Технология предоставления услуг по приему и размещению гостей

Подобная работа позволяет приобрести постоянных клиентов и является дополнительной рекламой гостиницы. Поскольку эту работу выполняет служба приема и она занимает много времени, то желательно осуществлять ее с помощью компьютера, занося в него всю информацию, создавая таким образом банк данных.

Сразу же при размещении клиента необходимо проинструктировать его о действиях в случае возникновения пожара или иного стихийного бедствия, правилах личной безопасности [27, c. 6].

Как правило, униформа сотрудников службы приема и размещения - это одежда в классическом стиле, выполненная в соответствии с гостиничными требованиями и особенностями отеля. В комплект могут входить: жакет, жилет, несколько блуз, а также классическая юбка или брюки - для женщин и пиджак, жилет, пара сорочек и брюки для мужчин. Возможно использование различных аксессуаров (шарфики, галстуки и т.д.). Стиль отеля также можно подчеркнуть с помощью элементов отделки (манжеты, воротники, пуговицы). Кроме того, всегда можно заказать индивидуальную разработку униформы, но такая одежда значительно дороже. Если же говорить о моделях, имеющихся в ассортименте производителей, то среди них почти всегда можно найти то, что нужно. Например, специалисты компании «Авик-Тайм» регулярно отслеживают тенденции на рынке современной профессиональной одежды, тщательно изучают запросы и замечания клиентов. Результатом этой работы являются ежегодно выпускаемые коллекции для сферы ресторанно-гостиничного бизнеса. В них всегда есть несколько вариантов формы и для службы приема и размещения гостей.

В настоящее время существует достаточно широкий ассортимент тканей отечественного и импортного производства. При пошиве костюмов используются полушерсть, поливискоза, габардин, для блуз - сорочечные ткани. Здесь без совета специалистов не обойтись - только они знают, какой материал годится для той или иной модели костюма. Наличие ткани на складе фирмы-исполнителя влияет на скорость выполнения заказа в целом. Представители отелей не всегда готовы ждать, поэтому чаще выбор падает на имеющиеся материалы, которых в принципе всегда достаточно много.

Униформа должна не только подчеркивать гостиничный стиль отеля, но и быть красивой и современной, чтобы персонал носил ее с удовольствием, ведь человек, довольный своим внешним видом, чаще улыбается. Кроме того, нужно помнить, что сотрудники отеля должны чувствовать себя в униформе комфортно, ведь они работают в ней длительное время. Даже если профодежда выполняется в стиле 18-19 века, необходимо понимать, что индустрия движется вперед и сегодня - другие ткани, фурнитура и крой, т.е. даже в этом случае костюм будет приближен к современному.

· Стандарты качества обслуживания:

Быстрота обслуживания (всегда быть готовым предложить помощь гостям; немедленно реагировать на требования гостей)

Точность исполнения пожелания гостя (гостям следует предлагать точную и полную информацию, исполнять каждую просьбу до окончательного удовлетворения)

Предвосхищение желания гостей (необходимо предугадывать потребности посетителей и предлагать им помощь прежде, чем они попросят; знакомиться с особыми пожеланиями гостей, чтобы автоматически ускорить их выполнение)

Дружелюбие и вежливость (любому посетителю (не обязательно гостю) находящимся в радиусе 2 м, надо предлагать помощь; всегда, когда возможно, использовать титулы перед фамилией гостя (г-н, сэр, доктор и т.п.); следует устанавливать хороший зрительный контакт с каждым посетителем, всегда улыбаться, если гость находится в радиусе 8-10 м; за любое неудобство посетителю приносить извинения)

Внимательность (дать гостю понять, что он замечен, даже если в этот момент вы заняты и быть предельно внимательным).

· Стандарты внешнего вида

предъявляются к форме одежды, прическе и гигиене работников Службы приема и размещения.

Форма одежды (униформа):

· Всегда быть в полной форме - чистой, выглаженной и в хорошем состоянии;

(группы сотрудников, работающие вместе, носят одинаковую форму);

· Всегда носить именной значок, который крепится слева;

(значок должен быть высокого качества и хорошо читаем)

· Носить пиджаки и рубашки, застегнутые на все пуговицы (в помещениях обслуживания допустимы только длинные рукава);

· Содержимое карманов одежды не должно искажать ее форму;

· Носить носки только темного цвета;

· Носить туфли с закрытой пяткой и носком, чистые и в хорошем состоянии.

Прическа и гигиена:

· волосы у мужчин: чистые, аккуратные, убранные с лица, не касаются воротника рубашки сзади и с боков;

· волосы у женщин: не длиннее нижнего края воротника, в противном случае они собираются в пучок или аккуратно завязываются сзади;

· борода (как правило) не разрешается, усы должны быть аккуратно ухожены и не заходить за угол рта больше, чем на 12,5 мм; ногти: чистые (подстрижены у мужчин, у женщин - средней длины) и покрашены только в нейтральные цвета;

· мужчинам не следует носить никаких браслетов или серег, максимум только обручальное кольцо;

· женщинам - не более двух колец, серьги сдержанного стиля.

Особые требования по конфиденциальность информации (соблюдается конфиденциальность любой информации, связанной с гостем, включая формы оплаты, номера комнат, сроки проживания, личную информацию и т.п.)

Работнику службы приема и размещения также необходимо:

знание расположения Служб гостиницы, режима работы и общей информации об услугах, предоставляемых гостиницей и ее подрядчиками, а также общей информации о городе (населенном пункте местонахождения гостиницы), транспорте, работы банков, магазинов и служб быта.

терпение (жалобы и комментарии надо выслуживать вежливо, внимательно и передавать руководству Службы для принятия соответствующих мер; никогда не следует спорить с гостем и демонстрировать оборонительную позицию)

ответственность (необходимо чувство ответственности и собственного достоинства; в случае жалобы гостя нельзя обвинять другие отделы или лица; рекомендуется брать ответственность за решение проблемы на себя.)

толерантность к религиозным, национальным и иных специфическим проявлениям со стороны гостей, если они не затрагивают аналогичных чувств других гостей (посетителей) и не являются провокационными / террористическими действиями.

