Организация инкассации в филиале №100 ОАО "АСБ Беларусбанк"

В целях подстраховки бригад инкассаторов, выполняющих операции по инкассации денежной выручки и перевозке наличных денежных средств и иных ценностей (далее - перевозка ценностей), и принятия оперативных мер при возникновении у них непредвиденных ситуаций службой инкассации организуются непрерывное дежурство и наличие специального транспорта с водителем. Дежурными службы инкассации назначаются наиболее опытные и подготовленные инкассаторы. Банки, которым лицензией на осуществление банковской деятельности, выданной Национальным банком Республики Беларусь, не предоставлено право выполнять операции по инкассации наличных денежных средств, платежных инструкций, драгоценных металлов и драгоценных камней и иных ценностей, самостоятельно устанавливают порядок организации непрерывного дежурства и определяют необходимость наличия специального транспорта с водителем, обеспечивая при этом сохранность перевозимых ценностей.

Начальник службы инкассации (далее - дежурный инкассатор) на основании наряда на работу перед выездом инкассаторов на маршрут выдает под роспись в журнале учета явочных карточек, сумок, печатей, доверенностей на инкассацию денежной выручки, бронежилетов и носимых радиостанций формы (далее - журнал учета формы 0402190129):

­ инкассатору-сборщику - доверенность на инкассацию денежной выручки формы 0402160132 (далее - доверенность формы 0402160132), явочные карточки формы 0402360111, печать службы инкассации с обозначением номера маршрута, бронежилет и носимую радиостанцию;

­ старшему бригады - порожние сумки (мешки) и бронежилет;

­ водителю - личную карточку водителя спецавтомобиля и бронежилет.

Оружие, боевые припасы и разрешения на право хранения и ношения оружия инкассаторам и водителю выдаются под роспись в специальном журнале.

В случае хранения проинкассированной денежной выручки под ответственностью инкассаторов старшему бригады и инкассатору-сборщику дополнительно выдаются ключи от сейфов и металлические печати (одноразовые пломбирующие материалы) под роспись в журнале учета формы 0402190129. Старшему бригады выдается контрольный журнал сдачи под централизованную охрану и снятия с централизованной охраны хранилищ ценностей (далее - контрольный журнал).

О количестве выданных явочных карточек формы 0402360111 и порожних сумок дежурный инкассатор составляет справку формы 0402830144 и передает ее в вечернюю кассу.

Перед выездом инкассаторов на маршрут со всеми членами бригады инкассаторов проводится ежедневный инструктаж с отражением темы и подписями инструктируемых в журнале регистрации прохождения ежедневного инструктажа.

Начальники служб инкассации (лица, уполномоченные руководителем банка) не реже одного раза в месяц проводят проверки соблюдения инкассаторами правил инкассации денежной выручки и перевозки ценностей, о результатах которых производят записи в журнале учета формы 0402190129 в строке, следующей за предыдущей записью (без оставления свободных строк), с указанием даты, времени, результатов проверки, а также фамилии и инициалов проверяющего и наличием его подписи. Проверки осуществляются таким образом, чтобы за квартал были проверены все маршруты инкассации.

Для сдачи денежной выручки в банк организация (ИП) к каждой сумке (мешку) выписывает препроводительную ведомость формы 0402090005, к сумке с денежной выручкой станции железной дороги - препроводительную ведомость формы 0402090006, к сумке (мешку) с валютными ценностями - препроводительную ведомость формы 0402090007, которая должна иметь подписи должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя). Если банк письменно разрешил организации (ИП) оформлять препроводительную ведомость формы 0402090005, препроводительную ведомость формы 0402090006 или препроводительную ведомость формы 0402090007 за подписью одного должностного лица, то начальником службы инкассации составляется список таких организаций (ИП) в двух экземплярах и утверждается руководителем банка (заместителем руководителя). Один экземпляр списка передается в вечернюю кассу, а другой - остается в службе инкассации. При этом в явочной карточке формы 0402360111 организации (индивидуального предпринимателя) делается отметка о том, что ему разрешено оформление препроводительных ведомостей формы 0402090005, препроводительных ведомостей формы 0402090006 или препроводительных ведомостей формы 0402090007 за подписью одного должностного лица.

Перед получением сумки с денежной выручкой инкассатор-сборщик предъявляет кассиру организации (ИП) удостоверение личности инкассатора, доверенность формы 0402160132, явочную карточку формы 0402360111 и порожнюю сумку. Кассир организации (индивидуального предпринимателя) предъявляет заверенный начальником службы инкассации банка образец оттиска пломбира, сумку с денежной выручкой, накладную и копию препроводительной ведомости формы 0402090005 (формы 0402090006 или два экземпляра препроводительной ведомости формы 0402090007), после чего производит все необходимые записи в явочной карточке формы 0402360111. Исправления при заполнении явочной карточки формы 0402360111 не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки формы 0402360111 делается новая запись, заверенная подписью кассира организации (ИП). Производить записи в явочной карточке формы 0402360111 инкассатору-сборщику запрещается.

В случае сдачи инкассатору-сборщику двух и более сумок (мешков) с денежной выручкой или получения от него двух и более порожних сумок в графах “Номер сумки с денежной выручкой” и “Номер принятой от инкассатора-сборщика порожней сумки (мешка)” явочной карточки формы 0402360111 вместо номеров указывается прописью количество сумок.

При приеме сумки инкассатор-сборщик проверяет:

­ целость сумки, правильность ее (его) опломбирования (целость шпагата, на котором отжата пломба, четкость оттиска пломбира, соответствие его образцу);

­ соответствие номера принимаемой сумки номеру, указанному в явочной карточке формы 0402360111, накладной и копии препроводительной ведомости формы 0402090005 (формы 0402090006 или формы 0402090007);

­ наличие подписей (подписи) должностных лиц организации (ИП) на накладной формы 0402090005 (формы 0402090006 или формы 0402090007);

­ соответствие суммы денежной выручки, указанной в явочной карточке формы 0402360111, записям в накладной и копии препроводительной ведомости формы 0402090005 (формы 0402090006 или формы 0402090007);

­ соответствие сумм цифрами и прописью в накладной и копии препроводительной ведомости формы 0402090005 (формы 0402090006 или формы 0402090007).

