Застосування програмного продукту Power Point у процесі автоматизації роботи менеджера

3. Microsoft Office -- PowerPoint, основні поняття

автоматизований робочий місце power point

В даний час розвиток комп'ютерних технологій дозволяє вирішувати щонайширший круг завдань, як в домашньому застосуванні, так і в області бізнесу. На світовому ринку програмних продуктів користувачам пропонуються спеціалізовані програми і цілі інтегровані пакети програм, що відповідають все зростаючим запитам їх споживачів.

Припустимо, що ми є фірмою, і що наша фірма хоче представити свою продукцію групі потенційних замовників. Відповідно, ми повинні розповісти якомога більше цікавого про наш товар: про те, як давно ми працюємо на ринку, про зв'язки з іншими фірмами в своїй країні і за кордоном, про те, як розвивається наша справа. Іншими словами, ми повинні переконати аудиторію в тому, що ми надійний і солідний партнер, що в процесі роботи з нами у замовника не виникне жодних проблем. Від того, як ми справимося з цим завданням, природно, залежатиме і комерційний успіх нашого підприємства. Тому підготовці доповіді необхідно приділити велику увагу і постаратися провести його на належному рівні з використанням найсучасніших технологій.

У Microsoft Office для цього є чудовий засіб -- PowerPoint.

Microsoft PowerPoint дає змогу проводити презентації під час виставок-продажів, семінарів тощо, тобто надавати інформацію для групи людей із застосуванням тексту і графіки. Інакше кажучи, PowerPoint працює як електронна програма з демонстрацією слайдів При цьому оператор може проглядати інформацію разом зі своїми нотатками, тоді як аудиторія на великому моніторі бачить лише зображення слайдів. На основі цих слайдів можна створювати реальні фотографічні слайди, призначені для показу за допомогою діапроектора. Слід зазначити, що презентації у PowerPoint не обмежуються демонструванням статичних зображень: можна використовувати ефекти анімації, звук, розповіді тощо.

За допомогою цієї програми ми можемо підготувати виступ з використанням слайдів, які потім можна надрукувати на прозорих плівках, папері, 35-міліметрових слайдах або просто демонструвати на екрані комп'ютера або проекційного екрану, можна також створити конспект доповіді і матеріал для роздачі слухачам.

Створюючи PowerPoint 2000, корпорація Microsoft прагнула дати користувачам найпростіші інструменти для створення презентацій і їх проведення при особистій зустрічі, у видалених аудиторіях або по Інтернету.

Щоб звернутися до слухачів в інших районах країни або світу, ведучому презентації раніше доводилося багато подорожувати. Сьогодні завдяки новим технологіям це стало зайвим. Тепер менеджери можуть за допомогою легенів і недорогих засобів спільно підготувати презентацію і представити її видаленій аудиторії, навіть не покидаючи свого офісу. PowerPoint 2000 сполучає ряд нових функцій, які полегшують роботу і прискорюють створення презентації, а також можливості підготовки презентацій для Інтернету і прості засоби, що дозволяють проводити презентації видаленій аудиторії. Автори можуть використовувати добре знайомі інструменти PowerPoint для спільної роботи над презентаціями і їх уявлення в Інтернеті. При розробці PowerPoint 2000 в центрі уваги знаходилися чотири головні мети:

Сумісне використання інформації в Інтернеті. Зараз все більше організацій починає працювати в мережевому середовищі, і PowerPoint 2000 дозволяє їм створювати і обмінюватися презентаціями за допомогою Інтернету.

Користувачі- менеджери можуть повністю перейти на формат файлів HTML або по-колишньому застосовувати той же двійковий формат, що і в PowerPoint 97.

Легкість співпраці в реальному часі. PowerPoint 2000 включає дві технології Microsoft (сервер NetShow і програма організації конференцій NetMeeting), які дають користувачам можливість співробітничати по мережі в реальному часі.

Новий рівень легкості використання. Завдяки таким новим функціям, як режим перегляду з трьома областями, таблиці, автопідгонка тексту і автоформатування при введенні даних, користувач зможе більше зробити витративши на це помітні менше зусиль.

Підтримка використання в міжнародному середовищі. PowerPoint 2000 спирається на єдиний базовий код для всіх країн світу, так що тепер декілька мовних версій програми можна застосовувати з тією ж легкістю, що і одну. Наприклад, засоби перевірки правопису і інші пов'язані з мовою функції при створенні багатомовних документів працюють так само добре, як у одномовних.

