Главная
База знаний "Allbest"
Бухгалтерский учет и аудит
Документирование деятельности отдела кадров "Мостострой-12"
Документирование деятельности отдела кадров "Мостострой-12"
Задачи, структура и функции специалистов отдела кадров "Мостострой-12". Характеристика деятельности предприятия. Кадровые документы, используемые на предприятии. Рекомендации по совершенствованию состава и форм кадровых документов в организации.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 23.08.2011 |
| Размер файла | 80,3 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, о поощрениях и т.д. вносятся администрацией предприятия «Мостострой-12» после издания соответствующего приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока со дня его издания, а при увольнении - в день увольнения. Эти записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без трудовой книжки вкладыш не действителен. В нем указывают: фамилию, имя, отчество работника, его дату рождения, образование, профессию и специальность, фиксируют дату заполнения. Должны быть подписи владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. На титульном листе трудовой книжки вверху ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш», указывают серию и номер вкладыша.
Вкладыш вшивают в трудовую книжку, ведут в том же порядке. Он изготавливается по утвержденной форме трудовой книжки, включает разделы «Сведения о работе» (9 разворотов) и «Сведения о награждении» (8 разворотов).
Порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей устанавливает Министерство финансов РФ.
Трудовые книжки в «Мостострое-12» ведут на всех работников, проработавших в организациях свыше пяти дней, в том числе временных, сезонных, надомников, работающих в режиме неполного рабочего времени (в трудовых книжках последних не указывается, что они работали в таком режиме), если работа в «Мостострое-12» является для работника основной.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
В качестве дисциплинарного взыскания выступает увольнение по следующим основаниям (ст. 81 ТК РФ):
- неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;
- прогул, то есть отсутствие на работе без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня;
- появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
- разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;
- совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, уполномоченного на применение административных взысканий;
- нарушение работником требований по охране труда, если оно повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий;
- принятие необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ст. 81 ТК РФ);
- однократное грубое нарушение руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей.
Помимо общих оснований увольнения существуют специальные, установленные для отдельных категорий работников, которые признаются мерами дисциплинарного взыскания.
Трудовые книжки ведут на русском языке - государственном языке Российской Федерации.
Работодателю вменяется в обязанность по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня подачи выдать копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее, другие документы, связанные с работой, - копии приказов о приеме на работу, увольнении с работы, справки о заработной плате и др. (ст. 62 ТК РФ). Все выдаваемые работнику по его просьбе документы, в том числе копия трудовой книжки или выписка из трудовой книжки, должны быть надлежащим образом оформлены, то есть заверены подписью руководителя (уполномоченного им лица) и печатью организации. На документе необходимо указать номер и дату его выдачи. Когда выдается копия трудовой книжки, на ней должна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации.
Копии документов работодатель выдает работнику бесплатно.
Работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, в присутствии последнего не позднее недельного срока со дня приема на работу. Нарушение данной обязанности влечет для работодателя предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность. Статья 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации (далее КоАП РФ) устанавливает ответственность за нарушение законодательства о труде, которое влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда. Если законодательство о труде нарушает лицо, ранее подвергнутое административному взысканию за аналогичное административное правонарушение, это влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет. Дисквалификация заключается в лишении физического лица права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Все виды записей в трудовой книжке - о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, произведенном работодателем награждении вносят в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее 7-дневного срока. Запись об увольнении делают в день увольнения. Работники кадровых служб «Мотострой-12» должны обращать особое внимание на то, чтобы каждая производимая в трудовой книжке запись в точности соответствовала тексту приказа (распоряжения).
Записи в трудовой книжке производят без сокращений (например, «Принят на должность начальника технического отдела»), они имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
Параллельно с трудовой книжкой ведут личную карточку работника, в которой повторяют внесенные в трудовую книжку записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении. С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под расписку в его личной карточке. Существует унифицированная форма личной карточки работника №Т-2, утвержденная постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. №1.
Особую важность имеют записи о причинах прекращения трудового договора, поскольку при рассмотрении дел о восстановлении на работе суды самым внимательным образом проверяют соответствие содержащихся в трудовых книжках записей причин прекращения трудового договора формулировкам Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. Все записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносят в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона со ссылками на их статьи или пункты.