2 Анализ деятельности по приему и размещению гостей в Moscow Marriot Grand Hotel

2.1 Краткая характеристика гостиничного комплекса Moscow Marriot Grand Hotel

Moscow Marriot Grand Hotel расположен на Тверской улице, в непосредственной близости от Московского Кремля. Мариотт отель входит в международную сеть отелей Marriott Hotels Collection, известных своим высочайшим классом обслуживания. Всемирно известная марка Marriott привлекает руководителей международных организаций, государственных деятелей, известных представителей культуры и науки со всего мира. В Москве расположены три отеля международной сети: Мариотт Гранд, Мариотт Аврора и Мариотт Тверская.

Moscow Marriot Grand Hotel включает в себя 386 номеров, среди которых номера для некурящих и для лиц с ограниченными физическими возможностями. В каждом номере гостиницы Мариотт Москва установлена система климат-контроля и предоставляется высокоскоростной доступ в Интернет. Отель Марриотт известен своим безукоризненным обслуживанием и высоким уровнем организации различных мероприятий. Гостиница Мариот предлагает услуги фитнес-центра, сауны и бассейна, оборудованных на высшем уровне.

На территории гостиницы Марриотт расположены рестораны, представляющие традиционную русскую и другие иностранные кухни. Также в здании гостиницы Мариотт находится лобби-бар и просторный холл с фонтаном, где можно приятно провести время и отдохнуть в уютной обстановке. Гостиница Марриотт также предлагает своим гостям следующие услуги: ежедневная уборка в номере, прачечная, услуги няни, сейфы, пункт обмена валют. В бизнеc-центре Мариот можно воспользоваться оргтехникой, услугами секретаря и переводчика.

Гранд Отель Мариотт предоставляет возможность организации мероприятий различного масштаба. Территория Marriot Hotel включает в себя 855 кв.м. выставочной площади, где зачастую организуются презентации и конференции. Большой банкетный зал Марриот, Москва вмещает в себя до 300 гостей и является прекрасным местом проведения праздничных торжеств.

Гостиница Марриотт Гранд отель (Marriott Grand Hotel, Moscow) -- одна из 2 600 гостиниц, находящихся под управлением Марриотт Интернешнал (Marriott Internation). Отель Марриотт Гранд, один из трёх отелей Мариотт в Москве, конкурирует в верхней ценовой нише с гостиницами Арарат Парк Хаят и Балчуг. В Марриотте всё по высшему разряду от обслуживания в номерах до фитнесс-центра. Номерной фонд гостиницы Марриотт Гранд, Москва составляет 386 номеров различных категорий, из них 180 номеров для некурящих и 4 номера для лиц с ограниченными физическими возможностями.

Гостиничные услуги:

· Обслуживание в номерах 24 часа в сутки

· Конференц зал

· Заказ ж/д, авиабилетовЗаказ такси

· Фитнесс центр

· БарРесторан

· Камера хранения

· Тренажерный зал

· Интернет

2.2 Деятельность по приему и размещению в Moscow Marriot Grand Hotel и ее стандартизация

Бронирование - это предварительный заказ мест и номеров в гостинице. С этого процесса начинается обслуживание гостей. Бронированием номеров занимаются менеджеры отдела бронирования Moscow Marriot Grand Hotel или службы приема и размещения. Именно в эти подразделения поступают заявки на бронирование от клиентов. Кроме формального сбора заявок отдел бронирования должен изучать спрос на гостиничные места. Изучая многолетний опыт работы гостиницы, учитывая план мероприятий, которые будут проходить в данном регионе (спортивные соревнования, карнавалы, съезды, фестивали и т.п.), прогнозируя спрос на места и анализируя загрузку номеров в прошедший и настоящий периоды, отдел бронирования совместно со службой маркетинга планирует деятельность гостиницы.

И для гостиницы, и для гостя желательно, чтобы номера были забронированы заранее, и чем раньше, тем лучше.

Согласно “Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ”: “исполнитель вправе заключить договор на бронирование мест в гостинице путем составления документа, подписанного двумя сторонами, а также путем принятия заявки на бронирование посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от потребителя”.

При регулярном использовании организацией Moscow Marriot Grand Hotel, заключается договор на определенный срок. В этом случае организации присваивается порядковый номер, и при выполнении условий договора гостиница Moscow Marriot Grand Hotel предоставляет места для проживания туристам, направленным этой организацией.

Для туристских фирм, которые регулярно поставляют клиентов, гостиница Moscow Marriot Grand Hotel устанавливает скидки на оплату проживания, питания и некоторые услуги.

В договоре между гостиницей и туристской фирмой указано: в какие сроки должна быть подана заявка на размещение туристов, когда и каким образом производится оплата. Очень часто бронирование напоминает аренду, поскольку осуществляется на длительный период. Существует несколько способов забронировать номер или место в гостинице: письменный, устный и компьютерный.

По почте или с помощью факса клиент присылает в гостиницу письмо-заявку по следующей форме:

Туристическая фирма “Ростур” Москва, ул. Чертановская, 100 Счет № 00000001 в N-м банке	Директору гостиницы “Moscow Marriot Grand Hotel”
Заявка Просим забронировать для сотрудников нашей фирмы Иванова А. И., Петрова С. П. два одноместных номера с 01.01.2001 до 05.01.2001, заезд в 14 часов. Оплату гарантируем в соответствии с договором 12-А от 01.06.00 г. Просим подтвердить бронирование по факсу 123-45-67.
С уважением Директор Гл. бухгалтер 25.12.08 г.	Смирнов В. Б. Сомова О. А.

Такую же заявку можно оформить и в гостинице Moscow Marriot Grand Hotel в отделе бронирования. Работа с заявками требует большого внимания. Каждая заявка на бронирование и аннулирование заказа должны быть зарегистрированы.

В том случае, если менеджер по бронированию не отменил вовремя заказ, то номер может остаться непроданным до тех пор, пока не обнаружится ошибка. Только заявка на гостиничном бланке может служить подтверждением оплаты заказанного номера.

