Организация мероприятий на примере гостиницы "Ренессанс-Москва"

Далее проанализировав кадровый состав отдела по организации и проведению мероприятий можно сделать вывод, что предприятие стремится вливать в деятельность новые силы и умы, а также закреплять кадры с высокой степенью профессиональной подготовки (опыт, навыки, знания) с целью дальнейшего обучения и контроля над деятельностью молодых специалистов отдела.

Таким образом, следует отметить, что персонал event отдела обладает достаточным объемом знаний, опыта, навыков, физической и моральной устойчивостью, соответствующих требованиям гостиничного предприятия категории 5* (звезд), а проанализировав работу отдела по организации и проведению мероприятий гостиницы "Ренессанс" было выявлено, что несмотря на тщательный подход к организации деятельности event отдела, в работе отдела по организации и проведению мероприятий проявляются следующие проблемы, они же были подкреплены опросом гостей и сотрудников.

· Недостаточно быстрая и точная работа event менеджеров в обеспечении отделов необходимой информацией по мероприятию

Основными источниками возникновения таких ситуаций являются следующие причины: плохо налаженная внутри гостиничная связь между отделами.

· Непродуманная детализация систем управления жизнеобеспечением в банкетных комнатах гостиницы залы, не переустанавливают систему климат-контроля.

· Отсутствие новых предложений, обеспечивающих конкурентное преимущество гостиницы (например скидки для корпоративных клиентов).

· Отсутствие единой формы одежды, которая выгодно могла бы выделить сотрудников отдела по организации и проведению мероприятий и отличить их от сотрудников остальных служб гостиницы.

Исходя из выявленных недостатков необходимо предложить комплекс мероприятий для улучшения работы отдела по организации и проведения мероприятий.

Список использованных источников литературы

1. Закон Российской Федерации "О защите прав потребителей" от 7 февраля 1992г. № 2300-I. - М.: Юридическая литература, 2003.

2. Приказ Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации "Об утверждении Положения о государственной системе классификации гостиниц и других средств размещения" от 21 июня 2003г

3. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник - 2-е изд., перераб. и доп.

4. Волков Ю.Ф. Введение в гостиничный и туристический бизнес: Учебное пособие. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2004.

5. Зигель Л. и др. Ресторанный сервис. Основы международной практики обслуживания для профессионалов и начинающих / Пер. с нем. Ю.О. Бема. - М.: Центрполиграф, 2002.

6. Инграм Х., Медлик С. Гостиничный бизнес: учеб. для студентов высших учебных заведений / Пер. с анг. А.В. Павлов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.

7. Клубный этаж. Журнал "Renaissance seasons", 2006/Summer, с.30.

8. Ляпина И.Ю. Организация и технология гостиничного обслуживания: Учебник для проф. образования - 3-е изд., стер. - М.: Академия, 2005.

9. Отдыхайте - получите подарок. Журнал "Renaissance seasons", 2006

10. Погодин Кейтеринг Практическое руководство для владельцев и управляющих. - Ростов-на-Дону: Ресторанные ведомости ИД, 2009.

11. Сорокина А.В. Организация обслуживания в гостиницах и туристских комплексах: Учебное пособие. - М.: Альфа-М; Инфра-М, 2006.

12. Уокер Д. Р. Введение в гостеприимство: Профессиональный учебник / Пер. с англ. - 2-е изд. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. http://dissertation2.narod.ru

13. Управление гостиницами и ресторанами: Учебное пособие / Под ред. Н.И. Кабушкина, - М.: БГЭУ, 2009.

14. Федцов В.Г. - Культура Ресторанного сервиса. - М.: Дашков и К, 2008.

15. Яковлев Г.А. Экономика гостиничного хозяйства: Учебное пособие

Приложение

Договор № ______

организации и проведения мероприятий

в гостинице "Ренессанс Москва"

г. Москва "___" ___________2009 г.

ООО "Интур-Ренессанс" (гостиница "Ренессанс Москва"), именуемое в дальнейшем "ГОСТИНИЦА", в лице менеджера Центра бронирования мероприятий ____, действующего на основании доверенности от "___" __ № ___, с одной стороны,

и ____, именуемое в дальнейшем "ЗАКАЗЧИК", в лице ____, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. ГОСТИНИЦА обязуется по заданию ЗАКАЗЧИКА оказать услуги в объеме и на условиях, предусмотренных настоящим договором, в соответствии с Планом мероприятия (Приложение № 1), являющимся неотъемлемой частью настоящего Договора, а ЗАКАЗЧИК обязуется оплатить такие услуги.

