Организация делопроизводства в общеобразовательном учреждении (на примере Гимназии №227 Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга)

1.4. Секретарь должен знать:

1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства;

1.4.3.Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

1.4.4. Структуру предприятия, учреждения, организации;

1.4.5. Организацию делопроизводства;

1.4.6. Схемы документооборота;

1.4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

1.4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив;

1.4.9. Системы организации контроля за исполнением документов;

1.4.10. Оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

1.4.11. Основы экономики, организации производства, труда и управления;

1.4.12. Законодательство о труде;

1.4.13. Правила внутреннего трудового распорядка;

1.4.14. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

1.5.1. Уставом;

1.5.2. Настоящей должностной инструкцией.

2. Функции

Основными направлениями деятельности секретаря являются:

2.1.Организация делопроизводства.

2.2.Обеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями.

3.Должностные обязанности

3.1. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3.2. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

3.3. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

3.4.Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в учреждении и организует их внедрение.

3.5. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

3.6. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

3.7.Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

3.8.Ведет алфавитную книгу, книгу приказов на зачисление и выбытие учащихся, книгу прибытия и выбытия учащихся, трудовые книжки сотрудников, личные карточки сотрудников (форма Т2).

3.9. Оформляет личные дела сотрудников.

4.Права

Секретарь имеет право:

4.1.Использовать в своей работе прогрессивные формы обработки, учета и ведение документации.

4.2.Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей.

4.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению, а также вносить предложения по совершенствованию работы предприятия.

4.4.Вносить предложения по совершенствованию форм и методов ведения документации

4.5.Повышать свою квалификацию.

5.Ответственность

Секретарь несет ответственность в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации, за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

4.2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.

4.3. Нарушение внутреннего распорядка учреждения.

4.4.За виновное причинение учреждению или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

6.Условия работы

6.1.Работает в режиме ненормированного рабочего дня исходя из 40-часовой рабочей недели по графику, утвержденному директором учреждения.

С инструкцией ознакомлен: ___________________________

«____» ___________ 200 _ г.

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ГОУ Гимназия №227 УТВЕРЖДЕНА

Фрунзенского административного района Приказом директора гимназии

Санкт-Петербурга от хх.хх.2008. № ххх

«ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству»

хх. хх.2008 г. № _________

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в гимназии и в её структурных подразделениях. Инструкция подготовлена в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству министерств и ведомств Российской Федерации.

1.2. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в гимназии и её структурных подразделениях осуществляет директор гимназии.

1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность возлагается на заместителей директора и руководителей структурных подразделений (отделов). Руководители структурных подразделений обязаны обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в гимназии и её структурных подразделениях возлагается на секретарей, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.5. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения директора гимназии.

1.6. При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-передаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в канцелярию гимназии.

1.7. Ведение переписки с организациями и учреждениями, предприятиями и организациями по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей, осуществляет директор гимназии. Проекты документов вносят все категории заместителей директора гимназии.

1.8. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами компьютерной техники.

1.9. Выполнение Инструкции обязательно для каждого работника, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены.

1.10. Порядок работы с письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется соответствующими инструкциями.

2. Правила составления и оформления документов

2.1. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией заместителей директора издаются следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения.

2.2. В целях эффективного использования средств компьютерной техники в Гимназии и её структурных подразделениях устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.

2.3. Документирование управленческой деятельности.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации - автора, название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись.

2.4. Бланки документов.

Документы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ 6-38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В Гимназии и её структурных подразделениях применяются следующие виды бланков:

· приказ по основной деятельности;

· приказ по личному составу;

· приказ по учащимся;

· исходящий документ (служебное письмо) Гимназии;

· протокол собрания;

· заявление родителей - о приеме учащегося в гимназию, о переводе в другой класс, о выдаче документов учащегося при выбытии из гимназии;

Бланки документов изготовляются на бумаге форматов A4 (210 x 297 мм). Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Изготовление бланков производится после согласования с директором Гимназии формы бланка и наличия в нем реквизитов.