2.2 Оформление дубликата и выдача трудовой книжки при увольнении
Внесение изменений (о фамилии, дате рождения, образовании) производят на основании документов (паспорт, свидетельство о рождении, браке, образовании и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов. Если обнаружена неправильная запись, ее исправляют по месту работы, где она была внесена, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа (справки) работодателя, который сделал ошибку. Если в организации, которая произвела неправильную или неточную запись, произошла реорганизация, исправление записи производится правопреемником организации, а в случае ее ликвидации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Свидетельские показания не могут быть основанием для внесения изменений в записи трудовой книжки, за исключением:
- записей, в отношении которых имеется судебное решение;
- случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.
Если необходимо внести изменения в титульный лист трудовой книжки, поступают следующим образом.
1. Ранее внесенную запись зачеркивают одной чертой.
2. Над зачеркнутой строкой пишут новую.
3. На внутренней стороне обложки трудовой книжки дают ссылку на документы, ставшие основанием для внесения изменений.
4. Ссылки заверяют подписью руководителя или сотрудника, ведущего кадровую документацию.
5. Ставят печать организации или отдела кадров.
Например:
Фамилия изменена на основании свидетельства о браке №55 от 14.07.2006.
подпись
печать 20.07.2006
ИЛИ
Запись об образовании изменена на основании диплома №256-Э, выданного 01.07.2006.
подпись
печать 01.08.2006
Законодательство запрещает зачеркивать неточные или неправильные записи в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или о награждении. Изменения этих записей производятся в следующем порядке. Прежняя запись признается недействительной и вносится правильная запись.
Например: в гр. 3 сведений о работе (награждении) пишут: «Запись за №5 недействительна». Далее делают правильную запись. В гр. 4 повторяют дату и номер приказа, запись из которого сделана неправильно.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую работу, если увольнение или перевод незаконны.
Например: «Запись за №4 недействительна, восстановлен на прежней работе».
Исправления делает администрация предприятия, где эта запись была осуществлена. Если организация, сделавшая неправильную запись, ликвидирована, исправление вносит организация-правопреемник, при ее отсутствии - вышестоящая организация, которой подчинялось ликвидированное предприятие. Исправленные сведения должны соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказов исправление вносят на основании других документов, подтверждающих выполнение работ.
При утере трудовой книжки работник заявляет об этом работодателю по последнему месту работы. В этом случае администрация отдела кадров «Мостострой-12» обязана выдать работнику новую трудовую книжку не позднее чем через 15 дней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа.
При заполнении дубликата вносят записи о работе, награждениях, поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы до данного предприятия, при заполнении раздела «Сведения о работе» делают запись об общем стаже работы до поступления на «Мостострой-12», подтвержденном документами. Общий стаж записывают суммарно: указывают число лет, месяцев, дней работы без уточнения. Затем общий стаж, подтвержденный документами, записывают по периодам работы (наименование предприятия, где работал, цеха, отдела) и должность, дату и причину увольнения.
Если запись об увольнении признается недействительной, по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки, куда вносят все записи, за исключением признанной недействительной. Указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате.
Если трудовая книжка пришла в негодность (испачкана, замазана и т.д.), администрация «Мостострой-12» также выдает работнику дубликат. На титульном листе такой книжки пишут: «Взамен выдан дубликат». Книжку возвращают владельцу. На новом месте работы предъявляют дубликат трудовой книжки.
Законодательство допускает, что в случае, если соответствующие документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку во время деятельности в организации, фирме (о работе, награждениях и поощрениях), заверяются подписью руководителя или начальника отдела кадров (если он есть), печатью организации (отдела кадров) и подписью самого работника. Все периоды работы сверяют с внутренней документацией. Работник подписью удостоверяет правильность внесенных в его трудовую книжку сведений.
Администрация организации «Мостострой-12» обязана выдать работнику трудовую книжку в день увольнения, сделав соответствующую запись (ст. 62 ТК РФ).
Например, работник увольняется 1 сентября 2004 г. Последний день работы его в данной организации - 1 сентября 2004 г. Эта же дата должна быть указана и в трудовой книжке работника. В этот же день работодатель обязан по письменному заявлению увольняющегося (увольняемого) выдать ему копии документов, связанных с работой.
При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации «Мостострой-12» работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Издается новый приказ о новом дне увольнения.
