Діловий етикет

Особлива увага повинна надаватись підготовці приміщень, сервіруванню столів, інструктажу офіціантів, які будуть обслуговувати прийом. Розміри приміщень, де влаштовується ділова гостина, повинні відповідати кількості запрошених і можливостям обслуговування.

Насамперед потрібно якомога раніше замовити столик у ресторані. Щоб зробити акцент на тому, що це ділова зустріч або переговори, організаторам ділової гостини доцільно завчасно поспілкуватися з адміністратором ресторану стосовно вибору залу (для курців чи некурців), меню, розсаджування гостей.

У випадку, якщо на діловій зустрічі в ресторані буде присутній перекладач, адміністратор повинен порадити страви спеціально для нього. Адже через постійне ведення розмови перекладачеві доводиться їсти нашвидкуруч. Тому такі страви мають бути «легкі» та «зручні», для яких використовується мінімум столових приборів.

Меню на діловим гостинах має мати національний колорит. Всі страви повинні бути смачними і красиво сервірованими. На прийомах прийнято використовувати посуд високої якості: кришталь, порцеляну, срібло. Живі квіти на столах і у вітальні надають приміщенням святковості і комфорту. Інколи квіти підбирають так, щоб вони відповідали кольору національного прапора країни високого гостя. На довгий стіл ставлять довгі букети, на круглий (американський спосіб розстановки столів) - букети, не вищі очей людей, що сидять. Для ділової зустрічі варто обирати такі букети, які б не заважали бачити обличчя усіх учасників гостини.

При визначенні дати прийому варто передбачити, що ділова гостина не організовується у святкові та неробочі дні, а також у дні національного трауру (а призначені раніше в цьому випадку відміняються). Чим чисельніший прийом, тим раніше доцільно запросити гостей, щонайменше за 10 днів.

На прийом гостей запрошують письмово. Якщо запрошення має дуже формальний характер, його друкують на спеціальних картках або листівках. Такий спосіб інформування дуже поширений в англійців. У письмовому запрошенні обов'язковою є інформація про:

назву організації, яка влаштовує прийом або є його спонсором;

вид події (ділова зустріч, офіційні збори тощо);

місце проведення, адресу;

дату і час проведення;

номер контактного телефону, ім'я або посада особи-організатора (відповідальної, контактної людини);

особливості одягу (фраки, краватки, вечірні сукні тощо) [10].

Якщо організовується ділова гостина високого рівня, то в запрошенні вказується форма одягу. Англійці інколи пишуть вираз “Undress” (без одягу), але це означає не запрошення на пляж, а те, що можна прийти в повсякденному одязі.

Обов'язковою абревіатурою в запрошенні на ділову гостину є позначення “R.S.V.P. ” (Respondez s'il vous plait = Please Reply) - будь ласка, дайте відповідь. Відмовитись від запрошення на прийом можна лише через поважну причину. Такими причинами можуть бути, наприклад, службові справи (відрядження, важлива ділова зустріч і т.д.), погане самопочуття. Зауважимо, що лише жінка може відмовитись від запрошення через легке нездужання, мужчина може відмовитись лише у випадку серйозної хвороби.

Співтрапезнику личить прилучитися не тільки до їжі, вина і ласощів, а й до розмов, жартів і веселощів, які приводять до взаємної дружньої згоди.

Плутарх

6.2 Організація і проведення прийомів з розсаджуванням

Витончені манери - це дрібні самопожертви

Після того, як визначено склад учасників прийому, розіслані запрошення, обрано приміщення, складається план розсаджування гостей. Основними варіантами цього процесу можуть бути наступні:

Присутні тільки чоловіки: господар прийому і почесний гість очолюють стіл;

Присутні чоловіки і жінки: господар прийому і його дружина очолюють стіл (місця жінок вказані);

Присутні тільки чоловіки: господар прийому очолює П-подібний стіл;

Присутні тільки чоловіки: господар прийому очолює Т-подібний стіл.

Для прийомів з розсадкою обираються столи різної форми. При цьому треба враховувати, що мінімальний простір для одного гостя за столом - 70 см. Комфортним для проведення неофіційного прийому вважається круглий стіл, який створює атмосферу неофіційності та невимушеності. За таким столом жодний із гостей не здається головуючим і жодний не опиниться з краю, що особливо важливо, коли на прийомі присутні жінки. Перевагою круглого столу є й те, що гостям за ним зручно спілкуватись між собою, але якщо їх не більше 12-ти (діаметр стола в цьому випадку має бути 2,70 м). Зауважимо, що число 12 вважається застільним числом. За стіл не прийнято садити тринадцять осіб. З чотирнадцятьма запрошеними особами є ризик, що, якщо один гість не прийде, господиня потрапить у складну ситуацію, оскільки гостей буде тринадцять. За овальним столом почесне місце може знаходитись у центрі або з боків. Квадратний стіл використовують, якщо число учасників прийому кратне чотирьом. В іншому випадку гості отримають неоднаковий простір за столом, що може сприйматись ними неоднозначно.

Для того, щоб гість міг швидко знайти своє місце за столом, а також знав, хто буде його сусідом, біля входу на невеликому столику виставляється план розсаджування. У відповідності до плану кожне місце за столом означене кувертною карткою - це невеликий білий прямокутник із твердого паперу з написаними від руки або надрукованими прізвищами учасників прийому. Картки кладуть на найвищі бокали для того, щоб гостям було легше знайти свої місця за столом.

Протокол вимагає дотримання службового або громадського становища гостей, оскільки порушення ієрархії гостей може сприйматися як свідома образа не лише гостя, але і сторони, яку вона представляє. Історія знає чимало прикладів, коли причиною інцидентів було порушення правил розміщення гостей за столом. Відомі випадки, коли керівники делегацій, бізнесмени, обурені тим, що їм підводилось менш почесне місце, ніж те, на яке вони розраховували, залишали прийом і сповіщали кореспондентів про неповагу, яка була виявлена по відношенню до країни, яку вони представляють.