Инкассатор-сборщик передает кассиру организации (ИП) порожнюю сумку, расписывается на копии препроводительной ведомости формы 0402090005 (копии препроводительной ведомости формы 0402090006 или препроводительной ведомости формы 0402090007), проставляя на ней номер принятой опломбированной сумки (мешка), дату и печать.

В случае выявления нарушения целости сумки, правильности ее опломбирования или неправильного оформления сопроводительных документов к ней прием сумки прекращается. В присутствии инкассатора-сборщика устраняются лишь те нарушения, исправление которых не нарушает графика работы бригады инкассаторов. В остальных случаях прием сумки с ценностями осуществляется повторным заездом в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке формы 0402360111. В случае отказа от сдачи денежной выручки кассир организации (ИП) делает запись в явочной карточке формы 0402360111: “Отказ” и заверяет ее своей подписью. При приеме двух и более сумок с денежной выручкой инкассатор-сборщик проверяет количество сумок и общую сумму денежной выручки по записям в накладной и копии препроводительной ведомости формы 0402090005 (формы 0402090006 или формы 0402090007) на каждую принимаемую им сумку.

Старший бригады, принимая от инкассатора-сборщика сумку (мешок) с денежной выручкой, при этом дополнительно проверяет наличие подписи кассира организации (ИП) в явочной карточке формы 0402360111. Старший бригады возвращает инкассатору-сборщику накладную формы 0402090005 (накладную формы 0402090006 или препроводительную ведомость формы 0402090007), явочную карточку формы 0402360111 и выдает порожнюю сумку (мешок) для обслуживания следующей организации (ИП). Сумки (мешки) с денежной выручкой в пути следования по маршруту хранятся под ответственностью старшего бригады.

Сумки с денежной выручкой, доставленные в банк, инкассаторы сдают в вечернюю кассу в порядке, предусмотренном в главе Инструкции № 211 [26].

После сдачи сумок с денежной выручкой старший бригады передает дежурному инкассатору журнал учета формы 0402190143 и бронежилет; инкассатор-сборщик - доверенность формы 0402160132, явочные карточки формы 0402360111, печать с обозначением номера маршрута, бронежилет и носимую радиостанцию; водитель - личную карточку водителя спецавтомобиля и бронежилет.

Дежурный инкассатор, проверив, все ли организации (ИП) обслужены инкассаторами и соответствует ли количество сданных инкассаторами сумок в кассу банка количеству принятых ими сумок от организаций (ИП), расписывается в журнале учета формы 0402190143 и журнале учета формы 0402190129 о приеме от старшего бригады бронежилета, от инкассатора-сборщика - доверенности формы 0402160132, явочных карточек формы 0402360111, печати, бронежилета и носимой радиостанции, от водителя - личной карточки водителя спецавтомобиля и бронежилета. После этого инкассаторы и водитель сдают оружие, боевые припасы и разрешения на право хранения и ношения оружия, о чем делается отметка дежурного инкассатора в специальном журнале.

Передача оружия и других ценностей от одного дежурного инкассатора другому осуществляется по журналу учета сдачи и приема оружия, боеприпасов, документов и других ценностей дежурными службы инкассации формы 0402190128.

При отсутствии в банке вечерней кассы хранение сумок (мешков) с проинкассированной денежной выручкой может осуществляться под ответственностью инкассаторов в отдельных сейфах, сдаваемых под централизованную охрану в соответствии с требованиями Инструкции № 211.

Сдача сумок с денежной выручкой, находящихся под ответственностью инкассаторов, утром следующего рабочего дня осуществляется инкассаторами в порядке, предусмотренном для сдачи сумок с денежной выручкой в вечернюю кассу.

С учетом условий, в которых будет осуществляться перевозка ценностей, их объема, а также вида транспорта определяются количественный состав бригады инкассаторов (включая водителя) и срок доставки ценностей.

Все члены бригады инкассаторов, выделенные для доставки ценностей по назначению, несут коллективную материальную ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь за сохранность принятых и вложенных в мешки ценностей и за целость мешков и пломб на них. Со всеми членами бригады инкассаторов проводится инструктаж под роспись в журнале регистрации прохождения ежедневного инструктажа.

Один из инкассаторов назначается старшим и организует всю работу бригады по перевозке ценностей. Старшему бригады выдается разовая доверенность на перевозку ценностей формы 0402160137 (далее - доверенность формы 0402160137. Если отправка ценностей из банка осуществляется инкассаторами этого же банка, доверенность формы 0402160137 инкассаторам не выдается, а их фамилии, имена и отчества указываются в распоряжении на выдачу ценностей.

При получении ценностей инкассаторы предъявляют удостоверения личности инкассаторов и доверенность формы 0402160137. Прием ценностей от банка осуществляется инкассаторами по сопроводительным описям формы 0402530146. Инкассаторы получают денежную наличность только в упаковке банка-отправителя ценностей по пачкам с проверкой правильности и целости упаковки пачек, наличия на них целых и четких оттисков клише (пломбиров), количества корешков в каждой пачке, по надписям на накладках с проверкой на них необходимых реквизитов.

Инкассаторы получают бланки строгой отчетности в упаковке банка по пачкам и надписям на накладках с проверкой целости упаковки и четкости оттисков клише (пломбиров). Обнаруженные в момент проверки пачки с денежной наличностью (бланками строгой отчетности), имеющие дефекты упаковки, приему не подлежат.

После приема и проверки ценностей инкассаторы сверяют сумму фактически принятых ценностей с суммой, указанной в сопроводительной описи формы 0402530146, и под контролем заведующего операционной кассой (лица, им уполномоченного) укладывают их в брезентовые стандартные мешки. Горловина каждого мешка прошивается (сумка закрывается) и плотно завязывается шпагатом. На концы шпагата надевается ярлык, на котором указываются дата упаковки и порядковый номер мешка, соответствующий номеру в сопроводительной описи формы 0402530146, сумма вложения, концы шпагата завязываются глухим узлом, мешок (сумка) пломбируется заведующим операционной кассой (лицом, им уполномоченным), осуществляющим контроль при упаковке ценностей, на ярлыке проставляется его код (именной штамп и подпись).

