Анализ деятельности учреждения и разработка предложений по улучшению его работы на примере МУК ВЦ "Галерея"

Необходимо обратить внимание на качество выпускаемой продукции, прежде всего, ввести входной контроль, который будет отслеживать качество поступающего материала, в частности древесины. Организация несет убытки в связи с тем, что на складе готовой продукции скопилось много бракованных изделий: причиной брака послужила некачественная, плохо просушенная древесина, которая при высыхании готового изделия дает трещины и другие дефекты. Исправлению данный брак не подлежит. Причиной брака также служит неправильное хранение исходных материалов. Этот недостаток в ближайшем будущем будет устранен, т.к. завершается строительство отапливаемого хозяйственного блока, в котором предусмотрены кладовые для хранения древесины.

Для улучшения финансового состояния организации рекомендуется также развивать отдел по туризму и экскурсиям. В настоящее время разработаны и проводятся экскурсии по Ижевску и другим городам Удмуртии, а также в города Санкт-Петербург, Елабугу, Казань, Нижний Новгород, Пермь, Кунгур и другие. Эти экскурсионные программы в большей степени ориентированы на школьников. Для расширения деятельности этого отдела необходимо ввести в штатное расписание дополнительные ставки экскурсоводов и методистов, которые могли бы заниматься разработкой новых экскурсионных программ. В настоящее время у организации нет своего транспорта для проведения групповых экскурсий, приходится арендовать транспорт у других организаций, что значительно увеличивает себестоимость. Конкуренция на рынке экскурсионных услуг сдерживает повышение стоимости путевок, соответственно сдерживая рост прибыли. Для повышения прибыли необходимо приобрести собственные транспортные средства. Эти меры сэкономят время и средства на поиски транспорта. В Уральском регионе разрабатывается новый экскурсионный маршрут «Золотое кольцо Урала», который охватит такие города, как Екатеринбург, Уфа, Пермь, Кунгур и другие. Необходимо добиваться включения г. Ижевска в состав этого маршрута. Эта операция позволит значительно увеличить число туристов. Для этого необходимо установить тесные связи с домами отдыха и гостиницами для гарантированного обеспечения приезжающих туристов проживанием и питанием.

Руководству организации следует изыскивать возможности заинтересованности своих работников в повышении общеобразовательного уровня и уровня квалификации, а также привлекать новых квалифицированных специалистов. Желательно также расширить штат работников лаборатории художественных ремесел, чтобы полнее использовать имеющиеся станки и оборудование, либо решить вопрос о сдаче этого оборудования в аренду.

Предложения по энергосберегающим мероприятиям:

- привести в рабочее состояние систему приточно-вытяжной вентиляции;

- установить в оконных блоках открывающиеся фрамуги, что позволит сократить расходы электроэнергии на работу кондиционеров;

- заменить лампы ЛН на ЛД.

Устранение следующих факторов, влияющих на снижение показателей работы, позволит улучшить показатели деятельности учреждения:

Факторы, влияющие на временную дезорганизацию поведения сотрудников и снижения показателей работы.

1. Плохая обеспеченность рабочего места, много времени уходит на рутинную работу.

2. Аритмия рабочего процесса, сильная загруженность сменяется бездействием, это сбивает временной рабочий ритм, так как трудно втягиваться в работу.

3. Отсутствие внутренней дисциплины работников, плохая организация работы сотрудников.

4. Наличие игровых программ в персональных компьютерах, сотрудник втягивается в игру, отвлекаясь от дела.

5. Работающие теле- и радиоаппаратура в рабочее время.

6. Излишняя разговорчивость сотрудников на рабочем месте, втягиваясь в разговор сотрудники теряют время, а потом наверстывают упущенное.

7. Недостаточная кооперация и разделение труда, часто сотрудниками исполняется роль универсала, стараясь взять решение многих вопросов на себя, и результат лишь подтверждает пословицу: «За двумя зайцами погонишься - ни одного не поймаешь». Роль универсала приводит к желанию знать все факты, быть в курсе всего, держать все под контролем. Это отвлекает от решения задач, входящих обязанности.

8. Не налажена система складирования, затрудняется поиск необходимых товаров, а также возникают проблемы с учетом материальных ценностей.

9. Не налажена система учета в малом выставочном зале, поэтому сложно отследить движение товара, возникает и много проблем с отчетностью.

10. Персонал плохо обучен, приходится сталкиваться с замедленным выполнением должностных обязанностей.

11. В малом выставочном зале нет условий для аккуратного хранения документов, много времени уходит на поиск необходимой информации.

12. Штатное расписание и должностные инструкции не продуманы, это приводит к несогласованности действий персонала, что в конечном счете оборачивается потерей времени.

13. Недостаточно развита информационная база (отсутствие банка новых идей, сообщений о семинарах, обучении, переобучении, недостаток литературы в библиотечном фонде).

14. Техническая оснащенность оставляет желать лучшего (недоукомплектованность компьютерами, ксероксами, принтерами, телефонами).

15. Разобщены места хранения оперативной информации, осложнены профессиональные контакты из-за территориальных проблем. (Бухгалтерия и администрация находятся по адресу Восточная 8А, экспериментальная творческая лаборатория по адресу Песочная 10, выставочный зал на Карла Маркса 244 А).

