Организация учета, анализа и аудита оптового товарооборота на предприятии

После отбора учетных номенклатур приступают к организации носителей учетной информации. Подход к выбору форм носителей учетной информации является важной задачей организации первичного учета.

Оформление всех характеристик учитываемого объекта, включает фиксацию обязательных реквизитов: наименования, даты и номера документа, кода формы, наименования предприятия - составителя документа, содержания хозяйственной операции, указания натуральных и стоимостных показателей, подписей, указания должностей. Еще к реквизитам могут быть отнесена подпись лица, получившего денежные средства.

Особенностью учетного процесса на этапе первичного учета, оказывающей влияние на формирование носителей информации является строгая регламентация документального оформления всех хозяйственных операций по реализации товаров. Документы должны составляться в момент совершения операции или в окончании (по ее завершению), так как основой для записей в бухгалтерском учетном реестре могут быть только надлежащим образом оформленные документы.

Отметим, что выбор носителей учетной информации зависит от наличия технических средств, организационной и вычислительной техники. Как известно, в условиях ручной обработки информации материальными носителями данных и информации являются бумажные, а в случае применения вычислительной техники, технические. Но, несмотря на это, хозяйственные факты - явления и процессы должны быть отражены с помощью документов, предусмотренных законодательными актами.

При организации технологии и выбора носителей учетного процесса ориентируются на рационализацию учетного процесса. Рациональными считаются носители информации, которые ориентированы на контрольно-аналитические процессы, простые, не требующие сложных процедур обработки. Предприятия могут использовать разработанные альбомы типовых форм, первичных документов, учетных регистров и финансовой отчетности, также утвержденных Министерствами или ведомствами. Предприятия могут самостоятельно разрабатывать бланки документов, но с обязательным сохранением основных реквизитов типовых форм. Некоторые формы документов определены нормативными актами.

Предприятие ЧП «Идея» применяет типовые формы учетных документов. Для уменьшения количества документов и, следовательно, сокращения учетных процедур используется компьютерный способ оформления документов.

На предприятии оптовой торговли ЧП «Идея», на этапе первичного учета, носителями учетной информации являются:

- расходные и приходные накладные;

- налоговые накладные;

- банковские документы;

- товарно-транспортная накладная;

- счета-фактуры.

На складе товары учитываются в количественном выражении по их видам при помощи электронно-вычислительных машин. Учитывается наименование товара, номенклатурный номер, единица измерения, размер, марка, цена за единицу. Учет товаров на складе ведется по мере его поступления на склад и отпуска со склада. Учет по приходу и отпуску товаров производится ежедневно, и выводятся их остатки на конец дня. Отпуск товаров со склада осуществляется по доверенности, с приложением расходной накладной и налоговой накладной.

Особое внимание следует обратить на оформление расходных накладных. Расходные накладные оформляются с учетом обязательных реквизитов: даты и номера накладной, наименования предприятия поставщика, наименования покупателя, номера и даты доверенности, полного наименования товаров, цены, суммы налога на добавленную стоимость, итоговой суммы. Автоматизированное оформление документов позволило введение дополнительной информации в форму расходной накладной. Расходная накладная оформляется бухгалтером, подписывается директором предприятия. Итак, для ведения аналитического и синтетического учета при оформлении расходной накладной вводится следующая дополнительная информация:

- выбирается склад;

- выбирается статья расходов для ведения налогового учета;

- выбирается бухгалтерское основание;

- выбирается вид оплаты;

- тип поля товара.

С момента вступления в силу Закона об НДС субъекты предпринимательской деятельности, зарегистрированные в качестве плательщиков налога на добавленную стоимость, при продаже товаров (работ, услуг) обязаны оформить и выдать покупателю налоговые накладные.

Налоговая накладная - официальное документальное заявление налогоплательщика о полученных им подлежащих налогообложению доходах за определенный период времени. Налоговые накладная служат одной из форм установления величины подлежащего к уплате налога на добавленную стоимость и контроля по уплате налогов, со стороны налоговой инспекции.

Согласно пп.7.2.1 ст.7 Закона об НДС налоговая накладная должна содержать описание (номенклатуру) товаров (работ, услуг) и их количество (размер, объем).

Приказом ГНАУ от 30.05.97 г. № 165 утвержден Порядок заполнения налоговой накладной, согласно которому налоговую накладную выписывают на каждую полную или частичную поставку товаров (работ, услуг). В соответствии с п.12 этого Порядка в графу 3 раздела I налоговой накладной вносятся данные относительно номенклатуры поставки товаров (работ, услуг), а в графу 5 -- данные о количестве (размер, объем) поставки товаров, выполнения работ, предоставления услуг.

Поскольку ЧП «Идея» осуществляет реализацию товара по предоплате, в налоговой накладной указывается та сумма, по которой была произведена предоплата, а потом на оставшуюся сумму отгружают товар в следующий раз.

Доверенность - документ, которым доверяющее лицо (доверитель) удостоверяет, что оно уполномочило своего представителя (доверенное лицо) совершать определенные, указанные в документе действия от имени доверителя, то есть от своего имени.

Доверенность составляется в письменном виде на определенный срок - 10 дней. Доверенность скрепляется подписью доверителя, удостоверяемой печатью учреждения.

Отпуск товаров со склада происходит путем предъявления кладовщику заказчиком доверенности на товар. В доверенности должны быть четко определенные юридические действия, которые принадлежит совершить поверенному. Действия, которые принадлежит совершить поверенному, должны быть правомерными, конкретными и осуществимыми.

Поскольку у ЧП «Идея», покупателями являются юридические лица, выписывается следующий набор документов: договор купли-продажи товаров (может быть разовым и заключенным на любой период по соглашению сторон), расходные и налоговые накладные с учетом всех обязательных реквизитов. Покупатель должен предоставить свидетельство о том, что он является плательщиком НДС и доверенность па получение товаров, надлежащим образом заполненную.

