Діловий етикет

Вираз обличчя має показувати зацікавлення розмовою інших та привертати їх увагу. Безвиразне обличчя можна інтерпретувати як незацікавлення або вороже ставлення до сказаного. Вираз обличчя повинен змінюватися в залежності від ситуації, він не повинен бути застиглим, за винятком, якщо йдуть переговори, і ви не хочете змінювати свою позицію. Незрозумілий вираз обличчя вважається нещирим.

Позіхання - це вираз втоми і нудьги. Ознака чемної поведінки - вміти позіхати, не відкриваючи рота, однак, якщо це вам не вдається, то обов'язково, зіваючи, закривайте рот рукою. Це ж стосується і чхання.

Вважається, що очі - це дзеркало душі, тому їм в науці надається особливе значення. Східні фізіогномісти, наприклад, розрізняли декілька десятків видів очей: очі вовка, вівці, слона, тигра, лева, фенікса і т.д. Сьогодні ж існує більш спрощена і перевірена на практиці класифікація очей:

великі: бувають у відкритих та чесних людей, частіше в лідерів. Такі люди швидко спалахують і швидко відходять.;

маленькі: лукаві, хоча з іншої сторони свідчать про динамічний характер, неймовірну підприємливість і передбачуваність;

“сумний клоун” (кутики опущені вниз): свідчать про хронічну меланхолію і звичку з будь-якої причини розчаровуватись та нити;

“котячі” (кутики вверх): характерні темпераментній людині;

випуклі: їх володар намагається нічого не випустити з-під уваги, щоб потім розказати “по секрету - всьому світу” свіжі новини;

глибоко посаджені: бувають у замкнутих людей, інтровертів:

ідеал: випромінюють світло і тепло, добре захищені повіками і мають виразну радужну оболонку.

В справі самопізнання дуже важливим є колір очей, оскільки він напряму пов`язаний з темпераментом людини:

карі очі зустрічаються у запальних, лінивих людей, які жити не можуть без розваг;

сірими очима спокійно споглядають на світ працелюби і люди, які прагнуть влади;

в голубих очах відображається доволі прагматична натура, яка знає, що хоче;

зелені очі бувають у людей, які прагнуть взаєморозуміння, любові та присвячують своє життя пошукам ідеалу, тому такі очі - велика рідкість в наш час.

Отже, і для очей існують певні правила невербаліки. Залежно від локалізованої спрямованості на співрозмовника розрізняються погляди:

– діловий - не опускається нижче очей співрозмовника, спрямовується у трикутник, основу якого становить лінія між очима, а вершину - уявна точка посередині лоба;

– світський (соціальний) - не виходить за межі трикутника, розміщеного між очима і ротом партнера, спрямовується нижче лінії очей;

– інтимний - спрямовується в очі і одночасно нижче, але тут трикутник значно більший: він міститься між грудьми й очима, а з дальшої відстані - між очима і нижньою половиною тіла.

Під час ділових контактів дивитися потрібно довгими поглядами, час від часу відводячи очі. Пильно і довго дивитися не бажано, оскільки люди, на яких ви дивитеся, почувають себе незатишно. Однак, англійські психологи експериментально довели, що для встановлення партнерських стосунків треба дивитися прямо в очі комунікативному партнеру від 30 до 60% (за американськими даними до 70%) часу розмови, контакт очей має періодично повторюватись, триваючи 1-7 секунд. Тим, що дивляться в очі менше третини тривалості розмови, рідко довіряють. Погляд убік, донизу часом виявляє недовіру, неправдивість, нещирість співрозмовника, однак це добра тактика під час переговорів, коли необхідно вивести когось з рівноваги.

У Китаї, Японії, інших країнах Південно-Східної Азії, у деяких африканських народів співрозмовники здебільшого уникають прямого погляду. У Франції, Італії, Латинській Америці - навпаки. За словами К.Сьодзабуро “у японців - “людей зору”, око, будучи органом зору, одночасно є й органом мовлення. Зустрівши погляд іншої людини, японець розуміє рух її душі, її почуття, для нього очі говорять тією ж мірою, що і язик”.

В офіційній, діловій або подібній ситуаціях доцільно уникати позиції “прямо навпроти партнера”. Така позиція вимушує співрозмовників дивитися один одному у вічі або відводити їх убік, опускати погляд донизу тощо. Розташування співрозмовників під кутом дає їм можливість вийти поглядом за межі цієї альтернативи, не порушивши правил етикету спілкування.

Якщо слухаєте - дивіться частіше у вічі, а коли говорите - рідше. Відведіть погляд, якщо забираєте від когось слово, але погляньте на того, кому його “віддаєте”.

Якщо ви не хочете, щоб вам хто-небудь забрав слово, не допускайте зустрічі поглядів. Якщо співрозмовник не допускає вас до слова, цьому легко зарадити: не дивіться йому у вічі і поверніть погляд в бік, але так, щоб ви могли помітити, коли він погляне на вас. Коли виступаючий відчує відсутність уваги з вашої сторони, він автоматично подивиться на вас, і в цей момент ви повинні встановити з ним контакт очима та взяти слово.

Дещо складніша ситуація під час дискусії, в якій беруть участь декілька осіб. Найефективніший спосіб взяти слово у груповій дискусії - це не допустити, щоб інші учасники зустрілись поглядом з виступаючим і тим самим забрали у нього слово, тому необхідно намагатися підтримувати контакт очима з усіма слухачами. Найпростіший спосіб, щоб на вас поглянули - це зміна своєї позиції сидіння. В той момент, коли учасники зустрічі поглянуть на вас, ви маєте змогу встановити контакт очима з виступаючим і забрати у нього слово.

Під час своєї промови ви повинні поглянути на інших учасників, щоб втримати їх зацікавлення. Якщо вам потрібно на чомусь наголосити, намагайтеся зустрітись поглядом з якнайбільшою кількістю осіб.

Коли ви закінчили свій виступ, встановіть контакт очима з людиною, яка дала знати, що хоче говорити наступною. Якщо ніхто не подав такого сигналу, погляньте на кожну особу, запрошуючи взяти слово.

Якщо ж досвідчені в переговорах люди і спроможні не виявляти свої емоції за допомогою жестів та рухів тіла, то вже ніхто не здатен контролювати рух своїх зіниць. Вони несвідомо розширюються або звужуються і тим самим адекватно передають інформацію про реакцію особи на пропозицію співрозмовника. Наприклад, китайські або турецькі купці визначають ціну товару, орієнтуючись на зіниці покупця: якщо той отримує бажане, зіниці його очей розширюються в 4 рази.