2.5. Оформление реквизитов документов.

2.5.1. Наименование организации - автора документа.

Наименование Гимназии указывается в точном соответствии с её Уставом.

2.5.2. Название документа.

Название документа должно соответствовать компетенции Гимназии, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов.

2.5.3. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия, для утверждения документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 01.09.2001.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 1 сентября 2001 года.

2.5.4. Подпись документа.

Документы, направляемые Гимназией в вышестоящие органы власти и сторонним организациям, подписываются директором или его заместителями по поручению директора.

В состав реквизита подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Например:

Директор подпись А.В. Петров

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления «и.о.», «зам.» вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или при проставлении косой черты перед наименованием должности.

2.5.6. Согласование документа.

С целью оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри Гимназии (подразделениями и должностными лицами), так и вне её (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностными лицами. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования, должность визирующего.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Гимназии, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, распоряжений, решений коллегиальных органов гимназии визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа и включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель директора Гимназии по ____

____________________________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

01.09. 2008

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

(наименование коллегиального органа)

15.09.2008 N 2

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

2.5.7. Утверждение документа.

Документы утверждаются руководителями гимназии, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Директор Гимназии

____________________________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

00.00.00

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Гимназии № 3

00.00.00 N

2.5.8. Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

2.5.9. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

2.5.10. Адресация документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресации документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.

Например:

Комитет по образованию

Администрации Санкт-Петербурга

Управление общего и профессионального

Образования

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:

Комитет по образованию

Администрации Санкт-Петербурга

Управление общего и

профессионального образования

А.Г. Иванову

При адресации документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Председателю

Комитета по образованию

Администрации Санкт-Петербурга

Т.П.Алексеевой

При адресации документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например:

Ректорам (директорам) образовательных учреждений, руководителям учреждений и организаций, подведомственных органам управления образованием субъектов Российской Федерации

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

Например:

Редакция журнала «Образование»

103806, ГСП, Москва, К-6,

Малый Поварской пер., 1/2

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

2.5.11. Резолюция.

В резолюции даются указания по исполнению документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

2.5.12. Оформление приложений к документу.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов... на 2 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.д.).

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Например: Приложение к приказу Гимназии № 3 от 21.01. 2001 г. N 129

2.6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

2.6.1.Подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями Гимназии, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. Первый экземпляр проекта документа визируется директором, второй экземпляр - заместителем директора, руководителями структурных подразделений, с которыми согласовывается проект. К проекту документа прилагается лист согласования его с заинтересованными организациями.

На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма указывается наименование структурного подразделения Гимназии, фамилии и номера телефонов начальника и исполнителя, подготовивших проект документа.

Проекты документов излагаются на листах формата A4 через полтора межстрочных интервала в двух экземплярах, первый экземпляр направляется адресату, второй - в структурном подразделении.

Разработка проектов документов может осуществляться также в электронном виде.

Исполнитель направляет электронную версию проекта документа по локальной компьютерной сети в электронную папку «ДИРЕКТОРУ на подпись» и извещает об этом секретаря гимназии (согласуя сроки издания документа). После рассмотрения и корректировки директором гимназии проекта документа, документ направляется в сетевую папку «ПОДПИСАНО». После этого секретарь гимназии производит регистрацию документа, осуществляет его конечную обработку и выпускает документ на бумажном носителе. Секретарь обеспечивает сохранение электронной версии документа в ПК или на дискете.

2.6.2. Приказ.

Проекты приказов разрабатываются заместителями директора или руководителями структурных подразделений, по поручению руководства или в инициативном порядке. Решения нормативного характера в пределах компетенции Гимназии, решения вопросов деятельности Гимназии, а также вопросов, относящихся ко всем или нескольким структурным подразделениям, излагаются в приказах.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ муниципального, регионального или федерального органа управления, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается гимназии.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте преамбулы, например: «В дополнение к приказу (во изменение приказа) Гимназии от 08.10.2006 N 201...».

