Учет и контроль расчетов с покупателями и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги (на примере ООО "Теплоизоляция-1")

При расчетах с покупателями и заказчиками возможно применение неденежных форм расчетов. Рассмотрим некоторые из таких форм [23,с.95].

Товарообменные операции. При обмене товарами в бухгалтерском учете организации отражаются как продажа выбывающих ценностей, так и оприходование ценностей, поступивших в порядке обмена.

В случае установления договорной цены обмениваемых товаров применяется общий порядок отражения в бухгалтерском учете данной операции.

При отсутствии договорной цены необходимо учитывать следующее:

1. стоимость полученных при обмене товаров определяется исходя из стоимости переданных товаров;

2. стоимость переданных товаров определяется исходя из цены, по которой обычно организация продает аналогичные товары.

Если организации решили обменяться товарами, абсолютно равными по своей обычной продажной стоимости, и отгружают их одновременно, то никаких трудностей при отражении товарообменной операции в бухгалтерском учете и при расчете налогов не возникает.

Если организации обмениваются товарами, неравными по цене, по которой они обычно продаются, то участники товарообменной сделки могут договориться, что обмен будет либо равноценным, либо неравноценным.

Но необходимо иметь в виду, что в любом случае при отражении в бухгалтерском учете товарообменных операций следует составлять бухгалтерские справки, в которых должны быть указаны источник поступления имущества, его стоимость по товаросопроводительным документам (номер договора мены, счета-фактуры, дата и номер накладной и пр.)[26].

Бывает так, что стороны признали обмен равноценным, но цены, по которым обычно реализуется обмениваемое имущество, отличаются от цен, указанных в договоре мены. В этом случае по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» могут сформироваться разные суммы. Разница (прибыль или убыток) относится в бухгалтерском учете на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Сложности в порядке отражения товарообменных операций возникают, когда «обычная» стоимость переданного имущества (работ, услуг) не совпадает с «обычной» стоимостью полученного имущества (работ, услуг). Эта сумма не признается расходом или доходом по обычным видам деятельности. Указанная разница должна быть включена в состав прочих доходов или расходов.

Стороны договора мены производят зачет взаимных требований. Никакого акта о взаимозачете в данном случае составлять и подписывать не требуется, так как это не отдельная операция взаимозачета, а составная часть единой товарообменной сделки:

Д-т 60 К-т 62 - отражен зачет взаимных требований;

Д-т 60 К-т 91/1 - отражен прочий доход;

Д-т 91/2 К-т 62 - отражен прочий расход;

Согласно статье 568 ГК РФ стороны имеют право установить в договоре любой порядок оплаты, в том числе признать в договоре обмениваемое имущество неравноценным. При этом организация, которая передает имущество меньшей стоимости, должна возместить другой стороне разницу в цене - непосредственно до или после передачи товара [1].

Взаимозачеты. При отражении зачета взаимных требований в бухгалтерском учете следует учитывать, что сумма засчитываемых взаимных требований не может превышать меньшую сумму из числящихся за той или другой стороной в момент проведения зачета. При этом сторонами засчитываются равные по величине отвлеченные суммы независимо от того, содержат ли они согласно условиям договоров суммы НДС, одинаковы ли эти суммы НДС или одна из сторон предъявляла другой требования, сумма которых вообще НДС не содержала.

Датой проведения зачета считается день подписания сторонами официального документа об осуществлении взаимозачета [1].

В бухгалтерском учете взаимозачетная операция отражается одинаково у обеих организаций следующим образом:

1. на дату получения продукции (работ, услуг) от контрагента:

Д-т 10 (08, 20, 41 и т.д.) К-т 60 (76) - отражена сформированная задолженность за полученные материалы (выполненные работы, оказанные услуги);

Д-т 19 К-т 60 (76) - отражено начисление НДС по расчетам с поставщиком (исполнителем);

Д-т 68 К-т 19 - отражено списание на расчеты с бюджетом сумм НДС по оприходованным материалам (полученным работам) по договору.

2. на дату отгрузки продукции (работ, услуг) контрагенту:

Д-т 62 К-т 90-1 - отражена договорная стоимость реализованной по основному договору продукции (выполненных работ, оказанных услуг);

Д-т 90-3 К-т 68, субсчет «Расчеты по НДС» - отражено начисление НДС, причитающегося к получению от покупателей;

Д-т 90-2 К-т 20 (41, 44 и т.д.) - отражено списание затрат на производство реализованной продукции (выполненных работ, оказанных услуг);

Д-т 90-9 К-т 99 - отражено определение финансового результата от реализации;

3. на дату проведения взаимозачета:

Д-т 60 (76) К-т 62 - отражено закрытие задолженности в сумме зачета взаимных требований согласно акту о взаимозачете;

Обороты по реализации продукции, по которым произведен взаимозачет, облагаются всеми налогами в зависимости от объема реализации в общеустановленном порядке [23].