За даними досліджень необхідно близько 30 днів постійного і впертого тренування, щоб оволодіти технологією погляду і ефективно застосовувати її для поліпшення характеру ваших стосунків з людьми.

У діловому світі допустимими вважаються дотик руки, плеча. Дотик - це один з способів, щоб показати авторитет. Особи, які вищі за статусом (керівники), можуть торкатись осіб нищого рангу (підлеглих), щоб висловити подяку або заохотити їх до праці. Особам нижчого статусу щодо своїх керівників дозволені лише слова.

Дотик може означати також моральну підтримку, увагу. Однак, раптовий дотик не є бажаним, а частий дотик надає людині деспотичних рис.

Важливо навчитися читати “мову жестів”. Наприклад:

руки, повернуті долонями догори, - знак, що співрозмовник говорить щиро;

співрозмовник “барабанить” пальцями по столі - прояв нетерплячості, нервозності, незацікавленості;

руки, стиснуті в кулак, - знак контрольованої агресії;

співрозмовник пальцями рук стискає перенісся - знак втоми;

долоні рук покладені на щоки - зацікавленість на межі здивування;

співрозмовник відвів одну руку за спину і стиснув її в кулак, а іншою рукою тримає її зап'ясток - замкнутість, напруженість.

Колись руки в кишені означали зневагу, а тепер цей жест показує, що співрозмовник хоче відпочити, розважитися або бажає, щоб його не сприймали серйозно.

Під час зустрічей, дискусій тримайте руки перед собою, складені та нерухомі, в жодному випадку не схрещуйте їх на грудях, оскільки тим самим утворюється бар'єр. Дослідження показали, що той, хто слухає зі схрещеними на грудях і міцно стисненими руками, засвоює на 35% менше інформації, ніж той, хто сидить розслаблено, вільно, склавши руки, не закинувши ногу за ногу. Це, по суті, спроба відмежуватися від небезпеки, що загрожує, або небажаних обставин. Отже, в одному можна бути впевненим, що коли людина нервує або приймає захисну позу, вона схрещує руки у себе на грудях. Відповідно, якщо потрібно усунути “інформаційний бар'єр”, доцільно дати в руки співрозмовнику для розгляду певні документи. В такому випадку бар'єр буде усунуто і можна далі продовжувати невимушену ділову розмову.

Якщо партнер під час розмови чи дискусії розстібає або знімає піджак, це означає, що позитивне рішення не за горами. Розстібування піджака означає встановлення довірливих відносин і супроводжується зазвичай тим, що партнери розпрямляють ноги і підсуваються ближче один до одного.

Жест “руки за спиною” А.Піз вважає жестом впевненої в собі людини. В сучасному реальному житті він існує в зміненому вигляді. “Руки за спиною” - це скоріше жест інтелектуала, вченого чи митця, впевненого в собі, який або стоїть у цій позі, або походжає коридором. Можновладці використовують “за традицією” інший жест. Якщо ви бачите людину, яка йде коридором з високо піднятою головою, невеличкими плавними кроками, нікого не помічаючи, руки тримає по швах, час від часу торкаючись ними бортів піджака - це означає, що перед вами людина, яка має реальну владу і цього не приховує.

В практиці ділового спілкування існують й інші жести рук:

руки, що звисають уздовж тіла - пасивність, брак сили волі та готовності діяти;

потирання долонь - приємне очікування, приємні думки;

зчеплені пальці рук - людина бажає приховати своє розчарування і негативне відношення до того, що відбувається;

рука стискається в кулак - концентрація емоцій, прагнення до самоствердження, хвилювання;

пальці складені гостродахівним будиночком - жест впевненої в собі людини, яка знає, що хоче;

пальці барабанять по столі - нетерплячість, нервозність;

долоні складені дашком - співрозмовник думає;

кінчики великого і вказівного пальців дотикаються, тоді як інші, надто мізинець, випрямлені - високий ступінь уваги й концентрації, зосередження на дрібних деталях;

одну чи дві руки сховано в кишенях - невпевненість, приховані труднощі;

виставлені з кишень великі пальці - характеризують владну, агресивно налаштовану людину;

руки закривають частину або все обличчя - бажання приховати, утаємничити власне становище, труднощі;

рука витирає лоб - знищення поганих думок або концентрація на роздумах;

дотик до вуха - людина вдосталь наслухалась розповідей співбесідника і не хоче нічого розказувати сама;

потирання перенісся - ознака глибокого зосередження і напружених роздумів, при цьому людина, зазвичай, закриває очі;

дотик до підборіддя - процес прийняття рішення;

якщо партнер підпирає підборіддя долонею з витягнутим вказівним пальцем, то це означає, що до пропозиції формується критичне ставлення;

пальці в кутику рота - цей жест говорить про гнітючий стан, відображає необхідність в підтримці та допомозі;

схрещені на грудях руки, стиснуті в кулак - ворожість;

схрещені руки з розкритими долонями - людина займає чітку позицію, впевнена в своїй правоті;

руки впираються у стегна - демонстрація зверхнього ставлення або ж приховане почуття слабкості та зніяковілості;

руки підтримують верхню частину тулуба, на щось спираючись (на стіл, спинку стільця, низьку трибуну тощо), - внутрішня невпевненість, прагнення до духовної опори;

рука щось гладить, наприклад, кофтинку, - м`який норов або гарний настрій.

Коли ж співрозмовник не лише схрестив руки на грудях, а й стискає пальці в кулак, то це є сигналом про наступальну позицію та ворожість. У цьому випадку доцільно уповільнити мову і рухи, пропонуючи приклад зробити те саме іншим. Якщо це не допомагає, рекомендується змінити тему розмови.

Жест, коли руки схрещені на грудях, але з вертикально виставленими великими пальцями рук, є дуже популярним в ділових колах. Він передає подвійний сигнал: перший (схрещені руки) - про негативне ставлення, другий (виставлені великі пальці рук) - про почуття переваги.

Людина, що відчуває власну перевагу, закладає руки за спину, тримаючи зап'ястя. А ось руки за спиною, сплетені в замок, говорять про те, що людина намагається заспокоїтися чи хоча б приховати своє хвилювання. Проте, чим більше вона схвильована і збуджена, тим вище закладає руки за спину. До речі, саме звідси походить вираз “взяти себе в руки”.

Закладення рук за голову - ще один жест, що вказує на перевагу. Багатьох людей від дратує, тому від нього доцільно стримуватись. Однак якщо так зробив партнер, потрібно обережно вияснити, чому він себе так веде.

