Посадовий аналіз у системі управління підприємством

- кваліфікаційні вимоги (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, відповідний стаж державної служби, інші вимоги);

- вимоги до спеціальних знань і навичок (зазначається, що працівник повинен вміти працювати на комп'ютері та знати програмні засоби, знати законодавство з питань охорони праці, правила техніки безпеки та пожежної безпеки, гігієни праці).

У цьому ж розділі рекомендується мати пункт про те, кого відповідальний працівник заміщує на час відсутності у зв'язку з відпусткою, хворобою та іншими причинами, а також хто заміщує його.

Завдання та обов'язки. У розділі встановлюється конкретний зміст діяльності працівника, зокрема зазначається:

відносно самостійна ділянка роботи відповідно до положення про підрозділ. Ділянка роботи може визначатися або тематично, або шляхом виділення групи питань з відповідних напрямів, або закріпленням за працівником переліку самостійних питань;

перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються. При встановленні видів робіт слід визначати їх за організаційно-юридичними ознаками (здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо);

Завдання та обов'язки працівника мають відповідати завданням і функціям підрозділу та вимогам професійно-кваліфікаційної характеристики відповідної посади.

При переліку обов'язків їх слід розбити на групи:

обов'язки з розробки, підготовки або участі в складанні документів з конкретних питань, що знаходяться в компетенції працівника (наказів, інструкцій і т. п.);

обов'язки зі своєчасного і якісного збору, обробки, аналізу і використанню інформації (узагальнень, звітів, правок, усної інформації і т. п.);

обов'язки з використання працівником організаційних, методичних, інструкторських, контрольно-інспекційних та інших форм роботи (виїзди на місця, скликання нарад або участь у них, проведення семінарів, консультацій, т. п.);

обов'язки з дотримання термінів виконання конкретних завдань.

Також у цьому розділі зазначається, що працівник зобов'язаний дотримуватись правил внутрішнього трудового розпорядку. Виконує інші доручення керівника відділу, начальника управління.

Права. У розділі визначаються засоби, за допомогою яких працівник має забезпечувати у процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов'язків. Наприклад, вносити пропозиції керівнику з відповідних питань та покращення роботи, приймати певні рішення, узгоджувати проекти документів, підписувати у межах своєї компетенції окремі документи, виконувати обов'язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах і проводити їх, проводити у межах своєї компетенції перевірки, готувати інформаційні матеріали, отримувати необхідну для виконання своїх завдань та функцій інформацію від відповідних установ і підрозділів, долучати до роботи фахівців, необхідних для виконання поставленого завдання.

Відповідальність. У розділі зазначаються критерії оцінки роботи і ступінь персональної відповідальності працівника. Критеріями оцінки є об'єктивні показники, що характеризують якість і своєчасність виконання роботи, використання наданих прав.

Державний службовець несе відповідальність за неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов'язків, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних з прийняттям на державну службу та її проходженням.

Взаємодія. У розділі зазначається від кого, в які терміни і яку інформацію одержує працівник; кому, яку і в які терміни представляє; з ким погоджує проекти документів, що готуються; з ким спільно готує документи, а також розглядаються інші питання інформаційних взаємозв'язків працівника з підрозділами, особами, організаціями.

Посадову інструкцію підписує керівник структурного підрозділу, керівник відділу (сектору) у складі структурного підрозділу.

Датою введення в дію посадової інструкції є дата її затвердження.

Після затвердження посадова інструкція передається працівнику, який проставляє на ній ознайомлювальну візу: «З інструкцією ознайомлений, дата, підпис».

Обов'язковими реквізитами посадової інструкції є: найменування організації, дата, номер документа, заголовок до тексту, візи узгодження, підпис, гриф затвердження.

Посадові інструкції повинні бути замінені і наново затверджені в наступних випадках:

при зміні назви установи, (організації, підприємства) або структурного підрозділу;

при зміні назви посади;

при зміні прізвища працівника, що заміщує дану посаду (тобто при звільненні колишнього працівника і заміні його іншим).

Розподіл посадових обов'язків між Начальником, першим заступником та заступниками Начальника Головдержслужби України встановлюється розпорядчим документом - наказом Головдержслужби України, який готується управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю.

Положення про відділи є внутрішнім локальним документом. Його основна функція - чітко визначити поле діяльності та сфери відповідальності і впливу співробітників даного відділу. На основі положення про відділ часто формують і посадові інструкції його працівників. Чим більше компанія і чим більше в ній підрозділів, тим необхідніше положення про діяльність кожного відділу.

