Разработка проекта внедрения ERP-системы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Анализ проблем разработки и внедрения проекта ERP-систем для предприятий малого бизнеса

1.1 Аналитический обзор существующей литературы

1.2 Анализ проблем внедрения ERP-систем для малого бизнеса

1.3 Методология внедрения ERP-системы для предприятий малого бизнеса

1.4 Перспективы внедрения ERP-систем предприятиями малого бизнеса

1.5 Применение метода анализа иерархий для выбора ERP-системы

Глава 2. Разработка проекта внедрения ERP-системы для малого бизнеса

2.1 Стадии проекта, план-график проекта

2.2 Методика выбора конфигурации ERP-системы

2.3 Типовое проектное решение

Глава 3. Оценка эффекта от внедрения ERP-системы

3.1 Эффекты от внедрения ERP-систем

3.2 Методы оценки экономического эффекта от внедрения

3.3 Методы оценки процессного эффекта от внедрения

3.4 Разработка метода оценки эффекта от внедрения

Заключение

Список сокращений и условных обозначений

Словарь терминов

Библиографический список

Приложение A. Гайд интервью для предпроектного обследования

Приложение Б. Интервью ООО «УралТехПром» предпроектного обследования, проведенного в ходе разработки проекта внедрения для малого бизнеса.

Приложение В. Диаграмма бизнес-процесса "Обработка заявки от клиента" отрасли «Оптовая торговля». Часть 1.

Приложение Г. Диаграмма бизнес-процесса "Обработка заявки от клиента" отрасли «оптовая торговля». Часть 2.

Приложение Д. Подпроцесс «Заказ ТМЦ» отрасли «оптовая торговля»

Приложение E. Диаграмма бизнес-процесса покупки товара отрасли «розничная торговля»

Приложение Ж. Диаграмма бизнес-процесса поставка товара отрасли «оптовая торговля», «строительство»

Приложение И. Диаграмма бизнес-процесса «исполнение заказа» отрасли «строительство»

Приложение К. Диаграмма бизнес-процесса производство отрасли «строительство»

Приложение Л. Диаграмма бизнес-процесса обработки заявки клиента отрасли «недвижимость»

Введение

На сегодняшний день в малом, среднем и большом бизнесе наблюдаются тенденции информатизации предприятий, автоматизации их бизнес-процессов посредством внедрения корпоративных информационных систем и различных ИТ-инструментов. Системы класса enterprise resource planning (далее по тексту - ERP) относятся к корпоративным информационным системам, предназначенным для автоматизации и планирования деятельности и ресурсов предприятия. Популярность ERP-систем растет, но одновременно с этим отсутствуют четкие требования к разработке проекта внедрения, в том числе применительно к малому бизнесу.

С одной стороны, ERP-система позволяет автоматизировать бизнес-процессы (далее по тексту - БП) предприятия на высоком уровне, оперативно собирать аналитику в разных разрезах с достаточной точностью, уменьшает временные потери от установления взаимосвязей между модулями системы. Кроме того, ERP-система ускоряет обработку заказов, оптимизирует производственное планирование, складские запасы. С другой стороны, ERP-система характеризуется высокой стоимостью внедрения и сопровождения, сложностью перехода на новую корпоративную информационную системы (далее по тексту - КИС), сложностью обновления ERP-системы, отсутствием типовых решений.

Высокая стоимость проекта внедрения объясняется несколькими составляющими: стоимостью лицензий, стоимостью привлечения внешних ИТ-специалистов для предпроектного обследования, разработки проекта внедрения, написания проектного решения, развертывания и настройки системы. Почему Малый бизнес (далее МБ) не выбирают системы класса ERP? Потому что внедрение и сопровождение таких систем подразумевает множество организационных, технических, финансовых сложностей. Вендоры стремятся сократить перечисленные сложности и проблемы путем предложения к внедрению стандартных коробочных продуктов и типовых проектных решений «best practice» для предприятий.

В настоящей работе рассмотрим типовое проектное решение для МБ, которое позволит снизить затраты МБ при разработке проекта внедрения ERP-системы. Таким образом, мы выдвигаем гипотезу о том, что разработка типового проекта внедрения ERP-системы для МБ способствует снижению затрат на внедрение системы.

Существование типового проектного решения уменьшает сроки и стоимость проекта внедрения ERP-системы. При наличии типового проектного решения встает вопрос адаптации, который решается менее трудоемко, чем написание решения «с чистого листа». Типовое проектное решение - это некая основа, образец, «best practice», включающее стандартные этапы и элементы проекта. Типовое проектное решение подразумевает некоторое количество инвариантов бизнес-процессов на малых предприятиях. Все возможные варианты не предоставляется возможным рассмотреть в силу высокой гибкости и адаптивности бизнес процессов малых предприятий. ERP-система для предприятий малого бизнеса должна учитывать присущие МБ особенности, в проекте должны быть учтены способы и варианты адаптации. Разработка проекта внедрения ERP-системы требует комплексного системного подхода. На сегодняшний день существуют типовые методики внедрения для крупных корпораций и среднего бизнеса, вендорами разработаны типовые отраслевые решения, предусматривающие обобщенные инварианты проектов.