На заявке организации, которая бронирует номер, обязательно должны быть приведены реквизиты этой организации (название, адрес, телефон, факс, номер счета в банке).

Заявка должна содержать следующие сведения:

число и категории номеров;

сроки проживания в гостинице;

фамилии приезжающих;

форма оплаты (безналичный или наличный расчет, реквизиты оплачивающей организации).

Заявку регистрируют, т.е. присваивают ей регистрационный номер, и подтверждают или отказывают в бронировании письмом, имеющим следующую форму:

Moscow Marriot Grand Hotel В ответ на Ваш факс от 25. 12.08 г. подтверждаем бронирование двух одноместных номеров с 01.01.2009 по 05.01.2009 г. Стоимость номеров в сутки 1600 рублей. В случае изменения Ваших планов просим отменить бронирование до 18 часов 31.12.08 во избежание выставления счета за простой номера. Расчетный час в нашей гостинице 12 часов дня.
С уважением Директор Гл. бухгалтер 25.12.08г.	Петрова В. Б. Сидорова О. А.

При телефонном бронировании очень важно внимательное отношение к клиенту, так как впечатление от этого разговора определит его отношение к гостинице в целом. Для клиента важно, как долго он будет ждать ответа, так как по нормам трубку должны снять максимум через пять гудков. Снимать трубку должен сотрудник, владеющий информацией о загрузке гостиницы. В отелях, которые принимают заказы на бронирование номера по телефону, разработаны специальные бланки. В них следует лишь делать отметки в нужных графах, не записывая полностью заявку. Такие же бланки могут быть в специальном разделе компьютера отдела бронирования.

При телефонном бронировании требуется подтверждение в письменном виде.

Компьютерный способ бронирования открывает широкие возможности для гостиниц и клиентов. В мировой практике известны компьютерные системы бронирования: гостиничная сеть бронирования объединяет отели, входящие в цепь, другая сеть бронирования объединяет независимые гостиницы, не входящие в цепи.

При бронировании через сеть заказ мест может быть осуществлен в гостинице, расположенной в другом городе или даже в другой стране. Преимуществом автоматизированной сети является то, что бронирование может быть переадресовано в любую другую гостиницу этой цепи, находящуюся в этом городе.

Заказать место в гостинице Moscow Marriot Grand Hotel через компьютерную сеть можно по телефону. Диспетчер по компьютерной сети связывается с отелем и выясняет возможность бронирования. Этот способ не очень удобен, так как требует много времени для выяснения условий бронирования и размещения.

Существуют еще два других варианта бронирования с помощью компьютера: отель имеет собственную Интернет-страницу или является членом одной из систем Интернет-бронирования (Академсервис, WEB International, Nota Bene и др.). Системы становятся все более популярны из-за широты предлагаемых возможностей при весьма небольших затратах. Эффективность этого способа привлечения клиентов тем выше, чем меньше время ответа на полученный заказ. Скорость отправки подтверждения во многом зависит от степени автоматизации процесса обработки поступающих заявок и от четкости взаимодействия гостиницы и агента.

Грамотная организация обмена информацией между двумя этими звеньями позволяет сократить время получения клиентом подтверждения до минимума. В идеале, так называемый, режим online должен занимать не более 7 секунд, но в российской практике встречается редко.

Соединив гостиничную АСУ и систему Интернет-бронирования, гостиница и агент получают возможность оперативного обмена информацией о свободных номерах, о предлагаемых гостиницей категориях номеров и услугах, а также о текущих тарифах, скидках, специальных программах для гостей и т.д. Получив возможность сколь угодно частого обновления тарифов, отель, в свою очередь, сможет вести более гибкую ценовую политику, и адекватно реагировать на спрос. В такой системе бронирование происходит следующим образом:

Клиент заходит на WEB-сайт системы Интернет-бронирования и знакомится с правилами бронирования. Далее он выбирает гостиницу и, убедившись в наличии свободных номеров, заполнив необходимые информационные поля, отправляет заказ в систему по электронной почте (e-mail).

Система автоматически обрабатывает заказ, за исключением нестандартных случаев, и отправляет предварительное подтверждение с условиями внесения предоплаты, а клиент заносится в лист ожидания. После получения необходимых гарантий: предоплаты, гарантийного письма и т.п., клиент получает от агента окончательное подтверждение брони.

Копия окончательного подтверждения направляется в гостиницу. Здесь бронь заносится в график загрузки с последующим автоматическим изменением.

Процедура взаимодействия клиента и гостиницы выглядит следующим образом:

Клиент заходит на сайт системы Интернет-бронирования и знакомится с правилами бронирования.

Далее он выбирает номер и, убедившись в наличии свободных номеров и заполнив необходимые информационные поля, отправляет заказ прямо в Moscow Marriot Grand Hotel по e-mail.

Система автоматически обрабатывает заказ (за исключением нестандартных случаев) и отправляет предварительное подтверждение, включающее условия внесения предоплаты, а заявка клиента заносится в лист ожидания.

После получения необходимых гарантий оплаты, клиенту направляется окончательное подтверждение брони.

Бронь заносится в график загрузки, с последующим автоматическим изменением состояния количества занятых и свободных номеров. Интернет дает возможность, не выходя из дома, без посредников получить необходимую информацию о гостинице, увидеть, как оформлены номера. При телефонном или компьютерном бронировании существует опасность внезапного прекращения резервирования и тогда клиент, не получивший подтверждения, может прибыть для регистрации, и не получить номер, так как не окажется свободных мест.

По заявкам отдел бронирования может составить перспективный план загрузки гостиницы на определенный период: год, месяц, неделю, и план загрузки на текущий день (Табл. 2.1).

