Организация делопроизводства в общеобразовательном учреждении (на примере Гимназии №227 Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга)

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

14. Оформление дел

14.1. Дела Гимназии подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений.

14.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

14.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

15. Составление описей дел

15.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, дела со специальной документацией.

15.2. В Гимназии и ее Структурных подразделениях, в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы передаются в архив Гимназии.

15.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих документы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

15.4. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

16. Оперативное хранение документов и дел

16.1. С момента заведения и до передачи в архив Гимназии дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.

16.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

17. Передача дел в архив.

17.1. В своей практической деятельности архив Гимназии руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и указаниями Министерства, нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России.

17.2. Архив Гимназии хранит документы всех структурных подразделений.

17.3. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится по описям.

17.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя структурного подразделения. Передача их может осуществляться по усмотрению архива по описи или номенклатуре дел.

17.5. Прием-передача осуществляется по графику, составленному секретарем, ответственным за ведение работы архива, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному директором Гимназии.

Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.

Прием-передача на хранение в архиве каждого дела производится секретарем, ответственным за организацию работы архива гимназии, в присутствии работника структурного подразделения по описи, подготовленной структурным подразделением по установленному образцу.

При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приемки - передачи дел, а также подписи секретаря и лица, передавшего дела.

18. Контроль над ведением делопроизводства

18.1. Администрация Гимназии осуществляет периодическую (не реже 1 раза в год) проверку состояния делопроизводства в Структурных подразделениях и всех структурных подразделениях.

18.2. Для проверки состояния делопроизводства приказом по Гимназии создаются комиссии, в состав которых включаются специалисты и ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

18.3. Итоги проверки отражаются в акте, который представляется на утверждение директору Гимназии.

18.4. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в Гимназии и ее Структурных подразделениях, должны ежемесячно проводить проверку у исполнителей наличия, порядка хранения документов, обращения с ними в процессе работы и о результатах проверки докладывать руководителям структурных подразделений

Размещено на Allbest.ru