Уступка прав требования. В соответствии с п. 7 ПБУ 9/99 поступления от продажи активов организации, отличных от денежных средств (кроме иностранной валюты), продукции, товаров, признаются прочими доходами [7]. Расходы, связанные с продажей таких активов, учитываются организацией в составе прочих расходов на основании п. 11 ПБУ 10/99 [12]. Основанием уступки права требования является договор между первоначальным кредитором (цедентом) и новым кредитором (цессионарием).

Объектом уступки права требования является дебиторская задолженность, уступаемая (продаваемая) цедентом цессионарию в случае неполучения средств от должника в необходимые сроки.

Бухгалтерский учет операций по уступке права требования ведется с использованием счета 91 «Прочие доходы и расходы». По кредиту этого счета отражается стоимость продажи дебиторской задолженности, а по дебету - ее учетная стоимость.

В бухгалтерском учете продавца уступка права требования отражается следующим образом:

Д-т 76 К-т 91 - отражена задолженность третьего лица (нового кредитора) по соглашению об уступке права требования;

Д-т 91 К-т 62 - отражено списание реализованной дебиторской задолженности.

Путем сопоставления кредитового и дебетового оборотов выявляют финансовый результат по операции уступки права требования. Чаще всего дебиторская задолженность уступается с убытком для цедента - организации, реализовавшей товары (работы, услуги) [26, с. 62].

Бухгалтерский учет у нового кредитора. Дебиторская задолженность, приобретенная на основании уступки права требования, относится к финансовым вложениям организации на основании п. 3 Положения по бухгалтерскому учету «Учет финансовых вложений» ПБУ 19/02, утвержденного Приказом Минфина России от 10.12.2002 N 125н [14].

Финансовые вложения принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости. Первоначальной стоимостью финансовых вложений, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на их приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации о налогах и сборах).

Новый кредитор (организация, купившая право требования) учитывает приобретенную задолженность в составе своих финансовых вложений на счете 58 «Финансовые вложения» в сумме фактических затрат на ее приобретение.

Суммы кредиторской и дебиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, включаются в прочие доходы (расходы) организации в сумме, в которой эта задолженность была отражена в бухгалтерском учете организации. При этом производятся следующие бухгалтерские записи:

Дт 62 «Расчеты с покупателями» Кт 91.1 «Прочие доходы»

Дт 91.2 «Прочие расходы» Кт 62 «Расчеты с покупателями»

Важным источником списания просроченной дебиторской задолженности является резерв по сомнительным долгам.

Резерв по сомнительным долгам создается по результатам инвентаризации дебиторской задолженности организации. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично. Резерв должен образовываться в конце года на основании данных проведенной инвентаризации, конкретный порядок и сроки предусматриваются в распорядительном документе организации по учетной политике. Аналитический учет по счету 63 «Резервы по сомнительным долгам» ведется в ведомости по каждому созданному резерву [33, с. 27]

Порядок отражения резерва на счетах бухгалтерского учета показан в таблице 2.

Таблица 2

Бухгалтерские записи по счету 63 «Резервы по сомнительным долгам»

расчет покупатель заказчик учет

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется в хронологическом порядке, по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми платежами - по каждому покупателю и заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по

- покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным;

- векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

- векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;

- векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

Учет расчетов с покупателями и заказчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» обособленно[33].

В приложении к бухгалтерскому балансу № 5 по расчетам с покупателями и заказчиками отражается следующая информация. В разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» приводят сведения о величине краткосрочной и долгосрочной дебиторской и кредиторской задолженности на начало и конец отчетного года. Напомним, что краткосрочной является задолженность, погашение которой ожидается в течение 12 месяцев. Если срок погашения свыше 12 месяцев, задолженность считается долгосрочной.

Величину задолженности покупателей и заказчиков определяют как дебетовое сальдо счета 62 на начало и конец года.

1.3 Контроль расчетов с покупателями и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги

Дебиторская задолженность за покупателями и заказчиками возникает при расчетах за переданные им товарно-материальные ценности, выполненные и принятые работы, оказанные услуги.

Контроль за движением дебиторской задолженности -- существенный элемент системы бухгалтерского учета. Специфический характер задач контролирования дебиторской задолженности находит соответствующее отражение в организационном устройстве системы внутреннего контроля[32].