Розсаджуючи гостей за столом, необхідно дотримуватись певних правил:

почесним є місце навпроти вхідних дверей, а якщо двері розміщуються збоку - на стороні столу, поверненої до вікон;

якщо прийом організовується у ресторані,тоді почесного гостя садять обличчям до зали й оркестру;

найменш почесними вважаються місця на торцях столу, за винятком тих випадків, коли господар один очолює стіл, тому садити на ці місця гостей, а особливо жінок, не прийнято. Якщо ж виникають труднощі з розсаджуванням та існує необхідність використати місця на торцях столу, то їх можуть зайняти господар і господиня прийому;

на діловій гостині, де присутні тільки чоловіки, першим є місце справа від господаря, другим - зліва від нього. Якщо господар хоче оточити особливою увагою гостя дуже високого чину, він може посадити його в якості голови столу навпроти себе. Наступним найбільш почесним місцем в цьому випадку буде місце справа від господаря;

якщо на прийомі присутня господиня дому, то, як правило, запрошуються жінки всіх присутніх. В цьому випадку першим вважається місце справа від господині, другим - справа від господаря;

якщо жінка присутня на гостині в якості дружини, то її розміщують у відповідності з статусом чоловіка;

якщо жінка має вищий статус, ніж у її чоловіка, то вона займає відповідно до свого статусу місце за столом, а її чоловік в такому випадку сідає серед мужчин у відповідності з рангом своєї дружини;

якщо сніданок або обід проводяться під час двосторонньої наради, можливе розсаджування однієї делегації навпроти іншої. При цьому голови делегацій сідають також навпроти;

не можна садити поряд за стіл двох іноземців з однієї країни;

жінка ніколи не повинна сидіти біля жінки, а чоловік - біля своєї дружини;

прийнято розсаджувати подружжя на одній стороні столу, а якщо на різних, то не навпроти;

не бажано приходити на прийом з розсаджуванням раніше вказаного часу, але якщо так сталося, необхідно почекати десь поблизу.

Запрошені у визначений час збираються в окремому приміщенні. Зазвичай, протягом перших 15-20-ти хвилин їх знайомлять, пропонують охолоджувальні напої (соки, коктейлі) та легенькі закуски. Цей час можна використати для розмови з учасниками гостини, з якими не буде можливості поговорити за столом. Потім гостей проводять до столу: жінок супроводжує господиня, а мужчин - господар. Гості можуть сідати за стіл тільки після того, як це зробить господиня і господар.

Запізнення на прийом вважається порушенням етикету і може сприйматися як образа. Чекають особу, яка запізнюється, не більше визначеного часу, потім гостей запрошують до столу. Якщо ж обставини примусили гостя трохи затриматись і він приїздить, коли прийом вже розпочався, йому необхідно підійти до господині та господаря, розказати без зайвих деталей про причину свого запізнення, привітати їх, вклонитися присутнім і зайняти відповідне йому місце. В такому випадку цій особі подають те ж блюдо, що в той час іншим.

Під час дипломатичної гостини не прийнято проводити попередньо не узгоджені вирішальні переговори щодо цілей та умов того чи іншого контракту. І цілком не тактовно вести такі переговори після вживання алкогольних напоїв.

На прийомах з розсаджуванням прийнято обмінюватися тостами, які промовляються після десерту, коли гостям налито шампанське. Можна обмінюватися тостами і на інших видах прийомів, однак в цих випадках вони промовляються не раніше 10-15-ти хвилин після початку прийому. Основою тосту може бути комплімент, доречний жарт, анекдот або згадка. Головне, щоб у ньому відчувалась теплота і симпатія.

Слово “тост» в українській мові запозичене. Свою історію воно почало в латинській мові, де рanis tostus означало буквально “хліб підсмажений”. Потрапивши до англійської мови, латинське tostus набуло вигляду toast і, крім “шматок хліба, підсмажений на вогні”, обросло іншими значеннями, зокрема стало означати “застільне побажання з пропозицією випити чарку” (у старі часи мешканці Британських островів перед тим, як випити вино, опускали в нього шматок підсмаженого хліба, щоб напій набрався хлібного аромату).

Перший протокольний тост виголошує господар. Як правило, тост включає такі елементи: вітання почесного гостя; загальні положення щодо причини зустрічі; загальноприйняту форму побажання главі держави (керівнику фірми) та почесним гостям; побажання процвітання їхній країні (фірмі) та щастя народу. Тост у відповідь має, в свою чергу, включати: подяку за виявлену гостинність; підкреслення зацікавленості в зустрічі та запевнення у взаємності дружніх почуттів; добрі побажання главі держави (керівнику фірми), почесним гостям, побажання процвітання народу та країні (фірмі).

Зауважимо, що для офіційних прийомів господар не лише завчасно готує текст свого тосту, але й завчасно відсилає його копію почесному гостю.

Під час важливих політичних зустрічей текст відповіді також надсилається заздалегідь. Текст тосту (промови) високого гостя перекладається мовою країни господаря, а тосту (промови) у відповідь - мовою країни гостя. Переклади промов розкладаються на столах.

Тривалість тосту не повинна перевищувати 5-7 хвилин.

Під час виголошення тосту, навіть якщо промовець або його тост не подобається, не доречно розмовляти, їсти, пити, стукати посудом.

Етикет не зобов'язує присутніх після виголошення тосту пити, але вмочити губи в чарку (не порожню) потрібно.

На офіційних прийомах не прийнято стукатися келихами. Якщо ж це відбувається, то чоловік повинен тримати свій келих нижче келиха жінки.

Дотримання правил доброго тону є обов'язковим. Господар прийому після закінчення трапези встає з-за столу і запрошує гостей в приміщення, де сервіровані столи для кави і чаю, також розносять коньяк і лікер.

Ініціатива закінчення прийому належить господарю або почесному гостю. Після того, як головний гість попрощається з господарями і присутніми на прийомі, поступово виходять й інші гості. При приході та залишенні прийому не обов'язково тиснути руку кожному з присутніх. Вітатися чи прощатися за руку потрібно тільки з господарями, а всім іншим можна лише вклонитися. Обов'язково необхідно подякувати господарям за смачну їжу і приємно проведений час, а також не забути протягом наступної доби вислати господарям гостини короткий лист з подякою та хорошими враженнями.

Уміння поводитися прикрашає й нічого не коштує

6.3 Організація ділового сніданку, обіду, вечері

Важливі справи вирішуються не лише при “протокольному” столі, але й при обідньому

В сучасному діловому світі виробилися три варіанти ділової гостини: сніданок, якщо є година вільного часу; обід, якщо є дві години; вечеря, якщо є вільний вечір. Саме на таких зустрічах в невимушеній атмосфері можна обговорити важливі справи.

