Бухгалтерский учет и аудит расчетов по оплате труда и взносам во внебюджетные фонды

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

Введение

Глава 1. Правовые основы организации учета оплаты труда в РФ

1.1 Виды, формы и системы оплаты труда

1.2 Первичные документы по учету труда и заработной платы

Глава 2. Учет расчетов с персоналом по оплате труда и страховых взносов во внебюджетные фонды

2.1 Краткая экономическая характеристика предприятия ЗАО «МСМ-трейдинг

2.2 Порядок начисления оплаты труда

2.3 Виды и учет удержаний из заработной платы. Учет выплаты заработной платы

2.4 Учет расчетов с персоналом по оплате труда и страховых взносов во внебюджетные фонды

Глава 3. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и страховых взносов во внебюджетные фонды

3.1 Аудит расчетов с персоналом по оплате труда

3.2 Аудит расчетов по начислениям страховых взносов во внебюджетные фонды

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

Актуальность рассмотрения расчетов по оплате труда обусловлена тем, что учет оплаты труда работников является очень важной составной частью всего бухгалтерского учета, работы с сотрудниками и налоговых начислений. Важно не только правильно отразить расчеты по заработной плате в бухгалтерском учете, но и правильно рассчитать сумму, причитающуюся к выплате каждому работнику по всем основаниям, а также своевременно удержать из заработной платы суммы обязательных или иных вычетов. Трудовые ресурсы оказывают влияние не только на эффективную работу конкретного предприятия, но и являются главным рычагом деятельности государства в целом.

Целью написания данной работы состоит в раскрытии сущности заработной платы, её видов и способов начисления, а также в предоставлении необходимой документации для оформления заработной платы в бухгалтерском учете. Будут разъяснены и на практике продемонстрированы удержания из заработной платы, учет отчисления и выплаты, учет отчислений на социальное страхование и обеспечение. Помимо бухгалтерского учета будет проведен аудит расчетов по оплате труда начислениям во внебюджетные фонды.

Для того чтобы достичь поставленной цели, необходимо решить следующие задачи, которые являются базовыми для рассмотрения данной темы:

- целесообразно изучить основы организации, рассмотреть сущность и задачи учета труда и его оплаты;

- определить формы оплаты труда, её виды, систему и на основе этого привести примеры;

- перечислить первичные документы расчетов по оплате труда, начислений во внебюджетные фонды, документы по учету рабочего времени и документы, необходимые для оформления трудовых отношений с организацией;

- представить порядок учета оплаты труда, каких видов она бывает и в каких случаях используется на практических примерах;

- рассмотреть вопросы аудита расчетов по оплате труда и начислениям во внебюджетный фонд.

Предметом исследования является заработная плата.

Объект исследования - организация ЗАО «МСМ-трейдинг», на примере которой и разобран подробно предмет исследования.

Методы исследования, использованные в дипломной работе: анализ, классификация, практическая работа.

Глава 1. Правовые основы организации учета оплаты труда в РФ

1.1 Виды, формы и системы оплаты труда

Заработная плата - основной и главный источник дохода каждого рабочего и служащего Российской Федерации. С её помощью осуществляют контроль над мерой труда и потребления, а также используют как рычаг управления экономикой.

Трудовой кодекс - основной сборник законодательных актов, который регулирует трудовые отношения каждого работника и всех работников в совокупности. Трудовые отношения относятся к тем отношениям, которые основываются на согласии между работодателем и работником, в котором указывается, что:

- работник выполняет работу за определенную плату; она зависит от трудовой функции, в которой заключены работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии и специальности с указанием классификации;

- работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка в том случае, если работодатель обеспечил все необходимые условия труда; данные условия предусмотрены трудовым законодательством и нормативными правовыми актами, содержащие нормы трудового права, соглашения, трудовой договор и локальные нормативные акты.

Сторонами трудовых отношений выступают работник и работодатель.

Работодатель - юридическое, т. е. организация, или физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником.

Работник - физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем.

Для создания соглашения между работодателем и работником заключается трудовой договор, соответствующий Трудовому Кодексу РФ.

