Совершенствование управления системой материально-технического снабжения на предприятии

- отвлечение собственных и заемных финансовых средств на формирование оборотного капитала, что по существу означает их временное омертвление;

- расходы на содержание специального оборудования, помещений;

- оплата труда специального персонала подразделений, занимающихся вопросами снабжения и организации доставки материальных ресурсов.
Отсутствие запасов может привести к еще большим затратам (потери от дефицита запасов). К основным видам затрат, связанных с отсутствием запасов, относятся:

- потери от простоя производства (в том числе потери от задержки ввода в эксплуатацию производственных объектов);

- дополнительные затраты на закупку, включая доставку, мелких партий по более высокой цене или использование более дорогих видов транспорта (например, авиации) для срочного удовлетворения потребности в МТР.

Таким образом, основная роль запасов материально-технических ресурсов (МТР) проявляется в обеспечении их наличия, как по ассортименту, так и по количеству для производственно-эксплуатационных нужд предприятия и для непредвиденных потребностей. Для этого создаются целевые запасы следующих видов: технологический, текущий, резервный или запас в ожидании каких-либо событий. Для эффективного управления запасами МТР в настоящее время разработано много подходов, направленных на сокращение расходов по их формированию. В общем случае процесс управления запасами заключается в решении двух основных задач: определение размера необходимого запаса МТР, т.е. нормы запаса МТР в каждом звене логистической цепи, и создание системы контроля за фактическим размером запаса и своевременным его пополнением в соответствии с установленной нормой и потребностями.

При определении норм запасов МТР используют три группы методов:

- эвристические методы (опытно-статистические методы);

- методы технико-экономических расчетов;

- экономико-математические методы.

Управление запасами, наряду с нормированием, предусматривает организацию контроля их фактического состояния, т.е. изучения и регулирования уровня запасов МТР с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия, оперативных мер по их ликвидации. Необходимость контроля состояния запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами. Контроль (мониторинг) за состоянием запаса может проводиться на основе данных учета запасов, переписей МТР, инвентаризации или по мере необходимости. На практике применяются различные методы контроля, но наиболее часто встречаются два метода, а остальные являются их вариантами:

- система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа;

- система контроля за состоянием запасов с фиксированным размером заказа.

После выбора системы пополнения запасов определяется величина заказываемой партии МТР, а также интервал времени, через который повторяется заказ. Для оценки процесса управления запасами используются следующие критерии:

- норма страхового запаса по объектам управления запасами;

- норма готовности к поставке по объектам управления запасами;

- совокупный объем запасов.

Для формализации функций и их ролей в процессе управления запасами и более полного их представления рассмотрим ключевые уровни управления процесса с их целями и функциями. Отметим, что на уровне предприятия запасы относятся к числу объектов, требующих больших капиталовложений, и поэтому представляют собой один из факторов, определяющих политику предприятия и воздействующих на уровень логистического обслуживания в целом. На каком уровне будет приниматься решение о создании (или не создании) запасов и кем будет осуществляться процесс управления запасами - основная задача, которую необходимо решать.

Управление запасами связано с рационализацией схем доставки МТР к месту потребления, к определению логистических каналов материалопотока. Выбор и организация материалопотоков являются существенным резервом для повышения эффективности логистических процессов. Организация оптимальной системы распределения МТР зависит от числа складов в логистическом канале и их специализации. Складская система оказывает существенное влияние на издержки в процессе доведения МТР до получателей, а через них - на конечную стоимость получаемых МТР.

Усиление централизации управления позволяет улучшить критериальные оценки системы складского хозяйства и является одним из существенных резервов повышения эффективности системы управления. Управление запасами также теснейшим образом связано с организацией транспортных перевозок. Для этого необходимо решить ряд задач, список которых в укрупненном виде приведен ниже:

- оптимизация транспортных систем, в том числе создание, оценка транспортных коридоров и цепей;

- планирование транспортных процессов на различных видах транспорта, выбор оптимального решения в случаях смешанных перевозок;

- выбор вида и типа транспортного средства;

- определение и согласование транспортных тарифов.

