Анализ логистической системы

Дебиторская задолженность

Кредиторская задолженность

Основные средства и нематериальные активы

Учет операций по прочим налогам

Периодическая отчетность

Налоговый учет

Расчет налога на прибыль

ПБУ-18

Логистика по оборудованию, специальной оснастке и специальной одежде

Учет оборудования на складах

Учет специальной оснастки

Учет специальной одежды

Управление персоналом

Учет кадров

Расчет заработной платы

Управление запасами

Логистика материалов

Axapta внедрена в функциональности, представленной в таблице 3.3

Таблица 3.3. Функции, выполняемые программным комплексом Axapta

Управление запасами	Логистика сырья и материалов (ПЭ)
	Логистика продукции (ПЭ, только товары народного потребления)
Расчеты с клиентами	(ПЭ, только товары народного потребления)
Расчеты с поставщиками	Логистика материалов (ПЭ)
Сводное планирование	Производственная программа и потребность в ТМЦ и мощностях (ОЭ на базе ЛП-8)

3.2. Анализ возможностей и недостатков существующих программных комплексов

С целью оценки применимости существующих программных средств необходимо выделить возможности и недостатки каждого программного средства.

По АРМ собственной разработки:

Возможности

Обеспечивают выполнение заявленных задач по требованиям соответствующим времени разработки.

Недостатки

Совокупность АРМов не образуют единого информационного пространства.

Некоторые АРМы не поддерживают хранение исторических данных, как следствие имеет место быть повторный ввод, нет возможности проведения анализа.

Разработаны по информационным технологиям прошлого века со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Некоторые АРМы разрабатывались в условиях ограничения по времени, поэтому не всегда можно было предусмотреть дальнейшее их развитие и спрогнозировать новые потребности.

Имеет место быть большая трудоемкость сопровождения некоторых АРМов в настоящее время, поэтому они остановились в своем развитии.

По системе "ИКАР"

Недостатки

Не внедрено распределение затратных счетов.

Реализована очень сокращенная форма Главной книги, не устраивающая потребителей информации (В результате для ее ведения используется другая система - "Интегратор" Общества Инфософт)

Фактическая себестоимость готовой продукции не считается.

Не внедрены некоторые бизнес-процессы, причем их автоматизация относится к среднему уровню трудоемкости.

Существует достаточно много замечаний пользователей к внедренному функционалу.

Возможности

Наиболее удачно автоматизированы контуры "Кадры" и "Зарплата", но функционирование одних лишь этих модулей будет не достаточно эффективно с точки зрения создания единой информационной системы.

По системе Axapta

Недостатки

Логистические бизнес-процессы контура снабжения автоматизированы не только в Axapta, но и часть информации находится в ИКАР. То есть, логически тесно связанные подпроцессы разделены по разным системам.

При внедрении Axapta был переработан справочник готовой продукции. Но при этом, достаточно много пользователей работает в старой системе и по документам старой системы. Кроме того, им приходится одновременно обрабатывать документы из разных систем с разными кодами. В результате произошло замедление в работе пользователей, увеличилась вероятность ошибок.

При автоматизации средствами Axapta некоторые моменты были не учтены. В результате пользователи разных подразделений, связанные между собой общими бизнес-процессами и могущие использовать информационную систему для взаимодействий, продолжают пользоваться другими средствами связи.

При внедрении Axapta некоторые бизнес-процессы стали не оптимальными.

Возможности

Возможности Axapta, заложенные в самой системе, могут составить платформу для построения ОАО "Абсолют", но в текущей реализации они раскрыты далеко не полностью.

В настоящее время в Обществе не существует комплексной информационной системы, в которой так нуждается менеджмент. Причем из существующего программного обеспечения только Axapta является системой класса ERP, которая может претендовать на роль базовой системы будущей логистической системы ОАО "Абсолют", при условии полного использования ее возможностей. Все остальные программные продукты должны быть заменены.

С точки зрения использования существующих наработок, наиболее реально представляется использовать разработанные справочники и классификаторы.

3.3. Предложения по направлениям совершенствования системы логистики

Требования по реорганизации информационно-учетной среды

Должно быть реализовано единое информационное пространство.

Должна быть разработана корректная и единая НСИ.

Должен быть обеспечен однократный ввод первичных данных.

Должен быть минимизирован ручной труд.

Должна быть организована совместная (не одновременно) работа нескольких пользователей с одним электронным документом в системе в соответствии с бизнес-процессом с соблюдением фактических прав доступа. В зависимости от обязанностей пользователей права доступа подразделяются на:

Просмотр экранной формы (документа)

Редактирование экранной формы (документа)

При этом должно быть обеспечено разделение прав доступа пользователей одной группы относительно объектов (данных) учета других пользователей этой же группы.

Должно быть обеспечено минимально необходимое количество АРМов работающих в 2-х системах.

Требования по учету планируемых изменений в структуре Предприятия

Система должна обеспечить ведение учета по различным подразделениям Общества (как отдельные Центры Ответственности, ЦО).

В случае образования юридических лиц из этих подразделений система должна быть готова к формированию документов "в стандарте документооборота между юридическими лицами"

Система должна обеспечить формирование корпоративной отчетности по всем юридическим лицам Общества консолидировано, за вычетом внутренних расчетов.

Требования к бизнес-процессам контура "Логистика"

Бизнес-процесс "Расчет месячного плана снабжения"

Расчет предварительного/уточненного месячного плана снабжения

Взаимозаменяемое сырье

Система должна учитывать при планировании взаимозаменяемые материалы. Существует ряд изделий, в которых по технологическому процессу допускается использование двух или более материалов в качестве сырья. ОМТС по таким материалам получает потребность для основного материала, и, исходя из определенных факторов, самостоятельно может принять решение о закупке одного сырья вместо другого.

Расчет потребности для цехов

Система должна обеспечивать расчет потребности цехов в материалах на месяц (с автоматическим учетом снятия остатков взаимозаменяемых материалов и наличия вторичного сырья на складах цеха завода). Должна существовать возможность печати отчета о потребностях на месяц.

