1.1 Найм персонала: основные понятия и их взаимосвязь

В настоящее время существуют разнообразные термины по управлению персоналом в области найма, основанием для формирования которых в управленческой науке послужила англоязычная база, использующая такие понятия, как «reсruiting» и «seleсtiоn».

«Reсruiting» используется для описания процесса привлечения кандидатов для последующего отбора. «Рersоnаl seleсtiоn» используется для описания процесса отбора из имеющихся кандидатов тех, кто займет вакантные места. Такое разнообразие терминов, часто схожих друг с другом, появилось из-за того, что при переводе с английского языка данных терминов использовались различные русские слова или же термины не переводились, а просто транскрибировались или транслитерировались.

Согласно толковому словарю русского языка, вербовать - значит набирать, нанимать, привлекать для каких-нибудь работ, в какую-нибудь организацию [28, с. 81]. Анализируя данный термин, можно отметить, что он подходит для описания общего процесса привлечения персонала в организацию, но в современных условиях данный термин никто не использует, что обусловлено из-за того, что в современном языке данное слово приобрело отрицательную когнитивную окраску, обозначающую неизбежность данного процесса (например, вербовка в армию).

В научных и учебных литературных источниках многие авторы используют такие термины, как подбор, привлечение, набор, наем или рекрутинг.

Так, у Мордовина С.К. под подбором персонала понимается процесс создания базы данных на работников необходимой квалификации для удовлетворения потребностей организации в персонале, то есть как достаточно узкую процедуру, причем он рассматривает подбор персонала как синоним английскому reсruiting [20, с. 122].

Галныкина Г.Д. рассматривает подбор и привлечение персонала как синонимы, их основная задача состоит в создании достаточно представительного списка квалифицированных кандидатов для последующего отбора [7, с. 65-68].

Шекшня С.В. под подбором понимает привлечение работников через систему объявлений для образования предварительной совокупности кандидатов [42, с. 82]. Отсюда видно отличие определений от первого в слове кандидаты. Кандидат - это человек, имеющий желание работать в организации, стремящийся трудоустроиться в нее, в дальнейшем из этих людей можно выбирать работника подходящего организации, в то же время другой автор, Мордовин С.К., предлагает составлять список работников. Тем не менее, Шекшня С.В. ограничивает методы привлечения кандидатов только объявлениями, что представляется не совсем верным.

Изучая научную и учебную литературу, а так же публикации в различных изданиях, можно отметить, что почти все авторы используют в своих работах термин «набор» персонала.

В таблице 1.1. приведено несколько определений данного термина у разных авторов с точки зрения анализа подходов, с помощью которых они представлены.

Обобщая приведенные определения, отметим, что все авторы рассматривают набор персонала с помощью процессуального подхода, акцентируя внимание на результате процесса - списка кандидатов для того, чтобы в дальнейшем отбирать из них нужного работника. Однако, Кибанов А.Я., Дуракова И.Б. описывают данный процесс более полно, приводя анализ потребности в персонале, формулирование требований к персоналу, выбор методик оценки и отбора кадров. Другие авторы, как Одегов Ю. и Журавлев П. [26, с. 453], выделяют процесс подбора как этап, предшествующий набору, формирующий базу кандидатов. Такое разделение категорий представляется справедливым, но в данной работе с целью упрощения восприятия они будут рассматриваться как единое целое.

Таблица 1.1. - Основные понятия, связанные с процессом найма работников в организацию

Кроме этого, в рассмотренных понятиях отсутствует единый подход в терминологии, для уточнения лексического значения данных терминов необходимо обратиться к толковому словарю Ожегова С.И. и Шведовой Н.Ю. [28].

Привлечение: привлекать - побудить обратить внимание на что-нибудь, вызвать интерес, побудить принять участие в чем-нибудь.

Подбор: подбирать - выбирать в соответствии с надобностью, потребностью.

Набор: набрать - взять, собрать какое-нибудь количество кого-чего-нибудь или, собирая, составить.