16. Не скоординирована деятельность подразделений, фирм поставщиков продукции.

17. Транспортные проблемы, на балансе учреждения лишь один легковой автомобиль (для директора учреждения).

18. Высокая текучесть персонала (прием на работу новых сотрудников, их обучение, переобучение, адаптация в профессиональной, организационной и социально-психологической среде).

Для увеличения выручки от реализации художественных изделий необходимо расширить ассортимент. В связи с увеличением ассортимента изделий возникает проблема, состоящая в недостаточном количестве выставочных площадей. Выставочные площади, отведенные под выставку-продажу изделий составляют 119м². Для решения этой проблемы предлагается использовать складское помещение общей площадью 30м² под реализацию изделий. С учетом реконструкции общая торговая площадь составит 149 м². Отличительной чертой товара является то, что он индивидуален и производится, как правило, в единственном экземпляре, т.е. нет необходимости в его отдельном хранении, поэтому складское помещение использовалось не рационально. Более рациональным решением будет увеличение площади художественного салона за счет проведения реконструкции.

В связи с увеличением выставочных площадей возникает необходимость изменить подход к размещению и выкладке изделий. Размещение и выкладка изделий в торговом зале являются важными средствами стимулирования сбыта.

Рациональное размещение товаров в торговом зале позволяет правильно формировать потоки покупателей и сокращать время их обслуживания.

Под выкладкой товаров понимаются технологические процессы, связанные с расположением, укладкой и показом товаров на торгово-технологическом оборудовании. Привлекательная, удачно разработанная и поддерживаемая в порядке выкладка товаров способствует тому, что посетители, пришедшие в салон, приобретают товар и тем самым обеспечивают салону выручку. Для разработки рекомендаций по размещению и выкладке товаров в торговых предприятиях был проведен анализ отечественной и зарубежной литературы и практики размещения товаров в торговом зале. Полученные рекомендации можно разделить по нескольким направлениям:

1) определение места расположения секции (комплекса) в торговом зале;

2) определение площади торгового зала под секцию (комплекс);

3) определение способа и места выкладки товара на оборудовании;

4) оформление полок.

Определение места расположения секции (комплекса) в торговом зале

Изделия в салоне группируются по отделам. Специализация последних может строиться по товарно-ассортиментному принципу (секции «Гжель», «Мир камня»», «Изделия из хрусталя», «Национальные сувениры», «Картины», «Гобелены») или по принципу комплексности спроса (комплекс «Изделия народного творчества Удмуртии и традиционных ремесел»). Определение места расположения секций -- это прежде всего продуманная последовательность их размещения в торговом зале с учетом психологии покупателей, расположения вспомогательных помещений, характера покупательского спроса. Закрепление за секциями зон размещения в торговом зале проводится с учетом следующих основных требований:

-- зона товарных групп, которые подготавливаются к продаже в магазине, должна примыкать непосредственно к помещениям, где производиться подготовка к продаже;

-- зона товарных групп, требующих длительного ознакомления с ними покупателей, размещается в глубине торгового зала;

-- зона, где размещаются крупногабаритные и тяжелые товары, должна находиться около узла расчета или выхода из торгового зала;

-- затраты труда торгового персонала, связанные с пополнением и перемещением товаров в торговом зале, должны быть минимальными;

-- к товарам должен быть обеспечен свободный доступ покупателей;

-- соблюдение принципа товарного соседства с учетом специфических особенностей каждой товарной группы;

-- последовательность расположения секций целесообразно сохранять неизменной. Так как покупатели привыкают к местам расположения товаров, им не приходится затрачивать время на поиски нужной секции.

Для определения мест расположения секций следует проанализировать, какие из них наиболее предпочтительны для тех или иных ассортиментных групп, какие зоны в магазине являются ценообразующими, какие -- приносят наибольшую прибыль.

После того, как определили месторасположение для секций (комплексов) устанавливают, какую часть торгового зала должны занимать те или иные секции. Для этого следует соотнести объем их продаж с общим объемом продаж по салону и полученным значением руководствоваться при планировании использования торговой площади.

Определение способа и места выкладки товара на оборудовании.

Выкладку можно назвать «молчаливым продавцом». При выкладке товаров на торгово-технологическом оборудовании применяют горизонтальный, вертикальный и комбинированный способы.

Наиболее часто на практике применяют комбинированный способ выкладки, сочетающий горизонтальный и вертикальный способы выкладки товаров. Он позволяет наиболее эффективно использовать площадь выкладки на оборудовании и размещать больше товаров в торговом зале. При выборе места и способа выкладки исходят из характера спроса на товар. Товары основного ассортимента не нуждаются в броской выкладке. Сопутствующие товары располагают рядом с товарами основного спроса «перекрестным» способом.