Необходимо обеспечить возможность хранения истории изменения потребностей цехов (для обоснования причин, по которым в цехе мог образоваться сверхнормативный запас сырья), а на складе расход сверх лимита.

Подготовка бюджета закупок

В процессе подготовки бюджета снабжения на год и на месяц необходимо учесть, что в случае увеличения плана реализации и плана производства в течение месяца фактический объем закупок также может быть увеличен. Возможно, в бюджете закупок должен быть предусмотрен резерв на непредвиденные закупки или другой механизм для действий в такой ситуации.

Бизнес-процесс "Подготовка параметров для планирования"

Анализ оборачиваемости запасов

Отчетность по анализу запасов

В системе должна существовать возможность печати отчета для сравнения фактического остатка сырья на складах материалов и в цехах с нормативной величиной остатков сырья на заданную дату.

В системе должна существовать возможность печати отчета по неиспользуемым материалам. В отчете должны отображаться только те материалы, остатки которых есть на складе, и которые не использовались заданное количество месяцев. В отчете должны отображаться обороты по неиспользуемым материалам за последние 12 месяцев.

В системе должна существовать возможность печати отчета по сравнению плановых и фактических показателей по объему закупок. Отчет должен строиться в суммовом и количественном выражении в разрезе номенклатурных единиц. Отчет должен строиться за месяц.

В системе должна существовать возможность построения оборотной ведомости по объему закупок в разрезе поставщиков. В ведомости отображается динамика закупок у поставщиков в разрезе месяцев.

Информационная система должна обеспечить формирование и печать отчета Справка обеспеченности материалом. Отчет отображает список материалов и срок, до которого хватит текущего их запаса на складах.

Информационная система должна обеспечить возможность анализа (получения списка) дефицитных материалов.

В информационной системе должна существовать возможность печати оборотной ведомости по складу.

Печать книги учета

В информационной системе должна существовать возможность печати Книги учета. В Книге учета должна отображаться следующая информация: наименование материала; поставщик; дата поступления материала; номер накладной; дата накладной; номер автомобиля или вагона; количество; единица измерения; номер и дата счета-фактуры; цена за единицу; номер закупки или заказа (в случае отпуска на сторону); номер приходного ордера; номер требования-бегунка. В Книге учета также должна печататься потребность, расход за месяц, остаток сырья (в том числе на складах и в цехе).

Бизнес-процесс "Заключение годового договора с поставщиком"

Заключение договора с поставщиком

Анализ эффективности работы с поставщиками

Информационная система должна обеспечить возможность анализа качества поставок поставщиков по критериям количества фактов поступления некачественного сырья и соблюдению сроков поставок.

Бизнес-процесс "Подача месячных заявок поставщикам и заявок на транспортировку"

Подача месячной заявки поставщику

Контроль кредиторской задолженности

Информационная система должна обеспечивать возможность печать отчетность о величине задолженности Общества перед поставщиками в разрезе контрагентов и договоров. Должна распечатываться общая задолженность, и в том числе величина текущей и просроченной задолженности.

Бизнес-процесс "Разгрузка материалов"

Разгрузка автомобиля и прием материалов на складе

Партионный учет

Сырье на складе материалов должно учитываться в разрезе партий поставщиков. Номера партий должны быть не искусственными. При этом должна быть решена проблема, что от различных поставщиков может поступать сырье с одинаковым номером партии.

В одной машине может быть продукция из разных партий, система должна обеспечить ввод нескольких партий при регистрации приемки продукции.

Бизнес-процесс "Входной контроль"

Обработка результатов

Автоматизация процесса прохождения входного контроля

Необходимо автоматизировать в Логистической системе процесс взаимодействия экономистов ОМТС и Главного технолога при принятии решения о том, что делать с материалом, если он не прошел входной контроль по части показателей.

Отпуск сырья в производство до завершения входного контроля

На практике возникают случаи, когда отпуск сырья в производство осуществляется раньше, чем завершаются анализы входного контроля. Отпуск в таком случае осуществляется на основании распоряжения Дирекции главного инженера. В информационной системе должна быть предусмотрена процедура отпуска сырья в производство до завершения анализов его качества.

Поставщик может несколько раз отправлять продукцию из одной партии - в данном случае, необходимо предусмотреть в системе возможность поступления без выполнения второго входного контроля.

Бизнес-процесс "Прием и согласование годовых заявок клиентов"

Расчет цены

Хранение истории цен

В логистической системе должна храниться история цен на продукцию для клиентов.

Бизнес-процесс "Заключение договоров на поставку продукции с клиентами"

Ввод спецификации

Доступ к тексту договора

В логистическрй системе должна быть возможность просмотра текста договора с клиентом (сохранения отсканированной копии договора и приложений к нему).

Бизнес-процесс "Расчет годового плана реализации и годового плана производства"

Запуск прогнозного планирования

Расчет потребности для производственной программы потребителя

В начале года потребитель присылает свою производственную программу. В программе указаны потребности в продукции. Компания производит анализ программы по следующим критериям:

Какие изделия смогут быть произведены под производственную программу в принципе.

Какие изделия могут быть произведены под производственную программу с учетом существующих производственных мощностей.

Для каждого автомобиля известна его спецификация (список компонентов, которые необходимы для его производства). На основании этой информации определяется потребность в деталях под производственную программу. Далее полученные данные анализируются с учетом производственных мощностей.

Необходимо, чтобы расчет потребности в деталях и предложения с учетом ограничений по мощности рассчитывался в информационной системе, а также определялись свободные производственные мощности (возможность выполнения заказов остальных клиентов) при предложенном варианте расчета предложения.

Приоритеты при планировании производства

Заказы на конвейер должны выполняться в первую очередь. В случае дефицита производственные мощности, сырье и запасы готовой продукции должны в первую очередь распределяться на заказчиков первичного рынка, возможно, в ущерб планам по отгрузке клиентам вторичного рынка.