Щоб щось важливе підкреслити, пояснити, бажано вживати жести, яких є незліченна кількість, однак основними вважаються:

на знак згоди - кивати головою;

на знак агресії - показувати пальцем;

на знак агресії та сили - показувати кулак;

неспокійні руки - це вияв нервозності, тривоги.

Жестами самовпевненості вважаються руки в боки або за плечима, а жестами зневаги і гніву є погляд вгору, звівши очі, або кулак з великим пальцем вниз (погана ідея, незгода).

Якщо співрозмовник показує кулак з великим пальцем вгору, то це означає, що ви подали хорошу ідею, або партнеру дуже сподобалося щось, сказане вами.

Якщо людина говорить нещиро або чує неправду від іншої особи, вона мимовільно намагається закрити руками рот, очі і вуха. Той, хто вимовивши що-небудь, прикриває рукою рот (великий палець притиснутий до щоки, а жест нерідко супроводжується удаваним покашлюванням), скоріш за все, говорить неправду. Про брехню можуть свідчити і легкі швидкі торкання до носа чи ямочки під носом. Спеціалісти пояснюють це тим, що в момент мовлення неправди у людини виникає подразнення нервових закінчень носа, і вона змушена доторкнутися до нього. Однак зауважимо, що торкання до носа чи швидке його потирання не завжди є стовідсотковим свідченням нещирості співбесідника. Інколи такий жест вказує на сумніви людини у чомусь, напруження роздумів, пошук точного формулювання відповіді. І, на кінець, людина може торкнутися до носа тому, що він “чешеться”.

Озвучення неправди може спричиняти у людини ззуд в повіках очей, а також в м'язових тканинах шиї, тому деякі нещирі співбесідники інколи відтягають комірець своєї сорочки. Потираючи повіку, мужчини роблять це енергійно, а жінки, як правило, тільки проводять пальцем по нижній повіці. Потирання повіки може бути пов'язане також з бажанням уникнути погляду в очі співбесіднику, якому говориться неправда. Про наміри щось приховати можуть свідчити потирання чола, скроні, підборіддя.

Якщо помічено, що партнер говорить неправду, доцільно попросити його повторити чи уточнити сказане. Це може примусити партнера відмовитися від нечесної гри.

Почісування вуха може бути рівнозначним до фрази: “Я не хочу цього чути”. До мочки вуха торкаються найчастіше в стані хвилювання, розчарування, а потягують її тоді, коли людині набридло слухати і вона хоче висловитися сама.

Якщо співрозмовник у момент висловлювання свого партнера збирає з костюма якісь непомітні ворсинки - це означає, що він не погоджується з думкою, хоча і не висловлює своє заперечення вголос. Якщо протягом всієї бесіди він на словах погоджується, але постійно збирає з одягу ворсинки, яких там нема - це ознака того, що в дійсності з виголошеною думкою він не згідний.

Привітання рукостисканням чоловікам рекомендується робити завжди, жінкам - за обопільною згодою. Коли чоловіка представляють жінці, руку першою подає жінка. Якщо зустрічаються подружні пари, то спочатку жінки вітаються одна з одною, потім чоловіки вітають жінок, лише після цього чоловіки вітають один одного. У деяких випадках чоловіки першими подають руку жінкам, але тільки тоді, коли чоловіки набагато старші за віком або стоять незрівнянно вище за службовим становищем.

Потискуючи руку, чоловіки, зазвичай, виголошують коротке привітання: “Добрий день, шановний”, “Радий Вас бачити”, “Моє шанування”. Вітаючи чоловіка, за правилами ввічливості потрібно запитати: “Як здоров'я Вашої дружини?”, “Як справи у Вашого сина?”.

Руку під час зустрічі чи прощання потискують один-два рази. Довше, ніж 1-2 секунди, тримати руку колеги не етично, однак, винятком є ситуація, коли вам потрібно сказати декілька слів вітання. Якщо воно довше, то продовжуйте його, але відпустивши при цьому руку співрозмовника.

Якщо подаєте руку, тримайте її прямо, великий палець вгору. Особи, які кладуть свою руку зверху, виражають підсвідоме почуття зверхності. Якщо ваша рука знизу - це показує вашу підданість.

Попри усю різноманітність вітань, ними не можна користуватися бездумно, в усіх випадках. Важливо враховувати національні традиції та звичаї країни перебування. Наприклад, звичне на Заході енергійне рукостискання у більшості країн Сходу та Південно-Східної Азії вважається нетактовним.

Що стосується звичаю цілувати руку жінці, то в багатьох країнах у даний час він практично не вживається. Зберігся цей звичай, зокрема, у поляків, які вважають, що поцілунок руки є знаком особливої уваги до жінки і додає сам по собі урочистий характер зустрічі. В Австрії жінкам цілують руку лише в особливо урочистих випадках. У нашій країні, як і в більшості країн світу, прийнято цілувати руку лише заміжнім жінкам і тільки в урочистій атмосфері, при цьому варто враховувати, що цей жест доречний лише в закритих приміщеннях. Якщо мужчина зважився застосувати таку форму привітання, то, злегка нахилившись вперед, він підносить руку дами до губ.

Зауважимо, що існують жести, які для американців і канадців мають позитивне значення, а для українців - образливі:

“до побачення”: американці махають рукою з боку в бік, долоня відкрита, рука праворуч або ліворуч від плеча;

“ні”: махають цілою рукою від ліктя з боку в бік перед собою;

“йди сюди”: повернувши руку до себе, долоню і пальці вгору, всіма пальцями або лише одним будуть кивати до себе;

“достатньо”: провести рукою (пальці разом, долоня відкрита) по чолу;

свист: на публічних засіданнях, спортивних змаганнях, в театрі в Америці та Канаді - це ознака похвали, визнання. Якщо американці чи канадці бажають висловити своє незадоволення, вони кричать “бу”;

просування в проході: американець чи канадець просувається в проході спиною до людей;

міра: американець чи канадець простягне обидва вказівні пальці перед собою, а відстань між ними буде показувати міру.

А ось як, за А. Пізом, тлумачаться деякі жести у США:

§ відкриті долоні: знак правдивості, чесності, відданості;

§ схрещення рук на грудях: людина нервує, відчуває негативні емоції, “ховається за бар'єр”;

§ скидання невидимої нитки, пилинки: людина незгідна, але не може цього сказати;

§ руки за головою: впевненість, перевага над співрозмовником;

§ прикривання рота рукою: людина говорить неправду;

§ потирання ока: людина бреше;

§ постукування пальцями по столі: людина нетерпеливиться.