Следующие задачи можно назвать основными при осуществлении функций контроля за расчетами с покупателями и заказчиками:

1) снижение уровня дебиторской задолженности до размера, не превышающего уровень кредиторской задолженности, так как кредиторская задолженность является бесплатным кредитом для организации;

2) усиление контроля за движением дебиторской задолженности. Именно этот вид задолженности приводит к иммобилизации денежных средств, ведущей к дальнейшей неплатежеспособности организации;

3) своевременное погашение долгов, не допуская просрочек и штрафных санкций. Важную роль в этом может сыграть правильно выбранная форма расчетов;

4) разумное использование такой формы привлечения клиентов, как коммерческий кредит. С помощью такой формы кредитования можно не только привлечь дополнительных покупателей, но и значительно увеличить объем продаж, а следовательно, и прибыли;

5) при предоставлении коммерческого кредита необходима предварительная работа с потенциальными дебиторами на предмет их платежеспособности, а в дальнейшем четко отслеживать своевременность погашения ими своих обязательств;

6) выявление степени риска появления недобросовестных покупателей путем расчета резерва по сомнительным долгам[32].

Средства внутреннего контроля за расчетами с покупателями и заказчиками - составные части системы внутреннего контроля, установленные руководством организации на отдельных направлениях и участках хозяйственной деятельности для обеспечения эффективного и надежного управления ею.

Основными контрольными процедурами в процессе контроля за расчетами с покупателями и заказчиками являются [28]:

- контроль за движением заказов, полученных от покупателя;

- контроль за содержанием и заключением договоров с покупателями;

- контроль за самой поставкой (отгрузкой, отпуском), выполнением работ и оказанием услуг, правильностью документального оформления;

- контроль за отражением данных в учетных регистрах;

- контроль за погашением дебиторской задолженности.

Рассмотрим подробнее содержание каждой контрольной процедуры.

Объектом контроля выступает показатели отгруженной продукции, выполненных работ и оказанных услуг, которые отражаются в аналитических регистрах и на счетах синтетического учета организации.

Поскольку выполнению работ и оказанию услуг покупателям и заказчикам предшествует заключение договора, система внутреннего контроля должна обеспечить законность данного документа, его правильное оформление, подпись уполномоченными лицами. Как правило, функция контроля за содержанием договоров с покупателями возлагается на юридический отдел или отдел сбыта[28].

В ходе контроля за выполнением работ и оказанием услуг система внутреннего контроля должна обеспечить сопоставимость фактически выполненного объема работ и услуг данным, отраженным в расчетных документах (актах приема-передачи выполненных работ или оказанных услуг, счетах на оплату). Для этого используются выборочные проверки актов приема-сдачи выполненных работ или оказанных услуг, журналы регистрации выполненных работ или оказанных услуг, сопоставляются данные актов, накладных, счетов-фактур, смет на выполненные работы или услуги и пр.

Выполнение работ или оказание услуг заказчикам должны быть соответствующим образом санкционированы. Для этого по организации издается приказ, устанавливающий перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов по выполнению работ, оказанию услуг. Отпуск материалов со склада для выполнения работ или оказания услуг должен осуществляться только по первичным документам, которые подписаны лицами, утвержденными этим приказом. Для этого у материально-ответственных лиц должны иметься соответствующие образцы подписей[32].

Контроль за правильностью отражения данных о выполнении работ, оказании услуг в учетных регистрах возлагается на работников бухгалтерии и заключается в систематических сверках показателей ведомостей учета выполненных работ, оказанных услуг с журналами-ордерами по счету 90 «Продажи», записями книги продаж, регистров налогового учета доходов от продаж и пр.

Как было отмечено выше, доход от оказания услуг должен быть признан организацией в момент приема - передачи выполненных работ, оказанных услуг, что должно подтверждаться подписанием акта сторонами.

Поэтому система внутреннего контроля должна обеспечивать полноту показателя выполненных работ, его сопоставимость с аналитическими и синтетическими регистрами [28].

Если работы, услуги оказаны заказчику на условиях коммерческого кредита, то в результате образуется дебиторская задолженность, которая подлежит погашению в сроки, указанные в договоре. Контроль за соблюдением этих сроков осуществляют работники отдела сбыта (или отдела маркетинга) на основании данных бухгалтерии.

В случае если сроки, предусмотренные для оплаты договором, будут нарушены, работниками отдела сбыта пишется предупреждение о возможных мерах со стороны продавца в случае несвоевременной оплаты.

Если оплата потребителем не будет произведена в сроки, указанные в предупреждении, то данные по покупателю, не выполняющему договорные обязательства, передаются в юридический отдел для составления предарбитражного напоминания и дальнейшей передачи дел в арбитражный суд для взыскания задолженности[32].