Проект приказа во исполнение распорядительного документа вышестоящего органа должен быть подготовлен в течение 3 дней, если руководство Гимназии не установило иной срок.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Проекты приказов представляются на визу директору Гимназии, который проверяет правильность их оформления. Ответственность за качество подготовки документов как по содержанию, так и по оформлению возлагается на заместителей директора, или на руководителей структурных подразделений, готовивших эти документы.

Приказ подписывает директор Гимназии или по его поручению заместитель директора.

Приказ регистрируется в канцелярии Гимназии, нумеруется порядковым номером в пределах календарного года.

Приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии Гимназии и не имеют самостоятельной буквенной нумерации.

Приказы по личному составу регистрируются в канцелярии Гимназии и имеют самостоятельную нумерацию с буквой «Л».

Приказы по движению учащихся регистрируются в канцелярии Гимназии и имеют самостоятельную нумерацию с буквой «У»

2.6.3. Протокол.

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В водной части заполняются следующие реквизиты: «наименование учреждения», «дата, №, и место составления протокола» «председатель», «секретарь», «присутствовали», «повестка дня». На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, постановление (решение) печатается полностью.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Список присутствующих прилагается к протоколу, если на собрании присутствовало свыше десяти человек.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем (см. пп. 2.5.5).

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

2.7. Факсимильная связь.

2.7.1. Передача корреспонденции по факсимильной связи осуществляется только по указанию или с разрешения руководящих работников гимназии.

2.7.2. Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой «FAX (дата и время)».

2.7.3. Регистрация в структурных подразделениях корреспонденции, передаваемой и получаемой по факсимильной связи, производится в общем порядке, указанном в п. п. 5, 6.

2.8. Порядок снятия и выдачи копий с документов.

2.8.1. Копии с документов выдаются с разрешения руководителей структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в Гимназии и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.

2.8.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк Гимназии, номер, дата, содержание и т.д.).

При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии».

2.8.3. При заверении копии документа внизу, после полного воспроизведения текста пишется "Верно", указывается должность лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, ставится подпись, дата заверения, канцелярская круглая печать.

2.8.4. На обороте подлинника документа делается отметка, когда и кому выдана копия.

2.9. Тиражирование документов.

При определении тиража для выдачи документов исполнителям, которые перечислены в резолюции директора, следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение документов до исполнителей. Тираж определяется ответственным исполнителем.

2.10. Автоматизация документирования.

Для подготовки документов применяются автоматизированные технологии. При этом используются следующие имеющиеся базы данных: корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, сведения, содержащиеся в электронном архиве гимназии машинные редакторские программы и др.

Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий.

3. Контроль над исполнением документов

3.1. Организация контроля.

3.1.1. Все поступающие на имя директора Гимназии и в адрес Гимназии документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.

3.1.2. Контроль над исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительной дисциплины и осуществляется с помощью электронной системы контроля.

3.1.3. Автоматизированному контролю подлежат приказы, указания, решения коллегии, а также поступающие на имя директора Гимназии и в адрес Гимназии документы, взятые на контроль.

3.1.4. Поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок.

Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «Срочно», исполняются в 3-дневный, остальные в месячный срок. Этот срок исчисляется в календарных днях с даты их подписания. Если по объективным причинам возникла необходимость продления срока исполнения документа руководители соответствующих подразделений не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока должны подготовить на имя директора Гимназии мотивированную просьбу по этому вопросу и предложение о новом сроке за подписью заместителя директора или руководителя структурного подразделения.

3.1.5. Контроль над своевременным исполнением документов осуществляет зав. канцелярией Гимназии.

3.1.6. Руководители структурных подразделений обязаны еженедельно рассматривать на оперативных совещаниях состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями директора Гимназии, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения, требующие исполнения и подготовки ответа.

3.1.7. На документах, взятых на контроль, ставится штамп «Контроль».