Разработка типового проекта внедрения ERP-системы для МБ имеет практическую значимость для компаний-вендоров, их проектных групп. Разработка проекта внедрения с проведением сопутствующих исследований поможет компаниям-вендорам освоить новый рынок малого бизнеса или расширить уже существующий. Также практическая ценность имеется и для заказчиков: успешный опыт внедрения, наличие типового проектного решения способствует принятию управленческого решения.

Объект исследования - внедрение ERP-системы на предприятиях сектора Малый бизнес. Предмет исследования - типизация процесса внедрения ERP-системы для малого бизнеса. Целью работы является разработка проекта внедрения ERP-системы для малого бизнеса.

Для достижения поставленной цели сформулированы следующие задачи, которые необходимо решить в ходе работы:

1. Осуществить критический анализ текущего состояния проблем разработки и внедрения проекта ERP-систем для предприятий малого бизнеса.

2. Проанализировать существующие информационные системы, адаптированные для российских пользователей и предназначенные для автоматизации бизнес-процессов предприятия: какие функциональные возможности представлены в разных информационных системах, какова стоимость лицензий, какие сложности во внедрении и сопровождении описанных систем.

3. Проанализировать проблемы внедрения ERP-системы предприятиями МБ, выделить риски, предложить мероприятия по устранению проблем.

4. Рассмотреть и проанализировать методики внедрения корпоративных информационных систем класса ERP применительно к предприятиям МБ.

5. Проанализировать перспективы внедрения ERP-систем малым бизнесом, сделать выводы о востребованности таких систем.

6. Разработать типовое проектное решение для предприятий самых крупных отраслей МБ.

7. Подготовить техническое задание проекта, подготовить проектное решение.

8. Оценить и спрогнозировать результаты внедрения ERP-системы.

9. Провести оценку эффективности внедрения ERP-системы на предприятии.

Планируемый результат будет представлен в виде экспертного заключения, совета по внедрению системы, прогноза ее устойчивости и финансовой рентабельности, эффективности использования на предприятии. Расширение деятельности ИТ-компаний от сегмента крупного бизнеса к сегментам малого и среднего бизнеса позволит скомпенсировать проседание рынка внедрения и сопровождения информационных систем, спровоцированных кризисом 2014-2016 гг.

Глава 1. Анализ проблем разработки и внедрения проекта ERP-систем для предприятий малого бизнеса

1.1 Аналитический обзор существующей литературы

Внедрению информационной системы предшествует исследовательская работа проектной команды, направленная на изучение деятельности организации-заказчика системы. Данная исследовательская работа формализуется и представляется в виде проектного решения. Проектное решение должно соответствовать ГОСТ 24.703-85 «Типовые проектные решения в АСУ. Основные положения» [1]. Но структура и характеристики самого проекта внедрения информационной системы разрабатываются индивидуально в зависимости от требований заказчика, проект внедрения так же должен соответствовать ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы, стадии создания» [2]. На настоящий момент существует несколько исследований и рекомендаций по разработке проекта внедрения ERP-системы. Отметим, что в основном исследования иностранного происхождения, т.к. данная область в России еще недостаточно изучена.

В следующих исследованиях рассмотрены проблемы разработки и внедрения информационных систем на предприятиях: «Choosing strategies for change» [3], «An empirical examination of effects of information systems integration on business process improvement» [4], «Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организации и информационные технологии» [5], «Внедрение информационных систем управления на предприятии» [6], «Внедрение ERP-систем. Основные ошибки» [7], «Выбор ПО для автоматизации управления» [8], «Эффект оКИСления» [9], «ERP-системы: трудности выбора и внедрения» [10], «Комплексная автоматизация управления предприятием: Информационные технологии - теория и практика» [11], «Управление внедрением информационных систем» [12], «Проектирование систем управления» [13], «Современные информационные технологии как фактор повышения качества управленческих решений и конкурентоспособности организаций» [14], «Корпоративные информационные системы: на российских предприятиях: в чём проблемы?» [15], «ERP системы» [16], «Обзор проектных документов при внедрении корпоративных информационных систем» [17], «Проектирование информационных систем» [18].