В США та Канаді, наприклад, прийнято харчуватися в наступній послідовності:

сніданок (breakfast) - 6:00-9:00: традиційно дуже ситний, однак останнім часом ділові сніданки значно скромніші, оскільки люди звертають більшу увагу на здорове харчування, тому під час такого сніданку частіше споживають булочки, сир, джем, чай або каву, молоко або сік;

перший обід (lurch) -11:30-14:00: це легка їжа, наприклад, суп з канапкою або суп і салат, або друге без першого;

другий обід (dinner) - 17:30-20:00: це головне харчування дня, тому воно є ситним і калорійним;

вечеря (supper) - 18:00-21:00: якщо не було обіду, то вечеря замінює обід і є головним харчуванням дня.

Вибір часу і засобів для організації прийому залежить від обставин, однак в будь-якому випадку це питання необхідно вивчити завчасно, детально його підготовити. Для цього особа, яка організовує прийом, виконує послідовну підготовку:

обирає вид прийому;

складає список запрошених осіб;

підготовляє і завчасно розсилає запрошення;

підготовляє приміщення і складає, якщо це необхідно, план розсаджування;

вибирає або складає меню, продумує порядок обслуговування гостей;

для прийому з розсаджуванням підготовляє тости і промови;

складає схему або порядок проведення прийому, розподіляє обов'язки між організаторами прийому.

Найчастіше американські бізнесмени зустрічаються під час другого обіду. Дуже часто запрошення на такий обід включає повідомлення, що перед обідом буде півгодини або година на коктейлі. В такому випадку можна запізнитися на коктейль на 10-15 хвилин, але в жодному випадку не на початок обіду.

Ще одним видом ділового обіду є так званий павер ланч (power lunch), під час якого відбуваються важливі переговори, укладаються договори, керівники домовляються про принципи співпраці. Найпоширеніший час -- з 12.00 до 13.00. Зазвичай такий прийом триває годину-півтори, з яких 45-60 хвилин гості проводять за столом. Меню складається із однієї-двох холодних закусок, однієї гарячої рибної чи однієї гарячої м`ясної страви і десерту. Існують основні правила і вимоги до такого обіду: господар завжди прагне контролювати ситуацію, тобто вибирає приміщення, платить за гостину, починає розмову про справи; сам обирає страви; контролює за етичною поведінкою обслуги.

Після вибору виду прийому складають, якщо це необхідно, список запрошених. Особливу увагу під час цього необхідно звернути на те, щоб серед гостей не було осіб, які ворогують між собою, або дотримуються різко протилежних політичних поглядів.

В запрошенні на ділову гостину вказується від чийого імені воно дається і в зв'язку з чим проводиться, хто особисто запрошується, де і в який час відбудеться прийом. Етикет вимагає, щоб запрошення було виготовлене на папері найвищої якості, а ім'я, прізвище та посада запрошеного були вписані від руки або надруковані машинкою. Під час організації ділової гостини, на якій передбачено розсаджування гостей, заздалегідь треба з'ясувати, чи може гість прийняти запрошення. У цьому випадку у правому нижньому куті бланка запрошення проставляють літери psvp (“прохання відповісти”).

Не етично передавати своє запрошення іншій особі. Однак, якщо це необхідно, потрібно попередити про це організаторів прийому.

Запрошення, як правило, розсилають за 1-2 тижні до дня прийому. Якщо запрошують подружжя, то першим ставлять ім'я чоловіка. Якщо жінку запрошують як офіційну особу, то оформляються окремі персональні запрошення для жінки та її чоловіка.

Запрошення може розсилатися і не персонально, а лише з вказанням бажаної кількості гостей. У такому випадку розсилається поіменний список осіб, які будуть присутні на прийомі. Якщо з будь-яких причин відповідь не може бути дана, то від запрошення необхідно відмовитися.

Якщо згода на участь в гостині вже дана, його відвідання є обов'язковим. Причиною відмови можуть бути лише форс-мажорні або непередбачувані обставини.

Прийом вважається офіційним, якщо запрошені виключно посадові особи. В запрошенні на такий прийом вказується титул запрошеного без його імені та імені дружини (чоловіка). В тексті запрошення на дипломатичний прийом використовують форму “Маємо честь запросити...”.

Коли організовуєте діловий обід чи вечерю, передзвоніть своєму партнеру особисто, а не через секретаря, назвіть причину вашої зустрічі, час і місце. Обов'язково вкажіть як з вами можна сконтактуватися, якщо б виникла необхідність відкласти зустріч.

Важливо правильно і вдало вибрати місце для зустрічі. Найкраще вибрати той ресторан, де ви буваєте і де вас знають, однак, якщо це можливо, підійдіть туди самі для того, щоб взнати, чи відповідне обіднє меню. Отже, добре підібраний ресторан має бездоганну обслугу і страви, існує можливість спокійно поговорити, сусідні столи не стоять занадто близько один до одного, не занадто шумно.

Обов'язково необхідно уточнити шляхи під'їзду, паркування та виїзду автомашин, передбачити прикриття виходу з машини під час дощу.

Господар гостини приходить раніше всіх гостей і чекає на них. Якщо господар чи гість запізнюється на зустріч, він повинен обов'язково зателефонувати в ресторан, щоб попередити про своє запізнення.

Під час ділового обіду прийнято випити чарку. Якщо замовити більше, ніж одну чарку, - це говоритиме про несерйозне відношення до справ, адже алкогольні напої вживати можна лише після роботи.

Господар може рекомендувати гостям меню, однак він повинен попереджувати їх, якщо страва дуже пікантна або сильно перчена. В Україні зарубіжні колеги із задоволенням покуштують українські страви (борщ, вареники, голубці та ін.), їм буде дуже цікаво, якщо господар зможе щось розповісти про ці страви, як і з чого їх готують. Це належить до культури народу і більшість будуть вдячні, якщо хтось розкажете рецепт приготування нової для них їжі. Зауважимо, що це не обов'язкова тема розмови для жінок - для багатьох, наприклад, американських чоловіків кулінарія є великим хобі.

Не рекомендується замовляти багато їжі та їсти її так, щоб інші подумали, що партнер не їв вже декілька днів. Не можна припрошувати й інших до такого об'їдання. Зарубіжні ділові люди звертають особливу увагу на здорове харчування і вважають, що той, хто споживає здорову їжу, добре працює. Тому доцільно замовляти салати, рибу, сири. Соуси і десерти під час ділових обідів вийшли з моди.

