69

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Функция кадровой документации (по личному составу) - оформление и закрепление трудовых отношений.

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №367 с 1 января 1996 г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Актуальность темы данной дипломной работы связана с тем, что в настоящее время без качественно построенной политики управления персоналом и эффективной кадровой работы не существует стабильно функционирующей, а также планомерно развивающейся организации. При бурном развитии новых технологий все большую значимость приобретает обеспечение предприятия квалифицированными кадрами. Своевременное комплектование нужными кадрами всех ключевых подразделении предприятия становится невозможным без разработки и реализации кадровой политики.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, т. к. служит документальным подтверждением прав работников на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Объектом дипломной работы является документация предприятия «Мостострой-12» ЯНАО, предметом - кадровая документация этого предприятия.

Теоретической основой дипломной работы являются различные книги и статьи по данному вопросу, которые, условно, можно разделить на три блока.

Первый блок составляют общие работы по делопроизводству. Среди них можно назвать книгу М.Ю. Рогожина «Делопроизводство: документирование трудовой деятельности», в которой рассматриваются общие требования к подготовке основных видов документов по персоналу, а также особенности их содержания и порядка оформления. Автором учтены положения ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Материал в книге излагается в доступной форме, комплексно, с опорой на многочисленные примеры и образцы документов.

Другая книга - это книга В.М. Пустозерова «Все приказы по кадрам и сопровождающие документы». В ней собраны различные варианты приказов по кадрам с рекомендациями по их правильному составлению и заполнению. Приказы оформлены на основе постановления Госкомстата от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В книге также приводятся документы, которые должны сопровождать приказ, чтобы он был юридически обоснован и не повлек за собой судебных споров с работником.

В книге М.И. Басакова «Документы по персоналу предприятия» рассматривается вопрос о переходе от традиционных кадровых служб предприятий и организаций к современной системе управления персоналом. Основной акцент в книге сделан на оформлении организационно-кадровой, распорядительной и информационно-справочной документации. Достаточное место уделено юридическим основам трудовых отношений работника и работодателя (предприятия, организации) от приема на работу до увольнения.

В работе была также использована книга А.Н. и А.А. Беловых «Делопроизводство и документооборот». В ней обобщены и проанализированы вопросы теории и практики современного делопроизводства и нормативного регулирования корреспонденции. Изложены требования к составлению и оформлению всех видов внутренних документов и ведению внешней деловой переписки. Отдельные главы посвящены организационно-распорядительным документам, служебным письмам, документам бухгалтерского учета, договорам. Книга содержит всю необходимую информацию для правильной и рациональной организации работы персонала управления организацией. В данное издание внесены значительные изменения, исходя из вступивших в силу новых нормативных актов (Федеральный закон №59 от 02.05.2006 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федеральный закон №90 от 30.06.2006 г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», проект Федерального закона «Об официальном бухгалтерском учете» и др.).

Второй блок составили различные учебные пособия по делопроизводству. В них рассмотрены вопросы развития документоведения, даны общие принципы оформления различных документов. Среди них можно выделить «Курс делопроизводства: Учебное пособие» М.В. Кирсановой и Ю.М. Аксенова, «Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие» А.В. Пшенко. Отдельно можно назвать учебные пособия, в которых рассматривается общие правила оформления кадровой документации. Это, например, такие книги как «Документационное обеспечение деятельности кадровой службы» Л.М. Вяловой и «Документация отдела кадров предприятия» А.В. Печниковой.

Третий блок составляют различные статьи по данной теме, среди которых можно выделить следующие. В статье Е. Степанова «Персональные данные и их защита» рассматриваются вопросы специфики работы с конфиденциальными документами, поясняется какие сведения о работнике являются персональными. В статье А.В. Пшенко «Технология работы с конфиденциальными документами» рассматриваются понятия конфиденциальных документов и специфика работы с ними, отдельно рассмотрен вопрос отправки конфиденциальных документов. В статье Т.В. Кузнецовой «Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления» рассматриваются изменения ГОСТа Р 6.30 - 2003 «Требования к оформления документов», изменения ГОСТа Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба РФ», правила и инструкции по ведению трудовых книжек, положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ и изменения в других законодательных актах. В статье Т.В. Кузнецовой «Новые правила о порядке ведения трудовых книжек» рассматривается новое постановление правительства о трудовых книжках, правила и инструкции по их заполнению, ответственность за ведение и хранение трудовых книжек. В статье Г.А. Серовой «Компьютеризация службы управления персоналом» рассматриваются вопросы, связанные с автоматизацией кадровой работы. Эти же вопросы рассматриваются в статье Ю.Г. Кирюхина и О.М. Мельниковой «Автоматизация работы с кадровой документацией». В статье Л. Дорониной «Штатное расписание» рассматриваются особенности оформления штатного расписания и внесение изменений в него. В статье Е.А. Вагиной «Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге)» рассматривается формирование и ведение личных дел студентов и оформление трудовых правоотношений в филиале.