Предварительно подготовленная денежная наличность принимается инкассаторами службы инкассации банка по количеству мешков с проверкой правильности и целости упаковки, четкости оттисков пломбиров и соответствия их номеров номерам, указанным в сопроводительных описях формы 0402530146; по суммам, обозначенным на ярлыках к мешкам (сумкам) и указанным в сопроводительных описях формы 0402530146.

В приеме наличных белорусских рублей и иностранной валюты инкассаторы расписываются в расходном кассовом ордере на перевозку ценностей формы (далее - расходный кассовый ордер формы 0402540176. В приеме ценностей, учитываемых на внебалансовых счетах, инкассаторы расписываются в расходном внебалансовом ордере формы 0402540104. В расходных кассовых ордерах формы 0402540176 и внебалансовых ордерах формы 0402540104 делается ссылка на номер и дату распоряжения на выдачу ценностей.

Банк, отправляющий денежную наличность или иные ценности через инкассаторов в банк-получатель ценностей, составляет сопроводительную опись формы 0402530146 в трех экземплярах, из которых два экземпляра в опечатанном заведующим операционной кассой конверте отправляются через старшего бригады в банк-получатель ценностей, а третий - остается в банке-отправителе в кассовых документах вместе с расходным кассовым ордером формы 0402540176 (расходным внебалансовым ордером формы 0402540104), распоряжением на выдачу ценностей и доверенностью формы 0402160137. На всех экземплярах сопроводительной описи формы 0402530146 проставляется печать заведующего операционной кассой банка-отправителя.

Вынос принятых инкассаторами ценностей для их транспортировки производится после окончания приема всей партии ценностей и обязательно в присутствии старшего бригады. При каждом перемещении ценностей на спецавтомобиль, а также из помещения в помещение обязательно производится подсчет мест, а инкассаторы бригады размещаются таким образом, чтобы им был виден путь следования работников, производящих переноску ценностей.

Перевозка ценностей спецавтомобилем производится в сопровождении всей бригады инкассаторов, выполняющей данное задание. При этом отлучка водителей спецавтомобиля при выполнении задания запрещается.

В пути следования спецавтомобиля с ценностями старший бригады находится в кабине водителя, а остальные инкассаторы - в отсеке для охраны. Отклонение инкассаторов от маршрута, остановка по просьбе посторонних лиц и их провоз в спецавтомобиле, а также провоз грузов, не относящихся к ценностям, запрещается.

В случае утери, кражи или недостачи ценностей, обнаруженной в пути следования или в момент сдачи ценностей, старший бригады обязан немедленно сообщить о случившемся начальнику службы инкассации (дежурному инкассатору), который информирует о случившемся руководителя банка (заместителя руководителя). При необходимости руководитель банка сообщает об этом в территориальные органы внутренних дел.

Прием денежной наличности и иных ценностей в банке-получателе осуществляется лицами, ответственными за сохранность ценностей, по количеству мешков с проверкой правильности и целости упаковки; четкости оттисков пломбиров и соответствия их номеров номерам, указанным в сопроводительной описи формы 0402530146; по суммам, обозначенным на ярлыках к мешкам и указанным в сопроводительной описи формы 0402530146. После этого мешки (сумки) вскрываются, денежная наличность пересчитывается по пачкам с проверкой правильности и целости упаковки пачек, наличия на них целых и четких оттисков клише (пломбиров), количества корешков в каждой пачке, надписям на накладках с проверкой на них необходимых реквизитов. Бланки строгой отчетности в упаковке банка проверяются по пачкам и надписям на накладках с проверкой целости упаковки и четкости оттисков клише (пломбиров). После приема ценностей лица, ответственные за сохранность ценностей банка-получателя, сверяют сумму фактически принятых ценностей с суммой, указанной в сопроводительной описи формы 0402530146.

Прием денежной наличности, доставленной инкассаторами службы инкассации Национального банка Республики Беларусь из структурного подразделения Национального банка Республики Беларусь, может осуществляться в порядке, предусмотренном в части первой настоящего пункта, но без вскрытия мешков. При этом лица, ответственные за сохранность ценностей банка-получателя ценностей, дополнительно сверяют соответствие оттисков пломб, которыми опломбированы мешки (сумки) с денежной наличностью, образцам, полученным от структурного подразделения Национального банка Республики Беларусь - отправителя ценностей. Возврат порожних мешков производится в соответствии с договором. Мешки с ценностями должны быть вскрыты в этот же день лицами, ответственными за сохранность ценностей банка-получателя, а денежная наличность пересчитана по пачкам с проверкой правильности и целости упаковки пачек, наличия на них целых и четких оттисков клише (пломбиров), количества корешков в каждой пачке, наличия необходимых реквизитов на верхних накладках. Ценности, доставленные инкассаторами в поврежденной или сомнительной упаковке, принимаются полистным пересчетом в их присутствии. В случае обнаружения недостачи или излишка денежной наличности составляется акт формы 0402030123.

В случае обнаружения недостачи (излишка) пачки с денежной наличностью при вскрытии мешков с ценностями в отсутствие инкассаторов лицами, ответственными за сохранность ценностей банка-получателя, об этом сообщается в структурное подразделение Национального банка Республики Беларусь - отправитель ценностей и составляется акт вскрытия мешков (сумок) с ценностями произвольной формы в двух экземплярах. Первый экземпляр акта вместе с ярлыком, обвязкой с пломбой отправляется в структурное подразделение Национального банка Республики Беларусь - отправитель ценностей, а второй экземпляр акта с первым экземпляром сопроводительной описи формы 0402530146 остается в кассовых документах банка - получателя ценностей. Порядок возмещения банку-получателю недостающей суммы денежной наличности и возврата им излишне полученной денежной наличности структурному подразделению Национального банка Республики Беларусь оговаривается в договоре. В приеме ценностей от инкассаторов лица, ответственные за сохранность ценностей банка-получателя, расписываются с проставлением печати заведующего операционной кассой на обороте двух экземпляров сопроводительной описи формы 0402530146. На этих же документах расписываются и все инкассаторы, сдавшие ценности. Первый экземпляр сопроводительной описи формы 0402530146, полученный в опечатанном конверте, вместе с соответствующим ордером направляется в кассовые документы банка-получателя, второй - возвращается старшему бригады для отчета за доставку ценностей по назначению.