Якщо вас запросили в елегантний ресторан, в якому ви ще ніколи не були, в жодному випадку не давайте зрозуміти, що це для вас щось надзвичайне. За організований обід висловіть господарю вдячність, але зробіть це помірковано, без зайвих емоцій.

Хоча атмосфера ділового обіду дуже приємна і спокуслива, це не повинно ввести в оману, що тут ділові справи другорядні або що їх можна уникнути. На початку гостини говориться про несуттєві, так звані світські теми: погоду, спорт, економіку, спільні зацікавлення і спільних знайомих. Не доцільно розпочинати розмови на релігійні та етичні теми, хіба що є стовідсоткова впевненість, що співрозмовники мають однакові або подібні погляди. Рекомендується оминати суперечливі теми, особисті та приватні проблеми.

Господар розпочинає ділову розмову після супу, під час основної страви. Необхідно пам'ятати, що гості є людьми зайнятими і мають інші справи, тому не доцільно затримувати їх надто довго.

За всі витрати в ресторані господар платить сам. Якщо гість прийшов швидше і випив чарку - це за рахунок господаря зустрічі. Не вартує сперечатися за рахунок: якщо гість наполягає платити сам, доцільно залишіть йому рахунок.

Якщо гість здав плащ в гардероб, потрібно попросити у нього після прийому квиток (жетон) і забрати всі плащі разом.

Обов'язки господаря ділового прийому закінчуються у дворі ресторану. Якщо ресторан знаходиться на околиці або вже пізно, господарю обов'язково необхідно викликати гостям таксі та заплатити водію за обслугу наперед.

Дещо інші принципи організації ділових сніданків з гостями з інших міст, з тими, від кого очікується прийняття рішень відразу.

Оскільки не завжди можна вчасно замовити місця на сніданок, прийдіть завчасно і замовте стіл. Офіціанту повідомте ім'я особи, яку ви чекаєте, а гостеві скажіть, що будете чекати його за столом. Бажано підвестися, коли гість підійде до столу. Подбайте, щоб ваш гість відразу мав каву або чай і міг замовити сніданок. Під час ділового сніданку відразу ж приступайте до справ. Розмова і страва повинні закінчитися одночасно. Платить за сніданок також господар, а гість дякує лише усно.

На ділових сніданках, обідах, вечерях, якщо хтось виходить чи приходить, іншим вставати не обов'язково.

Вишукані манери - найкращий захист від тих, у кого погані манери

6.4 Коктейль фуршет: суть, основна мета, правила проведення

У чужий дім зі своїм статутом не ходять

Коктейль фуршет - це прийом, розрахований на більшу кількість осіб, де ніхто не сидить за столом. Під час такого прийому гості можуть вільно переходити від однієї групи людей до іншої. Оптимальний час проведення такої гостини - 17.00-20.00, а її тривалість - дві години.

Мета такої гостини - звести якнайбільше осіб разом, однак не обов'язково всіх з ділової сфери. Це дуже добра нагода познайомитись з людьми, яких, можливо, не зустрінете при інших обставинах. Однак не бажано вступати з ними в інтенсивні розмови чи дискусії.

Зазвичай, на таких прийомах гостей один одному представляє господар або знайомий знайомому. Якщо присутніх дуже багато, то учасники гостини представляються самі.

На фуршетах розмовляють, переважно, про сучасні світові події, книги, театр, фільми, мистецтво, природу, погоду. Необхідно намагатися бути приємним і цікавим співрозмовником, однак, маючи свої погляди та думки, потрібно вміти відстояти їх з допомогою логічних аргументів.

В залежності від кількості запрошених, господар ставить один або декілька столів, на яких виставляються гарно оформлені канапки, кондитерські вироби, фрукти. З метою підкреслення особливої урочистості прийому, перед його закінченням можна подати морозиво, шампанське, каву.

Ритуал коктейль фуршету - це вільне переміщення кімнатою із склянкою в руці. Тут ніхто не п'є чарку одним духом, а смакує напій. Такої склянки коктейлю повинно вистарчати на годину, а якщо дати багато льоду, то напою достатньо буде і на довше. Якщо не смакує такий спосіб пиття, доцільно випити свою чарку, попросити газованої води з долькою лимона і ходити з цим. Адже мета даного прийому - розмова і знайомство, а не пиття і страви, хоча вони, зазвичай, бувають дуже смачними і пікантними. Вибирати для гостини потрібно такі страви, якими партнери не вимажуть ні себе, ні інших, особливо, якщо немає тарілок, а є лише серветки.

Як відійти від когось, з ким ви не бажаєте спілкуватися (він нудний, нецікавий, сварливий, вичерпані всі теми для розмови)? Якщо гурт більший - це не проблема - потрібно вибачитись і сказати, що хочете підійти до буфету. Якщо співрозмовників лише двоє, існує два способи вирішити це питання: швидко оглянути кімнату, щоб знайти когось знайомого, покликати його рукою і познайомити його з своїм колегою; висловити своє задоволення цікавою розмовою і пообіцяти, що при наступній нагоді її буде продовжено, вибачитись і сказати, що є людина, яка хотіла з вами поспілкуватися. У крайньому випадку необхідно вибачитися і сказати, що вам потрібно пошукати туалет.

В деяких домах не курять. Інші мають для цього призначене місце (балкон або кімнату). Якщо в кімнаті немає попільничок, то це означає, що господарі не бажають, щоб гості курили.

Перебуваючи на діловому прийомі в гостях, не етично без дозволу оглядати і брати щось у руки, адже якась маленька вазочка або іграшка можуть бути дорогоцінним мистецьким твором, пам`яткою і т.д. Не можна запитувати про ціну цих речей, навіть якщо це дуже цікавить.

Якщо просять сказати слово чи тост, робити це потрібно коротко, дотепно і в доброму настрої.

На фуршет можна прийти і піти з нього в будь-який час в межах встановленого регламенту, однак це не стосується осіб, на честь яких він організовувався. Такі особи, як правило, приходять до початку прийому і залишаються на ньому до закінчення. Той, хто присутній на такому прийомі від його початку і до закінчення, показує своє товариське ставлення до господаря гостини, а також до особи, на честь якої вона організована. Якщо хтось хоче підкреслити проблематичність відносин з господарем чи почесним гостем, він бере участь у такій гостині не більше 10-15-ти хвилин.