Таблица 2.1

План загрузки гостиницы на текущий день

№ заявки	Страна	Ф.И.О	Принимающая организация	Приезд	Отъезд	№ комнаты	Примечание
01/00	РФ	Захаров В.	Бизнес-тур	01.01 14.00	06.01 12.00	541
02/00	СНГ	Воронова А.	Лицей-тур	01.01 10.00	02.01 12.00	142
03/00	СНГ	Звонов И.	Россия-тур	01.01 12.00	05.01 12.00	322
04/00	Бельгия	Шульц В.	Бизнес-тур	01.01 18.00	10.01 12.00	201	Завтрак в номер
05/00	США	Браун Д.	Лицей-тур	01.01 14.00	06.01 12.00	108
06/00	РФ	Иванов А.	Лицей-тур	01.01 14.00	06.01 12.00	109
07/00	РФ	Петров С.	Лицей-тур	01.01 14.00	06.01 12.00	110
08/00	Швеция	Пуль А.	Россия-тур	01.01 20.00	10.01 12.00	210

Отдел бронирования должен постоянно взаимодействовать со службой приема и размещения, которая дает информацию о загрузке номеров в текущее время. При неверном составлении отчета о загрузке, менеджеры могут сделать не правильный прогноз загрузки.

Бронирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым отелем клиенту, называется подтвержденным. Для получения подтверждения о резервировании требуется некоторое время, чтобы уведомление о резервировании поступило к клиенту по почте или факсу. Обычно в подтверждении указаны номер регистрации заявки, дата предполагаемого прибытия и выбытия гостя, тип заказанного номера, количество гостей, число требующихся кроватей, а также любые специально оговариваемые требования гостя. Клиент берет с собой в гостиницу это подтверждение на случай каких-нибудь непредвиденных ситуаций. Такое подтверждение не всегда является гарантией для клиента, потому что существует правило: бронь снимается, когда для гостиницы в этом есть необходимость.

Гарантированное бронирование - это бронирование со специальным подтверждением отеля о том, что он гарантирует клиенту получение заказанного номера. Такое подтверждение необходимо, если есть вероятность, что гость может прибыть в гостиницу с опозданием. При бронировании записывают номер кредитной карточки гостя, что является гарантией оплаты номера даже в случае, если гость опаздывает. На таких условиях номер остается свободным до прибытия гостя. Удобство гарантированного резервирования состоит в том, что гость постарается своевременно аннулировать заказ, если видит, что не сможет им воспользоваться. При таком подтверждении гостиница имеет точную картину наличия свободных номеров.

Другой формой гарантированного бронирования может быть депозитная (авансовая) оплата. В некоторых ситуациях: например, в разгар сезона отпусков, для того, чтобы избежать простоя комнат из-за неявки ожидаемого гостя, отель может попросить перечислить авансом стоимость проживания в течение одного дня или даже всего срока. Предоплата требуется и при размещении туристской группы.

Согласно “Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ” в случае опоздания потребителя, с него взимается кроме платы за бронирование также плата за фактический простой номера или места в номере, но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется. В случае отказа потребителя оплатить бронь, его размещение в гостинице производится в порядке общей очереди.

В “Правилах предоставления гостиничных услуг в РФ” не оговаривается размер оплаты за бронь, его устанавливает администрация гостиницы. Обычно с индивидуальных туристов берут 50 % от тарифа номера или места в номере. Для туристских групп предусмотрены скидки оплаты за бронирование, проживание и даже некоторых услуг. Размер скидки зависит от числа человек в группе, срока проживания. В среднем за бронирование мест для туристской группы берется оплата в размере 25 - 35% от тарифа.

Расселение гостей является следующим этапом операционного процесса, который состоит из встречи, регистрации, вручения ключа и сопровождения до номера.

В Moscow Marriot Grand Hotel возможны два вида встречи: в аэропорту или на вокзале (на дальних подступах); около входа в гостиницу или в вестибюле (на ближних подступах).

Встреча на дальних подступах позволяет до прибытия в гостиницу познакомиться с гостем, составить или скорректировать программу обслуживания, рассказать о гостинице и предоставляемых услугах. О такой встрече договариваются при бронировании. В отелях высокого класса гостей встречает швейцар, который приветствует их у входа.

В том случае, если клиент приезжает в гостиницу не в первый раз, то желательно обратиться к нему по имени. Это производит положительное впечатление.

Правилом для Moscow Marriot Grand Hotel является то, что администратор стоит за стойкой, а не сидит. Этим он подчеркивает свое уважение к гостю.

Различают два типа клиентов, которые прибывают для регистрации. Одни из них заранее забронировали места в гостинице, другие - нет. Поселение в гостиницу клиентов по брони занимает несколько минут.

При предварительном заказе данные о клиенте уже известны из заявки на бронирование. Администратор уточняет номер заявки, выбирает необходимый модуль в компьютерной системе, и производит регистрацию. От гостя требуется только подписать регистрационную карточку.

Процесс регистрации гостей без предварительного бронирования занимает больше времени, иногда до 5-ти минут. В данном случае администратор учитывает характер размещения, необходимого гостю.

Кроме того, в процессе общения с гостем нужно обсудить такие вопросы, как стоимость номера, сроки размещения, порядок оплаты. Во время этого обсуждения работник гостиницы, владея основами психологии, задает и другие вопросы, которые позволяют судить о платежеспособности гостя. Нормальным для большинства гостиниц является просьба к гостю показать его кредитную карточку, которая является своего рода гарантией его платежеспособности. В том случае, если клиент является обладателем золотой карточки одной из ведущих кредитных компаний, таких как “Америкен экспресс”, “Виза” или “Мастер кард”, этого оказывается вполне достаточно, чтобы не беспокоиться об оплате.

Согласно “Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ”: “исполнитель обязан заключить с потребителем договор на предоставление услуг. Договор на предоставление услуг заключается при предъявлении потребителем паспорта, военного билета, удостоверения личности, иного документа, оформленного в установленном порядке и подтверждающего личность потребителя”.

При получении подтверждения на размещение, гость заполняет регистрационную карточку (анкету) (табл. 2.2), которая является договором между Исполнителем и Потребителем. В анкете гость указывает адрес своего постоянного места жительства, адрес организации, оплачивающей проживание, если оплата производится третьим лицом, и вид платежа: наличные, кредитная карточка или чек.