Огляд нових функцій

Нові можливості PowerPoint 2000 є прямим результатом обширних досліджень і аналізу побажань користувачів. Як виявили розробники, в більшості випадків користувачі цього застосування стикаються з необхідністю терміново виконати завдання. Вони працюють з програмою близько шести годин в тиждень, тобто значно менше, чим з багатьма іншими додатками комплекту Office. Коли приходить час готувати презентацію, користувачі повинні бути в стані легкого і швидко вивчити продукт і добитися бажаних результатів. PowerPoint 2000 включає ряд нових і вдосконалених функцій, які допомагають новачкам і нерегулярним користувачам дуже швидко приступити до продуктивній роботі. Від підтримки формату HTML до обміну файлами по інтрамережі в реальному часі і створення багатомовних презентацій - це додаток пропонує користувачам з будь-яким рівнем підготовки засобу що дозволяють легко підготувати чудову презентацію.

4. Сумісне використання інформації в Інтернеті

Завдяки опорі на відкриті стандарти Інтернета PowerPoint 2000 допомагає менеджерам успішно організувати сумісне використання інформації і співпраця в мережевому середовищі. Сьогодні все більше організацій розгортають інтрамережі, де користувачі можуть публікувати, обмінюватися, співробітничати і управляти своїми презентаціями в рамках робочого веб-сервера-простору. PowerPoint 2000 спрощує перехід до такого вищого рівня інтеграції з інформаційними мережами. Це застосування дозволяє дуже легко створювати і спільно використовувати складні веб-серверу-презентації за допомогою тих же інструментів, які раніше застосовувалися для підготовки презентацій PowerPoint, причому в оглядачі цю інформацію зможе проглянути будь-якій користувач, де б він не знаходився.

Створення і публікація HTML-документів

PowerPoint 2000 виконує збереження і завантаження HTML-файлов, забезпечуючи високу точність відтворення їх вмісту. Формат HTML отримав той же статус, що і внутрішній двійковий формат. Користувачі можуть вибрати HTML як формату файлів за умовчанням і при цьому як і раніше застосовувати всі основні можливості і функції PowerPoint. Презентацію PowerPoint у форматі HTML можна зберегти безпосередньо на веб-сервері-сервері. Завдяки цьому все користувачі можуть самостійно розміщувати інформацію в інтрамережі, а не звертатися за допомогою до веб-серверу-майстрові Microsoft Internet Explorer 5.0 включатиме вбудовані можливості відображення і масштабування векторної графіки, які дозволять підвищити качество відображення презентацій PowerPoint у форматі HTML і зменшити розмір пов'язаних з ними файлів. Презентації можна записувати в подвійному режимі v3-v HTML-презентаций. При цьому забезпечується їх якнайкраще відображення в Internet Explorer 4.0, але зберігається повна сумісність з оглядачами версії 3. Крім того за бажанням користувача - менеджера презентації можуть публікуватися тільки у форматі v3 PowerPoint пропонує широкий набір вбудованих параметров форматування. Менеджер може задавати формат презентації, дозвіл екрану, стиль|кадрів, колір, замітки для виступаючого, структуру документа, звукові фрагменти, а також характеристик масштабування слайдів і зображень PowerPoint 2000 автоматично змінює розмір слайдів за розміром вікна відповідно до дозволу дисплея і розміру окна, тому користувачеві більше не потрібно витрачати час підганяючи формат слайдів.

Співпраця в реальному часі

PowerPoint 2000 включає дві технології Microsoft (сервер NetShow і програма організації конференцій NetMeeting), які дають користувачам можливість співробітничати по мережі в реальному часі.

Ця функція дозволяє транслювати презентації інтрамережі. При цьому слайди супроводжуючі їх коментарі лектора - у вигляді потокової аудио- і відеоінформації (для передачі відеозображень потрібний сервер Microsoft NetShow). За допомогою клієнта обробки повідомлень і співпраці користувачі можуть планувати онлайнові передачі, встановлювати нагадування, а також підключатися до презентації простим клацанням миші, що проводиться за допомогою цієї сторінки користувачі можуть підключатися до презентації для перегляду як під час віщання, так і після його завершення. Крім того, ця сторінка дозволяє ще до початку віщання отримати якусь інформацію презентації. Презентації зберігаються в архіві на веб-сервері-сервері, так що менеджер - користувач може у будь-який момент відтворити їх завдяки інтеграції PowerPoint з програмою організації конференцій Microsoft NetMeeting користувачі отримують можливість проводити наради і обмінюватися будь-якими документами Office для сумісного редагування. Окрім того, додаток Microsoft Outlook дозволяє їм планувати онлайнові зустрічі, встановлювати нагадування, а також підключатися до зборів, що проводяться простим клацанням миші.

Легкість використання

Цілий ряд нових і вдосконалених функцій PowerPoint 2000 спеціально призначений для підвищення продуктивності користувачів. Що з'явилися в програмі інструменти і майстри полегшують створення презентацій, спрощують типові операції і автоматизують їх. Вбудовані інтелектуальні засоби PowerPoint були розширені і тепер допомагають при роботі з презентаціями в форматі HTML, придатними для передачі через інтернет.