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в котором работодатель обязан обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными правовыми актами, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения, локальные нормативные акты. Также работодатель обязан своевременно в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Одно из главных мест в регулировании трудовых взаимоотношений занимает коллективный договор. Согласно ст. 40 ТК РФ, коллективный договор относится к правовому акту, регулирующему социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Главные стороны данного договора - работник и коллектив работников в целом.

Как отмечалось выше, в данном договоре работодатель обязан своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату работнику. Согласно ч. 1 ст. 129 ТК РФ, заработная плата представляет собой вознаграждение за труд в зависимости от сложности, квалификации работника, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (надбавки и доплаты компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, например, в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (надбавки и доплаты стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Ст. 129 содержит определение заработной платы, тарифной ставки, оклада и базовой ставки заработной платы.

Ст. 130 рассматривает основные государственные гарантии по плате труда работников, а так же их систему.

Ст. 131 определяет формы оплаты труда в Российской Федерации.

Ст. 132 - описание оплаты по труду, т. е. согласно чему регулируется заработная плата.

Основная задача организации зарплаты состоит в том, чтобы поставить оплату труда в зависимость от его коллектива и качества трудового вклада каждого работника и тем самым повысить стимулирующую функцию вклада каждого.

Организация оплаты труда предполагает:

- определение форм и систем оплаты труда работников предприятия;

- разработку критериев и определение размеров доплат за отдельные достижения работников и специалистов предприятия;

- разработку системы должностных окладов служащих и специалистов;

- обоснование показателей и системы премирования сотрудников.

Вопросы организации труда занимают одно из ведущих мест в социально-экономической политике государства. В условиях рыночной экономики практическое осуществление мер по совершенствованию организации оплаты труда должно быть основано на соблюдении ряда принципов оплаты труда, которую необходимо базировать на следующих экономических законах: законе возмещения затрат на воспроизводство рабочей силы и законе стоимости.

Из требований экономических законов может быть сформулирована система принципов организации оплаты труда, включающие:

- принцип оплаты по затратам и результатам, который следует из всех указанных выше законов. На протяжении длительного периода времени вся система организации оплаты труда в государстве было нацелена на распределение по затратам труда, которое не соответствует требованиям современного уровня развития экономики. В настоящее время более строгим является принцип оплаты по затратам и результатам труда, а не только по затратам;

- принцип повышения уровня оплаты труда на основе роста эффективности производства, который обусловлен, в первую очередь, действием таких экономических законов, как закон повышающейся производительности труда, закон возвышения потребностей. Из этих законов следует, что рост оплаты труда работника должен осуществляться только на основе повышении эффективности производства;

- принцип опережения роста производительности общественного труда по сравнению с ростом заработной платы, который вытекает из закона повышающейся производительности труда. Он призван обеспечить необходимые накопления и дальнейшее расширение производства;

- принцип материальной заинтересованности в повышении эффективности труда следует из закона повышающейся производительности труда и закона стоимости. Необходимо не просто обеспечивать материальную заинтересованность в определенных результатах труда, но и заинтересовать работника в повышении эффективности труда. Реализация этого принципа в организации оплаты труда будет способствовать достижению определенных качественных изменений в работе всего хозяйственного механизма.

Заработная плата тесно связана с производительностью труда. Производительность труда - это плодотворность, эффективность производственной деятельности людей, измеряемая количеством продукции (благ и услуг), произведенной в единицу рабочего времени (час, смену, месяц, год), или величиной времени, затрачиваемого на единицу продукции.

Будучи основным источником дохода трудящихся, заработная плата является формой вознаграждения за труд и формой материального стимулирования их труда. Она направлена на вознаграждение работников за выполненную работу и на мотивацию достижения желаемого уровня производительности. Поэтому правильная организация заработной платы непосредственно влияет на темпы роста производительности труда, стимулирует повышение квалификации трудящихся. Заработная плата, являясь традиционным фактором мотивации труда, оказывает доминирующее влияние на производительность. Организация не может удержать рабочую силу, если она не выплачивает вознаграждения по конкурентоспособным ставкам и не имеет шкалы оплаты, стимулирующей людей к работе. Для того, чтобы обеспечить стабильный рост производительности, руководство должно четко связать заработную плату, продвижение по службе с показателями производительности труда, выпуском продукции. Система вознаграждения за труд должна быть создана таким образом, чтобы она не подрывала перспективные усилия на обеспечение производительности при краткосрочных негативный результатах.

