PR-текст как фактор влияния на формирование имиджа государственной организации (на примере группы информации и общественных связей штаба УВД)

PR-текст как фактор влияния на формирование имиджа государственной организации (на примере группы информации и общественных связей штаба УВД)

Содержание

Введение

Глава 1. Значение коммуникативных стратегий PR-текстов в формировании имиджа государственной организации

1.1 Определение понятия «имидж государственной организации». Функции имиджа

1.2 Носители имиджа государственной организации

1.3 Определение понятия «PR-текст». Основные жанры PR-текстов в государственной организации

1.4 Коммуникативные стратегии и тактики PR-текстов. Особенности стратегии самопрезентации

Глава 2. Анализ PR-текстов группы информации и общественных связей штаба УВД города Нижний Тагил

2.1 Реализация коммуникативной стратегии самопрезентации в PR-текстах

2.1.1 Реализация тактики информирования

2.1.2 Реализация тактики акцентирования положительной информации

2.1.3 Реализация тактики оппозиционирования

2.1.4 Реализация тактики признания существующих проблем и указания на путь их решения

2.2 Анализ результатов исследования имиджа пресс-службы УВД

Заключение

Список использованной литературы

Введение

В настоящее время в общественном сознании все более закрепляется представление об имидже как об определенной ценности, от которой зависит успешная деятельность любой организации. Это понятие активно используется в средствах массовой информации, в системе маркетинга, рекламы и связей с общественностью. Понятие имиджа имеет ряд близких по значению понятий: мнение, рейтинг, репутация, образ, отношение, известность, слава, популярность, престиж, авторитет. Процесс становления имиджеведения в России как науки имеет сравнительно небольшую историю.

Положительный имидж организации является ее долгосрочным стратегическим ресурсом. Государственные структуры нуждаются в позитивном представлении общественности о ней. Организациям, обеспечивающим выполнение функций государственных органов очень важна поддержка населения, средств массовой информации и всех других субъектов. Поэтому вопросу формирования и продвижения имиджа государственной организации следует уделять самое пристальное внимание с начала ее становления и развития.

Формирование и продвижение имиджа государственной организации - сложный и многогранный процесс, который требует от специалистов по связям с общественностью длительной целенаправленной работы с использованием самых современных маркетинговых и PR-технологий. Одной из основных форм PR-деятельности является подготовка текстовых материалов для целевой общественности и для СМИ. PR-материалы любой организации создаются с целью продвижения информации для достижения понимания, адекватного отношения и желаемого поведения со стороны групп общественности, которые могут быть заинтересованы или обеспокоены действиями данной организации. Деятельность PR-специалиста в организации направлена на использование СМИ для налаживания как односторонней, так и двухсторонней коммуникации с различными целевыми аудиториями, важными для этой организации при реализации ею очередного проекта.

Сегодня PR-текст сформировался как особая форма коммуникационного обмена и является одним из носителей имиджа государственной организации этим обосновывается актуальность выбранной темы.

Цель исследования - выявить роль PR-текста в формировании имиджа государственной организации.

Задачи исследования:

1.Определить понятие имиджа и его функции, проанализировать основные элементы имиджа государственной организации.

2. Дать определение понятию PR-текст, выделить основные жанры PR-текстов.

3. Обозначить коммуникативные стратегии и тактики PR-текстов.

4. Провести анализ PR-текстов группы информации и общественных связей штаба УВД.

Объект исследования - имидж группы информации и общественных связей штаба УВД как государственной организации.

Предмет исследования - PR-тексты группы информации и общественных связей штаба УВД.

При написании исследования использовались следующие методы: системный подход, сравнительный метод, экспертное интервью.

Методологическая база исследования. Работа основывается на трудах ведущих зарубежных и отечественных специалистов в области связей с общественностью. В частности, на работах В. Г. Королько, С.В. Чуриловой, О.В. Лысиковой, В.М. Шепель, А.Д. Кривоносова, Г.Л. Тульчинского, Н.Б. Руженцевой, С. Блэка, Е.А. Блажнова.

Материал исследования - в работе анализируются PR-тексты группы информации и общественных связей штаба УВД в период с сентября 2009 по апрель 2010 год. Сбор материала производился методом сплошной выборки. Объем выборки: 160 текстов.

Практическая значимость исследования определяется возможностью использования результатов выпускной квалификационной работы в научно-исследовательской работе, а также в учебном процессе при изучении дисциплины «Жанры PR-текстов».

Материалы исследования были апробированы на III всероссийской научной студенческой конференции в Нижнем Тагиле (16 апреля 2010 года) «Пространство рекламы и PR: путь в профессию».

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы.

Глава 1. значение коммуникативных стратегий PR-текстов в формировании имиджа государственной организации

1.1 Определение понятия имидж государственной организации

Функции имиджа

Понятие «имидж» происходит от латинского «imago», связанного с латинским словом «imitari», означающего «имитировать». Согласно толковому словарю Вебстера, имидж -- это искусственная имитация или преподнесение внешней формы какого-либо объекта - товара, института, организации или человека, целенаправленно формирующейся в массовом сознании с помощью паблисити, рекламы, пропаганды [Шарков, Ткачев 2003: 178]. Имидж - это некий синтетический образ, который складывается в сознании людей в отношении конкретного лица, организации или иного социального объекта, содержит в себе значительный объём эмоционально окрашенной информации об объекте восприятия и побуждает к определённому социальному поведению [Шепель 1997: 3].Он является мысленным представлением о человеке, товаре или институте, целенаправленно формирующимся в массовом сознании с помощью паблисити, рекламы либо пропаганды. Одним из важных аспектов общего восприятия и оценки организации является впечатление, которое она производит, то есть ее имидж (образ). Независимо от желаний как самой организации, так и специалистов по связям с общественностью, имидж -- объективный фактор, играющий существенную роль в оценке любого социального явления или процесса.