Таким образом, мы можем видеть, что данная тема широко изучена в литературе, хотя в большей степени она рассматривается в обще теоретическом ключе. В связи с этим представляет большой интерес практическое рассмотрение данного вопроса.

Целью дипломной работы является рассмотрение документирования деятельности отдела кадров предприятия «Мостострой-12» ЯНАО. Для достижения цели дипломной работы необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть задачи, структуру и функции специалиста отдела кадров предприятия «Мостострой-12».

2. Показать специфику оформление кадровой документации на предприятии «Мостострой-12».

3. Предложить пути совершенствование кадровой документации на предприятии «Мостострой-12».

Источники, использованные в данной работе, можно поделить на три группы:

1. Кодексы.

2. Федеральные законы и Постановления Правительства.

3. Постановления различных министерств.

4. ГОСТы.

5. Справочные издания.

Дадим характеристику каждой из этих групп.

Основным для дипломной работы являлся Трудовой кодекс РФ, в котором содержаться всё вопросы, касающиеся трудовых отношений. В нём определяются требования к ведению трудовых книжек, раскрывается сущность контрактных отношений между работодателем и работником. Часть вопросов, связанных с оформлением трудовых отношений и последствиями по их нарушению, нашла своё отражение в Гражданском кодексе РФ и в Кодексе РФ об административных правонарушениях. В них оговариваются особенности заключения между работником и предприятием трудового договора или контракта.

Среди федеральных законов наиболее существенными для нашей работы были следующие:

- Федеральный закон от 01.04.1996 г. №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. от 25.10.2001 г., 31.12.2002 г., 09.05.2005 г.);

- Федеральный закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон от 29.07.2004 г. №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 02.02.2006 г., с изм. от 18.12.2006 г.).

Среди Постановлений Правительства РФ самым важным для дипломной работы было Постановление от 16.04.2003 г. №225 (ред. от 06.02.2004 г.) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»), так как именно в нём оговариваются все требования по ведению и оформлению трудовых книжек на предприятии. Определенную важность представляет и Постановление Правительства РФ от 23.07.2005 г. №443 «Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне», так как в нём проговаривается, какая информация о сотрудниках является секретной.

Следующая важная группа источников представлена постановлениями Госкомстата РФ, касающимися особенности оформления первичной учётной документации. Среди них можно назвать постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. №20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» и постановление Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

К этой же группе источников могут быть отнесены постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №69 «Об утверждении инструкций по заполнению трудовых книжек», приказ Минтруда России от 09.07.2002 г. №143 «О типовых формах документов федеральной инспекции труда» и постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. №65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»).

Определенный интерес для дипломной работы представляло постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 г. №794/33-82 «Об утверждении основных положений о вахтовом методе организации работ», так как на предприятии «Мостострой-12» применяется в том числе и вахтовая форма работы.

Следующую группу источников представляют различные ГОСТы, связанные с оформлением производственной документации, в том числе и по кадрам. Здесь, в первую очередь, необходимо назвать «Государственную систему документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), в которой представлены общие требования к документам, а также ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования», определяющий некоторые особенности хранения документов.

Справочные издания представлены в основном квалификационными справочниками должностей, такими как «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», «Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)». И последний из рассматриваемых источников - это «Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД)».

В ходе работы над дипломом использовались общенаучные и специальные методы. На этапе обследования организации и сбора данных были использованы методы наблюдения, опроса, функционально-стоимостного анализа. В период сбора данных применялись методы моделирования, системного анализа, статистический, описательный и комплексный методы.