Індивідуальна продуктивність

Розмір тексту автоматично змінюється, щоб він уміщався у виділеному просторі і не “звалювався” із слайду. У цьому режимі представлення Slide (Слайди), Outline (Структура) і Notes (Примітки) з'єднуються в одному |вікні, що спрощує виконання багатьох операцій. У частковості, при створенні презентації користувачеві легко додавати слайди, редагувати текст і вводить примітки, а при її редагуванні можна швидше переміщатися по документу PowerPoint 2000 дозволяє створювати таблиці, не використовуючи для цього вбудовані об'єкти Word або Excel. По своїй поведінці такі таблиці дуже схожі на таблиці Word. Вони складаються з фігур OfficeArt, що значно спрощує їх редагування, і тісно пов'язані із стилями тексту і темами оформлення. Таблиці PowerPoint 2000 зберігаються при “кругосветном подорожі” в PowerPoint 97 і назад. PowerPoint 2000 підтримує застосування графічних зображень замість звичайних маркерів списку. Програма включає декілька прикладів таких зображень, але в цій якості можна використовувати і будь-який інший малюнок. Ця можливість займала одне з перших місць по числу побажань клієнтів. Функція автонумерації списків (AutoNumbered Bullets) забезпечує автоматичну нумерацію пунктів списку і її зміну в відповідності з порядком їх розташування. Коли користувач вводить число, програма робить висновок, що він хоче створити нумерований список, і включає відповідний режим форматування. Помимо нумерованих списків, PowerPoint розпізнає також порядкові числівники, дроби, довгі і короткі тире, елементи автовиправлення з форматованим текстом, а також парні лапки, за якими слідує число PowerPoint 2000 пропонує користувачам додаткові варіанти виведення матеріалів для раздачі аудиторії Програма дозволяє перетягнути слайд-шоу на другій монітор. Ця функція доступна тільки в операційних системах Windows98 або Windows NT 5.0 Користувач може відключити хранитель екрану Windows або економічний режим роботи дисплея на портативному комп'ютері, щоб вони не переривали презентацію. Користувач може набудувати програму таким образом, що в ході нормальної повноекранної демонстрації слайдів покажчик миші і значок слайд-шоу будуть автоматично віддалятися з екрану за відсутності активності.

Довідкова система і навчання кінцевого користувача. Помічник підготовки презентацій спирається на можливості помічника комплекту Office і сполучає декілька існуючих і нових функцій, які допомагають створювати чудові презентації. До нього не можна звернутися за допомогою меню - це швидше інтегрований підхід до підтримки користувачів вході їх зусиль по підготовці, публікації і демонстрації презентацій. Він включає засоби перевірки стилів (StyleChecker) і автоматично вставки зображень (AutoClipArt) Цей ввідний курс покликаний допомогти новачкам і нерегулярним користувачам PowerPoint приступити до ефективної роботи, дозволяючи їм в зручному для собі темпі познайомитися з основними концепціями програми. За допомогою цього майстра користувач може автоматично задати або відновити дозвіл екрану, необхідне для конкретного проекційного пристрої При управлінні анімаційними ефектами і управління об'єктів для одночасної анімації PowerPoint 2000 анімацією використовує більш інтуїтивний призначений для користувача інтерфейс.

Підтримка багатомовного використання

PowerPoint 2000 спирається на єдиний базовий код для всіх країн світу тому користувачі можуть легко перемикати мову інтерфейсу, а також редагувати текст на різних мовах. PowerPoint 2000 тепер підтримує декілька списків автовиправлення, поодинці для кожної з мов PowerPoint 2000 пропонує додаткові формати дат, прийняті на Далекому Сході, а також покращувані функції розбиття слів і підтримку вживаних в цьому регіоні тегов HTML Спираючись на встановлені параметри клавіатури PowerPoint 2000 самостійно визначає мову тексту, що вводиться, і застосовує відповідні засоби перевірки правопису

5. Докладний опис функцій

Створення і публікація HTML-документов

PowerPoint 2000 пропонує новий стиль роботи, який сполучає базові інструменти підвищення продуктивності з можливостями Інтернету, спрощуючи процес обміну інформацією і спільної роботи над проектами. Зараз інтрамережі стають сховищем важливої корпоративної інформації, і користувачі хотіли б знайти на веб-серверах такі ж - якщо не кращі - засоби і функції, що і на звичайних файлових серверах. PowerPoint дозволяє перетворити інтрамережу на двосторонній робочий простір і дати користувачам єдине середовище для співпраці, публікації, сумісного використання і управління документами. При роботі з PowerPoint 2000 опублікувати презентацію безпосередньо в глобальній інформаційній мережі виявляється так само легко, як зберегти її на локальному жорсткому диску. Це допомагає користувачам створювати і передавати колегам найцінніше надбання своєї організації - інформацію.