Корпоративный или организационный имидж представляет образ конкретной организации, сформированный в общественном сознании. Коллективное восприятие корпорации, фирмы, музея, гостиницы, досугового комплекса общественностью на основании того, что она говорит и что она делает, собственно, и создает организационный имидж [Чурилова 2002: 67]. Таким образом, любая организация имеет свой имидж, потому что она действительно что-то говорит и что-то делает.

Имидж государственной структуры - целостное восприятие (понимание и оценка) организации различными группами общественности, формирующееся на основе хранящейся в их памяти информации о различных сторонах деятельности организации [Комаровский 2001: 97]. Корпоративный имидж является представлением общественности о ней, целенаправленно формирующимся в массовом сознании с помощью системы связей с общественностью и ее инструментов (паблисити, рекламы, пропаганды, коммуникации).

Имидж организации имеет две составляющих - образ и оценку, которые поддаются условному различию, в реальном существовании они неразрывно взаимосвязаны:

- описательная (информационная) составляющая, представляет собой образ организации, или совокупность всех представлений (знаний) об организации;

- оценочная составляющая существует в силу того, что хранящаяся в памяти информация не воспринимается безразлично, а пробуждает оценки и эмоции, которые могут обладать различной интенсивностью, поскольку конкретные черты образа организации могут вызывать более или менее сильные эмоции, связанные с их принятием или осуждением [Лысикова 2006: 44]. Оценка имиджа организации осуществляется через призму своего прошлого опыта, ценностных ориентаций, общепринятых норм, моральных принципов, стандартов.

Корпоративный имидж показывает не то, что делает данная организация, а как воспринимают и оценивают её деятельность окружающие. Идентификация как способ соотносить себя с «иным» важна для эффективного формирования и внутреннего, и внешнего имиджа организации. Следует доносить до общественности через СМИ основной смысл действий организации, регулировать взаимоотношения со всеми заинтересованными партнерами, организациями, не пускать тот процесс на самотек. По мнению О.В. Лысиковой, идентификация обеспечивает комфортность, надежность, внутреннее согласие членов организации, получаемое от работы и её результатов, от взаимоотношений друг с другом, что способствует формированию достаточно высокой корпоративной культуры [Лысикова 2006: 47].

Таким образом, имидж организации можно рассматривать как существующую в сознании людей систему представлений (образов) и оценок, объектом которых она является.

Функции имиджа проявляют его содержание и предназначение для конкретной сферы деятельности. Автор издания «Имиджелогия и паблик рилейшнз» О.В. Лысикова выделяет следующие основные функции имиджа:

- профессиональная функция позволяет человеку реализоваться в конкретной области;

- адаптационная функция необходима для комфортного приспособления к определенной среде, группе;

- функция личностной реализации позволяет максимально раскрыть индивидуальные способности и задатки применительно к конкретной сфере деятельности;

- аксиологическая функция ориентирует специалиста на индивидуальные и профессиональные ценности, являющиеся ориентиром в субъективном и объективном мире;

- эвристическая функция сосредоточивает внимание специалиста на реализации своего творческого потенциала в профессиональном успехе, научном открытии, создании уникального произведения;

- психотерапевтическая функция заключается в осознании своей значимости, психологической устойчивости, уверенности, оптимизме;

- коммуникативная функция позволяет специалисту позитивно организовать и осуществлять общение на всех уровнях, получать от него максимум информации, а также воздействовать на собеседника или аудиторию в нужном для себя направлении [Лысикова 2006: 20-22].

Функции имиджа свидетельствуют о его значении в гармонизации внутреннего мира человека и формировании адаптационной способности к позитивным и негативным изменениям окружающей среды [Джи 2000: 23]. Корпоративный (организационный) имидж - это образ организации в представлении групп общественности. Он привлекает внимание общественности, средств массовой информации, облегчает доступ организации к ресурсам (финансовым, информационным, человеческим, материальным) и ведение операций [Шарков, Ткачев 2003: 168]. Государственным структурам особенно важно иметь позитивный имидж, поскольку он обеспечивает поддержку населения и СМИ. Такой организации как милиция, необходимо позиционировать себя с положительной стороны, так как организация находится на виду общественности, в центре внимания. Поэтому важна постоянная работа с общественным мнением с использованием собственной пресс-службы.

Имидж создается длительными и целенаправленными усилиями системы связей с общественностью. Систематически планируемая и осуществляемая деятельность, направленная на формирование нужного общественного мнения, мероприятия в сфере создания и поддержания репутации - одни из составляющих PR-механизмов создания имиджа организации [Шарков, Ткачев 2003: 120].

Корпоративный имидж государственной организации выполняет следующие функции:

1) Объединение сотрудников, формирование единого командного духа, развитие организационной культуры.

Серьезное воздействие на восприятие имиджа организации внешней общественностью оказывают её собственные служащие. Поэтому роль внутренней общественности постоянно должна находиться в центре внимания PR-специалиста. Командный дух и моральный настрой работников определяют, будет ли организация иметь положительные отзывы у общественности, вести успешную деятельность, иметь положительный имидж. Коллективное восприятие организации ее общественностью на основании того, что она говорит и что делает, создает имидж организации [Русаков 2006: 124].