Таким образом, для определения процесса создания достаточно обширного списка квалифицированных кандидатов для последующего отбора наиболее целесообразно, с нашей точки зрения, использовать термин «привлечение», так как по лексическому значению данное слово наиболее близко. Дефиниции «подбор» и «набор» также близки по своему лексическому значению, поэтому их предлагается использовать как синонимы термина привлечение, так как принципиальных отличий между ними нет.

В официальных документах и научной литературе используется такой термин, как «наем». Так, согласно Саломатину Н.А., наем на работу - это ряд действий, направленных на привлечение кандидатов, которые обладают качествами, необходимыми для достижения задач и целей, поставленных организацией. То есть фактически Саломатин Н.А. называет наймом на работу то, что выше было определено как привлечение, подбор или набор персонала [30, с. 89].

Однако Кибанов А.Я. и Дуракова И.Б. придерживаются другой точки зрения. Согласно их трактовке, найм на работу - это трудоемкая процедура, состоящая в привлечении персонала на вакантные должности, предполагающая поиск нужных кандидатов, определение их пригодности (или непригодности) через систему оценки и отбора, заключение контракта или принятие решения об отказе. По мнению авторов, оно охватывает весь данный процесс и включает в себя привлечение персонала. Таким образом, они расширили данное понятие.

Более единодушны авторы в определении категории «отбора» персонала. Ряд определений, наиболее важных для исследования, представлен ниже.

Отбор кадров - это процесс выбора из ряда претендентов на рабочее место одного или нескольких, наилучшим образом подходящих под критерии отбора на вакантное место [25, с. 100].

Отбор персонала - процесс, связанный с выделением одного или нескольких кандидатов на вакантную должность среди общего числа людей, претендующих на данную должность. Это процесс отбора кого-либо по установленным критериям с использованием определенных методов оценки из общего числа работников, отвечающих этим критериям [16, с. 140].

Таким образом, авторы подходят к отбору как к процессу, в результате которого выделяется человек, отвечающий требованиям к работнику на вакантное место. Следовательно, понятия привлечение, подбор и набор можно рассматривать как тождественные, а также, они, как и процесс отбора, являются составными частями общего процесса найма, представляемого в виде системы найма.

Найм персонала представляет собой комплекс мероприятий, направленных на привлечение и отбор претендентов, соответствующих установленным требованиям организации.

Рисунок 1.1. Основные этапы обеспечения организации персоналом

Система найма персонала представляет собой связующее звено между организацией и рынком труда, как частью деловой среды. Таким образом, внешний рынок труда является поставщиком персонала для организации.

1.2 Алгоритм процесса найма персонала в организациях

Наем персонала начинается с определения потребности в персонале. Данная потребность может быть как текущая, особенностью которой является необходимость устранения ее в сжатые сроки, так и перспективная, или прогнозируемая, на более длительный период. На этом этапе необходимо выяснить, можно ли обойтись без заполнения данной вакансии, и удовлетворить потребность за счет имеющихся ресурсов [35, с. 89].

Определить необходимую численность рабочих и их профессиональный и квалификационный состав позволяют: производственная программа, нормы выработки, планируемый рост повышения производительности труда и структура работ. Расчет численности персонала может быть текущим или оперативным и долговременным или перспективным [2, с. 101].

Общая потребность предприятия в кадрах А определяется как сумма:

А = Ч + ДП, (1.1)

где Ч - базовая потребность в кадрах, определяемая объемом производства;

ДП - дополнительная потребность в кадрах.

Базовая потребность предприятия в кадрах Ч определяется по формуле:

Ч = ОП / В, (1.2)

где ОП - объем производства;

В-выработка на одного работающего.

Дополнительная потребность в кадрах ДП - это различие между общей потребностью и наличием персонала на начало расчетного периода.

При расчете дополнительной потребности учитываются развитие предприятия (научно обоснованное определение прироста должностей в связи с увеличением производства):

ДП = Апл - Аб, (1.3)

где А пл и Аб - общая потребность в специалистах в планируемый и базовый периоды.

При определении потребности в специалистах на перспективу и отсутствии детальных планов развития отрасли и производства применяют метод расчета исходя из коэффициента насыщенности специалистами, который исчисляется отношением числа специалистов к объему производства. С учетом этого показателя А (потребность в специалистах) будет выглядеть следующим образом:

А = Чр Ч Кн, (1.4)

где Чр - среднесписочная численность работающих;

Кн - нормативный коэффициент насыщенности специалистами.