Итак, на этапе первичного учета, товары, предназначенные для дальнейшей реализации через предприятия оптовой торговли, как правило, поступают от предприятий производителей этих товаров на основе договоров поставки или купли-продажи. Основными реквизитами договоров купли-продажи товаров являются:

- дата заключения договора;

- наименование поставщика и покупателя;

- предмет договора;

- сумма поставки;

- сроки и условия поставки;

- требования к качеству товара;

- условия расчетов;

- ответственности сторон за невыполнение условий договора и порядок рассмотрения споров;

- юридические адреса сторон.

Реализация товара на ЧП «Идея» происходит по безналичному расчету, в национальной валюте. На основании договора с предприятием покупателем, выписывается счет-фактура, но при этом предоплата уже приходит на счет ЧП «Идея» в банке и находит свое отражение в банковской выписке.

Платежное поручение - расчетный документ, содержащий письменное поручение плательщика банку о перечислении с его счета определенной суммы на счет получателя в том же или другом банке. Применяются при расчетах за товарно-материальные ценности, выполненные работы и услуги, а также при осуществлении платежей нетоварного характера.

В платежном поручении указываются: наименование плательщика и получателя, номера их счетов в банке, за что и по какому документу производится оплата, сумма платежа. Платежные поручения должны быть предъявлены в банк не позднее 10 дней, не считая дня выписки. Платежное поручение принимается к исполнению банками только при наличии средств на счете, если иное не установлено договором между банком и его клиентом. Платежные поручения могут быть срочными, досрочными и отсроченными.

Срочный платеж совершается:

а) как авансовый платеж, т.е. до отгрузки товара;

б) частичными платежами при крупных сделках.

Выписка банка - документ, выдаваемый банком предприятию, в котором отражены все операции по расчетному счету предприятия, перечисления по безналичному расчету. Выписка должна содержать дату или период, за который она выдана, суммы записей по дебету и кредиту счета, остаток средств на счете и номера всех оправдывающих операции документов. Она является подтверждением всех проведенных банком операций, например, перевода средств по безналичному расчету.

Счет-фактура - счет, выписываемый продавцом на имя покупателя после заказа товара покупателем, содержащий сведения о продаваемом товаре и цене продажи. Является основанием для оплаты, расчетов.

Счет-фактура выписывается бухгалтером предприятия и подписывается директором предприятия, и заверяется печатью.

Прием товаров на складе осуществляется материально ответственным лицом на основании товаросопроводительных документов. Материальная ответственность возникает в момент наложения штампа и расписки материально ответственного лица в сопроводительных документах (доверенности).

Для получения товаров на складе поставщика материально ответственному лицу выдается доверенность, которая является документом строгой отчетности, их получения, хранения и использования ведется в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение материальных ценностей, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 16 мая 1996 г. №99.

Доверенность оформляется на специальных типовых неведомственных бланках. В ней в обязательном порядке расписывается лицо, ее получившее. Она также утверждается подписями руководителя, лица-получателя заверяется печатью предприятия. Срок действия доверенности не должен превышать 10 дней.

На основании утвержденного руководителем акта о списании бланков доверенностей с указанием их нумерации и количества, составляющегося не реже одного раза в квартал, стоимость использованных бланков списывается.

При отпуске товаров поставщик выписывает сопроводительные документы (товаротранспортные накладные), на основании которых осуществляется оприходование товаров на складе торгового предприятия.

Оптовое торговое предприятие ЧП «Идея» приобретает у поставщиков товары по отпускным (договорным) ценам с дополнительным начислением НДС. Согласно Закону Украины «О налоге на добавленную стоимость» поставщик (продавец) должен выписать покупателю налоговую накладную, в которой кроме прочих реквизитов, указывается цена, ставка и сумма НДС, общая сумма, подлежащая к оплате. При освобождении от налогообложения товаров согласно ст.5 Закона (продукты детского питания, лекарственные средства, товары специального назначения для инвалидов) в налоговой накладной указывается «Освобождено от НДС» со ссылкой на соответствующий пункт ст.5 Закона.

Налоговая накладная выписывается на каждую поставку товаров в двух экземплярах, оригинал которой предоставляется покупателю, а копия хранится у продавца как отчетный и расчетный налоговый документ.

Однако налоговая накладная выполняет функцию отчетного и расчетного документа, не заменяет других документов: в любом случае выписываются товарно-транспортная накладная, подтверждающая факт передачи (отпуска) товара и его оплату с указанием суммы НДС.

Предприятие ЧП «Идея» является плательщиком налога на добавленную стоимость и ведет отдельный учет по приобретению и продаже по ставке 20%.

Товары учитываются на предприятии в местах хранения по отдельным видам и в установленных единицах.

Возвращаясь к вопросу об организации документооборота, отметим, что упорядочению подлежат все носители учетной информации на всех стадиях учетного процесса: от первой записи до сдачи его в архив. Исследования показали, что существует четыре стадии документооборота:

- приемка, составление документов;

- движение документа от места приемки составления к месту обработки;

- движение документа в процессе обработки;

- движение документа от места обработки к месту хранения.

Организация документооборота на этапе первичного учета сводится к установлению:

- рациональной последовательности составления каждого документа;

- минимизация затрат времени на их создание.

Для этого определяют перечень работ, связанных с оформлением всех характеристик и признаков, необходимых для учета, определяют состав лиц, ответственных за прием и оформление документов, определяют время выполнения работ над документом, устанавливают технические средства, используемые при составлении документов, определяют способ и время передачи документа с одной операции на другую и назначают ответственных лиц за передачу документов в бухгалтерию.