Старший бригады после возвращения к месту постоянной работы представляет начальнику службы инкассации (дежурному инкассатору) документы, подтверждающие сдачу ценностей по назначению.

Должностные обязанности всех работников, занимающихся инкассацией и перевозкой ценностей, их права и обязанности определяются отдельно с учетом обязательного выполнения всех требований нормативных правовых актов Национального банка Республики Беларусь и МВД Республики Беларусь, а также Положений, разработанных соответствующими банками.

Поэтому, несмотря на строгое соблюдение требований нормативных актов, в каждом банке имеется специфика организации службы инкассации. Рассмотрим особенности организации службы инкассации в ОАО “АСБ Беларусбанк”.

Глава 2

Организация инкассации в филиале № 100 ОАО “АСБ Беларусбанк”

2.1 Особенности организации работы службы инкассации филиала № 100 ОАО “АСБ Беларусбанк”

Открытое акционерное общество “Сберегательный банк “Беларусбанк” образовано в результате слияния Сберегательного банка Республики Беларусь и акционерного коммерческого банка “Беларусбанк” на основании Указа Президента Республики Беларусь от 30.08.1995 года № 340 “Об усилении гарантий государства по сохранности и эффективному использованию денежных вкладов населения и мерах по дальнейшему совершенствованию банковской системы Республики Беларусь” [25] и решения собрания акционеров АКБ “Беларусбанк”. ОАО “АСБ Беларусбанк” осуществляет свою деятельность на основании следующих лицензий:

1. Лицензия на осуществление банковской деятельности № 1 от 24.05.2013 г., выданная Национальным банком Республики Беларусь.

2. Лицензия на право осуществления профессиональной и биржевой деятельности по ценным бумагам № 02200/5200-1246-1089 (зарегистрирована в реестре лицензий Министерства финансов Республики Беларусь 23.08.2011).

Основными целями деятельности банка являются:

­ развитие финансовых отношений в Республике Беларусь;

­ улучшениебанковского обслуживания физических и юридических лиц;

­ привлечение во вклады свободных денежных средств;

­ стимулирование инвестиций в экономику Республики Беларусь;

­ содействие интеграционным процессам в сфере международных финансовых отношений;активное участие в перспективных проектах, направляемых на решение экономических и социальных проблем;получение прибыли банком и его акционерами.

Служба инкассации в банке создана на основании лицензии Национального банка Республики Беларусь в соответствии с законодательством Республики Беларусь и Уставом Открытого акционерного общества “Сберегательный банк “Беларусбанк” по решению Правления Банка и выполняет следующие функции:

­ инкассацию наличных денежных средств, платежных инструкций и иных ценностей на основании договоров из касс юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и сдачу их в кассы банков и небанковских кредитно-финансовых организаций;

­ перевозку наличных денежных средств, платежных инструкций, драгоценных металлов, драгоценных камней и иных ценностей между банками и небанковскими кредитно-финансовыми организациями, их обособленными и структурными подразделениями, а также доставку таких ценностей клиентам банков и небанковских кредитно-финансовых организаций.

Службы инкассации создаются в учреждениях банка в соответствии с типовыми структурами учреждений банка, утвержденными Правлением банка.

В целях повышения эффективности работы и снижения расходов, более рационального использования рабочего времени работников и материальных ресурсов, а также обеспечения надлежащей организации работы и должного порядка хранения и использования огнестрельного оружия по решению Правления банка в учреждениях банка создаются объединенные службы инкассации, а также по распоряжению руководителя филиала-областного (Минского) управления определяются базовые учреждения Банка.

Филиал № 100 - Брестское областное управление Открытого акционерного общества “АСБ Беларусбанк” создано в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь и Уставом Открытого акционерного общества “Сберегательный банк “Беларусбанк” по решению Правления Банка с письменного согласия Национального банка Республики Беларусь.

Управление не является юридическим лицом, осуществляет свою деятельность под непосредственным организационным и методологическим руководством центрального аппарата Банка и руководствуется законодательством Республики Беларусь, Уставом Банка, решениями органов управления Банком, Положением о филиале № 100, а также локальными нормативными правовыми актами Банка.

Основными целями деятельности и задачами Управления являются:

­ развитие финансовых отношений в Республике Беларусь;

­ получение прибыли;

­ расчетное и кассовое обслуживание юридических и физических лиц; кредитование юридических и физических лиц, а также проведение иных активных банковских операций;

­ привлечение денежных средств во вклады (депозиты) и на счета;

­ привлечение дополнительных ресурсов для осуществления инвестиций в экономически выгодные проекты развития жизненно важных отраслей экономики Республики Беларусь;

­ стимулирование инвестиций в экономику Беларуси;

­ содействие интеграционным процессам в сфере международных финансовых отношений;

­ обеспечение выполнения текущих и перспективных планов развития Управления и территориально подчиненных Филиалов, осуществление мониторинга за ходом их реализации;

­ совершенствование работы Филиалов и их структурных подразделений, методологическое и организационное руководство и осуществление контрольно-ревизионных функций над Филиалами.

Управление вправе осуществлять следующие виды деятельности:

­ привлечение денежных средств физических и юридических лиц во вклады (депозиты);

­ размещение привлеченных денежных средств от имени Банка на условиях возвратности, платности и срочности;

­ открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц;

­ осуществление расчетного и кассового обслуживания физических и юридических лиц;

­ валютно-обменные операции;

­ инкассацию наличных денежных средств, платежных инструкций и иных ценностей;

­ выдачу банковских гарантий;

­ финансирование под уступку денежного требования (факторинг);

­ предоставление физическим и юридическим лицам специальных помещений или находящихся в них сейфов для банковского хранения документов и ценностей;

­ поручительство за третьих лиц, предусматривающее исполнение обязательств в денежной форме;

­ операции (сделки) с драгоценными металлами;

­ лизинговую деятельность;

­ консультационные и информационные услуги;

­ продажу, покупку ценных бумаг и иные операции с ценными бумагами;

­ методологическое и организационное руководство Филиалами и оказывает им практическую помощь по всем вопросам деятельности Банка;

­ контрольно-ревизионные функции;

­ другие банковские операции и иную деятельность в соответствии с законодательством Республики Беларусь, Уставом Банка, локальными нормативными правовыми актами, решениями органов управления Банка.