2. Объем работ, место и время проведения мероприятия

ГОСТИНИЦА находится по адресу: 129110, Москва, Олимпийский проспект, д.18/1.

Стоимость оказываемых ГОСТИНИЦЕЙ услуг определяется СТОРОНАМИ в Плане мероприятий на основании прейскуранта, действующего в ГОСТИНИЦЕ на момент согласования Плана мероприятий.

2.3. Стоимость услуг, согласованных СТОРОНАМИ в Плане мероприятий и оплаченных ЗАКАЗЧИКОМ, изменению не подлежит за исключением составления дополнительного соглашения к настоящему Договору, являющемуся неотъемлемой его частью. Стоимость услуг по настоящему Договору составляет не менее _(_) рублей, включая 18% НДС и сервис.

2.4. Подтверждённый ГОСТИНИЦЕЙ и оплаченный ЗАКАЗЧИКОМ План мероприятий является зарезервированным (забронированным) и обязательным для исполнения сторонами.

2.5. Если по какой-либо причине ГОСТИНИЦА не имеет возможности предоставить согласованные в Плане мероприятий услуги, она предлагает альтернативу. Детальная информация по изменениям дается вместе с подтверждением цены. ЗАКАЗЧИК должен подтвердить ГОСТИНИЦЕ (факсом, телексом, телеграммой, по электронной почте) принятие альтернативных услуг, в противном случае они считаются не принятыми.

2.6. По согласованию СТОРОН условия Плана мероприятий могут быть изменены. В случае отсутствия согласования ГОСТИНИЦЫ и отказа ЗАКАЗЧИКА использовать услуги, на оплату которых выставлен счет, отношения сторон будут регулироваться п.п. 5.7 настоящего Договора.

2.7. ЗАКАЗЧИК производит оплату ГОСТИНИЦЕ полной стоимости услуг в соответствии с условиями и сроками, установленными в пункте 3 настоящего договора.

2.8. ГОСТИНИЦА гарантирует предоставление оплаченных услуг, в случае возникновения невозможности их предоставления, ГОСТИНИЦА обязуется предоставить равноценные или более высокого класса услуги, а ЗАКАЗЧИК обязан их принять. В случае невозможности такого предоставления - незамедлительно возвратить ЗАКАЗЧИКУ стоимость оплаченных услуг.

2.9. Возможность продления использования помещения после обусловленного времени окончания, должна быть заранее согласована с администрацией ГОСТИНИЦЫ. При невозможности продления, ЗАКАЗЧИК обязуется обеспечить освобождение помещения в согласованное изначально сторонами время.

2.10. ГОСТИНИЦА вправе обеспечивать присутствие своего представителя при проведении мероприятий в ее помещениях.

2.11. Подписанием настоящего договора ЗАКАЗЧИК подтверждает получение от ГОСТИНИЦЫ действующей достоверной информации о требованиях, условиях, ограничениях, предъявляемых с ее стороны, а также со стороны других организаций и учреждений, участвующих в оказании услуг и о порядке и правилах предоставления ГОСТИНИЦЕЙ заказанных и согласованных в Плане мероприятий услуг.

2.12. ЗАКАЗЧИК обязуется соблюдать указанные в п.п. 2.11 условия, а также довести их содержание до приглашенных им лиц, в противном случае ЗАКАЗЧИК несет полную ответственность за документально подтвержденный вред, причиненный вследствие не доведения до выше указанных лиц такой информации.

3. Порядок и условия расчетов

3.1. ГОСТИНИЦА выставляет ЗАКАЗЧИКУ счет на оплату по цене, согласованной СТОРОНАМИ в Плане мероприятий. ЗАКАЗЧИК считается исполнившим обязанность по оплате с момента поступления денежных средств на расчетный счет ГОСТИНИЦЫ.

3.2. ЗАКАЗЧИК осуществляет предоплату оказываемых ему в будущем услуг путем перечисления денежных средств на расчетный счет ГОСТИНИЦЫ в следующем порядке:

3.2.1. Сумму в размере __ (__) рублей в течение 5 (пяти) банковских дней с даты подписания Сторонами настоящего Договора и подтверждает платеж копией платежного поручения, отправленной по факсу. В случае нарушения условий оплаты Гостиница оставляет за собой право отказаться от исполнения обязательств по настоящему договору.