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация «Мостострой-12» в этот день направляет ему письменное уведомление о необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки ближайшим родственникам под расписку или высылается почтой по их требованию.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек, где фиксируются дата и основание выдачи книжки.
В организациях должна вестись документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек (Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним).
Приходно-расходную книгу ведут в бухгалтерии предприятия «Мостострой-12» (кассир).
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведет кадровая служба предприятия «Мостострой-12». В книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, трудовые книжки и вкладыши, выданные вновь.
Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора и печатью.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранят в бухгалтерии как документы строгой отчетности и выдают по заявке под отчет ответственному за ведение кадровой документации.
По окончании каждого месяца (квартала) в бухгалтерию предоставляется отчет о наличии бланков и вкладышей, суммах, полученных за заполнение книжек и вкладышей. На испорченные бланки составляют акт.
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранят в течение двух лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек. Затем невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранят в архиве 50 лет, по истечении этого срока они могут быть уничтожены в установленном порядке.
2.3 Приказы по личному составу
Согласно ст. 9 ФЗ от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами;
- эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет;
- первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Таким образом, если Госкомстатом России разработаны и утверждены формы приказов (распоряжений) по кадрам, то операции, связанные с движением кадров и оплатой труда, должны оформляться по этим формам.
Постановлениями Минфина России от 18.06.1998 г. №27н и Госкомстата России от 29.05.1998 г. №57а установлено, что первичные учетные документы с 01.01.1999 принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России.
Для учета труда и его оплаты Госкомстат России постановлением от 05.01.2004 №1 утвердил новые унифицированные формы первичной учетной документации, в т.ч. формы следующих приказов (распоряжений):
№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (Приложение 3.2),
№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»,
№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» (Приложение 3.4),
№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (Приложение 3.7),
№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» (Приложение 3.6),
№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником» (Приложение 3.3),
№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками»,
№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» (Приложение 3.9),
№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников» (Приложение 3.10).
Госкомстат России разработал и утвердил унифицированные формы только для оформления основных кадровых операций - приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку и применения мер поощрения. Приказы (распоряжения) по иным вопросам кадровые службы должны разрабатываться самостоятельно.
Приказы могут составлять каждый раз индивидуально (т.е. для каждого работника, для каждого действия), по простой форме, а могут оформляться по разработанным и утвержденным в организации «Мостострой-12» унифицированным формам.
Поскольку приказы по кадрам принимаются к учету бухгалтерией организации «Мостострой-12», то при их подготовке должны выполняться требования, установленные п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно названной норме документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Для упрощения оформления приказов кадровые службы организации «Мостострой-12» совместно с делопроизводителями разрабатывают бланки приказов, в которых наряду с перечисленными в п.п. «а» - «в» реквизитами включает иные необходимые сведения. Какие реквизиты необходимы, а какие желательно внести в бланк приказа, кадровики определяют в соответствии с новым стандартом делопроизводства, введенным в действие с 01.07.2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Ограничительные отметки понадобятся для того, чтобы оперативно и правильно вписать соответствующие реквизит в нужном месте. Для кадровой службы значимыми являются отметки для границ расположения даты документа и его регистрационный номер.
Кроме того, в бланк приказа могут быть включены ограничительные отметки для границ зон расположения заголовка к тексту.
Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров организации «Мостострой-12» на основании представлений руководителей структурных подразделений, тщательного и всестороннего изучения причин издания приказов, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о поощрении или наказании работников, находящихся в их непосредственном подчинении.
Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках или стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению, и имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности, проходящих через канцелярию. Хранятся приказы в папке приказов по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются. Для приказов по кадрам предпочтительным является формат А4 (210х297 мм).
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения, даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).
Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.
Наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для даты документа и его регистрационного номера в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
1) Центрированным - начало, и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов;
2) Флаговым - каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.
Приказы по личному составу ведутся и хранятся в отдельном деле и имеют отдельную нумерацию с указанием индекса «л/с», например №1 л/с. Все приказы по личному составу оформляются на бланках предприятия «Мостострой-12» для внутренних документов.
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, приказы о поощрениях и взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.
Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения предприятия.
При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.
При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).
При увольнении - причина увольнения, согласно статьям ТК.
При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания.
При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников.
При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу таких распорядительных информационно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновидностей организационно-распорядительных документов.
Вот какие требования предъявляются ГОСТам к каждому реквизиту приказа.
Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах юридического лица. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках (его располагают ниже или справа от наименования на русском языке). Сокращенное не приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации (его в скобках помещают ниже полного или за ним). Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Наименование вида документа. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 020000). В данном случае - это приказ. Слово «приказ» может печататься прописными или строчными буквами;
Дата документа. Датой приказа является дата его подписания руководителем организации. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Так, дата 6 августа 2005 года оформляется следующим образом: «06.08.2005».
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «06 августа 2005 г.», а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например «2005.08.06»;
Регистрационный номер документа. Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).
В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.
С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: №28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), №12-км - о командировании, №45-о - об отпуске, №32-п - о поощрении.
Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.
Место составления или издания приказа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизиту «Наименование организации». Например, если наименование организации включает слово «тюменский», указывать в приказе «город Тюмень» необязательно. Место составления или издания приказа указывают с учетом принятого административно-территориального деления; оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Заголовок к тексту. Заголовок к тесту включает в себя краткое содержание приказа. Заголовок должен быть согласован с наименованием документа и отвечает на вопрос «О чем?» (например, «О переносе отпусков работников» или «О ком?» (например «О Ефремове А.Ю.»)). Точка в конце заголовка не ставится (только если заголовок оканчивается инициалами работника). Как правило, заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом. Заголовок документа, оформленный на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст документа. Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.
В тексте документа, подготовленного на основании раннее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, его дату, регистрационный № документа, заголовок к тексту (например, основанием издания приказа об изменении существенных условий трудового договора работник по ч. 1 ст. 73 ТК РФ в соответствии с законодательством является приказ об организационных или технологических условиях труда).
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д.; то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Обычно же текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, но тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», и сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.
В приказе организации действующей на принципах единоначалия текст излагают от первого лица единственного числа словом «Приказываю», которое печатается вразрядку или же прописными буквами без разрядки с новой строки от границы левого поля (от нулевого табулятора).
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Она, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители, должностное лицо или структурное подразделение, и срок исполнения. Последний пункт приказа содержит указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.
Отдельные задания, например, задание, содержащее цифровые данные, могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа, что указывается на первом листе приложения в правом верхнем углу.
Если приложений несколько, каждое из них нумеруется. Знак «№» перед цифровым обозначением не ставится.
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
Визы согласования. Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.
Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работник от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.
По поручению руководителя предприятий «Мостострой-12» приказы по личному составу на определенную категорию работников могут подписывать их заместители и руководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения.
В отсутствие основного руководителя приказы по личному составу подписывает лицо, исполняющее его обязанности.
2.4 Разработка инструкции по кадровому делопроизводству
В ряду организационных документов, необходимых для регламентации деятельности кадровой службы, главную роль выполняет инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами, правила, приема, процессы создания документов, порядок работы с ними.
Инструкция особенно необходима в кадровых службах крупных предприятий со сложной организационной структурой. В небольших организациях, где кадровая служба представлена одним-двумя сотрудниками, такой документ имеет меньшее значение. Так как предприятие «Мостострой-12» относится к крупным предприятиям, необходимо составить для него инструкцию по кадровому делопроизводству.
Инструкции делятся на типовые и индивидуальные. К сожалению, в 90-х гг. типовые инструкции перестали издаваться. Индивидуальная инструкция разрабатывается в каждом учреждении (организации, предприятии) с учетом специфики его работы, учета кадров, состава документов, особенностей их хранения. Основой для их составления являются действующие государственные нормативно-методические документы.
Современная нормативно-методическая база содержит правила и методические рекомендации по составлению и оформлению документов по личному составу, созданию информационно-поисковой системы (ИПС), регистрации, систематизации документов, организации их хранения, подготовке дел кадровой службы к последующему хранению и использованию.
Создание каждой конкретной системы работы с кадровыми документами (делопроизводства) определяется множеством факторов: размерами организации, ее организационной структурой, численностью работников, особенностями учета кадров, квалификацией персонала кадровой службы и др.
Каждая конкретная делопроизводственная система основывается на некотором наборе общепринятых правил, закрепленных в законах и подзаконных актах, нормативных документах общегосударственного действия и обладает специфическими признаками, характерными для той или иной организации.