Схематично структура филиала представлена на рисунке 2.1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.1 - Организационная структура управления филиала № 100 - Брестское областное управление ОАО “АСБ Беларусбанк”

Представленная организационная структура является линейно-функциональной. Линейно-функциональная структура управления состоит из:

­ линейных подразделений, осуществляющих в банке основную работу;

­ специализированных функциональных подразделений.

Таким образом, для филиала банка данная структура является оптимальной, так как ей не присущи недостатки функциональной структуры, обычно выражающиеся в невозможности укрупнения организации, так как будет “перенасыщение” функциями и нарушение коммуникационных структур. Каждое структурное подразделение выполняет определенные функции.

Так, объединенный отдел службы инкассации и кассовой работы организует и осуществляет в филиале и структурных подразделениях работу с наличными белорусскими рублями, иностранной валютой и другими ценностями по обеспечению их сохранности, приему, выдаче, обмену, конвертации, пересчету.

Структура службы инкассации представлена на рисунке 2.2.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.2 - Структура службы инкассации филиала № 100 - Брестское областное управление ОАО “АСБ Беларусбанк”

Курирует службу инкассации заместитель начальника филиала № 100.

В обязанности службы инкассации входит:

­ организация работы по формированию и осуществлению доставки подкрепления обслуживаемым учреждениям банка и их структурным подразделениям, а также вывоза из них ценностей, инкассации торговой выручки, доставки заработной платы и разменной купюры, перевозки ценностей, выполнение операций по загрузке-выгрузке банкоматов, а также инфокиосков с устройствами cash-in;

­ проведение ревизий ценностей в хранилищах ценностей филиалов, ЦБУ, отделений в соответствии с требованиями нормативных документов Национального банка Республики Беларусь и локальных нормативных правовых актов банка;

­ организация работы спецавтотранспорта и контроль за расходованием горюче-смазочных материалов на маршрутах, за целевым использованием и соблюдением лимитов пробега спецавтотранспорта;.

­ организация и осуществление работы по хранению и использованию огнестрельного оружия и боеприпасов, средств радио- и телефонной связи, бронежилетов, форменной одежды, кассового и инкассаторского оборудования.

­ организация и проведение учебно-тренировочных стрельб;

­ сбор заявок на подкрепление и перераспределение денежной наличности в белорусских рублях и иностранной валюте от территориально подчиненных подразделений управления, обслуживаемых отделом;

­ регулирование наличного денежного оборота и организация работы по своевременному удовлетворению потребности структурных подразделений филиалов, обслуживаемых объединенной службой инкассации, в денежной наличности;

­ организация и контроль кассовой работы в операционном отделе управления;

­ взаимодействие с государственными органами Республики Беларусь по вопросам, регламентирующим работу службы инкассации;

­ организация работы по привлечению клиентов на инкассационное обслуживание;

­ организация работы по получению оружия и боеприпасов;

­ организация работы по обучению и приему у инкассаторских работников зачетов по знанию нормативных правовых актов Национального банка Республики Беларусь и локальных нормативных правовых актов банка;

­ организация проведения в установленные сроки медицинского осмотра работников службы инкассации, допускаемых к работе с огнестрельным оружием;

­ проведение проверок работы бригад инкассаторов, а также дежурного инкассатора и дежурного водителя;

­ определение потребности в спецавтотранспорте, огнестрельном оружии и боеприпасах, оружейной амуниции, принадлежностях для чистки оружия, бронежилетах, средствах радио- и телефонной связи, предметах форменной одежды, кассовом и инкассаторском оборудовании;

­ рассмотрение и оформление совместно с заинтересованными службами ходатайств о списании с баланса по причине морального и (или) физического износа спецавтотранспорта, огнестрельного оружия и боеприпасов, средств радио- и телефонной связи, бронежилетов, форменной одежды, кассового и инкассаторского оборудования;

­ рассмотрение проектно-сметной документации вновь строящихся и реконструируемых зданий в части планировочных решений размещения помещений кассовых узлов и помещений службы инкассации.

В своей деятельности служба инкассации руководствуется законодательством Республики Беларусь, а также локальными нормативными актами:

­ Инструкцией по организации работы службы инкассации ОАО “АСБ Беларусбанк”, утвержденной Протоколом заседания Правления ОАО “АСБ Беларусбанк” 06.09.2011 № 93.8 [14];

­ Положением о службе инкассации ОАО “АСБ Беларусбанк”, утвержденным Протоколом заседания Правления ОАО “АСБ Беларусбанк” 22.08.2006 № 65.6 (с дополнениями и изменениями по состоянию на 24.03.2011, вступающими в силу с 01.04.2011) [37].

Работниками службы инкассации ОАО “АСБ Беларусбанк” могут быть граждане Республики Беларусь:

­ прошедшие службу в Вооруженных Силах, МВД, КГБ или МЧС, имеющие стойкие навыки обращения с огнестрельным оружием;

­ прошедшие собеседование с руководителем службы инкассации;

­ сдавшие нормативы по физической подготовке;

­ прошедшие психологическое тестирование в учреждении банка;

­ способные по состоянию здоровья обеспечить сохранность ценностей, принятых для доставки по назначению при инкассации, перевозке и хранении;

­ сдавшие нормативы по стрелковой подготовке и зачет по правилам применения огнестрельного оружия и мерам безопасности при обращении с ним;

­ получившие разрешение на хранение и ношение оружия (далее - разрешение на оружие);

­ прошедшие профессиональное тестирование по знанию требований настоящей Инструкции, иных нормативных правовых актов Национального банка Республики Беларусь и Министерства внутренних дел Республики Беларусь, а также локальных нормативных правовых актов Банка, регламентирующих работу службы инкассации.

