В раздел «Документирование управленческой деятельности» целесообразно включить следующие подразделы:

· общие требования к документам;

· бланки документов;

· оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;

· особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;

· правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.

Содержание подраздела «Особенности оформления отдельных видов и комплексов документов» зависит от характера и особенностей деятельности конкретной организации. В наиболее полном виде он может иметь следующую структуру:

· подготовка распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);

· подготовка организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);

· подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);

· составление и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, совещаний, собраний, советов, правлений и др.);

· ведение деловой переписки;

· составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок, справок, служебных записок, списков, актов и др.);

· подготовка и оформление договоров.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив. Рогожин М.В. Организация делопроизводства на предприятии: Учебное пособие - М.: РДЛ, 2003, - 53 с.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан). «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов РФ» (утв. Минобразованием РФ 06.05.2002).

Поскольку при работе с документами используются печати (для удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков. В разделе «Организация работы с документами» также необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.

Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др. Структура этого раздела может быть следующей:

· организация документооборота;

· прием, обработка и прохождение поступающих документов;

· регистрация и учет поступающих документов;

· организация работы с отправляемыми документами;

· регистрация и прохождение внутренних документов;

· учет объемов документооборота;

· контроль исполнения документов;

· организация работы с обращениями граждан;

· работа исполнителя с документами;

· изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

· использование средств факсимильной связи;

· ксерокопирование и тиражирование документов;

· организация хранения документов;

· составление и ведение номенклатуры дел;

· формирование дел;

· оформление дел;

· оперативное хранение дел;

· передача дел на архивное хранение;

· работа исполнителя с документами;

· изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

· организация работы с документами, поступающими по факсимильной связи;

· организация работы с документами, поступающими по электронной почте;

· копирование и тиражирование документов.

Предлагаемая структура инструкции носит примерный характер. Обычно инструкции по делопроизводству содержат от 5 до 15 разделов. В конечном итоге, деление на разделы и подразделы носит достаточно формальный характер. Илюшенко, М.П. Организационные документы и их значение в регулировании управленческой деятельности // Делопроизводство. 2004. №3. С.29-32. Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с документами. В конкретной организации в зависимости от ее специфики, организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может быть дополнена другими разделами.

Большое значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а какие - в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают:

· образцы бланков документов;

· образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);

· перечень нерегистрируемых документов;

· перечень утверждаемых документов;

· перечень документов, заверяемых печатью организации;

· формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;

· форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.

Согласование и утверждение

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, архивом организации или работником, ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.

Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений.

Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ - контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ.учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям.- М.: Мастерство; Высшая школа,2001.-141с.

Вариант разработанной инструкции для ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб см. в Приложении 5.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Работа над инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы.

· сбор и анализ материала. Является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных;

· разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение. Этап связан с созданием проекта инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением;

· внедрение инструкции в организации. Работа по ознакомлению сотрудников с положениями инструкции, внесением в инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль над соблюдением в организации требований инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.

Из содержания Главы 2 исследования можно сделать следующие выводы:

Полное наименование образовательного учреждения, согласно Уставу, утвержденному приказом Комитета по образованию от 17 мая 2003 года: «Государственное общеобразовательное учреждение гимназия №227 Фрунзенского административного района Санкт-Петербурга», сокращенное: «ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского административного района Санкт-Петербурга». Структура учреждения составлена, исходя из положения о структурных подразделениях.

Основными задачами Образовательного учреждения являются: формирование общей культуры личности обучающихся; создание основы для осознанного выбора и последующего освоения профессиональных общеобразовательных программ; воспитание гражданственности, трудолюбия, уважения к правам и свободам человека, любви к окружающей природе, Родине, семье, формирование здорового образа жизни.

Основные функции учреждения: образовательное учреждение осуществляет обучение и воспитание в интересах личности, общества, государства, обеспечивает охрану здоровья и создание благоприятных условий для разностороннего развития личности, в том числе возможность удовлетворения потребности обучающегося в самообразовании и получении дополнительного образования.

Документооборот внутри учреждения осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, разработанной и утвержденной руководителем учреждения 01.09.2005г.

Для подготовки документов используются современные технические средства: компьютеры, сканеры, ксероксы, факсы. Документооборот с профильными комитетами осуществляется с помощью системы электронного документооборота «Бюджет 2008» и автоматизированной информационной системы государственного заказа Санкт-Петербурга (АИСГЗ).