Кроме того, следует учитывать и то, что перевозка МТР является одним из ключевых элементов расходов в деятельности компании и ею необходимо управлять в целях минимизации издержек при сохранении необходимых параметров транспортных услуг. Основным фактором при определении выбора той или иной транспортной цепочки является необходимый срок поставки МТР, далее следуют транспортные расходы, надежность и качество обслуживания, размер поставки, время перевозки, тип перевозимых МТР, возможность порчи и набор предоставляемых услуг.

Для рационального управления запасами немаловажна и организация контроля их состояния. Получаемая информация должна отвечать следующим требованиям:

- своевременно отражать сведения о величине запасов и отклонений от норм;

- включать все необходимые данные о состоянии процесса движения каждого материала, входящего в МТР (поступление, расход);

- стоимость сбора и обработки необходимых сведений должна быть минимальной.

Подведем итог сказанному выше. Недостаток запасов часто приводит к нарушению ритмичности производства, снижению производительности труда, перерасходу материальных ресурсов из-за вынужденных нерациональных замен и повышению себестоимости выпускаемой продукции, не позволяет обеспечить бесперебойный процесс отгрузки готовой продукции (что соответственно уменьшает объемы ее реализации), снижает размер получаемой прибыли и приводит к потере потенциальных покупателей. В то же время наличие неиспользуемых запасов замедляет оборачиваемость оборотных средств, отвлекает из оборота материальные ресурсы, снижает темпы воспроизводства и ведет к большим издержкам по содержанию самих запасов. Функционирование предприятия при относительно высоком уровне у него запасов становится попросту неэффективным, ведь в этом случае растут дополнительные издержки по содержанию запасов, увеличивается себестоимость продукции и снижается ее конкурентоспособность. В условиях рыночной экономики вопросы рациональной и эффективной организации процессов управления и контроля движения МТР приобретают особую актуальность. Правильный подход к их решению необходим для оптимизации уровня и эффективного использования запасов, для минимизации вложенных в них оборотных средств, а следовательно, для повышения доходности функционирования любого предприятия.

Требования, предъявляемые к современным системам управления запасами.

Как известно, управление состоит из следующего набора функций: планирование, прогнозирование, учет, анализ, регулирование. В соответствии с этим, в современной системе управления запасами должны осуществляться следующие функции:

1. Учет сделок. Каждая система контроля должна содержать информацию о движении товаров для целей управления. Точность учета товаров трудно переоценить. Многие системы не обеспечивают принятие правильных решений, потому что не имеется точных данных о запасах в пути и в наличии.

2. Прогнозирование. Управленческие решения должны быть предложены на основе прогнозирования спроса. Так как мнения специалистов отдела маркетинга или менеджеров управления запасами недостаточно, в системе управления запасами должна быть использована количественная расчетная методика, например, методика экспоненциального сглаживания. Мнение, тем не менее, может играть роль в модификации прогнозов при нестандартных обстоятельствах.

3. Правила принятия решений. Система должна содержать блок определения решений о времени и количествах заказываемых товаров. Система составляет заказы автоматически на основании принятых решений, используя выбранную политику (R или T).

4. Сообщения об отклонениях. Сообщения могут касаться ситуаций, когда прогноз не отразил реальный спрос по пунктам, когда сформированы слишком большие заказы по пунктам, дефициты имеют слишком большие значения, и т.д.

5. Сообщения о показателях эффективности. Этот блок должен обеспечивать высшее руководство обобщающей информацией об эффективности управления товарными запасами. Слишком много значения придают на практике коэффициенту оборачиваемости как единственному показателю, что приводит к неправильным управленческим решениям.

6. Блок планирования ассортимента и других факторов системы. В систему управления запасами предлагается включить также и этот блок. С помощью него система способна отвечать не только, сколько и в какие моменты заказывать, но и отбирать ассортиментные позиции, исходя из их специфики (цен, вариации спроса, времени поставки и т.д.). Данный блок может помогать анализировать изменения условий работы с поставщиками (изменение закупочных цен, способов транспортировки и т.д.).