3.2.2. Оставшуюся часть денежных средств в размере разницы между суммой, указанной в подписанном Сторонами Плане мероприятий, и суммой, указанной в п.3.2.1. настоящего Договора, ЗАКАЗЧИК перечисляет не позднее 15 дней до даты начала Мероприятия. В случае нарушения условий оплаты настоящего пункта ГОСТИНИЦА оставляет за собой право не оказывать ЗАКАЗЧИКУ услуги, предусмотренные предметом настоящего Договора.

3.3. ГОСТИНИЦА в течение пяти дней после проведения Мероприятия представляет на рассмотрение ЗАКАЗЧИКУ акт выполненных услуг и счет-фактуру, а последний обязуется его рассмотреть в трехдневный срок и при отсутствии претензий подписать и возвратить ГОСТИНИЦЕ.

3.4. В случае не подписания ЗАКАЗЧИКОМ акта в установленный п.п. 3.3 срок без предоставления ГОСТИНИЦЕ письменной претензии в тот же срок, услуги считаются принятыми ЗАКАЗЧИКОМ без возражений.

3.5. В случае если в момент прибытия возникает потребность в дополнительных, не оплаченных по настоящему договору услугах, то они оплачиваются на месте по текущим ценам прайс-листа.

3.6. В случае оплаты услуг иностранным юридическим лицом или российским физическим лицом-нерезидентом, платеж может осуществляться в иностранной валюте в соответствии с валютным законодательством РФ на основании счета, выставленного ГОСТИНИЦЕЙ. При этом при пересчете стоимости услуг в иностранную валюту по курсу Центрального Банка РФ на день выставления счета устанавливается надбавка в размере 10%.

3.7. В случае, если бронирование мероприятия осуществляется более, чем за три месяца до начала Мероприятия, а обменный курс рубля по отношению к иностранной валюте снизится более чем на 10% (десять) по сравнению с официальным обменным курсом Центрального банка РФ, существовавшем на день заключения настоящего Договора, ГОСТИНИЦА оставляет за собой право изменить в одностороннем порядке тарифы в соответствии с инфляцией с одновременным уведомлением об этом в письменной форме ЗАКАЗЧИКА. Измененные в таком случае цены вступают в силу с момента отправления вышеуказанного уведомления.

4. Особые условия

4.1. Стороны признают юридическую силу полученных, а равно отправленных посредством факсимильной связи документов.

4.2. При проведении мероприятий ЗАКАЗЧИК вправе использовать только письменно согласованные с ГОСТИНИЦЕЙ декорации.

4.3. ЗАКАЗЧИК вправе использовать только согласованный с ГОСТИНИЦЕЙ максимально допустимый уровень громкости воспроизведения оборудования, используемого на мероприятии.

4.4. ЗАКАЗЧИК вправе использовать услуги (оборудование и иное имущество) сторонних организаций только при условии их письменного согласования с ГОСТИНИЦЕЙ.

4.5. ГОСТИНИЦА оставляет за собой право осуществлять контроль за вносимым и выносимым на/с ее территории имуществом, согласно установленному пропускному режиму на территории ГОСТИНИЦЫ.

4.6. за 15 дней до начала мероприятия 10% от первоначально подтвержденного количества гостей может быть отменено без применения штрафных санкций, при условии, что соблюдается минимально допустимое количество участников, установленное ГОСТИНИЦЕЙ в Плане мероприятий. При уменьшении количества участников более чем на 10% будет взиматься 100% оплата за все отмененное количество гостей.

4.7. От 15 до 3 дней до начала мероприятия в случае уменьшения количества участников на 10% от ранее уменьшенного количества с соблюдением условия по гарантированному минимуму участников для каждого зала может быть отменено без применения штрафных санкций. Гарантированный минимум участников указывается в Плане мероприятия.

4.8. В случае увеличения количества участников за 3 дня до начала мероприятия, становится гарантированным минимумом и финальный счет будет выставлен на основе этого количества. При этом ЗАКАЗЧИК обязуется оплатить данные расходы согласно выставленному дополнительному счету до начала мероприятия. Если количество участников в день мероприятия превысило данный гарантированный минимум более, чем на 5%, то ГОСТИНИЦА предпримет все разумно возможное для обслуживания всех гостей и включит такое обслуживание в дополнительный счет.