При исполнении документа секретарь, ответственный за контроль документации сообщает об этом директору Гимназии.

В том случае, когда контрольные документы не исполнены в установленный срок, они включаются в перечень документов, взятых на контроль и просроченных по исполнению, который представляется руководству.

3.1.8. О ходе выполнения поручений ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях докладывают директору Гимназии в порядке, установленном начальником подразделения.

3.1.9. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все подготовленные в нем вопросы, о проведении необходимых мероприятий поставлены в известность заинтересованные учреждения, подразделения и должностные лица, подготовлены необходимые распорядительные и информационные документы.

3.1.10. Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи «В дело N», подписи и даты, исполнитель вносит краткую запись об исполнении.

Например: «В дело N 24-15. Вопрос решен положительно (отрицательно)». Личная подпись (расшифровка подписи), дата.

3.2. Порядок снятия документов с контроля.

3.2.1. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное выполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.

3.2.2. Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль.

3.2.3. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями директора Гимназии является документ - ответ, подписанный руководством структурного подразделения, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения.

4. Порядок исполнения и прохождения входящих документов

4.1. Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется секретарем Гимназии, ответственным за обработку входящей документации с 9 до 17 часов 30 минут, а в предвыходные и предпраздничные дни - с 9 часов до 16 часов 45 минут При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресации.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается к отправителю.

Корреспонденция, получаемая секретарем под расписку (с курьером, заказная и т.п.), записывается в журнале. Передача корреспонденции из вышестоящих органов, ценных бандеролей в структурные подразделения Гимназии производится под расписку.

4.2. При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресации и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному

документу, а другой направляется отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки, согласно почтовому штемпелю, имеют большие расхождения во времени, если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

4.3. На всех входящих документах на нижнем свободном от текста поле первой страницы поступившего документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

4.4. Корреспонденция, поступающая в гимназию по электронной почте, в день получения сохраняется в электронном архиве в соответствии с ее содержанием, распечатывается на бумажном носителе и проходит дальнейшую обработку как входящий документ.

4.5. Запись о документе в журнале регистрации входящей документации должна содержать следующую информацию: дата и номер документа, откуда и от кого поступил документ, срок исполнения (если он указан), наименование документа (если нет наименования, то тему документа), отметку о постановке на контроль, содержание резолюции руководства.

Особая отметка «получено на совещании» ставится в журнале регистрации в случае, если документ был выдан на руки руководителю (заместителю) на совещании, и доставлен в гимназию в единственном экземпляре на бумажном носителе.

4.6. Все поступившие документы должны быть предоставлены руководству в день их поступления.

4.7. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях руководства Гимназии.

4.8. Документы с резолюцией руководства должны передаваться в день их рассмотрения от секретаря исполнителям под личную роспись исполнителя в журнале регистрации (под содержанием резолюции).

4.9. Получив документы на исполнение, ответственный исполнитель должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.

По запросу исполнителей секретарь предоставляет им для работы электронную версию документа. Документы, поступившие на бумажном носителе в единственном экземпляре (выданные на совещании), могут тиражироваться по запросу исполнителей.

4.10. Передача документов от одного исполнителя другому может производиться только через канцелярию гимназии.

4.11. Документы, переданные для исполнения в структурные подразделения, должны быть возвращены в канцелярию сразу по истечении срока исполнения документов.

Документы, направляемые в структурные подразделения для ознакомления, должны быть рассмотрены без задержки и возвращены в тот же день.

4.12. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

4.13. На документах, содержащих запрос информации, которая была предоставлена по электронной почте, секретарь ставит соответствующую запись: кем подготовлена информация, дата и время отправки, подпись секретаря.

4.14. После возврата документов исполнителем секретарь проставляет в журнале регистрации отметку о возврате документа, о направлении его в соответствующее дело.

5. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов

5.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, подписание (утверждение), тиражирование, регистрацию и отправку.

5.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений.

Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

5.3. Копии отправленных документов подшиваются секретарем в дело «Исходящая документация».