Документы составляются при помощи программы 1-С «Бухгалтерия». На предприятии не составляются документы специальных форм, а используются типовые формы всех документов. Учетные документы подписываются главным бухгалтером и руководителем предприятия.

Поэтому на этапе первичного учета целесообразно составлять оперограммы первичных документов.

На исследуемом предприятии ЧП «Идея» оперограммы не составляются, следствием чего, является задержка документов у исполнительных лиц, что влечет за собой, не рациональную организацию документооборота и использование большего времени прохождения документа по стадиям обработки. Для решения этой проблемы, на предприятии ЧП «Идея» видится целесообразным составление оперограмм. Оперограмма движения накладной на отпуск товаров определена в таблице 3.2.

Также можно минимизировать время обработки документов путем составления графика документооборота. Нами был разработан график документооборота на расходную накладную, представлен в таблице 3.3.

Таблица 3.2. Рекомендуемая оперограмма движения накладной на отпуск товаров со склада ЧП «Идея»

Виды работ над документами	Исполнители
	Кладовщик	Бухгалтер	Руководитель
1. Выписка документа
2. Оформление подписи
3. Передача на склад
4. Проверка документа
5. Сверка данных паспорта и доверенности
6. Отпуск товаров
7. Запись в карточке складского учете
8. Передача документов в бухгалтерию на обработку

Таблица 3.3. График документооборота ЧП «Идея»

Расходная накладная
Создание документа	1.Количество экземпляров	2 шт
	2.0тветственый за выписку	Бухгалтер
	З.Ответственный за оформление	Бухгалтер
	4.0тветственный за исполнение	Бухгалтер
	5. Срок составления	до 1 дня
Проверка документа	Ответственный за документ	Бухгалтер
Обработка документа	1.Ответственный за исполнение	Бухгалтер
	2.Срок исполнения	1 день
Передача в архив	1.Ответственный за исполнение	Бухгалтер
	2.Срок хранения	3 года

На этапе первичного учета на частном предприятии «Идея» недостатки в организации и учете товарооборота есть: не составляются оперограммы по движению документов, не составляется график документооборота на типичные первичные документы.

Первичный учет ведется систематически, согласно действующему законодательству.

Последней операцией первичного учета является передача документов в бухгалтерию для обработки.

3.2 Организация текущего учета оптового товарооборота

Текущий учет является самым трудоемким этапом учетного процесса, так как ведение затрачивается более половины времени бухгалтера. Это свидетельствует о том, что его организация является очень важной задачей.

Текущий учет реализации товаров включает обработку, системную запись (регистрацию) данных первичного учета в учетные регистры, их группировку, подсчет, перегруппировку с целью получения требуемой информации. На этапе текущего учета осуществляется четыре вида операций:

- продвижения, включает передачу и приемку документов;

- регистрации (записи в учетные регистр);

- арифметические действия;

- группировку и перегруппировку данных.

Каждый вид операции включает определенные виды работ, количество которых зависит от наличия технических средств, масштабов деятельности торгового предприятия.

На этапе текущего учета ЧП «Идея» организации подлежат учетные номенклатуры, носители учетной информации и их движение. В отличие от первичного учета торгового предприятия формирование учетных номенклатур на этапе текущего учета осуществляется в разрезе состава хозяйственных средств и вида хозяйственных операций. В основу разработки номенклатур в разрезе хозяйственных средств кладутся система показателей отчетности, действующий план счетов, классификация хозяйственных средств. В разрезе хозяйственных операций на предприятии торговли формируются номенклатуры по видам операций поступления, перемещения и выбытия товаров. Внутри каждого вида хозяйственных средств и хозяйственных операций отбираются показатели высшего уровня группировки, затем группы делятся на более мелкие в соответствии с требованиями, предъявляемыми к учету хозяйственных средств. По смыслу учетные номенклатуры текущего учета бывают двух видов: простые, которые в будущем не будут детализироваться и сложные, которые необходимо в дальнейшем детализировать.

Перечень учетных номенклатур по учету оптового товарооборота на предприятии ЧП «Идея» приведен в таблице 3.4.

Таблица 3.4. Перечень учетных номенклатур по учету оптового товарооборота

Группа	Подгруппа	Субподгруппа
Фенопласт	красный	ПФ 2А2-141К ПФ 3А2-121К
	черный	ПФ 2А2-141Ч ПФ 3А2-121Ч
Стекло	листовое	толщина 4мм толщина 6мм
Аминопласт	слоновая кость	ПСК-А112 ПСК-А224
	беж	ПБ-А112
Цепи	цепь со звеном соединительным	16-А1 16-А2 16-А1/Х 16-А2/Х
	цепь	Ц-32 Ц-28
Полиэтилен	обычный	ПО

На предприятии ЧП «Идея» 5 групп товаров, каждая из которых разделяется на подгруппы по цвету, типу, а в свою очередь подгруппы делятся на субподгруппы по толщине, плотности, величине и качеству.

Разработка учетных номенклатур является основанием для разработки рабочего плана счетов, который предусматривает дальнейшую детализацию действующего плана счетов. Рабочий план на предприятии ЧП «Идея» строится с учетом потребностей внутренних пользователей по центрам ответственности, сегментам деятельности, отображает специфику отрасли, вид деятельности, обозначает содержание аналитического учета и характеристику формы учета, которая используется. Это способствует усилению контрольной функции и аналитике данных.

Разработанный рабочий план счетов ЧП «Идея» содержит достаточное количество счетов и субсчетов для отражения хозяйственной деятельности предприятия, приложение В. План счетов содержит синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета согласно требований к своевременности и полноте учета и отчетности, отвечает международным принципам и стандартам учета, удобен в использовании, помогает осуществлению контроля за финансовой, инвестиционной и операционной деятельностью предприятия. Рабочий план счетов по учету товаров на предприятии представлен в таблице 3.5.