Щоб досягти нового рівня інтеграції з інформаційними мережами, PowerPoint 2000 забезпечує для формату HTML таку ж підтримку, як для свого власного внутрішнього формату файлів. Це означає, що користувачі можуть вибрати HTML як формату файлів за умовчанням і при цьому по колишньому застосовувати для створення презентацій всі можливості, до яких вони звикли при роботі з форматом PowerPoint. Найголовніше перевага такої глибокої інтеграції пов'язана з тим, що тепер будь-який користувач в будь-якому місці може за допомогою оглядача отримати повний доступ до всього багатства змісту документів PowerPoint.

Програма дозволяє завантажувати, редагувати і знов зберігати презентації у форматі HTML без якої-небудь втрати даних. Зміст документа і інформація про форматування зберігається на мові HTML, а додаткові дані для “кругосвітньої подорожі” - на розширюваній мові розмітки XML (Extensible Markup Language). Файли такого формату можна проглядати з допомогою Internet Explorer 4.0 або пізніших версій.

При такому перегляді користувач отримує всі елементи презентації - текст графічні зображення, анімацію, голосовий супровід, звуки і відеокліпи. Голосовий супровід автоматично зберігається у форматі NetShow ASF (Advanced Streaming Format) і передається в потоковому режимі безпосередньо при прогляданні презентації, що дозволяє уникнути тривалих затримок для початкового завантаження файлів.

Збереження можливостей програми у форматі HTML. При підготовці документів менеджером PowerPoint для публікації на веб-серверах HTML виступає в ролі базової технології, механізм ієрархічних таблиць стилів (CSS - Cascading Style Sheets) забезпечує форматування файлу, а мова XML дозволяє помістити в документ дані, які неможливо відобразити в оглядачі. Саме завдяки цим технологіям користувачі можуть вибрати HTML як формат файлів за умовчанням і при цьому зберегти доступ всім основним можливостям і функціям PowerPoint.

Збереження у вигляді веб-сторінки

При роботі з PowerPoint 2000 опублікувати HTML-документ в Інтернеті виявляється так само просто, як зберегти файл на жорсткому диску. Для діалогові вікна “Open” і “Save”, що і для звичайних файлів. Крім того користувач може безпосередньо з PowerPoint проглянути публіковані документи в оглядачі. Можливості меню “File” і кнопки “Print Preview” були розширені, і тепер вони підтримують функцію попереднього проглядання веб-сторінок (Web Page Preview). Вона дозволяє побачити, як остаточний варіант документа виглядатиме в оглядачах інших користувачів.

При розробці PowerPoint 2000 була забезпечена підтримка тих, що виникають стандартів Інтернету, зокрема специфікації векторної графіки VML (Vector Markup Language - векторна мова розмітки), проект якої недавно був представлений в Консорціум World Wide Web (W3C) корпорацією Microsoft спільно з поряд інших компаній, включаючи корпорацію Visio, фірми Autodesk і Macromedia і компанію Hewlett-Packard. Мова VML повинна сильно спростити і прискорити редагування, сумісне використання і відображення векторної графіки в Інтернеті. PowerPoint 2000 застосовує його для створення об'єктів OfficeArt, так що будь-яке застосування, що підтримує цю мову, дозволяє редагувати такі об'єкти, змінювати їх форму і розмір. Для цього об'єкт досить перенести в інше застосування через буфер обміну. Збереження об'єктів OfficeArt у форматі VML має ще одну перевагу: їх завантаження і рендеринг в оглядачах з підтримкою VML займають значно менше часу. Microsoft упевнена, що Internet Explorer 5.0 і інші нові оглядачі підтримуватимуть рендеринг векторної графіки. В даний час оглядачі не включають вбудованих функцій відображення векторних графічних об'єктів, що пов'язане в першу чергу з відсутністю відповідного стандарту. В результаті додатку сьогодні вимушені зберігати такі об'єкти у вигляді растрових зображень, що допускають перегляд у оглядачах, а це приводить до значного збільшення розміру файлів і часу їх завантаження.

Збереження HTML-презентаций в подвійному форматі

При збереженні презентацій PowerPoint 2000 у вигляді HTML-файлов користувач може вибрати один з трьох різних форматів. Отримуваний документ можна оптимізувати для Internet Explorer 4.0 і новіших версій, що забезпечить повне відтворення початкової презентації, включаючи графіку анімацію, голосовий супровід і інші мультимедійні елементи. Другий варіант - це публікація документа у форматі, сумісному із старішими оглядачами, наприклад, Netscape Navigator 3.0 і Internet Explorer 3.0.