Зарплата может действовать как фактор, дестимулирующий развитие производительности труда. Медленная работа часто вознаграждается оплатой сверхурочных. Отделы, допустившие перерасход своей сметы в этом году могут надеяться на увеличение сметы на будущий год. Сам факт более крупных затрат времени не является автоматическим индикатором выполнения большего объема работ, хотя схемы оплаты труда часто исходят именно из этих предположений.

Линия поведения должна заключаться в том, чтобы поощрять то, что способствует росту производительности. В деятельности по организации оплаты труда предпринимателю редко предоставляется полная самостоятельность. Обычно оплата труда регулируется и контролируется компетентными государственными органами.

Регулирование оплаты труда осуществляется на основе сочетания мер государственного воздействия с системой договоров.

Государственное регулирование оплаты труда включает:

- законодательное установление и изменение минимального размера оплаты труда в РФ;

- налоговое регулирование средств, направляемых на оплату труда предприятиями, а также доходов физических лиц,

- установление районных коэффициентов и процентов надбавок;

- установление государственных гарантий по оплате труда.

Регулирование оплаты труда на основе договоров и соглашений обеспечивается: генеральным, территориальным, коллективными договорами, индивидуальными договорами (контрактами).

Существуют три типа политики в области доходов и заработной платы: контроль за инфляцией с помощью налогов и фискальных мер, регулирование доходов на основе государственных правил и положений, политика трехстороннего сотрудничества. Все эти элементы имеют место в России. Но при чрезмерной дифференциации заработков, наличие денежных доходов централизованная политика в области оплаты труда вряд ли принесет хорошие результаты. Ориентация на налоговое регулирование доходов может стимулировать черный рынок. Потому главная надежда , видимо, в политике переговоров, в частности, по поводу утверждения уровней заработной платы, обеспечивающих гибкую и справедливую оплату труда.

Прожиточный минимум представляет собой показатель минимального состава и структуры потребления материальных благ и услуг, необходимых для сохранения здоровья человека и обеспечения его жизнедеятельности. Прожиточный минимум используется для обоснования минимальной оплаты труда и трудовой пенсии по старости и для установления минимального размера пособия по безработице и стипендии на период профессиональной подготовки граждан по направлению службы занятости.

Минимальный размер оплаты представляет собой низшую границу стоимости неквалифицированной рабочей силы, исчисляемой в виде денежных выплат в расчете на месяц, которые получают лица, работающие по найму, за выполнение простых работ в нормальных условиях труда. Минимальный размер оплаты определяется с учетом стоимости жизни и экономических возможностей государства. Минимальный размер оплаты определяется в размере 40% прожиточного минимума, рассчитанного на душу населения, что предполагает его периодически пересмотр с учетом имения индекса потребительских цен и тарифов на услуги.

В соответствии с действующим законодательством установление размеров тарифных ставок и окладов, форм и систем оплаты труда является правом самих организаций и закрепляется в коллективных договорах. При оплате труда физических лиц используется денежная и неденежная (натуральная) формы оплаты труда ст. 131 ТК РФ. Это так называемые формы выплаты.

В соответствии со ст. 129 ТК РФ можно говорить о системах оплаты труда при начислении заработной платы: тарифной и, следовательно, бестарифной. В Трудовом кодексе система установления заработной платы конкретизируется и ставится в зависимость от типа финансирования организаций.

В бюджетных организациях заработная плата устанавливается и регулируется соответствующими законами. То есть речь идет о тарифной системе оплаты труда, которая включает в себя тарифные ставки (оклады), тарифную сетку, тарифные коэффициенты. Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов производятся на основании единой тарифной сетки (постановление Правительства РФ от 14.10.1992 № 785). Тарифные коэффициенты действуют на основании постановления Правительства РФ от 06.11.2001 № 755.