Организационная культура - система формальных и неформальных правил и норм деятельности, обычаев, традиций, индивидуальных и групповых интересов, особенностей поведения персонала данной организационной структуры, стиля руководства [Шарков, Ткачев 2003: 112]. Культура организации является специфической, характерной для данной организации системой связей, взаимодействий и отношений, осуществляющихся в рамках конкретной деятельности. Организационное поведение проявляет себя в добровольные действия, направленные на достижение целей организации, поведение организации как единого механизма, повышение репутации. Организационная культура помогает решать задачи позиционирования, координации и мотивации.

2) Расширение известности, знания, понимания, интереса общественности к организации, способствуя улучшению репутации.

Фактору репутации уделяют внимание все современные развивающиеся организации. Положительный имидж организации влияет на её известность, хорошую репутацию, успешную деятельность.

3) Развитие у общественности ассоциации с позитивными характеристиками деятельности организации

Хороший имидж постепенно влечет формирование у общественности ассоциаций, связанных с позитивными характеристиками организации. Например, характеристики, гарантирующие качество, надежность, ответственность [Жировских 2007: 84].

4) Выражение идентичности организации.

Корпоративная идентичность - это то, что организация сообщает о себе, о своей индивидуальности. Все, что организация говорит, делает и создает (включая свой имидж), формирует её идентичность. Сюда относится характер деятельности, формальные и неформальные коммуникации, политика организации, поступки персонала и так далее [Браун 2000: 57].

Таким образом, корпоративный имидж - это имидж организации в целом, совокупность таких компонентов, как престиж, успех, репутация, стабильность. Изучение функциональных отношений в имиджелогии позволяет обосновать приемлемость, доказательство, обоснование профессионально-личностного, корпоративного имиджей и их составляющих, а также технологий, используемых в процессе их формирования.

1.2 Носители имиджа государственной организации

Интерес к имиджу является признаком перспективных, развивающихся организаций, которые стремятся обрести свой привлекательный, запоминающийся образ, достичь успеха [Василенко 2003: 86]. Особое внимание уделяется разработке средств, которые позволяют идентифицировать организацию с декларируемыми ею ценностями. К таким средствам относят:

- организационную культуру как систему взаимодействий и отношений, способствующих ведению деятельности и достижению целей;

- корпоративный дизайн (фирменный стиль, внешняя атрибутика);

- организацию связей с общественностью с целью формирования позитивного имиджа организации в общественном сознании [Лысикова 2006: 45].

Формирование организационной культуры, в отличие от имиджа организации, представляет в большей степени стихийный процесс, в то время как создание образа организации - процесс сознательно управляемый.

Крайне важна культура внутриорганизационных отношений, в которой представлены ценности, нормы, модели поведения, принятые в организации [Чурилова 2002: 28]:

- отношение к персоналу организации как к высшей ценности;

- форма обращения руководителя к подчиненным;

- соблюдение делового этикета, в том числе взаимоотношения руководителя и его заместителей, следование правилам субординации;

- степень уважения к ветеранам организации;

- отработанная система поощрений и наказаний;

- предоставление возможностей служебного и профессионального роста, в том числе повышение квалификации, продвижение по служебной лестнице.

На внешнем уровне организационной культуры располагаются визуализированные атрибуты:

- внешний вид здания и прилегающих территорий;

- стиль оформления служебных помещений и их санитарное состояние;

- форма одежды персонала;

- культура письменной и устной деловой речи;

- церемонии, ритуалы, принятые в организации, в том числе прием на работу новых сотрудников, переход из одной должности в другую, общие празднования;

- музеи, в которых отражении история организации, герои;

- награды, знаки отличия, иная символика.

Оба уровня тесно сосуществуют и создают общую психологию организации, не похожую ни на какую другую, которая и лежит в основе имиджа организации.

Неотъемлемым атрибутом любой сформировавшейся системы является структура. К. Шенфельд полагает, что имидж организации выстраивается одновременно и включает четыре компонента:

1) имидж товара;

2) имидж управленческий и финансовый;

3) имидж общественный, который демонстрирует активность как член сообщества;

4) имидж организации как работодателя, он показывает отношение к служащим: уровень заработной платы, форма общения и т.д.

Для имиджа важна не сама характеристика, а то представление, которое можно создать о ней профессиональными средствами и которое обеспечит организации позитивный имидж [Браун 2000: 80]. Совокупность носителей имиджа государственной организации даёт представление о её деятельности. В неранжированном виде (поскольку ранжирование зависит от специфики государственной организации) носители имиджа организации включают следующие основные составляющие или компоненты:

1) Имидж (образ) руководителя организации.

Имидж основателя и/или основных руководителей включает представления о намерениях, мотивах, способностях, установках, ценностных ориентациях и психологических характеристиках основателя (руководителей) на основе восприятия открытых для наблюдения характеристик, таких как внешность, социально-демографическая принадлежность, особенности вербального и невербального поведения, поступки и параметры неосновной деятельности, или контекст, в котором действует (ют) основатель (руководители) организации [Моисеев 2001: 115].

Внешность является наиболее открытой для наблюдения характеристикой человека, не требующей для своего опознания длительного времени, представляет собой один из источников невербальной информации о человеке. Внешность - понятие собирательное, внешний облик человека создают одежда, прическа, физические характеристики (тип телосложения и т.д.). Внешность в значительной мере влияет на то, что думают о человеке другие, так как люди склонны связывать отдельные внешние характеристики с определенными характерологическими чертами [Джи 2000: 53].

