Совершенствование организации труда государственных служащих (на примере Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации)

Понятие и сущность организации труда государственных служащих. Особенности и критерии эффективности организации труда государственных служащих. Характеристика, анализ, совершенствование организации труда государственных служащих Аппарата Совета Федерации.

Рубрика Государство и право
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 23.05.2015
Размер файла 535,8 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

3. Анализ работы госслужащих Аппарата СФ с ИКС показал проблемные точки:

- информационные технологии в основном используются для поддержки старых, докомпьютерных деловых процессов;

- из-за разделения сетей Интранет и Интернет отсутствуют развитые механизмы информационного обмена;

- отсутствует единая система документирования процедур разработки подсистем, функционирующих в составе ИКС;

- существующая сетевая инфраструктура ИКС не реализует полностью функциональность по управлению, безопасности, по администрированию сетевых ресурсов.

Основная причина перерывов в работе и неэффективной работы заключается в длительных ожиданиях восстановления системы и устранения других неполадок, за которые ответственны сотрудники Управления информационных технологий. Вторая причина - в недостаточной компьютерной грамотности многих служащих, чьи ошибочные действия приводят к сбоям.

Рост количества серверов в корпоративной компьютерной сети Совета Федерации при ограниченном количестве системных администраторов приводит к простоям в работе оборудования или выходу систем из строя, что делает очень актуальной задачу организации мониторинга и обслуживания серверов и приложений. Из этой задачи следует необходимость увеличения штата специалистов по системному администрированию.

Необходимо внедрять в процесс управления современные информационные системы, способные решать проблемы в функционировании и обслуживании ИКС и других прикладных компьютерных систем, обеспечивающих деятельность Совета Федерации РФ. Необходимость соответствия ИКС Совета Федерации уровню современных требований к информационно-коммуникационным системам подобного класса требует постоянного развития системы, адаптации ее под текущие задачи государственного органа.

Цель разработки проекта: совершенствование организации труда государственных служащих Аппарата СФ.

Проектные мероприятия

1. Внедрение методики комплексной оценки эффективности труда госслужащих Аппарата СФ

2. Совершенствование организационной структуры

3. Повышение эффективности эксплуатации ИКС и других программно-аппаратных комплексов

Реализация проектных мероприятий позволит усовершенствовать организацию труда государственных служащих Аппарата СФ.

1. Эффективная система оценки государственных служащих с учетом степени загрузки, важности выполняемых функций и результатов их профессиональной деятельности обосновывает методы материального и нематериального стимулирования госслужащих Аппарата СФ.

2. Усовершенствование структуры Управления информационных технологий: новое подразделение более эффективно выполняет часть прикладных задач отдела технологических систем. Упорядочение и конкретизация полномочий государственных служащих, которые должны быть закреплены в должностных регламентах. Разработка должностных регламентов для новых должностей в новой организационной структуре.

3. Внедрение эффективных технологий и современных методов работы, развитие механизмов информационного обмена, усовершенствование инфраструктуры ИКС, создание системы дистанционного обучения госслужащих Аппарата СФ современным компьютерным технологиям. Использование программного решения мониторинга, повышающего управляемость ИТ-инфраструктуры - ПО Microsoft Operations Manager существенно упрощает выявление проблемных зон, облегчает процесс определения основных причин неполадок и способствует оперативному восстановлению работы служб и предотвращению потенциальных проблем на центральных серверах ИКС Совета Федерации.

Нормативно-методическая база проектирования:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;

- Федеральный закон РФ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе»;

- Указ Президента РФ от 10.03.2009 N 261 «О Федеральной программе "Реформирование и развитие системы государственной службы Российской Федерации (2009 - 2013 годы)"»;

- Указ Президента РФ от 31.12.2005 N 1574 «О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы» (редакция, действующая с 1 января 2013 года);

- Регламент Совета Федерации;

- Положение об Аппарате Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- Основные требования по формированию штатного расписания Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, утверждены распоряжением Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от 4 апреля 2006 года 91рпк/л.

- Концепция развития информационно-коммуникационной системы Совета Федерации до 2015 года

- государственные контракты на техническую поддержку программной платформы ИКС Совета Федерации

- контракты на оказание услуг технической поддержки программной платформы ИКС Совета Федерации на базе SMS Server

- Руководства и другие документы компании Microsoft, в частности Microsoft Operation Manager и System Management Server.

Основные этапы проекта

1. Аналитический этап. Январь - март 2013 г.

Исследование теоретических источников по теме госуправления, общего и проектного менеджмента, анализ организации труда государственных служащих Аппарата СФ. Исследуется структура Аппарата СФ, служебный распорядок и система мотивации госслужащих, факторы производственной среды, особенности информационно-технологического обеспечения трудовой деятельности государственных служащих Аппарата СФ. Исследования проводятся на базе методов экспертных оценок и социально-экономического анализа, также используются эмпирические методы: наблюдение, сравнение, измерение.

Аналитический этап начинается с определения и предварительной формулировки проблемы и завершается составлением обоснования проекта, необходимости проведения мероприятий. Точное выявление проблемы позволяет четко сформулировать цель проекта.

2. Этап планирования. Апрель - май 2013 г.

На этапе планирования по итогам аналитического этапа происходит окончательная формулировка целей и задач. Детализацируются важнейшие направления в виде относительно самостоятельных планов конкретных действий. Основные тактические планы: календарный план и бюджетный план.

3. Этап реализации. Июнь - декабрь 2013 г.

Использование всех имеющихся средств с наибольшей эффективностью для достижения намеченных целей в точном соответствии с планом. Проведение специальных мероприятий, организация коммуникаций, менеджмент и контроль за ходом реализации проекта. Строго учитывается соответствие последовательности элементов проекта календарному плану, задействуются все виды ресурсов, контролируется расход времени и финансов.

4. Этап оценки эффективности. Январь - февраль 2014 г.

Оценка эффективности может быть качественной и количественной. Целевые индикаторы и показатели эффективности закладываются на этапе планирования.