Три критерия оптимизации в управлении запасами

На практике, руководство зачастую бывает перегружено различными отчетами с показателями операционной и финансовой оценки. Отчеты представляют смесь различных взглядов на проблемы управления запасами вместо представления общих для фирмы оценок, т. к. задачи отделов могут конфликтовать, например финансовый отдел и отдел складирования в отличие от коммерческого отдела заинтересован в низких размерах запаса и т.д.

Наиболее часто на практике используются следующие показатели:

- коэффициент оборачиваемости

- уровень обслуживания покупателей

- рентабельность продаж

- показатель выполнения плана реализации

- оценка работы поставщиков (своевременность доставки, качество доставки)

- сокращение излишних запасов

- точность учетных записей

- процент рекламаций и др.

Перечисленные показатели позволяют оценить те или иные стороны управления запасами торгового предприятия. В то же время, эти показатели, являясь лишь проекцией системы управления запасами, односторонне отражают ее состояние и поэтому должны рассматриваться во взаимосвязи. Например, нужно учитывать, что сокращение запасов может привести к росту дефицита и т.п.

Требования к показателям эффективности

При разработке системы показателей руководствуются следующими критериями:

1. Необходимость и достаточность показателей для комплексной оценки.

2. Возможность руководства воздействовать на показатели.

3. Соответствие показателей целям фирмы, зависимость от них прибыли и рентабельности инвестиций.

4. Возможность простого расчета показателей.

5. Надежность расчета показателей.

Обобщающей показателем оценки управления запасами может служить показатель рентабельности запасов, который рассчитывается по формуле:

, (3.1)

Где R - рентабельность запаса,

РТН - реализованное торговое наложение,

ИЗ - издержки заказа,

О - средние остатки запасов.

Этот показатель является вариантом показателя рентабельности инвестиций, который используется при обобщающей оценке эффективности бизнеса и вложений в бизнес. Специфика логистики заключается в том, что рассматривается специальный вид рентабельности, и не рассматриваются издержки, которые не зависят от принимаемых логистами решений о закупках. (Речь идет о накладных расходах, основных средствах, дебиторской и кредиторской задолженности и т.п.)

Значение показателя рентабельности запасов зависит от трех видов издержек, рассматриваемых в управлении запасами: издержки заказа, издержки хранения и издержки дефицита.

Издержками заказа называют затраты, прямо зависящие о количества раз пополнения запасов (транспортные расходы от поставщика, расходы по оформлению, проверке качества и т.п.). Издержками дефицита является недополученная прибыль в результате дефицита товара на складе.

При формировании запасов мы должны учитывать, что при этом фирма терпит убыток. Издержками хранения является упущенная выгода или недополученная прибыль при отсутствии возможности использовать капитал в других целях. Другими словами стоимость омертвления капитала, или альтернативная стоимость, или базовая (нормальная, требуемая) доходность от вложений в запасы. Вложения в запасы выгодны, если приносят большую отдачу, чем альтернативное использование капитала, и мы должны понимать, что, вкладывая деньги в запасы, мы отказываемся от использования финансового ресурса для других целей (строительства нового склада, расширения ассортимента, закупки нового оборудования, транспортных средств, вложения денег в банк и покупки ценных бумаг).

Управление запасами на практике ограничивается следующими директивами руководства

1. «Слишком много запасов на складе. Заканчиваем закупать запасы». В самом деле, на складе находится много излишних запасов. Однако, новая политика руководителя препятствует закупке любого товара, даже того, который продается регулярно. Результат следующий: склады полны запасов, но не имеется товаров, которые требует заказчик.

2. «Необходимо избавиться от этих запасов как можно скорее». Эта директива весьма предсказуема. К сожалению, она часто забывается через пять дней после окончания отчетного года. А спустя двенадцать месяцев склады завалены еще большим количеством излишних товаров.