Відомі невербальні сигнали, що в різних народів несуть різну інформацію. Наприклад, більшість європейських народів передають згоду, хитаючи головою згори донизу. Болгари цим жестом передають незгоду, японці - лише підтверджують, що уважно слухають співрозмовника.

Існують й інші особливості трактування жестів представниками різних країн:

жест запрошення у японців співпадає з українським жестом прощання;

якщо турок протягує співрозмовнику кулак, то це є запрошенням до бійки, а свідченням того, що він здоровий, ситий та все у нього добре;

якщо в присутності датчанина покрутити пальцем біля скроні, він сприйме цей жест як хвалу його відмінній пам'яті;

узявши пальцями за мочку вуха, можна назавжди образити поляка, грека, болгарина, серба, італійця, мальтійця, іспанця, а ось португалець сприйме це прихильно;

у американців кільце, утворене великим і вказівним пальцями означає “оке'й”, у французів - “нуль”, “нічого”, в японців - “гроші”, а в Тунісі цей жест рівноцінний погрозі “Я тебе вб'ю”;

потирання ока в арабських країнах натякає на те, що співрозмовник - дурень, у Латинській Америці жінка, побачивши це, вважатиме, що до неї залицяються;

якщо німці піднімають брови на знак захоплення чиєюсь ідеєю, то в англійців - це ознака скептицизму;

вказівний жест японців американець сприйматиме як прохання;

представники Східної Азії не торкаються один одного під час спілкування, а японці вважають, що торкатися співрозмовника можна тільки при повній втраті самоконтролю або коли особа має агресивні та недружелюбні наміри.

Велику кількість емоцій і почуттів можна передати за допомогою міміки. Лише підняті брови можна спостерігати під час здивування, гніву, переляку, привітання.

Ще один аспект підсвідомої мови спілкування - це те, як ви сидите, адже і ця ознака може багато сказати про вас:

якщо ви сидите на всій поверхні стільця - ви самовпевнені;

якщо ви обережно сидите на краєчку стільця і готові щохвилини встати, то це означає, що у вас мало часу, і ви вже готові йти, або що ви готові допомогти господареві при першій необхідності, або ви не впевнені;

якщо жінка сидить на краю стільця, закинувши ногу за ногу - це означає, що в неї мало часу;

якщо ви опираєтесь на спинку стільця і гойдаєтесь - це означає, що ви перестаєте брати активну участь і переходите у роль спостерігача;

якщо особа сідає на поручні дивана або стільця - виявляє безцеремонність, бажання домінувати.

Якщо ви почули щось, з чим не погоджуєтесь, ваше тіло підсвідомо реагує тим, що ледь-ледь піднімається з стільця. Отже, коли ви говорите, можете стежити за цим жестом, тоді дізнаєтесь, чи хтось з вами не погоджується.

Один з найпростіших сигналів мови тіла - коли люди сидять поруч, закинувши ногу за ногу:

якщо до себе - особи домовляються між собою;

якщо ноги перехрещені в обох співрозмовників від себе - не погоджуються, конкурують, ставляться неприязно один до одного;

якщо ноги перехрещені внизу і підібрані під стілець - вияв стриманості.

Розміщення ніг також вказує на цілий ряд відчуттів:

ноги закладені за ніжки стільця - впертість і впевненість в позиції;

ноги витягнуті - намагання збільшити свою територію і небажання зв'язку з дійсністю;

ноги витягнуті, ніби гальмують - створення перешкод.

Уміння красиво стояти, сидіти, рухатися у всі часи було невід'ємною частиною так званих гарних манер, ознакою належності до еліти суспільства. Найкращий одяг сидить некрасиво на людині з неправильною осанкою [3].

Без правильної осанки є неможливою і правильна ходьба, яка покращує роботу легенів та серця, надає людині впевнений вигляд, а неправильна - спричиняє швидку втомлюваність, напружує м'язи і нервову систему. В очах бізнесменів впевнена, цілеспрямована ходьба свідчить про впевненість у собі, умінні тримати себе в руках, про надійність ділового партнера. Відповідно, зрозуміти характер співрозмовника може допомогти саме його постава:

якщо людина стоїть, і вся вага тіла приходиться на одну ногу, а друга лише служить опорою, пози змінює рідко, відчувається розслабленість, то це свідчить про гнучку, пильну особу, яка легко пристосовується і має швидку реакцію;

якщо людина стоїть з широко розставленими ногами, то це може означати прагнення до самоствердження, наявність високої самооцінки;

мінлива постава з частою зміною опорної ноги характеризує боязливу, ненадійну особу з слабким переконанням та недостатньою дисциплінованістю;

помітно розвернені назовні носки ніг характеризують людину зарозумілу, самовпевнену, пихату, самовдоволену.

Тому бізнесмену, керівникові, неформальному лідеру для підтримання свого авторитету й престижу, правильна осанка та ходьба, безумовно, необхідна. Щоб зберігати правильну осанку і ходьбу, важливо бути у хорошій фізичній формі. Якщо у людини немає можливості займатися спортом регулярно, то ранкова гімнастика і прохолодний душ повинні стати щоденним ритуалом.

Вербальні та невербальні засоби спілкування можуть підсилювати або ослаблювати взаємодію. Тому інтерпретувати ці сигнали потрібно не ізольовано, а в єдності з урахуванням контексту.

Навчившись читати мову жестів, тіла, легко визначити психоемоційний стан співрозмовника, дослідити, що він приховує під маскою байдужості або веселощів, успішно налагодити ефективне спілкування з ним, що буде сприяти налагодженню ділових контактів та вирішенню поточних проблем і завдань.

Грамотний - видющий і на все тямущий

5.3 Голос, промови і доповіді

Жива мова - це розмірковування в голос

Уміти виступати перед людьми - демократично, вміти провадити діалог - аристократично. Першого з цих умінь навчає риторика - “ораторське мистецтво”, про друге говориться у посібниках з мовного етикету й культури мовлення.

Проголошення доповіді вимагає серйозної підготовки, передусім визначення теми й мети. Тему визначає сам автор або організатори зібрання. Назва виступу повинна бути чіткою, зрозумілою, короткою. Бажано, щоб назва висвітлювала основний зміст і привертала увагу слухачів.

Щоб виступ був змістовним, краще використовувати не одне джерело, а декілька. Інформацію можна отримати з двох джерел: безпосередніх (матеріал, отриманий автором на основі спостережень, власного досвіду) та опосередкованих (офіційні документи, наукова, науково-популярна та художня література, статті газет і журналів, радіо- та телепередачі, довідники, результати соціологічних опитувань).