Третій варіант припускає збереження презентації у вигляді HTML-файла подвійного формату з сценаріями, які перевіряють тип оглядача і завантажують відповідну інформацію. В цьому випадку продуктивність при прогляданні презентації підвищується, оскільки необхідні для редагування дані завантажуватимуться лише тоді, коли користувач дійсно збирається внести до презентації зміни.

Варіанти виведення HTML-презентаций

PowerPoint 2000 пропонує різні варіанти публікації документів на веб-вузлах. При створенні HTML-презентаций користувач може вибрати будь-які вбудовані параметри форматування, зокрема формат HTML, дозвіл екрану, стиль кадрів, колір фону, примітки для лектора, структуру документа, звуковий супровід, масштабування і спосіб збереження зображень.

Масштабування за розміром вікна

Одна з найпоширеніших проблем при публікації графіки в Інтернеті пов'язана з тим, що автор документа не знає, який дозвіл екрану буде використовуватися при його перегляді. Зображення, розраховані на дозвіл 1024х768, здаватимуться дуже великими і вилазити за межі екрану при відтворенні на системі з дозволом 640х800. І навпаки, якщо створити зображення для систем з дозволом 640х800, воно виявиться дуже дрібним при екранному дозволі 1024х768. PowerPoint 2000 є першим додаток, який створює HTML-файлы, що виконують автоматичне масштабування для різних дозволів екрану і розмірів вікна.

Панель навігації

При збереженні HTML-документа PowerPoint 2000 автоматично створює декілька кадрів і панель навігації. Переміщення між слайдами має в презентації дуже велике значення, тому презентації PowerPoint в форматі HTML включають зміст, що складається з назв всіх слайдів. Завдяки цьому користувач може переходити між ними в послідовному або довільному порядку. При довільному переміщенні застосовується структурне представлення документа, де вказані назви кожного слайду. При збереженні презентації у форматі HTML автоматично створюється панель навігація.

Кадри приміток

Коли автор вносить на сторінку приміток свої замітки, програма автоматично створює окремий кадр, що містить примітки для кожного слайду.

Шаблони оформлення і теми

Крім традиційних шаблонів, PowerPoint 2000 також включає шаблони оформлення, які містять ті ж графічні елементи, що і теми оформлення FrontPage і Word 2000. Завдяки цьому користувачі отримують можливість за допомогою різних додатків Office створювати документи і веб-сторінки, виконані в єдиному стилі.

Проглядання презентації в оглядачі

Користувач може проглядати HTML-презентації в повноекранному режимі прямо з оглядача Internet Explorer 4.0 і новіших версій. Для цього не потрібні ніяких додаткових програм перегляду.

6. Співпраця менеджерів в реальному часі

Менеджерам будь-якої організації необхідно постійно співробітничати, разом створювати документи і обмінюватися ідеями і знаннями. Один з найбільш ефективних способів рішення цієї задачі пов'язаний із застосуванням інформаційних мереж. Сьогодні користувачі PowerPoint обмінюються презентаціями, прикладаючи їх до повідомлень електронної пошти або зберігаючи на файлових серверах. В той же час веб-вузли зазвичай використовуються лише для розповсюдження інформації в одному напрямі, а одержувач не в змозі її змінити. Проте такі вузли цілком здатні забезпечити двостороннє взаємодія між користувачами в реальному часі, і PowerPoint 2000 допомагає добитися цієї мети. Це застосування включає дві технології Microsoft (сервер NetShow іпрограма організації конференцій NetMeeting), які дають користувачам можливість співробітничати по мережі в реальному часі.

Віщання презентацій

Спираючись на технологію Microsoft NetShow, PowerPoint 2000 дозволяє транслювати презентації по інтрамережі, охоплюючи найширшу аудиторію.

Сервер NetShow використовує потокове мультивещание, що забезпечує передачу звуку і/або відео по інтрамережі як в реальному часі, так і в записі.

PowerPoint 2000 спрощує застосування цієї технології, даючи можливість транслювати презентації безпосередньо з PowerPoint. Відеокамера для цього не вимагається, проте програма підтримує передачу відеозображень, якщо користувач вирішить включити їх в презентацію.

Презентація передається у форматі HTML, тому для її перегляду на ПК, Mac і робочих станціях під Unix слухачам знадобиться тільки оглядач. Ці засоби можна застосувати, наприклад, для проведення зборів в масштабах компанії, презентацій для видалених груп або нарад між членами групи, що знаходяться в різних місцях. Ведучому презентації оглядач не потрібний, але слухачам буде потрібно Internet Explorer 4.0 або новішою версії. Якщо в презентації бере участь 16 слухачів або більш, то для її проведення необхідний також сервер NetShow.