5.4. Запись о документе в журнале регистрации исходящей документации должна содержать следующую информацию: дата и номер документа, куда и кому направлен документ, наименование документа (если нет наименования, то тему документа), отметка об исполнителе.

5.5. Сотрудники, ответственные за подготовку исходящей документации, перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресации.

5.6. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

6. Регистрация документов

6.1. Регистрация документов осуществляется в обязательном порядке в канцелярии гимназии.

6.2. Обязательной регистрации подлежат следующие входящие документы:

нормативно-распорядительные документы органов управления образованием всех уровней, нормативно-распорядительные документы администраций города и области, запросы о предоставлении информации, все виды заявлений граждан, докладные и служебные записки, финансовые счета на оплату гимназией товаров и услуг, акты сверок

по оплате.

6.3. Обязательной регистрации подлежат следующие внутренние документы гимназии: все виды приказов, положения, трудовые договоры (контракты), должностные инструкции, инструкции по охране труда, протоколы заседаний педагогического совета гимназии.

6.4. Не регистрируются в канцелярии: авансовые отчеты, договоры подряда, договоры о сотрудничестве, накладные, сметы, рекламная и справочная информация, приглашения, поздравления.

6.5. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы - в день подписания.

6.6. Регистрационный номер входящего документа ставится в правом нижнем углу документа и состоит из порядкового номера поступления по журналу регистрации и даты поступления документа.

6.7. Индекс исходящего и внутреннего документа состоит из порядкового номера отправления по журналу регистрации и даты отправления документа. Секретарь, ответственный за ведение входящей и исходящей документации, проверяет правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяет копии и вносит необходимые записи в регистрационные журналы.

6.8. Поступающие телефонограммы фиксируются в журнале регистрации телефонограмм и доводятся до руководителя либо до непосредственного исполнителя в день поступления.

7. Построение справочного аппарата

7.1. В канцелярии справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции, специализированные пакеты документов для знакомства родителей учащихся гимназии с нормативно-правовой базой учреждения, электронный архив, который ведется автоматизированно на персональных компьютерах.

Справочные журналы ведутся на документы, поступившие на имя руководства Гимназии.

Справочным аппаратом для исходящих документов являются журналы регистрации этих документов.

7.2. Электронный архив гимназии содержит:

· нормативно-правовую базу по вопросам организации образовательного процесса, административно-хозяйственной деятельности, охраны труда, ведению бухгалтерского учета, организации делопроизводства и архивного дела, кадровой работы;

· нормативно-правовые акты, издаваемые в гимназии: уставы, приказы, положения, инструкции и т.д.;

· исходящую корреспонденцию гимназии, и статистическую отчетность по гимназии;

· нормативно-распорядительную документацию и статистическую информацию, поступающую из органов управления образованием по электронной почте,

· электронную базу данных персонала гимназии,

· электронную базу данных учащихся гимназии,

· бланки и образцы документов, используемые работниками различных служб и структурных подразделений гимназии.

8. Работа исполнителей с документами

8.1. Заместители директора Гимназии и руководители структурных подразделений Гимназии обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль над качественным исполнением документов по существу вопросов.

8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, требующие согласования, рассматриваются в день их поступления.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя структурного подразделения.

Срочные документы передаются немедленно.

8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) руководством Гимназии или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Гимназию и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители также ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

8.6. В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты на документы, номенклатуры дел структурных подразделений, средства вычислительной и организационной техники.

8.7. Исполнитель для удобства работы заводит следующие папки для исполнения документов: «Срочно», «На доклад (подпись)», «На отправку».

Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за правильное использование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.

8.8. Исполнитель имеет право пользоваться электронным архивом Гимназии, справочно-информационными архивными фондами и библиотеками для получения необходимой информации.

9. Печатание и тиражирование документов

9.1. Печатание документов.

9.1.1. Срочное печатание документов первоначально согласовывается работником с директором гимназии.