Одновременная оптимизация издержек трудно достижима и предприятие продолжает испытывать дефицит при наличии излишних запасов. Т.е. снижение дефицита при той же частоте поставок трудно достижимы без роста запасов, попытки сократить запасы при том же уровне дефицита обеспечивается ростом частоты поставок и транспортных расходов, попытки снизить транспортные запасы при том же уровне дефицита обеспечивается высокими запасами.

3.2 Учет производственных запасов в МВД России

3.2.1 Задачи учета производственных запасов

Производственные запасы - часть имущества, используемая:

- при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, предназначенных для продажи;

- для управленческих нужд организации.

Основными задачами учета производственных запасов являются контроль за сохранностью материальных ресурсов, соответствием складских запасов нормативам, контроль за выполнением планов снабжения материалами, выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов, контроль за соблюдением норм производственного потребления, правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов по объектам калькуляции, рациональная оценка производственных запасов.

Производственные запасы (сырье, материалы, топливо и др.), являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс организации, в котором они используются однократно. Их себестоимость полностью передается на вновь созданный продукт, занимая при этом довольно высокий удельный вес.

В условиях рыночной экономики определяющее значение приобретают качественные показатели, например такие, как снижение удельных затрат сырья, материалов и топлива. Этих показателей можно достигнуть, увеличив использование прогрессивных конструкционных материалов, заменив дорогостоящие материалы более дешевыми синтетическими без снижения качества, сократив отходы производства. Необходимо комплексно использовать природные и материальные ресурсы, максимально устранять потери и нерациональные расходы, широко вовлекать в хозяйственный оборот вторичные ресурсы, а также попутные продукты.

Принято считать, что основной задачей учета производственных запасов является наиболее точное исчисление прибыли. Тем самым признается, что учет этого вида запасов должен быть подчинен достижению конечной цели деятельности предприятия.

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей немаловажное значение имеет состояние складского и весоизмерительного хозяйства. С этой целью приказом по организации каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. При наличии нескольких складов необходимо сосредоточить в каждом материалы определенных групп. Внутри складов материалы должны размещаться по секциям, затем по типосорторазмерам в штабелях, на стеллажах и на полках с таким расчетом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. С этой же целью в местах хранения материала целесообразно прикреплять ярлык, свидетельствующий о содержании этого вида ценностей. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

Руководитель организации должен также установить лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей. С этими лицами заключаются договоры о материальной ответственности.

Всем службам организации следует иметь список должностных лиц, которым предоставлено, право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз из организации материальных ценностей.

Производственные запасы в МВД России классифицируются по техническим свойствам и подразделяются на группы: оружие, спецодежда и т.д.

Каждому сорту, наименованию и т.д. приписывается номенклатурный номер, который заносят в номенклатурный справочник, представляющий собой систематизированный перечень материалов. В этом справочнике содержится полностью техническая характеристика каждого поименно в соответствии с действующими стандартами. Если в номенклатурном справочнике указана учетная цена за единицу каждого вида материалов, то его называют прайс - листом.

Аналитический учет производственных запасов организуется в соответствии с построением прайса, а зарезервированный номенклатурный номер обязательно проставляется во всех приходных и расходных документах по учету материальных ценностей. Использование в учете вычислительной техники позволяет ввести в прайс дополнительно такие показатели как норма запаса, естественная убыль, синтетический счет и т.д.

Вся информация, содержащаяся в прайсе, является условно постоянной и может храниться в памяти вычислительной техники.

3.2.2 Организация учета движения производственных запасов в МВД России

Для успешного выполнения задач, стоящих перед бухгалтерией и других отделов производственных запасов, необходимо:

- иметь прайс-лист;

- установить четкую систему документации и документооборота;

- проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов;

- своевременно отражать в учете их результаты;

- шире внедрять современные средства автоматизации учета.