Положення про відділ має складатися з таких розділів: загальні положення; цілі; організаційна структура; завдання і функції; права; відповідальність; взаємовідносини з іншими підрозділами апарату управління; порядок розширення, реорганізації, ліквідації, висновок.

Структура положення про відділ може бути застосована і до положення про управління бухгалтерського обліку і звітності відомств, акціонерних товариств і т. ін., яке передбачає такі розділи: назва підрозділу; загальні положення: цілі; організаційна структура; завдання і функції; права; відповідальність; взаємовідносини з іншими функціональними підрозділами і обчислювальним центром; порядок стимулювання; порядок розширення, реорганізації, ліквідації; висновок. Оскільки функції і завдання бухгалтерії (управління бухгалтерського обліку і звітності) різнобічні і не обмежуються лише рамками методології обліку, їх доцільно об'єднати в групи за напрямами робіт. Це дасть змогу сконцентрувати роботу облікового апарату.

Завдання і функції, що їх виконує обліковий апарат концерну, міністерства, можна поділити на такі напрями: складання зведеної звітності, контроль, економічний аналіз за даними звітності; організація обліку і контролю, методологічна робота, облік в апараті управління (об'єднання, міністерства). Відповідно до цього в розділі положення «Завдання і функції» доцільно виділити підрозділи.

При визначенні функцій слід вказати, які з них керівники відділу (управління) виконують самостійно, а які - разом з іншими відділами, службами. Така градація функцій особливо важлива на вищому рівні управління, де основна роль бухгалтерії зводиться до підготовки проектів рішень. Частину цих рішень бухгалтерія готує самостійно, а в підготовці інших лише бере участь. Так, облік засобів, організація проведення інвентаризації, впровадження передових форм і методів бухгалтерського обліку - функції суто головного бухгалтера, а економічний аналіз на основі обліку і звіту та підготовка за його даними проектів рішень може здійснюватися разом з іншими відділами (управліннями).

Регламентація - це розробка та офіційне оформлення обов'язкових вимог до параметрів організації, підрозділів, апарату управління, внутрішніх процесів, процедур. Забезпечує одноманітне здійснення дій, що повторюються, незалежно від персональних особливостей тих, хто їх виконує. Об'єктами регламентації є:

- зв'язки і взаємодія між підрозділами і усередині них;

- правила, процедури і норма часу виконання операцій;

- права, обов'язки, відповідальність підрозділів і працівників;

- проектна чисельність і кваліфікаційний склад персоналу;

- трудомісткість основних робіт;

- розподіл конкретних завдань;

- показники ефективності;

- організаційні нормативи;

- управлінські технології;

- інформація, її вміст, періодичність вступу або надання тощо.

Регламентація вирішує наступні завдання:

- створює нормативно-правову основу формування структури управління, горизонтальних і вертикальних взаємозв'язків, підлеглості;

- встановлює кількісні характеристики управлінських процесів на всіх рівнях;

- задає вміст, об'єм, періодичність і форми інформації, що поступає, необхідної для виконання роботи, сприяє усуненню надлишкових або непотрібних відомостей;

- забезпечує розподіл завдань між структурними підрозділами, окремими працівниками, встановлює їх права, обов'язки і відповідальність, усуває зайві трудові функції і операції;

- упорядковує прийоми і методи управління, порядок роботи з кадрами, їх підготовки і підвищення кваліфікації; визначає умови економічного стимулювання.

Основою регламентації є регламент - організаційне положення, яке чітко визначає види дій, умови і обмеження їх здійснення. В управлінні персоналом використовуються наступні регламенти:

- виробничі (норми виробництва, норми обслуговування);

- технічні (вимоги техніки безпеки);

- економічні (порядок нарахування заробітної плати, преміювання);

- соціальні (правила надання гарантій, компенсацій);

- організаційні (положення про підрозділи, посадові інструкції, кваліфікаційні характеристики, штатні розклади, графіки роботи, прийому відвідувачів та ін.).

2. Організація посадового аналізу на підприємстві (на матеріалах ТОВ «ЕМФІ»)

2.1 Загальна характеристика виробничо-управлінської діяльності ТОВ «ЕМФІ»

Підприємство «ЕМФІ» засноване у 1995 році 15 березня у формі товариства з обмеженою відповідальністю.

Згідно зі статутом цілями діяльності ТОВ «ЕМФІ» є:

забезпечення прискореного формування ринку товарів та послуг, ліквідації дефіциту товарів та послуг;

прискорення впроваджень науково-технічних досягнень в народне господарство;

забезпечення ефективного використання місцевих сировинних та трудових ресурсів;

залучення до господарського обороту та використання комплексу вторинних ресурсів як власного виробництва, так і виробництва інших галузей народного господарства;

одержання прибутку в інтересах Учасників за рахунок об'єднання їх знань, досвіду та вміння в галузі виробництва та маркетингу та інших галузях.