Печать плана реализации

В логистической системе должна быть возможность печати годового, квартального, месячного плана реализации и на (заданный) период.

Печать плана производства

В логистической системе должна быть возможность печати годового, квартального, месячного плана реализации и на (заданный) период.

Планирование закупок материалов для обработки на давальческих условиях

Компания работает по давальческой схеме по некоторым видам изделий. Изделия отдаются на покраску сторонним организациям, а потом напрямую отправляются на Потребитель. Компания обеспечивает эти организации необходимыми материалами для покраски. Логистическая система должна обеспечивать планирование потребности в материалах для покраски.

Обработка давальческого сырья

Компания выполняет работы по переработке полуфабрикатов сторонних организация по давальческой схеме. В Логистической системе должна существовать возможность учитывать такие операции при планировании производственных мощностей для собственных изделий.

Учет межцеховой кооперации

В Обществе есть практика, когда один цех производит полуфабрикаты для другого цеха. Информационная система должна планировать производство полуфабрикатов для других цехов, потребность материалов для такого производства, а также перемещения полуфабрикатов между цехами.

Информационная система должна обеспечивать возможность ежедневного контроля наработки и отгрузки полуфабрикатов из цеха в цех.

Анализ продаж

При сопоставлении плана продаж и фактического объема отгрузки в логистической системе не должны учитываться поставки, связанные с заменой некачественной продукции качественной.

Учет предварительных заключений

Для каждой единицы продукции необходимо учитывать срок действия предварительного заключения. Предварительное заключение предоставляется потребителем на каждую единицу продукции. При планировании продаж система должна обеспечивать получение отчета об изделиях, для которых в плановом периоде заканчивается срок действия предварительного заключения с целью планирования прохождения процедуры продления предварительного заключения.

Бизнес-процесс "Прием месячных заявок клиентов"

Прием уточненных месячных заявок

Анализ изменений в заявках клиентов

В логистической системе должна быть возможность отслеживать изменения в заявках клиентов (как причину изменения графика производства).

Бизнес-процесс "Перемещение ГП из цеха на склад ГП"

Печать ПСН

Документооборот при передаче продукции из цеха на ЦСГП

ПСН (форма МХ-18) на передачу продукции из цеха на ЦСГП должна распечатываться и подписываться кладовщиком цеха. Приемка продукции у грузчика на ЦСГП должна производиться быстро (в течение минуты-двух).

Контроль передачи

Логистическая система должна выдавать предупреждение при создании журнала передачи готовой продукции на ЦСГП, которая превышает потребность в отгрузке согласно графику отгрузки.

Контроль приемки

Логистическая система должна выдавать предупреждение при регистрации на ЦСГП приемки продукции, которая превышает потребность в отгрузке согласно графику отгрузки.

Бизнес-процесс "Отгрузка продукции первичного рынка клиенту"

График поставок

Пропуск машины на входных воротах

В информационной системе должна существовать возможность ввода информации о запланированном приезде машины для вывоза готовой продукции (График движения транспорта). Информация должна вводиться экономистом группы сбыта ПСО по предоставленным грузоперевозчиками и грузополучателями документам и быть доступной на проходной центральных ворот. В заявке должна существовать возможность указать гос. номер автомобиля и прицепа, марку транспортного средства и фамилию водителя. Охранник проходной центральных ворот должен регистрировать в информационной системе факт въезда машины. У экономиста группы сбыта ПСО должна существовать возможность просмотра в информационной системе списка въехавших на территорию Общества машин с целью поиска машин, которые не прибыли вовремя на загрузку (для уведомления охранника проходной центральных ворот о таких фактах).

В информационной системе должна существовать возможность ввода экономистом группы сбыта ПСО дополнительных заявок на въезд опоздавшей машины (в случае, если она уже была внесена в график).

В информационной системе должна существовать возможность ввода экономистом БЛРГП ПСО заявки на въезд автомобилей вне графика (для смежников).

Охранник проходной центральных ворот в информационной системе должен иметь возможность зарегистрировать факт выезда машины с территории Общества.

Погрузка

Штрих-коды на бирке

Бирка на тарном месте должна содержать штрих-код. В штрих-коде должна содержаться информация согласно требований договора и комплекта технической документации. Бирка со штрих-кодом должна наклеиваться на тару перед сдачей ее на склад готовой продукции цеха. Формат бирки должен быть согласован при разработке дизайна будущего решения в информационной системе. В качестве вариантов рассматривается формат бирки с добавлением штрих-кода, формат бирки Потребителя или, возможно, третий формат.

Отгрузка по нескольким адресам

Отгрузка потребителю производится по нескольким адресам (на несколько складов). Необходимо не допускать ситуацию, когда продукция Потребителя отгружается не на тот склад. Предусмотреть возможность отгрузки одного и того же изделия на несколько складов Потребитель одновременно. В логистической системе учет продукции должен вестись не только по таре и клиенту, но и по складу (адресу разгрузки) тоже.

Контроль отгрузки

Логистическая система должна запрашивать подтверждение при регистрации на ЦСГП отгрузки продукции клиенту, сверх суточного графика отгрузки.

При сканировании продукции после комплектации должна выполняться проверка, что продукция предназначена для того клиента, для которого выписывается накладная. В противном случае система должна блокировать регистрацию продукции в накладной.

Контроль складских операций

Логистическая система должна обеспечивать печать следующей отчетности: рестр ПСН, рестр ТТН (Т-1 и М-15) и отчет работы кладовщика за смену, Ведомость остатков на складах, карточка учета продукции, оборотная ведомость, отчет о выполнении графика движения автомашин за смену (для экономистов группы сбыта ПСО).

Данная информация необходима для поиска ошибочно отгруженной, или ошибочно учтенной или ошибочно неучтенной при отгрузке продукции.