Предполагаемые источники финансирования проекта - средства федерального бюджета.

Возможные источники социально-экономического эффекта:

- повышение эффективности методики оценки трудовой деятельности госслужащих

- повышение удобства рабочих мест

- рациональное распределение должностных обязанностей

- оптимизация управления ИКС.

3. Разработка проекта по совершенствованию организации труда государственных служащих Аппарата Совета Федерации

3.1 Мероприятия по совершенствованию организации труда государственных служащих

Мероприятие 1. Внедрение методики комплексной оценки эффективности труда госслужащих Аппарата СФ

Для оценки эффективности труда государственных служащих Аппарата СФ предлагается методика определения эффективности труда госслужащих, разработанная Т.А. Беркович, автором стратегических разработок в сфере управления персоналом, организации и мотивации труда на госслужбе [ Беркович Т. А. Там же.

Размещено на Allbest.ru]. Данная методика учитывает специфику труда госслужащих как информационной управленческой деятельности, использует комплексный подход к оценке, позволяя определить функциональные особенности выполняемых работ и качество решения административных задач управления.

Оценка эффективности труда государственных служащих Аппарата СФ требует рассчитать три коэффициента:

1) коэффициент загруженности (по матрице РАЗУ);

2) коэффициент использования рабочего времени;

3) коэффициент качества выполнения работы.

Перемножив полученные коэффициенты, мы вычислим коэффициент эффективности труда Кэф. тр, отражающий результативность труда работника или подразделения, по формуле (4):

Кэф. тр = КиспРВi * Кзi * Ккачi, (4)

где КиспРВi - коэффициент использования рабочего времени;

Кзi - коэффициент загруженности работника или подразделения;

Ккачi - коэффициент качества выполнения работы.

Если Кэф. тр < 1, то работа является неэффективной, если Кэф. тр ? 1, работа эффективна. Коэффициент имеет количественное значение, что позволяет выстраивать рейтинги, сделать прозрачным процесс расчета стимулирующих надбавок. Основные этапы применения предлагаемой методики представлены на рисунке 5.

Определение основных целей, задач, стратегии организации труда в Аппарате СФ

v

Определение целей и задач деятельности каждого подразделения Аппарата СФ

v

Передача целей и задач по уровням управления, ознакомление с ними каждого работника

v

Проведение фотографии, самофотографии рабочего дня работников Аппарата СФ

v

Определение весовых значений коэффициентов трудоемкости функций и сложности их выполнения на основе попарных сравнений методом экспертных оценок

v

Определение весовых значений символов, характеризующих степень участия каждого работника в выполнении функций подразделения

v

Построение и расчет исходной матрицы РАЗУ, отражающей загруженность каждого работника и подразделения с учетом коэффициентов сложности и трудоемкости выполнения работы

v

Расчет средней загруженности по каждому работнику и подразделению. Сравнение средней загруженности с загруженностью каждого работника и подразделения. Расчет коэффициента загруженности каждого работника и подразделения

v

Определение коэффициента качества выполнения работы на основе параметров оперативности и результативности

v

Расчет коэффициента эффективности труда путем перемножения коэффициента использования рабочего времени, коэффициента загруженности и коэффициента качества выполнения работы

v

Принятие решений по использованию результатов оценки эффективности труда

Рисунок 5 - Основные этапы определения эффективности труда госслужащих

Как следует из схемы на рисунке 2, обязательным условием применения методики является формулирование целей, задач и стратегий развития исследуемой организации, в данном случае - Аппарата СФ. Для каждого подразделения и каждого работника определяются также задачи, связанные с реализацией поставленных целей. Степень и качество достижения целей учитываются в коэффициенте качества выполнения работы.

Фотографии рабочего дня каждого работника делаются в течение достаточно длительного периода, не менее 1 месяца, чтобы получить объективную информацию для расчета коэффициента использования рабочего времени по формуле (5):

КиспРВ =

Тпз + Топ + Торм + Тпт + Тотл(н)

, (5)

Тнабл

где Тпз + Топ + Торм + Тпт + Тотл(н) - суммарное время, мин, соответственно: подготовительно-заключительное; оперативное; на обслуживание рабочего места; на перерывы, обусловленные технологией и организацией производства; на отдых и личные надобности;

Тнабл - время наблюдения, мин.

Коэффициент использования рабочего времени определяется по каждому работнику (отделу, подразделению).

Расчет следующего элемента формулы определения эффективности труда - коэффициент загруженности работника и подразделения - производится по данным матрицы распределения административных задач управления (РАЗУ). Матрица представляет собой таблицу, в которую по вертикали вписываются все функции, выполняемые конкретным подразделением, по горизонтали -- работники подразделения. С помощью символов на полях матрицы обозначается степень участия каждого работника в выполнении функций подразделения. Количество символов и их содержание зависят от специфики деятельности данного подразделения.

Объектом проведения оценки эффективности труда по новой методики стало наиболее проблемное подразделение Аппарата СФ с точки зрения организации труда - Управление информационных технологий и документооборота. При проектировании матрицы РАЗУ для определения эффективности труда госслужащих Управления информационных технологий для описания деятельности по реализации функций и решению задач были выделены три основных аспекта:

1) О - отвечает за решение задачи;

2) Р - участвует в процессе решения задачи;

3) У - отвечает за техническое обслуживание реализации задачи.

Для более детального обозначения данных аспектов разработан список условных обозначений.

По первому аспекту - отвечает за решение задачи:

Я - единоличное решение и персональная ответственность за решение той или иной задачи (с подписью);

! - персональная ответственность за решение той или иной задачи при коллегиальной форме принятия решения (с подписью);

Р - участие в коллегиальном решении данной задачи без права подписи.

По второму аспекту - участвует в процессе решения задачи:

П - планирование;

О - организация;

К - контроль;

X - координация совместных усилий участников процесса;

А - мотивация.

По третьему аспекту - отвечает за техническое обслуживание реализации задачи:

С - согласование, визирование;

Т - исполнительство;

М - подготовка предложений;

И - передача информации.