Совместное размещение на одной полке или в непосредственной близости от основного сопутствующих товаров способно увеличить продажи и того и другого товара на 150--180%. При оформлении полок необходимо учитывать психологию покупателей. Основное правило -- выкладка должна быть насыщенной. При этом важно определить количество единиц товара для выкладки. Из мировой практики известно, что человеческий глаз может воспринять товар, если рядом с ним представлены, как минимум, 3--5 однотипных товаров, выставленных на полке по горизонтали. Какой бы ни была ширина полки, товар должен располагаться на ней относительно свободно, иначе он теряется. Все изделия выкладывают на торгово-технологическом оборудовании этикетками и рисунками на упаковке, обращенными в сторону покупателей. Ценники должны быть аккуратно оформлены, надписи на них -- разборчивы и легко читаемы. Выкладка должна обеспечивать демонстрацию наилучших качеств того или иного товара, той или иной марки продукции.

В связи с увеличением площадей под выставку-продажу возникает необходимость приобретения нового торгового оборудования для отдела «Мир камня». Для этого было, проведено маркетинговое исследование в результате была выбрана фирма «Альбатрос» для поставки оборудования и сборки.

Прилавки в количестве 2-х шт. по цене 2375 на сумму 4750 руб.

Витрины в количестве 10 шт. по цене 6908 на сумму 69080 руб.

Стеллажи в количестве 2-х шт. по цене 3093 на сумму 6186 руб.

Кассовый аппарат 1 шт. по цене 12000 на сумму 12000 руб.

Витрины в количестве 4-х шт. по цене 4750 на сумму 19000 руб.

Итого на общую сумму: 111016 руб.

Затраты всего:

На ремонт складского помещения и установку вентиляции потребуется 66 тыс. руб.

На приобретение торгового оборудования 111016 тыс. руб.

На приобретение нового товара 120 тыс. руб.

Прочие расходы 6278 тыс. руб.

Итого: 303294 руб.

На приобретение торгового оборудования используются средства внебюджетных источников.

Выручка художественного салона в 2006 году составила 4218768 рублей при площадях 119 м2. При увеличении площади до 149 м2 выручка предположительно составит: выручка с 1м2 35451,83 руб*149м2 = 5282322,67 руб. Увеличение выручки составит 1063554,67 рублей. Наценка торговая составляет 60 %. Прибыль составит 398833 руб. Экономическая эффективность в 1-й год составит 398833 - 303294 = 95539 рублей.

Процесс организации внедрения проектных решении является неотъемлемой частью курсового проекта. Для его реализации и внедрения предлагаю ниже изложенные мероприятия. Выбор исполнителей был сделан на основании маркетинговых исследований.

Для внедрения данного проекта необходимо заключить договор со строительной фирмой «Горстрой» на ремонт складского помещения.

а) Составляется дефектная ведомость на реконструкцию складского помещения ВЦ «Галерея».

Утверждается представителями ВЦ «Галереи», «Горстроя», подрядчиком.

б) Составление сметы на ремонт складского помещения. В смете закладываются объемы выполненных работ затраты на материалы и заработную плату, сметная стоимость выполненных работ в ценах на 2007 год.

Утверждение сметы со стороны подрядчика, ВЦ «Галерея», представителя «Горстроя».

Оплата по смете проводится по окончанию работ (возможна предоплата).

Установить сроки на выполнение работы: 01.07.07 г. по 31.07.07г.

2) Провести маркетинговое исследование среди фирм города по торговому оборудованию для ВЦ «Галерея» (не менее трех фирм). Выбрать и заключить договор с фирмой «Альбатрос» на поставку и установку торгового оборудования для малого выставочного зала. Фирма «Альбатрос» предоставляет калькуляцию оборудования по ценам, учитывая заложенные средства ВЦ «Галерея»

Оплата проводится по окончанию выполненных работ на основании акта выполненных работ.

Фирма «Альбатрос» завозит оборудование и устанавливает.

Сроки выполнения работы: 02.08.07 г. по 09.08.07 г.

3) Обеспечить торговое оборудование и помещение освещением.

Ответственный за работу главный инженер Е.Г. Злобина

Установить сроки на выполнение работы 09.08.07г.-23.08.07 г.

Закупку материалов (кабель, провода, осветительные приборы и т.д.) заместителю по АХЧ Плетневой Н.Н.

Авансовый отчет утвердить директором, сдать в бухгалтерию.

Ответственная за работу Плетнева Н.Н.

Установить сроки на выполнение работы 09.08.07г.-23.08.07 г.

4) В штатное расписание внести изменение, ввести дополнительно ставки двух сотрудников малого выставочного зала.

5). а) Подать заявку в бюро занятости на вакантные должности.

Ответственный сотрудник по кадрам И.Б. Скобкарева

Установить сроки подачи заявки:16.08.07г.-23.08.07г.

6) Принять на основания приказа двух сотрудников для малого выставочного зала.

Установить сроки приема:24.08.07 г. по31.08.07г.

7) Заключить договор с Кунгурской каменнорезной фабрикой и г. Екатеринбургом на поставку сувенирной и ювелирной продукции.

Договора заключить бессрочные.

8) На основании приказа от 16.08.07 г .отправить в командировку А.И.Бессолова и Д.Е. Кожевникову для приобретения нового товара.

Сроки командировки: 17.08.07.-24.08.07г.

9) Сотрудникам и заведующей выставочным залом заняться выкладкой изделий.

Ответственная М.С. Семакова

Сроки выполнения работы: 26.09.07г.-06.09.07г.

