУ Гимназия №227 и включают в основном пункты из «Положения о персонале»: порядок приема на работу и увольнения работников, основные обязанности работников и администрации, режим рабочего времени, а также меры поощрения и ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Штатное расписание государственного общеобразовательного учреждения составляется на начало учебного года, подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером и утверждается главой администрации района.

Одновременно, на основании распоряжения директора создается комиссия по проведению работы по тарификации и с учетом образования, категории, стажа работы рассчитывается должностной оклад или тарифная ставка работникам учреждения. На основании приказа об утверждении штатного расписания и тарификации сотрудников производятся выплаты сотрудникам учреждения.

Должностные инструкции в гимназии разработаны для работников всех специальностей и профессий:

ь Должностная инструкция педагога дополнительного образования;

ь Должностная инструкция председателя Методического объединения классных руководителей 1-4 классов.

ь Должностная инструкция главного бухгалтера;

ь Должностная инструкция бухгалтера;

ь Классного руководителя;

ь Должностная инструкция заведующего канцелярией;

ь Должностная инструкция заместителя директора по АХР;

ь Должностная инструкция уборщика помещений;

ь Должностная инструкция дворника и др.

В связи с тем, что согласно штатному расписанию в учреждении нет специалиста «заведующий канцелярией», то должностная инструкция не соответствует фактическим должностным обязанностям секретаря. Вариант разработанной автором исследования должностной инструкции секретаря ГОУ см. в Приложении 4.

В связи с тем, что ГОУ Гимназия №227 с 1992 года находится на самостоятельном балансе и осуществляет бухгалтерский учет, то размещение заказов на поставку товаров, оказание услуг и проведение работ осуществляет самостоятельно (согласно Федеральному закону №94-ФЗ), т.е. готовит сопроводительные документы для поведения процедуры закупки в администрацию Фрунзенского района. Для подготовки сопроводительных документов применяется документ «Извещение о проведении мониторинга цен на оказание услуг для государственных нужд Санкт-Петербурга». Остальные документы: сопроводительное письмо, протокол и заключение оформляются по образцам, которые были разработаны отделом городского заказа администрации Фрунзенского района.

Таким образом, главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации»).

Из содержания Главы 1 исследования можно сделать следующие выводы:

В результате эволюции понятие «документ» претерпело определенные изменения. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.

В период ХШ -- XV вв. складывались традиции русской системы делопроизводства, накапливался опыт документирования.

В период приказного делопроизводства (XVI -- XVII вв.) постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и примеры их составления.

В период коллежского делопроизводства (XVIII в.) появились новые названия документов, Екатерина II завершила реформы Петра I, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г., определившие порядок отношений между высшими, центральными и местными учреждениями. Этот иерархический порядок взаимоотношений сохранялся в течении всего XIX в.

В период министерского делопроизводства (XIX -- начала ХХ вв.) организацию работы с документами следует рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе, которой лежали «универсальные» возможности человека.

Делопроизводство в советскую эпоху отмечено развитием системы документации: плановая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения и др. Утверждается новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), создаются новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации. Следует констатировать, что остается еще большое количество вопросов в области правового регулирования ДОУ и архивного дела. В значительной степени это связано с продолжающимися административными реформами, незавершенностью процедуры разграничения полномочий между органами государственной власти и местного самоуправления.

Правовое регулирование ДОУ и архивного дела, как на федеральном, так и на региональном уровне не входит в число первоочередных задач, в результате задержка с разработкой и принятием соответствующих законодательных и нормативно-правовых актов приводит к негативным последствиям в сфере управления в целом.

В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации»).

ГЛАВА 2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

2.1 ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб: задачи, функции и структура

Полное наименование образовательного учреждения, согласно Уставу, утвержденному приказом Комитета по образованию от 17 мая 2003 года: «Государственное общеобразовательное учреждение гимназия №227 Фрунзенского административного района Санкт-Петербурга», сокращенное: «ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского административного района Санкт-Петербурга».

Средняя школа № 227 Фрунзенского района Санкт-Петербурга своих первых учеников приняла 1-го сентября 1968 года. Текущий 2008 год является юбилейным для учреждения.

В 1991 году школа прошла аттестацию, и ей был присвоен статус гимназии. Школа сменила свое название. Через год учреждение перешло на самостоятельный баланс (смету по доходам и расходам). Гимназия осуществляет бухгалтерский учет и предоставляет информацию о своей деятельности органам государственной статистики и налоговым органам, учредителю и иным лицам в соответствии с законодательством Российской Федерации.