Цели и задачи работы определили ее структуру. Работа состоит из введения, 3-х глав, заключения и списка использованной литературы. Последовательность глав обусловлена логическим развитием темы. Во Введении сформулированы цели, задачи, объект и предмет, методы исследования. В 1-ой главе даётся общая характеристика деятельности предприятия «Мостострой-12», показана его структура. Во 2-ой главе дается характеристика кадровых документов, используемых на предприятии «Мостострой-12». В 3-ей главе даются рекомендации по совершенствованию состава и форм кадровых документов на предприятии «Мостострой-12». Заключение содержит обобщение и выводы дипломной работы.

1. Характеристика деятельности «Мостострой-12» (структура)

1.1 Задачи, структура и функции специалиста отдела кадров «Мостострой-12»

кадровый специалист документ организация

Информация, которую содержит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», входит в компетенцию заведующих канцелярий, архивов предприятий, юристов, секретарей руководителей и других специалистов, работающих с организационно-распорядительной документацией и участвующих в разработке, оформлении и внедрении нормативных актов в области делопроизводства организации.

Казалось бы, это не имеет отношения к работе кадровой службы предприятия. Но последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации носят правовой характер. Поэтому все требования, предъявляемые к оформлению документов организации, в полной мере относятся и к кадровому делопроизводству. Ведь документация по личному составу занимает особое место в делопроизводстве организации. При ликвидации крупного предприятия в архив сдаются документы по личному составу, фиксирующие трудовой стаж, занимаемую должность, получаемую работниками заработную плату. Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников (форма Т-2), лицевые счета и личные дела работников, а также регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Основанием для установления этого срока служит Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Невостребованные трудовые книжки работников и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с перечнем хранятся 50 лет.

Если внебюджетное предприятие имеет небольшие объем производства и штатную численность (например, мастерская по оказанию бытовых услуг населению, где работает 8 - 10 человек), его документы по основной деятельности могут (по результатам экспертизы ценности документов) в архив не сдаваться. Но документация по личному составу, фиксирующая трудовые отношения работника и работодателя, при ликвидации такого предприятия подлежит обязательной сдаче в архив. Почему важны «мелочи»? К сожалению, на практике и сегодня существуют руководители и кадровые специалисты предприятий, не отдающие себе отчета в юридической и практической значимости кадровых документов.

Система учета и хранения кадровых документов также достаточно обособлена. В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме:

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- журнал учета приказов по личному составу;

- журнал учета выдачи командировочных удостоверений;

- журнал учета выдачи пропусков и др.

Это обусловлено, во-первых, длительными сроками хранения не только документов, но и регистрационных сведений о них, так как в случае утери самих документов основанием для выдачи справок социального характера становятся сведения об их регистрации. Во-вторых, предполагается роспись сотрудников, подтверждающая получение документов на руки как, например, при выдаче пропусков, аттестатов, дипломов, трудовых книжек и т.д.

Хранение кадровых документов также несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Личные дела (досье) представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки. Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников, учитывая. Что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки хранения. Однако на практике личные карточки заводят на сотрудников в любом случае и их часто включают наряду с-контрактами, трудовыми книжками и другими документами в состав обязательных для всех.

В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., которые в личные дела могут не помещаться, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в самостоятельные дела временного хранения.

В личных делах в соответствии с Правилами Архивной службы документы группируются в следующей последовательности (при их наличии):

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- заявление о приеме на работу, направление или представление;

- анкета (личный листок по учету кадров);

- дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

- резюме (автобиография);

- копии документов об образовании;

- копии (выписки) из приказов о назначении, перемещении, увольнении (по мере их издания);

- справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (по мере составления);

- лист-заверитель дела.

Количественный состав отдела кадров предприятия «Мостострой-12» определяется штатным расписанием и Уставом организации. При расчете численности работников кадровых служб учитываются следующие факторы:

- общая численность работников организации;

- характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т.д.), масштабами отдельных производств, наличием филиалов;

- социальный состав ее работников (наличие различных категорий работников, рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их квалификация;

- сложность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения руководящих кадров и т.п.);

- техническое обеспечение труда (механизация и компьютеризация делопроизводственных операций и др.).

Рассмотрим состав отдела кадров предприятия «Мостострой-12».