В таблице 3 представлен образец матрицы РАЗУ для Управления информационных технологий и документооборота Аппарата СФ.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Таблица 3 - Матрица распределения административных задач управления (РАЗУ) для подразделений Управления информационных технологий и документооборота Аппарата СФ.

№ п/п

Должности и подразделения

Функции

Документационное обеспечение деятельности СФ

Обеспечение проведение заседаний СФ и иных мероприятий, проводимых СФ

Прием и регистрация поступивших в СФ документов

Учет и отправка исходящих документов

Обеспечение издательской деятельности СФ

Реализация Программы внедрения электронного документооборота

Архивное хранение актов СФ и иных документов

Выпуск актов СФ и организационно-распорядительных документов руководства СФ и Аппарата СФ

Подготовка к рассмотрению поступивших из ГД федеральных конституционных законов и др. док-тов

Телефонная справочная служба

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

Начальник Управления

ЯПОКМ

ЯОМ

М

М

ЯПОКМ

!

2

Референт Управления - Приемная СФ

Т

Т

!ОКХТ

!ОКХТ

ТИ

СТ

ЯПОКМТ

3

Отдел автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм

РТ

Р

РО

И

ЯПОХТ

!ОХТ

4

Отдел подготовки и тиражирования документов

РТ

ЯПОТ

И

Т

5

Отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива

РТ

ТИ

ЯПОТ

6

Отдел технологических систем и комплексов информационно-коммуникационной системы

РТ

!ПОТ

Т

ОХТ

ЯПОХМТ

РОХТ

Р

Т

!ОТ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Чтобы определить значимость каждого символа в матрице РАЗУ и, соответственно, загруженность должностных лиц и структурных подразделений, рассчитаем степень трудоемкости функций, выполняемых должностным лицом или подразделением. Сравнительные весовые оценки каждого символа можно вычислить методом ранжирования (попарных сравнений). В матрице символы сравнивают попарно, более предпочтительному символу присваивается значение 2, менее предпочтительному - 0. Если символы равны по значимости, то каждому из них присваивается значение 1. Таким образом, каждый символ сравнивается со всеми остальными с обозначением его значимости (таблица 4).

Таблица 4 - Матрица предпочтений (попарных сравнений) символов в матрице РАЗУ.

Символы

Я

!

Р

П

О

К

Х

А

Т

М

С

И

Сумма

баллов

Значимость символа

Я

1

1

2

2

1

2

1

2

0

2

2

2

18

12,5%

!

1

1

2

1

0

2

1

0

0

2

2

1

13

9,0%

Р

0

0

1

1

0

1

1

0

0

1

1

1

7

4,9%

П

0

1

1

1

1

2

0

1

1

2

2

1

13

9,0%

О

1

2

2

1

1

1

1

1

1

2

2

1

16

11,1%

К

0

0

1

0

1

1

0

1

1

1

1

0

7

4,9%

Х

1

1

1

2

1

2

1

1

0

2

1

1

14

9,7%

А

0

2

2

1

1

1

1

1

1

2

2

1

15

10,4%

Т

2

2

2

1

1

1

2

1

1

2

1

2

18

12,5%

М

0

0

1

0

0

1

0

0

0

1

1

1

5

3,5%

С

0

0

1

0

0

1

1

0

1

1

1

0

6

4,2%

И

0

1

1

1

1

2

1

1

0

1

2

1

12

8,3%

Сумма

баллов

144

100%

Суммируя количество предпочтений по строке, получаем значимость каждого символа функциональной матрицы. Делением суммарного значения каждого символа на общую сумму значений всех символов определяется весовое значение каждого символа. Количество символов против каждой функции по должностному лицу или подразделению определяет степень его участия в выполнении этой функции.

Заменив каждый символ в матрице РАЗУ (табл. 3) его количественным значением из таблицы 4 и суммировав их, получаем количественно выраженную загруженность должностного лица или подразделения по данной функции. Подставим полученные весовые коэффициенты символов в таблицу «Матрицы РАЗУ для подразделений Управления информационных технологий и документооборота Аппарата СФ». В таблице 5 представлены итоговые данные по степени загруженности должностных лиц и подразделений Управления по каждой функции.

Таблица 5 - Загруженность должностных лиц и подразделений Управления по каждой функции.

№ п/п

Подразделения

Коэф. загру-жен-ности

Функции

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

Начальник Управления

152,9

41

27,1

13,9

13,9

3,5

3,5

41

9

2

Референт Управления - Приемная СФ

210,4

12,5

12,5

47,2

47,2

20,8

16,7

53,5

3

Отдел автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм

143,7

17,4

4,9

16

8,3

54,8

42,3

4

Отдел подготовки и тиражирования документов

83,3

17,4

45,1

8,3

12,5

5

Отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива

104,8

17,4

20,8

45,1

21,5

6

Отдел технологических систем и комплексов информационно-коммуникационной системы

251,3

17,4

41,6

12,5

33,3

58,3

38,2

4,9

12,5

32,6

Как показывает оценка загруженности, наиболее загруженным подразделением Управления информационных технологий является отдел технологических систем и комплексов информационно-коммуникационной системы. Чрезмерное количество функций и их разнородность (как концептуальные, стратегические, так и прикладные задачи) приводят к тому, что сотрудники отдела работают в условиях жесткого графика, часто случаются авралы и сбои и т.д.

Следующий этап: вычисление коэффициентов сложности и трудоемкости, которые позволяют определить сложность и трудоемкость выполнения каждой функции. Данные коэффициенты также рассчитываются методом попарных сравнений, с их помощью уточняются коэффициенты загруженности по каждому подразделению и сотруднику, а также среднюю загруженность по подразделению.

Таким образом, матрица РАЗУ позволяет не только определить рациональность распределения работ, но и проранжировать все задачи по степени трудности и сложности их исполнения, а также выделить наиболее загруженные отделы.