Основой планирования набора персонала являются:

1) потребности в персонале;

2) политика предприятия в области персонала, которая определяет приоритеты руководителей при наборе персонала (предпочтение внутреннего продвижения и переквалификации перед внешним набором, или предпочтение при наборе людей, периодически повышающих квалификацию путем различного обучения).

При планировании набора персонала необходимо определить количество человек каждой профессиональной категории, которые должны быть наняты на работу к определенному сроку.

На наш взгляд, в планировании набора персонала можно выделить четыре подраздела (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 - Аспекты планирования набора персонала

Планирование найма персонала, когда решаются вопросы выбора способов набора (при помощи объявлений, найм в образовательных институтах, путем переманивание сотрудников других предприятий), размещения рекламы об имеющихся вакансиях, использования средств привлечения новых сотрудников (деньги, хорошие условия работы, возможности для карьеры), условия работы и оплаты.

Следующим этапом является разработка профиля требований к будущему работнику. Для этого проводится анализ вакантного рабочего места, выявляются особенности работы, формируются требования к должности, на основании которых разрабатывается профиль должности, в дальнейшем используемый в процессе отбора. При составлении профиля большое внимание уделяется составу экспертной комиссии.

Здесь необходимо провести анализ вакантного места работы и определить требования, которые будут предъявляться к будущему работнику, их значимость, параметры по которым будут разрабатываться требования, и на основе этого составить профиль требований к должности (будущему работнику). Рассмотренный этап имеет большое значение, так как в дальнейшем процесс отбора будет опираться на разработанные требования.

Третьим шагом является привлечение кандидатов на вакантную должность. Здесь определяются источники привлечения кандидатов, методы их привлечения. Данный этап в наибольшей степени зависит от внешних факторов, от конъюнктуры рынка труда.

На четвертом этапе необходимо выбрать методы отбора, с помощью которых можно определить степень соответствия кандидата требованиям. Выбору методов уделяется мало внимания в работах отечественных ученых. Однако, по мнению ряда зарубежных ученых [4, 6, 18, 21] для обеспечения качественного отбора необходимо отбирать методы, которые наилучшим образом подходят для целей отбора. Выбор методов следует осуществлять на основе требований надежности, пригодности для интерпретации, практичности и высокой валидности в каждом конкретном случае. При оценке валидности и практичности методов отбора необходимо обратить внимание, чтобы методы не повторяли друг друга, а дополняли, выявляя именно те качества, которыми должен обладать будущий работник. Однако на практике российские менеджеры, производящие отбор персонала, при выборе методов руководствуются лишь личными предпочтениями и стереотипами о том, какой метод наилучшим образом удовлетворяет целям отбора, не проводя их анализа. Этот этап найма упускать нельзя, так как, во-первых, это может привести к неверному измерению и неудачному принятию решения о выборе кандидата, во-вторых, высока вероятность применения более дорогостоящего метода.

Далее необходимо разрабатывать процедуру отбора персонала. Разработка процедуры отбора включает два этапа: первичный отбор и последующий. С помощью первичного отбора выявляются обязательные качества претендента. Его необходимо проводить с помощью методов с низкой трудоемкостью. Последующий отбор должен быть направлен на выявление оптимального кандидата посредством изучения дополнительных качеств кандидатов. Для отдельных профессий, например, низко квалифицированных рабочих, можно ограничиться первичным отбором. Данная процедура значительно снижает затраты на отбор, так как исключает необоснованные издержки. Процедура отбора персонала часто не разрабатывается, а просто проводится так, как привыкли работники, производящие отбор.

Следующим этапом является проведение непосредственно самого отбора и принятие решения о найме. Проводить его следует строго в соответствии с выбранными методами, максимально объективно. Рекомендуется создавать базу данных кандидатов для будущих отборов.

Таким образом, выявленные в процессе найма достоинства и недостатки, должны учитываться при дальнейшем проведении найма персонала в организации. Процедура найма является необходимой процедурой, однако она должна быть оценена с экономической точки зрения.