Начальник отдела кадров (8 - 12-й разряды) выполняет следующие функции:

- возглавляет работу отдела, обеспечивает выполнение работ, способствует успешной работе основных подразделений организации. Разрабатывает необходимую документацию, предложения, рекомендации, инструкции и т.п.;

- обеспечивает рациональное использование материальных, финансовых и технических средств;

- проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую, служебную тайну;

- обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работниками отдела. Создает условия для роста и повышения квалификации персонала;

- контролирует соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, состояние производственной и трудовой дисциплины;

- вносит предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

- обеспечивает составление установленной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать: постановления, распоряжения, приказы, нормативные документы и другие руководящие материалы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела; нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; основы экономики, организация труда и управления персоналом, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации: должен иметь высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

Среди различных категорий работников кадровых служб важная роль отводится инспектору по кадрам (4 - 5 разряды). В должностные обязанности этого специалиста (включая старшего) входят:

- осуществление контроля за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя организации, предприятия;

- ведение учета личного состава организации, предприятия, его подразделений и установленной документации по кадрам;

- оформление приема, переводов и увольнений работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя организации, предприятия;

- формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

- участие в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам;

- подготовка необходимых материалов для квалификационной и аттестационной комиссии и представления рабочих и служащих к поощрениям и награждениям;

- заполнение, учет и хранение трудовых книжек, подсчет трудового стажа, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работника;

- учет предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

- оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации, предприятия и их семьям;

- изучение движения и причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по их устранению;

- ведение архивов личных дел и подготовка документов по истечению установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение;

- проверка соответствия подготавливаемых в организации, на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются;

- заполнение контрольных карточек и ведение картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением;

- ведение оперативного учета прохождения документов; определение причин несвоевременного исполнения поручений, информирование руководителя организации, предприятия о состоянии их выполнения;

- осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка;

- составление установленной кадровой отчетности.

Инспектор по кадрам должен знать: организацию делопроизводства в организации, на предприятии; формы и методы контроля за исполнением приказов по личному составу; структуру организации, предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; положения, инструкции и другие руководящие материалы и нормативные документы по учету личного состава, оформлению пенсий, ведению и хранению трудовых книжек и личных дел работников организаций, предприятий; действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников; порядок учета движения кадров и составления отчетности о состоянии трудовой дисциплины; порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; основы организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Требования к квалификации инспектора: должен иметь высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

В должностные обязанности документоведа входят:

- разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);

- участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления;

- осуществление контроля за состоянием делопроизводства в организации;

- подготовка предложений по обеспечению оптимальных условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления;

- разработка унифицированных систем документации и табелей документов различного назначения и уровня управления, классификаторов документной информации;

- организация внедрения систем ведения документации;

- принятие мер по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;

- участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;

- участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных;

- изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта в области документационного обеспечения управления, разработка нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения;

- участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Документовед должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Важное место в отделе кадров занимает специалист по кадрам. Его должностные обязанности следующие:

- выполняет работу по обеспечению организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;

- изучает личный состав организации и ее подразделений, установленную документацию по учету кадров, связанную с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, а также расстановку работников, их деловые качества с целью подбора их на замещение вакантных должностей руководителей;

- участвует в организации работы квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и в оформлении их решений;

- анализирует движение кадров и принимает участие в разработке мероприятий по устранению их текучести;

- организует профессиональное обучение рабочих и повышение квалификации руководителей и специалистов;

- участвует в работе по профессиональной ориентации, а также в разработке учебно-методической документации (учебных планов и программ, пособий и рекомендаций, расписаний занятий учебных групп);

- ведет учет работы по подготовке и повышению квалификации кадров, анализирует качественные показатели результатов обучения и его эффективность (изменение профессионально-квалификационного и должностного состава работников), ведет установленную отчетность;

- принимает меры по соблюдению трудовой дисциплины и правил трудового распорядка в организации, порядка установления льгот и назначения пенсий, оформления документов, необходимых для представления в соответствующие органы.

Специалист по кадрам должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы с кадрами, вопросов подготовки и повышения квалификации работников; перспективы развития организации; положения о работе квалификационных и аттестационных комиссий; порядок избрания (назначения) на должности; формы, виды и методы профессиональной ориентации и профессионального обучения; методы планирования подготовки и повышения квалификации кадров, разработки учебных планов, программ и другой учебно-методической документации; условия материального обеспечения направляемых на обучение работников; порядок ведения отчетности по кадрам, по подготовке и повышению квалификации работников; основы психологии и социологии труда; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.2 Организационно-правовая документация «Мостострой-12»

Функция кадровой документации (по личному составу) - оформление и закрепление трудовых отношений.