Следует отметить, что ведомственная регламентация делопроизводства развивается в двух направлениях. Одни организации создают инструкции по делопроизводству в виде комплексного нормативного документа, определяющего как требования к составу и оформлению документов, так и правила работы с ними. Другие - к давно устаревшим инструкциям разрабатывают «поправки» в виде регламентов, памяток, приказов руководителей, регулируя таким образом отдельные операции работы с документами или правила их оформления. Такая практика давно зарекомендовала себя как бесперспективная, так как основной смысл создания инструкции заключается именно в комплексной регламентации документационных процессов.
Структура текста инструкции включает в себя общие положения, тематические разделы и приложения.
В разделе «Общие положения» записывают сферу распространения инструкции, ответственность за ее несоблюдение, название подразделения, отвечающего за организацию работы с кадровыми документами, перечисляют законодательные акты, нормативные, методические, организационные и распорядительные документы, на основе которых подготовлена инструкция и осуществляет свою деятельность кадровая служба.
Тематические разделы, как правило, включают разделы, последовательно раскрывающие порядок приема, перемещения, увольнения работников, правила оформления командировок, оформление и учета отпусков. Они могут носить соответствующие название: «Порядок документирования приема на работу» или «Порядок оформления увольнения» и т.д. В каждом разделе определяются:
- виды и разновидности документов, используемых для документирования деятельности по учету и движению кадров;
- правила подготовки распределительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания
- порядок изготовления, размножения и рассылки приказов;
- правила оформления и заверения копий и приложений;
- порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов.
Каждый раздел инструкции должен содержать упоминание о тех или иных документах, которые сопровождают операции по учету кадров, личные документы, заявления, график отпусков и т.д. Поэтому инструкция должна содержать правила и приемы составления и оформления всех документов, которые используются для той или иной процедуры. В приложениях к инструкции обычно дают примеры оформления документов, учетные и регистрационные формы и другой справочный материал.
Так, при приеме на работу используются такие документы, как личный листок по учету кадров или анкета, которые являются перечнем биографических сведений о работнике и заполняются им собственноручно. Однако работник отдела кадров должен контролировать полноту заполнения и соответствия указанных сведений предъявленным документам. Поэтому в инструкцию необходимо включить и саму анкету и правила ее заполнения.
Процедуры приема, перевода, увольнения отражаются не только в приказах, но и фиксируются в соответствующих журналах (книгах), поэтому в разделах инструкции следует дать правила их заполнения и привести в приложениях к инструкции регистрационные формы.
В разделе «Регистрация документов» устанавливаются порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов кадровой службы, сроки, формы и методы регистрации; дается описание принятой технологии и порядка индексации документов. Надо помнить, что кадровые приказы приобретают юридичексую силу с момента их подписания и регистрации.
Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в которых заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание (заголовок к тексту), должность руководителя, подписавшего документ. При регистрации могут фиксироваться и другие сведения по усмотрению организации и в соответствии с заведенным порядком. Формы журналов регистрации должны быть даны в приложениях к инструкции.
Организация регистрации кадровых документов во многом определяется количеством издаваемых приказов, других документов и закрепляется системой индексации.
В небольших организациях обычно используется простая система индексации - к порядковому номеру приказа добавляются буквенные индексы «К» (кадры) или «ЛС» (личный состав). Эти индексы отличают приказы по личному составу от приказов по основной деятельности.
В крупных кадровых службах, к которым относится и кадровая служба предприятия «Мостострой-12», приходится разрабатывать систему индексации, устанавливающую для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс «К» прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение). Но при большой штатной численности и наличии различных категорий персонала (специалистов, руководителей, рабочих, служащих) к первоначальному индексу «К» приходится добавлять условные обозначения каждой категории.
В инструкции обязателен раздел «Учетные документы», где дается описание справочных массивов, их доступность для различных категорий руководителей и различных структурных подразделений, порядок составления, ведения, систематизации и классификации справочной информации, ее хранение.
Для большинства кадровых служб основным учетным документом является личная карточка Т-2 - типовая межведомственная форма, разработанная и утвержденная Госкомстатом (Приложение 3.11). Личная карточка состоит из двух разделов. Первый - содержит биографические и учетные данные работника и заполняется работником кадровой службы после издания приказа о приеме на работу. Второй - заполняется по мере появления изменений о перемещении работника, в нем отмечаются отпуска, повышение квалификации и другие сведения о работнике.
Личная карточка - документ длительного срока хранения (75 лет), поэтому в инструкции необходимо предусмотреть все возможные варианты ее заполнения и указать, как систематизируются карточки уволенных работников.