10) Организовать выставку «Каменная мозаика»

Ответственная - М.С. Семакова Сроки выполнения работы 07.09.07 г.-13.09.07г.

11) Организовать рекламную компанию выставки «Каменная мозаика» изготовление и распространение (афиш, пригласительных билетов, работа СМИ.). Ответственный - ведущий художник дизайнер.

Сроки выполнения работы: 05.09.07г.-10.09.07г.

На реализацию данных мероприятии потребуется два с половиной месяца.

На решения этих задач будут использованы средства из внебюджетных источников. В таблице 56 указаны этапы внедрения курсового проекта

Таблица 56.

Содержание этапов внедрения курсового проекта

Содержательное описание работ	Конечный документ
ЭТАП 1. Ремонт складского помещения 1.1. Заключение договора с «Горстроем» 1.1.1. Договор 1.2. Составление дефектной ведомости 1.1.2. Ведомость 1.3. Составление сметы 1.1.3. Смета ЭТАП 2. Приобретение торговое оборудование 2.1. Провести маркетинговое исследование 2.2.1. Прайс фирмы 2.2. Заключить договор с фирмой 2.2.2. Договор 2.3. Составить калькуляция оборудования по ценам 2.2.3. Калькуляция 2.4. Установить оборудование 2.5. Обеспечить оборудование освещением 2.6. Закупить материалы для освещения 2.2.6. Авансовые отчеты ЭТАП 3. Подготовка кадровых документов 3.1. Утвердить дополнительное штатное расписание 3.3.1. Штатное расписание 3.2. Подать заявку в бюро занятости ЭТАП 4. Подготовка распорядительных документов 4.1. Принять двух продавцов 4.4.1. Приказ 4.2. Командировать сотрудников за товаром 4.4.2. Приказ 4.3. Организовать рекламную компанию 4.4.3. План мероприятий

Предложения по увеличению объема продаж:

1.Введение фирменной упаковки.

2.Расширение ассортимента товара.

3.Особое выставление цены в сопровождение надписей, ярких ценников, для привлечения покупателей (купи прямо сейчас).

4.Постоянным клиентам предлагается предусмотреть систему скидок на товар, который меньше пользуется спросом.

5. Проведение рекламных акций на территории выставочного зала.

6. Организация работы по заказам.

3. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ (АСОИ)

Введение

Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс чрезвычайно ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации. Достижение Россией высоких результатов в экономике и социальной области и завоевание места полноправного партнера в мировой экономической системе в значительной системе зависит от того, каковы масштабы использования современных информационных технологий во всех аспектах человеческой деятельности.

Сфера применения новых информационных технологий на базе ПЭВМ и развитых средств коммуникаций очень обширна в экономике, включает различные аспекты, начиная от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации, включая спутниковую связь, позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, их трудовым коллективам и отдельным специалистам получить в нужное время в полном объеме всю необходимую информацию для реализации своих профессиональных, образовательных, культурных и даже бытовых интересов Информационные процессы как активные силы взаимосвязи внутри и между экономическими объектами хозяйствования строятся на использовании разнообразных технологических решений и дают возможность отнести информацию к разряду наиболее важных, ценных и дорогостоящих ресурсов, экономящих трудовые, материальные и финансовые средства. Любому предприятию, фирме, организации в процессе экономической деятельности приходится постоянно сталкиваться с большими информационными потоками: международными, экономическими, политическими, конкурентными, технологическими, рыночными, социальными и т.д. При этом из множества потоков информации необходимо отобрать то, что соответствует поставленным целям. Качественная информация делает действия специалистов различных областей экономики целенаправленными и эффективными. В сложившихся условиях все более важной становится роль информационных технологий (ИТ).

Под информационной технологией следует понимать систему методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки, анализа, выдачи данных, информации и знаний на основе применения аппаратных и программных средств в соответствии с требованиями, предъявляемыми пользователями.

В середине 20 века в результате социального и научно-технологического прогресса роль информации возросла. Произошло лавинообразное нарастание массы различной информации, получившей название «информационного взрыва». Возникла потребность в создании более эффективных средств обработки информации, что подразумевало применение научного подхода. В современном обществе информация становится стратегическим ресурсом, а информационные технологии являются одним из инструментов повышения эффективности государственного и муниципального управления. Управление - это процесс целенаправленной переработки информации, и роль информационных систем в этом процессе весьма значительна.

Современный этап развития человеческой цивилизации характеризуется переходом к информационному обществу, в котором в результате процессов информатизации, компьютеризации информационные технологии во всех сферах деятельности играют более важную роль, нежели индустриальные, аграрные и другие. Решение проблем рационального использования современных и перспективных методов и средств обработки информации в практической деятельности людей приобретает первостепенное значение. Это обусловлено рядом причин. Во-первых, таковы актуальные потребности общества, связанные с необходимостью решения все более усложняющихся политических, экономических и других проблем различного масштаба. Во-вторых, это единственный путь значительного повышения эффективности профессиональной деятельности человека. В-третьих, широкое распространение получили технические и программные средства, позволяющие реализовать новые технологии при приемлемом расходовании ресурсов. Наконец, пользователями этих технологий становится все большее число людей. Информационные технологии реализуются на практике в автоматизированных информационных системах различного назначения. Они позволяют автоматизировать ту или иную сферу профессиональной деятельности людей за счет использования компьютерных средств и технологий. В качестве основных средств автоматизации профессиональной деятельности людей выступают средства электронно-вычислительной техники и связи. С самого начала не следует рассматривать автоматизированную систему управления просто как вычислительную систему. Чтобы ее применение стало успешным, ее принципы должны стать «образом жизни» организации. Вся организация от самого верхнего уровня до простых работников должны проникнуться, что принципы автоматизированной системы управления являются правильными и его цели должны стать целями организации. Если этого не будет, организации не следует и браться за внедрение, так как это станет только дорогостоящим приобретением.