Використовуючи Outlook 2000, ведучий презентації може запланувати її точно так само, як і будь-яку іншу зустріч. При цьому автоматично створюється ввідна сторінка (Lobby Page), куди слухачі переходжуватимуть, коли будуть готові взяти участь в презентації. Коли ведучий готовий почати її демонстрацію презентація зберігається у форматі HTML і копіюється в задану теку на сервері. Якщо встановлений сервер NetShow, то сторінки презентації будуть автоматично передаватися в режимі мультивещания. При підключенні слухача до ввідної сторінки для події на його комп'ютері кэшируются пов'язані з презентацією HTML-страницы. У момент початку презентації всім її учасникам прямує окремий потік мультивещания, який міститьзвук, відео (якщо воно використовується) і команди переходу між слайдами. Крім того, слухачі можуть вільно підключитися до презентації вже після її початки.

Веб-сторінка події

При плануванні мовної презентації автоматично створюється вебсторінка події (Event Web Page), яка служить початковою точкою, коли аудиторія готова підключитися до трансляції.

Сторінка події містить докладну інформацію про мовну презентацію Презентації за запитом PowerPoint 2000 дозволяє записувати презентацію під час її проведення отже будь-який користувач, що пропустив збори, зможе пізніше побачити і почути всю презентацію точно такому ж вигляді, що і інші учасники.

Мережеві збори

Тісна інтеграція PowerPoint 2000 з програмою мережевих зборів NetMeeting дає користувачам універсальні, засновані на стандартах інструменти співпраці в реальному часі. Зокрема, “Tools”, що з'явилася в меню команда “Online Collaboration.Meet Now” запускає NetMeeting у фоновому режимі і дозволяє двом або декільком користувачам почати сумісну роботу над поточним документом. Це відкриває перед ними дуже простій спосіб співпраці. PowerPoint 2000 автоматично перевіряє, чи отримано підтвердження для кожної команди, переданої видаленим користувачам.

Такі збори можна заздалегідь планувати за допомогою Outlook 2000, указуючи документ для спільної роботи. Коли на екрані з'являється нагадування про зборах, його учасникам досить клацнути в календарі на кнопці “Join Meeting”, щоб побачити документ і приступити до його редагування. Кожен учасник обговорення бачить всі зміни, що вносяться до документа. Крім того програма підтримує вікна діалогу і “білих дощок”, так що учасники легко можуть обмінятися думками поза рамками документа, що розробляється. До доступу до цих функцій не обов'язково використовувати Outlook, оскільки ведучий може викликати кожного учасника за допомогою корпоративного сервера пошуку Internet Locator Server.

Індивідуальна продуктивність

PowerPoint 2000 є величезним кроком вперед, підвищуючи продуктивність кінцевого користувача і підстроюючись під його звички і переваги. Програма допомагає справитися зі всіма типовими проблемами, які вдалося виявити в ході тестів зручності використання і при аналізі звертань до служби підтримки. У певних ситуаціях вона автоматично виявляє і усуває такі проблеми, а в інших випадках користувач отримує рекомендації про те, як ефективно завершити необхідні йому операції.

Підгонка тексту

PowerPoint 2000 автоматично змінює розмір тексту, щоб він уміщався в виділеному просторі і не “звалювався” із слайду. Для цього програма змінює міжрядковий інтервал, потім розмір шрифту, а потім і обидва ці параметра. Таким чином, користувачеві більше не потрібно витрачати час спроби підігнати текст - це відбувається автоматично.

Режим перегляду з трьома областями

Клієнти Microsoft неодноразово відзначали, що тісніший зв'язок між різними представленнями презентації PowerPoint полегшила б їх роботу. Крім того, в ході тестів зручності використання ми виявили, що багато новачки працюють тільки у вікні слайдів і можуть ніколи не виявити інші режими перегляду. Що з'явився в PowerPoint 2000 режим перегляду з трьома областями (Tri-Pane View) сполучає представлення Slide (Слайди), Outline (Структура) і Notes (Примітки). Відображаючи всю інформацію в одному місці він полегшує виконання таких операцій, як додавання нових слайдів редагування тексту на слайді і введення приміток при створенні презентації а також переміщення по ній в ході редагування. Режим перегляду з трьома областями полегшує роботу із слайдами примітками і структурою документа.

Таблиці

PowerPoint 2000 дозволяє створювати таблиці, не використовуючи для цього вбудовані об'єкти Word або Excel. Такі таблиці забезпечують визначене підмножина функціональних можливостей таблиць Word 2000. Розробники PowerPoint з'ясували, до яких з цих можливостей користувачі Word звертаються найчастіше, а потім реалізували їх в своєму продукті. Таблиці PowerPoint поводяться так само, як в Word, але складаються з фігур OfficeArt що полегшує їх редагування. Вони тісно пов'язані із стилями тексту і темами оформлення, а їх зовнішній вигляд зберігається при “кругосветном подорожі” в PowerPoint 97 і назад. Якщо в PowerPoint 97 таблиця не піддавалася розгрупуванню і редагуванню, то при повторному читанні файлу в PowerPoint 2000 її поведінка залишиться незмінною. Проте якщо розгрупувати таблицю в PowerPoint 97, то після завантаження в PowerPoint 2000 вона поводитиметься як набір об'єктів OfficeArt.