Одновременная комплектация одного заказа несколькими кладовщиками

В информационной системе должна существовать возможность одновременной комплектации и отгрузки машины одному и тому же клиенту по одному и тому же заказу (с общим списком номенклатуры) с выпиской отдельных накладных М-15 несколькими кладовщиками.

Глава 4. Планируемая схема будущих бизнес-процессов ОАО "Абсолют"

4.1. Схема взаимосвязи бизнес-процессов

Каждый бизнес-процесс, включенный в автоматизируемый контур, последовательно выполняется на всех участках, которые он охватывает. При этом соответствующая информация на каждом участке регистрируется пользователями. Одновременно необходимая информация на каждом участке может быть получена пользователем - запросом в Системе. Структуризация бизнес-процессов производится методом группировки.

В ходе обследования бизнес-процессы "как есть" были сгруппированы в контур логистика. Бизнес-процесс планирования в Общества на сегодняшний день разобщен, и его элементы выполняются как в ПСО, так и в ОМТС и в производственных цехах. Поэтому, процесс планирования при описании бизнес-процессов "как-есть" присутствует в контуре Логистика.

Если рассматривать будущую реализацию бизнес-процессов Общества на базе логистической системы, то бизнес-процесс "Планирование" необходимо выделить в отдельный контур. Поскольку, планирование будет сквозным, максимально автоматизированным, охватывающим как производственные цеха, службы обеспечения так и отдел бюджетирования. И такой бизнес-процесс уже выходит за рамки контура Логистика.

Функциональные роли

Для формализации бизнес-процессов с точки зрения ответственных лиц за выполнение тех или иных операций на каждом конкретном участке, выделены так называемые "функциональные роли".

Бизнес-процессы контура "Логистика"

Контур Логистика представлен следующими бизнес-процессами:

Подконтур "Снабжение"

Заключение годового договора с поставщиком

Подача месячных заявок поставщикам и заявок на транспортировку

Контроль поставок

Разгрузка материалов

Учет поступивших материалов

Входной контроль

Перемещение МПЗ

Инвентаризация материалов на складах

Отпуск материалов на сторону

Подконтур "Сбыт"

Прием и согласование годовых заявок клиентов

Заключение договоров на поставку продукции с клиентами

Заказ транспорта

Перемещение ГП из цеха на склад ГП

Отгрузка продукции первичного рынка клиенту

Отгрузка продукции вторичного рынка клиенту

Оформление документов на оплату

Инвентаризация ГП на складах ГП

Претензионная работа

Подконтур "Снабжение"

Функциональные роли

Экономист группы снабжения ОМТС

Согласующие договор с поставщиком

ФДО

Кладовщик склада материалов

Экономист ДЭиФ

Кладовщик цеха арматуры

Специалист службы ПРР

Контролер ГВК

Зав. складом материалов = Старший кладовщик склада материалов

Техник бюро арматуры

Бухгалтер материальной группы бухгалтерии

Юрист юротдела

Главный технолог

Экономист финансового отдела

Специалист ЦЗЛ

Диспетчер ПДБ

Кладовщик склада материалов цеха

Подразделение-заказчик (заявочная кампания)

Кладовая подразделения-заказчика (заявочная кампания)

Куратор отдела дирекции (заявочная кампания)

Подразделение-изготовитель (заявочная кампания)

Цеховая кладовая подразделения-изготовителя (заявочная кампания)

Инвентаризационная комиссия

Описание бизнес-процесса "Заключение годового договора с поставщиком"

На основании рассчитанного ERP-системой годового плана снабжения экономист группы снабжения ОМТС производит выбор поставщика. Чаще бывает ситуация, когда Компания сотрудничает с одним и тем же поставщиком на протяжении нескольких лет. В таком случае поставщику отправляется годовая заявка на поставку сырья с целью продления договора. В противном случае экономист группы снабжения ОМТС производит поиск поставщика.

При поиске поставщика экономист запрашивает по телефону цены на сырье. В случае если поставщик не сообщает цены на сырье по телефону (так бывает чаще), поставщику отправляется предварительная заявка (в форме письма по почте). В ответ на заявку поставщик отправляет проект договора со спецификацией (которая включает цены) или отказ.

Экономист проверяет в системе ранее заключенные с поставщиком договора.

Выбор поставщика производится согласно утвержденной методике. Каждый поставщик получает бальную оценку по ряду критериев. Если поставщик был выбран на основании устной информации о ценах на сырье, то ему направляется запрос на предоставление договора.

Экономист группы снабжения ОМТС оформляет договор (заполняет недостающие реквизиты), готовит протокол разногласий и лист согласования.

Затем экономист передает договор, лист согласования и протокол разногласий на согласование в отделы Общества. Отделы визируют договор с замечаниями или без замечаний.

Экономист группы снабжения ОМТС отправляет согласованный с отделами Общества договор с протоколом разногласий поставщику.

Поставщик готовит протокол согласования и отправляет его экономисту группы снабжения ОМТС.

Экономист группы снабжения ОМТС либо соглашается с условиями поставщика, либо готовит следующий протокол разногласий и отправляет его поставщику. Данный процесс продолжается до тех пор, пока не будут согласованы все спорные вопросы.

Экономист ОМТС передает согласованный договор на хранение в фондово-договорной отдел.

Затем экономист вводит в информационной системе карточку договора.

Экономист вводит в информационную систему прайс-лист поставщика.

Экономист в информационной системе закрепляет конкретного поставщика за каждым видом материала.

Описание бизнес-процесса "Подача заявок поставщикам и заявок на транспортировку"

На основании утвержденных закупок экономист группы снабжения ОМТС формирует в Логистической системе месячную заявку на поставку.

Экономист отправляет заявку поставщику по электронной почте (если поставщик не работает с электронной почтой, то заявка отправляется по обычной почте или по факсу).

На основании утвержденных закупок на текущий месяц, а также данных о количестве, весе и объеме материалов экономист группы снабжения ОМТС в информационной системе распечатывает месячную заявку на перевозку.