3.1 Необходимость создания АСОИ.

Современное общество живет в период, характеризующийся небывалым увеличением информационных потоков. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской сфере. В промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением выпускаемой продукции, используемых материалов, технологического оборудования, расширением внешних и внутренних связей экономических объектов. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность. Роль информации в общественной жизни существенно меняется. Информация приобретает преобразующий, определяющий характер. Качественно новое обслуживание информационных процессов человеческой деятельности связано с использованием современной персональной электронно-вычислительной технике, систем телекоммуникаций, созданием сетей ЭВМ.

Стремительное развитие товарных и финансовых рынков в России явилось мощным толчком к интенсивному нарастанию процессов информатизации во всех сферах жизни общества. Изменились подходы к оценке роли информации и информационному обслуживанию производственно-хозяйственной, управленческой деятельности и различных категорий пользователей. Информация пронизывает все стороны деятельности субъектов экономики и производства, предоставляет высшему менеджменту безотказный механизм управления при условии правильной постановки задач и обоснованного выбора их технологического решения. В результате законно-творческой и регулирующей деятельности государства возросли требования к достоверности, своевременности и законности отчетно-статистической информации, вырабатываемой на уровне микро- и макроэкономических объектов. Информационное сопровождение производства и бизнеса стало необходимым условием полноты и своевременности сбора налогов, что на сегодняшний день все в большей степени определяет существование и процветание государства - главного потребителя финансово-экономической информации. Для современных микроэкономических структур обладание информацией не мене важно, так как неопределенность в окружающей среде возросла в сто крат. Что приводит нередко к сбоям в деятельности фирм, предприятий, корпораций, банков. Необоснованное принятие решений на любом уровне руководства может обернуться для хозяйствующих субъектов непоправимыми отрицательными последствиями.

Сегодня руководитель и исполнитель на своем рабочем месте могут практически мгновенно получить исчерпывающую информацию для анализа конкретной производственной или рыночной ситуации. Такие преобразования в организации управленческого труда стали возможны благодаря существенным качественным изменениям в его технологии. Оформление потоков информации, применение методов обработки данных, представление баз данных - все это приняло в настоящее время совершенно новые конкретные способы реализации.

Актуальность вопросов информатизации всех сфер общественно-экономической жизни вполне очевидна. Потребность в разработке и применении эффективных и адекватных реальной действительности компьютерных программ и технологий сегодня возрастает. Внесение порядка в хаос и свободу рынка - первая и пока не до конца осознанная необходимость субъектов предпринимательской деятельности. И здесь компьютерная технология незаменима, поскольку она дает возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации.

Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая информация, представляющая собой совокупность различных сведений экономического характера, которые можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа на всех уровнях отраслевого и регионального управления народным хозяйством. Для экономической информации характерны большие объемы, многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды, многообразие ее источников и потребителей, значительный удельный вес логических операций при ее обработке. Эти свойства экономической информации предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники и прежде всего компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработке.

В настоящее время все предприятия испытывают острую потребность в расширении аналитических работ, связанных с переходом к рынку, разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений. В связи с этим автоматизация предприятий на базе ЭВМ становится объективной необходимостью. Она обусловлена ростом значения качественного информационного обслуживания процесса управления деятельностью предприятий, бурным развитием технических возможностей современных компьютеров, особенностями настоящего периода развития экономики.

Создание и внедрение АСОИ на предприятии любой организационно-правовой формы необходимо в целях:

1) Обеспечения оптимального решения организационно-экономических, производственных, социальных задач в кратчайшие сроки.

2) Обеспечения эффективности деятельности предприятия и управления им на основе использования современных средств и достижений вычислительной техники и связи, новейших программно-математических средств.

З) Обеспечения руководства предприятия оперативной информацией для принятия им своевременных управленческих решений.

Методика экономического анализа, ориентированная на применение ЭВМ, должна удовлетворять требованиям системности, комплексности, оперативности, точности, прогрессивности, динамичности.

Только на условии выполнения этих требований обеспечиваются познание состояний управляемого объекта и тенденций его развития, систематическое и целенаправленное повышение эффективности его деятельности по результатам анализа. Существенное значение для автоматизации на базе ЭВМ имеет формализованное описание задач анализа, исходя из единых принципов построения условных обозначений показателей. В чем же необходимость создания АСОИ?

- Формализация задач облегчает их последующую алгоритмизацию и программирование для ЭВМ.

- Формализация задач четко определяет действительную потребность в исходных данных для анализа.