Для правильной организации учета материалов в организации разрабатывается прайс-лист. Номенклатура - систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива и других материальных ценностей, используемых в данной организации. Номенклатура материальных ценностей должна содержать следующие данные о каждом материале: технически правильное наименование (в соответствии с общими стандартами - ГОСТом), полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения, и пр.); номенклатурный номер - условное обозначение, заменяющее по существу перечисленные признаки. Если же в номенклатуре указана учетная цена каждого вида материалов, то она называется прайс-листом.

Впоследствии при выписке каждого документа по движению материалов в нем указывается не только наименование материалов, но и его номенклатурный номер, что позволяет избежать ошибок при записях в складском и бухгалтерском учете материалов.

Для организации учета производственных запасов важна оценка. От выбора метода оценки производственных запасов в значительной мере зависит точность определения материальных затрат на производство, а также величина баланса и налогооблагаемой прибыли. Все запасы в синтетическом учете и бухгалтерском балансе отражаются по фактической себестоимости их приобретения / заготовления и включают след. элементы:

- стоимость по счетам поставщиков (без налога по НДС),

- также включается оплата процентов за пользование кредитов,

- предоставляемых поставщиком наценки,

- комиссионное вознаграждение, уплачиваемое снабженческим или внешнеэкономическим организациям,

- стоимость услуг товарных бирж,

- таможенные пошлины,

- расходы на транспортировку, хранение и доставку материальных ценностей, осуществляемую сторонними организациями.

Другие расходы, связанные с приемкой / складированием также должны включаться в себестоимость запасов, но сложное распределение доходов по отдельным видам, обуславливает учет этих затрат в составе общехозяйственных расходов.

Исчисление фактической себестоимости каждого приобретенного вида ресурсов осуществляется в конце отчетного периода, т. к. не все слагаемые этой себестоимости могут быть известны в момент поставки производственных запасов предприятию. Одни и те же материалы в течение отчетного месяца могут приобретаться по разным ценам.

Расход материалов происходит ежедневно, поэтому определить их себестоимость в момент их отпуска невозможно. Технический учет производственных запасов, согласно действующему законодательству, разрешается вести по учетным ценам. В качестве учетных цен могут быть средненоменклатурные цены или плановая себестоимость приобретения / заготовления. Средненоменклатурные цены рассчитываются по сложным уровням цен на начало и конец отчетного месяца по конкретным наименованиям производственных запасов. План себестоимости определяется по сложному уровню покупных цен и расходов по заготовлению и доставке их на предприятие.

Оценка производственных запасов по учетным ценам предполагает обособленно учитывать разницу (отклонение) между фактической себестоимостью приобретенных различных видов производственных запасов и стоимостью по учетным ценам. Присоединение таких отклонений к учетным ценам даст факт себестоимости. Отклонение фактической себестоимости от учетных цен в аналитическом разрезе учитывается по видам / группам однородных материальных ценностей. В конце каждого отчетного периода установленную сумму отклонений распределяют между израсходованными и оставшимися на складе материальных ценностей пропорционально их стоимости по учетным ценам.

Документация и документооборот по учету движения ПЗ

Согласно Постановления Госкомстата РФ от 30.10.1997 года №71а (ред. от 28.01.2002 года №5) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» с 01 ноября 1997 года по движению производственных запасов применяются следующие бланки первичных документов:

1) по учету материалов

- М-2 «Доверенность»,

- М-2а «Доверенность»,

- М-4 «Приходный ордер»,

- М-7 «Акт о приемке материалов»,

- М-8 «Материальная карта»,

- М-10 «Требование-накладная»,

- М-14 «Накладная на отпуск материалов на сторону»,

- М-50 «Карточка учета материалов»,

- М-35 «Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений»;

2) по учету инвентаря и хозяйственных принадлежностей

- МБ-2 «Карточка учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей»,

- МБ-4 «Акт выбытия инвентаря и хозяйственных принадлежностей»,

- МБ-7 «Инструментальная книжка выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений»,

- МБ-8 «Акт на списание инвентаря и хозяйственных принадлежностей».

Доверенность (формы №М-2 и №М-2а) - применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Форму №М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи - как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Приходный ордер (форма №М-4) - применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

Графа «Номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.