Таблица 3.5. Рабочий план счетов ЧП «Идея» по учету товарооборота

Номер счета	Наимен. счета	Субсчет 1-го пор.	Наимен. субсчета 1-го пор.	Субсчет 2-го пор.	Наимен. субсчета 2-го пор.
28	Товары	281	Товары на складе
31	Счета в банках	311	Текущие счета в национальной валюте
36	Расчеты с покупателями и заказчиками	361	Расчеты с отечественными покупателями
63	Расчеты с поставщиками и подрядчиками	631	Расчеты с отечественными поставщиками
64	Расчеты по налогам и платежам	643	Налоговые обязательства
		644	Налоговый кредит	6442	Неполученные налоговые накладные
68	Расчеты по другим операциям	681	Расчеты по авансам полученным
		702	Доходы от реализации товаров
79	Финансовые результаты	791	Результат операционной деятельности
		902	Себестоимость реализованных товаров

Перечень счетов по учету товарооборота, который применяется на предприятии:

Субсчет 281 «Товары на складе» - по дебету данного субсчета отражается поступление товаров, а по кредиту - выбытие товаров.

Субсчет 311 «Текущие счета в национальной валюте» - по дебету данного субсчета отражается поступление предоплаты за товары, которые подлежат отгрузке, а по кредиту - оплата за приобретенные товары.

Субсчет 361 «Расчеты с отечественными покупателями» - по дебету данного субсчета отражается сумма погашения задолженности перед поставщиками, а по кредиту - сумма погашения задолженности за отгруженные нами товары.

Субсчет 631 «Расчеты с отечественными поставщиками» - ведётся учёт расчётов за полученные товарно-материальные ценности, выполненные работы, предоставленные услуги с отечественными поставщиками и подрядчиками.

Субсчет 643 «Налоговые обязательства» - отражается сумма обязательства по налогу на добавленную стоимость за реализованные товары.

Субсчет 644 «Налоговый кредит» - отражается сумма налога, подлежащая к возмещению за приобретенные товары.

Субсчет 6442 «Неполученные налоговые накладные» - отражается сумма неполученных налоговых накладных.

Субсчет 681 «Расчеты по авансам полученным» - ведётся учёт полученных авансов под поставку материальных ценностей или под выполнения работ, а также суммы предыдущей оплаты покупателями и заказчиками счетов поставщика за продукцию и выполненные работы.

Субсчет 702 «Доход от реализации товаров» - по дебету отражается сумма убытка от реализации товаров и списание в порядке закрытия на счёт 79 "Финансовые результаты", а по кредиту - сумма дохода от реализации товаров.

Субсчет 791 «Результат операционной деятельности» - определяется прибыль (убыток) от основной деятельности предприятия. По кредиту субсчёта отображается в порядке закрытия счетов сумма доходов от реализации готовой продукции, товаров, работ, услуг и от другой операционной деятельности (счета 70 "Доходы от реализации", 71 "Другой операционный доход"), по дебету - сумма в порядке закрытия счетов учёта себестоимости реализованной готовой продукции, товаров, работ и услуг; административных расходов, расходов на сбыт, других операционных расходов (90 "Себестоимость реализации", 92 "Административные расходы", 93 "Расходы на сбыт", 94 "Другие расходы операционной деятельности").

Субсчет 902 «Себестоимость реализации» - по дебету отражается себестоимость реализованных товаров, а по кредиту - отражается списание расходов на уменьшение финансового результата.

Перечень счетов, рабочий план, который применяется на предприятии, предусматривает потребности предприятия в финансовой информации о характере контроля и управления соответствующими процессами.

На этапе текущего учета используются три вида носителей информации:

- учетные регистры;

- расчетные таблицы;

- документы бухгалтерского оформления.

Регистры предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах и в бухгалтерской отчетности. Совокупность учетных регистров, которые в определенной последовательности делаются записи, с целью получения итоговых данных, определяют форму бухгалтерского учета.

Технический аспект учетного процесса лежит в выборе формы ведения бухгалтерского учета. Согласно действующему законодательству предприятие самостоятельно определяет форму учета.

Форма ведения бухгалтерского учета подразумевает совокупность учетных регистров, которые используются в определенной последовательности и взаимодействии для ведения учета с использованием двойной записи.

В качестве первичного критерия при обозначении формы учета выступают методологические принципы: условия работы бухгалтера, расширение учета, его регламентация.

Форма учета должна:

- обеспечивать полноту и реальность отображения в учетных регистрах всего кругооборота запасов, оперативный и текущий контроль управленческих решений, сохранение собственности, эффективное использование материальных, трудовых и денежных ресурсов на предприятии;

- быть экономичными;

- максимально отвечать потребности сведения информации;

- обеспечивать правильное объединение синтетического и аналитического учета;

- обеспечивать своевременное отображение в учете хозяйственных операций и составление отчетности;

- наиболее полно удовлетворять требования экономического анализа хозяйственной деятельности предприятия. Важным источником анализа являются данные бухгалтерского учета.

Рационально организованная форма учета обеспечивает: получение необходимой информации о хозяйственных операциях, группировку и регистрацию первичных документов, повышение продуктивности работы учетного персонала, уменьшения количества ошибок при регистрации, и обобщения учетных данных, сохранение информационного фонда, который способствует принятию эффективных управленческих решений.