Тарифная ставка - фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

В организациях со смешанным финансированием (бюджетное + доходы от предпринимательской деятельности) тарифная система регулируется вышеуказанными постановлениями, а оплата труда, связанная с доходами от предпринимательской деятельности, устанавливается на основании коллективных договоров, соглашений и локальных нормативных актов.

В иных организациях или в организациях с частной формой собственности оплата труда устанавливается коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовыми договорами.

Тарифная система представляет собой совокупность нормативов, при помощи которых дифференцируется оплата труда в зависимости от сложности и условий работы, степени квалификации и качества труда работника и других факторов.

В настоящее время применяются две общепризнанные формы тарифной оплаты труда: повременная и сдельная (см. Рисунок 1).

Рисунок 1. Основные формы оплаты труда

При повременной оплате труда заработная плата рабочему или служащему определяется в соответствии с его квалификацией и количеством отработанного рабочего времени. Такая оплата труда применяется, как правило, в тех случаях, когда труд работника невозможно нормировать. Сфера распространения повременной оплаты труда - руководящий и административно-хозяйственный персонал, дежурный персонал и т. п.

Формула: ЗП = S • t,

Где S - часовая тарифная ставка;

t - фактически отработанное время.

Работникам, переведенным на повременную оплату труда, в зависимости от присвоенного им разряда устанавливаются должностной оклад (руководители, служащие, технические исполнители) или тарифная ставка (рабочие). Например, кладовщику ЗАО «МСМ-трейдинг» установлен оклад в размере 31 500 руб. Согласно табельному учету времени, отчетный месяц отработан полностью, следовательно, начисляется зарплата в размере 31 500 руб.

В зависимости от характера выполняемых работ и условий организации производства и труда применяют следующие системы повременной оплаты: простую повременную и повременно-премиальную. При простой повременной оплате труда работник получает заработную плату за количество отработанного рабочего времени. Заработная плата при этом определяется путем умножения тарифной ставки разряда на число отработанных и оплачиваемых дней или часов.

При повременно-премиальной оплате труда работник, кроме основного заработка, получает премии за достижение установленных качественных показателей. Для получения премии работники должны выполнить установленные положением о премировании (коллективным договором) показатели и условия премирования. Только в этом случае работник имеет право на получение премии, а администрация обязана премировать работника в размерах, не менее установленных действующим положением.

Формула: ,

где S - часовая тарифная ставка;

P - размер премии в процентах к тарифной ставке за выполнение установленных показателей и условий премирования;

Рр - размер премии за каждый процент перевыполнения установленных показателей и условий премирования, %;

PpY - процент перевыполнения установленных показателей и условий премирования.

При сдельной оплате труда работник получает заработную плату в зависимости от количества выполненной работы по установленным сдельным расценкам за единицу доброкачественной продукции, выраженной в натуральных показателях. При использовании сдельной оплаты труда применяются нормы времени, нормы выработки и сдельные расценки.

Норма времени - время, необходимое для выполнения единицы доброкачественной работы в нормальных условиях труда.

Норма выработки - количество доброкачественной работы, которое должен выполнить (выработать) рабочий в течение определенного времени в нормальных условиях труда.

Сдельная расценка - установленная ставка заработной платы за единицу доброкачественно выполненной работы.

Системами сдельной оплаты труда являются:

- прямая сдельная;

- сдельно-премиальная;

- бестарифная;

- сдельно-прогрессивная;

- косвенно-сдельная;

- аккордная;

При прямой сдельной оплате труда заработная плата начисляется в зависимости от объема выполненной работы исходя из сдельных расценок за единицу доброкачественной продукции.

ЗП = S : Р • Кизд ,

где S - часовая тарифная ставка,

Р - норма выработки,

Кизд - количество обработанных изделий определенного вида.

При сдельно-премиальной оплате труда работнику дополнительно начисляется премия за выполнение условий и показателей премирования. Премия (впрочем, как и при повременной оплате труда) может устанавливаться в фиксированной сумме или в процентах от тарифной ставки работника (любой другой суммы оплаты труда).