Следующий этап оценки - вычисление коэффициент качества выполнения работы. Начальник отдела на основе критериев оперативности и результативности выполнения работы госслужащим определяет коэффициент качества. Для сотрудников отдела информационных технологий наиболее значим такой показатель оперативности, как скорость выполнения работы. Четыре показателя распределяются на шкале оперативности и получают соответствующие веса оценки в таблице 6.

Таблица 6 - Шкала оперативности

Оперативность

Значение

Выполнение работы в срок

0,5

Задержка на три дня

0,4

Задержка на неделю

0,3

Задержка на срок более недели

0

Также выстраивается шкала результативности от 0 до 1, где максимальная оценка соответствует выполнению работы качественно и в полном объеме, а минимальная - полное невыполнение задачи (таблица 7).

Таблица 7 - Шкала результативности

Результативность

Значение

Без переделки работы

0,5

Одна переделка

0,4

Две переделки

0,3

Более двух переделок

0

В завершение расчетов определяется коэффициент эффективности труда путем перемножения коэффициента использования рабочего времени, коэффициента загруженности и коэффициента качества выполнения работы. Если значение коэффициента эффективности труда ?1, значит работа сотрудника эффективна, если <1 - работа признается недостаточно эффективной или совсем неэффективной, если коэффициент равен 0.

Завершающий этап применяемой методики - принятие решения по использованию результатов оценки эффективности труда. Выясняются причины недостаточной эффективности работников или целых отделов, определяются возможности повышения производительности их труда за счет улучшения использования рабочего времени, повышения качества работы или изменения организации труда.

Проведенная оценка эффективности должностных лиц и структурных подразделений Управления информационных технологий показала, что наиболее высокие коэффициенты использования рабочего времени, загруженности, сложности и трудоемкости выполнения каждой функции характеризуют организацию труда Отдела технологических систем и комплексов информационно-коммуникационной системы. Оптимизации функциональной нагрузки внутри исследуемого подразделения можно достичь, создав на его базе новое структурное подразделение, которое возьмет на себя наиболее трудоемкие функции, относящиеся к сфере прикладных задач.

Правовое обоснование мероприятий по оценке организации труда и эффективности работы госслужащих Аппарата СФ содержится в следующих законах и нормативных актах:

- Регламент Совета Федерации;

- Положение об Аппарате Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- Указ Президента РФ от 31.12.2005 N 1574 «О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы» (редакция, действующая с 1 января 2013 года).

Мероприятие 2. Совершенствование организационной структуры

Обязанности госслужащих отдела технологических систем и комплексов информационно-коммуникационной системы разделяем на две группы: концептуальные задачи и прикладные. Задачи первой группы остаются закрепленными за отделом технологических систем. Для решения прикладных задач необходимо создание нового отдела по обслуживанию прикладных информационных систем и программных комплексов.

Соответственно, разделяются обязанности отдела технологических систем по следующим направлениям.

1. Отдел технологических систем и комплексов информационно-коммуникационной системы:

- формирование и проведение единой политики в области сопровождения и развития информационно-коммуникационной системы СФ (ИКС СФ);

- формирование и проведение единой политики в области развития прикладных автоматизированных систем, прикладного программного обеспечения, прикладных программно-технических средств и единой технологии электронного документооборота в составе ИКС СФ;

- координация работ по развитию корпоративной компьютерной сети СФ;

- сопровождение, дальнейшее развитие и координация работ по информационному наполнению корпоративного Интранет-сайта СФ; организация и координация работ по проектированию, внедрению и развитию публичного Интернет-сайта СФ и программно-технического комплекса (ПТК) Интернет-представительства СФ.

2. Отдел по обслуживанию прикладных информационных систем и программных комплексов:

- обеспечение информационной, документационной, телекоммуникационной, технологической, материально-технической поддержки деятельности СФ, комитетов и комиссий СФ, членов СФ, структурных подразделений Аппарата СФ;

- обеспечение функционирования единой системы делопроизводства и документооборота в СФ;

- сопровождение прикладных автоматизированных информационных систем на серверах ИКС СФ и рабочих местах пользователей;

- обеспечение функционирования средств связи, используемых в СФ;

- организация дистанционного обучения сотрудников Аппарата СФ, разработка методических материалов и учебных курсов;

- организация обеспечения пользователей техническими средствами (компьютерами, видеотехникой, средствами организационной техники и др.), системными программными и прикладными продуктами и расходными материалами;

- обеспечение обмена аудио- и видеоинформацией с внешними организациями;

- проведение видеотрансляций заседаний комитетов и комиссий СФ по системе технологического телевидения в здании СФ;

- ведение цифровой звукозаписи мероприятий, проводимых СФ, с выдачей звуковых файлов в структурные подразделения Аппарата СФ.

Из отдела технологических систем в новое подразделение переводятся заместитель начальника отдела, который возглавляет создаваемый отдел. Для организации сектора дистанционного обучения в новый отдел переводится ведущий консультант отдела технологических систем. Контроль технологических процессов в новом отделе обеспечивает ведущий специалист 1 разряда из отдела технологических систем. В новом отделе также создаются должности обеспечивающих специалистов, которые выполняют следующие функции:

- обеспечение стабильной работы компьютерных систем и средств связи;

- обучение сотрудников;

- обслуживание электронной системы.

До реорганизации в отделе работало 9 государственных служащих. В новой организационной структуре в отделе технологических систем остаются 6 госслужащих, в создаваемом отделе по обслуживанию прикладных информационных систем и программных комплексов создаются 5 должностей. Из этих пяти сотрудников три приходят из отдела технологических систем, два поступают на условиях конкурса. Новая организационная структура Управления информационных технологий представлена на рисунке 6.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 6 - Усовершенствованная организационная структура Управления информационных технологий и документооборота Аппарата СФ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Для реализации мероприятий, связанных с повышением квалификации работников Аппарата СФ, необходимо приглашать специалистов в данной области с соответствующим опытом госслужбы. Например, повышению квалификации руководителей будет способствовать курс лекций известного российского специалиста в области разработки и принятия управленческих решений профессора Е.И. Орлова, который в прошлом возглавлял информационно-аналитическое управление Аппарата СФ.