С научной точки зрения измерить затраты возможно на основе нескольких подходов. Один из них - затратный подход, посредством которого организация пытается измерить в денежном исчислении инвестиционные затраты на персонал. Это способ констатации того, во что обойдется организации наем работника [26, с. 197].

Суть другого подхода - получить некоторую примерную оценку текущей стоимости персонала. Как правило, это достигается путем оценки текущей стоимости (для компании) отдельного работника, выраженной в рублях, и умноженной на число лет, в течение которых рабочий, вероятно, останется в качестве рабочей силы. Впервые этот метод был предложен в 60-е годы в США в Институте социальных исследований Мичиганского университета. Он называется метод экономического анализа и учета человеческих ресурсов [6, с. 98]. В основе метода - специальная схема двойного бухгалтерского учета «человеческого капитала». В особых счетах по специально утвержденному перечню учитываются затраты на «человеческие ресурсы», которые в зависимости от содержания либо рассматриваются как долгосрочные вложения, увеличивающие размер функционирующего «человеческого капитала», либо списываются как потери. Устанавливается нормальный «срок амортизации капитала». При таком подходе уход ценного работника из фирмы, болезнь или преждевременная смерть отражаются на счетах как потеря капитала. Затраты на обучение рассматриваются (по аналогии с затратами на ремонт оборудования) как восстановление первоначальной стоимости капитала (либо добавление стоимости при «модернизации»). В методическом отношении учет стоимости человеческих ресурсов представляет большие сложности, особенно в определении различных нормативов, оценке эффективности вложений. К настоящему времени его применяют немногие компании, но сам принцип соотнесения затрат и результатов в практике работы с персоналом становится общепринятым.

В настоящее время на практике возможно применение первого метода, основанного на оценке затрат на приобретение персонала и его замену.

Калькуляция расходов по содержанию персонала является основой деятельности в области планирования, так как позволяет сопоставить фактические и плановые издержки, а также результаты за прошлые периоды [23, с. 102].

Калькуляция расходов базируется на видах расходов и местах возникновения затрат на предприятии.

Предлагается следующий состав затрат на наем персонала [26, с. 198]:

1. Стоимость привлечения кандидатов

1.1 При использовании внешних источников набора персонала:

1) стоимость размещенных объявлений;

2) вознаграждение рекрутинговым агентствам;

3) стоимость услуг «охотников за головами»;

4) стоимость времени, затраченного сотрудниками на поиск в Интернете, посещение учебных заведений, просмотр имеющихся баз данных кандидатов и т.д.

1.2. При использовании внутренних источников набора персонала:

1) стоимость сверхурочных, выплачиваемых сотрудником;

2) затраты от снижения производительности труда из-за совмещения должностей и увеличения загруженности работников;

3) стоимость времени, затраченного сотрудниками на поиск кандидатов во внутренней базе данных;

2. Стоимость отбора персонала:

1) стоимость времени, затраченного сотрудниками на просмотр резюме;

2) стоимость времени, затраченного сотрудниками на собеседования;

3) амортизационные отчисления стоимости психологических тестов;

4) стоимость медицинского обследования;

5) стоимость услуг центров оценки (Аssessment сentre);

6) стоимость времени, затраченного сотрудниками на обработку результатов отбора и принятие решения.

3. Затраты, связанные с наличием вакантной должности.

После планирования затрат проводится процедура найма работника, важным этапом которой является Разработка профиля требований к будущему работнику.

1.3 Разработка профиля требований к будущему работнику

Рисунок 1.2 - Этапы разработки профиля требований [4]

Важен вопрос о параметрах, направлениях, по которым необходимо производить данный анализ.

В Великобритании и других европейских странах очень популярна схема экспертной оценки требований к кандидатам А. Роджера, которая называется «План семи точек». В нем выделяются следующие параметры для оценки: физическое состояние, достижения, общий интеллект, способности, интересы, характер, дополнительные условия.