В запрошеннях на коктейль фуршети вказується до якої години триватиме гостина, тому додому потрібно йти трошки швидше визначеного часу. Йти з прийому можна не прощаючись.

Після прийому гостям необхідно написати короткого листа, в якому висловлюється подяка за вдало організований прийом. Такий лист пишеться від руки.

Зауважимо, що як і культура, так і прийоми відрізняються за географічною ознакою. Розглянемо, для прикладу, Америку та Канаду:

на сході (особливо Нью-Йорк, в певній мірі Торонто) фуршети відбуваються відразу після праці, тому одяг може бути діловий. На гостину можна запізнитись на півгодини. Теми для розмов, переважно, товариські;

у столицях (Вашингтон, Оттава) найважливіше - це кількість присутніх гостей з уряду. Всі завжди приходять і виходять у визначений час. На таких прийомах часто попередньо узгоджують закони, бюджети, тому розмови стосуються лише справ і в жодному випадку не особистих проблем;

між сходом і заходом (“у провінції”) прийоми найчастіше організовують вдома. Тут мало випивають, а страви є необов'язковими. Кожен тримається своєї групи знайомих, розмови торкаються побутових проблем: дітей та їх навчання, відпусток, спорту, знайомих;

на заході (особливо в Каліфорнії) стиль фуршету цілком вільний: чоловіки приходять без краваток і лише дехто в піджаках; жінки - в екстравагантному вбранні; екзотичний буфет; розмови про фільми, ролі, кінозірок і т.д.

Добре сплановане - наполовину зроблене

Нагг

6.5 Інші види прийомів

Гість мало буває, та багато помічає

Шведський стіл або буфетний обід організовується в той самий час, що й ділові сніданки або обіди, однак на такий прийом можна запросити більше гостей, ніж на звичайний обід. Оптимальний час проведення - 19.00-20.00. Особливість такого прийому в тому, що різноманітні блюда (закуски, гарячі страви, десерт) розставляються на одному столі. Учасники шведського столу підходять, беруть серветку і, поклавши на неї тарілку з ножем і виделкою, накладають їжу на свій смак. В праву руку можна взяти бокал вина, соку або будь-який інший напій. Наклавши на тарілку страви, гості, даючи можливість підійти іншим учасникам прийому, відходять від столу і розташовуються на стільцях, диванах, в кріслах. Господарі прийому повинні передбачити, щоб всі гості мали можливість розташуватися або в залі, або в іншій кімнаті, де розставлені невеликі (на 4-5 осіб) столики, прикрашені квітами. Напої розносять офіціанти.

Іншим видом гостини є прийом під назвою “Бокал шампанського” (Coupe de champagne) або “Бокал вина”, (Vin dHonneur) де, зазвичай, подають лише шампанське, вина, соки, мінеральну воду, а інколи пригощають горілкою та віскі. Закуска на такому прийомі не обов'язкова, однак дуже часто подають маленькі канапки, кондитерські вироби, горішки. Цей вид прийому зручний тим, що займає мало часу і не вимагає значних зусиль на його підготовку. Оптимальний час проведення - 12.00-13.00. Приводом для організації такого прийому може бути річниця національного свята, від'їзд посла, відкриття виставки, фестивалю і т.д. Під час такого прийому учасники не сідають. Форма одягу - повсякденний костюм або плаття. Організаційно- це найбільш проста форма прийому і не вимагає складної підготовки.

Під час кавового або чайного столу, в залежності від кількості запрошених, накривається один або декілька столиків, подаються кондитерські та булочні вироби, фрукти, десертні та сухі вина, соки і води, однак основними напоями є кава або чай. Оптимальний час проведення - 16.00-19.00., тривалість - одна-півтора години. Тривалість прийому - одна-півтора години. Такий вид гостини організовується, як правило, для жінок.

“Жур-фікс” - це вид прийому, який влаштовують дружини міністрів або послів у певні дні та години протягом усього осінньо-зимового сезону. Особи, які одержали запрошення на “жур-фікс”, можуть приходити на нього кожного разу без додаткових запрошень. За часом проведення та частуванням “жур-фікс” не відрізняється від “чайного столу”, однак, на цей прийом часто запрошують також чоловіків. Інколи такі прийоми проходять у формі музичних та літературних вечорів.

Всім гостям, які були присутні на будь-якій гостині, необхідно написати короткий лист подяки організатору прийому (господарю).

Добре організовані та вдало проведені прийоми завжди залишають в гостей, потенційних партнерів або клієнтів, хороші враження про господарів гостини та їх бізнес, сприяють рекламі та закріпленню доброго іміджу, свідчать про благополуччя фірми і є добрим засобом покращання ділових зв'язків.

Прикраса дому - друзі, які його відвідують

6.6 Ситуації за столом: у директора, вдома, на природі

Якщо відчиняєш двері, відчини їх ширше, дай зрозуміти людині, що входить, що у домі раді гостям

В залежності від того, хто планує проводити прийом, хто буде на нього запрошений, де він відбуватиметься, гостина, а отже і ситуації за столом класифікуються на: у директора, вдома, на природі. Вибір виду гостини залежить від багатьох обставин, зокрема, від мети зустрічі, рівня ділових стосунків між людьми, завдань, які ставить перед собою кожен з учасників такої зустрічі. Тому, отримавши запрошення на будь-який з цих прийомів, необхідно знати особливості та правила їх ділового етикету.

* * *

Якщо директор запрошує на гостину до свого дому, то він запрошує партнера з своєю дружиною, подругою (чоловіком, другом). Чоловіки одягають темні костюми, жінки - елегантні, але консервативні плаття.

Приходити на таку зустріч бажано не швидше як за 10 хвилин до вказаного часу. З собою, як правило, доцільно принести подарунок. Це можуть бути квіти і коробка якісного шоколаду або хороший алкогольний напій - горілка, коньяк, лікер.

Розмови про справи повинен розпочати директор (господар дому), хоча за столом потрібно намагатися розмовляти з усіма.

Всі приватні розмови з дружиною (чоловіком) запрошений гість повинен залишити на пізніше.

Хоч раз за вечір гість повинен сказати комплімент про вечір і дім, але не багатослівно.