К особенностям вербального и невербального поведения относятся мимика, жестикуляция, улыбка, контакт глаз и, наконец, речь, которая характеризуется тембром, тоном, громкостью голоса, артикуляцией и произношением.

Социально-демографические характеристики - пол, возраст, уровень образования, доходы, жилье, жизненный цикл семьи и т.д.

Поступок - форма поведения человека в определенной ситуации. Именно поступки служат основой для выделения черт личности.

Идеальный руководитель обладает следующим набором взаимоисключающих и взаимопредполагающих характеристик [Шарков, Ткачев 2003: 178]:

1) твердый - гибкий;

2) серьезный - наделенный чувством юмора;

3) дружелюбный - умеет держать дистанцию;

4) преданный своему делу - не теряет головы при победах и поражениях;

5) мечтательный - наделен развитой волей;

6) готовый к риску - умеет все просчитать заранее.

2) Имидж персонала - собирательный обобщенный образ персонала, раскрывающий наиболее характерные для него черты: физические, психофизиологические, социальные данные, культура, профессиональная компетентность, личностные характеристики, визуально-аудиальные особенности и многое другое [Бодуан 2001: 108]. Он формируется на основе прямого контакта с работниками организации. При этом каждый из них представляет «лицо» учреждения, организации, по которому судят о персонале в целом. К наиболее характерным чертам имиджа персонала относятся следующие [Чурилова 2002: 43]:

- профессиональная компетентность (мобильность - быстрота и качество обслуживания, аккуратность в реализации должностных обязанностей, точность выполнения работы, квалифицированная профессиональная подготовка, информированность - готовность представить справку по интересующему вопросу);

- культура общения (речевая грамотность, коммуникабельность, приветливость в общении);

- социально-психологические характеристики сотрудников;

- социально-демографические и физические данные (возраст, пол, уровень образования и т.д.);

- визуальный имидж (фирменная одежда и т.п.).

3) Информационные материалы для СМИ, исходящие из организации (PR-тексты, видеоматериалы, аудиоматериалы, фотоматериалы и другое).

Сегодня одним из основных элементов успешной деятельности государственных органов и других организаций выступает разработка развернутой программы связей со средствами информации. Организации, устанавливающие двусторонние связи с общественностью, добиваются широкой известности, имеют благоприятный имидж, пользуются доверием и уважением населения, что обеспечивает хорошее отношением к ним с её стороны [Королько 2000: 97].

PR-тексты, фотоматериалы, видеоматериалы, аудиоматериалы - обеспечивающие средства PR. Данные материалы используются при решении многих задач PR, которые предполагают проведение конкретных действий, подготовку и использование конкретных материалов.

Письменные материалы. Любая организация, как частица общества, чувствует себя нормально в социальном окружении только тогда, когда она постоянно, честно информирует общественность о своей жизни, а общественность, в свою очередь, имеет объективное представление о ней. Чем больше поступает информации об организации, тем больше доверия, расположения, уважения вызывает у аудитории ее деятельность.

Во-первых, это текущие текстовые материалы: оперативные планы, докладные записки, предложения руководству, перечни вопросов, нуждающихся в проработке, планы, резюме, рефераты, аналитические справки, описания и т. п., обильная деловая переписка с внешними адресатами (редакциями и т. п.), запросы, обращения, справки, а также многообразная аналитическая информация.

Во-вторых, это эпизодически подготавливаемые специализированные тексты: проекты программ PR-мероприятий; квартальные и годовые отчеты и доклады о положении и перспективах развития фирмы; внутрифирменные документы и материалы по вопросам PR; речи и выступления руководства фирмы.

В-третьих, тексты, предполагаемые к публикации: статьи, брошюры, пресс-релизы, сообщения, сценарии и сценарные планы радио- и видеоматериалов [Тульчинский 2001: 44].

Фотоматериалы. Роль хорошей фотографии в PR велика. Фотоматериалы резко повышают привлекательность и эффективность печатной продукции (в качестве иллюстраций, оформления и т. п.), отчетных материалов, подготовки заявок, проектов и программ. Без фотографий немыслим архив организации, оформление истории (летописи) фирмы. Лучше обходиться совсем без фотоматериалов, чем использовать плохие -- они резко снижают уровень и эффективность действий материалов, в которых используются [Русаков 2006: 57].

Хороший фотоархив -- задача сотрудников пресс-службы организации. Важно, чтобы фотоматериалы были такого качества и уровня, чтобы их можно было использовать многофункционально: для материалов, готовящихся в типографии, для демонстрации по ТВ, рассылки, передачи в органы печати, органы власти, в качестве памятных подарков и т. д. [Почепцов 1998: 123].

Видеоматериалы. Помимо фотографии и слайдов в практике PR играют роль кино-, видеоматериалы: кинофильмы и киносюжеты, видеофильмы, видеоролики. Помимо непосредственного использования в различных PR-акциях, они могут (вместе с фотографией) стать базой для создания собственной системы кабельного ТВ, мультимедиа.

4) Имидж услуги, предлагаемой организацией своим потребителям и клиентам, в который входит представление об их качестве, об их функциональной ценности, отличительных свойствах и уникальности.

5) Внутренний имидж организации: деловая культура организации, её стиль, социально-психологический климат, представление персонала о комфортности и надежности своей организации, создающие мощный потенциал для формирования позитивного имиджа.

Социально-психологический климат - социально-психологическое состояние коллектива, результат совместной деятельности людей, их межличностных отношений, детерминированных не столько объективными условиями, сколько субъективной потребностью людей в общении, и ее удовлетворением [Лойт 2001: 167].