Следует очень тщательно заполнять анкету, так как данные о клиенте могут быть использованы для приглашения вновь посетить гостиницу во время отпуска, для участия в деловой встрече, касающейся интересов клиента. Неправильно записанный адрес может сделать бесполезной рассылку рекламных материалов или невозможным возврат забытой в номере вещи гостя. Кроме того, правильно заполненный адрес гарантирует получение оплаты, даже если гость уехал, не заплатив за предоставленные услуги. Ошибочная дата отъезда в анкете приводит к тому, что номер может простоять непроданным сутки, если гость выезжает раньше. А в случае, когда гость планировал остаться дольше, номер может быть продан еще раз. В результате появляются два недовольных гостя. Неправильно записанный номер кредитной карты может привести к неоплате услуг, если гость выехал, не заплатив наличными.

Таблица 2.2

Форма регистрационная карточка проживающего (анкета)

Moscow Marriot Grand Hotel АНКЕТА Фамилия Иванов Имя Антон Отчество Иванович Дата рождения 01.06.65 Паспорт № 123456 серия ХХ-АК Место регистрации г. Тула, \л. Красная, д. 11, кв.57 Цель приезда Командировка Сроки проживания 01.01.2000 - 06.01.2000 Командировочное удостоверение № 987 Организация “Лицей Тур” С правилами пожарной безопасности ознакомлен Подпись Номер комнаты 109 Прибыл 01.01.2009 14.00 Выбыл Продление проживания Подпись администратора

Заполнив карточку, гость подписывает ее, тем самым заключая с Moscow Marriot Grand Hotel договор, подтверждающий вид размещения, продолжительность проживания и стоимость номера.

После того как гость заполнил анкету, администратор сверяет данные анкеты и паспорта гостя, вписывает в анкету номер комнаты, в которой будет жить гость, дату и время прибытия и подписывает ее. Далее администратор выписывает разрешение на поселение - документ, дающий право на занятие номера или места в номере. Разрешение на поселение должно быть выписано в двух экземплярах, для кассира и портье или дежурного по этажу в картотеку для контроля своевременного выезда, по следующей форме:



Разрешение на поселение Индивидуальное на 2 этаж Страна РФ Заявка 06/00 Проживание с 01.01 по 06.01.2009 Комната № 109 Фамилия, имя, отчество Иванов А.И. Индекс поселения ЗО Вид расчета наличный Оплата бронирования 50% Дополнительные сведения завтрак в номер Администратор

После оплаты гость получает 2-й экземпляр счета, по которому он производит оплату за проживание и предоставленные услуги Moscow Marriot Grand Hotel. При регистрации гостю выписывается счет за проживание, который включает в себя тариф номера (или места), умноженный на число суток, оплату бронирования, оплату дополнительных услуг, которые гость заказывает при регистрации и различные гостиничные сборы.

Администратор Moscow Marriot Grand Hotel заполняет визитную карту (карту гостя) - документ на право входа в гостиницу и получения ключа от номера. Карта гостя всегда выписывается в одном экземпляре, и должна содержать следующие данные: фамилия гостя, номер комнаты и сроки проживания.

Moscow Marriot Grand Hotel использует визитную карту как средство рекламы. В ней имеется информация о расположении гостиницы и транспорте, с помощью которого можно добраться до гостиницы, а также информация о работе вспомогательных и дополнительных служб: расположение, часы работы.

По окончании оформления коридорный или посыльный провожают гостя до предоставленного ему номера, помогая донести багаж.

Во время регистрации багаж прибывающих в гостиницу находится в вестибюле. В больших гостиницах есть специальное помещение, куда подносчики багажа заносят вещи гостей. Для идентификации багажа удобно пользоваться талонами, на которых записана фамилия владельца, а после регистрации вписывается номер комнаты. Такой талон выдает швейцар или подносчик багажа при входе гостя в гостиницу. Таким образом упрощается работа подносчиков багажа. В случае отсутствия талона гость указывает на свой багаж, показывает разрешение на поселение, где записан номер комнаты, и подносчик относит багаж до номера. В номере он показывает гостю, как пользоваться оборудованием и рассказывает правила безопасности. Предварительный заказ мест дает возможность заранее подготовить номера к заселению, спланировать работу администраторов и подносчиков багажа. Накануне заезда группы администратор заполняет карту подготовки и заселения номеров (карту брони) по следующей форме:

Moscow Marriot Grand Hotel Карта брони №_0210__ Заявка 11/00 ________________________________________________________ Сроки проживания 02.01-06.01.2009 _________________________________________ Организация Ростур ________________________________________________________ Оплата по безналичному расчету Номер Тариф Фамилия Заезд Выезд Бронь Опоздание Прожива- Всего комнаты ние 107 500 Воронов 02.01 14.00 06.01 12.00 250.0 0.00 2000.00 2250.00 207 500 Баранов 02.01 14.00 06.01 12.00 250.0 0.00 2000.00 2250.00 210 500 Сухова 02.01 14.00 06.01 12.00 250.0 0.00 2000.00 2250.00 211 500 Семенов 02.01 14.00 06.01 12.00 250.0 0.00 2000.00 2250.00 212 500 Беляева 02.01 14.00 06.01 12.00 250.0 0.00 2000.00 2250.00 213 500 Шахова 02.01 14.00 06.01 12.00 250.0 0.00 2000.00 2250.00 Всего: 13500.00 Проживание: 4 п/с сумма 13500.00руб. Завтраки: 1000.00руб. Страховой сбор: 72.00 руб. Итого: 14572.00руб. Администратор: Васильева А. А. Дата: 02.01.2000 г.

При поселении туристской группы в Moscow Marriot Grand Hotel ее руководитель предъявляет администратору направление туристской фирмы: документ, подтверждающий право проживания данной группы в гостинице и гарантирующий, что оплата произведена:

Туристическая фирма Ростур г. Москва, ул. Чертановская, 100 Счет № 0000001 в N-ском банке	В Moscow Marriot Grand Hotel
Направление на размещение В счет выделенных мест разместите группу туристов в количестве 6 человек с 02.01.2009 по 06.01.2009 до 12 часов. Стоимость подготовки мест и проживания включите в расшифровку оплаты по безналичному расчету.
Менеджер	Семенова О. Т.

