Багато процесів, що визначають кадрову ситуацію, дуже динамічні: змінюється чисельний склад персоналу у зв'язку з плинністю, його структура по всій сукупності ознак: за статтю, віком, стажем роботи і т.д., постійно йде процес внутрішньозаводського руху кадрів між структурними підрозділами, змінюються професії, рівень кваліфікації. Інформація в даному випадку виступає як засіб контролю за відповідністю фактичної структури робочої сили необхідної, за своєчасністю укомплектування вакантних робочих місць. Тому основними вимогами, що пред'являються до кадрової інформації, є оперативність і надійність.

Соціальна спрямованість роботи з кадрами ставить завдання збору досить різноманітної інформації соціального характеру, що стосується окремих працівників. Так, при підборі кандидатів для призначення на посаду необхідно, щоб у банку даних були відомості не тільки виробничого, а й соціально-демографічного, дисциплінарного і навіть медичного характеру.

Орієнтація кадрової роботи на розвиток власної робочої сили не може бути успішною без знання витрат на робочу силу, вкладень в людський капітал (витрати на оплату праці, навчання, медичне обслуговування, соціальні послуги тощо). Характер такої інформації істотно відрізняється від чисто кадрової, оскільки відноситься до системи бухгалтерського обліку.

Необхідна кількісна характеристика ступеня раціонального використання робочої сили, оцінки результатів праці і т.д.

Узагальнюючи сказане, можна сформулювати такі критерії оцінки якості інформації. Вона повинна бути:

- Об'єктивною (повної, несуперечливої, достовірної);

- Актуальною (задовольняє об'єктивні інформаційні потреби керівників і фахівців у міру їх виникнення в ході розвитку кадрової ситуації);

- Своєчасної;

- Цілеспрямованої;

- Лаконічною (стислій, але без втрат необхідної повноти);

- Комунікативної (зрозумілою і прийнятною для керівників і фахівців).

Необхідність збору, зберігання, переробки, аналізу великого обсягу різноманітної кадрової інформації, надання її користувачам (суб'єктам управління - кадровій службі і керівникам) в зручній формі ставить завдання створення на підприємстві відповідної інформаційної системи.

Складовими елементами такої системи є обладнання та матеріали для збору, зберігання, обробки, пошуку та видачі необхідних даних з кадрів підприємства, належно організований облік, пристосований для інформаційного забезпечення вирішення кадрових завдань, сукупність прийомів і методів користування даною системою, фахівці з інформатики, споживачі інформації . Основні вимоги до даної системи - широке застосування ЕОМ, передових інформаційних технологій, математичних методів і моделювання і т.д.

Основу інформаційної системи має становити єдиний масив, що відображає інформацію про кожного працівника, його оточенні і зовнішніх по відношенню до нього умовах роботи, що в свою чергу вимагає певної організації інформації і методів оперування з масивом даних.

Оскільки процеси, що протікають в колективі працівників і в його оточенні, дуже динамічні, важливо оперативно відображати всі ці зміни в інформаційному масиві даних. Дана вимога може бути виконано в тому випадку, якщо інформаційна система тісним чином стикається з документообігом на підприємстві: накази і розпорядження, що стосуються працівників, використовуються для негайного коректування даних, що містяться в масиві по кожному працівнику.

Велике значення має ув'язка кадрової інформації з інформацією про структуру робочих місць, з вимогами, що пред'являються до працівника цими робочими місцями, з можливим рівнем оплати праці, з станом умов праці і т.д. Такий підхід забезпечує перш за все рішення інформаційно-пошукових завдань (пошук працівників із заданими ознаками в інформаційному масиві), угруповання, перегрупування працівників відповідно до запитів користувача.

Відстежуючи зміни у стані об'єкта з тих чи інших параметрах, що відбулися в результаті реалізації заходів, керівники в порядку зворотного зв'язку можуть розробити ефективну стратегію управління і контролювати її реалізацію.

Інформаційна система повинна допомогти у виявленні найбільш значущих чинників та встановленні причинно-наслідкових залежностей між факторами і результатами. Такого роду інформація необхідна для розробки цільових установок, покладених в основу розвитку кадрів підприємства.

Реалізація вимог своєчасного забезпечення процесів управління необхідною інформацією в умовах зростаючих її обсягів повною мірою може бути здійснена у випадку, якщо інформаційна база знайде своє організаційне оформлення у вигляді автоматизованої системи управління кадрами - АСУ "Кадри" - або її варіанти - автоматизованого робочого місця фахівця кадрової служби (АРМ), виконаного на базі ПЕОМ. Такий підхід дозволяє реалізувати нову інформатизаційну технологію процесу управління.

АСУ "Кадри" являє собою форму організації управління персоналом, засновану на тісному взаємозв'язку людини і обчислювальної техніки, а також на широкому використанні вироблених в практиці управління прийомів і методів оптимізації та автоматизації прийнятих рішень.