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №367 с 1 января 1996 г. (с изменениями 2004 года), предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).

В организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документы по личному составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока. Основная часть документов, оформляющих трудовые отношения, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации в разделе учета труда и его оплаты.

Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых комплексов разграничен, но иногда документы дублируются, например: приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации. Поэтому приведенный перечень документов дополняется более ранними по выпуску формами из унифицированной системы организационно-распорядительной.

Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе относятся:

- организационные документы: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;

- распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.;

- информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.

Кроме того, к документам по личному составу относятся:

- документы по аттестации сотрудников;

- личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и их копии);

- документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий.

В некоторых формах документов заметна социальная ориентация: для служащих или для промышленных рабочих, другие более универсальны.

Из учетных документов следует выделить личную карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, а также личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней, входящие в состав личного дела работника.

Для каждого работающего особенно важное значение имеют его персональные документы: трудовая книжка, справка с места работы, характеристика, рекомендательное письмо и др.

Одновременно, в организациях с небольшой текучкой сотрудников, не ведущих компьютерной базы данных, вполне успешно применяются традиционные формы документов «докомпьютерной» эпохи.

Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами.

Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например трудовая книжка, листок по учету кадров, график отпусков и др. Для части документов предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например, часть кадровых приказов, справок с места работы или учебы. Третьим даны только названия и перечислен состав информации, которой должен быть наполнен подобный документ, например заявления, докладные и объяснительные записки.

Обновление системы правовых отношений введет к обновлению содержания традиционных кадровых документов (анкета, трудовой договор и др.) и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например резюме.

Резюме приобретают все большую популярность в условиях поиска возможностей трудоустройства. Особенностью данного документа является изложение сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках и дополнительных специальностях. Необычно для отечественной системы документационного обеспечения и использование этого документа-саморекламы. Резюме предназначены для рассылки по адресам нескольких фирм, в которых Вам бы хотелось получить работу, рассылки по Интернету, в газетной рекламе.

К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, не полученных при увольнении трудовых книжек и др., связанных с трудовыми отношениями. Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются работником, ведущим кадровую документацию.

Такие доверенности выдаются, как правило, на срок проведения действий, указанных в ней. Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи (ст. 186 Гражданского кодекса РФ).

К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, а также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация и претензии на занятие той или иной должности. Копии дипломов и аттестатов также по законодательству заверяются работником, ведущим в офисе кадровую документацию, и хранятся вместе с другими документами о сотрудниках организации.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывном и специальном) стаже работы (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Порядок ведения трудовых книжек установлен «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (с изменениями от 6 февраля 2004 г.). Так, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. При приеме на новую (очередную) работу трудовую книжку обязательно представляют лицу, ведущему документацию по личному составу, и регистрируют в журнале движения трудовых книжек. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с ее владельцем. Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным номером. Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. Возвращается при увольнении или выдается временно, например, для оформления загранпаспорта трудовая книжка строго под расписку.

По желанию работника в трудовую книжку вносятся сведения и о работе по совместительству, конечно по предъявлении документов, подтверждающих работу по совместительству.

При уходе сотрудников на пенсию с помощью работников кадровой службы и бухгалтерии оформляются необходимые для ее назначения органами социального обеспечения документы, обычно называемые в совокупности «пенсионным делом».

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

1. Кадровая документация призвана оформлять и закреплять трудовые отношения между работником и работодателем. Она включает в себя различные информационные показатели, установленные общероссийскими классификаторами. Только при правильном ее ведении возможно нормальное функционирование любого предприятия.

2. Кадровая документация очень обширна и разделяется на виды и разновидности по своим функциям и задачам. Но, несмотря на ее многообразие, должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

2. Оформление кадровой документации «Мостострой-12»

2.1 Заполнение трудовой книжки и вкладыша к ней

Трудовая книжка - это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность.