Экономист отправляет месячную заявку на перевозку в транспортную компанию по электронной почте.

Описание бизнес-процесса "Контроль поставок"

На основании плана снабжения экономист группы снабжения ОМТС отслеживает приближение срока поставки и запрашивает у поставщика подтверждение готовности поставить сырье (в устной форме).

Также регулярно экономист готовит в MS Word и отправляет в транспортную компанию разовую заявку на осуществление транспортной перевозки, в которой детально описывает требования к транспортному средству. Также в заявке указывается адрес погрузки и разгрузки, даты.

В случае, если поставщик отгружает материалы на условиях предоплаты, экономист группы снабжения ОМТС запрашивает у поставщика счет на оплату и передает в плановую группу ОМТС, экономист плановой группы ОМТС печатает из информационной системы Требование-бегунок и передает документы в финансовый отдел.

После приезда водителя транспортной Общества экономист группы снабжения ОМТС распечатывает ему из информационной системы пакет документов (разрешение на вывоз тары, доверенность).

Если материалы доставляются в таре Общества, то производится загрузка тары в автомобиль.

Затем экономист группы снабжения ОМТС отслеживает передвижения водителя (приезд к поставщику и начало погрузки, завершение отгрузки и выезд водителя, местонахождение водителя в пути до момента его приезда в Компанию).

Описание бизнес-процесса "Разгрузка материалов"

После въезда машины с материалами на территорию Общества охрана с центральных ворот сообщает на склад о въезде машины.

Затем машина подъезжает к воротам склада, и водитель предъявляет кладовщику склада материалов документы на груз.

Кладовщик склада материалов проверяет корректность сопроводительных документов и подает заявку в службу ПРР на предоставление грузчиков. Кладовщик склада материалов также вызывает охрану.

После прихода грузчиков грузчики с водителем открывают машину и выгружают поступившие материалы. Затем производится пересчет, взвешивание и контроль целостности упаковки.

В случае отклонений по количеству (или весу) учет поступления материалов в информационной системе приостанавливается. Кладовщик склада материалов сообщает об отклонении экономисту группы снабжения ОМТС. Экономист группы снабжения ОМТС сообщает поставщику о факте отклонения. Поставщик признает факт отклонения и соглашается переоформить счет-фактуру. Если поставщик не признает факт отклонения, то кладовщиком склада материалов составляется акт приемки (типовая форма П-6 и П-7). Для составления акта приемки приглашаются представители поставщика или общественные представители (по распоряжению поставщика).

Грузчики размещают груз в указанные кладовщиком склада материалов места хранения. Кладовщик склада материалов устанавливает табличку "Заблокировано" напротив поступивших материалов, если они подлежат входному контролю.

После этого кладовщик склада материалов оформляет документы на груз (напротив каждой строчки приходной накладной, которая была разгружена на складе, ставит отметку и подпись, а также штамп на накладной). Штамп на накладной также ставит охрана. Один экземпляр накладной возвращается водителю и он отпускается. Если разгрузка производится на нескольких складах, то накладная оставляется на последнем складе, на котором разгружается машина.

Кладовщик склада материалов регистрирует приход материала в информационной системе (указывая только наименование материала, количество и номер партии). Приходный ордер и счет-фактура по закупленным материалам обрабатывается позже зав. складом и экономистом группы снабжения ОМТС соответственно. При регистрации материалов на складе в информационной системе автоматически будет распечатываться предъявительская на прохождение входного контроля. Учет материалов в информационной системе будет вестись под оригинальным номером партии (с добавлением кода поставщика и года).

В случае, если на склад поступает материал на давальческих условиях, то экономист группы снабжения ОМТС создает в Логистической системе журнал складских проводок, в котором указывает поступившие материалы. Для учета материалов, которые поступили на давальческих условиях, в Логистической системе будет использоваться отдельный код номенклатуры (для корректного формирования плана производства и финансовых проводок по операциям с давальческим сырьем оно должно быть зарегистрировано в системе с отдельным кодом). Учет давальческих материалов в Логистической системе будет производиться на отдельном складе.

Затем кладовщик регистрирует приход давальческих материалов на основании журнала складских проводок.

Одновременно с регистрацией кладовщиком склада материалов поступившего материала он автоматически перемещается на виртуальный карантинный склад. В системе становится доступной информация о материалах, которые находятся на карантине.

В случае, если материал подлежит входному контролю, кладовщик склада материалов распечатывает в информационной системе предъявительскую. В конце месяца кладовщик склада материалов распечатывает из информационной системы реестр (журнал) предъявительских.

В случае, если поставщик отправляет жидкое сырье в железнодорожных или автомобильных цистернах, то перед приемкой сырья сразу же производится входной контроль его качества (снятие проб и проведение анализов). Для вызова контролера ГВК кладовщик склада материалов выписывает предъявительскую и передает ее в ГВК. В случае положительного анализа проб и соответствия фактического количества сырья указанному в документах цистерна раскачивается.

Описание бизнес-процесса "Учет поступивших материалов"

Обработку приходного ордера по поступившим материалам в информационной системе выполняет зав. складом материалов. Приходный ордер регистрируется на основании подписанной кладовщиком склада материалов приходной накладной (форма ТОРГ-12 или М-15) или товарно-транспортной накладной (форма Т-1).

Зав. складом материалов проверяет корректность регистрации материалов кладовщиком склада материалов в информационной системе.

Зав. складом материалов передает поступившие от кладовщика склада материалов накладные экономисту группы снабжения ОМТС для подготовки закупки к оприходованию.

После получения счета-фактуры от поставщика экономист группы снабжения ОМТС проверяют (и при необходимости корректируют) цены и количество в закупке. Затем он возвращает накладные и копию счета-фактуры зав. складом материалов.

Зав. складом материалов обрабатывает и распечатывает в информационной системе приходный ордер (форма М-4). Необходимо отметить, что в данном случае регистрируется финансовый приход. Физический приход был зарегистрирован ранее в момент поступления материалов.