Часть простейших функций по мониторингу и технической поддержке программного обеспечения и технологических систем необходимо отдать на аутсорсинг сервисному центру компании Microsoft в России. Данный аспект раскрывается в разделе 3.1.3. Также технологии аутсорсинга предлагается внедрять при организации сектора обучения государственных служащих Аппарата СФ современным методам работы с компьютерной техникой и программным обеспечением.

Анализ должностных регламентов и служебных инструкций выявил несоответствия с текущим положением в организации труда госслужащих Аппарата СФ, не учитываются новые сферы ответственности, изменения в содержании работы. При создании новой организационной структуры разрабатываются должностные регламенты для новых должностей. Пример должностного регламента обеспечивающих специалистов отдела по обслуживанию прикладных информационных систем и программных комплексов приводится в Приложении Ж.

Правовое обоснование мероприятий по оценке организации труда и эффективности работы госслужащих Аппарата СФ содержится в следующих законах и нормативных актах:

- Регламент Совета Федерации;

- Положение об Аппарате Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- Указ Президента РФ от 31.12.2005 N 1574 «О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы» (редакция, действующая с 1 января 2013 года);

- Указ Президента РФ от 10.03.2009 N 261 «О Федеральной программе "Реформирование и развитие системы государственной службы Российской Федерации (2009 - 2013 годы)"» (редакция, действующая с 10.08.2012);

- Основные требования по формированию штатного расписания Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, утверждены распоряжением Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от 4 апреля 2006 года 91РПК/Л.

Мероприятие 3. Повышение эффективности эксплуатации ИКС Совета Федерации

Обеспечение эффективной эксплуатации ИКС Совета Федерации связано с необходимостью решения следующих технических проблем:

- повышение эффективности использования имеющихся дорогостоящих технологических средств, в первую очередь серверов;

- организация централизованного управления и контроль функционирования аппаратных и программных средств ИКС для эффективного управления инфраструктурой;

- инвентаризация аппаратных и программных средств.

Помимо этого в процессе эксплуатация ИКС Совета Федерации объективно возникают и другие сложные технологические задачи, например, необходимость перехода на более новые версии ОС без нарушения режима функционирования ИКС, оперативное устранение проблемных ситуаций в работе ПО, необходимость постоянного опробования новых программных продуктов различных производителей и др.

Разработаны мероприятия по инвентаризации, мониторингу и поддержке аппаратных и программных средств, используемых в организации труда государственных служащих Аппарата СФ.

В ИКС используется ПО различных российских и зарубежных производителей. Поскольку в основу программной платформы положены программные продукты Microsoft, эффективное решение проблем требует практически постоянного взаимодействия с техническими специалистами этой компании. Поэтому предлагается передать функции технической поддержки всей программной платформы ИКС Совета Федерации компании Microsoft.

Одна из наиболее актуальных проблем в сфере электронных коммуникаций на госслужбе связана с растущей популярностью мобильной компьютерной техники: ноутбуков, нетбуков, смартфонов, планшетов и т.д. Работа из мобильного офиса становится все более востребованной, т.к. в настоящее время для доступа к ресурсам корпоративной сети ИКС используется безопасное подключение. Однако при внедрении данных технологий необходима профессиональная круглосуточная поддержка пользователей, что невозможно организовать только силами госслужащих и сотрудников Управления информационных технологий

В связи с этим предлагается внедрение сервисной модели премьер-поддержки Microsoft Premier Support, которая предлагает комплекс услуг, учитывающих уникальные нужды и потребности государственного органа:

- устранение нештатных ситуаций в режиме «24х7» с помощью глобальной службы поддержки, которая расположена по всему миру в 8 специализированных центрах технической поддержки;

- экспертиза систем, консультации по эксплуатации дистанционно и на месте;

- информационные сервисы поддержки с помощью персонального менеджера технической поддержки, который оценивает ресурсы, необходимые для конкретных задач и составляет оптимальный набор программных компонент;

- выпуск индивидуальных исправлений ПО Microsoft в случае отказа работоспособности систем;

- проведение аудита информационных систем;

- доступ к базе знаний Microsoft, включая скачивание пакетов обновлений.

Рост количества серверов в корпоративной компьютерной сети Совета Федерации при ограниченном количестве системных администраторов приводит к простоям в работе оборудования, к выходу систем из строя и частичным сбоям на отдельных участках. Задача организации мониторинга и обслуживания серверов и ПО становится очень актуальной.

Совместно с Microsoft разрабатывается проект внедрения системы управления и мониторинга аппаратного и программного обеспечения серверов и рабочих станций. Мониторинг осуществляется на базе программы Microsoft Operations Manager (MOM), которая помогает системным администраторам поддерживать сетевую инфраструктуру на должном уровне, повышает ее управляемость, существенно упрощает выявление проблемных зон, облегчает процесс определения основных причин неполадок. MOM будет способствовать оперативному восстановлению работы служб и предотвращению потенциальных проблем на центральных серверах ИКС Совета Федерации.

Система централизованного управления ресурсами реализуется на базе Microsoft System Management Server (SMS), которое предоставляет администратору широкие возможности для удаленного администрирования настольных компьютеров и автоматизирует процессы установки и инвентаризации программного обеспечения. Данный инструмент также включает необходимое программное обеспечение для внедрения электронной цифровой подписи на компьютерах пользователей.

Правовое обоснование мероприятий по совершенствованию работы ИКС и программно-аппаратных комплексов содержится в следующих законах и нормативных актах:

- Концепция развития информационно-коммуникационной системы Совета Федерации до 2015 года

- государственные контракты на техническую поддержку программной платформы ИКС Совета Федерации

- контракты на оказание услуг технической поддержки программной платформы ИКС Совета Федерации на базе SMS Server

- Руководства и другие документы компании Microsoft, в частности Microsoft Operation Manager и System Management Server

3.2 Оценка эффективности проекта

Точный расчет абсолютного эффекта и экономической эффективности мероприятий невозможен, т.к. результаты проекта по оценке госслужащих являются косвенными, проявляются в различных аспектах организации труда, в течение длительного времени в будущих периодах.