При рассмотрении вопроса о приеме на работу в службу инкассации в банке придерживаются очередности исполнения вышеуказанных требований.

Положением о службе инкассации ОАО “АСБ Беларусбанк” установлены следующие нормативы по физической подготовке для лиц, принимаемых на работу в службу инкассации ОАО “АСБ Беларусбанк”, разработанные на основании Положения по физической подготовке и спорту военнослужащих Вооруженных Сил Республики Беларусь (таблица 2.1).

Таблица 2.1 - Нормативы по физической подготовке для лиц, принимаемых на работу в службу инкассации ОАО “АСБ Беларусбанк”

Наименование норматива	Результат
1	2
Сгибание и разгибание рук в упоре лежа	35 раз / 2 мин.*
Подтягивание на перекладине	7 раз*
Челночный бег (10 х 10 метров)	30,5 сек.*
Бег (1 км)**	4,20 мин.*

Примечание - Источник: [37]

* Для всех возрастных групп, форма одежды - произвольная

** В зимнее время норматив не выполняется

Прием нормативов и оценка физической подготовки лица, принимаемого на работу, осуществляется комиссией, назначенной руководителем филиала. Результаты выполнения нормативов по физической подготовке вносятся в Справку выполнения нормативов по физической подготовке, которая хранится в личном деле работника.

Также установлены нормативы по стрелковой подготовке, представленные в таблице 2.2.

Таблица 2.2 - Нормативы по стрелковой подготовке для лиц, принимаемых на работу в службу инкассации ОАО “АСБ Беларусбанк”

Наименование норматива	Условия выполнения норматива	Время выполнения норматива
Пистолет Макарова
Снаряжение магазина патронами	Магазин в руке, 8 патронов россыпью на столе (подстилке)	23 сек.
Неполная разборка пистолета и сборка его после неполной разборки	Работник стоит у стола, руки опущены. Пистолет находится на столе (подстилке) с присоединенным магазином.	Время не ограничено
Пистолет ТТ
Снаряжение магазина патронами	Магазин в руке, 8 патронов россыпью на столе (подстилке)	23 сек.
Неполная разборка пистолета и сборка его после неполной разборки	Работник стоит у стола, руки опущены. Пистолет находится на столе (подстилке) с присоединенным магазином.	Время не ограничено
Револьвер “Наган”
Неполная разборка револьвера и сборка его после неполной разборки	Работник стоит у стола, руки опущены. Револьвер находится на столе (подстилке) с разряженным барабаном.	Время не ограничено
Автомат АКМС (АКС-74У)
Снаряжение магазина патронами	Магазин в руке, 30 патронов россыпью на столе (подстилке)	50 сек.
Неполная разборка автомата	Работник стоит у стола, руки опущены. Автомат находится на столе (подстилке) с присоединенным магазином. Пенал с принадлежностями при разборке не разбирается.	26 сек.
Сборка автомата после неполной разборки	Работник стоит у стола, руки опущены. Части и механизмы автомата аккуратно разложены на столе (подстилке).	40 сек.

Примечание - Источник: [37]

Норматив считается выполненным, если соблюдены все условия его выполнения. Норматив считается не выполненным, если работником превышено время выполнения норматива или допущена ошибка, ставшая причиной травмы (поломки оружия). Время выполнения норматива считается от подачи команды (сигнала) на его выполнение до доклада работника о выполнении норматива или звука постановки оружия на предохранитель.

Для принятия зачетов и нормативов от работников службы инкассации, приказом по учреждению банка создается постоянно действующая комиссия в составе трех человек. Председателем комиссии назначается руководитель (заместитель) учреждения банка, направляющий деятельность службы инкассации. Членами комиссии назначаются руководитель службы инкассации и работник службы безопасности учреждения Банка. Результаты выполнения нормативов по физической подготовке вносятся в справку выполнения нормативов по физической подготовке лица, принимаемого на работу в службу инкассации филиала.

Кроме того, в соответствии с разделом 5 Положения о профессиональном и психологическом тестировании работников ОАО “АСБ Беларусбанк”, утвержденного Правлением Банка 23.02.2006 (протокол № 15.20) [36], проводится психологическое тестирование лица, вновь принимаемого на работу в службу инкассации.

Также в соответствии с законодательством лица, вновь принимаемые на работу в службу инкассации, за свой счет проходят обязательный предварительный медицинский осмотр для получения разрешения на оружие.

Периодические медицинские осмотры работников службы инкассации проводятся ежегодно в организации здравоохранения, с которой учреждение Банка заключило соответствующий договор, не позднее даты прохождения предыдущего медицинского осмотра. Очередность прохождения периодических медицинских осмотров определяется начальником службы инкассации на основании графика, утвержденного руководителем (его заместителем) учреждения банка.

Справки о прохождении работниками предварительного и периодических медицинских осмотров хранятся в личных делах работников в службе по работе с персоналом учреждения Банка. Ксерокопии действующих справок хранятся у руководителя службы инкассации для осуществления контроля за соблюдением установленных сроков прохождения медицинских осмотров.

В соответствии с требованиями раздела 8 Положения № 61.6 [32] за вновь принятым работником службы инкассации на срок один месяц закрепляется наставник. Наставник закрепляется не более чем за одним работником службы инкассации. Обучение вновь принятого работника службы инкассации проводится в соответствии с индивидуальным планом обучения на срок наставничества.

Срок проведения профессионального тестирования лиц, вновь принимаемых на работу в службу инкассации, как правило, не должен превышать две недели со дня принятия их на работу. В случае получения по профессиональному тестированию оценки о низкой степени знаний и умений (подпункт 4.1.1 Положения № 15.20 [36]) работник направляется на дополнительное обучение сроком не более 5 дней. В случае повторного получения низкой оценки по профессиональному тестированию с лицом прекращаются трудовые отношения.