и список группы, оформленный в соответствии с требованиями паспортного режима.

Администратор сообщает номера комнат, которые забронированы для данной группы. Туристы из группы размещаются обычно в двухместных номерах, и только для руководителя группы предоставляется одноместный номер. Все туристы заполняют анкеты, в графе цель приезда следует писать: туризм. Администратор Moscow Marriot Grand Hotel заполняет групповое разрешение на поселение по безналичному расчету, где указываются номера комнат, в которых будут жить туристы:

Разрешение на поселение Групповое на 2 этаж Страна РФ г. Москвы Заявка 11/00 Проживание с 02.01 по 06.01 Комната № 207. 210. 211. 212. 213 Индекс поселения 277 Вид расчета безналичный Оплата бронирования 50 % Дополнительные сведения

Каждому гостю администратор Moscow Marriot Grand Hotel выписывает визитную карту. Счет за проживание при регистрации группы не выписывают, так как оплата производится по безналичному расчету.

Очень часто в туристских предприятиях вместе с путевкой туристам выдают ярлыки с номерами для багажа. Номер на ярлыке соответствует порядковому номеру туриста в списке группы, который находится у руководителя группы. Сравнив номера на багаже и в списке группы, подносчик определяет номер комнаты, и доставляет туда багаж.

Часто для того чтобы не оплачивать еще сутки проживания, туристы освобождают номера, а багаж сдают в камеру хранения, но за группой остается один номер для отдыха туристов.

2.3 Влияние стиля и философии управления гостиницы Marriot на качество размещения

Служащие очень часто воспринимают установленные стандарты по - своему и не предоставляют услуг того качества, которое хотели бы иметь гости. Хотя руководители гостиниц в своем большинстве склонны заверять клиентов в том, что предоставленные им услуги соответствуют их пожеланиям.

Реальная причина такого положения заключается в методах управления. Многое из того, что воспринимается в гостиничном обслуживании как истина, получено методом проб и ошибок, через учебные программы или изучение чужого опыта. Такая система общих знаний и практики управления качеством представляет собой комплекс застывших понятий о методах управления, которые часто являются источником недостатков, а не успехов в гостиницах.

Культ неэффективности, формирующий в гостинице консервативную философию "пусть будет, как будет", рождает первопричины для возникновения проблемы управления качеством обслуживания. Можно выделить наиболее характерные из них, а именно:

-отсутствие общего согласия - возникает несколько стандартов для одних операций, потому что руководство не установило порядок согласования управленческих решений и обслуживания. В результате получается разнородный продукт, неразбериха, рост цен и т.д.;

-нетождественное предоставление товаров и услуг - это наиболее частая причина снижения качества обслуживания. Клиент редко бывает удовлетворенным, когда в результате недоработки обслуживающего персонала и контроля, обслуживание предоставляется по-разному;

-неэффективные связи - имеется ввиду проблема связей между различными уровнями гостиничного управления. Обычной является односторонняя связь от руководителя до самого нижнего исполнительного звена. Обратная связь от работников и гостей просматривается редко. Неэффективные связи влияют на качество продукта, создавая новые проблемы, вытекающие из неясности ожиданий и неоднородности конечного продукта;

-оценка труда по активности, а не по результатам - нередко труд руководителя, и исполнителя оцениваются в зависимости от того, насколько они развивают кипучую деятельность. А фактические результаты этого труда не всегда дают реальную картину. Не процесс труда, а его конечный результат должен быть мерилом успешной работы;

-реакция на симптомы, а не на причины - действительные причины недостатков не вскрыты, соответствующие решения не приняты и проблемы не устранены. Причиной проявления грубости работника может быть не его сиюминутное настроение, а недостатки в подборе и обучении кадров, прочная практика руководства и др.;

-недостатки в оценке и поощрении труда служащих - если работник выполняет свои обязанности честно и добросовестно, он редко беспокоит своего руководителя. Однако следует замечать таких людей и не забывать поощрять их. К сожалению руководители редко обращают на это внимание;

-отсутствие "чувства локтя" - индивидуализм, зависть и отношения, не способствующие созданию групповых интересов, возникают как результат конкуренции среди руководителей и служащих и препятствуют созданию тесного коллектива;

-управление работниками, а не гостиницей в целом - когда руководитель покидает свой пост, очень часто вместе с ним уходят и стандарты обслуживания. Преуспевающие гостиницы имеют такие управленческие системы и стандарты, которые не зависят от конкретного руководителя;

-работа "по старинке", а не обучение новому - "шефство" перекладывает одну из наиболее важных обязанностей руководителя на плечи служащего. В результате - низкая производительность труда, ошибки, потери доходов, неудовлетворенность клиентов, т.к. шефство редко основывается на четко разработанных стандартах и ведет к снижению качества обслуживания;

-оценка и управление качеством - контроль за соблюдением стандартов обслуживания является важной частью управления;

-проблемы качества услуг - руководители редко стремятся решать проблемы, связанные с жалобами на обслуживание. В случае поступления таких жалоб со стороны клиента обычной мерой становится поиск виновного, а не разбор причин и следствий. Предупреждение возникновения претензий должно строиться на согласии между руководством, служащим и клиентом относительно процесса обслуживания.

Гостиница Moscow Marriot Grand Hotel - это больше, чем сумма ее составных элементов: знания и опыт руководителей гостиницы Moscow Marriot Grand Hotel должны быть шире простой суммы знаний по отдельным направлениям его деятельности.

Эффективность - это не только продуктивность: на ее результаты в целом большое воздействие оказывает соответствие гостиничных услуг установленным в ней стандартам обслуживания.

Итак, выше были перечислены причины недостатков в управлении качеством обслуживания, наиболее часто наблюдаемые в гостинице Moscow Marriot Grand Hotel. Эти причины в основном находятся в сфере отношений между руководством, служащими и клиентами при консервативном стиле управления и культуре деловых отношений, наблюдаемых во многих гостиницах.