Факторы, определяющие социально-психологический климат коллектива:

- сходство/различие социально-демографических характеристик, систем ценностных ориентаций и социальных установок (имеющих для субъектов взаимодействия принципиальное значение), а также наиболее важных психологических черт взаимодействующих индивидов.

- экологические переменные, или ситуативные факторы: температура окружающей среды, скученность в помещении, освещенность и т.д.

- культурный контекст, или субкультура группы, в которую включены общающиеся индивиды [Гуревич 2004: 154].

6) Визуальный имидж организации заключает представления о ней общественности, которые возникают на основе зрительных ощущений, фиксирующих информацию об интерьере офиса, фирменной символике.

7) Социальный имидж организации содержит представления широкой общественности о социальных целях, роли организации в экономической, социальной, культурной жизни города, региона, страны [Чурилова 2002: 234].

Важно, чтобы каждый элемент структуры имиджа государственной организации был информационно заполнен самой организацией. В противном случае массовое сознание в силу своей стереотипности самостоятельно заполнит недостающие элементы содержанием, которое не всегда идет на пользу организации и её имиджу [Кузнецов 2006: 56].

Эффективность имиджа организации определяется обобщенными критериями, которые проявляются на уровне любой организации, независимо от её специфики, а также частными критериями, основаниями для которых служит уникальность, специфика организации [Бодуан 2001: 65].

PR-специалисты часто выделяют некоторые обобщённые критерии, которые указывают на привлекательность имиджа организации:

- позитивные оценки деятельности организации, получаемые от вышестоящих руководителей или собственников, потребителей, партнёров, сторонних предприятий и организаций, непосредственно не связанных с данной организацией, а также от персонала самой организации.

- конкурентоспособность организации, предъявляемая через высокое качество продукции, товара или услуг, через сохранение контингента потребителей и персонала организации.

- авторитет организации, проявляющийся в доверии к ней, комплиментарность потребителей и партнёров, узнавание организации разными социальными группами, в том числе и теми, которые не входят в число её потребителей.

- позитивные оценки деятельности организации средствами массовой информации, что во многом достигается демонстрацией признания социально одобряемых норм деятельности: благотворительность, помощь культуре, образованию, детству и т.д.

- развитие профессиональной компетентности персонала организации, обеспечение его психологической готовности к деятельности, к изменениям.

- такие аспекты организационной культуры персонала, как высокий уровень организации и самоорганизации, способность сотрудников продуктивно выполнять профессиональные функции, низкая зависимость от внешних факторов [Емельянов 2005: 58].

Таким образом, организационная культура представляет элемент внутренней среды любой организации и существует на двух уровнях - внутреннем и внешнем. На внутреннем уровне организационной культуры разрабатываются базовые предложения и ценности, одной из главных является миссия данной организации, то есть её назначение и смысл существования. Одним из основных элементов успешной деятельности государственных органов выступает разработка развернутой программы связей со средствами информации. Благодаря PR-текстам, обращенным к СМИ, государственные структуры добиваются широкой известности, имеют благоприятный имидж, пользуются доверием и уважением населения.

1.3 Определение понятия «PR-текст». Основные жанры PR-текстов в государственной организации

Специалист по связям с общественностью в рамках своей профессиональной деятельности выстраивает систему внутренней и внешней коммуникации организации или клиента, которого представляет, создает документы, призванные рассказать общественности о том, что представляет собой организация, каковы её функции, каких вершин она достигла в своей деятельности [Карпушин, Чикирова 2007: 104]. Таким образом, постоянная работа PR-специалиста, информирующего общественность о работе организации, закрепляет в её сознании положительный имидж организации. Главный инструмент в этой работе - PR-текст.

Под PR-текстом понимается содержащий PR-информацию текст, инициированный субъектом PR, функционирующий в пространстве публичных коммуникаций, служащий целям формирования, приращения или поддержания репутации данного базисного PR-субъекта, адресованный определенному сегменту общественности, обладающий скрытым (или значительно реже прямым) авторством, распространяемый путем прямой рассылки, посредством личной доставки или опосредованный через СМИ [Кривоносов 2001: 274].

PR-текст - это разновидность текстов массовой коммуникации, инструмент публичных коммуникаций, функционирующий наряду с текстовыми формами смежных форм (журналистика и реклама).

PR-текст имеет свои источники, которые подразделяются на первичные и вторичные. Первичные источники содержат информацию, инициированную базисным субъектом PR -- устную (исходящую от первого, должностного лица или коллегиального органа, представляющих базисный субъект PR) -- с одной стороны, и письменную -- текстовую (в виде управленческих документов) или иконическую -- с другой. Вторичными источниками для PR-текста будут служить публикации, выступления в СМИ о базисном субъекте PR, отражающие общественную точку зрения [Кривоносов 2001: 159].

Объектом PR-текста всегда является социальная реальность, выступающая в виде организации и ее деятельности, первого лица или сотрудников данной организации, информация о которых способствует формированию оптимальной коммуникационной среды данного субъекта PR.

Публичные коммуникации всегда использовали текстовые формы для кодирования, передачи и сохранения в них информации о социальных субъектах. История PR-текста напрямую связывается с историей развития печати и журналистики как сферы социальной деятельности, поскольку развитие связей с общественностью во многом было продиктовано развитием пресс-рилейшнз. История российского PR-текста и системы его жанров есть история связей с общественностью как социального института, начиная с периода конца 1980-х -- начала 1990-х гг. -- периода первичной институционализации связей с общественностью в России [Шишкина 1999: 260].