Если в организации ведутся другие формы учетных документов (например, Т-4 «Учетная карточка научного работника»), в инструкции должен быть установлен порядок ее заполнения и хранения.
Самостоятельным и обязательным является раздел «Оформление трудовых книжек», который в значительной части повторяет действующую типовую инструкцию, но с конкретизацией ее отдельных положений - ответственности работников кадровой службы за правильное заполнение и хранение трудовых книжек, сроков внесения новых сведений, порядка подписания и удостоверения, организации хранения, правил заполнения журналов трудовых книжек и журнала регистрации копий трудовых книжек.
В разделе «Оперативное хранение документов» излагаются правила хранения документов в кадровой службе и ее структурных подразделениях и ответственность за сохранность документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.
Особое значение имеет раздел «Личные дела», так как общих правил и нормативного документа, устанавливающего порядок работы с личными делами, не существует. Поэтому в инструкции, прежде всего, необходимо установить категории персонала, на которых ведутся личные дела. Это могут быть только руководители; руководители и материально ответственные лица; руководители и специалисты - резерв на выдвижение и др. Далее в инструкции устанавливаются состав документов личного дела, их расположение, порядок составления внутренней описи документов дела, ее удостоверения, периодичность проверок личных дел и системы их хранения.
Правила формирования дел в кадровом делопроизводстве имеют особое значение, так как часть документов формируется в дела традиционным образом - комплекс документов в одной обложке. Но в кадровой службе значительное количество «дел», имеющих по номенклатуре один индекс (например, личные карточки, трудовые книжки и др.), которые делами не являются. Инструкция должна установить систематизацию каждого дела.
В разделе «Подготовка документов к сдачи в архив» закрепляются порядок и организация проведения экспертизы ценности документов (отбора для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, включая оформление дела (подшивка или переплет, нумерация, составление итоговой записи, оформление обложки дела).
В этом разделе необходимо установить требования к составлению описи документов по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, порядок передачи дел в архив и уничтожения документов.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут быть разделы по оформлению документов воинского учета, учета и использования рабочего времени, аттестации работников.
Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают бланки и образцы документов, оттиски печатей и штампов, примеры оформления отдельных видов документов, формы номенклатуры дел, описи, акта, обложки дела и т.д.
Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.
Подготовку инструкции осуществляет кадровая служба при участи архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом.
Инструкция является документом длительного действия. Необходимость ее пересмотра определяется изменениями в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Необходим пересмотр инструкции и в случаях изменений в действующем законодательстве о труде, в нормативно-методических документах, стандартах.
3. Совершенствование состава и форм кадровых документов в «Мостострой-12»
3.1 Разработка табеля унифицированных форм отдела кадров
В число функций, выполняемых службой отдела кадров, входит совершенствование форм и методов работы с документами, и в рамках этой функции служба отдела кадров занимается совершенствованием форм документов, применяемых в деятельности учреждений как по составу, так и по форме. Реализуется эта функция разработкой Табеля унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения.
Положения о необходимости разработки Табеля форм документов содержится в проекте новой Государственной системы документационного обеспечения управления. Разработка табеля позволяет решить одновременно несколько задач, это:
- оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
- классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
- унификации состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов исключение из форм документов дублирующих показателей;
- унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
- упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.
Опыт показывает, что табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов учреждения именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
Наряду с оптимизацией состава документов Табель форм документов одновременно позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документа в организации, тем самым он позволяет оптимизировать и документооборот учреждения.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего оставлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов. В табель включаются документы всех структурных подразделений учреждения, он является нормативным документом и утверждается руководителем учреждения.
Оформление и учет личного состава (учет труда и его оплаты) на предприятии «Мостострой-12» осуществляется в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.
В состав кадровой документации входят следующие документы:
- трудовой договор;
- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма №Т-1);
- личная карточка работника (форма №Т-2);
- штатное расписание (форма №Т-3);
- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6);
- график отпусков (форма №Т-7);
- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-8);
- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11).
По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда на предприятии «Мостострой-12» применяются следующие формы:
- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12);
- табель учета рабочего времени (форма №Т-13);
- расчетно-платежная ведомость (форма №Т-49);
- расчетная ведомость (форма №Т-51);
- платежная ведомость (форма №Т-53);
- журнал регистрации платежных ведомостей (форма №Т-53а);
- лицевой счет (форма №Т-54);
- записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60);
- записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-61).