Мероприятие 1. Внедрение методики комплексной оценки эффективности труда

Размер затрат на проведение оценки (таблица 8) включает стоимость каждого мероприятия по проведению оценки и зависит от затраченного времени специалиста 1 класса.

Стоимость 1 часа работы специалиста по оценке рассчитывается из размера его ежемесячного денежного содержания (должностной оклад + ежемесячное денежное поощрение в размере 2,5 окладов):

2200 + 5500 = 7700 руб.

В среднем, в одном месяце 22 рабочих дня по 8 часов. Специалист 1 разряда работает 176 ч в месяц. Таким образом, стоимость 1 часа работы специалиста 1 разряда составляет:

7700 : 176 = 43,75 руб.

Таблица 8 - Размер затрат на проведение оценки результативности и эффективности труда госслужащих Управления информационных технологий

Мероприятия по проведению оценки

Кол-во человеко-часов

Стоимость 1 часа, руб.

Стоимость мероприятия, руб.

Изучение организационной и функциональной структуры Управления

8

43,75

350

Проведение персональных интервью с руководителями Управления (3 человека по 1 часу)

3

43,75

131,25

Проведение опроса госслужащих Управлений Аппарата СФ об удовлетворенности работой компьютерной техники и внедрением информационных технологий (224 человека)

24

43,75

1050

Эксперт-опрос специалистов Управления информационных технологий и документооборота Аппарата СФ (25 чел.)

8

43,75

350

Интервью по компетенциям госслужащих отдела технологических систем и комплексов информационно-коммуникационной системы (9 чел.)

16

43,75

700

Продолжение таблицы 2

Составление и анализ матрицы РАЗУ - коэффициент загруженности работников

8

43,75

350

Фотографии рабочего дня сотрудника (9 чел.) - коэффициент использования рабочего времени

72

43,75

3150

Расчет коэффициента качества выполнения работы

4

43,75

175

Итого:

143

6256,25

Расчеты в таблице 8 показали, что потребуется 143 часа рабочего времени специалиста 1 разряда. Стоимость мероприятий по оценке составит 6256,25 руб.

Результаты проекта в части внедрения новой методики оценки трудно исчислимы, что связано со спецификой деятельности Аппарата СФ как органа власти, занимающегося стратегической политикой, не всегда показывающей конкретные общественно значимые измеримые результаты. Также необходимо учитывать наличие неконтролируемых внешних факторов, оказывающих влияние на конечные результаты деятельности структурных подразделений.

Экономический эффект выражается в части экономии бюджетных и внебюджетных средств. Объективная оценка способствует совершенствованию системы мотивации, более адресным поощрительным выплатам и более обоснованному продвижению по службе сотрудников Аппарата СФ.

Результаты проведенной оценки дают обоснование разделения отдела информационных систем на два подразделения, перераспределения функций, что приведет к созданию более равномерной нагрузки на каждого сотрудника и соответственно - большей отдачи от него. Ожидается увеличение производительности труда и снижение трудоемкости работ, улучшение использования оборудования.

Социальный эффект от внедрения новой методики оценки организации труда госслужащих проявляется в следующем:

1) укрепляется командный дух, сплоченность коллектива;

2) для граждан, для всего общества социальный эффект выражается в совершенствовании законодательной деятельности Совета Федерации.

3) улучшается социальная и профессиональная структура коллективов подразделений Аппарата СФ, руководящие должности занимают более квалифицированные, ответственные люди;

4) повышается управляемость Аппарата СФ, сокращаются излишние звенья и создаются новые, необходимые для эффективной организации труда госслужащих Аппарата СФ, повышается оперативность управления;

5) совершенствование системы мотивации, усиливается мотивация к труду;

Используя формулу (1), рассчитаем коэффициент конкордации. Промежуточные результаты расчетов приведены в таблице 9. Эксперты высказывали мнение по пяти сравниваемым объектам - выгодам от реализации проектного мероприятия.

Таблица 9 - Исходные данные и промежуточные результаты расчетов для коэффициента конкордации.

Варианты

Эксперты

Сумма
рангов

Отклонения от средней суммы

Квадрат
отклонения

1

2

3

4

5

I

1

1

2

3

1

8

-7

49

II

3

2

1

1

2

9

-6

36

III

2

5

5

5

4

21

6

36

IV

4

4

4

2

5

19

4

16

V

5

3

3

4

3

18

3

9

146

Подставляя вычисленное значение в формулу (1), получим:

W =

12 * 146

? 0,6

25 * (125 - 5)

Полученная величина коэффициента конкордации позволяет сделать вывод о согласованности в мнениях экспертов относительно ожидаемой эффективности мероприятий по внедрению новой методики оценки госслужащих.

Мероприятие 2. Совершенствование организационной структуры

Размер затрат на совершенствование организационной структуры представлен в таблице 10.

В результате изменения организационной структуры Управления информационных технологий и документооборота Аппарата СФ создается новый отдел на базе отдела технологических систем и комплексов информационно-коммуникационной системы. Основными рабочими процессами руководят сотрудники, пришедшие из данного отдела. Создаются две новых должности: Советник отдела и Специалист 1 разряда. При организации обучения государственных служащих Аппарата СФ современным методам работы с компьютерной техникой и программным обеспечением предлагается использовать технологии аутсорсинга. Разработкой программы обучения и обеспечением проведения лекций занимаются два приглашенных лектора. Затраты на аутсорсинг мониторинга и управления информационной системой учитываются в расчете эффективности мероприятия №3.

Единовременные затраты

Стоимость оборудования 1 рабочего места госслужащего включает расходы на оргтехнику и компьютеры и т.д. и составляет 25 тыс. руб.

Стоимость 1 часа работы приглашенного лектора - 300 руб.