На время исполнения служебных обязанностей по инкассации и перевозке ценностей работникам службы инкассации выдаются удостоверения личности работников службы инкассации следующего образца (рисунок 2.3):

Рисунок 2.3 - Удостоверение личности работников службы инкассации ОАО “АСБ Беларусбанк”

Примечание - Источник: собственная разработка в соответствии с [37]

С вновь принятыми работниками службы инкассации заключаются договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, оформляются распоряжения (приложение 1 к Положению № 23.12 [33]) и устанавливаются испытательные сроки.

Работники обеспечиваются форменной одеждой, в том числе с использованием подменного фонда.

Для работников службы разрабатываются должностные инструкции.

Количество маршрутов инкассации в настоящее время 13, также осуществляется 2 раза в неделю 1 маршрут (перевозка в г. Минск).

Инкассируются и подкрепляются 259 отделений, в том числе ЦБУ 115 г. Каменец; ЦБУ 120 г. Малорита; ЦБУ 109 г. Жабинка. На обслуживании находятся 312 субъектов, с которыми заключено 108 договоров.

Режим рабочего времени и времени отдыха работников службы инкассации устанавливается в соответствии с законодательством о труде, коллективным договором, трудовым договором и отражается в правилах внутреннего трудового распорядка филиала. Инкассаторам и водителям устанавливается суммированный учет рабочего времени с продолжительностью учетного периода квартал.

Инкассаторам и водителям в соответствии со ст. 127 Трудового кодекса Республики Беларусь [48] может вводиться рабочий день с разделением его на части. Между отдельными частями рабочего дня возможны либо один перерыв для отдыха и питания свыше 2, но не более 4 часов, либо 2 перерыва и более, включая перерыв для отдыха и питания, общей продолжительностью не более 4 часов. При составлении графиков движения по маршрутам инкассации, перевозки и доставки в подразделения учреждения Банка подкрепления, а также при планировании на каждый рабочий день всех видов работ (инкассация, перевозка, доставка подкрепления, доставка денежной наличности клиентам, загрузка-выгрузка банкоматов и т.д.) должна быть обеспечена полная занятость бригад инкассаторов (инкассаторов и водителей) в течение установленного в этот день рабочего времени.

Графики работы службы инкассации и наряды на работу (приложение А) хранятся в службе инкассации 1 год, после чего уничтожаются.

В работе службы инкассации филиала используются следующие основные документы:

- акт на списание инвентаря (инструментов, хозяйственных принадлежностей;

- акт обследования условий инкассации;

- акт о недостаче (излишке) наличных денег в пачках (упаковках) формы 0402030123;

- акт пересчета дефектной сумки с проинкассированной выручкой ф. 1003120011;

- ведомость доставки денежной наличности (подразделениям организации) формы 1003120021;

- доверенность на инкассацию денежной выручки формы 0402160132 (приложение Б);

- доверенность на перевозку ценностей формы 0402160137 (приложение В);

- журнал выдачи и приема оружия, боеприпасов и разрешений на хранение и ношение оружия;

- журнал регистрации прохождения ежедневного инструктажа;

- журнал учета бронежилетов ф. 1004120001;

- журнал учета выданных с хранения сумок (мешков) с денежной наличностью, ценными бланками и другими ценностями бригаде инкассаторов по маршруту № ___ формы 1003120010;

- журнал учета сдачи и приема оружия, боеприпасов, документов и других ценностей дежурными службы инкассации формы 0402190128;

- журнал учета явочных карточек, сумок, печатей, доверенностей на инкассацию денежной выручки, бронежилетов и носимых радиостанций формы 0402190129;

- журнал учета принятых сумок (мешков) с ценностями и порожних сумок формы 0402190143;

- заявка-требование для подкрепления наличной иностранной валютой формы 1004120009;

- квитанция формы 0402370003;

- контрольный журнал приема под охрану и сдачи из-под охраны кладовых, сейфов и других хранилищ;

- личная карточка водителя спецавтомобиля для перевозки ценностей установленной ГАИ формы;

- маршрутный лист по сбору сумок с ценностями, сдаваемых на хранение и подлежащих доставке (возврату) учреждениям ОАО “АСБ Беларусбанк”, формы 10031200009 (приложение Г);

- препроводительная ведомость к сумке с денежной выручкой (первый экземпляр), накладная к сумке с денежной выручкой (второй экземпляр) и копия препроводительной ведомости к сумке с денежной выручкой (третий экземпляр) формы 0402090005;

- препроводительная ведомость к сумке с денежной выручкой станций железной дороги (первый экземпляр), накладная к сумке с денежной выручкой станций железной дороги (второй экземпляр), квитанция к сумке с денежной выручкой станций железной дороги (третий экземпляр) и копия препроводительной ведомости к сумке с денежной выручкой станций железной дороги (четвертый экземпляр) формы 0402090006;

- препроводительная ведомость к сумке (мешку) с валютными и иными ценностями формы 0402090007;

- рабочий журнал дежурного службы инкассации формы 1004120002;

- рапорт;

- распоряжение, оформляемое в соответствии с Положением о порядке и размерах единовременных выплат по возмещению работникам ОАО “АСБ Беларусбанк” вреда, причиненного им в связи с повреждением здоровья при исполнении трудовых обязанностей вследствие преступного посягательства, утвержденным Правлением Банка 14.06.2001 (протокол № 23.12) [33];

- распоряжение на выдачу иностранной валюты;

- распоряжение на подкрепление денежной наличностью и другими ценностями филиалов, ЦБУ, операционных отделов, отделений, обменных пунктов банка (на доставку денежной наличности организациям) формы 1003120018;

- распоряжение о составе бригад инкассаторов формы 1003120004;

- расходный внебалансовый ордер формы 0402540104 ;

- расходный кассовый ордер на перевозку ценностей формы 0402540176;

- сопроводительная опись формы 0402530146;

- список организаций (предпринимателей) и их обособленных подразделений, подразделений учреждения Банка, обслуживаемых инкассаторами филиала № 100 ОАО “АСБ Беларусбанк”;

- справка о выполнении задания по доставке подкрепления денежной наличностью и другими ценностями учреждениям Банка (подразделениям учреждения Банка) (по доставке денежной наличности предприятиям) инкассаторами маршрута № __ формы 1003120005;

- справка о выданных инкассаторам сумках (мешках), явочных карточках формы 0402830144;

- требование на подкрепление денежной наличностью и другими ценностями ЦБУ, филиалов, ОПЕРО, отделений, обменных пунктов банка (на доставку службой инкассации денежной наличности предприятиям-клиентам филиала) формы 1003120003;

- явочная карточка формы 0402360111 (приложение Д).