Где Rn - расценка на n-ый вид продукции или работы;

Gn - количество обработанных изделий n-го вида;

Р - размер премии в процентах к тарифной ставке за выполнение установленных показателей и условий премирования;

К - размер премии за каждый процент перевыполнения установленных показателей и условий премирования, %;

L - процент перевыполнения установленных показателей и условий премирования.

При сдельно-прогрессивной оплате труда выработка в пределах установленной нормы оплачивается по основным неизменным расценкам, а выработка сверх норм - по повышенным расценкам. При такой системе оплаты труда также может использоваться премирование работников.

При косвенно-сдельной оплате труда заработная плата определяется в процентах к заработку основных рабочих. Подобная система оплаты может применяться для оплаты труда рабочих, обслуживающих оборудование.

При аккордной оплате труда бригаде или отдельному работнику выдается аккордное задание, устанавливаются срок его выполнения и сумма заработка. В сочетании с премированием за сокращение нормативного времени аккордного задания используется аккордно-премиальная оплата труда.

Бестарифная оплата труда может использоваться при оплате труда работников отделов снабжения. При бестарифной системе оплаты труда расчет заработной платы осуществляется следующим образом:

определяется «стоимость» единицы значения коэффициента путем деления коллективного заработка на сумму коэффициентов всех работников;

определенная базовая величина умножается на коэффициент каждого работника. При этом учитывается количество отработанного времени.

где ФОТ - фонд оплаты труда коллектива, распределяемый между работниками;

ККУq - коэффициент квалификационного уровня, присвоенный работнику трудовым коллективом, баллы, доли, единицы;

КТУq - коэффициент трудового участия в текущих результатах работы конкретного работника (q);

tq - количеств рабочего времени, отработанного работником;

m - число работников, участвующих в распределении оплаты труда.

Суть бестарифной оплаты труда заключается в том, что заработок работника становится в зависимость от конечных результатов работы структурного подразделения, в котором он работает, или от объема средств, направляемых администрацией организации на оплату труда работников.

Зачастую сумма заработка работника при бестарифной оплате труда исчисляется в процентах от стоимости заключенных им договоров на поставку (продажу) продукции (товаров) или в процентах от стоимости дохода (прибыли) организации от сделок, совершенных работником в пользу организации.

При оплате труда своих работников организации в обязательном порядке должны соблюдать требования трудового законодательства о минимальном размере заработной платы.

Согласно ст. 133 ТК РФ минимальный размер оплаты труда устанавливается одновременно на всей территории Российской Федерации федеральным законом и не может быть ниже величины прожиточного минимума трудоспособного населения.

По общему правилу заработная плата работников устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда.

В соответствии со ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Условия оплаты труда, определенные трудовым договором, не могут быть ухудшены по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Условия оплаты труда, определенные коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, не могут быть ухудшены по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Исключительно важная роль заработной платы в функционировании экономики обусловлена тем, что она может одновременно и одинаково эффективно выполнять ряд общественно значащих функций. Основными функциями заработной платы являются: воспроизводственная, стимулирующая, регулирующая и социальная.

Воспроизводственную функцию заработная плата выполняет как основной источник доходов населения. Размеры заработной платы должны обеспечивать обновление трудоспособного населения, развитие его физических и духовных сил на основе постоянного развития производства и повышения жизненного уровня населения. Реализация воспроизводственной функции заработной платы предусматривает установление норм оплаты труда на таком уровне, который обеспечивает нормальное воспроизводство рабочей силы соответствующей квалификации и одновременно позволяет применять обоснованные нормы труда, которые гарантируют собственнику получение необходимого результата хозяйственной деятельности.

Стимулирующая функция заработной платы проявляется в том, что возможный уровень оплаты труда должен побуждать работника к наиболее эффективным действиям на его рабочем месте. Стремление человека улучшить свое благосостояние, удовлетворить разные потребности побуждает его к активной трудовой деятельности, повышению качества своей рабочей силы, и полной реализации своего трудового потенциала, большей результативности работы. При таких условиях заработная плата может стать основным фактором мотивации высокоэффективной работы через установление непосредственной зависимости заработной платы от количества и качества работы.