Кроме обеспечения полноты показателя доходов от продаж, система внутреннего контроля должна быть направлена:

- на обеспечение правильной оценки выполненных работ, оказанных услуг. Для этого в организации должен быть разработан и утвержден прейскурант цен (прайс - лист), отклонение от которого может производиться только в случаях, разрешенных руководителем организации. Если в организации используются скидки с основной цены, порядок их предоставления должен быть строго регламентирован. Следует также разделять функциональные обязанности работников, заключающих договора с покупателями, и работников, дающих разрешение на скидку с основной цены;

- на обеспечение существенности проведенных операций. Доходы не должны отражаться в учете до тех пор, пока не произойдет подписании е акта приема-передачи выполненных работ или услуг;

- особое внимание служб внутреннего контроля должно быть направлено на своевременность и полноту погашения задолженности, на регулярность сверок по взаимным расчетам с покупателями, на полноту отражения этих данных в бухгалтерском учете.

При ведении внутреннего контроля следует обратить внимание на возможность возникновения двух видов ошибок:

- данные по реально совершенным операциям не отражены в учете;

- на счетах отражены фиктивные операции.

Поэтому значительное внимание работников службы внутреннего контроля должно быть уделено выборочным сверкам, исключающим как возможность проведения фиктивных операций, так и не отражение доходов на счетах бухгалтерского учета.

Контроль проверки дебиторской задолженности покупателей начинается с проверки наличия документов по инвентаризации и правильности их заполнения. Проверяется наличие и подлинность подписей должностных лиц, а также отсутствие подчисток и исправлений. Проверка начинается с актов сверки с покупателями[32].

Цель инвентаризации дебиторской задолженности заключается в подтверждении данных бухгалтерской отчетности и бухгалтерского учета, для этого акты сверки необходимо составлять на отчетную дату.

Контроль правильности и обоснованности сумм дебиторской задолженности покупателей производится на основании сверки учетных данных по счету 62 «Расчеты с покупателями» с данными актов сверки взаиморасчетов с покупателем (по согласованию сторон акт сверки составляется организацией или покупателем).

Периодичность инвентаризации расчетов с покупателями организация определяет самостоятельно и утверждает в учетной политике. Форма акта сверки взаиморасчетов не является унифицированным первичным документом, организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает в учетной политике.

Акты сверок с покупателями составляются в двух экземплярах, один из которых регистрируется в специальном журнале и хранится для контроля своевременности и полноты возврата задолженности. Второй экземпляр отправляется контрагенту для согласования. В момент получения ответа (подтверждения покупателем акта сверки либо возражения к нему) в указанном журнале по строке регистрации акта сверки в соответствующей графе делается отметка о результатах согласования данных сверки с этим покупателем (например, признание долга полностью, признание долга частично, отказ признать задолженность, отсутствие ответа).

Для оформления результатов инвентаризации применяется форма № ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» и Приложение к ней «Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами».

Результаты инвентаризации расчетов рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии, которая выявляет причины, по которым необходимо внести уточнения в регистры бухгалтерского учета. Руководитель организации издает распорядительный документ, в котором утверждается предложенный комиссией порядок урегулирования расхождений.

Выявленные по итогам актов сверки расхождения так же рассматриваются, и по ним принимаются соответствующие решения. Если требования должника обоснованы, то в бухгалтерском учете оформляются корректирующие записи, посредством которых суммы задолженностей станут реальными.

В результате инвентаризации расчетов устанавливается задолженность с истекшим сроком исковой давности (безнадежная задолженность), а также дебиторская задолженность организаций, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями, т.е. сомнительная задолженность.

По итогам инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками осуществляется создание резерва по сомнительным долгам, а также списание выявленной безнадежной задолженности.

Контроль и построение аналитического учета должны обеспечивать возможность получения данных:

- по покупателям по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- по покупателям по неоплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным;

- по векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

- по векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

При контроле за списанной дебиторской задолженностью необходимо проверить и документальное оформление списания, то есть:

- приказа (распоряжения) руководителя организации о списании дебиторской задолженности;

- письменного обоснования бухгалтерии о необходимости списания (бухгалтерской справки);

- акта инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17);

- наличие подтверждающих документов о ликвидации покупателя, а именно выписки из ЕГРЮЛ, выдаваемой налоговыми органами.

Таким образом, внутренний контроль расчетов с покупателями является важным элементом системы внутреннего контроля организации и позволяет сформировать в бухгалтерском и налоговом учете максимально достоверный показатель финансовых результатов деятельности организации [32].