В институционализационный период своего развития PR-текст, являясь неотъемлемым компонентом PR-коммуникаций, рассматривается как инструмент формирования паблицитного капитала базисного субъекта PR -- субъекта публичной сферы. PR-текст, будучи опосредованным через СМИ и направленным массовидному адресату, несет функции текстов массовой коммуникации и выступает как разновидность текстов массовой коммуникации. Связи с общественностью и массовая коммуникация совпадают друг с другом и в основной цели -- создавать и эффективно использовать каналы и модели влияния на общественное мнение [Шишкина 1999: 281].

PR-текст существует в едином коммуникационном пространстве вместе с текстовыми разновидностями смежных коммуникационных форм -- журналистики и рекламы. Журналистский текст или рекламный текст (последний, согласно Закону РФ «О рекламе», всегда публикуемый на коммерческой основе) могут дублировать, повторять первичный PR-текст. Разграничение PR- и рекламного текстов следует проводить, прежде всего, по характеру содержащейся в них информации -- собственно рекламной (о товаре или об услуге) и PR-информации (о субъекте PR). Разграничение текстов смежных коммуникационных форм может проводиться также и в результате филологической процедуры выявления в данных текстах коммуникативных регистров речи [Кривоносов 2002: 34].

PR-текст в идеальной ситуации должен публиковаться бесплатно, однако коммерческий или некоммерческий характер распространения рекламных и PR-текстов не может влиять на идентификацию текста соответственно как рекламного или как PR-текста. Это зависит от некорректной легитимной трактовки понятия рекламы, а также отсутствия в социуме четкой дифференциации понятий «реклама» и «связи с общественностью», реальной границы этих видов социальной деятельности на практике.

Традиционно PR-текст фиксируется на бумажном носителе. Однако для передачи PR-информации сегодня используются различные каналы, новейшие коммуникационные технологии. Значительная часть информации, в том числе и PR-информации, передается целевой аудитории по электронным каналам. В настоящее время начал активно использоваться термин «ePR» -- паблик рилейшнз посредством электронного носителя: многочисленные корпоративные сайты содержат разножанровые PR-тексты, однако их оформление, структура во многом отличаются от традиционных текстов на бумажном носителе. Тексты на электронном носителе в генетическом плане являются вторичными по отношению к текстам на бумажном носителе [Кузнецов 2006: 64].

Сегодня возможны электронные способы доставки и передачи PR-информации, хотя определенные жанры PR-текста распространяются преимущественно на бумажном носителе (например: поздравление, письмо), поскольку обращены не к массовой аудитории, а конкретному индивиду (или группе индивидов, объединенных общностью характера деятельности, территории, социальной группы и т.д.). Тексты политического PR будут иметь также такую персонализированную форму обращения, сочетающуюся с формой доставки -- прямой почтовой или личной [Емельянов 2005: 96].

Существенным для PR-текста является тип авторства. PR-текст часто отражает корпоративную точку зрения. Для общественности важным представляется то, что данный текст исходит от самой организации, а не от конкретного ее представителя. Авторство, однако, может быть и прямым, открытым, когда первое лицо самостоятельно составляет текст или такой текст адресуется целевой общественности от имени первого (должностного) лица базисного субъекта PR (например, поздравление), но такие случаи прямого авторства первого лица не являются типичными и определяющими для категории авторства PR-текста. Соотношение текстов с прямым, индивидуальным и скрытым авторством в журналистике и PR-коммуникациях является прямо противоположным. Прямое авторство для PR-текста оказывается необходимым, когда паблицитность данного текста обеспечивается в первую очередь авторитетом первого или должностного лица данного субъекта PR, которое пишет конкретный PR-текст или от имени которого такой текст подписывается. Превалирующим для PR-текста признается следующий тип авторства: личностное скрытое. PR-текст содержит информацию особого рода - PR-информацию.

В настоящее время в литературе, посвященной теории и практике связей с общественностью, представлены разные классификации жанров PR-текстов, циркулирующих в организациях. Например, классификация, представленная в «Словаре-справочнике по рекламе, связям с общественностью, средствам массовой информации», выделяет три группы текстов: личные, специализированные, тексты для общественности. Классификация, данная в «Настольной энциклопедии Public Relations», имеет две группы текстов: внутренние и внешние [Игнатьев, Бекетов 2003: 134]. Где к внутренним документам относится вся совокупность материалов, определяющих организационную основу стратегической и оперативной деятельности (служебные записки, предложения, внутренняя пресса и т.д.) и направленных на внутренние группы общественности. Внешними документами являются все те документы, которые выступают в качестве продукта деятельности связей с общественностью - пресс-релизы, информационные справки, годовые отчеты, брошюры и т.д., и направлены на внешние группы общественности.

Мы выделяем следующую классификацию PR-текстов, часто используемых организациями, которая состоит из двух основных групп текстов:

- документы для СМИ

- оперативные документы (включая устно-письменные тесты публичных выступлений)

Документы для СМИ включают следующую группу текстов:

1. Информационный пакет для прессы.

2. Пресс-релиз.

3. Информационное письмо, биография.

4. Фактическая справка.

5. Заявления для прессы и коммюнике.

6. Программа пресс-конференции.

Информацио

нный пакет для прессы (пресс-пакет, пресс-кит, медиа-кит) - один из основных инструментов связей с общественностью, так как он включает несколько видов материалов и широко используется во время самых разных мероприятий: пресс-конференций, презентаций, выставок и т.п. Многокомпонентность пресс-пакета отвечает его главной задаче - предоставить СМИ исчерпывающую информацию о происходящем событии и его основных действующих лицах, чтобы облегчить журналистам процесс написания будущих материалов [Катлип, Сентер, Брум 2000: 92].