Необхідно дотримуватись правильної поведінки за столом. Гість повинен почекати, коли страву подадуть усім і господар з господинею сядуть за стіл. Тільки у випадку, якщо господиня попросить: “будьте ласкаві, починайте їсти і не чекайте на мене”, можна почати їсти, не чекаючи на інших. Не етично просити додаткову порцію, але якщо господарі запропонують, то можна взяти. Все, що було подано, потрібно з'їсти. Винятком може бути випадок, якщо є алергія, яка загрожує здоров'ю.

Не можна зловживати спиртними напоями і сигаретами.

* * *

Можливо, якщо приїдуть зарубіжні ділові партнери, виникне бажання познайомити їх із своїми співробітниками у менш формальній атмосфері. Одна з можливостей - організувати прийом вдома. В основі домашніх прийомів має бути щира гостинність, традиційна ввічливість, тактовність і взаємна повага.

Запрошувати в гості можна усно, при особистому спілкуванні, телефоном або письмово, вказуючи дату і час прийому. Для цього список запрошених варто скласти заздалегідь з урахуванням домашнього простору, на якому можна приймати гостей, а також ступенем офіційності прийому, який організовується. Якщо буде багато людей, найдоцільніше зробити це у формі коктейль-фуршету. Не доцільно запрошувати в дім людину, яка вже вдвічі не прийняла запрошення.

Бажано, щоб дітей не було вдома, тому краще відправити їх до бабусі, родичів або сусідів.

Якщо не хочете, щоб гості заходили у якість кімнати, закрийте їх, однак залишіть одну кімнату відчиненою на випадок, якщо комусь стало б погано. Така кімната могла б служити і гардеробом.

Домашні тварини повинні бути прив'язані або зачинені в окремій кімнаті, щоб вони не відвертали увагу гостей і не стали предметом забави.

Бажано не пропонувати гостям роззуватися, щоб не порушувати створену ними спеціально для урочистості композицію одягу, а пропонувати своє домашнє взуття - негігієнічно.

Обов'язком господаря є подбати, щоб гості зустрічалися і говорили між собою. Має бути достатньо двомовних гостей, які могли б допомагати в розмові. Господар представляє гостей один одному, стежить, щоб ніхто не залишився самотнім.

Ваші гості - ваша відповідальність. Якщо хтось забагато випив, не відпускайте його в такому стані додому. Подбайте, щоб у нього була відповідна опіка.

Гості можуть залишитися голодними, якщо нав'язувати їм не властиві для їхнього смаку страви і приправи. Тому обов'язково потрібно враховувати національні особливості, дієтичні та релігійні вимоги гостей, особливо зарубіжних:

якщо за обіднім столом більшість європейців вживають мінеральну воду, то для корейців вона неприйнятна;

угорці не споживають киселі;

румуни не вживають соуси і чорний хліб;

євреї не їдять свинини, крабів, устриць;

англійці не споживають сосиски і варені ковбаси;

мормони не п'ють спиртного та напоїв з кофеїном (кави, чорного чаю, пепсі, кока-коли і т.д.);

деякі римокатолики не їдять м'яса в п'ятницю;

мусульмани не вживають спиртного і не їдять свинини та морських молюсків.

В гостях не рекомендується:

розпитувати господарів про те, скільки коштував ремонт квартири, де купували вазу, скільки коштує ексклюзивний посуд і т.д.;

пропонувати господарям гроші взамін на розбитий посуд (в такому випадку краще купити такий же, або ще кращий);

вихвалятися своїми високопоставленими і відомими родичами або товаришами;

пропонувати господарям включити телевізор і невідривно дивитись на екран, не беручи участь в загальній бесіді;

відмовлятися від пригощання, просити ті блюда, які відсутні на столі;

йти відразу після гостини.

Сигналом до закінчення трапези є той момент, коли господиня кладе свою салфетку на стіл і встає. Гості також повинні покласти салфетки і піднятись. Мужчина зобов'язаний допомогти своїй сусідці, відсунувши її стілець, а йдучи, - присунути свій стілець та стілець сусідки до столу.

Запрошуючи до себе гостей, необхідно пам'ятати, що істинна гостинність полягає в тому, щоб, виявляючи гостю увагу, привітність, хлібосольність, у той же час намагатися не обмежувати його свободу і дати йому повну можливість відчути себе бажаним. Вміння прийняти гостей допоможе їм надовго зберегти спогади про гарно проведений вечір і буде відмінною рекомендацією в колі знайомих, сформує або підвищить імідж господарям.

* * *

Іншим варіантом гостини є гостина на природі, який відбувається у дворі господаря або в парку. Най частіше це форма так званого “барбек'ю” і відповідає українському запрошенню “на шашлики”, тільки замість шомпорів використовується залізна сітка над вогнем.

Меню на барбек'ю: різноманітне смажене м'ясо, риба та овочі, до цього подають хліб, соуси, салати. Доки готується м`ясо, гостям пропонують пиво, вино, кока-колу, мінеральну воду і т.д., а також солене печення, горішки, сірі овочі з сметанковим та гірчичним соусом. До м`яса додаються відварені або запечені овочі. Ідеальний варіант десерту - свіжі фрукти. Тут атмосфера вільна, дозволяється їсти руками, використовують одноразовий паперовий або пластиковий посуд.

Як і меню, одяг також вільний: джинси, майки, футболки. Не бажано користуватися різкими парфумами, пахучими кремами.

Іншим видом гостини на природі є “пікнік”, який організовують за містом в денний час. Блюда готуються завчасно і упаковуються для перевезення в кошики, переносні холодильники. Меню тут також різноманітне: закуски (паштети, салати), в термосах - суп, запечене м`ясо, жарені курчата. На десерт - фрукти, тістечка.

Атмосфера на таких прийомах набагато вільніша, ніж на діловому коктейль фуршеті: можна співати, грати на гітарі, сидіти біля багаття.

Одяг на такій гостині може бути дещо наряднішим, ніж для барбек`ю.

На таких прийомах гостям доцільно розмовляти з якнайбільшою кількістю людей, однак не бажано розпочинати серйозні дискусії.

Люди більше вірять очам, а не вухам

6.7 Непередбачені ситуації

Удома - як хочеш, у гостях - як велить закон

Якщо хтось з гостей під час ділової гостини раптом захворіє, її відразу закінчують. Господар оплачує рахунок і дає офіціанту “на чай”, якщо він в чомусь допомагав. Наступного дня необхідно передзвонити гостеві і з'ясувати чи все з ним гаразд.

Якщо ви за столом почнете кашляти або почнеться кровотеча з носа, потрібно вибачитись і вийти в туалет. Повернутись доцільно лише тоді, коли все внормується.