Доповідь доцільно будувати, дотримуючись наступних вимог:

теоретична обґрунтованість;

опора на фактичний матеріал;

наведення переконливих прикладів (аргументів);

власне бачення проблеми;

використання коротких речень, які краще сприймаються слухачами;

не переобтяження виступу словами іншомовного походження, професійними термінами, абстрактними поняттями, які не всі можуть зрозуміти;

відсутність зайвих подробиць, непотрібної, другорядної інформації [83].

Особа, що доповідає, сама має бути переконана у своїй правоті.

Дослідженнями встановлено, що 60-90% правильних суджень про людину, її внутрішній стан ґрунтуються на вмінні розшифровувати характеристики голосу й манеру говорити [76].

Щоб не розвіяти приємні враження, які сформувались у ділового партнера на початку зустрічі, необхідно втримати його прихильність і з першого свого слова. Навряд чи занадто різкий голос викличе у співрозмовника симпатію, тому варто зробити його привабливим. Оскільки голос передає майже 40 відсотків того, що потрібно сказати, в ідеалі ділова мова повинна бути помірковано голосною, із дзвінким та мінливим тембром. Гнучкий та пронизливий голос надає особі домінуючого характеру. Тихий, тоненький і монотонний голос та надто повільна мова означають покору, підданість. Відкриті, чутливі люди, як правило, змінюють висоту свого голосу в широких межах. Якщо висота голосу стабільна, це погано впливає на тих, хто слухає.

Тембр (від франц. - «дзвін», «дзвіночок») - це забарвлення голосу, за яким найчастіше впізнають людей. Є голоси з приємним тембром, є й такі, що не викликають симпатії (пискливий, рипучий, плаксивий). Через особливості тембру дуже часто можна визначити й характер людини. Фахівці рекомендують удосконалювати свій голос, виконуючи спеціальні вправи.

У результаті проведених експериментів дослідники визначили, що у промові слухачам найбільше імпонують такі ознаки, як приємність, виразність, плавність, невимушеність, доступність, зрозумілість, переконливість. Ці характеристики стосуються як внутрішньої, так і зовнішньої сторін мовлення. Отже, щоб мовлення було переконливим і мало результативний вплив, промовець має не лише правильно добирати слова, а й використовувати такі інтонаційні особливості, як темп, інтенсивність, гучність тощо.

Однак мати приємний голос - цього недостатньо. Щоб знайти спільну мову з співрозмовником, варто підлаштовуватись до тембру, темпу та експресивності його мови. Психологи стверджують, що практично всім подобаються люди, які чимось нагадують їх. Наприклад, партнер, який говорить скоромовкою, навряд чи швидко досягне взаєморозуміння з тим, хто говорить занадто повільно. А той, хто спілкується експресивно, на підвищених тонах, не симпатизуватиме людині, яка говорить тихо і спокійно.

Швидкість мови, як відомо, значною мірою залежить від темпераменту. Якщо у людини дуже швидкий темп мови, це свідчить або про її імпульсивність, впевненість у собі, або про несміливість, невпевненість саме в цій ситуації. Спокійна й повільна мова є ознакою вдумливості, поміркованості. Якщо темп поступово уповільнюється, це є сигналом про те, що людина втомилася, замислилася, втратила впевненість. Той, хто хоче говорити переконливо, щоб вплинути на інших, намагається дещо сповільнити свою мову. Але все ж треба залишатися в межах природного діапазону свого голосу, бо можуть подумати, що особа виявляє нещирість і хитрує.

У дуже швидкій розмові незмістовна сторона мовлення перевищує 30% від змістової, в розмові у середньому темпі вона доходить до 75% - є більше часу на сприйняття мелодики, тембру звучання та ін. Тому мовець повинен тримати темп свого мовлення під контролем свідомості [49].

Особливістю публічних виступів є чергування темпу - різкі переходи від швидкого темпу до уповільненого і навпаки. Такі зміни темпу зумовлені важливістю, смисловим навантаженням певних фраз. Темп мовлення змінюється й у межах окремого висловлення: він дещо уповільнюється, коли промовець дає можливість слухачам зафіксувати найбільш важливі положення виступу. І навпаки, зростає, коли промовець оперує менш важливою інформацією. Зміни темпу виступають засобом управління аудиторією, прийомом активізації уваги слухачів. Надзвичайно вповільнений темп погано сприймається, бо тоді важко визначити головне і другорядне, з'ясувати, яка інформація містить основну думку виступу. Невмотивоване прискорення темпу промови призводить до порушення норм вимови. Тому сповільнення або прискорення темпу повинно бути вмотивоване логічною доцільністю, смисловою значущістю висловленого, щоб не порушувати загальних правил вимови. Темп мовлення, який найвиразніше характеризує промовця, повинен бути чітким, середнім за швидкістю, зі змінами, вмотивованими значенням, завдяки яким важлива думка виділяється дещо повільнішим або, навпаки, більш швидким темпом.

Інтенсивність мовлення має бути достатньо насиченою. Відсутність належної інтенсивності робить мовлення млявим, невпевненим, нецікавим [8].

Гучність - один з найбільш яскраво виражених інтонаційних засобів. Тихе мовлення погіршує сприйняття усного виступу, бо слухачі переймаються тим, щоб почути, а не зрозуміти, усвідомити те, про що йдеться. Вадою виступу ще з часів давньогрецьких ораторів також вважають занадто голосну вимову слів з переходом на крик. Щоб виступ звучав ефективно, переконливо, потрібно чергувати ступінь гучності: основну інформацію вимовляти голосніше, а другорядну - із середнім ступенем гучності.

Логічний наголос увиразнює важливі за значенням компоненти фрази, повідомлення, зокрема, акцентує увагу слухача на новому. Адже правильно побудоване звертання до аудиторії дає змогу промовцеві заволодіти увагою слухачів. Логічний наголос у промові можна зробити різними способами: підвищуючи чи знижуючи тон, підсилюючи звучання, уповільнюючи темп чи роблячи коротку паузу. Зауважимо, що обраний на початку тон звертання (діловий, офіційний, урочистий) потрібно витримати протягом усього виступу. Швидка зміна тону від піднесеного до буденного псує враження від сказаного промовцем [8].