В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. №20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм кадровое делопроизводство не допускает. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Размеры бланков и способы расположения реквизитов, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, носят рекомендательный характер и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома унифицированных форм документов, включенных в табель, эта работа является логическим продолжением табеля и связана с ним на содержательном уровне.
Разработка и последующее ведение табеля и альбома, то есть внесение в них изменений, контроль за их применением осуществляется службой ДОУ, которая отвечает за поддержание табеля в актуальном состоянии. Процедура разработки табеля и альбома форм - это достаточно трудоемкие процессы, требующие специальных знаний и навыков. Поэтому многие учреждения привлекают для этого на договорных началах специализированные организации, занимающиеся совершенствованием ДОУ.
В процессе ведения табель и альбом форм включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности. Формы документов включаются в табель и альбом только с разрешения руководителя учреждения.
Каждое структурное подразделение учреждения должно иметь экземпляр Инструкции по делопроизводству, Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Для повседневного использования этих документов наиболее целесообразной является их электронная форма, обеспечивающая быстрый доступ к этим документам на любом рабочем месте, оснащенным персональным компьютером.
3.2 Альбом унифицированных форм отдела кадров
Кадровые документы предприятия «Мостострой-12» делятся на организационные: положения о кадровой службе, должностные инструкции сотрудников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положения о персонале и штатное расписание.
Распорядительные документы - все виды приказов по кадровым вопросам: взыскание, награждение, увольнение.
Информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, докладные и объяснительные записки по кадровым вопросам, графики отпусков.
Учетные документы: личная карточка формы Т-2, которая заполняется только сотрудником и только на основании документа; личный листок по учету кадров или анкета, которую заполняет сам работник, устраивающийся на работу.
Подобные документы
Задачи и функции кадровой службы. Общие условия увольнения. Обзор существующих программных продуктов. Организационно-экономическая характеристика предприятия, техническое и программное обеспечение. Структурная организация автоматизации отдела кадров.
дипломная работа [1,9 M], добавлен 13.04.2014Роль кадров предприятия в современных условиях хозяйствования. Классификация и структура кадров предприятия. Содержание и задачи анализа состава и динамики кадров предприятия. Анализ финансовой устойчивости предприятия на примере ОАО "Фармстандарт".
курсовая работа [399,8 K], добавлен 13.04.2016Нормативная регламентация деятельности архивного отдела, его организационные и функциональные взаимосвязи. Выявление источников комплектования архивного отдела, оценка эффективности его работы в сфере хранения, учета и использования архивных документов.
дипломная работа [2,0 M], добавлен 12.01.2012Методика разработки нормативных документов отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсий, ее этапы и предъявляемые требования Управления Пенсионного Фонда Российской Федерации. Структура и компоненты Табеля унифицированных форм документов организации.
учебное пособие [84,7 K], добавлен 19.05.2009Порядок оформления документов при приеме на работу. Виды и порядок учета кадров. Образцы оформления документов: резюме, приказ о приеме на работу, автобиография, служебное письмо, докладная записка, акт о проверке сохранности документов в комитете.
контрольная работа [27,5 K], добавлен 20.07.2011Делопроизводство как совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Документ и реквизиты, организация службы делопроизводства. Учёт документов на предприятии и контроль их исполнения.
реферат [96,0 K], добавлен 17.10.2009Характеристика и особенности документирования основных этапов трудовой деятельности работников. Оформление документов при поступлении на работу. Документирование процедуры увольнения работников. Процесс документирования учета и отчетности по кадрам.
курсовая работа [63,7 K], добавлен 23.03.2010Направления классификации, стандартизации и унификации документов. Состав и расположение реквизитов на документах, правила их корректировки, сроки исполнения. Документы по личному составу предприятия. Систематизация, регистрация и хранение документов.
учебное пособие [5,6 M], добавлен 04.08.2010Перечень реквизитов и их краткая характеристика. Управленческие документы и их характеристика. Положения государственного стандарта. Подготовка и реализация документов организации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
контрольная работа [41,4 K], добавлен 05.02.2012Задачи по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами в учреждении. Совершенствование форм работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов. Нормативные и методические документы по делопроизводству.
контрольная работа [18,7 K], добавлен 10.11.2010