Якщо гість вийшов в туалет через вище згадані причини і довго не повертається, необхідно з'ясувати, як він себе почуває. Якщо це жінка, а ви чоловік або навпаки, попросіть власника ресторану, щоб послав відповідну особу розвідати ситуацію.

Якщо куріння, голосна музика, непристойна поведінка, сміх чи пиятика інших гостей у ресторані перешкоджають партнерам під час ділового прийому, доцільно попросити офіціанта або директора зробити зауваження цим гостям або пересадити партнерів. Якщо в цій справі нічого не залагоджено, необхідно вийти, висловивши своє невдоволення директору. Обов'язково потрібно попросити вибачення у своїх гостей і подякувати їм за терпеливість і розуміння.

Якщо незнайомі підслуховують розмову, доцільно обірвати її на півслові і пильно дивитись на них до тих пір, поки вони не відвернуться.

Якщо знайомий або колега за сусіднім столом підслуховує розмову, рекомендується перевести розмову на іншу тему, говорити тихіше або пересісти на інше місце.

Залишаючи якусь зустріч чи гостину, не потрібно намагатися, щоб кожний з присутніх помітив, що ви прощаєтесь. А виходити з багатолюдної вечірки потрібно непомітно, не привертаючи уваги інших гостей. В такому випадку прощатися потрібно лише з господарями.

Той, хто з певної поважної причини змушений відмінити гостину, призначає новий час побачення, однак ініціатор першої зустрічі залишається господарем і платить за прийом.

В чужому домі будь привітний, а не примітний

6.8 Основні правила доброї поведінки за столом

Менше відкусиш - більше з'їси

В діловому етикеті існують основні правила, яких необхідно обов'язково дотримуватися за столом під час будь-якої гостини:

не запізнюватись на ділову гостину;

не сідати за стіл, поки не сядуть жінки або поки господар чи господиня не запросять зайняти місця;

не знайомитись після того, як сіли за стіл;

не сидіти занадто близько до столу чи занадто далеко від нього;

не застромлювати серветку за комір, не розкладати її на грудях, а покласти її на коліна;

якщо посуд брудний, нічим його не витирати, а попросити офіціанта замінити його;

не можна їсти суп з кінця ложки;

не можна просити другу порцію супу;

не нахилятися над тарілкою - триматись прямо;

не розставляти лікті на столі, вони повинні бути притиснуті до боків;

не витягувати руки за чимось, що стоїть на столі дальше, а попросити, щоб подали цю страву;

накладаючи їжу, потрібно підносити тарілку до загального блюда, а не навпаки;

не запивати, коли в роті є страва. Виняток - якщо страва дуже гаряча і холодний напій - це форма першої допомоги;

не випльовувати нічого в руку і не класти потім це на тарілку, а спробувати непомітно вибрати великим і вказівним пальцем їжу з рота та покласти її на окрему тарілку;

не подрібнювати всю страву посередині тарілки, а робити це порціями;

в жодному випадку не їсти з ножа, оскільки це найбільш грубе порушення правил поведінки за столом;

не накладати на виделку за допомогою ножа, брати на виделку стільки, скільки на неї може вільно поміститися;

хліб брати із загальної тарілки лише рукою, класти на свою тарілку, а їсти його, відламуючи кусочками;

маслом намазувати не цілий шматок хліба, а відламаний;

не жувати з відкритим ротом;

не бавитись посудом - це справляє враження нервозності;

не набирати в рот страви, якщо попередня ще не проковтнута;

під час їжі не проявляти жодних вигуків;

не намагатися зачерпнути останню ложку супу, з`їсти останній шматок м`яса;

під час пиття, не залишати ложечку в чашці, не вигравати нею мелодій по посуду під час розмішування кави або чаю;

не замочувати тістечко чи пряник у каву або чай;

не класти в чай варення;

кусочок лимона класти в чай, ложечкою витискати сік, а те, що залишилося, виймати і класти на край тарілочки;

не говорити з повним ротом;

не повертатися спиною до іншого, якщо є бажання порозмовляти з сусідом;

після споживання їжі обов'язково повитирати руки і рот серветкою, в жодному випадку не витирати серветкою обличчя;

встаючи з-за столу, серветку залишити справа від тарілки, а якщо тарілки немає, то на її місці;

не накладати макіяжу за столом;

не відхилятися на спинку стільця і не гойдатися на ньому;

під час виголошування промов, тостів, побажань не розмовляти, не наливати і не розпивати напої, не їсти;

господар чи господиня ніколи не закінчують свою страву першими, вони чекають поки закінчать їсти гості. Це особливо важливо, коли подана остання страва;

не робити жодних зауважень щодо страв, які подаються;

не розповідати за столом про хвороби, неприємності, трагедії і т.д.;

не читати листів або документів за гостинним столом.

Мужчина не може пропонувати дамі для супроводу її до столу ліву руку. Чоловік завжди повинен пропонувати лише праву руку.

Жінка, яка сидить поряд з чоловіком, і особливо з правого боку, має право на увагу незалежно від того, чи знайомі вони між собою.

Правила поведінки за гостинним столом існують зовсім не для того, щоб додати нам проблем, - а навпаки, якщо вивчити всі тонкощі ділової гостини і чітко дотримуватись їх, то споживання їжі буде максимально зручним та приємним.

Прибори під час їжі потрібно тримати в руках. Однак, якщо на певний час необхідно перервати трапезу, виделку та ніж кладуть на тарілку, схрестивши їх таким чином, щоб ручка виделки була направлена вліво, а ножа - вправо, вістрям до центру тарілки (рис.6.1).

Під час нетривалої розмови кінчики приборів потрібно тримати на тарілці, або покласти виделку та ніж, притуливши їх до країв тарілки справа і зліва так, щоб ручки знаходились під кутом до краю столу (рис.6.2).

Закінчивши трапезу, ніж і виделку (зубчиками вверх) кладуть на тарілку паралельно один до одного, злегка розвернувши їх ручками вправо (рис.6.3).

Зовнішній вигляд і манери поведінки, вміння правильно поводитись за столом під час ділових прийомів - це важливі елементи ділового етикету.

Гарне виховання не в тому, що не проллєш соусу на скатертину, а в тому, що ти не помітиш, якщо це зробить хто-небудь інший.