Регулирующая функция оплаты труда реализует принцип дифференциации уровня заработка в соответствии со специальностью и квалификацией персонала, важностью и сложностью трудовых задач. Эта функция обуславливает влияние заработной платы на соотношение между спросом и предложением, на формирование персонала предприятий, уровень его занятости, а также на межотраслевую дифференциацию заработной платы.

Социальная функция заработной платы направлена на обеспечение одинаковой оплаты за одинаковую работу; она должна сочетать государственное и договорное ее регулирование, а также реализовывать принцип социальной справедливости по отношению к получению собственного дохода. Выделяют выплаты социального характера, связанные с предоставлением работникам социальных льгот, в частности на лечение, отдых, проезд, трудоустройство. Различают и такие доплаты и выплаты, как материальная помощь, дивиденды и проценты по акциям, трудовые и социальные льготы, компенсационные выплаты в связи с повышением цен, надбавки к пенсиям, которые не включаются в фонд оплаты труда.

1.2Первичные документы по учету труда и заработной платы

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Инспекция федеральной налоговой службы (ИФНС) -- территориальный орган федерального органа исполнительной власти межрайонного, городского (районного) уровня, подотчетный Федеральной налоговой службе Российской Федерации, осуществляющий контроль за соблюдением законодательства о налогах и сборах, а также правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения налоговых платежей, сборов, а в случаях, установленных законом -- и иных платежей в соответствующий бюджет.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ. Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов:

1). Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

2). Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

3). На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

4). Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

5). На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать. Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо - постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании. Кроме того, законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (см. Документ 1),

№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).

Срок хранения 75 лет.

№Т-2 «Личная карточка работника»,

№Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.

Срок хранения 75 лет.

№Т-3 «Штатное расписание» (см. Документ 2).

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.

Срок хранения 3 года.

№Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.

Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,

№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.

Срок хранения 75 лет.

№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (см. Документ 3),

№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

Применяется для оформления и учета отпусков.

Срок хранения 5 лет.

№Т-7 «График отпусков» (см. Документ 4).

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.

Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (см. Документ 5),

№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.

Срок хранения 75 лет.

№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).

Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках - 10 лет).

№Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.

Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности - 75 лет).

№Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.

Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках - 10 лет).

№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,

№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.

Срок хранения 75 лет.

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.

Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности. Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.

Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда - 75 лет).

№Т-13 «Табель учета рабочего времени» (см. Документ 6),

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).

Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда - 75 лет).

№Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,

№Т-51 «Расчетная ведомость»,

№Т-53 «Платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 - не составляются. В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).

Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).

№Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.

Срок хранения 5 лет.

№Т-54 «Лицевой счет»,

№Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт - средства вычислительной техники),

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.

Срок хранения 75 лет.

№Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.

Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).

№Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (см. Документ 7),

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.

Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).

№Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения - до востребования. Не востребованные - 75 лет.

Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения - постоянно (не менее 10 лет). Срок действия - до принятия новых Правил..

2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

Положение о персональных данных.

Срок хранения 75 лет.

3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Срок хранения 75 лет.

Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.

В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.

Другие локальные нормативные положения:

о заработной плате,

премировании,

коэффициенте трудового участия,

и т.п.

разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

Срок хранения - постоянно.

Журнал регистрации инструктажных мероприятий;

Срок хранения 10 лет.

Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе - по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ). Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.

Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию.

Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда - 75 лет).

Должностные Инструкции сотрудников.

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.

Срок хранения - постоянно.

Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников - 5 лет.

Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников - 75 лет.

Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.

Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.

Срок хранения - постоянно.

Акты о несчастных случаях.

Срок хранения 75 лет.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.

Срок хранения 75 лет.

В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).

Глава 2. Учет расчетов с персоналом по оплате труда и страховых взносов во внебюджетные фонды с примерами

2.1 Краткая экономическая характеристика предприятия ЗАО “МСМ-трейдинг”

Организация “МСМ-трейдинг” представляет собой закрытое акционерное общество, ведущее деятельность на основе Гражданского Кодекса Российской Федерации. ЗАО “МСМ-трейдинг” является юридическим лицом, имеющим свой баланс, фирменный бланк, печать с полным наименованием на русском языке, необходимые печати и штампы и действует по принципам хозяйственного расчета. Главным направлением предприятия является смешивание резин, и, как следствие - создание резиновых блоков.