На предприятии ЧП «Идея» ведется компьютерная обработка бухгалтерских данных и, соответственно, применяется компьютерная форма учета. Она обрабатывает информацию автоматически, с помощью электронных сигналов и на специальных носителях - процесс обработки контролируется путем установления параметров обработки, по предварительно установленным правилам. Информация может быть выведена на любом доступном носителе и любой ранее установленной форме, что очень удобно для анализа хозяйственной деятельности, контроля и быстрого принятия управленческих решений. Благодаря такой форме учета, возможно, разрабатывать многие формы учетных регистров исходя из специфики предприятия.

Система «1С - Бухгалтерия» является универсальной бухгалтерской программой.

Основные особенности этой программы:

- ведение синтетического и аналитического учетов относительно потребностей предприятия;

- возможность ведения количественного многовариантового учета;

- получение всей необходимой отчетности и разнородных документов по синтетическому и аналитическому учетам;

- полная настроенность: возможность дополнять и изменять План счетов бухгалтерского учета, системы проводок, ведения аналитического учета, форм первичных документов, форм отчетности;

- возможность автоматической печати исходных документов.

Исходными данными для программы являются хозяйственные операции, которые вносятся в журнал хозяйственных операций. Программа «1С - Бухгалтерия» позволяет вводить хозяйственные операции несколькими способами:

1) ручное введение операций;

2) использование типовых операций;

3) использование режима документы и расчеты.

На основе введенных хозяйственных операций программа формирует отчетность по синтетическому учету и различные вспомогательные документы, в частности:

- оборотно-сальдовая ведомость по счетам и субсчетам;

- анализ счета по итогам и корреспонденции данного счета с соответствующими счетами;

- обороты по дебету и кредиту счета и соответствующее сальдо, а также обороты и сальдо по счетам за соответствующий период;

- журнал и ведомость по счету;

- сводные проводки-итоги с соответствующей корреспонденцией;

- анализ счета по датам;

- отчет по журналу операций - выборку проводок из журнала операций по определенным счета корреспонденции и другим признакам;

- карточку счета и все проводки с данным счетом.

Программа может удерживать сведенья за любой период времени.

Для ведения аналитического учета программа позволяет вводить неограниченное количество показателей объектов аналитического учета (субконто): по видам продукции, запасам, предприятиям, сотрудникам.

Все документы по аналитическому учету формируются в денежном, а если нужно, то и в натуральном выражении.

В частности выдаются такие документы:

- оборотно-сальдовая ведомость, содержащая данные о сальдо и оборотах по объектам учета;

- карточка субконто, содержащая все проводки с данным объектом учета;

- анализ счета по субконто - корреспонденция со счетами каждого объекта учета;

- анализ субконто - сводка всех итогов по данным субконто;

- обороты между субконто.

Кроме этого, программа дает возможность создавать отчеты произвольной формы, которые используют данные не только синтетического, но и аналитического учета - карточка счета, ведомость по счету.

Для этого на предприятии существует четыре книги: книга денежных операций, книга продаж, книга приобретения, книга начисления заработной платы. Среди них книга денежных операций является единственной, где находят отражение все платежи и доходы предприятия.

Оценка запасов - покупных товаров осуществляется по ценам покупки. Кроме оценки приобретенных товаров, предприятие торговли осуществляет оценку выбытия товаров, т. е. определение себестоимости проданных товаров.

На сегодняшний день существуют следующие методы оценки выбытия запасов в связи с продажей:

- по идентифицированной себестоимости соответствующей единицы запасов;

- по средневзвешенной себестоимости;

- по себестоимости первых по времени поступления запасов (ФИФО):

- по нормативным расходам;

- по цене продаж.

В основном для предприятий оптовой торговли наиболее приемлем метод оценки товаров по ценам продаж и применение среднего процента торговой наценки товаров, и методу идентифицированной себестоимости.

На исследуемом предприятии ЧП «Идея» используется метод идентифицированной себестоимости, рассмотрим его более подробно. При использовании этого метода стоимость проданных товаров и конечные запасы учитываются по их фактической стоимости. Но в результате использования данного метода одинаковые товары учитываются в запасах по разной стоимости. Это не всегда удобно. Так, в зависимости от того, какой из одинаковых видов товаров купит покупатель, прибыль будет меняться в соответствии с первоначальной покупной стоимостью каждого вида. Однако возможность применения этого метода на практике ограничена по причине номенклатуры и большого количества одинаковых товаров.

В современных условиях компьютерного ведения бухгалтерского учета применение метода идентифицированной себестоимости позволяет наиболее достоверно определить сумму остатков товарных запасов и, соответственно финансовый результат от основной деятельности. Ранее этот метод применялся наиболее часто для дорогостоящих товаров, т.к. являлся трудоемким, отнимающим массу рабочего времени. «Ручное» ведение учета вышеуказанным способом увеличивало вероятность ошибки. В настоящее время этот метод является наиболее применяемым и, благодаря компьютеризации, наиболее достоверным. При этом благодаря методу идентифицированной себестоимости при поступлении и реализации берется во внимание конкретная единица товаров по конкретной цене.

Таким образом, формы бухгалтерского учета исследуемого предприятия ЧП «Идея» отвечают следующим требованиям: обеспечивают полноту и реальность отражения хозяйственных средств в учетных регистрах, своевременно отражают хозяйственные операции, правильно сочетают синтетический и аналитический учет и, наконец, удовлетворяют экономический анализ.

У ЧП «Идея» один склад, на котором работает кладовщик. Завоз товара на склад происходит не часто, около 7-10 раз в месяц, но большими партиями.