В области автоматизации бизнес-процессов предприятия существуют разнонаправленные исследования, применимые как для зарубежных рынков, так и для российского рынка. Отметим недостаточность изученности рассматриваемой области, применимой к отечественным практикам внедрения. Основные рекомендательные и исследовательские материалы предоставляются учебным центром SAP (САП СНГ), чаще данные материалы являются переводом на русский язык существующих иностранных публикаций, реже - это адаптированные к российскому рынку рекомендации, инструкции, исследования.

В рассматриваемой области глубоко изучены и исследованы проблемы автоматизации бизнес-процессов и пути их решения: «SAP Business One Emerges as the SMB ERP Solution to beat» [19], «Choosing strategies for change» [3], «An empirical examination of effects of information systems integration on business process improvement» [16], «Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организации и информационные технологии» [5], «Внедрение информационных систем управления на предприятии» [20], «Внедрение ERP-систем. Основные ошибки» [21], «Комплексная автоматизация управления предприятием: Информационные технологии - теория и практика» [11], «Выбор ПО для автоматизации управления» [8], «Эффект оКИСления» [22], «ERP-системы: трудности выбора и внедрения» [23], «Управление внедрением информационных систем» [12], «Проектирование систем управления» [13], «Современные информационные технологии как фактор повышения качества управленческих решений и конкурентоспособности организаций» [14], «Корпоративные информационные системы: на российских предприятиях: в чём проблемы?» [24], «Mouille C. Accenture Delivery Methods and Tools for SAP» [25], «ERP системы» [16], «Обзор проектных документов при внедрении корпоративных информационных систем» [17], «Проектирование информационных систем» [26].

Среди исследований, приводимых нами в данном обзоре, есть разные временные и географические локации. Так сравнительно свежие и, следовательно, более актуальные исследования: Research on SAP Business One implementation risk Factors with interpretive Structural model, Journal of Software Engineering and Applications, датируемый 2012 годом [19], Journal of Software Engineering and Applications, датируемый 2012 годом [19], Подолякин О.В., «Внедрение информационных систем управления на предприятии», статья датируется 2012 годом [16], ERP-системы: трудности выбора и внедрения, статья датируется 2012 годом [23], Башкатова Ю.И., Решетько Н.И., «Современные информационные системы как фактор повышения качества управленческих решений и конкурентоспособности организаций», статья датируется 2014 годом [14], Степанов Д.Ю. Обзор проектных документов при внедрении корпоративных информационных систем, статья датируется 2014 годом [17], Проектирование информационных систем: учебное пособие, датируется 2014 годом [26].

Применимо к нашей исследовательской работе будем считать более актуальными исследования и документы, которые описывают и изучают российскую проблематику, российский рынок, к ним относятся: ГОСТ 24.703-85 «Типовые проектные решения в АСУ. Основные положения» [12]; ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы, стадии создания» [2]; «Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организации и информационные технологии» [5]; «Внедрение информационных систем управления на предприятии» [20]; «Внедрение ERP-систем. Основные ошибки» [21]; « Комплексная автоматизация управления предприятием: Информационные технологии - теория и практика» [11]; «Выбор ПО для автоматизации управления» [8]; «Эффект оКИСления» [22]; «ERP-системы: трудности выбора и внедрения» [23]; «Управление внедрением информационных систем» [12]; «Проектирование систем управления» [13]; «Современные информационные системы как фактор повышения качества управленческих решений и конкурентоспособности организаций» [14]; «Корпоративные информационные системы: на российских предприятиях: в чём проблемы?» [24]; « Обзор проектных документов при внедрении корпоративных информационных систем» [17]; « Проектирование информационных систем» [18].

Учитывая тот факт, что отечественные вендоры перенимают успешный зарубежный опыт внедрения, именуемый «Best practice», учитывая немецкие корни информационной системы SAP Business One, будем считать, что зарубежные исследования и обзоры в данной области послужат надежным опытом при внедрении системы в пермском предприятии: Research on SAP Business One implementation risk Factors with interpretive Structural model, Journal of Software Engineering and Applications, место проведения исследования - Китай [19]; An Expert Estimator Tool to Estimate Project Cost and Risk with early stage of function points, Ajay Jaiswal, Meena Sharma, место проведения исследования - Индия [27]; Kotter, J. P. and Schlesinger, L.A. Choosing strategies for change, место проведения исследования - США [3]; Bhatt G. D.. An empirical examination of effects of information systems integration on business process improvement, место проведения исследования - Индия [16]; Mouille C. Accenture Delivery Methods and Tools for SAP, обзор составлен в Германии [25]. Таким образом мы видим, что зарубежные исследования были проведены в Германии, Индии, США и других странах.

Рост популярности ERP-систем, информатизация предприятий, тенденция к высокой степени автоматизации БП предприятий, и отсутствие типовых проектных решений для МБ обуславливают необходимость разработки типового проекта внедрения системы класса ERP для МБ.