Школьная документация ведется в соответствие с Инструкцией от 27 декабря 1974г. №167 «О ведении школьной документации». Этот документ устарел исторически. Вся учебно-педагогическая документация ведется рукописно, что занимает значительную часть рабочего времени секретаря, заместителей директора по учебной части и учителей. Руководство Гимназии №227 планирует установить систему электронных журналов в 2008-2009 учебном году. Но эта система не отменит ведение традиционных классных журналов.

В связи с возросшим документооборотом, одному сотруднику канцелярии сложно справится с потоком документов, поэтому целесообразно введение в штат делопроизводителя, который возьмет на себя часть канцелярской работы.

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Работа над инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы.

· сбор и анализ материала. Является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных;

· разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение. Этап связан с созданием проекта инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением;

внедрение инструкции в организации. Работа по ознакомлению сотрудников с положениями инструкции, внесением в инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль над соблюдением в организации требований инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.

ГЛАВА 3. МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОУ ГИМНАЗИЯ №227 ФРУНЗЕНСКОГО РАЙОНА СПБ

3.1 Основные направления совершенствования делопроизводства в ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб

Методы по совершенствованию системы делопроизводства ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб можно представить в виде рамочного плана, включающего в себя следующие мероприятия:

1.Диагностика ДОУ:

ь изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты / положения / инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы / графики документооборота, действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями гимназии;

ь проводится диагностика действующей системы делопроизводства гимназии, включая:

· подготовку и оформление служебных документов;

· обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнение;

· учет и регистрацию документов;

· рассмотрение и согласование документов;

· ведение контроля сроков исполнения документов;

· обеспечение хранения и уничтожения документов;

· анализируется состав документов и принципы их систематизации;

· изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством;

ь проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в гимназии положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота гимназии;

ь рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы.

2. Выявление и идентификация ключевых проблем

В данном исследовании определены следующие проблемы:

1. Документооборот внутри учреждения осуществляется в соответствии с несколько устаревшей инструкцией по делопроизводству, разработанной и утвержденной руководителем учреждения 01.09.2005г.

2. Школьная документация ведется в соответствие с Инструкцией от 27 декабря 1974г. №167 «О ведении школьной документации». Этот документ устарел исторически. Вся учебно-педагогическая документация ведется рукописно, что занимает значительную часть рабочего времени секретаря, заместителей директора по учебной части и учителей. Чтобы сократить время на ведение школьных журналов и для удобства родителей контролировать успеваемость своих детей, сейчас в школах внедряют систему электронных журналов успеваемости. Руководство Гимназии №227 планирует установить систему электронных журналов в 2008-2009 учебном году. Но эта система не отменит ведение традиционных классных журналов.

3. В связи с возросшим документооборотом, одному сотруднику канцелярии сложно справится с потоком документов, поэтому целесообразно введение в штат делопроизводителя, который возьмет на себя часть канцелярской работы.

3. Мероприятия по решению обозначенных проблем

Разработка новой инструкции по делопроизводству является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления:

ь разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству;

ь проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов;

ь упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;

ь образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;

ь установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

ь разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;

ь создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами;

ь ведение методической работы по вопросам документационного обеспечения;

Несмотря на то, что инструкция по делопроизводству является основным документом, определяющим организацию и технологию работ с документами, в т.ч. в условиях автоматизации, на практике встречаются иные подходы. Бобылева, М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления - особенности нового этапа [Текст]// Делопроизводство, 2002. - № 4.- С. 9-16.

В условиях электронного документооборота содержание и характер работы с документами выходит за рамки традиционного делопроизводства. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: Практическое пособие - М.: Приор, 2002, - 74 с. И если, например, требуется описание порядка подключения пользователей к автоматизированной системе, ведения справочников, классификаторов, сканирования документов и работы с электронными файлами и корпоративной почтой и т.п., то включить эти вопросы в инструкцию по делопроизводству - значит перегрузить данный документ разнородной информацией. Поэтому возникает необходимость в разработке других нормативных документов, в большей степени учитывающих особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота.

Такими документами могут быть:

ь регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД);

ь инструкция по работе с корпоративной электронной почтой;

ь инструкция пользователя АСДЭД и др.