- Формализация устраняет дублирование аналитических задач, облегчает группировку их в блоке для одновременной обработки.

Применение АСОИ позволяет реально повысить производительность труда.

Таким образом, сущность автоматизированной системы обработки информации заключается в организации технологического процесса, выполнения информационных процедур с использованием технических и программно-математических средств автоматизированной системы управления для решения задач организационно-экономического характера.

3.2 Состав задач решаемых АСОИ.

Создание и применение современных средств и методов автоматизации производства помогает решению задач, связанных с автоматизацией управленческого труда. Эффективными средствами управления являются автоматизированные системы управления и обработки информации, построенные на базе математических методов и вычислительной техники. Структуру автоматизированной системы можно представит в виде:

- обеспечивающей подсистемы (которая состоит из обеспечения информационного, программного, математического, технического, организационного, правового);

- функциональной подсистемы (управление кадрами, финансами, текущим управлением, бухучетом, налогообложение юридических лиц).

АСОИ - это человеко-машинная система, обеспечивающая автоматизированный сбор и обработку информации предприятий и организаций, необходимой для оптимизации менеджмента в различных сферах хозяйственной деятельности. Целью создания АСОИ является повышение эффективности производственной деятельности путем достижения качественного решения проблем финансового анализа, управления финансами, иных задач в сфере обработки и управления информацией, а также разнообразных технологических, планово-экономических и других производственных задач на основе получения достоверной информации и проведения многовариантных расчетов использования имеющихся средств.

В процессе действия АСОИ выполняются такие функции как сбор, обработка и дифференцированное распределение финансово-хозяйственной информации, позволяющее руководителю видеть не все процессы в производстве, а только те, которые относятся к его компетенции, его уровню управления; анализ полученной информации с использованием экономико-математических методов; прогнозирование, составление перспективных планов развития объекта управления.

Будучи важнейшей функцией, управление ориентировано на достижение стоящих перед каждой системой целей, на создание условий их выполнения. Управляющие воздействия формируются на основе накопленной и функционирующей в системе управления информации, а также поступающих по каналам прямой и обратной связи сведений из внешней среды. Важнейшая функция любой системы управления - получение информации, выполнение процедур по ее обработке с помощью заданных алгоритмов и программ, формирование на основе полученных сведений управленческих решений, определяющих дальнейшее поведение системы. Для выработки в сложных экономических системах эффективных управляющих воздействий требуется наряду с созданием соответствующих алгоритмов управления переработать значительные объемы разнообразной информации. Именно этим вызвана необходимость разработки АСОИ управления в экономике. Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса, процесса управления. Таким образом, АСОИ можно рассматривать как человеко-машинную систему с автоматизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности. С помощью АСОИ обеспечивается многовариантность расчетов, принимаются рациональные управленческие решения, организуется комплексный учет и экономический анализ, достигаются достоверность и оперативность получаемой и используемой в управлении информации. Функции АИТ определяют ее структуру, которая включает следующие процедуры: сбор и регистрацию данных; подготовку информационных массивов; обработку, накопление и хранение данных; формирование результатной информации; передачу данных от источников возникновения к месту обработки, а результатов - к потребителям информации для принятия управленческих решений.

Элементы АСОИ:

1. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные средства.

а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, системы управления базами данных (СУБД), и сервисные программы. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация - описание системы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.

4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

5. Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.

6. Процедуры контроля - процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

Внедрение автоматизированных систем обработки информации на предприятиях позволит выполнить следующие задачи:

1) Автоматизация бухгалтерского учета позволит относительно быстро формировать бухгалтерские отчеты, производить меньшие трудовые затраты, в кратчайший срок формировать информацию по запросу плановых и финансовых служб предприятия.

2) Автоматизировать учет материально-производственных запасов, их движение и остатки.

З) Отслеживать движение готовой продукции, ее производство, реализацию, оплату, остатки на складах.

4) Формировать информацию о текущем финансовом состоянии предприятия, его платежеспособности и финансовой устойчивости.

5) Формировать перспективные планы и программы развития предприятия (бизнес-планы).

6) Отслеживать движение кадрового состава предприятия.

7) Вести учет закупок и отгрузки в разрезе заказчиков (остаток задолженности на начало периода, отгружено/приобретено, оплачено, задолженность на конец периода, не оплачено по текущей деятельности).

Можно выделить несколько преимуществ решения задач с помощью АСОИ:

1) снижение себестоимости;

2) увеличение рентабельности;

3) сокращение времени на рутинную работу;

4) увеличение производительности труда;

5) увеличение скорости обработки данных;

6) обеспечение пользователей оперативной информацией;

7) наглядность выходной информации (графики, таблицы, рисунки и т.д.)

8) увеличение достоверности данных;

9) компактность всей информации;

10)возможность повторения процесса решения задачи с любой произвольно заданной точки расчета;

11)возможность внесения корректив;

12)надежный способ хранения документов;

13)большие функциональные возможности (наличие развитого программного обеспечения).

3.2.1 Подсистемы АСОИ.

Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их основе автоматизированных рабочих мест бухгалтеров, экономистов и т. д. Автоматизированное рабочее место (АРМ)- это совокупность информационно-програмно-технических ресурсов, обеспечивающая конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области. АРМ как инструмент для рационализации и интенсификации управленческой деятельности создается для обеспечения выполнения некоторой группы функций. Наиболее простой функцией АРМ является информационно-справочное обслуживание. Хотя эта функция в той или иной степени присуща любому АРМ, особенности ее реализации существенно зависят от категории пользователя. АРМ имеют проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область. Локализация АРМ позволяет осуществить оперативную обработку информации сразу же по ее поступлении, а результаты обработки хранить сколь угодно долго по требованию пользователя. АРМ выполняют децентрализованную одновременную обработку экономической информации на рабочих местах исполнителей в составе распределенной базы данных. При этом они имеют выход через системное устройство и каналы связи с ПЭВМ И БД других пользователей, обеспечивая таким образом совместное функционирование ПЭВМ в процессе коллективной обработки. АРМ - автоматизированное рабочее место системы управления, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации автоматизированных функций АСУ.

АРМ в системе управления представляет собой проблемно-ориентированный комплекс технических, программных, лингвистических (языковых) и др. средств, установленный непосредственно на рабочем месте пользователя и предназначенный для автоматизации операций взаимодействия пользователя с ЭВМ в процессе проектирования и реализации задач.

Множество известных АРМ может быть классифицировано на основе следующих обобщенных признаков:

- функциональная сфера использования (научная деятельность, проектирование, производственно-технологические процессы, организационное управление);

- тип используемой ЭВМ (микро-, мини-, макро ЭВМ);

- режим эксплуатации (индивидуальный, групповой, сетевой);

- квалификация пользователей (профессиональные и непрофессиональные).

Внутри каждой из выделенных групп АРМ может быть проведена более детальная классификация. Например, АРМы организационного управления могут быть разделены на АРМ руководителей организаций и подразделений, плановых работников, работников материально-технического снабжения, бухгалтеров и др. Условно все эти АРМ-ы можно назвать АРМ - экономиста.

Параметрический ряд деловых АРМ позволяет создать единую техническую, организационную и методологическую базу компьютеризации управления. Первоначально информационная технология локализуется в пределах персонального или группового АРМ, а в последующем (при объединении АРМ средствами коммуникации) создаются АРМ сектора, отдела, учреждения и формируется коллективная технология. Тем самым достигается гибкость всей структуры и возможность наращивания информационной мощности.

Можно выделить три класса типовых АРМ: АРМ руководителя; АРМ специалиста; АРМ технического и вспомогательного персонала.

Состав функциональных задач и видов работ (административно-организационный, профессионально-творческий, технический...) требует применения различных инструментальных средств при создании АРМ.

Например, административно-организационная работа - контроль исполнения, анализ текущего состояния дел и планирования работы; профессионально-творческая - разработка документов, анализ информации; техническая работа - получение, передача, хранение, печать документов, сводок, контроль за движением документов. Для автоматизации каждой категории работ в настоящее время ПЭВМ оснащены различными ППП. Программное обеспечение любого АРМ (рис.6) подразделяется на общее и функциональное.

Схема программного обеспечения АРМ.

Рис. 6

АРМ должен быть укомплектован необходимыми программно-инструментальными средствами:

- операционные системы ЭВМ;

- трансляторы (интерпретаторы) с различных алгоязыков и языков пользователей;

- средства проектирования и обработки данных (экранные редакторы текстовой, графической информации, СУБД, табличные процессоры, генераторы выходных форм);

- собственно пользовательские программы (обрабатывающие, обучающие, СУБД знаний и др.).

АРМ включает в себя следующие основные элементы: ЭВМ; программно-инструментальные средства, БД и База знаний пользователя. Комплектация АРМ техническими и программными средствами, а также перечисленными выше элементами зависит от назначения и состава решаемых задач.

Под автоматизированным рабочим местом аналитика понимают профессионально-ориентированную малую вычислительную систему, предназначенную для автоматизации работ по анализу хозяйственной деятельности. Базовыми программными средствами при создании АРМ являются программные средства для подготовки текстов, программные средства для подготовки табличных документов, программные средства для автоматизации работ по созданию и ведению баз данных, поиску требуемых сведений для подготовки различных документов.

Большое распространение на практике получили интегрированные пакеты функционального программного обеспечения, включающие в свой состав текстовый процессор, табличный процессор системы управлениями базами данных, а также конкретный командный файл настройки программного обеспечения на конкретный вид (режим) обработки информации. Система АСОИ включает определенную совокупность задач, сгруппированных по определенным признакам. Такими признаками при выделении подсистем, являются:

- функциональный, соответствующий функциям системы управления;

- временной, отражающий время, на которое принимается управленческое решение;

- организационно-административный, соответствующий структуре деления объекта управления.

Разработка и внедрение программных средств коснется всех структурных единиц, входящих в организацию. На современном этапе, в учреждении автоматизированы работы, связанные с учетом и анализом экономической информации. Это позволяет повысить их оперативность и достоверность учетной информации.

При построении АСОИ следует учитывать то, что ее структура в любой организации должна включать в себя:

1.Обеспечивающую часть, состоящую из:

а) информационного обеспечения;

б) программного обеспечения;

в) технического обеспечения;

г) организационного обеспечения;

д) правового обеспечения.