В случае, если счет-фактура от поставщика не приходит вовремя (анализ неотфактурованных поставок производят кладовщик и бухгалтер ОБУ), то кладовщик обрабатывает приходный ордер по закупке на основании накладной. Затем накладная и приходный ордер передаются в бухгалтерию для учета неотфактурованной поставки.

В случае, если материал поступил по давальческой схеме, то зав. складом материалов обрабатывает и распечатывает приходный ордер в журнале складских проводок.

Зав. складом материалов передает приходный ордер на подпись экономисту группы снабжения ОМТС.

Экономист группы снабжения ОМТС проверяет цену и количество в приходном ордере. В случае корректности оформления приходного ордера экономист группы снабжения ОМТС подписывает приходный ордер и возвращает его зав. складом материалов.

Зав. складом материалов передает копию счета-фактуры, приходный ордер и оригинал накладной в бухгалтерию.

Экономист группы снабжения ОМТС обрабатывает в информационной системе счет-фактуру по закупке. Одновременно с этим формируются и печатаются требования-бегунки. Требования-бегунки с оригиналом счета-фактуры и копией накладной экономист группы снабжения ОМТС передает в финотдел (через плановую группу ОМТС).

В конце месяца зав. складом материалов распечатывает в информационной системе отчет Карточка учета материалов за прошедший месяц.

Описание бизнес-процесса "Входной контроль"

В начале рабочего дня кладовщик склада материалов передает зав. складом материалов предъявительские на все поступившие в течение смены материалы.

Зав. складом материалов проверяет полученные от кладовщиков склада материалов предъявительские и передает их в ГВК.

На основании полученных предъявительских ГВК выделяет контролера. Контролер приходит на склад и проводит контроль сырья. В случае, если требуется проведение анализа, то контролер снимает пробы и блокирует партию сырья. В противном случае контролер проводит контроль на месте и выдает заключение. Факт снятия проб или завершения карантина контролер регистрирует информационной системе в журнале карантинных заказов.

Взятые пробы контролер ГВК передает в ЦЗЛ. ЦЗЛ проводит анализ проб и выдает заключение.

В случае положительного заключения ЦЗЛ контролер разблокирует партию и наклеивает на нее заключение со штампом ОТК. Контролер также регистрирует в информационной системе завершение карантина.

В случае отрицательного заключения ЦЗЛ контролер выписывает отрицательное заключение. В информационной системе контролер завершает карантин, но материал отправляет не на склад материалов, а в изолятор брака (еще один виртуальный склад в информационной системе).

В случае, если сырье не проходит контроль только по одному из нескольких показателей, то экономист группы снабжения ОМТС готовит служебную записку на имя Главного технолога с просьбой принять решение по материалу. Главный технолог либо принимает решение о возврате материала поставщику, либо об использовании его в производстве или на хозяйственные нужды. Контролер ГВК в таком случае добавляет примечание к партии материала, в которой указывает особенности партии сырья.

В случае, если принимается решение о возврате сырья поставщику, то экономист группы снабжения ОМТС готовит и отправляет поставщику копию акта. Обычно поставщики заменяют сырье на качественное. При этом выписывается накладная для возврата некачественной продукции с заменой на качественную. В таком случае счет-фактура заново не выписывается. Если же бракованное сырье не будет обменено на качественное, то выписывается счет-фактура для возврата уплаченных за сырье денежных средств.

Описание бизнес-процесса "Перемещение МПЗ"

Ежедневно диспетчер ПДБ одобряет спланированные переносы (предложения по перемещению материалов со склада материалов в цех, в том числе и по материалам, которые поступают по давальческой схеме), рассчитанные ERP-системой в результате сводного планирования.

В случае, если на производственный заказ должно быть списано давальческое сырье, то для каждого такого вида сырья диспетчер ПДБ создает отдельный журнал переноса.

На основании утвержденных переносов, кладовщик склада материалов ежедневно распечатывает задание на перемещение материалов в цеха, на каждое перемещение в цех распечатывает Требование-накладная М-11 и передает ее грузчику.

На основании Требования-накладной М-11 грузчики собирают и развозят материалы по цехам.

В момент выбытия материала с центрального склада кладовщик центрального склада материалов разносит журнал переноса в Логистической системе.

После того, как грузчик развезет материалы, Требование-накладная М-11 с подписью цеха "Принял" возвращается на склад материалов.

При необходимости получения материалов сверх нормы, диспетчер ПДБ цеха пишет служебную записку на имя начальника ОМТС. На основании подписанной начальником цеха и главным инженером служебной записки диспетчер ПДБ создает журнал Перенос на перемещение материалов со склада материалов в цех.

В случае, если в ходе производства обнаруживается, что поставленное поставщиком сырье было бракованным, то в цехе оформляется акт о браке. На основании акта о браке сырье вывозится на склад материалов. Кладовщик склада материалов принимает бракованное сырье на склад, регистрирует приход сырья в логистической системе.

Описание бизнес-процесса "Инвентаризация материалов на складах"

Инвентаризация на материальных складах производится на основании приказа (раз в год, при смене мат. ответственного лица или по спец. распоряжению руководства).

При проведении инвентаризации зав. складом материалов формирует в информационной системе инвентаризационную ведомость (в виде журнала инвентаризации) и вводит в нее результаты инвентаризации.

Затем зав. складом материалов разносит журнал инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии и распечатывает инвентаризационную ведомость.

Инвентаризационная ведомость подписывается членами инвентаризационной комиссии и передаются в бухгалтерию.

Описание бизнес-процесса "Отпуск материалов на сторону"

В случае реализации материалов клиент обращается с просьбой (в виде заявки) реализовать материал к Коммерческому директору. Коммерческий директор принимает решение и утверждает заявку клиента. В заявке указывается процент наценки, с которой будет продан материал.