Важливою ознакою культурної людини є вміння робити під час розмови паузи. Пауза (від грецьк. - “припинення”) - це перерив у звучанні, спричинений зупинкою артикуляційних рухів органів мовлення. Небагато людей вміють спеціально використовувати паузу, щоб вона впливала на слухачів. Нерідко пауза свідчить про те, що думка відстає від мови, а можливо, й про її відсутність у конкретній ситуації. Наприклад, пауза, яка затяглася, для американця чи француза означатиме розгубленість або недружелюбність співрозмовника, тоді як для фіна чи японця - це знак підвищеної уваги й поваги. У Фінляндії та Японії паузи в розмові вважаються заспокійливими, дружелюбними й завжди доречними: “хто знає - не говорить; хто говорить - не знає”. Фіни та японці щиро вірять, що своїм мовчанням вони вносять великий конструктивний внесок у спілкування. Однак красномовний француз та іспанець, експансивний італієць запідозрять у такому мовчанні скритність і протидію.

Мовчання - це виражальний засіб, який використовується у спілкуванні. Як і пауза, воно належить до неартикульованих знаків. Мова йде про значущу відсутність звукового мовлення у ситуації, коли мовець мав би чи міг би говорити, але він цього не робить.

Ефективність мовчання залежить від того, що в цей момент відчуває, переживає комунікативний партнер. Воно може сприйматися ним як позитивно так і негативно:

позитивно мовчання сприймається, коли воно засвідчує намір мовця ніби залишити партнера на якийсь час зі своїми думками наодинці, щоб обдумати щойно почуте, зорієнтуватися, визначити лінію своєї дальшої комунікативної поведінки;

негативно мовчання сприймається, якщо воно повідомляє: “Ти говориш такі нісенітниці, що мені навіть не хочеться відповідати (заперечувати, коментувати) ”.

Дуже образливим для людини є мовчання, коли вона не отримує відповіді на привітання, запитання, звернення, побажання тощо. Таке мовчання є знаком ігнорування людини, зневажливого до неї ставлення, небажання підтримувати контакт. Воно, справді, як кажуть французи, віддаляє більше, ніж відстань.

Німецький учений П.Вальфіш-Рулен вирізняє 26 ситуацій, за яких краще промовчати, а ніж щось сказати. Ось деякі з них:

- якщо Ви роздратовані;

- якщо роздратований Ваш співрозмовник;

- якщо Ви вже багато “наговорили”;

- якщо те, що Ви хочете сказати, вже сказав хтось інший;

- якщо Вам хочеться розповісти про свої особисті справи, труднощі, болячки;

- якщо Ваші слова можуть образити співрозмовника, завдати йому болю.

Коли діловій людині доводиться виступати з доповіддю, їй необхідно пам'ятати, що тут форма така ж важлива, як і зміст, тому доцільно звернути особливу увагу на очі, руки, поставу, жести.

Важливою є поведінка доповідача з моменту появи перед аудиторією. Він повинен рівною і спокійною ходою вийти до місця виступу і зайти до нього. Якщо доповідача представили, то варто подякувати, а якщо ні, то він сам повинен назвати себе, тему і проблему доповіді, зазначити всі допоміжні засоби, які будуть задіяні під час виступу.

Виступ буде краще сприйматись, якщо він доповнений засобами наочності, схемами, таблицями, діафільмами, графіками. Однак, щодо використання цих засобів, варто дотримуватись певних правил:

навіть під час демонстрації наочних матеріалів доповідач має залишатися головним об'єктом уваги;

місце промовця має бути злегка освітлене, оскільки невидимий доповідач не може бути переконливим;

під час демонстрації наочних матеріалів доповідачу найкраще перебувати зліва від них та спрямовувати указку на конкретне місце, яке доповнює сказане, оскільки нечіткі посилання на наочні матеріали не дають можливості стежити за аргументами та думкою доповідача;

демонстраційні таблиці не повинні бути надто великі, містити понад 2-3 колонки і більше ніж 5-6 рядків. Кожну таблицю обов`язково нумерують. Для зручності читання підписи на таблицях роблять горизонтально;

використання яскравих кольорів в оформленні наочних матеріалів, надмірна вишуканість є свідченням конформізму, небажання дотримуватись чіткої позиції;

матеріал повинен демонструватись на рівні плечей або на п`ять сантиметрів вище [83].

Не поспішайте говорити відразу, глибоко вдихніть і в повільному темпі почніть виступ. Спрямуйте погляд на слухачів, віднайдіть поглядом два-три симпатичних для вас обличчя і звертайтесь до них. Це допоможе відчути контакт з аудиторію і частково зняти хвилювання. Після того, як ви заспокоїтесь, намагайтесь тримати в полі зору всіх присутніх. Переводячи погляд від одного слухача до іншого, повертайте голову так, щоб не дивитися ні на кого скоса, тому що це породжує підозру.

Найважливіша і найважча частина виступу - роль очей. Коли ви розповідаєте, - ви дивитесь в очі співрозмовнику 25 відсотків часу. Коли ви звертаєтесь до ширшої аудиторії, необхідна інша тактика - бажано оглядати всіх слухачів, тоді кожен з них буде мати відчуття, що ви звертаєтесь до нього особисто. Дотримуватись цього правила потрібно навіть коли розмова відбувається через перекладача. Якщо ж слухацька аудиторія дуже велика, то тактика оратора може бути іншою. В такому випадку доцільно візуально знайти двох-трьох людей, яких дуже зацікавила тема виступу, і звертатись безпосередньо до них. Це допоможе набути впевненості, адже те, про що говориться, когось зацікавило, - а це вже позитивний результат.

Під час доповіді доцільно використовувати різноманітні жести - слухачі уважніше слухатимуть, якщо будуть змушені стежити за промовцем. Рекомендується час від часу вийти з-за кафедри.

Зробивши крок уперед, доповідач може підсилити значимість того чи іншого місця промови, допомогти зосередити на ньому увагу. Відступаючи назад, доповідач ніби надає аудиторії можливість “відпочити” і потім можна переходити до іншого пункту виступу.

Під час виступу не можна повертатись спиною до слухачів, під час сидіння схрещувати ноги і постійно дивитись у свої записки, не рекомендується зайвий раз торкатися свого обличчя. Триматись потрібно прямо, вільно, постава і поза повинні свідчити про вашу впевненість.

Виступ без жестів виглядає нудним. Проте безперервна жестикуляція швидко втомлює аудиторію та відволікає від змісту почутого. Дуже погано розмахувати руками, виступаючи безпосередньо поблизу слухачів.

Однією з проблем доповідачів є невміння тримати руки під час виступу, тому корисним буде дотримання наступних правил:

не рекомендується робити руками різких рухів, не можна курити, тримати в руках будь-які предмети;

жестикулювати потрібно обома руками, але зловживати цим не варто;

не доцільно тримати руки в кишенях;

більшість жестів потрібно робити на рівні грудей, оскільки жести нижче визначеного рівня часто сприймаються як невпевненість, розгубленість, нерішучість промовця;

лікті доцільно відхиляти приблизно на три сантиметри від тіла, пальці складати так, неначе ними тримається яблуко;

не можна розслаблювати долоні, оскільки це сприймається ознакою відсутності сили волі чи здатності володіти собою.