2.Функциональную часть, в которую входят такие подсистемы как:

а) подсистема текущего управления и оперативного управления производством;

б) подсистема управления финансами;

в) подсистема управления кадрами;

г) бухгалтерский учет;

д) подсистема управления реализацией;

е) подсистема управления материально-техническим снабжением;

ж) подсистема управления подготовкой производства.

з) подсистема управления сбытом и др.

Как правило, основой всей функциональной части считаются подсистема текущего и оперативного управления производством, подсистема управления финансами, подсистема бухгалтерского учета. Учреждение имеет множество задач в каждом подразделении и, соответственно, множество информационных потоков.

Рассмотрим некоторые из подсистем АСОИ.

1) Подсистема управления подготовкой производства.

Основными задачами здесь являются:

а)расчет всех необходимых норм и нормативов для организации производственного процесса экспериментальной лаборатории художественных ремесел;

б) расчет плановых показателей.

2) Подсистема текущего управления.

Ее цель: обеспечение балансовой увязки материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Основные задачи:

а) составление плана производства;

б) планирование потребности в ресурсах;

в) калькулирование себестоимости;

г) планирование прибыли.

3) Подсистема управления материально-техническим обеспечением.

Ее цель; удовлетворение потребностей производства в материальных ресурсах при минимуме затрат.

Основные задачи:

а)учет обеспеченности материалами на складе;

б)расчет потребности в материалах;

в)контроль за состоянием запасов материалов.

4) подсистема управления сбытом.

Основные задачи:

а) учет движения готовой продукции;

б) учет отгруженной и реализованной продукции,

в) составление отчетности по сбыту,

г) расчет плана поставок готовой продукции в разрезе потребителей и ассортимента.

5) Подсистема управления кадрами.

Основные задачи:

а) учет личного состава работающих,

б) учет движения кадров,

в) составление отчетности по кадрам.

4) подсистема управления сбытом.

Основные задачи:

а) расчет и составление плана потребности в финансовых ресурсах,

б) учет движения финансовых ресурсов,

в) составление отчетности по финансам.

7) Подсистема бухгалтерского учета (рассмотрена далее).

3.2.2. Задачи автоматизации отделов МУК ВЦ «Галерея».

Автоматизация отдела художественных ремесел. Задачи автоматизации отдела художественных ремесел: разработка наиболее эффективной стратегии проведения рекламной компании МУК ВЦ «Галерея» и студии «Гармония», разработка и изготовление рекламных вывесок, табличек, стендов, плакатов, листовок, приглашений, штендеров, щитов; разработка художественно-конструкторских проектов сувенирно-бытовой продукции; подготовка технической документации на проектируемое изделие; авторский надзор за реализацией проекта, разработка проектов благоустройства интерьеров помещений; изучение передового опыта в области дизайна и рекламных технологий.

Автоматизация делопроизводства, отдела кадров. Задачи автоматизации офиса: редактирование (набор, проверка, оформление), печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т.п. В настоящее время в связи со значительным ростом информационных потоков все большее значение уделяется системам автоматизации документооборота организаций и учреждений. Для того, чтобы эффективно управлять деятельностью любого предприятия, фирмы, организации все имеющие место там информационные потоки должны управляться и отслеживаться. Известно, что фиксирует и регламентирует деятельность на предприятии документ. Понятие структуры информационного обмена является основой документопоток. Документопоток лежит в основе делопроизводства. Делопроизводством конкретной организации принято называть деятельность по организации прохождения документов внутри данной организации.

Основными задачами автоматизации документооборота и систем доставки информации являются следующие:

- интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

- ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;

- автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами;

- формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);

планирование и управление ресурсами;

- автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);

- организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;

- обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;

- обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы (Internet, Telex, Fax, почтовые системы);

- формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.

Автоматизация аналитической обработки экономической информации.

Аналитическая обработка экономической информации очень трудоемка сама по себе и требует большого объема разнообразных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это связано с потребностью разработки и обоснования планов учреждения, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью. Планово - бухгалтерский отдел выполняет функции экономического отдела. Задачи, решаемые экономическим отделом: разработка смет, бюджетов, планов, составление калькуляции себестоимости на изготовляемую продукцию, осуществление контроля финансового состояния предприятия, составление штатного расписания по согласованию с руководителем, ведение карточек по доходам организации, ведение форм по расходам организации, анализ хозяйственной деятельности по всем направлениям деятельности организации.

Автоматизация отдела малого выставочного зала необходима для обеспечения качественного учета торговли, освобождения сотрудников от длительных поисков необходимой информации, в результате - высвобождение рабочего времени для более полной и своевременной консультации посетителей.

3.2 Организационно-экономическая сущность задачи «Автоматизация бухгалтерского учета»

В каждой подсистеме для решения задач существует множество входных документов (информации), нормативно-справочной информации (НСИ) и выходных документов (информации). Периодичность возникновения и необходимость решения различны для каждой задачи в рамках отдельно взятой подсистемы. Поэтому рассмотрим подробнее подсистему «Бухгалтерский учет» и задачи «Формирование ведомости заработной платы», «Формирование списка счетов выставленных и оплаченных».