5. Ответственность сторон

5.1. ГОСТИНИЦА не несет ответственности за утерю или повреждение любого принесенного имущества.

5.2. Вред, причиненный личности или имуществу гражданина, а также вред, причиненный имуществу юридического лица, подлежит возмещению в полном объеме лицом, причинившим вред.

5.3. Основанием для возмещения стоимости является письменное согласие ГОСТИНИЦЫ с надлежащим образом оформленной претензией ЗАКАЗЧИКА.

5.4. ЗАКАЗЧИК вправе предъявить претензию ГОСТИНИЦЕ в течение пяти календарных дней с даты окончания оказания соответствующих услуг.

5.5. К претензии должны быть приложены документы, удостоверенные подписью ГОСТИНИЦЫ, подтверждающие не предоставление услуг или предоставление неполного количества услуг. В противном случае спор разрешается в соответствии с действующим законодательством РФ.

5.6. В случае не использования оплаченных услуг или отказа от оплаченных услуг их стоимость относится как штраф ЗАКАЗЧИКУ на ниже указанных условиях:

5.7. По согласованию с ГОСТИНИЦЕЙ в случае, предусмотренном п.п. 5.6 настоящего Договора, оставшаяся сумма денежных средств от суммы штрафа засчитывается в счет предстоящих платежей, а в противном случае - подлежит возврату.

5.8. ЗАКАЗЧИК несет ответственность за ущерб, документально подтвержденный уполномоченными представителями со стороны ГОСТИНИЦЫ, причиненный гостями ЗАКАЗЧИКА, присутствующими на Мероприятии.

6. Обстоятельства, освобождающие от ответственности и форс-мажор

6.1. Стороны освобождаются от ответственности за нарушение обязательств, вследствие непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств.

6.2. Стороны освобождаются от ответственности за нарушение обязательств, вследствие следующих обстоятельств: аварии, стихийные бедствия, природные явления, эпидемии, военные действия, действия (в том числе акты) государственных, а равно муниципальных органов.

6.3. Сторона, для которой создалась невозможность исполнения обязательств по настоящему Договору, должна извещать другую сторону о наступлении и прекращении обстоятельств, препятствующих исполнению обязательств. Надлежащим доказательством наличия указанных выше обстоятельств и их продолжительности будут служить справки, предоставленные компетентными органами.

7. Дополнительные условия

7.1. Все дополнения и изменения к настоящему Договору действительны лишь в том случае, если они совершены в письменной форме и подписаны уполномоченными представителями обеих Сторон.

7.2. Все приложения и дополнения к настоящему Договору, подписанные Сторонами после заключения настоящего Договора, составляют его неотъемлемую часть.

7.3. Договор вступает в силу с момента его подписания и действует до исполнения сторонами своих обязательств.

7.4. С подписанием настоящего Договора все предшествующие переговоры по нему теряют силу.

7.5. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, оба экземпляра имеют равную юридическую силу и считаются оригиналами.

7.6. ЗАКАЗЧИК размещает на территории гостиницы какие-либо рекламные материалы на основании предварительного письменного согласия ГОСТИНИЦЫ. Размещение данных материалов должно быть отражено в Плане мероприятия.

7.7. ЗАКАЗЧИК обязуется начать мероприятие без задержки в намеченное время и согласен, что гости освободят помещение в согласованное время окончания Мероприятия.

ГОСТИНИЦА оставляет за собой право взимать оплату в размере 14000 рублей в час за аренду зала после 24-00 часов вечера.

7.8. Гости ЗАКАЗЧИКА не могут приносить с собой какие-либо напитки без разрешения ГОСТИНИЦЫ. ГОСТИНИЦА оставляет за собой право включить в свой счет оплату за сервировку таких напитков.

7.9. Если ГОСТИНИЦА по просьбе ЗАКАЗЧИКА предоставляет услуги, не предусмотренные настоящим договором, ЗАКАЗЧИК обязуется внести соответствующую оплату непосредственно до начала мероприятия.

7.10. ЗАКАЗЧИК несет ответственность за нарушение гостями правил противопожарной безопасности в помещениях и на прилегающей территории ГОСТИНИЦЫ.

7.11. ЗАКАЗЧИК обязуется не использовать логотип ГОСТИНИЦЫ до письменного разрешения последнего. Размещение рекламных материалов должно быть согласовано с Директором коммерческой службы ГОСТИНИЦЫ.

РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН

Размещено на Allbest.ru