Усовершенствованная система делопроизводства может внедряться либо в целом, либо поэтапно. Чаще представляется целесообразным поэтапное внедрение, дающее возможность экспериментальной проверки предложений и внесения корректив по ходу проведения работ.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

Методы по совершенствованию системы делопроизводства ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб можно представить в виде рамочного плана, включающего в себя следующие мероприятия: 1. Диагностика ДОУ; 2.Выявление и идентификация ключевых проблем; 3.Мероприятия по решению обозначенных проблем.

3.2 Эффективность внесенных предложений

Для того, что бы определить эффективность предложений по совершенствованию делопроизводства в ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб необходимо разработать критерии оценки проведенных мероприятий.

Такими критериями, в частности могут быть:

ь создание базы унифицированных документов;

ь разработка и внедрение табеля и альбома форм документов;

ь создание службы делопроизводства, с численностью, оптимальной для качественного выполнения всего объема работ;

ь установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

ь разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;

ь создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами;

ь ведение методической работы по вопросам документационного обеспечения.

И при разработке (внедрении) и при оценке эффективности проводимых мероприятий целесообразно использовать ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Во-первых, стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций.

Во-вторых, он четко прописывает процедуру определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций.

Еще одной важной отличительной особенностью этого стандарта стали изложенные в нем принципы ответственности.

Для российских пользователей стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 представляет интерес еще и тем, что в нем представлен широкий набор терминов, употребляемых при ведении электронного документооборота, например, таких как «метаданные», «конвертирование», «миграция» и др. Это тем более важно в свете того, что основной терминологический стандарт, регулирующий сферу ДОУ (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), уже не охватывает терминологию, присущую новому «электронно-цифровому» направлению в ДОУ.

Говоря об электронном документообороте, следует подчеркнуть, что стандарт регулирует вопросы методологии проектирования и внедрения систем управления документами, а также прекращения их применения. Кроме того, в стандарте приведены и раскрыты характеристики систем управления документами: надежность, целостность, комплексность и т. д.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 на сегодняшний день заполняет собой брешь, образовавшуюся в сфере нормативно-методического обеспечения в области управления документами. Стандарт расставляет точки над «и», т. к. является одним их основных в сфере ДОУ и распространяется на систему менеджмента качества, выстраиваемую по международным стандартам ИСО.М.В. ЛАРИН, д-р ист. наук, проф., директор ВНИИДАД Л.Н. ВАРЛАМОВА, канд. ист. наук, зам. зав. отдела ДОУ ВНИИДАД «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»» // Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» 09.2007. - 24-26с.

Стандарт не только позволит сделать систему делопроизводства в гимназии более совершенной, но будет способствовать внедрению в гимназии системы менеджмента качества, что выведет образовательное учреждение на качественно новую ступень развития и станет явным конкурентным преимуществом.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

Для определения эффективности предложений по совершенствованию делопроизводства в ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб необходимо разработать критерии оценки проведенных мероприятий.

Такими критериями, в частности могут быть: разработка и внедрение табеля и альбома форм документов; установление рационального порядка прохождения и обработки документов; разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации и т.д.

И при разработке (внедрении) и при оценке эффективности проводимых мероприятий целесообразно использовать ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Стандарт не только позволит сделать систему делопроизводства в гимназии более совершенной, но будет способствовать внедрению в гимназии системы менеджмента качества, что выведет образовательное учреждение на качественно новую ступень развития и станет явным конкурентным преимуществом.

Из содержания Главы 3 исследования можно сделать следующие выводы:

Методы по совершенствованию системы делопроизводства ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб можно представить в виде рамочного плана, включающего в себя следующие мероприятия: 1. Диагностика ДОУ; 2.Выявление и идентификация ключевых проблем; 3.Мероприятия по решению обозначенных проблем.

Для определения эффективности предложений по совершенствованию делопроизводства в ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб необходимо разработать критерии оценки проведенных мероприятий.

Такими критериями, в частности могут быть: разработка и внедрение табеля и альбома форм документов; установление рационального порядка прохождения и обработки документов; разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации и т.д.