Мальовані маркери

PowerPoint 2000 дозволяє застосовувати графічні зображення замість звичайних маркерів списку. Додаток включає декілька готових малюнків такого типу, але користувач може застосовувати для цього і будь-які інші зображення.

Крім того, мальовані маркери вбудовані в деякі шаблони оформлення PowerPoint 2000, а додаткові маркери можна знайти в наборі картинок ClipArt. Для роботи з ними застосовується такий же призначений для користувача інтерфейс як в Word. При відображенні документа в PowerPoint 97 мальованих маркерів замінюються на звичайні маркери-символи.

Автонумерація списків

Ця функція, що займала одне з перших місць по числу побажань клієнтів забезпечує автоматичну нумерацію пунктів списку і її зміну в відповідності з порядком їх розташування. Коли користувач вводить число програма робить висновок, що він хоче створити нумерований список, і включає відповідний режим форматування. Автоматична нумерація доступна тільки в абзацах першого рівня.

Автоформатування при введенні тексту

Крім нумерованих списків, PowerPoint 2000 розпізнає також порядкові числівники, дроби, довгі і короткі тире, елементи автовиправлення з форматованим текстом, а також парні лапки, за якими слідує число. Ця функція прискорює створення презентацій, оскільки користувачеві вже не доводиться постійно вносити виправлення і уточнення у ручну.

Гнучкі можливості підготовки матеріалів для аудиторії PowerPoint 2000 дозволяє виводити на кожній сторінці чотири або дев'ять слайдів, полегшуючи підготовку презентації відповідно до стилю і перевагами конкретного користувача.

Підтримка декількох моніторів

PowerPoint 2000 дозволяє перетягнути слайд-шоу на другий монітор, тоді як перший при цьому містить представлення презентації для редагування.

Завдяки цьому ведучий може заздалегідь побачити наступний слайд, прочитати примітки для лектора або навіть відредагувати слайд перед тим, як демонструвати його аудиторії. Для роботи даної функції потрібний Windows 98 або Windows NT 5.0, а також устаткування, що підтримує два виходи відеосигналу.

Інтеграція з портативними комп'ютерами

Microsoft розуміє, що користувачі часто демонструють презентації з своїх портативних комп'ютерів. Щоб уникнути перерв в ході презентації PowerPoint 2000 на час презентації відключає хранитель екрану Windows і виводить дисплей портативного комп'ютера з економічного режиму.

Зручність демонстрації слайдів

В ході нормальної повноекранної демонстрації слайдів PowerPoint 2000 автоматично видаляє з екрану покажчик миші і значок слайд-шоу при відсутності активності протягом заданого проміжку часу. Крім того невеликі скачки миші не приводять до появи покажчика на екрані. Це допомагає слухачам не відволікатися на сторонні речі в час презентації.

Голосовий супровід

PowerPoint 2000 дозволяє легко перезаписувати голосовий супровід будь-якого конкретного слайду, тоді як раніше користувачеві доводилося наново записувати всю презентацію. Крім того, відтворення супровідного тексту тепер синхронізується з початковою презентацією, включаючи переходи між слайдами і анімацію.

Анімовані GIF-зображення.

PowerPoint 2000 підтримує відображення анімованих зображень формату GIF як в ході слайд-шоу, так і при проведенні презентації через інтернет.

Включивши анімоване зображення в презентацію, користувач може в режимі редагування переміщати його або змінювати розмір малюнка.

7. Довідкова система і навчання менеджерів

Підхід Microsoft до реалізації довідкової системи і навчання в PowerPoint 2000 спирається на обширні дослідження відгуків користувачів і результати тестів зручності використання. Розробники PowerPoint прагнули вирішити подвійне завдання. По-перше, потрібні були довідкова платформа і інтерфейс, які допомагали б користувачеві отримати потрібні результати в потрібний час і без порушення ходу його роботи. По-друге, нова платформа повинна була допускати легку настройку адміністратором і мати вихід в Інтернет. Результати проведених досліджень підказали нам цілий ряд удосконалень в багатьох областях, включаючи більш інтуїтивний спосіб ставлення питань на звичайній мові, ефективніший і при цьому ненав'язливий Помічник і могутній механізм, що постійно стежить за діями користувача і що автоматично підбирає потрібну підказку або інструмент.