За сорок лет существования школы изменилось техническое оснащение не только учебных кабинетов, но технические средства секретаря. На смену механическим и электрическим пишущим машинкам и телефону пришли современные компьютеры, принтеры, сканеры, ксероксы и факсы, что значительно упростило и ускорило работу секретаря, который в образовательном учреждении ведет основную часть канцелярской работы.

Современные задачи и функции учреждения. Изучив Устав Учреждения - предусмотренный государством свод правил, регулирующий правовой статус государственного образования, можно определить основные задачи Государственного общеобразовательного учреждения.

Основными задачами Образовательного учреждения являются:

ь формирование общей культуры личности обучающихся на основе усвоения обязательного минимума содержания общеобразовательных программ, их адаптация к жизни в обществе;

ь создание основы для осознанного выбора и последующего освоения профессиональных общеобразовательных программ;

ь воспитание гражданственности, трудолюбия, уважения к правам и свободам человека, любви к окружающей природе, Родине, семье, формирование здорового образа жизни.

Основные функции учреждения:

ь образовательное учреждение осуществляет обучение и воспитание в интересах личности, общества, государства, обеспечивает охрану здоровья и создание благоприятных условий для разностороннего развития личности, в том числе возможность удовлетворения потребности обучающегося в самообразовании и получении дополнительного образования.

ь основным предметом деятельности Образовательного учреждения является реализация общеобразовательных программ начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования, обеспечивающие дополнительную (углубленную) подготовку обучающихся по предметам гуманитарного цикла.

Решением Совета инновационно-экспериментальной деятельности образовательной системы Фрунзенского района Санкт-Петербурга № 4 от 14.12.05 ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб был присвоен инновационный статус «Районная опытно-экспериментальная площадка».

Цель участия в данном проекте:

ь Разработка, овладение и реализация образовательных технологий в духовно-нравственном, интеллектуальном и физическом развитии субъектов учебно-воспитательного процесса в гимназии

Задачи:

ь Изучение психолого-педагогических возможностей различных образовательных технологий.

ь Обеспечение психолого-педагогического и методического сопровождение освоения образовательных технологий в гимназии.

ь Разработка образовательных технологий в различных областях знаний и на разных ступенях обучения.

ь Разработка образовательных технологий в процессе воспитания школьников разных возрастных групп.

ь Обобщение результатов разработки и использования образовательных технологий в учебно-воспитательном процессе в гимназии.

Основные социально-значимые результаты деятельности:

ь Обобщение и распространение педагогического опыта по разработке и использованию современных технологий в образовательном процессе.

ь Успешное овладение учащимися образовательными технологиями, обеспечивающими достижения необходимого уровня компетентности.

Структура учреждения составлена, исходя из положения о структурных подразделениях, и имеет следующий вид (см. Рис.):

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. Структура ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб

Входящие документы поступают в учреждение курьером из Администрации Фрунзенского района, Отдела образования и ГУ «Централизованная бухгалтерия администрации Фрунзенского района». В основном это распоряжения, приказы, письма различного содержания (информационные, рекомендательные т.п.).

В связи с развитием технических средств, документы в гимназию поступают с помощью телефона, факсимильной связи, электронной почты.

Все входящие документы регистрируются в секретариате, расписываются директором учреждения руководителям подразделений для исполнения. Соблюдение сроков исполнения контролируется секретарем директора, заместителями директора и лично директором. Отчеты по результатам работы по документу руководители подразделений так же возвращает через секретаря директора.

Секретарь директора выполняет все функции по учебному делопроизводству, кадровому делопроизводству, оформляет организационно-распорядительные документы, работает с информационно-справочными документами, архивом.

В государственных общеобразовательных учреждениях если должность секретаря директора занимает специалист с высшим образованием, то специальность тарифицируется как документовед, но при этом должностные обязанности остаются секретаря.

Таки образом, можно сделать следующие выводы:

Полное наименование образовательного учреждения, согласно Уставу, утвержденному приказом Комитета по образованию от 17 мая 2003 года: «Государственное общеобразовательное учреждение гимназия №227 Фрунзенского административного района Санкт-Петербурга», сокращенное: «ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского административного района Санкт-Петербурга». Структура учреждения составлена, исходя из положения о структурных подразделениях.