Рукописи документов принимаются для печатания секретарями гимназии, при согласовании сроков заказа и количества экземпляров, занесении записи в специальный журнал учета печатной документации.

9.1.2. Рукописи документов, написанные неразборчиво, карандашом, красными или зелеными чернилами, а также с большим количеством вклеек и неясных исправлений, к набору не принимаются.

9.2. Тиражирование материалов с помощью копировально-множительной техники.

9.2.1. При тиражировании служебной документации работники Гимназии руководствуются Едиными правилами печатания изданий и другими нормативными актами по вопросам использования множительной техники.

9.2.2. Тиражирование документов производится в канцелярии, а также в структурных подразделениях на множительных аппаратах для оперативного копирования.

Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности Гимназии. Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

9.2.4. Тиражированные экземпляры документов на последней странице должны иметь выходные данные: номер заказа, тираж, дата.

9.2.5. Подлинники растиражированных документов возвращаются заказчикам при получении тиража.

10. Учет и хранение печатей, штампов и бланков

10.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, командировочные удостоверения, трудовые книжки, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним.

10.2. Заказы на изготовление печатей, штампов и снабжение структурных подразделений Гимназии всеми видами бланков осуществляются заместителем директора по АХР.

10.3. Учет печатей и штампов, имеющихся в Гимназии, ведется в соответствующем журнале учета.

10.4. Выдача печатей и штампов производится под расписку в журнале учета.

10.5. Журнал учета включается в номенклатуру дел. Листы его нумеруются, прошиваются и опечатываются.

10.6. Печати и штампы должны храниться в сейфе канцелярии.

10.7. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут руководители и лица, ответственные за ведение делопроизводства.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он был четким, разборчивым и захватывал часть букв в наименовании должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.

10.8. Печати, штампы и бланки хранятся и применяются в соответствии со следующими правилами:

Наименование	Хранится	Применяется
1	2	3
Гербовая печать гимназии Канцелярская печать гимназии Бланки, используемые в Гимназии	В канцелярии В канцелярии В канцелярии	для оформления документов государственного образца (аттестатов); для оформления документов, требующих наличия оттиска печати учреждения для оформления переписки со всеми внешними корреспондентами

10.9. Замена печатей производится на основании приказа директора гимназии.

10.10. Печати и штампы уничтожаются по акту.

10.11. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.

10.12. Отметки о проведенных проверках делаются в соответствующих журналах учета после последней записи.

10.13. Прием-передача бланков трудовых книжек и вкладышей к ним производится заместителем директора по АХР секретарю по накладной, о чем производится соответствующая запись в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек (туда заносятся все номера переданных бланков).

10.14. Выдача сотрудникам бланков трудовых книжек и вкладышей к ним производится под расписку в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к трудовым книжкам.

10.15. Все трудовые книжки сотрудников хранятся в сейфе.

10.15. По необходимости сотруднику может быть выдана его трудовая книжка (для начисления пенсионных выплат, уточнения стажа и т.п.) под расписку на срок, не превышающий 14 календарных дней. В случае если срок, указанный в расписке, истек, сотрудник должен вернуть в канцелярию трудовую книжку либо переоформить расписку на новый срок.

11. Составление номенклатуры дел

11.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, составляется в Гимназии с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

11.2. Номенклатура дел Гимназии составляется секретарем на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

11.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Гимназии и Положением о Структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

11.4. В номенклатуру дел Гимназии включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Гимназии.

11.5. Графы номенклатуры дел Гимназии заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в Гимназии цифрового обозначения раздела номенклатуры и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

12. Формирование дел

12.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

12.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по одному вопросу; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, дело не должно превышать 250 листов.

12.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка «В дело N», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

12.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности Гимназии и документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

13. Экспертиза ценности документов

13.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

13.2. Экспертиза ценности документов в Гимназии проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

13.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Гимназии создается постоянно действующая экспертная комиссия.

13.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Гимназии путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел "до минования надобности" и т.п.