Помічник підготовки презентацій

Помічник підготовки презентацій PowerPoint 2000 спирається на можливості Помічника комплекту Office і сполучає декілька що існують і нових функцій, які допомагають створювати чудові презентації. Він демонструє інтегрований підхід до підтримки користувачів в ході їх зусиль по підготовці, публікації і демонстрації презентацій. Проведені за останні два роки дослідження зручності використання дозволили виявити декілька поширених проблем, які новий Помічник допомагає вирішити.

Наприклад, користувачі часто не розуміють відмінності між об'єктами на слайді і фоновими об'єктами, що знаходяться на головному шарі. Якщо користувач безуспішно спробує вибрати на слайді текст або зображення з головного шаруючи, то Помічник підкаже йому, як здійснюється редагування фонових об'єктів.

Майстер проекторів

Сьогодні проектори знаходять все більш широке застосування в корпоративній робочому середовищу, проте при роботі з ними користувачі нерідко стикаються з незручностями. Найчастіше проблема пов'язана з синхронізацією між портативним комп'ютером ведучого і проектором. Майстер проекторів автоматично вибирає (або відновлює) дозвіл екрану, необхідне для конкретної проекційної системи.

Інтерфейс управління анімацією

В порівнянні з попередніми версіями PowerPoint 2000 пропонує більш інтуїтивний призначений для користувача інтерфейс для завдання анімаційних ефектів управління їх порядком і тривалістю, а також попереднього перегляду анімації.

Підтримка багатомовного використання

Розвернути PowerPoint 2000 по всьому світу стало набагато легше, ніж в попередніх версіях, оскільки він спирається на єдиний виконуваний файл для всіх мов, за винятком тайського, в'єтнамського і хінді. Це означає що один і той же продукт можна встановити в будь-якій країні і задовольнити потреби всіх користувачів. З погляду адміністраторів таке рішення надзвичайно спрощує підтримку PowerPoint на різних мовах, а менеджери одночасно дістають ширші можливості роботи з багатомовними документами.

Висновки

PowerPoint 2000 створювалася спеціально для того, щоб дати користувачам - менеджерам зокрема, вдосконалені засоби обміну інформацією в Інтернеті і співпраці в реальному часі, а також полегшити роботу з програмою і її застосування в міжнародному середовищі. Будучи складовою частиною комплекту Office 2000, це застосування володіє також поряд інших характеристик які є загальними для компонентів Office і відкривають шлях до абсолютно новим і бездонним горизонтам функціональних можливостей.

Сучасні розробки інформаційних систем менеджменту, технологій систем та комунікацій просуваються вперед досить успішно, використовуючи останні досягнення в галузі технологій інформаційних систем та комунікацій. Завдяки цьому інформаційні системи менеджменту стали задовольняти зростаючі вимоги менеджерів до забезпечення інформацією. Головними критеріями в оцінці інформаційних систем стали достовірність, своєчасність, повнота, корисність інформації для прийняття рішень. Програма PowerPoint дозволяє вирішити безліч проблем, пов'язаних з підготовкою різних доповідей, звітів, розрахунків і аналізів даних. Вона дає можливість не тільки включити в звіт отримані результати і надрукувати їх на папері, але і продемонструвати широкій аудиторії з використанням сучасних комп'ютерних технологій. PowerPoint включена до складу системи Windows спеціально для підготовки виступів з використанням 35-міліметрових слайдів, які можна надрукувати на прозорих плівках або на папері, демонструвати на екрані комп'ютера, а також включити в конспект доповіді або в збори матеріалів для роздачі слухачам.

Таким чином, стає ясно, що ця програма створена для того, щоб полегшити менеджерам роботу з різними даними, систематизувати їх і зробити наочнішими.

Список літератури

1. А. Колесников, В.Пасько, MICROSOFT OFFICE для WINDOWS 95 в бюро. Київ: “BHV”, 1996г.

2. А. Старшинін Microsoft PowerPoint одним поглядом. Спб: Пітер, 1996г.

3. С. Сагмен Ефективна робота з PowerPoint 7.0. M: Microsoft Press, 1997г.

4. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М., 2004. - 345 с.

5. Доблаев В.Л. Теория организации. - М.: ИНФРА-ДАНА, 2003. - с. 248.

6. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. - М.: Новое знание, 2004. - с. 160.

7. Кохно П. А. Менеджмент.. - М.: Финансы и статистика, 2003. - с. 469.

8. Кузнецов Ю.В. Подлесных В.И. Основы менеджмента. - М.: ОЛБИС, 2004. - с. 385.

9. Лебедев О.Т., Каньковская А.Р. Основы менеджмента. - СПб, 2003. - 345 с.

10. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / Пер. с англ. под ред. Л.Е. Миронова. - М., 2004. - 702 с.

11. MICROSOFT OFFICE для WINDOWS 95 без проблем. Під ред. С. Молявко. Москва: “Біном”, 1996г.

Размещено на Allbest.ru