Положения ст. 66 ТК РФ свидетельствуют о том, что трудовая книжка на сегодняшний день остается основным документом о трудовой деятельности работника и его трудовом стаже. По данным, содержащимся в трудовой книжке, устанавливают общий, непрерывный и специальный трудовой стаж, с которым нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, а также трудовой договор связывают возможность реализации определенных прав и предоставления различных льгот и преимуществ. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

По причине введения в России системы индивидуального (персонифицированного) учета сведений о каждом застрахованном лице для целей государственного пенсионного страхования - Федеральный закон №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» (1996 г.) с изменениями и дополнениями от 2005 г. - трудовой стаж, приобретенный после регистрации в качестве застрахованного лица, должен устанавливаться на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

Постановлением Правительства РФ №225 «О трудовых книжках» (2003 г.) утверждены формы трудовой книжки, вкладыша в нее и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

При этом следует учитывать, что трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. Это означает, что трудовые книжки нового образца выдаются тем работникам, трудовые отношения которых возникли после 1 января 2004 г.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государственных и негосударственных предприятий, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, надомников, на лиц, работающих у граждан по договорам, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других предприятиях, трудовые книжки не заводятся.

Лица, поступающие на работу на предприятие «Мостострой-12», обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать ее. Поступающие на работу впервые предоставляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов Вооруженных Сил - военный билет. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или его отдела кадров.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

В трудовой книжке обязательно наличие на обложке и титульном листе герба Российской Федерации.

Трудовая книжка является документом, требующим точного оформления. Ошибочное, небрежное заполнение трудовых книжек может привести к серьезному ущемлению прав и интересов граждан, а в ряде случаев к незаконным выплатам государственных средств. Лицом, персонально ответственным за правильное заполнение трудовых книжек, чаще всего является начальник отдела кадров, а там, где такого отдела нет, - специальное лицо, назначаемое приказом руководителя. На предприятии «Мотострой-12» таким лицом является начальник отдела кадров.

Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякого рода сокращения при занесении записей в трудовую книжку не допускаются.

В трудовую книжку вносятся:

- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

- сведения о награждениях и поощрениях: награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий; поощрения за успехи в работе, а также награждения и поощрения, предусмотренные учредительными документами; другие поощрения, предусмотренные действующим законодательством;

- сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовые книжки не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по любому другому основанию) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причины увольнения.

В трудовой книжке указываются полностью фамилия, имя и отчество работника в именительном падеже (например, Петров Андрей Федорович). Дату рождения указывают также полностью (например, 11 мая 1980 г.). Все записи чисел в трудовой книжке производят арабскими цифрами.

Образование указывают только на основании соответствующих документов (аттестата, диплома и т.д.).

Профессию, специальность записывают в трудовую книжку на основании соответствующего документа об образовании или другого надлежаще оформленного документа.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью должен заверить правильность внесенных сведений.

Титульный лист трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, после чего ставится печать работодателя, у которого впервые заполнялась трудовая книжка.

Следующий раздел трудовой книжки - «Сведения о работе». На него отведено 10 разворотов документа. В гр. 1 ставят порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 указывают дату приема на работу. В соответствии со ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.

В гр. 3 раздела фиксируется, что работник принят на работу в организацию «Мостострой-12», а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного разряда, например:

Иванова Олега Евгеньевича принять на работу с 12 мая 2006 г. механиком 5-го разряда с тарифной ставкой 6000 руб. в «Мостострой-12».

Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принимается работник, производятся в соответствии с наименованиями, предусмотренными Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденным постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации от 26 декабря 1994 г. №367 и введенным в действие с 1 января 1996 г., или в соответствии со штатным расписанием. Могут быть использованы также Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития РФ 21 августа 1998 г. №37, и Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденный постановлением Правительства РФ от 31 октября 2002 г.

В гр. 4 указывают основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) директора «Мостострой-12», дата его издания и порядковый номер.

Согласно Постановлению Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 г. №794/33-82 «Об утверждении основных положений о вахтовом методе организации работ» во всех случаях при выполнении работ вахтовым методом в трудовой книжке в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается, что работа выполняется вахтовым методом.

Следующий раздел трудовой книжки называется «Сведения о награждении». На него, как и на предыдущий раздел, отведено 10 разворотов. В раздел вносят сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, предусмотренные законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине. В гр. 1 ставят порядковый номер вносимой записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в гр. 2 указывают дату награждения или поощрения, в гр. 3 записывают, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, в гр. 4 фиксируют основание внесения записи (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).