Предметом діяльності ТОВ «ЕМФІ» виступає:

- оптова, консигнаційна та роздрібна торгівля товарами народного споживання, промисловими та продовольчими товарами, включаючи паливно-мастильні матеріали та споріднені продукти, в Україні та за її межами;

- оптова та роздрібна торгівля товарами народного споживання власного виробництва і інших виробників, в тому числі радіотелевізійними товарами, побутовими та непродовольчими товарами, одягом, включаючи спортивний, організація здійснення торгівлі продуктами харчування, автомобілями і іншими транспортними засобами (причепами, мотоциклами, автобусами, човнами, катерами, морськими суднами та інше, а також комплектуючими та агрегатами до них), а також іншим товарами, відкриття фірмових магазинів, ресторанів, буфетів, інших закладів торгівлі та громадського харчування, проводити аукціонну торгівлю антикваріатом, ювелірними виробами, нерухомістю та іншими товарами і майном;

- міжнародні економічні операції (зовнішньоекономічна діяльність) у рамках статутної діяльності;

- участь у зовнішньоекономічній діяльності і створення спільних підприємств, здійснення спільних виробничих, господарчих та комерційних операцій та спільне володіння майном, як на території України, так і за її межами;

- виконання будівельно-монтажних та ремонтно - механічних робіт;

- здійснення наукової та науково - технічної діяльності, спрямованої на одержання і використання нових знань у всіх галузях техніки і технологій;

- будівництво та комплексна експлуатація готельного господарства, мотелів, станцій технічного обслуговування, підприємств і пунктів громадського харчування;

- ремонтно-механічне виробництво, виробництво та реалізація виробів із дерева;

- виробництво та реалізація виробів з алюмінію та металопластику;

- вантажні перевезення та експедиційні послуги;

- транспортні послуги, в тому числі по перевезенню пасажирів;

- здійснення інвестиційної діяльності;

- індустрія розваг, атракціонів, гральних закладів;

- експлуатація морських та річкових суден;

- річкові та морські перевезення пасажирів;

- транспортно-експедиторські та складські послуги;

- агентування річкових та морських суден;

- заготівля, переробка, закупівля, продаж чорного та кольорового металобрухту;

- науково-консультативна діяльність, брокерська діяльність на товарних та фондових біржах;

- здійснення факторингових послуг;

- здійснення операцій по експорту, імпорту та реекспорту, а також укладання угод;

- експорт та імпорт обладнання, матеріалів та технологій;

- експортно-імпортні операції;

- товарообмін (бартер) з партнерами, як на території України, так і за її межами;

- торгівельні, посередницькі та дилерські операції з будь-якими матеріальними цінностями, нерухомим майном;

- організація та здійснення міжнародних та внутрішніх вантажних та пасажирських перевезень автомобільним, повітряним, морським, річковим та залізничним транспортом та надання інших транспортних послуг;

- виконання робіт по пакуванню, складуванню, експедируванню і перевезенню вантажів автомобільним, залізничним, повітряним, річковим і морським транспортом, будівництво і експлуатація шляхів сполучення, транспортних засобів і комунікацій;

- надання консультаційних, інформаційних, технічних, послуг у галузі управління підприємствами та персоналом (менеджменту), вивчення ринків (маркетингу);

- створення та експлуатація стоянок для автомобілів;

- відновлення та ремонт деталей. вузлів та агрегатів автомобілів, їх реалізація запасних частин;

- організація прокату автомобілів;

- придбання та реалізація автозапчастин та інших товарів автомобільної промисловості;

- придбання, ремонт, відновлення, експлуатація, прокат автомобільного транспорту та інших видів транспортних засобів, а також його реалізація та сервісне обслуговування у межах діючого законодавства;

- виконання монтажних і пусконалагоджувальних робіт, ремонт і технічне та сервісне обслуговування обладнання промислового, виробничо-технічного, побутового та іншого призначення;

- консультування суб'єктів господарської діяльності з питань економічної діяльності, включаючи зовнішньоекономічну діяльність, надання інших консалтингових, інформаційно-консультативних та посередницьких послуг на комерційних засадах з питань економіки, підприємства і приватизації;

- розробка комерційних прогнозів і вивчення кон'юнктури внутрішнього та зовнішнього ринку, пошук ділових партнерів для інших суб'єктів господарської діяльності;