Акт о приемке материалов (форма №М-7) - применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе «Другие данные». Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа «Номер паспорта» заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

Материальная карта (форма №М-8) - применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Материальная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра материальной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В материальной карте расписывается кладовщик, а в материальной карте склада - представитель структурного подразделения.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма №М-50). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в материальной карте расписывается кладовщик.

По материальной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных. Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления.

Отпуск материальных ценностей производится с тех складов, которые обозначены в материальной карте. Кладовщик отмечает в материальной карте дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Сдача складом материальных карт в бухгалтерию производится после использования лимита. Бланк материальной карты с частично заполненными реквизитами может быть оформлен с помощью средств вычислительной техники.

Требование - накладная (форма №М-10) - применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака. Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-14) - применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов.

Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов.

Карточка учета материалов (форма №М-50) - применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма №М-35) - форма применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.

Карточка учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей (форма №МБ-2) - применяется для учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей, выданных под расписку работнику для длительного пользования. Заполняется в одном экземпляре кладовщиком на каждого работника, получившего эти предметы, или выдается материально ответственным лицам.

Акт выбытия инвентаря и хозяйственных принадлежностей (форма №МБ-4) - применяется для оформления поломки и утери инвентаря и хозяйственных принадлежностей. Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, а второй - направляется в бухгалтерию.

При предъявлении акта выбытия работнику взамен негодного или утерянного предмета выдается годный. Об этом делается соответствующая запись в карточке учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей (форма №МБ-2). Акты выбытия впоследствии прикладываются к актам на списание (форма №МБ-8).

Инструментальная карточка выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (форма №МБ-7) - применяется для учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений работникам в индивидуальное пользование. (Применяется при автоматизированной обработке учетных данных.). Заполняется в двух экземплярах кладовщиком структурного подразделения. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у кладовщика.

Акт на списание инструмента (форма №МБ-8) - применяется для оформления списания изношенного и непригодного для дальнейшего использования инструмента. Составляется в одном экземпляре комиссией. После сдачи списанных предметов в кладовую для утиля акт с распиской кладовщика сдается в бухгалтерию. На разные виды малоценных и быстроизнашивающихся предметов акты на списание составляются отдельно.

Для учета движения материалов бухгалтерией «Амурского Судостроительного Завода» применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров документов и их документооборот устанавливается в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ - один экземпляр, при ручной обработке - не более двух.

Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел снабжения, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они вовремя не прибыли на предприятие.

Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков доставляет экспедитор отдела снабжения. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани), экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие - качество (сертификаты, удостоверения). При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально ответственное лицо выписывает приходный ордер форма М-4.

Для сокращения количества первичных документов разрешается и бездокументное оформление поступивших материалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требованиях) проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

Акт о приемке материалов форма М-7 применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Комиссия назначается руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый - передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчетах сумм недостач или излишков; второй - поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера. Приходные документы составляются в день поступления материалов.

Обособленно хранятся на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге.

Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение. Ведение этой книги обеспечивает контроль за сохранностью любых видов собственности.

Кроме перечисленных документов составляются накладные, документы на отпуск (внутреннее перемещение) материалов форма М-12 АСУ при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехам на склад неиспользованных, сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху - для списания материалов, другой складу - для их оприходования.

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: материальные карты, требования.

Материальная карта формы М-8, М-9 выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца.

Выписываются материальные карты в двух экземплярах: один - цеху, другой - складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в материальной карте цеха, а представитель получателя - в материальной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца материальные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

По материальной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

В целях сокращения количества материальных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Если материальные карты используются при постоянном, систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование на замену (дополнительный отпуск) материалов форма М-10. Выписывается требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один - остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй - у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя.

Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение государственной программы) или замена материалов оформляется выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения директора предприятия или главного инженера, или лиц, ими уполномоченных.

Накладные на отпуск материалов на сторону форма М-14 применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону, расположенным за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта на основании нарядов или договоров.

3.2.3 Учет товара на складе

Любая система контроля запасов должна содержать информацию о наличии и местонахождении запасов, обо всех отгрузках и получении товаров. В то же время, многие системы на предприятиях не обеспечивают принятие правильных решений управления запасами именно по причине того, что не имеется точных данных о запасах в пути и в наличии.

Вопросы сохранности производственных запасов следует рассматривать не иначе, чем вопросы сохранности денежных средств в банке. За самые большие инвестиции торговой фирмы должен нести ответственность подотчетный работник, оформивший свою ответственность в установленном порядке. Сохранность запасов должна включать многие из тех процедур, которые используются в банке для сохранения денег банка и его вкладчиков:

1. Документирование всех сделок. Никакой товар не должен уходить со складских полок без соответствующего документального оформления. В банке, работник производит тщательный подсчет (до копеек) денежных купюр каждую ночь перед тем, как покинуть банк. Теоретически, процедуры не должны быть другими.

2. Ведение точных бухгалтерских записей. Любые товары подлежат списанию из регистров учета, как только они покидают полки хранения. Никаких займов, никаких свободных заборов товара, никаких других свободных изъятий товара с полок не должно производиться без письменной авторизации. Единственный способ избежать неправильного учета товаров в наличии - требовать постоянного документального сопровождения движения товара до того, как товар забирается.

3. Запрещение любого неавторизованного доступа в отдел хранения товаров. В банке никому не дозволено проходить за стойку. Никто не может забирать деньги из кассы банка без соответствующего документа. Не следует иметь никаких отличий и на вашем складе. Разрешение службе маркетинга, продаж, снабжения и даже директору забирать товары приводит к большому расхождению при сравнении учетных записей и фактического наличия товара при проведении инвентаризации.

4. Следование строгим процедурам и правилам приемки и отгрузки в отделе хранения. Именно на этой стадии множество товаров пропадает из-за того, что товары не всегда учитываются. Таким образом, три принципа осуществления контроля запасами следующие:

1) Абсолютно никакого неавторизованного доступа в отдел складирования;

2) Все посещения отдела должны контролироваться и записываться;

3) Все приходы и отгрузки товара должны в установленном порядке контролироваться и документироваться.

К учету товара обычно предъявляются следующие требования: оперативность, точность, полнота.

Наиболее точную информацию о наличии товара на складе дают инвентаризации. Ежегодные инвентаризации обеспечивают соответствие количества хранимого запаса и количества запаса по финансовым документам и отчетам. Ничто не может заменить в этом смысле эту процедуру. Для того, чтобы инвентаризация была правильно проведена, подсчет запасов должен производиться тщательно, быстро и последовательно по видам товара. Инвентаризацию легче и точнее производить в периоды, когда меньше всего остатков на складе. Помимо ежегодных инвентаризаций, для обеспечения сохранности запаса, требуются также дополнительные инвентаризационные процедуры. Это носит название непрерывной инвентаризации. Оно имеет место, если все товары во всех отделах подсчитываются на цикличной основе через определенный интервал времени. Рекомендуется производить эту инвентаризацию не реже, чем два раза в год. Непрерывная инвентаризация обеспечит своевременный, точный подсчет остатков и таким образом обеспечит большую действенность оперативной учетной системы запасов. Точный учет, процедуры сохранности запасов и компьютеризация контроля запасов дает потенциал для лучшего анализа запасов, прогнозирования трендов продаж и управления запасами.

Требования, предъявляемые к современным системам управления запасами.

Как известно, управление состоит из следующего набора функций: планирование, прогнозирование, учет, анализ, регулирование. В соответствии с этим, в современной системе управления запасами должны осуществляться следующие функции:

1. Учет сделок. Каждая система контроля должна содержать информацию о движении товаров для целей управления. Точность учета товаров трудно переоценить. Многие системы не обеспечивают принятие правильных решений, потому что не имеется точных данных о запасах в пути и в наличии.

2. Прогнозирование. Управленческие решения должны быть предложены на основе прогнозирования спроса. Так как мнения специалистов отдела маркетинга управления запасами недостаточно, в системе управления запасами должна быть использована количественная расчетная методика.

3. Правила принятия решений. Система должна содержать блок определения решений о времени и количествах заказываемых товаров. Система составляет заказы автоматически на основании принятых решений, используя выбранную политику.

4. Сообщения об отклонениях. Сообщения могут касаться ситуаций, когда прогноз не отразил реальный спрос по пунктам, когда сформированы слишком большие заказы по пунктам, дефициты имеют слишком большие значения, и т.д.

5. Сообщения о показателях эффективности. Этот блок должен обеспечивать высшее руководство обобщающей информацией об эффективности управления товарными запасами. Слишком много значения придают на практике коэффициенту оборачиваемости как единственному показателю, что приводит к неправильным управленческим решениям.

6. Блок планирования ассортимента и других факторов системы. В систему управления запасами предлагается включить также и этот блок. С помощью него система способна отвечать не только, сколько и в какие моменты заказывать, но и отбирать ассортиментные позиции, исходя из их специфики (цен, времени поставки и т.д.). Данный блок может помогать анализировать изменения условий работы с поставщиками (изменение закупочных цен и т.д.).

3.2.4 Инвентаризация производственных запасов

Инвентаризация - важнейшее средство контроля за сохранностью предприятия.

Инвентаризация была одним из первых приёмов хозяйственного учёта, позволяющим установить фактическое наличие имущества на определённый момент. Инвентаризация выполняет три основные функции: экономическую (как элемент учёта и контроля); социальную (как форма участия трудящихся в организации учёта и контроля); воспитательную (как средство воспитания бережного отношения к имуществу).

Принципы инвентаризации: внезапность; сопоставимость единиц измерения; плановость; объективность; юридическая правомочность результатов; непрерывность; полнота охвата объектов; воспитательное воздействие и материальная ответственность; оперативность и экономичность; гласность. Важнейшим средством контроля за сохранностью имущества (производственных запасов), за условиями его хранения и состоянием складского учета является инвентаризация. Ее сроки и количество устанавливается руководителем предприятия. Она обязательна перед составлением годового отчета, но не ранее 1 октября отчетного года. При передаче имущества в аренду, при смене материально-ответственного лица инвентаризация обязательна, равно как и при порче, хищениях ценностей, в случае стихийных бедствий, при ликвидации предприятия и др. Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (представители администрации, бухгалтерии и т.д.).

Проверка фактического наличия производственных запасов проводится при обязательном участии материально-ответственного лица. К началу инвентаризации материально-ответственные лица расписываются в том, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, а все ценности, поступившие на склад, - оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. По материальным ценностям, хранящимся в неповрежденной упаковке, количество их можно определить на основании документов с обязательной проверкой на выборку.

Данные инвентаризации о фактическом наличии по каждому виду материальных ценностей фиксируется в инвентаризационных описях или актах (два и более экземпляров). При проведении инвентаризации материальных ценностей учитываются специфические особенности их движения. Так, по ТМЦ в пути, или переданным (полученным) в переработку другим предприятиям; на ответственное хранении составляется отдельные инвентаризационные описи. Сведения в эти описи заносятся по документам, на основании которых эти ценности учитываются на счетах бухгалтерского учета. Материальные ценности, поступившие в период проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов комиссии и заносятся в отдельную опись. На приходных документах в этих случаях делается отметка за подписью председателя комиссии. При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя материалы могут быть отпущены со склада в присутствии членов комиссии. Они также заносятся в описи. Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами, которые в конце описи дают расписку, подтверждающую правильность проведения инвентаризации и принятие ценностей на ответственное хранение. Составляются сличительные ведомости, в которых приводятся показатели по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей (актов). Суммы выявленных расхождений указываются в соответствии с оценкой материальных ценностей в бухгалтерском учете. Во всех случаях выявления излишков или недостач устанавливаются причины и виновники, а материально-ответственные лица подробно в письменном виде отчитываются.