Описывать требования к кандидатам можно и с помощью модели 4С, разработанной специалистами Гарвардской школы бизнеса [9]. По мнению исследователей из Гарварда, эффективность результатов управления человеческими ресурсами следует оценивать по четырем направлениям: корпоративная преданность, компетентность, командная согласованность, корпоративная эффективность с точки зрения затрат (англ. 4С - соmmitment, соmрetenсe, соngruenсy, соst-effeсtiveness),

Все данные модели и другие, похожие на них выделяют несколько крупных групп характеристик работников. Что, с одной стороны упрощает процесс подхода к параметризации, а с другой усложняет его на практике, Так как специалисту, производящему отбор все равно приходится детализировать их и осуществлять более подробную параметризацию. Поэтому, по нашему мнению, должны оставаться общие группы, которые необходимо разбивать на более мелкие составляющие.

Кибанов А.Я. и Дуракова И.Б. приводят свою параметризацию. Они используют методику, которая учитывает систему деловых и личностных характеристик, охватывающих следующие группы качеств: общественно-гражданская зрелость; отношение к труду; уровень знаний и опыт работы; организаторские способности; умение работать с людьми; умение работать с документами и информацией; умение своевременно принимать и реализовывать решения; способность увидеть и поддержать передовое; морально-этические черты характера.

В каждой из этих групп, в свою очередь, выделяются более детализированные качества. В каждом конкретном случае из этого списка выбираются (при помощи экспертов) те позиции, которые важнее всего для конкретной должности и организации, и добавляются к ним специфические качества, которыми должен обладать претендент на эту конкретную должность. Отбирая важнейшие качества для определения требований к кандидатам на ту или иную должность, следует отличать качества, которые необходимы при поступлении на работу, и качества, которые можно приобрести достаточно быстро, освоившись с работой после назначения на должность.

После этого экспертами проводится работа по определению наличия качеств у кандидатов на вакантную должность и оценке степени обладания ими каждым кандидатом (по каждому качеству). Кандидат, в наибольшей степени обладающий всеми необходимыми для вакантной должности качествами, занимает эту должность [26, с. 102].

Российские авторы в основном не описывают данные параметры, но их можно найти в примерах, где они производят оценку. Таким образом, они невольно показывают необходимость более детального рассмотрения параметров для более качественного отбора персонала.

Все данные подходы имеют право на существование, однако их сложно анализировать потому, что не существует как таковой классификации подходов к параметрам.

По нашему мнению, можно выделить следующие направления для классификации:

1. По направленности на какую либо группу (на индивидуально - личностные характеристики, на профессиональные навыки и умения).

2. По степени детализации параметров (общие и детализированные) Далее эти разные группы параметров можно использовать для разных типов профессий или для разных организаций. Например, группа индивидуально - личностных характеристик подходит для творческих профессий, для новых, растущих организаций, а группа с направленностью на проффесиональные навыки и умения для рабочих, исполнительских должностей или для зрелых организаций.

Параметризация требований к кандидатам внесла большой вклад в усовершенствование процессов набора и отбора в организациях. Она обеспечила практическую основу, позволяющую тем, кто производит отбор, делать достаточно обоснованные сравнения между разными кандидатами. Многие организации приспособили к своим конкретным нуждам при определении кадровых спецификаций и оценке по ним кандидатов ту или иную модель. Важно, чтобы организации хотя бы пытались привнести элемент предсказуемости и контроля в управление персоналом, где личные суждения и предвзятость переплетаются друг с другом в условиях нехватки объективной информации.

1.4 Привлечение и отбор персонала

Таблица 1.3 - Сопоставление внутренних и внешних источников набора персонала в организации

К внешним методам или источникам набора персонала можно отнести следующие: ожидание людей, случайно зашедших в организацию в поиске работы, объявления в газетах, объявления по ТВ, радио, обращение в агентства по трудоустройству, опрос родственников и знакомых, интернет - рекрутинг, непосредственный набор выпускников учебных заведений, обращение в рекрутинговые агентства, привлечение «охотников за головами» [31, с. 241].

В зависимости от степени участия организации в процессе набора персонала выделяют активные и пассивные методы рекрутинга, что представлено на рисунке 1.3.

2.1 Социально-экономическая характеристика учреждения «Городская электронная регистратура»