Під автоматизованим робочим місцем (АРМ) розуміється професійно орієнтований комплекс, що включає в себе технічні та програмні засоби, інформаційне та методичне забезпечення для вирішення завдань користувача безпосередньо на робочому місці в режимі діалогу з ЕОМ [13].

Тим самим змінюється зміст праці працівників кадрової служби, які звільняються від рутинної роботи і виконання зайвих операцій. Вони працюють в діалоговому режимі (режимі спілкування), виконуючи всі типи операцій технологічного процесу обробки даних (збір, підготовка, введення, обробка, висновок і тиражування необхідної інформації). АРМ "Кадри" надає користувачеві можливість:

- Введення і коректування даних про працівника;

- Формування та видачі різного роду вихідних документів;

- Створення нових баз даних;

- Зміни структури масиву даних;

- Додавання нових комплексів і завдань, зміни при цьому відповідного меню;

- Перерахунку даних на задану дату та ін

Вихідна для вирішення завдань підсистеми інформація створюється на основі уніфікованих форм документів первинного обліку кадрів, планових документів, загальноросійських і локальних класифікаторів (класифікатори професій робітників, посад службовців, кваліфікаційних розрядів і категорій тощо) [14].

Інформація по конкретному працівникові містить дані про місце його роботи, демографічні дані, дані про освіту, наявності спеціальної підготовки, сімейний стан, русі на підприємстві (по структурних підрозділах, зміна професії, кваліфікаційний зростання) та ін Вихідні дані включають великий набір узагальнених показників по різними ознаками і мають вигляд звітів, списків, довідок, аналітичних розробок, розрахунків тощо, що дозволяє здійснювати безперервність кадрового планування, забезпечує багатоваріантність і многофакторність розрахунків.

Для ефективної роботи системи управління персоналом важливо створити на підприємстві єдину автоматизовану мережу ПЕОМ, що передбачає взаємний обмін кадрової інформацією між усіма рівнями управління на базі сучасних засобів передачі даних.

Практика зарубіжних країн свідчить про можливість приєднання підприємств до міжгалузевим і загальнодержавним локальних мереж, що дозволяє мати більш повну інформацію про ринок праці в цілому і навіть про окремих працівників - їх минулих місць роботи, спеціалізації, кваліфікації і т.п. [15].

Розробка та впровадження АСУ "Кадри" повинні проходити поетапно, починаючи з автоматизованою інформаційно-довідкової системи з кадрів, вирішальною такі завдання, як:

- Персональний облік кадрів;

- Складання звітності по кадрам;

- Аналіз якісного складу та руху кадрів;

- Видача за запитами необхідної інформації;

- Підготовка та підвищення кваліфікації кадрів.

Тут доцільна реалізація модульного принципу побудови системи, що дозволяє адаптувати систему для різних категорій користувачів, нарощувати систему, розширювати її функції. Так, один з варіантів побудови інформаційної системи з кадрів [16] включає п'ять модулів:

1) "Штати": формування штатного розкладу, облік вакансій по підрозділах і організації в цілому;

2) "Накази": підготовка та виконання всіх видів кадрових наказів, контроль за їх виконанням;

3) "Кадри": формування бази даних про співробітників, що включає відомості з особової картки працівника, відомості про результати атестації, підвищення кваліфікації, переміщеннях, нагороди, стягнення та ін;

4) "Довідки": пошук та аналіз інформації за всіма показниками бази даних, оперативна підготовка довідок по надходять запитами тощо;

5) "Статистика": підготовка стандартних форм з можливістю виведення їх на друк, архівування даних за будь-які періоди часу.

На наступних етапах розвитку системи вирішуються завдання:

- Атестації кадрів;

- Підбору і розстановки кадрів;

- Планування потреби і розстановки фахівців та ін

Основними шляхами підвищення якості інформаційного забезпечення управління персоналом підприємства, як показує аналіз його сучасного стану, є:

1. Подальша інтеграція кадрової, економічної та-соціологічної інформації;

2. Підвищення оперативності внесення змін в інформаційні файли;

3. Істотне розширення інформації, що стосується характеристики робочих місць, змісту самої роботи, визначальних вимог до працівника, що дозволить поєднати наймання нового працівника з характеристиками вакантних робочих місць (посад);

4. Забезпечення працівників при наймі інформацією про можливу оплату праці, професійно-кваліфікаційному просуванні й іншими відомостями, необхідними для своєчасної оцінки здійсненності очікувань працівника від нового місця роботи;

5. Підвищення комп'ютерної грамотності працівників кадрових служб та ін

Головні функції процесу управління персоналом, що реалізуються на різних рівнях системи управління організацією, - вироблення рішень і контроль за їх виконанням. Саме необхідність забезпечення виконання цих функцій дає можливість розглядати управління персоналом як інформаційний процес, тобто функціонально що включає одержання, передачу, обробку (перетворення), зберігання та використання інформації, а саму ієрархічну систему управління - як інформаційну систему.

Процес управління персоналом можна представити у вигляді безлічі узгоджених, постійно прийнятих і реалізованих рішень, спрямованих в кінцевому рахунку на досягнення головної мети функціонування організації. Вироблення кожного з цих рішень повинна бути інформаційно забезпечена.