И при разработке (внедрении) и при оценке эффективности проводимых мероприятий целесообразно использовать ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Стандарт не только позволит сделать систему делопроизводства в гимназии более совершенной, но будет способствовать внедрению в гимназии системы менеджмента качества, что выведет образовательное учреждение на качественно новую ступень развития и станет явным конкурентным преимуществом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Ознакомившись в процессе написания работы «Организация делопроизводства в общеобразовательном учреждении (на примере Гимназии №227 Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга)», с законодательными актами, учебными пособиями, печатными и Интернет изданиями, изучив практический опыт, можно сделать следующие выводы:

В результате эволюции понятие «документ» претерпело определенные изменения. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.

В период ХШ -- XV вв. складывались традиции русской системы делопроизводства, накапливался опыт документирования.

В период приказного делопроизводства (XVI -- XVII вв.) постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и примеры их составления.

В период коллежского делопроизводства (XVIII в.) появились новые названия документов, Екатерина II завершила реформы Петра I, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г., определившие порядок отношений между высшими, центральными и местными учреждениями. Этот иерархический порядок взаимоотношений сохранялся в течении всего XIX в.

В период министерского делопроизводства (XIX -- начала ХХ вв.) организацию работы с документами следует рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе, которой лежали «универсальные» возможности человека.

Делопроизводство в советскую эпоху отмечено развитием системы документации: плановая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения и др. Утверждается новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), создаются новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации.

Следует констатировать, что остается еще большое количество вопросов в области правового регулирования ДОУ и архивного дела. В значительной степени это связано с продолжающимися административными реформами, незавершенностью процедуры разграничения полномочий между органами государственной власти и местного самоуправления.

Правовое регулирование ДОУ и архивного дела, как на федеральном, так и на региональном уровне не входит в число первоочередных задач, в результате задержка с разработкой и принятием соответствующих законодательных и нормативно-правовых актов приводит к негативным последствиям в сфере управления в целом.

В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации»).

Полное наименование образовательного учреждения, согласно Уставу, утвержденному приказом Комитета по образованию от 17 мая 2003 года: «Государственное общеобразовательное учреждение гимназия №227 Фрунзенского административного района Санкт-Петербурга», сокращенное: «ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского административного района Санкт-Петербурга». Структура учреждения составлена, исходя из положения о структурных подразделениях.

Основными задачами Образовательного учреждения являются: формирование общей культуры личности обучающихся; создание основы для осознанного выбора и последующего освоения профессиональных общеобразовательных программ; воспитание гражданственности, трудолюбия, уважения к правам и свободам человека, любви к окружающей природе, Родине, семье, формирование здорового образа жизни.

Основные функции учреждения: образовательное учреждение осуществляет обучение и воспитание в интересах личности, общества, государства, обеспечивает охрану здоровья и создание благоприятных условий для разностороннего развития личности, в том числе возможность удовлетворения потребности обучающегося в самообразовании и получении дополнительного образования.

Документооборот внутри учреждения осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, разработанной и утвержденной руководителем учреждения 01.09.2005г.

Для подготовки документов используются современные технические средства: компьютеры, сканеры, ксероксы, факсы. Документооборот с профильными комитетами осуществляется с помощью системы электронного документооборота «Бюджет 2008» и автоматизированной информационной системы государственного заказа Санкт-Петербурга (АИСГЗ).

Школьная документация ведется в соответствие с Инструкцией от 27 декабря 1974г. №167 «О ведении школьной документации». Этот документ устарел исторически. Вся учебно-педагогическая документация ведется рукописно, что занимает значительную часть рабочего времени секретаря, заместителей директора по учебной части и учителей. Руководство Гимназии №227 планирует установить систему электронных журналов в 2008-2009 учебном году. Но эта система не отменит ведение традиционных классных журналов.

В связи с возросшим документооборотом, одному сотруднику канцелярии сложно справится с потоком документов, поэтому целесообразно введение в штат делопроизводителя, который возьмет на себя часть канцелярской работы.

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Работа над инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы.

· сбор и анализ материала. Является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных;

· разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение. Этап связан с созданием проекта инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением;

внедрение инструкции в организации. Работа по ознакомлению сотрудников с положениями инструкции, внесением в инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль над соблюдением в организации требований инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.

Методы по совершенствованию системы делопроизводства ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб можно представить в виде рамочного плана, включающего в себя следующие мероприятия: 1. Диагностика ДОУ; 2.Выявление и идентификация ключевых проблем; 3.Мероприятия по решению обозначенных проблем.