Данная организация является коммерческой и относится к малому бизнесу. Основана в 2005 г.

Юридический адрес: Московская область, Пушкинский район, поселок Челюскинский, улица Большая Тарасовка, дом 105А.

Компания а состоянии обеспечить максимальное количество поставляемой продукции и ее бесперебойное техническое обслуживание. Производство организации ориентировано на переработку сырья и отправка его на завод для создания конечной продукции. Система менеджмента качества применительно к проектированию, производству и поставке прессов изделий, резиновых смесей, смесей силиконовых жидкостей и жгутов высоковольтных проводов для систем зажигания автомобилей.

Анализируя последние данные организации, выявлен заметный спад производства в связи с тем, что в последнее время, востребованность продукции пошла на спад.

По итогам 2013 г., предприятием получена выручка от реализации продукции, работ и услуг в объеме 136483 млн. руб., что значительно ниже прошлогодних показателей на 109110 млн. руб., или на 44,4. Ухудшение результата производственно-сбытовой деятельности предприятия в рассматриваемом периоде было обосновано резким снижением спроса на продукцию предприятия со стороны основных потребителей.

С отрицательной стороны характеризуется рост налоговой нагрузки на выручку, которая в рассматриваемом периоде возросла на 0,723 процентных пункта, с 14,248% до 14,970% в 2013 г.

Ухудшение произошло в связи с ростом уровня себестоимости реализованной продукции на 4,410 процентных пункта, с 77,714% в 2012 г. до 81,854% в 2013 году, а так же уровня расходов на реализацию - на 0,113 процентных пункта, с 0,171% в 2012 г. до 0,2084% в 2013 г.

В совокупности данные факторы оказали отрицательное влияние на формирование прибыли от реализации продукции предприятия, объем которой, по результатам 2013 г., составил 3947 млн р. и снизился по отношению к результату предыдущего года на 15374 млн р., или на 79,4%.

В результате произошло снижение показателей рентабельности продаж и реализованной продукции на 4,975 и 6,590 процентных пункта. С учетом результатов операционной и внереализационной деятельности, в 2013 г. организация сформировала прибыль отчетного периода в размере 2049 млн р., что стало ниже показателя предыдущего года на 14095 млн р., или на 87,3%. Размер чистой прибыли в 2013 г, оставшейся в распоряжении предприятия, составил 3 млн р. против 10183 млн р. в 2012 г.

В рассматриваемый период предприятие проводило политику снижения численности работников. Так, в 2012-2013 г. среднесписочная численность работников предприятия снизилась на 70 человек и составила 1615 человек.

Недостаточная загруженность производства в 2013 г. не позволила повысить уровень производительности труда работников предприятия, который снизился в рассматриваемый период на 61,2 млн р., или на 42,0%. В то же время, доведенные “сверху” показатели по росту среднемесячной заработной платы в промышленности обусловили значительный ее рост по предприятию в 2013 г. - 27,2%. В результате, сложилась негативная тенденция опережения темпов роста заработной платы (127,2%) над темпами роста производительности труда (58,0%), что характеризует крайне неэффективное использование трудовых ресурсов на предприятии.

В качестве вывода стоит обратить внимание на то, что в рассматриваемый период предприятие значительно ухудшило свои финансово-экономические показатели по выручке, прибыли от реализации, прибыли отчетного периода, чистой прибыли и др.

Согласно последним данным, финансовое положение предприятия пошло на убыль, вследствие чего, организацию пришлось ликвидировать. Компания объявлена банкротом.

2.2 Порядок начисления оплаты труда

Расчет зарплаты выполняется в соответствии с действующими на предприятии тарифами, сдельными расценками и окладами; учитывается отработанное сотрудниками время и объем выпущенной продукции. Для расчета заработной платы используется следующий перечень документов:

штатное расписание,

положение об оплате труда,

приказ о приеме на работу,

трудовой договор или контракт.