Организация движения носителей информации включает приемку документов в бухгалтерию и их обработку. Документы принимаются бухгалтером только при надлежащем оформлении и наличии подписи уполномоченного лица. Проверяется правильность оформления реализации товаров, законность отражения операции, целесообразность проведения операции, отражения операции. Все эти требования обеспечивают лица, составившие и подписавшие документ. Учет товаров в оптовой торговле ведется в количественно-суммарном выражении и благодаря компьютеризации, ежедневно составляются реестры учета товаров, в которых содержится перечень товаров на складе, с указанием их начального и конечного сальдо, а также, информацию о приходе и расходе товаров в течение отчетного периода. Хозяйственные операции о приходе и расходе товаров вносятся в компьютер, который с помощью программы «1С Предприятие» отражает в хронологическом порядке данных и группирует по счетам бухгалтерского учета.

Кроме реестров в бухгалтерии составляются ведомости учета товаров, в которых товары учитываются одновременно по себестоимости (учетной цене) и по продажной цене. Также ведутся реестры расходных, налоговых накладных, банковских документов в хронологическом порядке. Благодаря надлежащей организации бухгалтерского учета, имеется возможность в любой момент получить любую необходимую информацию за любой период времени, что способствует оперативному принятию правильных управленческих решений.

Так как реализация товаров является объектом налогообложения НДС, то важную роль в организации отводится налоговому учету. При осуществлении реализации товаров возникает налоговое обязательство. Для отражения последнего составляются налоговые накладные, в двух экземплярах. В случае если покупатель юридическое лицо оригинал налоговой накладной отдается покупателю, а копия остается продавцу.

Налоговые накладные являются как отчетными налоговыми документами, так и одновременно расчетными. На основании налоговых накладных заполняется книга продаж. Все налоговые расходные накладные должны быть в ней отражены.

На ЧП «Идея» как покупка, так и реализация товаров осуществляется по предоплате. Бухгалтерские записи по учету закупки товаров представлены в таблице 3.6.

Вследствие того, что предприятие осуществляет закупку товаров по предоплате, возникает налоговый кредит.

Налоговый кредит - это налоговая льгота. Кредит, предоставляемый в виде исключения налогоплательщикам для внесения средств в бюджет. Это сумма, на которую плательщик налога имеет право уменьшить налоговое обязательство за отчетный период.

Обычно к налоговому кредиту относят суммы НДС, уплаченного поставщикам товаров, ресурсов, используемых в производстве товаров, робот и услуг.

Налоговое обязательство - это общая сумма налога, начисленная и подлежащая уплате плательщиком налога в Государственный бюджет в определенном налоговом периоде.

Обычно, налоговым обязательством плательщика является сумма НДС, полученного от покупателей за реализованные плательщиком товары, работы, услуги.

Пример

Оптовое предприятие сделало предоплату поставщику за товары в сумме 15000грн, в том числе НДС - 2500грн, транспортной организации - железной дороги за доставку товаров в сумме 240грн, в том числе НДС - 40грн.

На дату оприходования товаров от транспортной организации Акт выполнения работ не получен. Товары от поставщика получены полностью.

Таблица 3.6. Бухгалтерские записи по учету закупки товаров

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспондирующие счета
		Дебет	Кредит	Сумма, грн
1	Предоплата: - за товар на общую сумму	371 «Расчеты по выданным авансам»	311 «Текущие счета в национальной валюте»	15000
	- на сумму НДС	641 «Расчеты за налогами»	644 «Налоговый кредит»	2500
	- за услуги доставки на общую сумму	371 «Расчеты по выданным авансов»	311 «Текущие счета в национальной валюте»	240
	- на сумму НДС	641 «Расчеты за налогами»	644 «Налоговый кредит»	40
2	Оприходованы товары по стоимости указанной в документах поставщика	281 «Товары на составе»	63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	12500
3	Полученная сумма НДС включена в сумму поставщика	644 «Налоговый кредит»	63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	2500
4	Отображенный зачет задолженности	63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	371 «Расчеты по выданным авансов»	15000

Бухгалтерские записи по учету реализации товаров представлены в таблице 3.7.

Пример

Оптовое предприятие получило от завода производителя товары на сумму 78000 грн, в том числе НДС - 13000 грн (предоставленная налоговая накладная). При приеме установленная недостача на сумму 1260 грн, в том числе НДС - 210 грн. Предъявлена претензия поставщику. Стоимость тары, обусловленная в договоре купли-продажи подлежит возвращению, 800 грн.

Таблица 3.7. Бухгалтерские записи по учету реализации товаров

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспондирующие счета
		Дебет	Кредит	Сумма, грн
1	На сумму средств, полученных от покупателей	31 «Счета в банках»	36 «Расчеты с покупателями и заказчиками»	63950
2	Полученные средства засчитываются в доход от реализации товаров	36 «Расчеты с покупателями и заказчиками»	702 «Доход от реализации товаров»	800
3	Сумма оплаченного покупателями НДС засчитывается к налоговым обязательствам	643 «Налоговые обязательства»	641 «Расчеты за налогами»	1050
4	Списываются по себестоимости отгруженные покупателям предварительно оплаченные товары	902 «Себестоимость реализованных товаров»	281 «Товары на складе»	12790
5	Сумма налогового обязательства по НДС, определенная за установленной ставкой из дохода от реализации товаров	702 «Доход от реализации товаров»	643 «Налоговые обязательства»	210
6	Сумма чистого дохода от реализации товаров	702 «Доход от реализации товаров»	791 «Результат основной деятельности»	210

На основании расходных накладных заполняется книга денежных операций и книга продаж, где ведется синтетический и аналитический учет всех хозяйственных операций сразу после их совершения.

Товарный отчёт состоит из двух частей - прихода и расхода. В них собраны соответственно приходные и расходные накладные за период товарного отчёта. В обеих частях суммы по документам - по продажным ценам.

В части прихода в товарном отчете отражается дата поступления товара на склад, в каком количестве, какой товар и кто его поставщик.