1.2 Анализ проблем внедрения ERP-систем для малого бизнеса

Анализ проблем внедрения ERP-систем для малого бизнеса позволит спрогнозировать возникновение проблем, предпринять своевременные меры для их предотвращения. Риски проекта внедрения учитываются на стадии предпроектного обследования. При внедрении ИС класса ERP на предприятиях малого бизнеса неизбежно возникают сложности различного характера, например, психологическая неготовность персонала предприятия работать в новой ИС. Проблемы внедрения ERP-систем рассмотрены в статье [16]. Потенциальные проблемы приводят к возникновению рисков проекта, которые имеют вероятностную оценку, индикаторы.

Риски проекта внедрения - это вероятность наступления неблагоприятного для предприятия, проекта события: полного провала проекта, увеличение бюджета проекта сверх заранее установленного значения, выход продолжительности проекта за рамки графика, риск недостижения целей проекта. Согласно исследованию о результатах внедрения ERP-систем за 2015 год, 57% проектов внедрения имели затраты сверх заранее запланированных, 57% проектов фактически внедрялись дольше запланированного, 46% проектов имели отдачу на 50% меньше ожидаемой [28].

Выделим несколько групп проблем, называемых так же ограничениями, с которыми сталкиваются проектная группа внедрения, менеджмент и персонал предприятия при реализации проекта, выделим среди перечисленных проблем отличительные особенности, присущие МБ. Во-первых, выделяется группа технических ограничений, включающая недостаточную техническую базу предприятия: маломощные сервера, недостаток компьютеризированных мест для персонала, отсутствие локальной сети на предприятии. Для предприятия МБ наличие подобных технических ограничений может быть существенным барьером к внедрению ИС, т.к. стоимость устранения технических ограничений в конечном итоге войдет в стоимость проекта внедрения ERP-системы и значительно увеличит его. В то же время реализация проекта при наличии технических ограничений может послужить причиной неудачного исхода проекта.

Приведем пример, как маломощный сервер служит источником снижения прибыли компании. В высоко конкурентных областях, к которым практически всегда относятся предприятия МБ, время на обслуживание одного клиента является показателем эффективности бизнеса. Если проводимые в системе операции по калькуляции заказа, проведению согласований, выставлению счетов, подписанию и обмену документацией занимают продолжительное время, то клиент может уйти к конкуренту с более высоким показателем скорости обслуживания.

Следующий блок выделяемых проблем - финансово-экономические ограничения. Сюда входят ограничения касаемо бюджета проекта, когда в проект инвестируется сумма заведомо меньшая, чем реальная потребность для успешной реализации проекта. Недостаточное финансирование приводит к нехватке лицензий и, соответственно, вынужденному простою сотрудников. Кроме того, недостаточное финансирование ухудшает качество и количество оказываемых сторонними консультантами, программистами услуг. Иногда заказчики проекта отказываются от инструкций пользователя и проектных описаний в пользу экономии. Способ устранения этой проблемы - грамотное финансовое планирование, прогнозирование будущих затрат, контроль за исполнением этапов проекта.

Следующая группа проблем - структурные ограничения. Данный блок, в основном, касается необходимости реинжиниринга бизнес-процессов предприятия. Таким образом, процесс внедрения ИС будет происходить параллельно с процессом изменения бизнес-процессов. Внедрение ERP-системы открывает для пользователей новые функциональности, новые инструменты, автоматизирует операции, ранее выполняемые в ручную, сокращает время, выделяемое на выполнение операций. Следовательно, обязанности сотрудников могут быть пересмотрены, взамен уходящим атавизмам появятся новые продуктивные возможности системы. К организационным ограничениям относят [5] также психологическое неприятие сотрудниками новой ИС, т.е. неготовность сотрудников пересматривать алгоритмы выполняемых ими операций, неготовность обучаться и сталкиваться со сложностями в период опытно-промышленного тестирования ERP-системы. На сотрудников будет увеличена рабочая нагрузка, переход на новую ИС требует дополнительного внимания, терпения, мобилизации сил для запоминания алгоритмов выполнения операций. К структурным ограничениям относятся отсутствие необходимых знаний и навыков сотрудников, недостаточность квалификации и нежелание выполнять новые виды работ.

Все описанные ограничения в конечном итоге приводят к различного рода потерям проекта. Это финансовые потери от недостоверной, несвоевременно поданной информации в систему, снижение производительности труда, возникающие и незамеченные ошибки системы. Наличие описанных сдерживающих факторов будет тормозить процесс внедрения ИС, снижать эффективность проекта. Поэтому устранение проблем внедрения ERP-системы является залогом успеха проекта.

Выделим основные блоки проблем и представим совокупность проблем внедрения проекта в виде графа, изображенного на рисунке 1.1.

Рис. 1.1. Граф проблем проекта внедрения ERP-системы для МБ