Важное значение должно уделяться контролю за качеством обслуживания. В Moscow Marriot Grand Hotel довольно часто проводятся периодические проверки качества работы персонала. Один раз в неделю проводится контроль качества обработки медицинских инструментов, регулярно проверяется активность дезинфицирующих средств, проводятся проверки качества предоставляемых лечебных услуг, проводится проверка соответствия нормам и правилам уборки помещений, включая лечебный и спальный корпуса. Дежурные на этажах производят контроль за уборкой номеров перед каждым новым заселением, в столовой имеется брокеражный журнал, который имеет своей целью контроль за качеством предоставляемой продукции, а также обслуживания клиентов. Комиссия, в состав которой обязательно входит инженер по технике безопасности, во главе с заведующей отделом кадров проводит проверку соответствия уровня обслуживания посетителей, состояние материально-технической базы гостиницы, исправление недостатков. Все недостатки отмечаются и, по возможности, исправляются немедленно.

Обслуживание должно быть высокого качества каждый день, каждую минуту. Клиентов не интересуют проверки, которые осуществляются периодически в гостинице Moscow Marriot Grand Hotel. Поэтому и контроль желает быть систематическим. Многие предприятия гостиничной индустрии с этой целью принимают на работу одного -двух независимых людей, которые находятся в непосредственном подчинении к генеральному директору. Они осуществляют наблюдение за качеством работы во всех службах гостиницы, записывают все нарушения в обслуживании. Каждый день предоставляют информацию директору. Их заработная плата является достаточно высокой, так как и функция, которую они выполняют, является важнейшей. Такая практика могла бы иметь место и в гостинице Moscow Marriot Grand Hotel, но в штатном расписании такая единица пока не предусмотрена.

Консервативный стиль управления и культура деловых отношений, к сожалению, привычны для гостиничной индустрии. При этом консерватизм часто является стратегией гостиницы. На практике это ведет к тому, что в гостиницах установленные когда-то давно стандарты обслуживания определяют их политику на долгое время. Консервативная по своей сути деловая культура и ее отражение в стратегии отдельных гостиниц - вот главная причина возникновения проблем качества обслуживания и финансовых потерь гостиниц.

Консервативные элементы культуры производства являются главными источниками возникновения затрат, связанных с внешними и внутренними неудачами. Внешние неудачи производства включают в себя такие обстоятельства, как неудовлетворение клиентов, отрицательное общественное мнение, проблемы недоверия к качеству продукта. Внутренние неудачи порождают расходы на оплату оказавшихся ненужными трудовых затрат, возможных аварий, повреждений оборудования, неэффективного производства, которое не приведет к предоставлению "с первого предъявления" качественного обслуживания в соответствии с ожидаемыми стандартами.

Затраты на исправление недостатков обычно включают в себя потери рабочего времени на проведение инспекций, ознакомление с отчетами различных служб и т.д. Затраты на предохранительные мероприятия являются минимальными.

В гостиницах с радикальной стратегией такие затраты будут самыми высокими, так как культура производства требует постоянного стремления к высококачественному обслуживанию. Когда предотвращению недостатков уделяется главное внимание, качество носит постоянный характер и удовлетворяет ожидания клиентов. Предохранительные меры включают затраты труда на достижение общего понимания стандартов, обучение работников методам контроля, проведение совещаний в цепочках качества, оценку индивидуальной и коллективной эффективности. Очевидно, что если качество носит постоянный характер и проблемы предотвращаются, цена внутренних и внешних неудач будет значительно снижена.

Радикальные формы культуры производства носят характер профилактических мероприятий, предотвращению сбоев уделяется основное внимание. (При консервативной культуре производства внимание коллектива сконцентрировано на регулировании уже возникших конфликтов с клиентами).

Вкладывание капиталов в управление качеством приводит в конечном счете к увеличению доходов вследствие предотвращения недостатков в обслуживании и предъявления претензий, повышения уровня удовлетворенности гостей, служащих и повышения уровня эффективности управления и деятельности гостиницы Moscow Marriot Grand Hotel в целом. Там, где владельцы и администрация обладают радикальным мышлением в вопросах менеджмента, реинвестирование доходов от деятельности гостиницы Moscow Marriot Grand Hotel дает свои плоды в первую очередь в изменениях, затрагивающих сам характер выполнения обязанностей и руководством, и обслуживающим персоналом.

Увеличение доходов возникает благодаря таким факторам, как:

предотвращение проблем качества и появления претензий;

повышение уровня удовлетворенности гостей;

повышение уровня удовлетворенности служащих;

повышение уровня эффективности управления и эффективности работы гостиницы Moscow Marriot Grand Hotel в целом;

снижение количества внутренних и внешних неудач.

В условиях сегодняшней конкуренции гостиницы, если они хотят выжить, не могут больше опираться на традиционные неэффективные формы культуры производства, которые не способствуют максимально полному удовлетворению запросов потребителей, а также прибыльности гостиницы Moscow Marriot Grand Hotel.

Важно, чтобы руководитель гостиницы осознавал свою ответственность за внесение позитивных изменений в собственную практику управления. Необходимо скептически подходить к аксиомам и привычным концепциям в вопросах управления ресурсами и качеству продукта, пересматривать их с точки зрения новых, более эффективных подходов к балансу ценностей. Несомненно, что бухгалтерский учет доходов останется среди приоритетных направлений управленческого контроля, тем не менее, очевидно, что реализация планов и задач гостиницы Moscow Marriot Grand Hotel в современных условиях неизбежно приведет управление ресурсами и качеством к усилению их влияния на доходность, что отразиться на работе индустрии гостеприимства в целом.