А.П.Чехов

Розділ 7. ПРОТОКОЛ ДАРУВАННЯ

7.1 Мистецтво дарування

Дай нам, Боже, кожного дня робити подарунки і не дай нам, Боже, чекати їх від інших

У діловій протокольній практиці суттєве значення мають подарунки (сувеніри), які символізують поглиблення і зміцнення дружби, є вираженням вдячності, доброї волі, свідчать про бажання ближчих стосунків. Дарунок в світі бізнесу вважається формою доброї реклами особи або фірми.

Даруючи щось, доцільно пам'ятати, що значення подарунка залежить далеко не від його ціни, а від вмілого вибору. Часто дорогі, нічим не обґрунтовані подарунки можуть викликати підозру і замість користі спричинити зворотну реакцію.

Зарубіжне податкове право обмежує вартість дарунку, який фірма може відрахувати від податку. Наприклад, Американський сенат прийняв закон, згідно якого дарунок вартістю більшою, ніж 20 дол. США вважається хабаром і підлягає здачі в державний фонд. Отже, якщо це подарунок від фірми, наприклад, для всіх членів делегації, - це переважно такі предмети, як пера, календарі з годинником на робочий стіл, на яких вибите кліше з назвою фірми-партнера. Такі сувеніри вважаються своєрідною рекламою-пам'яткою, однак в жодному випадку ні до чого нікого не зобов'язують.

Дорогоцінні подарунки даруються фірмою фірмі лише в особливих випадках, наприклад, на ювілеї. В такій ситуації подарунком може бути оргтехніка, антикваріат і навіть автомобіль. Подарунки фірмі вручаються на загальних зборах її працівників у святковій атмосфері.

В загальному, всі ділові подарунки класифікуються на:

практичні (будильник для подорожуючих);

особисті (парфуми);

місцеві (місцеві вироби);

культурні (книжка з історії);

для споживання (шоколад, шампанське, вино);

самостійні цінності (монети, марки).

В сфері ділового етикету представникові ділових кругів може бути піднесений рекламний подарунок - це виріб, продажем якого займається, яка дарує. Такий подарунок вручається людині, яка може сприяти проштовхуванню даного товару: голові фірми, начальнику відділу збуту і реалізації, звичайному співробітнику, родичам високопоставлених осіб, експертам і т.п. У такому випадку існує сприятлива можливість краще вивчити позитивні сторони даного виробу.

Опитування серед 200 американських фірм, які співпрацюють з іноземними клієнтами, показало, що найчастішими подарунками бувають: надзвичайні (для даної особи) - 53%, для дому та офісу - 51%, пера - 50%, сумка, гаманець - 36%, алкоголь - 31%, книги, журнали - 29%, біжутерія - 21%, спортивний одяг та ігри - 17%, посуд - 16%, харчі - 10%, парфуми - 5%. Уніфікованим подарунком можуть бути художні альбоми (відомих картин, фотоальбоми), хоча достойні з них не є дешевими; книги, але з обов'язковим врахуванням того, чи володіє отримувач мовою, якою написана книжка. Добре сприймається як подарунок, особливо з нагоди Нового року, пляшка хорошого вина або якогось іншого національного напою.

Серед сучасних подарунків бізнес-класу популярною стала цифрова фоторамка, яку можна використовувати для перегляду світлин, для реклами і в якості презентаційного обладнання. Така фоторамка містить режим слайд-шоу, датчиком руху і таймером для автоматичного включення-виключення, характеризується можливістю перегляду відеофайлів. В деяких фоторамках вмонтований годинник, будильник та автоматичний календар.

Солідним бізнес-подарунком на сьогодні можна вважати міні-метеостанцію, яка має кольоровий дисплей, визначає температуру і вологість всередині приміщення та ззовні, складає прогноз погоди та додаткового обладнана годинником, будильником та календарем. Всі пропоновані на ринку ділових подарунків міні-метеостанції відрізняються між собою лише однією функцією: наявністю барометра, або індикатора комфорту, або індикатора зміни погодних умов, або місячним календарем. Такий подарунок буде завжди доречним і корисним. Він застереже свого господаря від неочікуваних опадів, попередить про похолодання, збереже здоров'я і хороший настрій.

Під час вибору подарунків треба тонко враховувати можливі бажання чи захоплення того, для кого він призначається (філателіст буде в захопленні від цікавої серії поштових марок, колекціонер виробів народного мистецтва - від якогось недорогого подарунку саме такого плану, рибалка чи мисливець - від якоїсь дрібниці із цієї сфери захоплень тощо). Однак, жінці, навіть яка палить, ніколи не дарують приладів для паління, тютюнових виробів, а також міцних напоїв. Як виняток, шампанське, колекційне десертне або сухе вино можна дарувати жінці, але не молодій. Якщо ви подаруєте велику коробку шоколад жінці, яка схильна до повноти і яка намагається схуднути, то це навряд чи принесе їй задоволення. Непристойно дарувати також предмети туалету (шкарпетки, сорочки, парфуми тощо). Всі речі, які стосуються особистої гігієни, виключаються з списку ділових подарунків, їх можна дарувати лише близьким людям, тому мужчина-партнер не повинен дарувати жінці інтимні предмети (білизну, колготи), навіть якщо вони від престижних фірм. Винятком із цього переліку є краватка, яка у певних випадках вважається допустимим сувеніром.

В бізнесі завжди є місце для творчості, однак ідея сувенірної шоколадної продукції не є новою. Наприклад, в Бельгії, країні, яка славиться своїм “солодким золотом” на весь світ, іноземним гостям після вечері підносять маленькі коробочки з місцевим фігурним шоколадом в якості подарунку від бельгійської королеви. А якщо пощастить, і у вашій коробочці буде маленька шоколадка корона, то можете вважати, що успіх у справах буде супроводжувати вас завжди та усюди. Готелі багатьох європейських країн вже дуже давно підтримують традицію пригощати своїх гостей не льодяниками, а малоформатним шоколадом. У свято від господаря готелю можна отримати пляшку шампанського і коробку цукерок.

Сьогодні найбільш презентабельним залишається чорний шоколад, смак якого прийнято вважати справжнім. Він визначається не начинкою або наповнювачем, а кількістю, якістю і походженням какао-продукції. Так, наприклад, в елітному шоколаді має бути не менше 70% какао (бажано найбільш вишуканого - венесуельського) і лише натуральне какао-масло (а не рослинні замінники).