Бухгалтерский и налоговый учет в ЗАО “МСМ-трейдинг” ведется бухгалтерией с использованием компьютерной техники и бухгалтерской программы “1С Предприятие”. Согласно требованиям действующего законодательства главный бухгалтер ежегодно разрабатывает учетную политику, которая, затем, утверждается приказом руководителя. Основной нормативный документ при составлении учетной политики представляет собой Положение по бухгалтерскому учету “Учетная политика организации” ПБУ 1/2008 (утверждено Приказом Минфина РФ от 6.10.2008 г. №106 ред. от 18.12.2012).

Учетная политика предприятия - выбор предприятием определенных и конкретных методик, формы и техник ведения бухгалтерского учета, исходя из установленных правил и особенностей деятельности предприятия.

В учетной политике предприятие определяет:

Порядок проведения инвентаризации. Инвентаризация материалов, товарных запасов и расчетов проводится на начало каждого квартада, а так же в случаях, предусмотренных законодательством. Инвентаризация основных средств производится 1 раз в три года.

Уровень существенности. Уровень существенности в бухгалтерском учете равен 5%. Ошибка будет признана существенной, если она в отдельности (в совокупности) с другими ошибками за один и тот же отчетный период составляет сумму по определенной статье отчетности, которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5%.

Порядок исправления существенных ошибок, выявленных после утверждения бухгалтерской отчетности. Существенная ошибка предшествующего отчетного года исправляется записями по необходимым счетам бухгалтерского учета в текущем отчетном периоде; корреспондирующим счетом в записях является счет учета нераспреденной прибыли (нераспределенного убытка).

Учет основных средств. Амортизация основных средств в бухгалтерском и налоговом учетах производится линейным методом. Основные средства, стоимости которых не превышает 40 000 руб. отражается в бухгалтерском и налоговом учете в разделе материально-производственных запасов и списываются на расходы единовременно после ввода в эксплуатацию. Операции по учету таких объектов оформляются следующими документами:

приходный ордер по форме № М-4;

требование-накладная по форме № М-11;

карточка учета материалов по форме № М-17;

акт списания имущества в производство по форме, разработанной организацией.

5) Учет нематериальных активов. Нематериальные активы в бухгалтерском и налоговом учете амортизируются линейным методом. Амортизация нематериальных активов в бухучете отражается в счете 05 “Амортизация нематериальных активов”.

6) Списание материально-производственных запасов. Фактическая стоимость приобретенных материалов в бухучете отражается на счете № 10 “Материалы”. В обоих учетах материальные запасы списываются по средней себестоимости.

7) Учет расходов будущих периодов списываются в бухучете равномерно, в течение периода, к которому относятся.

8) Прямые и косвенные расходы. К прямым расходам в бухгалтерском и налоговом учете относятся:

стоимость материалов, которые используются при производстве;

зарплата рабочих, нанятых в производстве (кроме сотрудников административного аппарата);

амортизация по оборудованию, используемому в производстве.

В налоговом учете прямые расходы распределяются на остатки незавершенного производства и остатки нереализованный продукции на складе, пропорционально доле таких затрат в плановой себестоимости. “Общехозяйственные расходы” в бухучете списываются в дебет счета “Продажи” в качестве условно постоянных. Если прямые расходы нельзя отнести к конкретному виду продукции, то они обязаны распределяться пропорционально плановой себестоимости.

9) Незавершенное производство. Отражается по прямым статьям затрат,

10) Готовая продукция. В бухгалтерском учете она отражается по прямым статьям затрат.

11) Резерв по сомнительным долгам. Данный резерв создается в бухгалтерском и налоговом учете и только по недополученной в срок выручки от реализации.

12) Авансовые платежи по налогу на прибыль. Авансовые платежи по налогу на прибыль перечисляются в бюджет по итогам каждого квартала, если за предыдущие четыре квартала доходы от реализации не превышали 10 млн. руб. за каждый квартал. В ином случае, ежемесячные платежи рассчитываются исходя из фактически полученной прибыли за истекший месяц.

13) Учет процентов по заемным средствам. Предельный уровень процентов, которые учитываются при расчете налога на прибыль, определяются исходя из установленной в законодательстве для данного расчета увеличенной ставки рефинансирования Банка России по займам (и кредитам), полученным в рублях, и из иной фиксированной ставки по займам (кредитам) в иностранной валюте.