Основными задачами Образовательного учреждения являются: формирование общей культуры личности обучающихся; создание основы для осознанного выбора и последующего освоения профессиональных общеобразовательных программ; воспитание гражданственности, трудолюбия, уважения к правам и свободам человека, любви к окружающей природе, Родине, семье, формирование здорового образа жизни.

Основные функции учреждения: образовательное учреждение осуществляет обучение и воспитание в интересах личности, общества, государства, обеспечивает охрану здоровья и создание благоприятных условий для разностороннего развития личности, в том числе возможность удовлетворения потребности обучающегося в самообразовании и получении дополнительного образования.

2.2 Ведение документации общеобразовательного учреждения

Ведение школьной документации ведется в соответствии с инструкцией «О ведении школьной документации». Согласно инструкции в общеобразовательном учреждении ведется следующая документация:

ь Статистические отчеты:

· Отчет начальной, девятилетней и средней школы на начало учебного года,

· Отчет об успеваемости учащихся и т.д;

ь Учебно-педагогическая документация:

· Алфавитная книга записи учащихся;

· Личные дела учащихся;

· Классные журналы;

· Журналы факультативных занятий;

· Журналы групп продленного дня;

· Книга учета бланков и выдачи аттестатов о девятилетнем образовании;

· Книги учета золотых и серебряных медалей

· Книги протоколов педагогического совета школы;

· Книги приказов;

· Книги учета личного состава педагогических работников;

· Журнал учета пропущенных и замещенных уроков.

Указанные выше документы, кроме личных дел учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журналов групп продленного дня, журнала учета пропущенных и замещенных уроков, при смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим директором и вновь назначенным, а также начальником отдела образования администрации района или инспектором, присутствующими при передаче.

Документы о выпускных и переводных экзаменах (протоколы экзаменов за курс девятилетней, средней школы, ведомости годовых, экзаменационных и итоговых оценок) хранятся в школе пять лет. Тексты письменных экзаменационных работ учащихся хранятся один год.

В алфавитную книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Учащиеся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащегося в книге является одновременно номером его личного дела.

Выбывшими следует считать учащихся, прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, исключенных из школы, а также окончивших школу. Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается.

Выбытие учащегося и окончание им школы оформляются приказом директора с указанием причины выбытия: в алфавитную книгу заносятся номер и дата приказа и указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвр.» записывается в графе «Дата поступления в школу».

При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

Исправления в книге скрепляются подписью директора школы.

Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

Личное дело учащегося ведется в каждой школе и на каждого учащегося с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия).

В личное дело учащегося заносятся: общие сведения об учащемся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (например, золотая медаль). В период обучения учащегося в X - XI классах аттестат о девятилетнем образовании находится в личном деле и выдается на руки после окончания им средней школы.

Личные дела учащихся в I - IV классах ведутся учителями, в V - XI - классными руководителями. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, N К/5 - означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под N 5).

При выбытии учащегося из школы личное дело выдается на основании письменного заявления родителям или лицам, их заменяющим, с отметкой об этом в алфавитной книге; по окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.

Классный журнал является государственным документом, ведение которого обязательно для каждого учителя и классного руководителя. Устанавливаются два вида классных журналов - для I - IV и V - XI классов.

Классный журнал рассчитан на учебный год. Журналы параллельных классов нумеруются литерами. Например, «I-A класс», «I-б класс», «V-а класс», «V-б класс», «V-в класс».

Заместитель директора по учебно-воспитательной работе (завуч школы) дает указания классным руководителям о распределении страниц журнала, отведенных на текущий учет успеваемости и посещаемости учащихся на год, в соответствии с количеством часов, выделенных в учебном плане на каждый предмет.

Учитель, проверяя и оценивая знания учащихся, выставляет оценки в журнал, а также обязательно отмечает посещаемость школьников. На правой странице журнала записывает тему, изучавшуюся на уроке, и задание на дом. На левой - ставит дату урока, отмечает отсутствующих на уроке буквой «н» (не был). По проведенным практическим и лабораторным работам, экскурсиям, контрольным письменным работам точно указывается их тема и количество затраченных часов.

Журналы хранятся в учреждении пять лет, затем из журнала вынимаются последние страницы, на которых занесены оценки успеваемости учащихся за год, все страницы сшиваются, оформляется опись и сдаются в архив на постоянное хранение.