Інформаційне забезпечення системи управління персоналом являє собою сукупність реалізованих рішень по обсязі, розміщенню і формам організації інформації, що циркулює в системі управління при її функціонуванні. Воно включає оперативну інформацію, нормативно-довідкову інформацію, класифікатори техніко-економічної інформації та системи документації (уніфіковані і спеціальні) [5; с.201].

Процес управління можна представити як обробку інформації, отже, чим якісніше обробка інформації, тим ефективніше управління. Інформаційні технології беруть участь в удосконаленні управління. В даний час на базі інформаційних технологій вирішуються важливі завдання управління персоналом:

1. Планування очкурах розкладів з формуванням посадових інструкцій.

2. Облік персоналу (персональні дані про співробітників).

3. Підбір нових співробітників і переміщення.

4. Планування та облік використання трудових ресурсів.

5. Розрахунки з персоналом (розрахунок виплат з оплати праці, посібники, контроль виплат, підзвітні особи).

6. Облік підзвітних сум і депонентів.

7. Систему управління документами.

8. Персоналізований пенсійний і податковий облік [2; c.30].

Новими аспектами використання Інтернет - технологій у кадровій діяльності є, зокрема:

1) перевірка достовірності інформації про претендентів на вакантні робочі місця;

2) нетрадиційні форми інформаційної взаємодії з елементами потенційного ринку праці (біржі праці в рамках навчальних закладів та кадрові агентства);

3) нові форми організації праці (організаційно-структурні зміни на підприємстві, пов'язані з дистанційними технологіями, наприклад телеработа) і навчання (професійно-кваліфікаційні зміни персоналу в результаті використання методів дистанційного навчання);

4) інформаційну взаємодію кадрової служби підприємства із зовнішнім ринком праці [2; с.105].

Доведено, що збереження конфіденційної інформації з метою забезпечення економічної безпеки підприємства на 80% залежить від правильного добору, розстановки і виховання персоналу фірми.

Крім формалізованих процедур при прийомі на роботу можуть використовуватися і неформальні аналітичні процедури, зокрема перевірка справжності документів, що додаються, особливо якщо мова йде про вакансії, пов'язаних з конфіденційною інформацією.

Зараз крім пенсійного фонду збором інформації про громадян займається податкова служба. В даний час ведуться роботи по такій формі персоніфікованого обліку, як присвоєння кожному працівникові особистого ідентифікаційного номера.

Податкове відомство першим автоматизувало свою роботу і паралельно веде облік населення країни. Дані в місцеві інспекції надходять автоматично - з пологових будинків, загсів, при отриманні іноземцем дозволу на проживання.

Інформаційна взаємодія з біржами праці в навчальних закладах. Створення нового інформаційного суспільства супроводжується тим, що в інформаційний обмін втягуються всі шари суспільства, особливо це стосується молоді, у тому числі й учнів старших класів загальноосвітніх шкіл та ліцеїв, а також студентів усіх видів навчальних закладів. Питання про можливість пошуку кандидатів на вакантну посаду допомогою звернення до навчальних закладів, причому навіть до студентів середніх курсів, вже ставиться деякими авторами, тим більше що є певний досвід в такого роду взаємодії.

Повсюдне створення вузівських бірж праці, мають обов'язковий вихід в Інтернет, сприятиме ефективності працевлаштування молоді, оскільки вона більш мобільна, ніж старше покоління. Більш того, надання молодим людям великих можливостей працевлаштування природним чином підвищує ймовірність знаходження відповідного місця роботи і, як наслідок, скорочує безробіття серед цієї групи населення і зменшує соціальну напруженість у суспільстві.

Нові форми організації праці та навчання. Новий аспект застосування Інтернет-технологій, зокрема підтримка дистанційної роботи (телероботи), з'являється в процесі вирішення завдань управління кадрами, пов'язаних з організаційно-структурними змінами на підприємстві. Це призводить до децентралізації службової діяльності в окремих підрозділах підприємства в часі і просторі.

Рис. 1.3.Приклад роботи в ПЗ “Oracle”

Термін «телеробота», якому передували терміни «теледоступ» і «телекомпьютінг», позначає якийсь тип дистанційної роботи за договором, був введений у вживання Європейською Комісією наприкінці 80-х рр.. XX в.

Типові послуги різних кадрових агентств, які мають представництво в Інтернеті: інформування про напрями діяльності агентства; формування та ведення банку вакансій з різною диференціацією посад і професій; формування та ведення банку кандидатів на вакансії з різною диференціацією посад і професій; підбір кандидатів за вимогами роботодавця; аналіз резюме; попередню співбесіду з претендентами на вакансії; професійне та психологічне тестування.

Рис. 1.4 Приклад роботи в ПЗ з розподілу аудиту

РОЗДІЛ 2. ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕСПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ ПАТ «ГРЕТА»

2.1 Характеристика підприємства