Сложный процесс инкассации денежной выручки в филиале включает в себя следующие стадии:

1) Заключение договора и соблюдение необходимых мероприятий.

Первым этапом во взаимоотношениях организации и банка по оказанию услуг инкассации является заключение договора, в котором оговариваются обязанности и ответственность сторон, условия инкассации и размер платы (приложения Щ).

После этого банк вносит организацию в список и составляет график заездов инкассаторов в согласованные с заказчиком дни и часы.

На каждую организацию ежемесячно составляется явочная карточка с присвоением ей номера, за которым она зарегистрирована в списке, и выдается необходимое количество специальных инкассаторских сумок в зависимости от объема денежной выручки. На сумке указывается наименование банка, а также проставляется дробный номер, в котором числителем является номер организации, под которым она зарегистрирована в списке, а знаменателем - порядковый номер сумки.

В свою очередь организация представляет в банк два образца оттисков пломбиров, которыми пломбируются сумки с денежной выручкой. Образцы оттисков заверяются пломбиром начальника службы инкассации и один экземпляр пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с денежной выручкой, а второй экземпляр остается у банка для осуществления контроля при приеме сумок.

2) Подготовка бригады инкассаторов к выезду.

Количественный состав бригады инкассаторов насчитывает не менее 3 человек, включая водителя. Один из членов бригады назначается старшим бригады, другой - инкассатором-сборщиком. При инкассации денежной выручки старший бригады и водитель охраняют сумки с денежной выручкой и наблюдают за работой инкассатора-сборщика.

Перед выездом на маршрут бригаде инкассаторов выдается доверенность на инкассацию денежной выручки, явочные карточки, печать службы инкассации, порожние сумки, а также бронежилеты, носимая радиостанция, оружие и боевые припасы. Со всеми членами бригады проводится ежедневный инструктаж. Кроме того начальник службы инкассации не реже одного раза в месяц проводит проверку соблюдения инкассаторами правил инкассации.

3) Предварительные действия организации-заказчика услуг банка.

Организация должна обеспечить подготовку сумки с денежной выручкой заранее, до приезда инкассаторов. Кассир подсчитывает все деньги, рассортировывает банкноты по достоинству на годные к обращению и ветхие, обвязывает их и вкладывает в сумку. При этом кассиру запрещается производить обандероливание или обвязку банкнот в корешки по сто листов, а также производить на их упаковке надписи о количестве и сумме вложенных банкнот.

Перед вложением в сумку денежной выручки кассир под копирку заполняет препроводительную ведомость, накладную и копию препроводительной ведомости и, затем вкладывает в специальный карман сумки первый экземпляр препроводительной ведомости, а сумку с денежной выручкой пломбирует таким образом, чтобы пломба находилась как можно ближе к замку (при этом концы шпагата от завязанного узла в пазу пломбы должны иметь длину не более 2 сантиметров).

4) Передача выручки инкассаторам.

Перед получением сумки с денежной выручкой инкассатор-сборщик предъявляет кассиру организации удостоверение личности инкассатора, доверенность, явочную карточку и порожнюю сумку. Кассир, в свою очередь, предъявляет образец оттиска пломбира, сумку с денежной выручкой, накладную и копию препроводительной ведомости. После передачи документов и сумок кассир производит запись в явочной карточке.

При приеме сумки инкассатор-сборщик проверяет:

- целость сумки, правильность ее опломбирования;

- соответствие номера принимаемой сумки и суммы денежной выручки, указанной в явочной карточке, накладной и копии препроводительной ведомости;

- наличие подписей должностных лиц организации;

- соответствие сумм цифрами и прописью в накладной, копии препроводительной ведомости и явочной карточке.

В случае выявления нарушений прием сумки прекращается. И если в кратчайшее время не удается устранить нарушения, инкассаторы уезжают, осуществляя повторный заезд в удобное для бригады время.

5) Доставка денежной наличности в банк.

После того как инкассатор-сборщик закончил прием сумок у кассира организации, он передает их старшему бригады. Сумки с денежной выручкой доставляются в банк и сдаются в вечернюю кассу. После чего денежная наличность пересчитывается и зачисляется на расчетный (текущий) счет клиента. Помимо доставки ценностей от клиента в банк, служба инкассации оказывает и такую услугу, как перевозка ценностей по адресу клиента. То есть, заказывая данную услугу, клиент может быть уверен, что в установленное время деньги или другие ценности будут перевезены из одного объекта в другой, при этом банк гарантирует надежность и абсолютную сохранность перевозимых ценностей.

Характер деятельности инкассаторов коммерческого банка требует постоянного тесного сотрудничества с органами правопорядка. Все соискатели на должность сотрудника службы инкассации банка проходят разноплановые обучения (после чего сдается в обязательном порядке зачет на предмет знания нормативных документов), постоянные проверки, собеседования.

Подводя итоги, можно заключить, что разветвленная филиальная сеть позволяет ОАО “АСБ Беларусбанк” проводить единую экономическую политику и оперативно маневрировать имеющимися ресурсами. Инкассация обеспечивает регулирование кассовых ресурсов и является дополнительной услугой, предоставляемой клиентам. Расходы на инкассацию филиалов банка, дополнительных офисов, банкоматов, покрываются за счет инкассирования коммерческих предприятий. Основным ресурсом службы инкассации, наиболее существенно влияющим на эффективность и безопасность работ по инкассации и перевозкам ценностей, всегда были подготовленные кадры аппарата инкассации. Следует отметить, что банк сам создает своих инкассаторов. На первом этапе на работу в банк приходят молодые ребята, с хорошей физической подготовкой, совокупностью личных качеств, которые с банком практически не сталкивались. Постепенно из них формируется профессиональный коллектив, состоящий из проверенных временем сотрудников, благодаря которым в случае необходимости принимаются быстрые, своевременные и оптимальные решения в той или иной ситуации.