В минимальный стандартный набор документов для пресс-пакета входит:

- пресс-релиз;

- информационное письмо (бэкграундер) и (или) фактическая справка (факт-лист);

- один или несколько дополнительных материалов (в зависимости от характера проводимого мероприятия).

Более полный пресс-пакет помимо перечисленных материалов может включать:

- программу мероприятия;

- заявление для прессы;

- интервью с основными действующими лицами;

- биографию с фотографиями;

- занимательную статью;

- историю из жизни (case story);

- вырезки из газет;

- лист вопросов-ответов;

- брошюру;

- корпоративное издание;

- годовой отчёт.

Таким образом, пресс-пакет - это портативная и доступная информация о том, что представляет собой организация или конкретный человек. Создание такого информационного пакета материалов, который всесторонне описывал бы деятельность организации, облегчает работу специалиста по связям с общественностью.

Пресс-релиз - информационное сообщение, основной документ в связях с общественностью и наиболее распространенный способ передачи информации прессе [Карпушин, Чикирова 2007: 9]. Цель написания и распространения пресс-релиза - распространение информации в готовой для публикации форме для ознакомления общественности с организацией, создания позитивного имиджа и благотворного информационного климата для данной организации. Пресс-релиз (от англ. press-release) традиционно считается основной жанровой разновидностью PR-текста, простым и эффективным средством передачи точной и оперативной информации о базисном субъекте PR, а также установления контактов с журналистами [Кривоносов 2002: 69].

С. Блэк говорит о пресс-релизе как одном из средств так называемой «исходящей информации» [Блэк 1990: 75]. Кривоносов определяет пресс-релиз как основной жанр PR-текста, несущий предназначенную для прессы актуальную оперативную информацию о событии, касающемся базисного субъекта PR [Кривоносов 2002: 131].

Цель написания и распространения пресс-релиза - распространение информации в готовой для публикации форме для ознакомления общественности с организацией, создания позитивного имиджа и благотворного информационного климата для данной организации [Карпушин, Чикирова 2007: 15].

Во-первых, информация должна соответствовать интересам целевой аудитории. Пресс-релиз должен «вписываться» в специфику издания, ориентироваться на его читателей и учитывать их интересы и уровень информированности в том или ином вопросе. Во-вторых, информация должна быть актуальной и общественно значимой, она должна привносить новый, необычный, нестандартный, интригующий элемент. В-третьих, при взаимодействии с массовой аудиторией нельзя забывать о человеческом факторе и лидерах общественного мнения, об экспертах, чье мнение может превратить информацию в новость. При этом не обязательно соблюдать все эти правила, в большинстве случаев достаточно сочетания нескольких характеристик [Иванова 2005: 54].

Основным структурным элементом пресс-релиза является заголовок. Именно заголовок определяет успех всего пресс-релиза. Из заголовка должна быть понятна суть сообщения, передаваемого организацией, и его важность для аудитории конкретного издания. Главная задача заголовка - привлечь внимание редактора, поэтому он должен кратко и четко формулировать основное содержание пресс-релиза.

Содержание пресс-релиза строится по принципу перевернутой пирамиды: основное излагается в первую очередь, затем степень значимости и важности информации уменьшается. Перевернутая структура дает следующие преимущества: читатель с первых строк узнает самое главное (даже если не дочитает материал), можно безболезненно сократить материал, убрав какие-либо сведения, не упустив главного, а также насыщенное начало всегда привлекает и удерживает внимание читателя [Бейверсток 2004: 59].

В пресс-релизе требуется обосновать актуальность и общезначимость сообщения - почему его стоит публиковать. Содержание новости определяет степень успешности пресс-релиза: чем сильнее новость, подкрепленная фактами, тем дальше распространится пресс-релиз.

Пресс-релизы различаются степенью детализации предлагаемой информации и, следовательно, объемом. Большинство государственных учреждений, организаций и министерств предпочитают наиболее лаконичный стиль подачи сообщения.

С точки зрения содержания обычно пресс-релизы подразделяются на два основных типа в зависимости от их временной соотнесенности с происходящим событием: пресс-релиз анонс и новостной пресс-релиз.

Пресс-релиз анонс предваряет событие, оповещает о нем журналистов и приглашает их принять в нём участие. Новостной пресс-релиз описывает уже произошедшее событие, оглашает принятое решение или содержит отчет о ходе проведенного собрания [Карпушин, Чикирова 2007: 88].

Рассылка пресс-релиза должна быть максимально персонализированной, то есть материал рассылается в конкретные отделы редакций СМИ, конкретным журналистам, которые занимаются определенной тематикой.

Государственные структуры, в которых ведётся активная и постоянная работа со средствами массовой информации, размещают на своих сайтах в основном новостные пресс-релизы. Это, с одной стороны, позволяет показать историю организации в развитии, а с другой стороны, при обилии интервью и пресс-конференций некоторых ведомств, дает возможность разграничить приоритетность и значимость мероприятий.

Информационное письмо (бэкграундер) - это информационный материал, представляющий необходимую дополнительную информацию по теме, событию, персоналиям или организации, её продуктам и услугам и т.п. [Кривоносов 2002: 131]. Эти материалы содержат информацию текущего, событийного характера и поэтому не имеют новостного аспекта. Информационные письма - необходимый компонент пресс-пакета, хорошее дополнение к пресс-релизу в случае, если журналисту необходимы более подробные сведения.