На основании утвержденной заявки экономист группы снабжения ОМТС создает заказ. В заказе автоматически рассчитывается цена реализации материалов. Цена реализации рассчитывается на основании учетной цены из карточки материала и заданного экономистом группы снабжения ОМТС процента наценки. Процент наценки устанавливается приказом по Общества.

На основании созданного заказа экономист группы снабжения ОМТС в информационной системе распечатывает Приказ на отпуск материалов на сторону и передает его клиенту.

Клиент дооформляет приказ на отпуск материалов на сторону (получает подписи у коммерческого директора и главного бухгалтера).

Клиент обращается с утвержденной заявкой (письмом) и приказом на склад.

Кладовщик склада материалов проверяет корректность оформления заявки и приказа и производит комплектацию и отпуск материалов.

На основании полученной от кладовщика склада материалов заявки и приказа на отпуск материалов на сторону и с учетом фактически скомплектованного количества материалов зав. складом материалов обрабатывает накладную по заказу в информационной системе (форма М-15).

В конце месяца зав. складом распечатывает в информационной системе отчет Карточка учета материала.

Накладная, заявка и приказ на отпуск материалов на сторону, на основании которых был произведен отпуск материалов, передаются в бухгалтерию.

Бухгалтер бюро по учету материалов на основании накладной формы М-15 обрабатывает в информационной системе счет-фактуру по отпущенному на сторону материалу.

Ежемесячно кладовщик склада материалов распечатывает в информационной системе Журнал прихода.

Передача во временное пользование

Бывают случаи, когда материал отпускается во временное пользование. В таком случае клиент готовит письмо с просьбой о предоставлении материала на имя коммерческого директора. Коммерческий директор ставит визу на письмо.

На основании утвержденной заявки экономист группы снабжения ОМТС создает заказ. В заказе автоматически подставляется залоговая цена материалов.

На основании созданного заказа экономист группы снабжения ОМТС в информационной системе распечатывает Приказ на отпуск материалов на сторону и передает его клиенту.

Клиент дооформляет приказ на отпуск материалов на сторону (получает подписи у коммерческого директора и главного бухгалтера).

Клиент обращается с утвержденной заявкой (письмом) и приказом на склад.

Кладовщик склада материалов проверяет корректность оформления заявки и приказа и производит комплектацию и отпуск материалов.

На основании полученной от кладовщика склада материалов заявки и приказа на отпуск материалов на сторону, а также с учетом фактически скомплектованного количества материалов зав. складом материалов обрабатывает накладную по заказу в информационной системе (форма М-15).

Накладная, заявка и приказ на отпуск материалов на сторону, на основании которых был произведен отпуск материалов, передаются в материальную бухгалтерию.

Счет-фактура по заказу не обрабатывается до окончания месяца. Если клиент возвращает материал, то зав. складом сторнирует накладную по заказу. Если клиент не возвращает материал до конца месяца, то бухгалтер бюро по учету сырья и материалов обрабатывает счет-фактуру по отгруженному материалу (как и в случае обычной реализацией).

Описание бизнес-процесса "Заявочная кампания в отделах дирекций"

Подразделение составляет и предоставляет в отдел свою потребность в ТМЦ на год в подразделение-куратор.

В подразделении-кураторе происходит составление обобщенной заявки на Компанию, рассчитывается необходимый объем финансирования.

Происходит утверждение бюджета.

В случае уменьшения финансирования происходит коррекция годового плана в натуральных показателях как сводного, так и по подразделениям.

В течение учетного года подразделения выдают в подразделение-куратор уточненную потребность - заявку на месяц (квартал).

Происходит согласование заявки с утвержденным бюджетом.

При положительном решении в случае отсутствия необходимого ТМЦ на складе запускает бизнес-процесс по закупке ТМЦ у поставщика (возможно с выбором нового поставщика).

По мере обращений подразделений-потребителей им выдается со склада подразделения-куратора ТМЦ в рамках поданных заявок.

По некоторым ТМЦ (например, инструмент) ведется учет времени использования в подразделении-потребителе.

Просмотр остатков на складе ЦИС, сколько и когда отпущено ТМЦ в цеха.

Подконтур "Сбыт"

Функциональные роли

Экономист БРЛГП ПСО

Экономист планово-договорного бюро ПСО

Экономист группы сбыта ПСО

Экономист ОСбП

Кладовщик склада готовой продукции цеха

Кладовщик ЦСГП

Кладовщик ОКиОТ

Бухгалтер бюро по учету реализации бухгалтерии

Экономист Юротдела

Диспетчер ПДБ

Инвентаризационная комиссия

Юрист Финотдела

Контролер ОТК

Описание бизнес-процесса "Прием и согласование годовых заявок клиентов"

В случае поступления в ПСО или ОСбП годовой заявки на новое изделие она передается в Дирекцию главного инженера.

В Дирекции главного инженера происходит процесс освоения нового изделия, включающий заключение договора на разработку нового изделия, проектирование оснастки, выпуск пробной партии, расчет норм расхода материалов и прочие процедуры.

После освоения нового изделия заявка клиента передается в экономический отдел, где производится расчет цены.

Рассчитанная цена и условия поставки согласовываются с клиентом. Заключается договор на поставку продукции.

В случае согласования с клиентом условий поставки и заключения договора, необходимые данные по новому изделию заносятся в Логистическую систему. Смотри пункт 4.3.4. Подконтур "Управление производством", Описание бизнес-процесса "Техническая подготовка производства".

После выполнения процедур бизнес-процесса "Техническая подготовка производства", либо в случае поступления заявки на ранее производимое изделие, начинаются процедуры по занесению прогноза продаж, заказов клиентов и планированию производства и закупок. Смотри пункт 4.3.4. Подконтур "Управление производством", Описание бизнес-процесса "Планирование производства и закупок".

В случае поступления в ПСО или ОСбП годовой заявки на ранее производимое изделие, она передается в Дирекцию главного инженера для согласования.

Описание бизнес-процесса "Заключение договоров на поставку продукции с клиентами"

Экономист планово-договорного бюро ПСО или экономист ОСбП на основании утвержденной заявки клиента готовят текст договора на поставку продукции. Текст договора передается клиенту для согласования.