В части расхода в товарном отчете отражается дата отпуска товара со склада, в каком количестве, какой товар и кто его приобрел.

На предприятии ЧП «Идея» не составляются товарные отчеты, что является не приемлемым, поскольку снижается контроль за наличием и движением товаров на складе.

Материально ответственное лицо - работник, который в соответствии с законодательством несет полную материальную ответственность за ущерб, возникший в результате не обеспечения сохранности вверенных ему под отчет товарно-материальных ценностей или денежных средств. На исследуемом предприятии материально ответственным лицом является кладовщик.

Недостатки организации текущего учета оптового товарооборота на Частном предприятии «Идея», является выбор ведения реализации товаров по предоплате, поскольку часто сумма предоплаты не соответствует, является большей, чем сумма, на которую отгружен товар, вследствие чего возникает несоответствие в налоговом учете.

В заключении отметим, что надлежащим образом организованный бухгалтерский учет не только информирует о состоянии, изменении хозяйствования, но и способствует осуществлению контроля за наличием и реализацией товаров, выполнением функции оценки результатов хозяйственной сдельности. Оценка результата хозяйственной деятельности осуществляется на следующем, заключительном этапе учетного процесса - итоговом учете.

3.3 Итоговый учет оптового товарооборота

Итоговый учет является заключительным этапом учетного процесса, который можно охарактеризовать как упорядоченную совокупность операций по формированию показателей, которые отражают результаты торговой деятельности предприятия за определенный период.

Организация итогового учета зависит от качества организации первичного и текущего учета.

Формирование итоговых показателей, составление отчетных форм - это трудоемкий процесс, требующий обоснования основного показателя оптового товарооборота, заполнения различных отчетных форм, подготовки аналитических заключений, пояснений.

Сложность организации этого этапа учетного процесса лежит в том, что кроме учетных данных, показателей первичного и текущего учета необходимы данные планирования, нормирования, финансов, оперативного и статистического учета, а также предыдущих отчетных периодов. Только при наличии этих данных и показателей можно оценить результаты работы предприятия торговли, и выявить тенденцию развития предприятия в будущем.

Итоговый учет как этап учетного процесса определяет объекты, которые необходимо организовать: номенклатуры, носители учетной информации, их движение и обеспечение учета.

В отличие от итогового и текущего этапов учетного процесса номенклатурой итогового учета являются показатели отчетных форм. Так как отчетность подается в разные периоды, имеет разные сроки подачи и источники информации, то их можно поделить на несколько групп:

- финансовую и внутрихозяйственную;

- текущую и годовую;

- статистическую, оперативную и бухгалтерскую.

Организация отчетности зависит от требований, поставленных перед ней государственными органами и контрагентами.

Основными нормативными документами, которые определяют объем работ организации итогового учета и отчетности, является Положение о бухгалтерском учете и отчетности на Украине, Инструкция по составлению отчетности.

Итак, учетные номенклатуры внешней отчетности строго регламентируются действующим законодательством как учетным, так и налоговым, разрабатываются в соответствии с положениями, стандартами бухгалтерского учета. Номенклатуры или показатели внутренней отчетности формируются согласно потребностям управления, оценки торговой деятельности, контроля и анализа, и используются для создания внешней.

После выбора номенклатур переходят к выбору носителей информации.

Отметим, что учет как процесс не заканчивается определением нового состояния объекта в учетных регистрах, а итоговые данные переносятся из учетных регистров в отчетные формы, которые после заполнения автоматически становятся носителями учетной информации и соответственно доказательствами учетных данных.

Далее рассмотрим организацию технологии годового обобщения данных учета и составления отчетов. В основе организация годового обобщения данных и составление отчетности лежат нормативные акты, которые регламентируют объем, порядок составления, методику и технику составления и подачи в соответствующие органы управления и контроля.

Работы по годовому обобщению данных выделены в самостоятельный организационный комплекс, что обуславливается длительностью подготовки отчетов к сдаче и большим разнообразием организационных работ, поэтому весь комплекс работ целесообразно разбить на пять этапов:

- организационная подготовка (сентябрь месяц);

- проведение инвентаризации (декабрь);

- проверка данных за одиннадцать месяцев;

- составление отчетных форм (январь-февраль);

- сдача отчетности в различные инстанции (январь-февраль).

Организационная подготовка включает работы по подготовке приказа, предусматривающего весь комплекс работ по составлению годовой отчетности, в котором находят свое отражение, этапы подготовки, выделены ответственные лица, указаны сроки проведения работ и перечень работ. Проект приказа готовится бухгалтером, после чего издается. Ответственным лицам выдаются выписки из приказа для руководства.

После этого проводится организация и проведение инвентаризации.

Инвентаризация является очень важным объектом организации при годовом обобщении данных, составлению отчетности и одним из основных способов контроля на торговых предприятиях, поэтому к процессу инвентаризации необходимо подходить с большой ответственностью. Ответственность за организацию инвентаризации, согласно законодательства, накладывается на руководителя предприятия, в обязанности которого входит: создание необходимых условий для ее проведения в определенные сроки, определение объектов, количество и сроки проведения инвентаризации. Инвентаризация является самым трудоемким процессом на этапе итогового учета, поэтому процесс инвентаризации рассмотрим в полном объеме.

Планирование инвентаризации проводится с учетом многих действий, важное место из которых занимает обеспечение их внезапности. Составляется план-график, где предусматриваются плановые инвентаризации и сроки их проведения. При этом в плане предусматривается минимальное количество инвентаризации. Количество запланированных инвентаризаций может не совпадать с фактически проведенными. Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются руководителем предприятия, кроме случаев, когда она является обязательной согласно действующему законодательству:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при установлении фактов кражи и злоупотребления, порчи активов;

- но требованию судебно-следственных органов;

- в случаях смены материально ответственных лиц;

- в случаях стихийных бедствий;

- при ликвидации предприятия.