Для определения эффективности предложений по совершенствованию делопроизводства в ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб необходимо разработать критерии оценки проведенных мероприятий.

Такими критериями, в частности могут быть: разработка и внедрение табеля и альбома форм документов; установление рационального порядка прохождения и обработки документов; разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации и т.д.

И при разработке (внедрении) и при оценке эффективности проводимых мероприятий целесообразно использовать ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Стандарт не только позволит сделать систему делопроизводства в гимназии более совершенной, но будет способствовать внедрению в гимназии системы менеджмента качества, что выведет образовательное учреждение на качественно новую ступень развития и станет явным конкурентным преимуществом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Нормативно-правовые и другие официальные документы

1. ФЗ «Об информации, информатизации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006года № 149 -ФЗ. «Российская газета» , № 165, 29.07.2006

2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № ФЗ-125 от 22 октября 2004г. Вступил в силу 27 октября 2004г.

3. Закон Ярославской области от 3 июня 2005 г. № 32-З «Об архивном деле в Ярославской области».

4. «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов РФ» (утв. Минобразованием РФ 06.05.2002).

5. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30-97 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. N 273) (с изменениями от 21 января 2000 г.)

6. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

7. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.

8. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

9. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.

2. Отечественная литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие - М.: Интел-Синтез, 2003, - 196 с.

2. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие. - Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2006. - 173с

3. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. - Ростов н/Д.: Феникс, 2003. -245 с.

4. Бахтеев Ю.Д. Захаров В.Ф. Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие // Пенза. Изд-во ПГУ 2005. - 118с.

5. Верхотуров Ю.И. Развитие российского законодательства о гражданской службе во второй половине XVI и в XVIII в. // Изв. вузов. Правоведение. - 2003. - № 6. - С. 457.

6. Демин Ю.М. Подготовка служебных документов. 2-е изд., доп. И перераб. - СПб.: Питер, 2007. - 148с.

7. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов./Под общ. ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А. - М.: ТК Велби, 2003. -342 с.

8. Делопроизводство [Текст]: учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.А. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 198 с.

9. Дик Н.Ф. Локальные акты и делопроизводство в общеобразовательном учреждении / Н.Ф.Дик. - Ростов на Дону: Феникс, 2006. - 313с.

10. Документ в парадигме междисциплинарного подхода: Материалы Второй научно-практической конференции / Под ред. проф. О.А. Харусь. - Томск: Томский государственный университет, 2006. - 183с

11. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России : учеб. пособие / М.П. Илюшенко ; Рос. гос. гуманит. ун-т. - М. : РГГУ, 1993. - 154 с

12. . Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб.пособие. 2-е изд.,-М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское с оглашение, 2002.-288с.-(Серия «Высшее Образование»).

13. Кирюхин Ю.Г., Л.Р. Фионова Л.Р. Компьютерная подготовка управленческих документов: Учебное пособие // Пенза. Изд-во ПГУ, 2005. - 216с.

14. Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления: терминологический словарь. Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005. - 185 с.

15. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационного обеспечения управления), 4-е издание испр. и дополн. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003, 408с.

16. Ляушин В.П. К вопросу о систематизации законодательства Российской империи в XVIII веке // Актуальные проблемы истории, политики и права : межвуз. сб. науч. ст. / [отв. ред. А.И. Дуров]. - Екатеринбург : Изд-во УрЮИ, 2002. - Вып. 10, ч. 2. - С. 311.

17. Н.С. Ларькова: Документоведение: Учебное пособие. М.: ACT; Восток-Запад, 2006. - 246 с.

18. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 184 с.

19. Паневчик В.В. Делопроизводство: Учебное пособие. - Мн.: Выш.шк., 2003. -242 с.

20. Писарькова Л.Ф. Государственное управление России с конца XVII до конца XVIII века : эволюция бюрократической системы / Л.Ф. Писарькова ; Рос. акад. наук, Ин-т рос. истории. - М. : РОССПЭН, 2007. - 278 с

21. Проценко Ю.Л. Образование и развитие абсолютной монархии в России (вторая половина XVII- XVIII век) : учеб. пособие / Ю.Л. Проценко. - Волгоград : Изд-во Вол-ГУ, 2004. - 162 с.

22. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Уч. пособие, - М.: Мастерство, 2002, - 1899 с.

23. Рогожин М.В. Организация делопроизводства на предприятии: Учебное пособие .- М. РДЛ, - 2003. - 286с.

24. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ.учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям.- М.: Мастерство; Высшая школа,2001.-208с.

25. Составители: О.Б. Макаревич, Л.К. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко. Методическое пособие «Основы защищенного делопроизводства» по курсу «Технология защищенного документооборота». Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2000. - 202 с.

26. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб.: Питер, 2002. -614 с.

27. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Книга сервис, 2003. - 214 с.

28. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: Практическое пособие - М.: Приор, 2002, 153 с.

3. Иностранная литература

1. Страны мира: Оксфордский словарь Серия "Электронная библиотека ДМ" (том 57) М.: Директмедиа Паблишинг: Весь Мир, 2005 г. - 1047 с.

4. Материалы периодической печати

2. Андреева В.И. Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия «Понятие документа и делопроизводства» // Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» № от 17,08. 2006г. - 38с

3. Бобылева, М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления - особенности нового этапа [Текст]// Делопроизводство, 2002. - № 4.- С. 9-16.

4. В. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД «Инструкция по документационному обеспечению управления» // «Секретарь-референт». №9 2007г. - 36-44с.

5. Емышева Е.М. Регламентация делопроизводства в "Определениях" кабинет-секретаря А.В. Макарова коллежское делопроизводство в государственных учреждениях XVIII века. Регламентация управленческой деятельности. Кабинет Петра I, его функции и роль в законодательной и административной деятельности царя] // Делопроизводство. - 2007. - № 2. - С. 85

6. Илюшенко, М.П. Организационные документы и их значение в регулировании управленческой деятельности // Делопроизводство. 2004. №3. С.29-32.

7. Интервью с Б. В. Альбрехтом, зам. начальника Управления комплектования ведомственных архивов и делопроизводства Федеральной архивной службы России «О культуре работы с документами, которую мы потеряли Кадры предприятия» №10 / 2002. - 27-31с.

8. Кузнецова, Т.В., Подольская, И.А. Методы анализа результатов обследования организации делопроизводства // Делопроизводство. 2004. №4. С.19-28.

9. М.В. ЛАРИН, д-р ист. наук, проф., директор ВНИИДАД Л.Н. ВАРЛАМОВА, канд. ист. наук, зам. зав. отдела ДОУ ВНИИДАД «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»» // Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» 09.2007. - 24-26с.

10. Н.А.Капмоле Государственное регулирование делопроизводства: применение методов стандартизации // Журнал «Секретарское дело» №2 2007г. - 42 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Примерный перечень

законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации и документации, документационного обеспечения управления, управления документами и архивного дела

1. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008).

2. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 18.12.2006).

3. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007).

4. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007).

5. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

6. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

7. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

8. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (с изм. и доп., вступившими в силу с 15.12.2007).

9. Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 24.12.2007).

10. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005).

11. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006).

12. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.

13. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.

14. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.

15. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 №176.

16. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

17. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (в ред. от 21.02.2008).

18. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 (в ред. от 21.02.2008).

19. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

20. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 07.07.2006).

21. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

22. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министра культуры от 18.01.2007 № 19.

23. Приказ Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

24. Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290.

25. Регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Росархива от 09.03.2005 № 17.

26. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

27. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.

28. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

29. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.

30. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, утвержденные Росархивом 05.08.2005.

31. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003.

32. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

33. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297.

34. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72.

35. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152.

36. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

п.2 «Состав реквизитов документов ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документов;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа».

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(справочное)

СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского
наименование учреждения,
административного района Санкт-Петербурга
организации
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ	УТВЕРЖДАЮ
	Директор ГОУ Гимназия №227
	(директор; иное должностное лицо,
28.05.2008г. № ___	уполномоченное утверждать должностную инструкцию)
Секретаря государственного образовательного учреждения
			В.А. Седов
	(подпись)		(фамилия, инициалы)
	22.05.2008г.

Должностная инструкция секретаря ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

1.Общие положения

1.1.Секретарь государственного образовательного учреждения (далее - секретарь) назначается и освобождается от должности директором учреждения. На период отпуска и временного нетрудоспособности секретаря учебной части его обязанности могут быть возложены на библиотекаря, лаборанта, секретаря-машинистку. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа директора учреждения, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.

1.2.Секретарь должен иметь специальную подготовку и (или) опыт соответствующей работы.

1.3.Секретарь подчиняется непосредственно директору учреждения.