Журнал факультативных занятий является основным документом учета работы факультативных групп и ведется в средних общеобразовательных школах по каждому факультативу отдельно. Требования к ведению записей в журнале факультативных занятий аналогичны требованиям, предъявляемым к порядку ведения их в классном журнале.

Журнал группы продленного дня ведется во всех школах, имеющих группы продленного дня. Журнал группы продленного дня рассчитан на учебный год. Ведение соответствующих записей в данном журнале обязательно для каждого воспитателя и руководителя кружка. Воспитатель обязан ежедневно отмечать не явившихся в группу или опоздавших воспитанников.

Директор школы и заместитель директора по учебно-воспитательной работе систематически проверяют правильность ведения журналов.

В книге учета бланков и выдачи аттестатов о среднем образовании учитывается количество полученных и выданных бланков аттестатов о среднем образовании с указанием их номеров обычного образца и аттестатов о среднем образовании особого образца для лиц, окончивших школу с золотой медалью. Остаток чистых бланков аттестатов, а также испорченные бланки с указанием их номеров сдаются в отдел образования администрации района. О сдаче бланков школой в книге делается соответствующая запись и расписывается начальник отдела образования или инспектор школ. Основанием для выдачи аттестатов о среднем образовании является решение педагогического совета школы, дата и номер протокола проставляются в книге.

Во второй части книги в соответствии с ее формой записываются сведения об окончивших среднюю школу. Год выпуска учащихся указывается посредине разворота книги, перед записями фамилий, имен и отчеств учащихся данного выпуска.

В соответствующих графах проставляются оценки по предметам, указанным в аттестате, оценка по поведению; записываются сведения о награждении медалью или похвальной грамотой; указывается дата решения педагогического совета о выдаче аттестата (основанием этого является протокол педагогического совета); ставится роспись в получении аттестата о среднем образовании.

Получивший аттестат особого образца должен сделать следующую запись: «Аттестат особого образца получил(а) (фамилия, имя, число, месяц, год)».

Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнения в правильности внесенных данных. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ и печатью учреждения. За достоверность сведений, содержащихся в документах, и доброкачественное их оформление несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

Документооборот внутри учреждения осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, разработанной и утвержденной руководителем учреждения 01.09.2005г.

Для подготовки документов используются современные технические средства: компьютеры, сканеры, ксероксы, факсы. Документооборот с профильными комитетами осуществляется с помощью системы электронного документооборота «Бюджет 2008» и автоматизированной информационной системы государственного заказа Санкт-Петербурга (АИСГЗ).

Школьная документация ведется в соответствие с Инструкцией от 27 декабря 1974г. №167 «О ведении школьной документации». Этот документ устарел исторически. Вся учебно-педагогическая документация ведется рукописно, что занимает значительную часть рабочего времени секретаря, заместителей директора по учебной части и учителей. Руководство Гимназии №227 планирует установить систему электронных журналов в 2008-2009 учебном году. Но эта система не отменит ведение традиционных классных журналов.

В связи с возросшим документооборотом, одному сотруднику канцелярии сложно справится с потоком документов, поэтому целесообразно введение в штат делопроизводителя, который возьмет на себя часть канцелярской работы.

2.3 Разработка инструкции по делопроизводству ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб

делопроизводство общеобразовательный нормативный инструкция

Принятый в марте 2007 года национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» предусматривает, что деятельность по управлению документами в организации должна основываться на «установлении, внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с документами». ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные документы, устанавливающие правила работы с документами: правила документирования, организации документооборота, хранения документов и их использования, защиты документированной информации и др. «В отечественном делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)». В. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД «Инструкция по документационному обеспечению управления» // «Секретарь-референт». №9 2007г. - 36-44с.

В соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов государственные организации обязаны иметь инструкцию. Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами (особенно небольших коммерческих структур), от этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Следует отметить, что в последние годы некоторые крупные организации отказались от инструкции, включив положения по работе с документами в регламенты. При всей близости освещаемых вопросов Инструкция и Регламент имеют разное назначение, и их объединение в конечном итоге представляется нецелесообразным.

Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Однако бывают случаи, когда инструкцию разрабатывает юридическая служба или подразделение, занятое созданием автоматизированной системы делопроизводства. В любой ситуации специалисты по делопроизводству должны принимать активное участие в подготовке важнейшего для их работы нормативного акта. При этом совсем не обязательно, чтобы Инструкция разрабатывалась силами сотрудников самой организации. Для этой работы можно привлечь по договору специализированные научно-внедренческие центры.

Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль над исполнением и хранением документов.

Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

В организациях, имеющих подведомственные организации (филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем облегчит информационный обмен между организациями одной системы.

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Начиная работу над инструкцией, необходимо четко представлять себе цель и назначение этого нормативного документа. Самый худший вариант, когда Инструкция пишется «для галочки» и ее положения носят формальный характер. Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения.

Работа над инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы.

· сбор и анализ материала.

· разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение.

· внедрение инструкции в организации.

Подготовительный этап

«Разработчики инструкции основываются на нормативных документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с документами. Необходимо использовать положения национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»». Демин Ю.М. Подготовка служебных документов. 2-е изд., доп. И перераб. - СПб.: Питер, 2007. - 54с.

При разработке инструкции могут использоваться инструкции по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации.

После изучения нормативных документов исследуется документационное обеспечение организации, а именно:

· структура организации (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);

· структура аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе приказа о распределении обязанностей между руководством и других организационно-правовых и распорядительных документов);

· функции организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении, положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);

· функции отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность (положений, регламентов, инструкций и др.));

· функциональные обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);

· состав документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации;

· организация работы по приему и отправке документов;

· система регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или автоматизированным);

· организация контроля над исполнением документов, если он ведется (на основе журналов, картотек, используемых для контроля за исполнением);

· система хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры дел, если она имеется, и методом непосредственного анализа дел в подразделениях);

· организация работы исполнителей с документами;

· порядок использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;

· организация работы по отправке и получению документов по факсу;

· порядок использования электронной почты.

Основные источники сведений об организации работы с документами - это нормативные, методические, информационно-справочные документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно, особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами. В. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД «Инструкция по документационному обеспечению управления» // «Секретарь-референт». №9 2007г. - 36-44с.

При сборе материала особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

· компетенция руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);

· виды документов, издаваемых руководством (руководителем организации, заместителями руководителя, руководителями подразделений);

· виды бланков документов, используемых в организации;

· порядок согласования (визирования) документов;

· порядок подписания документов;

· виды документов, утверждаемых руководителем;

· виды и разновидности документов, заверяемых печатью организации;

· место хранения печати (или печатей, если их несколько); лицо, ответственное за хранение и использование печатей;

· места регистрации документов и регистрационные формы (журналы, картотеки, базы данных), применяемые для этого;

· регистрируемые и нерегистрируемые документы;

· организации, из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.). Кузнецова, Т.В., Подольская, И.А. Методы анализа результатов обследования организации делопроизводства // Делопроизводство. 2004. №4. С.19-28.

Структура инструкции по делопроизводству

Количество и наименования разделов инструкции, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. При этом важно, чтобы положения Инструкции отражали все стадии работы с документами: от их создания (получения) до сдачи в архив или уничтожения.

Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.

Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств). Так, при использовании в организации соответствующих технологий в Инструкцию могут быть включены такие разделы (подразделы), как «Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи», «Звукозапись мероприятий», «Использование электронной почты» и др. В том случае, если организация активно работает с зарубежными партнерами, в Инструкцию включается раздел «Оформление документов, направляемых за рубеж».

Как правило, основными разделами Инструкции являются «Документирование управленческой деятельности» и «Организация работы с документами». Предваряет инструкцию раздел «Общие положения», в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.

В разделе «Общие положения» инструкции, как правило, приводятся Дик Н.Ф. Локальные акты и делопроизводство в общеобразовательном учреждении / Н.Ф.Дик. - Ростов н/Д: Феникс, 2006. - 313с.:

· назначение и цели инструкции;

· нормативная база инструкции;

· виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;

· общие принципы работы с документами;

· нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией;

· ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции.

Назначением инструкции по ДОУ является установление единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции - совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

В разделе «Общие положения» отмечается также, что ведение делопроизводства в целом, контроль над осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях - на руководителей подразделений. С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях. «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов РФ» (утв. Минобразованием РФ 06.05.2002).

В разделе «Общие положения» также отмечается, что работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

В данном разделе следует перечислить те нормативные документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации. Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников и др.

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены