Совершенствование управления мотивацией персонала

Сотрудники отдела организационно-контрольной и кадровой работы разрабатывают план на замещение вакантных должностей, анализируют причины текучести кадров, определяют необходимое количество персонала для выполнения функций администрации. Однако при этом не составляются формальные стратегические и оперативные планы по персоналу. В качестве инструмента планирования используется наиболее простой и распространённый на практике метод экстраполяции. Он вполне подходит для планирования потребности персонала, несмотря на свою ограниченность, т. к. администрация имеет достаточно стабильную структуру.

Можно выделить следующие направления работы с персоналом в администрации Лебедянского района:

- разработка инструкций, фиксирующих должностные обязанности муниципальных служащих; разъяснение нормативов и требований к результатам работы;

- планирование вакансий;

- привлечение персонала;

- разработка программ профессиональной подготовки и развития персонала;

- разработка систем оценки результатов и стимулирования труда;

- сокращение персонала;

- организация продвижения персонала;

Кадровый состав администрации полностью укомплектован. Особенностью кадровой политики муниципального образования в том, что структурные подразделения администрации района являются в большей степени самостоятельными и сами решают вопросы кадрового менеджмента.

Так 1-й заместитель главы администрации Лебедянского района осуществляет взаимодействие с заготавливающими и перерабатывающими предприятиями сельхозназначения, предприятиями нефтепродуктообеспечения всех форм собственности, крестьянско-фермерскими хозяйствами, лесничеством, районным отделением «Зооветснаб» и другими организациями и учреждениями. Поскольку большинство этих предприятий имеют акционерную форму собственности 1-й заместитель главы администрации Лебедянского района только координирует их действия, отслеживая основные вопросы работы, контролирует выполнение основных социальных и экономических показателей. В кадровом отношении эти предприятия полностью самостоятельны.

Набор персонала в администрацию Лебедянского района осуществляется отделом организационно-контрольной и кадровой работы. Определение общей потребности организации в кадрах охватывает постановку кадровых задач. На данный момент, претендент на должность муниципального служащего проходит через специальную систему отбора. Данная система предусматривает следующий алгоритм принятия решения:

1. Из структурного подразделения поступает информация в отдел организационно-контрольной и кадровой работы об имеющихся вакансиях.

2. отдел организационно-контрольной и кадровой работы организует работу, связанную с набором претендентов.

3. Претенденты заполняют стандартную форму анкеты, копии которых поступают в структурное подразделение, где принимается решение о целесообразности исследования кандидата.

4. Претендент проходит собеседование с начальником структурного подразделения, в отделе организационно-контрольной и кадровой работы производится психологическое тестирование.

5. На основе обмена отзывами между отделом организационно-контрольной и кадровой работы и структурным подразделением, коллегиально, принимается решение о найме того или иного претендента.

Процесс отбора персонала в администрации Лебедянского района представлен на рисунке 5.

Рисунок 5 - Процесс отбора персонала.

В отделе организационно-контрольной и кадровой работы существует информационная база данных по персоналу, что позволяет формировать аналитическую информацию, необходимую для принятия решения в области кадрового менеджмента.

Проведённый анализ показал, что в администрации отсутствует упорядоченная и регламентированная система ротации и продвижения по службе. Перемещение и назначение кадров осуществляются без предварительного плана. Данный фактор тормозит большинство нововведений. А именно сейчас наступило время, когда необходимо уделять более пристальное внимание планомерной подготовке и, особенно, переподготовке специалистов муниципального управления. Это позволит быстрее и эффективнее реагировать на происходящие изменения в стране, усилить элементы стабильности в условиях экономического господства рынка, репрезентативности муниципального управления и его наибольшего соответствия ожиданиям и потребностям населения.

В настоящее время обучение сотрудников осуществляется как за счёт самих сотрудников, так и за счёт администрации. Процесс обучения сотрудников в динамике выглядит следующим образом. В 2005 году 4 сотрудника администрации поступили в вузы, 2 человека на специальность «Финансы и кредит», 2 человека на специальность «Государственное и муниципальное управление» в Орловкой региональной академии государственной службы (ОРАГС).

В 2006 году в ОРАГС поступили 4 человека на специальность «Государственное и муниципальное управление»;

В 2007 году в ОРАГС поступили 4 человека, 3 на специальность «Государственное и муниципальное управление», 1 человек на специальность «Финансы и кредит». Все вышеперечисленные сотрудники обучаются за счёт средств администрации Лебедянского района в Липецком филиале Орловской региональной академии государственной службы при президенте РФ; 7 человек учатся за счёт собственных средств в вузах города Липецка.

В 2006 году 3 человека повысили свою квалификацию на базе Сельскохозяйственной академии г. Москва, в 2005 году 7 человек окончили высшие учебные заведения, в 2005 году 10 человек повысили свою квалификацию в Липецком филиале Орловской региональной академии государственной службы при президенте РФ, в 2007 году 11 человек повышают свою квалификацию из них 5 на базе ОРАГС.

В администрации Лебедянского района настала необходимость осознания перехода к политике управления человеческими ресурсами, ориентированной на человека и предусматривающей максимальную вовлечённость персонала в решение социальных вопросов населения Лебедянского района, поощрения инициативы и самодисциплины муниципальных служащих.

В администрации Лебедянского района в последнее время наблюдаются положительные изменения в кадровом менеджменте - работа с персоналом трансформируется в соответствии с требованиями внешней среды.

Всё более характерной становится адекватная реакция на изменения в политике государства, улучшаются приёмы управления, внедряются более совершенные методы работы с персоналом, повышается уровень и значение кадровой политики. Вместе с тем, практика выдвигает ряд серьёзных проблем в данной области. В большинстве случаев отсутствует фундаментальная мотивация для эффективной деятельности муниципальных служащих, они не берут на себя всю полноту ответственности за принятие и реализацию управленческих решений.

Для определения эффективности работы с кадрами работникам администрации Лебедянского района было предложено ответить на тесты (приложение 2) «Насколько вы стремитесь участвовать во внутриорганизационных процессах?» и «Потенциал службы персонала» (приложение 3) [18, с. 123, 138]^.

В тестировании принимали участие 11 человек. Результаты ответов на тест «Потенциал службы персонала» отражены в таблице 3.

Потенциал службы персонала - показатель соответствия работы с персоналом в конкретной организации современным требованиям. С помощью данного теста может оцениваться любая организация. Экспертом или непосредственным организатором тестирования может служить любой профессионально компетентный сотрудник, проработавший в организации не менее года и хорошо знающий реальное положение дел, кроме руководителей и работников службы персонала.

Таблица 3 - Результаты ответов на тест «Потенциал службы персонала»

Анализируя ответы муниципальных служащих на первый вопрос теста можно сказать, что сотрудники считают, что организационный отдел занимается основными функциями по работе с персоналом и, в целом, служащие оценивают эту работу достаточно высоко в плане количества проводимых мероприятий.

По ответам на второй вопрос видно, что приём на работу слабое место в работе администрации с кадрами. Приём осуществляется без отборочных испытаний, которые должен проводить отдел организационно-контрольной и кадровой работы. Но пятеро опрошенных определяют приём на работу в соответствии с договорами, заключёнными с другими ведомствами. Имеются ввиду сотрудники функциональных подразделений, имеющих федеральное и областное подчинение.

Отвечая на третий вопрос, муниципальные служащие единодушны - в работе с персоналом не применяются методы, обеспечивающие благоприятный социально-психологический климат в коллективе. И только двое ответили, что, комплектуя рабочие группы, руководитель учитывает то, кто с кем будет работать. Слабый учёт личных качеств работников является огромным недостатком, т. к. от психологической совместимости членов коллектива зависят и успехи в работе и уровень морально-психологического климата в коллективе, степень конфликтности, враждебности, эффект синергии, когда достоинства одних сотрудников усиливаются за счёт положительных качеств других.

Ответы на 4 вопрос свидетельствуют о том, что контрактная система используется для отдельных работников в самом общем виде. Это действительно так, формы контрактов разработаны, но являются общими и не учитывают специфику занимаемых должностей.

В ответах на пятый вопрос двое сотрудников считают, что должностные инструкции существуют для отдельных работников в самом общем виде; пятеро считают, что должностные инструкции созданы для многих работников в таком же общем виде; четверо полагают, что они созданы для немногих, но с кратким перечнем обязанностей и функций. Таким образом, мы видим, что для организационного отдела здесь огромное поле деятельности. Обязанности муниципальных служащих должны быть чётко определены и распределены.

Ответы на 6 вопрос показывают, что 6 сотрудников считают обучение персонала эпизодическим явлением, пять служащих полагают, что обучение касается только подготовки по рабочим и техническим специальностям. Это свидетельствует об очень слабой работе по повышению квалификации работников.

В ответе на седьмой вопрос три человека ответили, что должностное продвижение зависит от начальства, которое учитывает при отборе и деловые качества, и личное отношение к работнику; восемь человек считают, что должностное продвижение зависит от конкретных руководителей, которые принимают при отборе объективные, но волевые решения. Анализ ответов показывает - в коллективе администрации Лебедянского района - авторитарный стиль руководства, подчинённые связывают вопрос служебного роста только с мнением руководства администрации, нет плана и программы профессионального роста.

Ответы на восьмой вопрос показывают, что аттестация в администрации Лебедянского района проводится для большинства категорий персонала, по нескольким методикам, обеспечивающим объективность, строго регулярно - каждые три - пять лет; по тестовым методикам, обеспечивающим автоматизм получения результатов - каждые три года. В этом вопросе ситуация стабильна, оценка персонала носит обязательный и регулярный характер.

Ответы на девятый вопрос: 8 человек ответили, что увольнение осуществляется просто, без проволочек и является рутиной; три человека полагают, что бывают случаи, когда руководство старается задержать под благовидным предлогом увольняющихся по собственному желанию. В администрации Лебедянского района руководство не несёт моральную ответственность за любой факт увольнения; каждый факт увольнения по собственному и несобственному желанию не отражается на оплате работников.

Ответы на десятый вопрос: семь человек полагают, что при сокращении татов работников немедленно увольняют согласно трудовому законодательству; четыре человека ответили, что увольняемых заранее предупреждают об этом. Руководство администрации Лебедянского района не старается подыскивает увольняемым какую-нибудь другую работу, не проводит профессиональных консультаций по поводу трудоустройства и не даёт новую специальность за свой счёт или совместно с принимающим на работу предприятием.

Анализ ответов на тест «Потенциал службы персонала» показывает, что кадровая работа в администрации осуществляется неудовлетворительно. В полной мере осуществляются мероприятия только по оценке персонала, частично по обучению, контракты заключаются, но без учёта особенностей занимаемых должностей.

Результаты ответов на тест «Насколько вы стремитесь участвовать во внутриорганизационных процессах?» отражены в таблице 4.

На первый вопрос «Вы заставляете окружающих почувствовать себя важными в первую очередь с помощью того, что открыто хвалите их работу или идеи» - 6 участников ответили «неверно». Это свидетельствует о неумении преодолевать преграды на пути обмена информацией, нежелании проявлять открытость к людям. Пять человек, ответивших на вопрос - «верно» открытость проявляют, что необходимо, как в коллективной работе, так и приёме населения муниципальными служащими.

На второй вопрос «Поскольку в большинстве случаев люди оценивают вас при самой первой встрече, вы всегда стараетесь производить самое хорошее впечатление» мы получили 6 ответов «верно», т. е. эти муниципальное служащие стремятся произвести благоприятное впечатление на окружающих; интересным является то, что пять человек ответили на этот вопрос отрицательно. По всей видимости, муниципальные служащие считают свой статус настолько высоким, что им не нужно самоутверждаться за счёт своего имиджа. Такая тенденция является опасной, повышенная самооценка может привести к пренебрежению к работе, неудовлетворительному вниманию к нуждам населения района.

Ответы на третий вопрос «Обычно вы стремитесь побудить знакомых вам людей разговориться и сочувствуете их проблемам» свидетельствуют, что большинство муниципальных служащих общительны, коммуникабельны. Однако готовности к коммуникациям мало, необходимо преодолевать преграды на пути обмена информацией - смотрите результаты ответов на первый вопрос.

На четвёртый вопрос «Если ваши знакомые, по вашему мнению, ошибаются, то вы не поддаётесь искушению сказать им о том, что они совершенно не правы» - четыре человека ответили «верно». Это свидетельствует о вежливости и высокой культуре муниципальных служащих. И в то же время здесь таится опасность отсутствия критики, нежелание исправить и изменить ситуацию, которую работники считают неверной. Общее согласие и отсутствие критики могут привести к застойным явлениям, т.к. только противоречие является двигателем прогресса. Четыре ответа «неверно» - критика всё-таки присутствует и это хорошо, т. к. без критического отношения других невозможно добиться высоких результатов, только не нужно забывать и о самокритике.

На пятый вопрос «Вы делаете комплименты людям по поводу их положительных качеств и всегда предоставляете возможность окружающим реабилитироваться в том случае, если они совершили ошибку» семь человек ответили «верно». Это положительная тенденция. Людям необходимо верить, поддерживать в них положительный настрой, а для руководителей ещё и мотивировать работников на ожидание положительного результата. У сотрудников, ответивших «неверно», 4 человека, слишком непримиримое отношение к ошибкам других.

На шестой вопрос «Вы распространяете ложную информацию или слухи в том случае, если вам необходимо разделаться со своими врагами» - все опрошенные ответили «неверно». Это вопрос ловушка, ответ свидетельствует о том, что сотрудники отвечали обдуманно, имеют определённые этические принципы.

На седьмой вопрос «Иногда вам кажется необходимым давать обещания, которые, как вы знаете, не удастся сдержать» 8 человек ответили «верно» - сотрудники ответили честно, но не лукавят ли они? 3 человека ответили «неверно», они отрицают вынужденную ложь.

На восьмой вопрос - «Для вас важно уживаться со всеми, даже с теми сотрудниками, которые считаются пустомелями, несносными или вечно жалующимися на жизнь людьми» восемь служащих ответили «верно», что свидетельствует о таком отношении к людям, когда прощается всё. Уживчивость неплохое качество, но можно бы быть более требовательным к людям. Три человека ответили «неверно», что свидетельствует о непримиримости, а работая с людьми, приходиться мириться со многим.

На девятый вопрос «Для вас очень важно делать одолжения другим, дабы потом использовать этих людей в нужный момент» восемь человек ответили «верно», что свидетельствует о самокритике, нам кажется, что отвечая на этот вопрос «верно», сотрудники критически оценивают себя. Три человека ответили «неверно» - эти люди надеются только на себя.

На десятый вопрос «верно» ответили 4 человека. Это означает, что очень мало служащих готовы пойти на компромисс. Такое положение характерно для организации с авторитарным стилем руководства. Семь человек ответили «неверно» - эти служащие открыты для взаимодействия.

Таким образом, микрополитика в администрации Лебедянского района предполагает следующее поведение людей: коммуникабельность и открытость, они не очень самокритичны. Служащие имеют высокий статус и самооценку. Большинство сотрудников открыто для взаимодействия, однако они плохо умеют преодолевать преграды на пути обмена информацией. По всей видимости, это связано с тем, что отделы администрации небольшие по штату и сотрудничают между собой весьма слабо. Веерная коммуникационная система разъединяет отделы, всё замыкается на начальнике отдела. Муниципальные служащие в целом довольны своей работой и не хотели бы её менять. На ответы накладывает отпечаток авторитарный стиль руководства. Большинство сотрудников готовы мириться с недостатками других, доверчивы, готовы давать обещания, которые не могут выполнить, но если нужны критика с одобрения начальства - тогда виновнику придётся очень трудно, так как на его защиту не встанет никто.

Факторами, способствующими увеличению «оттока» персонала из организации являются в первую очередь, негуманное и неплодотворное руководство персоналом, нечетко определённые цели организации, неинтересная работа и нежелание (или неумение) руководителей, административного аппарата признавать заслуги подчинённых. Руководство не всегда правильно использует побуждающие факторы, что создаёт серьёзные проблемы в работе, которые нередко связаны:

- с перспективами продвижения по службе или повышением квалификационного статуса работников (трудности возникают из-за того, что многие аспекты служебного продвижения, роста квалификации зависят не только лишь от работника отдела организационно-контрольной и кадровой работы администрации);

- с денежным вознаграждением.

В этом случае специалистам отдела организационно-контрольной и кадровой работы нужно следить за тем, как эти факторы влияют на текучесть кадров, и если необходимо, докладывать о возникающих проблемах тем, в чьей власти находится быстрое и относительно справедливое их решение.

В администрации есть и другие факторы, влияющие на текучесть кадров:

- раздоры между сослуживцами;

неудовлетворённость материальным вознаграждением;

«скупые» наборы льгот;

излишняя чувствительность к критике и т.д.

Полностью разрешить эти и другие проблемы работники отдела организационно-контрольной и кадровой работы не в силах, но вовремя заметить проявляющиеся симптомы и по возможности сгладить их негативное влияние на текучесть кадров является их профессиональным долгом.

Из динамики текучести кадров на рис. 9 видно, что в 2006 г текучесть возросла, но в 2007 г. она уменьшилась. Это связано с ростом заработной платы муниципальных служащих, что видно из рисунка 8. График динамики заработной платы сделан по данным отчёта об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам за 2006-2007 г.г.

Рисунок 6. Текучесть кадров в администрации Лебедянского района в 2004-2008 гг. (%)

Таким образом, можно сделать вывод, что рост величины текучести кадров обратно пропорционален росту заработной платы.

Для более детального исследования текучести кадров проведено анкетирование сотрудников, покинувших место работы в период с сентября по ноябрь 2007 г. в ходе преддипломной практики. В опросе участвовало 7 человек. Респондентам было предложено проранжировать по уровню значимости для них пять основных групп причин, по которым они покидают организацию (по пятибалльной шкале). Результаты данного исследования представлены в таблице 6 (удельный вес причины рассчитывался как отношение суммы баллов по причине во всех анкетах к общему количеству баллов по всем причинам во всех анкетах).

Таблица 6 - Основные причины текучести кадров по результатам опроса.

Таблица 7 - Результаты опроса руководителей о возможностях служебного роста.