Виступ не часто подобається, якщо неприємний вигляд самого оратора. Тому, вийшовши на сцену чи трибуну, рекомендується усміхатися, усім своїм виглядом підкреслювати повагу до зібраних людей. Оратор повинен бути зібраним та енергійним. Для цього напередодні відповідального виступу потрібно як добре відпочити.

Виступити з довгою, змістовною і виразною доповіддю експромтом здатний лише один з тисячі. Добрий виступ - це результат серйозної підготовки. Перш за все, його необхідно написати і провести репетицію дома. Однак написану промову бажано не читати, а вибудувати у своїй пам'яті. Адже під час читання ефект впливу промови знижується на 60-70%. Сучасний слухач нетерпимий до “читання з папірця” і вітає оратора “розкутого”, з імпровізацією і живою розмовною мовою. Тому попередні репетиції промови допомагають удосконалити текст, підшукати інтонацію і відпрацювати жести.

Отже, чим краще підготуватись до виступу, тим успішнішим цей виступ буде. А бути готовим до промови означає: ґрунтовно освоїти тему; визначити головні думки промови; вибудувати логіку і послідовність викладу; знайти аргументи; записати власне бачення проблеми (це найбільш цінне); зробити начерки плану промови.

Основними рекомендаціями стосовно публічної доповіді є:

головну думку виступу не доцільно виголошувати відразу. В першу хвилину і оратор, і аудиторія недостатньо уважні, щоб глибоко усвідомити курс справи. Крім цього, у слухачів може пропасти інтерес слухати дальше;

привернути увагу аудиторії оратор може, звернувшись до присутніх з несподіваним питанням, на яке неможливо відповісти;

не доцільно використовувати дієслова наказового характеру (“Ви повинні”, “Вам необхідно”). Замість них рекомендується вживати нейтральні форми переконання: “Давайте подумаємо разом, як вирішити проблему”; “Пропоную декілька варіантів вирішення проблеми”; “Спробуємо визначити, що все ж таки необхідно визначити” і т.д.;

виклад будь-якої теорії необхідно ілюструвати прикладами;

потрібно чітко визначати закінчення попередньої думки і початок наступної;

доповідати потрібно виразно і зрозуміло, тому перед виступом рекомендується з'їсти м'ятну карамель для того, щоб розслабити м'язи горла;

оптимальною швидкістю публічного виступу вважають 110-120-130 слів у хвилину (половину машинописної сторінки, надрукованої через два інтервали). Темп мовлення з іноземцями, перед іноземною аудиторією має бути в 1,5-2 рази повільніший, ніж звичайний;

закінчення виступу повинне бути ефективним, тому що невиразне закінчення може зіпсувати навіть найкращу доповідь. Чудовий варіант, - коли фінал якимось чином пов'язаний з історією або цитатою, яка була виголошена на початку виступу. В цьому випадку доповідь стає цілісною. Підсумовування доповіді та змістовні відповіді на запитання опонентів остаточно закріплять успіх доповідача, тому не доцільно втрачати ініціативу, а запропонувати обговорити ваш виступ: “А тепер я б з задоволенням відповів (відповіла) на ваші запитання”. Буде просто грандіозно, якщо ви зможете ще глибше розкрити свою тему, підтверджуючи раніше подані аргументи новою інформацією. В кінці виступу необхідно подякувати слухачам за увагу.

Для привертання уваги талановитий оратор шукає нестандартні словосполучення, вчиться у майстрів слова, письменників і поетів. Дохідлива і та мова, у якій є м'який добродушний гумор, основними функціями якого є: зняття втоми в слухачів; зближення з слухачами; підкреслення розуму та ерудиції; створення атмосфери доброзичливості, взаємного сприйняття; сприяння компромісу. Дотепність - тонка винахідливість розуму, свідчить про талант організатора і підкоряє аудиторію слухачів.

Якщо доповідач ретельно підготував свій виступ, він повинен відкинути всі тривоги та хвилювання: він повинен бути впевнений у собі, у своєму успіхові. Без цієї внутрішньої впевненості він та його виступ можуть розчарувати слухачів.

Оратор-підприємець вміє сказати: про гарне - із захопленням; про щастя - з радістю; про мужність - із захватом; про горе - співчутливо; про негідне - з обуренням; про справу - з розумінням.

Психологи стверджують: людина краще запам`ятовує те, що почула спочатку, а виконує те, що почула в кінці промови.

Досвідчені оратори вважають, якщо так працювати, то від самого початку текст не буде сумою окремих висловлювань, а цілісною структурою, в якій виділяються основні й другорядні питання, сильні та слабкі сторони, чисто “ораторські” та змістовні прийоми. Тоді втрачається залежність від тексту, і він підкоряється тому, хто виступає. Промовець зможе говорити спокійно, невимушено, скорочувати текст, перебудовувати, доповнювати, а згодом майже не користуватися ним. Думка завжди краще сприймається, якщо втілюється в живу фразу, що народжується у процесі мовлення. У цьому разі всі посилання будуть звернені до слухачів, а не до тексту на папері. І зусилля промовця не витрачатимуться на те, щоб відтворити текст, який було підготовлено раніше. Адже працює думка, а не пам'ять [76].

Успіх публічного виступу залежить не лише від підготовки і якості інформації. Оратор повинен бути ерудованим, вміти зацікавити слухачів, триматися спокійно та впевнено, спілкуючись з великою кількістю людей, знаходити вихід з непередбачуваних ситуацій, а найголовніше - намагатися схилити на свій бік якнайбільше опонентів.

Заговори, щоб я тебе побачив.

Сократ

5.4 Інші аспекти спілкування

Талант добрий вигляд має в оправі скромності

Вітання

У ділових ситуаціях бізнесмени вітаються потиском руки. Обійми і поцілунки, особливо серед чоловіків, не прийняті. Якщо потрібно когось привітати особливо тепло, необхідно взяти його руку в обидві свої, але довго не тримати.

Зайшовши в приміщення, де знаходяться люди, потрібно привітати легким нахилом голови всіх незнайомих і потиснути руку знайомим. На вулиці вітаються легким нахилом голови без будь-яких вигуків. Сидячи за столом у кафе чи ресторані, прийнято вітати знайомих лише нахилом голови. Зауважимо, що в діловому світі не прийнято цілувати жінку в руку. Це вияв зверхності до неї. Сідаючи в таксі, пасажир першим вітається з водієм.