Информационное письмо содержит информацию о «фоне», о том, что окружает само событие, что ему предшествовало или стало его причиной. Как правило, информационное письмо представляет собой единый законченный текст, «историю», построенную в повествовательной манере [Иванова 2005: 35].

Информационное письмо предназначено для того, чтобы сообщать сведения разного рода и отвечать на возможные вопросы. Ориентация данного информационного документа на «незаданные» журналистами вопросы помогает организовать его структурно и придаёт ему законченность.

С точки зрения тематики сообщений информационные письма могут быть посвящены как отдельному событию, товару или услуге, так и организации в целом. Составление профиля организации имеет особую значимость, поскольку обращение к таким справкам происходит регулярно в процессе работы журналистов над разными материалами. В связи с этим бэкграундеры должны не только содержать наиболее четкую, проверенную информацию, но и постоянно обновляться специалистами по связям с общественностью.

Биография - это специальный документ, содержащий фактическую информацию о конкретном человеке [Шишкина 1999: 175]. Биографии высших должностных лиц и руководителей должны быть подготовлены специалистами по связям с общественностью с самого начала и обновляться по мере необходимости. Предоставление биографий СМИ позволяет предотвратить возможные неточности и ошибки журналистов, вызванные отсутствием биографических данных о первых лицах организации.

Основным отличием фактической справки (факт-листа) от информационного письма является то, что она представляет собой не связный и законченный текст, а набор фактов, цифр или тезисов, предназначенных для использования и цитирования журналистами [Кривоносов 2002: 160]. Это документ, с помощью которого журналист получает в сжатой форме наиболее важную фактическую информацию об организации или событии. Краткость такой справки необходима для того, чтобы не перегружать и не запутывать журналиста информацией, а акцентировать внимание на самом главном.

Часто хорошо составленные информационные письма и фактические справки сохраняются как справочный материал и используются при подготовке других публикаций об организации в будущем.

Официальные заявления для прессы предназначены для случаев, когда необходимо представить мнение руководства организации, государственного деятеля или политика широкой общественности. Сам факт подготовки заявления для прессы - показатель значимости события, степени его влияния на деятельность организации, репутацию и карьеру человека [Кривоносов 2002: 176].

Подготовленное заявление для прессы входит в состав пресс-пакета или зачастую размещается в Интернете. В настоящее время в связи с тенденцией к наибольшей открытости государственных структур особый интерес представляют сайты государственных органов или компаний, содержащие полную информацию обо всех проводимых мероприятиях (пресс-конференциях, выступлениях, встречах и т.п.) [Кривоносов 2002: 181].

Специфика заявления для прессы определяется тем, что этот письменный документ должен создавать впечатление непосредственного контакта с аудиторией. В абсолютном большинстве случаев в основе заявления лежит текст реально сделанного выступления политического лидера или главы организации [Шишкина 1999: 85].

Цель предоставления журналистам заявления для прессы заключается в том, чтобы избежать ошибок при дальнейшем цитировании в материалах, опубликованных в СМИ.

Программа пресс-конференции представляет собой в большой степени стандартизованный документ, в котором указываются тема, дата, место и адрес проведения, ведущий, основные участники и регламент проведения. Сегодня большинство государственных органов и некоторые компании размещают на своих сайтах стенограммы пресс-конференций, чаще всего представляющие собой текст заявления для прессы и перечень вопросов-ответов, для дальнейшего использования заинтересованными лицами [Иванова 2005: 54].

Основные оперативные документы в государственных организациях включают в себя:

1) деловые письма;

2) служебные записки;

3) проведение специального мероприятия;

4) годовой отчет;

5) коммуникационная программа;

6) устно-письменные тексты публичных выступлений.

Контакты между организациями и частными лицами часто устанавливаются и поддерживаются при помощи деловой корреспонденции, поэтому специалист по связям с общественностью должен уметь правильно составить и оформит деловое письмо. Внутри организации такая форма общения, как письмо, исключается, а при необходимости составляются служебные записки. Письма и служебные записки различаются составом реквизитов, то есть обязательных сведений, которые должны содержаться в документе [Карпушин, Чикирова 2007: 97].

Если какой-либо вопрос, относящийся к деятельности организации, не может быть решен устно, составляется служебная записка на имя того руководителя организации, в чью компетенцию входит разрешение подобных проблем, или на имя руководителя соответствующего подразделения организации. В некоторых организациях служебная записка может называться докладной запиской. Однако последнее наименование встречается редко, так как оно обязывает излагать текст документа в форме доклада, сужая рамки применения данного документа: докладная записка адресуется только вышестоящему руководителю [Бейверсток 2004: 53].

В российской практике служебные записки направляются от нижестоящего руководителя вышестоящему либо, в случае необходимости о руководителя одного структурного подразделения другим руководителям того же уровня.

Специалист по связям с общественностью часто отвечает за проведение разного рода специальных мероприятий: презентаций, пресс-конференций, торжественных церемоний и т.д. При подготовке таких мероприятий он готовит, которые служат основой всей работы: график подготовки (календарный план) мероприятия, списки приглашенных гостей и журналистов, сценарий проведения и бюджет мероприятия. По завершении мероприятия PR-менеджер готовит итоговый отчет.

Годовой отчет - это красочный буклет, который не только распространяется на собрании акционеров, но и информирует о деятельности организации другие целевые аудитории, например, государственные структуры, финансовые круги. Обычно в годовой отчет включаются данные о результатах производственной деятельности организации, описание ситуации на рынке и планов на будущее [Шишкина 1999: 176].