Специфические черты гостиниц вместе с ростом конкуренции и увеличением инновационной составляющей, высокой динамичностью и сложностью окружения влияют на изменение форм гостиниц. С одной стороны, необходимость соответствовать локальным потребностям и вкусам вынуждает гостиницы переходить к более гибким, адаптивным структурным построениям, что означает их децентрализацию, сокращение числа уровней иерархии управления, делегирование бизнес-единицам все более широких полномочий. С другой -- высокая конкуренция и наличие цепочек взаимодополняемых услуг заставляют гостиницы объединяться, что приводит к увеличению размеров гостиниц. Слияния позволяют гостиницам добиться стратегических преимуществ и синергетического эффекта, объединить финансовые ресурсы, доли рынка, выйти на новые рынки. Гостиницы преследуют при объединении не столько цель унификации, сколько взаимного дополнения одних услуг другими для выстраивания цепочек обслуживания клиентов. Стандартизации при этом подвергаются в основном информационные потоки гостиниц. Характерным примером формирования подобных объединений являются туристические фирмы, авиакомпании и сети гостиниц. Для этого создаются GDS -- глобальные распределительные системы (Global Distribution Systems), функция которых заключается в предоставлении клиентам одновременно целого пакета услуг, в которых они будут нуждаться на протяжении всего путешествия.

Традиционно гостиницы имели элементарную или линейно-функциональную структуры управления и действовали в относительно простом, хотя и динамичном окружении. В результате объединения структуры отдельных гостиниц могут упрощаться -- нет необходимости содержать линейных управляющих, кроме тех, кто непосредственно отвечает за осуществление профильной деятельности. В силу снижения числа задач, решаемых функциональными службами (прежде всего, таких как разработка услуг, маркетинг, реклама, логистика), уменьшается их размер, а иногда и количество. Альянсы постепенно превращаются в большие интегрированные мультирыночные гостиницы, имеющие стратегические центры и сети подразделений внутри и смежных отраслях услуг. Взаимосвязанные подразделения, действующие в смежных отраслях, охватывают все множество стадий цепи создания стоимости. Эти мультиструктуры гостиниц представляют собой современный аналог вертикально-интегрированных структур в промышленности, но они гораздо более гибкие, многочисленные и разнообразные. Стратегические центры подобных гостиниц избегают форм контроля над деятельностью подразделений, берут на себя задачи, связанные с координацией стратегий развития и инвестиций, созданием пакетов услуг.

Кроме того, специалисты центров занимаются проектированием продуктов, решая при этом ряд таких сложнейших вопросов, как:

-определение для каждого пакета услуг оптимального набора гостиниц, участвующих в их осуществлении;

-определение набора дополнительных услуг;

-определение стандартов качества оказания услуг на каждом этапе их осуществления и др.

В силу особого значения, какое имеет для функционирования гостиничных мультиструктур информация, основным их элементом становятся глобальные распределительные системы, имеющие прямой доступ в режиме реального времени к базам данных всех гостиниц, составляющих мультиструктуру. Своевременный сбор и обработка информации позволяют видоизменять и создавать новые пакеты услуг, совершенствовать структуру гостиниц, логистику. Основные факторы успеха мультиструктур -- разнообразие продуктов и рынков, создание и возможность быстрой перестройки на новые продукты и технологии, наличие управляющих и специалистов высокого профессионального уровня, эффективное планирование и управление инвестициями. Таким образом, по сравнению с промышленными корпорациями, гостиницы имеют возможность быстрее и с меньшими издержками увеличивать размеры и изменять структуру гостиницы (не выстраивая при этом значительную функциональную иерархию), поддерживать стандарты качества услуг и адаптировать услуги к локальным потребностям и вкусам, гибко менять набор дополнительных услуг.

Как следует из Федерального закона от 8 августа 2001 г. N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности", услуги общественного питания не обязательно лицензировать. Однако, в баре при гостинице Moscow Marriot Grand Hotel реализуют алкогольную продукцию, а этот вид деятельности лицензируется в соответствии со ст.16 Федерального закона от 22 ноября 1995 г. N 171-ФЗ "О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции".

В связи с этим гостиница Moscow Marriot Grand Hotel должна получать лицензию на реализацию алкогольной продукции.

20 декабря 2006 года Мосгордумой принят Закон г.Москвы «О лицензировании розничной продажи алкогольной продукции». Значительная часть предложений ФРиО по законопроекту учтены и нашли свое отражение в Законе: перенесен срок введения декларирования алкогольной продукции на 1 января 2008 года, изменена периодичность подачи деклараций с ежемесячной на ежеквартальную, уменьшен размер лицензионного сбора для предприятий питания с 60 000 до 30 000 рублей.

Таким образом, в настоящее время розничная реализация алкогольной продукции в ресторане лицензируется, однако декларация по этому виду деятельности не предоставляется. Такое положение будет сохраняться до 1 января 2008 года.

Рассмотренные тенденции развития гостиниц все в большей мере начинают проявляться и в России. В аспекте всего вышесказанного рассмотрим прогноз развития гостиничного бизнеса в России. Для гостиничного бизнеса в прогнозном периоде 2009-2010 годов будет характерно:

-сохранение опережения темпов роста цен и тарифов на платные услуги по отношению к общей динамике потребительских цен;

-увеличение доли средств, направляемых на оплату услуг, при одновременном сокращении доли расходов на приобретение товаров и общественное питание.

К одной из тенденций развития гостиничного бизнеса можно отнести продолжающуюся модернизацию гостиниц, повышение хозяйственной самостоятельности бюджетных учреждений, а также сокращение гостиниц государственной формы собственности и перевод их преимущественно в гостиницы частной и других негосударственных форм собственности.

Несмотря на некоторое снижение роста реальных доходов домашних хозяйств и сохранение опережающего роста цен и тарифов на работы и услуги гостиниц, в целом в 2007-2008 годах сохранится позитивная динамика развития гостиничного бизнеса.

Рынок услуг гостиниц не расширится ввиду отсутствия полноценной структуры оздоровления отдыха и развлечений, отвечающей современным требованиям. Предполагается повышение доступности и эффективности услуг гостиниц при росте инвестиций в эту сферу. Однако доля услуг гостиниц в общем объеме услуг в 2008 году значительно не изменится и составит 1,5 процента. В целом же объем услуг 15 гостиниц в 2007-2008 годах будет расти со среднегодовым темпом 5,8 процента. Это дает нам право утверждать о значимости сферы услуг гостиниц в современной экономике России.