Ответственность за организацию инвентаризации несет руководитель

предприятия, который создает необходимые условия для ее проведения в сжатый срок, определяет объекты, количество и сроки проведения инвентаризации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Для проведения инвентаризации на предприятии распорядительным документом руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой входят специалисты хорошо знающие объекты инвентаризации, главного бухгалтера и возглавляется руководителем предприятия или его заместителем.

Инвентаризационная комиссия:

- проводит профилактическую работу относительно обеспечения сохранности ценностей;

- проводит организацию инвентаризации и осуществляет инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;

- осуществляет контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций товарно-материальных ценностей в местах хранения в межинвентаризационный период;

- проверяет правильность определения инвентаризационных разниц, обоснованности предложений по зачетам пересортировки ценностей в местах их хранения;

- проводит по поручению руководителя предприятия повторные сплошные инвентаризации (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и в других случаях);

- рассматривает письменные пояснения лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей или другие нарушения, а также предложений по регулированию выявленных инвентаризационных разниц, зачету вследствие пересортицы.

План инвентаризации должен составляться не позднее, чем за 14 дней до начала ее проведения. Каждый месяц план уточняется, а при необходимости корректируется. План периодичности проведения инвентаризации на предприятии ЧП «Идея» представлен в таблице 3.8.

Таблица 3.8. План периодичности проведения инвентаризации товаров на складе на ЧП «Идея»

Виды имущества и обязательств	Периодичность
Товары на складе	1 раз в квартал, 20 числа последнего месяца в квартале
Денежные средства	1 раз в месяц, 29 числа
Расчеты с банками	По мере поступления выписок банка
Расчеты по платежам в бюджет	1 раз в квартал, 25 числа последнего месяца в квартале

Очень важным для инвентаризации является ее период. От этого зависит качество инвентаризации, а также расход времени и средств на ее проведение.

Планирование инвентаризации связано с большой подготовительной работой, проведение которой возлагается на председателя инвентаризационной комиссии. Такая работа требует от ответственного лица знаний действительного состояния дел, знания психологического микроклимата на предприятии, соответствующей специальной подготовки, интуиции, ответственности за доверенное дело.

Инвентаризация проводится в несколько этапов:

- подготовка приказа о проведении инвентаризации не менее чем за 10 дней до срока ее проведения (назначение комиссии из представителей администрации, работников бухгалтерии и материально-ответственных лиц);

- получение комиссией последних приходных и расходных документов и отчетов о движении материальных активов и денежных средств до начало определения наличия имущества. Председатель комиссии визирует все документы. На основании этих документов бухгалтерия определяет остатки имущества по данным учета;

- подача материально ответственным венным лицом расписки о том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в бухгалтерию;

- подготовка бухгалтером инвентаризационных описей по объектам, которые подлежат инвентаризации;

- после проведения инвентаризации подача материально ответственными лицами расписок о том, что все ценности, отраженные в инвентаризационных описях, проверены комиссией в натуре во всех местах хранения в присутствии материально ответственного лица и занесены в опись;

- занесение бухгалтером полученных данных в сравнительные ведомости, где происходит сравнение фактических данных с данными бухгалтерских документов. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации;

- составление описи для объектов, которые непригодные к дальнейшей эксплуатации и не подлежат обновлению, с обозначением времени введения в эксплуатацию и причин непригодности, а также предложений по источникам списаний этих объектов;

- проведение заседания комиссии для обсуждения результатов утверждения заключительного акта инвентаризации;

- размещение оформленных результатов инвентаризации в специальной папке и их сохранение не менее 5 лет.

На исследуемом предприятии ЧП «Идея» инвентаризация проводится один раз в месяц и годовая, так как на складе большое количество товаров.

Руководитель предприятия издает приказ о начале проведения инвентаризации и составе инвентаризационной комиссии. В состав комиссии обычно входит три человека и председателем комиссии является сам руководитель или бухгалтер.

Следовательно, основная функция действующей инвентаризационной комиссии заключается в организационно-методическом руководстве инвентаризационной работой и организации контроля за сохранностью имущества на предприятии.

Факт хищения товара может быть установлен в ходе инвентаризации. Если же на предприятии торговли выявлены явные признаки хищения, проведение внеплановой инвентаризации -- обязательная процедура для определения размеров похищенного. Инвентаризация осуществляется в соответствии с Инструкцией № 69 согласно приказу по предприятию.

Единой методики определения размера убытков, в том числе и для предприятий сферы торговли, в настоящее время не существует. В зависимости от того, какова стоимость украденного и кто является лицом, совершившим кражу (при его выявлении), у предприятия есть несколько вариантов определения размера своих убытков. Например, установлено, что кражу совершил работник предприятия. Независимо от того, хочет ли предприятие уладить дело без привлечения органов МВД (если работник сознался в содеянном), или разбирательством занимается милиция и впереди -- суд, руководство предприятия при определении размера убытков может ориентироваться на балансовую стоимость украденного товара.

Но можно пойти и другим путем: рассчитать сумму убытков таким образом, чтобы учесть недополученный доход, моральный вред, индексы инфляции и т.д. Такой путь рассчитан на то, чтобы похититель в полной мере ощутил тяжесть наказания (если, конечно, с этой величиной убытков согласится суд), независимо от того, грозит ему еще и штраф или лишение свободы согласно соответствующей статье УК. Отметим, что величина недополученного дохода и сумма морального вреда определяются приблизительно, а иногда просто «на глаз». Такое развитие событий не зависит от того, кем является похититель: работником предприятия или посторонним лицом.