На разработку должностных регламентов планируется потратить 8 часов рабочего времени советника отдела. Размер его месячного денежного содержания составляет 16600 руб., 1 час работы равен 94,3 руб.

Текущие затраты на 1 месяц

В текущих затратах учитываются денежное содержание новых специалистов и расходы на содержание рабочего места, оргтехнику и т.п. согласно существующим нормам.

Денежное содержание новых сотрудников:

Специалист 1 разряда 7700 руб.

Советник отдела 4150 + 12450 = 16600 руб.

Расходы на канцелярские принадлежности и обслуживание рабочего места - 750 руб.

Таблица 10 - Размер затрат на совершенствование организационной структуры Управления информационных технологий и документооборота Аппарата СФ в период июнь-декабрь 2013 г.

Мероприятия

Кол-во

Стоимость, руб.

Затраты

Переменные затраты

Создание дополнительных рабочих мест

2 места

25000

50000

Оплата труда приглашенных лекторов

10 часов

300

3000

Оплата разработки учебных программ, контроль результатов обучения (приглашенный лектор)

8 часов

300

2400

Разработка должностных регламентов

8 часов

94,3

755

56155

Постоянные затраты

Денежное содержание Советника отдела

12 месяцев

16600

199200

Денежное содержание Специалиста 1 разряда

12 месяцев

7700

92400

Расходы обслуживание 2 рабочих мест

12 месяцев

750

9000

Анализ показателей затрат временных ресурсов (8 часов работы специалиста 1 разряда)

12 месяцев

350

4200

304800

Итого:

360955

Как следует из расчетов в таблице 10, размер затрат на реализацию мероприятия №2 составит 360 955 руб.

В оценке эффективности сравниваются затраты времени на решение управленческих вопросов и осуществление управленческих операций до и после реорганизации. Оценка данных затрат поводится ежемесячно по следующим критериям:

1) исправление неполадок: работа по исправлению сбоев должна начинаться в течение 1 часа с момента получения информации, при оценке эффективности можно учитывать процент сервисных работ, начатых в положенный срок;

2) число профилактических работ, проверок оборудования и тестирования систем в течение месяца в соответствии с планом;

3) количество периодов недогрузки или перегрузки госслужащих;

4) процент госслужащих, выразивших удовлетворение новой постановкой дела по обслуживанию компьютеров, оргтехники и информационных систем.

В результате рационального распределения функций, передачи части функций на аутсорсинг, введения гибкого графика ожидаются положительные изменения показателей эффективности использования рабочего времени (таблица 11).

Таблица 11 - Прогноз динамики показателей эффективности использования рабочего времени в результате совершенствования организационной структуры и введения гибкого графика

Показатели

2012 г.

2013 г.

Изменения

Процент сервисных работ, начатых в положенный срок

62%

80%

129%

Выполнение плана профилактических работ, проверок оборудования и тестирования систем в течение месяца

37%

90%

143%

Доля периодов недогрузки или перегрузки госслужащих в течение месяца

27%

10%

-163%

Доля госслужащих Аппарата СФ, удовлетворенных обслуживанием компьютеров, оргтехники и информационных систем

60%

90%

150%

В планируемой структуре ликвидируется дублирование функций работниками различных отделов Управления информационных технологий, сокращение затрат рабочего времени руководителей и специалистов на работы, которые могут быть выполнены работникам низшей квалификации - техническими исполнителями. Это приводит к снижению затрат. Продлевается срок службы компьютерной техники, растет производительность труда госслужащих.

Социальные результаты проекта:

1) снижение текучести кадров;

2) экономия рабочего времени;

3) сокращение времени больничных и отгулов;

4) снижение уровня стресса, создание комфортной морально-психологической рабочей обстановки, мотивирующей госслужащих к повышению эффективности труда;

5) улучшение социальной и профессиональной структуры коллектива, рост уровня квалификации и профессионализма госслужащих;

6) улучшение условий труда работников: создание более равномерной нагрузки на каждого сотрудника и соответственно - большая отдача от него;

7) для граждан и всего общества: повышается скорость обработки обращений граждан, полнота и адекватность принимаемых мер, благодаря обучению государственных служащих Аппарата СФ современным методам работы с компьютерной техникой и программным обеспечением.

Используя формулу (1), рассчитаем коэффициент конкордации. Промежуточные результаты расчетов приведены в таблице 12. Эксперты высказывали мнение по семи сравниваемым объектам - выгодам от реализации проектного мероприятия.

Таблица 12 - Исходные данные и промежуточные результаты расчетов для коэффициента конкордации.

Варианты

Эксперты

Сумма
рангов

Отклонения от средней суммы

Квадрат
отклонения

1

2

3

4

5

I

1

1

2

3

1

8

-12

144

II

2

2

1

1

2

8

-12

144

III

6

7

6

5

6

30

10

100

IV

4

6

4

6

4

24

4

16

V

7

3

7

4

5

26

6

36

VI

3

5

5

7

7

27

7

49

VII

5

4

3

2

3

17

-3

9

498

Подставляя вычисленное значение в формулу (1), получим:

W =

12 * 498

? 0,7

25 * (343 - 7)

Полученное значение коэффициента конкордации W позволяет сделать вывод о том, что существует неслучайная согласованность в мнениях экспертов.

Мероприятие 3. Повышение эффективности эксплуатации ИКС и других программно-аппаратных комплексов

Затраты на данное мероприятие включают стоимость пакета услуг Microsoft Premier Support. Данный показатель равен 850 тыс. руб. за 1 год пользования пакетом. По мере совершенствования ИКС и программно-аппаратных комплексов затраты на данный пакет с каждым годом снижаются.

Согласно прогнозам экспертов Microsoft, установка системы круглосуточной поддержки позволит сокращать расходы на обслуживание техники и систем, ликвидировать издержки от простоев, сбоев, длительного времени диагностики и мониторинга (рисунок 7).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 7 - Эффективность внедрения пакета услуг Microsoft Premier Support

Мероприятия по совершенствованию работы ИКС позволят обеспечить стабильную работу систем и существенно снизить риски их эксплуатации, а следовательно, и количество возникающих сбоев и нештатных ситуаций, что позволит уменьшить затраты на ИТ и потери ресурсов, как трудовых, временных, так и финансовых.