Клиент согласовывает текст договора. Клиент может вернуть договор с замечаниями. В таком случае происходит процесс согласования договора.

Если договор заключен с новым клиентом, то экономист планово-договорного бюро ПСО или экономист ОСбП готовят заявку на ввод реквизитов нового клиента и передают ее в ОИТ.

ОИТ вводит нового клиента в Логистическую систему в справочник Клиентов.

Экономист планово-договорного бюро ПСО и экономист ОСбП вводят в Логистическую систему договор с клиентом в справочник Договоров.

Описание бизнес-процесса "Заказ транспорта"

Экономисты БЛРГП ПСО и ОСбП на основании графика поставок (с учетом информации о таре, вместимости ее в автомобиль и приблизительном объеме груза) печатают в информационной системе отчет Потребность в транспорте.

На основании отчета Потребность в транспорте экономист БЛРГП ПСО и экономист ОСбП формирует или распечатывает (если транспортная компания не принимает заявки в электронном виде) в информационной системе и отправляет в транспортную компанию месячную заявку на транспортную перевозку (раздельно по первичному и вторичному рынку с привязкой к клиенту).

Описание бизнес-процесса "Перемещение ГП из цеха на склад ГП"

Кладовщик склада готовой продукции цеха анализирует предложения по перемещению готовой продукции со склада готовой продукции цеха на ЦСГП, которые автоматически рассчитываются информационной системой. На их основании кладовщик склада готовой продукции цеха производит передачу гтовой продукции на ЦСГП.

Кладовщик склада готовой продукции цеха комплектует продукцию и вывозит на площадку отгрузки. Затем кладовщик склада готовой продукции цеха на основании информации с бирок вводит в информационную систему строки заявки на перемещение ГП на ЦСГП (автоматически, путем сканирования штрих-кода на бирке). В случае несоответствия количества плану отгрузки, система выдаст предупреждение.

Затем кладовщик склада готовой продукции цеха распечатывает ПСН (форма МХ-18) в трех экземплярах, подписывает ее и передает грузчику вместе с продукцией.

Грузчик вывозит продукцию на ЦСГП. Кладовщик ЦСГП принимает продукцию (проверяет целостность тары и в случае, если тара не повреждена, сканирует бирки).

В случае, если информация на бирках совпадает с данными ПСН (форма МХ-18), то кладовщик ЦСГП ставит на ней подпись и штамп и сразу же возвращает один экземпляр ПСН грузчику. В противном случае продукция не принимается.

При сканировании, которое производится в процессе приемки, также осуществляется проверка, что принимаемая продукция запланирована к отгрузке в текущий день (с учетом уже принятого количества). В случае перепоставки продукции сверх допустимого норматива информационная система будет запрещать регистрировать ее приемку.

Учет продукции на ЦСГП производится по местам хранения. При приемке (сканировании бирки) информационная система предлагает ячейку (сектор на складе), в которой будет размещена продукция. После приемки продукции грузчик размещает тару в указанный сектор.

Учет ПСН в информационной системе кладовщик ЦСГП производит сразу поле того, как кладовщик ЦСГП принял груз.

В случае поступления накладной М-15 на покупные изделия, кладовщик ЦСГП регистрирует приход продукции на склад по накладной поставщика М-15, а затем обрабатывает и печатает приходный ордер по закупке покупных изделий с номером, соответствующим номеру поступившей от поставщика накладной М-15.

Описание бизнес-процесса "Отгрузка продукции первичного рынка клиенту"

Отгрузка продукции первичного рынка производится по трем схемам:

Отгрузка с ЦСГП ПСО

Отгрузка со склада цеха со статусом ЦСГП ПСО

Отгрузка со склада цеха без статуса ЦСГП ПСО

Отгрузка покупных изделий со склада ЦСГП ПСО

Описание бизнес-процесса "Отгрузка продукции первичного рынка клиенту" в случае отгрузки со склада ЦСГП ПСО

В этом случае кладовщик ЦСГП ПСО комплектует продукцию клиенту на основании полученного от экономиста БЛРГП ПСО графика отгрузки. Для мелких потребителей на первичном рынке отгрузка продукции производится на основании приказов на отгрузку, которые выписывают экономисты БЛРГП ПСО.

Скомплектованная продукция вывозится на рампу отгрузки. Кладовщик ЦСГП ПСО сканирует бирки с тарных мест, на основании чего в информационной системе автоматически регистрируются строки накладной (форма М-15).

Кладовщик ЦСГП ПСО регистрирует реквизиты заголовка накладной М-15 и корректируют (при необходимости) строки накладной М-15.

Затем печатают накладную формы М-15 (в девяти экземплярах) и оформляют ТТН формы Т-1. Далее комплект документов передается экономисту группы сбыта ПСО, который визирует документы и распределяет их по назначению (первый и третий экземпляры оставляет у себя, второй экземпляр передает технику ПСО для регистрации данных в Технопортале (только для Потребитель), а остальные экземпляры передает водителю).

Ввод данных в технопортал будет автоматизирован из информационной системы (если будет достигнута соответствующая договоренность с потребителем).

Контролер ОКиОТ контролирует правильность указания тары в накладной и распечатывает сертификат на тару.

Описание бизнес-процесса "Отгрузка продукции первичного рынка клиенту" в случае отгрузки со склада цеха без статуса ЦСГП ПСО

Кладовщик склада готовой продукции цеха анализирует в информационной системе суточный график отгрузки готовой продукции клиентам.

На основании графика или полученного от экономиста БЛРГП ПСО приказа на отгрузку кладовщик склада готовой продукции цеха производит комплектацию и сканирование бирок. В результате сканирования бирок в информационной системе регистрируется комплектация продукции. Затем кладовщик склада готовой продукции цеха вводит реквизиты заголовка накладной МХ-18 и распечатывается ПСН (форма МХ-18).