ГЛАВА 2. ПОСТАНОВКА УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОКУПАТЕЛЯМИ И ЗАКАЗЧИКАМИ ЗА ВЫПОЛНЕННЫЕ РАБОТЫ И ОКАЗАННЫЕ УСЛУГИ

2.1 Технико-экономическая характеристика организации на примере ООО «Теплоизоляция - 1»

Организация ООО «Теплоизоляция - 1» была создана в 2008 году на основании решения учредителя от 15 января 2008 года в соответствии с федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Полное фирменное наименование Общества - Общество с ограниченной ответственностью «Теплоизоляция - 1». Общество действует на основании Устава (Приложение 1).

Целью деятельности общества является получение прибыли от работ по оказанию услуг юридическим и физическим лицам и другой деятельности для удовлетворения потребностей участника общества и работников предприятия.

ООО «Теплоизоляция - 1» является юридическим лицом и создано без ограничения срока деятельности, имеет в собственности имущество, учитываемое на самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

ООО «Теплоизоляция - 1» расположено по адресу: 453104, Республика Башкортостан, г. Стерлитамак, ул. Профсоюзная, 16.

Общество осуществляет свою деятельность на коммерческой основе в целях получения прибыли. Размер уставного капитала общества составляет 60 000 руб. Уставный капитал состоит из вклада единственного учредителя - физического лица.

Руководство текущей деятельностью Общества, исполнение решений учредителя осуществляет единоличный исполнительный орган в лице директора Общества.

Осуществляемые виды деятельности:

- производство теплоизоляционных работ;

- производство строительных работ;

- производство строительно-монтажных работ;

- производство ремонтных работ.

Основным видом деятельности является производство теплоизоляционных работ.

На данный момент среднесписочная численность ООО «Теплоизоляция - 1» составляет 295 человек. Общая структура предприятия представлена на рисунке 2.

Рис. 1 . Общая структура управления ООО «Теплоизоляция - 1»

На основании представленной схемы управления (рисунок 1) можно сказать, что все структуры, составляющие ООО «Теплоизоляция - 1» отвечают за определенный участок стабильной работы общества.

Функции и роли управления обществом выражены необходимостью централизованного заключения договоров с покупателями и заказчиками, юридического и правового сопровождения договорных отношений, необходимостью обработки сводной документации и выработки путей стратегического развития организации, повышения уровня внутреннего контроля, грамотного учета и достоверной отчетности.

Основным рынком сбыта, на котором осуществляет свою деятельность ООО «Теплоизоляция - 1» являются города и районы Республики Башкортостан.

Структура рынка сбыта представлена в таблице 3.

Таблица 3

Структура рынка сбыта ООО «Теплоизоляция - 1"

Структура потребителей в общем объеме работ представлена на рисунке 2.

Рис.2. Структура потребителей в общем объеме работ

В силу того, что организация была образована только в 2008 году, невозможно провести анализ основных показателей деятельности за целый год. Поэтому был проведен анализ за 9 месяцев 2008 года и 2009 года. Используя данные бухгалтерских балансов за 9 месяцев 2008г (Приложение 2) и 9 месяцев 2009г (Приложение 3), отчетов о прибылях и убытках за 9 месяцев 2008г (Приложение 4) и 9 месяцев 2009 г. (Приложение 5) составим таблицу 4.

Таблица 4

Анализ основных показателей деятельности

По данным таблицы 4 можно судить о том, что в 2009 году по сравнению с 2008 годом значительно возросла эффективность деятельности. Наблюдается рост всех показателей деятельности. Объем выручки возрос на 274 %, себестоимость продаж возросла на 237 %, то есть практически в 3 раза увеличился объем выполняемых работ. Такой значительный рост объемов производства объясняется тем, что организация была основана только в 2008 году, поэтому в 2009 набирает темпы своего развития. Отрадным является то, что, не смотря на кризис, вновь созданная организация смогла обеспечить такой значительный рост по всем показателям. Рентабельность продаж в 2008 году составила всего 3,2 %, а в 2009 году уже достигла 12,8 %. Это достаточно высокий показатель, тем более для недавно образованной организации.

Положительным также является то, что рост выручки превышает темп роста себестоимости на 37,3 %, также растет производительность труда, по сравнению с 2008 годом она увеличилась на 20,6 %. Стоимость основных производственных фондов увеличилась на 826 тыс. рублей в основном за счет увеличения запасов сырья. На конец сентября 2008 года запасы сырья составили 7521 тыс. рублей. По итогам 9-ти месяцев 2009 года на балансе предприятия числится запасов на сумму 8735 тыс. рублей. Фондоотдача также увеличилась.