Социальный эффект от внедрения мероприятия ожидается следующий:

1) для граждан социальный эффект выражается в повышении качества обратной связи, более оперативный ответ на обращения в Совет Федерации;

2) повышение квалификации и уровня профессионализма сотрудников отделов, обеспечивающих работу ИКС и других информационных систем и программных комплексов, они получают практические навыки по технической эксплуатации сложнейшей системы управления и инвентаризации аппаратного и программного обеспечения серверов и рабочих станций;

3) повышается надежность функционирования системных сервисов, создается отказоустойчивая корпоративная система документооборота;

4) для общества в целом - повышение оперативности рассмотрения законопроектов, более глубокая их проработка благодаря росту надежности и управляемости информационных и программных комплексов и системы документооборота;

5) экономия рабочего времени.

Используя формулу (1), рассчитаем коэффициент конкордации. Промежуточные результаты расчетов приведены в таблице 13.

Таблица 13 - Исходные данные и промежуточные результаты расчетов для коэффициента конкордации.

Варианты

Эксперты

Сумма
рангов

Отклонения от средней суммы

Квадрат
отклонения

1

2

3

4

5

I

1

1

2

2

1

7

-8

64

II

2

2

1

1

2

8

-7

49

III

4

5

5

5

4

23

8

64

IV

5

4

4

3

5

21

6

36

V

3

3

3

4

3

16

1

1

214

Подставляя вычисленное значение в формулу (1), получим:

W =

12 * 214

? 0,86

25 * (125 - 5)

В данном случае эксперты наиболее единодушны в своей оценке проектного мероприятия, т.к. коэффициент конкордации очень близок к 1.

Внедрение проекта совершенствования организации труда госслужащих Аппарата СФ требует социально-психологического, кадрового и ресурсного обеспечения на всех этапах проекта.

В таблице 14 представлен итоговый расчет общих затрат по всем трем проектным мероприятиям.

Таблица 14 - Затраты на реализацию проектных мероприятий

Мероприятия

Затраты, рублей

Внедрение новой методики оценки эффективности труда госслужащих Аппарата СФ

6256,25

Совершенствование организационной структуры

360955

Повышение эффективности эксплуатации ИКС Совета Федерации

850000

Итого:

1 217 211,25

Ожидаемый социальный эффект от реализации проектных мероприятий проявляется в следующих результатах:

1) экономия бюджетных и внебюджетных средств;

2) повышение оперативности рассмотрения законопроектов Советом Федерации;

3) ускорение обработки обращений граждан в Совет Федерации, более полные и адекватные меры в ответ на обращения граждан;

4) повышается управляемость Аппарата СФ;

5) условия труда госслужащих соответствуют нормам организации рабочих мест;

6) растет уровень квалификации и профессионализма госслужащих;

7) повышается качество системы мотивации;

8) более рациональное использование рабочего времени;

9) надежность и управляемость системных сервисов, информационных и программных комплексов, корпоративной системы документооборота;

10) улучшение организационной культуры, рост сплоченности коллектива;

11) снижается текучесть кадров;

12) снижается уровень стресса.

В Приложении И представлен план мероприятий по внедрению проекта совершенствования организации труда госслужащих Аппарата СФ и контролю над ходом внедрения.

Заключение

Государственная служба представляет особый вид профессиональной управленческой деятельности, а государственный служащий является профессионалом в обеспечении функционирования государства, в деятельности по реализации его социальной сущности. Сущность понятия «государственный служащий» и принципы организации труда в этой профессиональной сфере раскрывается в ряде законов и нормативных актах РФ, в первую очередь, это Федеральные законы РФ №119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации», № 58-ФЗ «О системе государственной службе Российской Федерации», № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе». Согласно ст. 11 Трудового кодекса РФ, организация труда государственных служащих регулируется нормами трудового права, в соответствии с особенностями, предусмотренными законодательством о государственной службе.

Аппарат СФ является частью Совета Федерации Федерального Собрания РФ и осуществляет непосредственное обеспечение деятельности Совета Федерации по реализации его конституционных полномочий. Основные направления работы Аппарата СФ: правовое, организационное, аналитическое, документационное, информационное, финансовое, материально-техническое, хозяйственное, транспортное, медицинское и социально-бытовое обеспечение деятельности Совета Федерации и его органов, членов Совета Федерации. Персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Аппарат СФ, несет Руководитель Аппарата СФ. Организационная структура и полный перечень должностей Аппарата СФ представлены в Приложениях А-Б.

Исследование организации труда государственных служащих Аппарата СФ позволило выявить ряд особенностей, положительных и негативных аспектов.

В основе оценки эффективности работы госслужащих лежат формальные показатели, оценка проводится преимущественно в форме аттестации, практически не влияет на оплату труда, поэтому воспринимается госслужащими очень отстраненно. Повысить ее эффективность может современная методика оценки результатов труда работников.

Наиболее сильно выраженные негативные факторы организации труда в Аппарате СФ: работа в авральном режиме, отсутствие планирования, плохие материально-технические условия организации труда, что приводит к длительному ожиданию восстановления работы при технических неполадках и системных сбоях и т.д. Совершенствованию процедур и методов работы будет способствовать оптимизация организационной структуры.

Анализ производственной среды выявил слабое использование современных информационных технологий государственного управления, существующая сетевая инфраструктура ИКС не реализует полностью функциональность по управлению, безопасности, по администрированию сетевых ресурсов. Из-за несовершенства системы управления и программного обеспечения серверов и рабочих станций нередки отказы системных сервисов, простои в работе оборудования.

В результате анализа выработаны рекомендации по совершенствованию организации труда. Разработан комплекс мероприятий по совершенствованию организации труда госслужащих Аппарата СФ по следующим направлениям.


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.