Ритуал вітання двох ділових колег, які йдуть один одному на зустріч має наступний порядок: ви побачили знайомого; ваш погляд спрямовується донизу; коли між вами 3 м відстані, ви обоє піднімаєте погляд і вітаєтесь; ви обоє продовжуєте йти далі, знову опустивши очі.

До “комплекту” знаків вітання на відкритому повітрі входить і здіймання головного убору чоловіками. Такий етикетний знак поширений переважно серед європейських народів. Капелюх рекомендується здіймати рукою, протилежною до людини, повз яку проходять. Беруть його спереду-згори за наголовок й описують велике півколо до висоти обличчя. Роблять це за два-три кроки до адресата, який стоїть або йде назустріч. Зодягають капелюх щойно розминувшись із адресатом.

Шапку здіймають спереду за дашок. Шапку без дашка, а також берет для привітання здіймати не заведено.

В ліфті

Коли цілком чужі особи змушені кілька хвилин порушувати інтимну (особисту) зону один одного, наприклад, для американців чи канадців це дуже незручна ситуація, тому встановлені певні правила поведінки у ліфті:

входите у ліфт і натискаєте відповідну кнопку;

просуваєтесь до найближчого вільного місця і стаєте, дивлячись у бік дверей;

коли людей стає більше, просуваєтесь, щоб дати їм місце, намагаючись нікого не торкатися. Однак, якщо дотик неможливо уникнути, то дозволено торкатися лише рукою від ліктя, в той час як тіло повинно залишатися нерухомим;

під час перебування у ліфті дивіться лише вгору, на висвітлені числа на дверях або на стіну, але в жодному випадку не комусь прямо у вічі;

не починайте у ліфті розмову з незнайомими.

Справа підслуховування

Ділові розмови і переговори, як правило, - справи приватного характеру, тому учасники таких ділових контактів не бажають, щоб хтось підслуховував їх розмову. А щоб взнати, чи дійсно сторонній слідкує за переговорами, можна скористатися мовою тіла. Якщо зауважили, що до вашої розмови хтось уважно прислухається, скажіть щось надзвичайне або шокуюче. Підслуховувач автоматично піднесеться в кріслі або змінить позицію тіла. Необхідно стежити за цим рухом - це означає, що людина не лише чує вашу розмову, а й слухає вас. Найкращим способом дати зрозуміти, що ви знаєте про його підслуховування - перервати розмову на половині речення і пильно подивитися в бік небажаного слухача довгим поглядом. Якщо це не можливо, то доцільно пересісти і говорити тихіше.

Посієш вчинок - вродить звичка

Розділ 6. ГОСТИННІСТЬ, ДІЛОВІ СИТУАЦІЇ ЗА СТОЛОМ

6.1 Мета ділової гостини, основні вимоги до організації

Ділова гостина влаштовується не для розваги, а для ділового спілкування

Гостина завжди займає важливе місце у всіх культурах. Сьогодні вона набрала особливого значення у діловому світі. Прийоми ділового характеру організовуються з метою поглиблення і розширення ділових контактів, продовження переговорів, налагодження стосунків з новими партнерами, отримання необхідної інформації, презентації товару (послуги), здійснення реклами і т.д. Прийоми можуть влаштовуватися на честь іноземної делегації чи високого гостя, що прибули в країну, з нагоди прибуття голови фірми, підписання договору, ювілею подій на двохсторонній чи багатосторонній основі, національних свят, а також незалежно від будь-яких подій, у порядку повсякденної роботи.

Прийоми - форма підтримки офіційних контактів. Сучасні правила їх підготовки і проведення, норми поведінки гостей і господарів увібрали багатовікові традиції культури гостинності та застільного етикету різних народів. Ініціатива вивчення та узагальнення іноземного досвіду організації та правил етикету дипломатичних прийомів у колишньому СРСР належала відомому дипломату Ф.Молочкову. Систематизовані ним принципи й норми проведення дипломатичних прийомів лежать в основі діючої протокольної практики багатьох пострадянських країн, у тому числі й України.

Отже, прийоми є своєрідним засобом ділового спілкування, який також вимагає дотримання певних норм і правил поведінки. Ділові прийоми поділяються на денні (“бокал шампанського”, “бокал вина”, діловий сніданок, ланч і павер-ланч) та вечірні, з розсаджуванням за столом і без розсаджування: коктейль-фуршет, чай, жур-фікс, обід, обід-буфет, вечеря.

Багаторічна міжнародна практика встановила види ділових прийомів, методи їх підготовки, діловий етикет, якого дотримуються учасники прийомів.

За змістом ділові прийоми бувають трьох видів:

відбуваються на нейтральній території для того, щоб познайомитися краще;

це робоча гостина, на якій учасники погодилися обговорити ділові справи і яка має свій протокол;

у приємній атмосфері поглиблюються ділові знайомства.

Можливо, видаватиметься дивним поєднання бізнесу з гостиною, однак вона має свою мету. Адже під час обіду партнери прагнуть пізнати один одного як не ділову особу за робочим столом, а як звичайну людину із своїм способом міркування та власною поведінкою. Тут мова йде про значно більше, ніж наповнити шлунок, і значно важливіше, ніж поговорити про ділові справи. Щоб це підтвердити, наведемо простий приклад. Керівник однієї фірми мав двох кандидатів на одну вакантну посаду. Обидва були кваліфіковані, мали однаковий досвід. Щоб вирішити це питання вибору, керівник запросив обох в ресторан на обід. Коли підійшов офіціант, перший кандидат почав своє замовлення з другої страви, а потім замовив суп, солодке і тоді повернувся до салату. Другий кандидат замовив все по-порядку: суп, салат, друге, солодке. Саме в цій ситуації керівник побачив, що перший кандидат є особою хаотичною, яка не вміє вирішувати проблему впорядковано. Другий кандидат вирішив це питання логічно, крок за кроком, тому і був прийнятий керівником на вакантну посаду.

Кожний прийом потребує ретельної підготовки. Перш за все, узгоджується питання, від імені кого влаштовується протокольний захід. Залежно від цього й визначається його вид і характер, час і місце проведення, складається список запрошених, заздалегідь розсилаються запрошення, складається меню і план розсаджування гостей за столом. Необхідно передбачити тривалість заходу (залежно від його характеру, традицій і звичаїв країни), вирішити, хто зустрічає гостей біля входу, знайомить із розсадкою й супроводжує до зали. Важливо також передбачити місце, де господар, від імені якого проводиться прийом, зустрічає гостей, хто і як представляє йому запрошених.