- надання на комісійних засадах послуг вітчизняним та іноземним фірмам, у тому числі здача в оренду та сумісну експлуатацію виробничих та інших приміщень і будов;

- надання юридичних та економічних послуг у вигляді консультацій товариствам, організаціям та громадянам;

- проведення лізингових операцій;

- розробка і впровадження нових споживчих товарів та послуг, організація їх виробництва, у т.ч. науково-дослідницька та технологічно-конструкторська діяльність у зазначених статутом галузях;

- науково-виробнича, виробнича кооперація з іноземними суб'єктами господарської діяльності;

- виконання будівельних і ремонтних робіт, включаючи будівництво, ремонт і реставрацію житла та нежитлових об'єктів, а також виконання монтажних і пусконалагоджувальних робіт та робіт по художньому оформленню, розробка проектно-кошторисної документації на виконання таких робіт;

- виробництво і реалізація продукції промислового та іншого призначення, будівельних матеріалів, виробів і конструкцій;

- виробництво та продаж будівельних матеріалів;

- перекладацька діяльність;

- посередницька діяльність по працевлаштуванню, в тому числі в інших країнах, спеціалістів різних професій, організація навчання і підготовки спеціалістів, в тому числі за кордоном;

- послуги в галузі підготовки кадрів та всіх видів навчання;

На підприємстві сформована лінійно-функціональна організаційно-управлінська структура. Така структура управління завдяки своїй ієрархічності забезпечує швидку реалізацію управлінських рішень, сприяє спеціалізації і підвищенню ефективності роботи функціональних підрозділів, уможливлює швидкий маневр ресурсами.

Станом на 01.01.2009 р. загальна кількість працівників компанії становить 22 чоловік. Схема організаційної структури підприємства представлена у додатку Б. Функціональні обов'язки працівників чітко визначені в посадових інструкціях. Оперативне керівництво на фірмі здійснює генеральний директор.

Основним видом господарської діяльності створеної фірми є комерційна діяльність, а саме представлення і реалізація на ринку України продукції будівельної та хімічної промисловості під брендом EMFI фірми-виробника EMFI S.A. (Франція).

У структурі товарів підприємства виділяють такі групи:

· герметики: поліуретанові, силіконові, гібридні;

· клеї промислові;

· клеї будівельні;

· стрічка ізоляційна на бітумній основі;

· інструменти (рис 2.1).

Питому вагу в обсязі продаж становлять герметики та промислові клеї. У 2006 році їх частка з загальному обороті склала 55% і 38% відповідно.

Дана продукція має широке застосування як в будівництві, так і в промисловості. Зокрема, основними клієнтами компанії є автомобільні заводи, виробники сендвіч-панелей, м'яких меблів, столярні підприємства, будівельно-ремонтні компанії, СТО та інші (додаток В).

Рис. 2.1. Товарна структура ТОВ «ЕМФІ» за обсягом продаж за 2008 рік

Підприємство працює в умовах конкуренції і займає позицію «середніх цін». Основними конкурентами є такі фірми-виробники як «Ceresit», «Полірем» (Україна), «Тенакс» (Латвія), «Dow Corning» (Бельгія), «Wacker Chemie» (Німеччина), «Makrosil», «Chemko» (Нідерланди), «Semin», німецькі фірми «Knauf», «Pufas»; польська «Atlas», фінська «Optiroc Maxit Group» (торгова марка «Ветоніт»), «Scanmix»; італійські «Index S.p.A», «Mapei», «Litokol» та інші.

У період з 1995 року підприємство розширювало збутову мережу в межах України. Так, на підприємстві працюють сім торгових регіональних представників в містах Київ, Дніпропетровськ, Донецьк, Харків, Рівне, Чернівці.

Таблиця 1.1. Основні економічні показники діяльності ТОВ «ЕМФІ» за 2007-2008 р.р

№	Показник	Од. виміру	Попередній рік	Звітний рік	Відхилення (+/-)	Темп зміни, %
1.	Обсяг реалізації (без ПДВ)	тис. грн.	2208,2	3273,1	1064,9	1,48
4.	ПДВ	тис. грн.	441,6	654,6	213,0	1,48
5.	Валовий дохід:
	* сума	тис. грн.	507,9	818,3	310,4	1,61
	* рівень	%	23,0	25,0	2,0	1,09
6.	Валові витрати:
	* сума	тис. грн.	295,4	605,2	309,8	2,05
	* рівень	%	13,4	18,5	5,1	1,38
7.	Фонд оплати праці:
	* сума	тис. грн.	125,4	280,5	155,1	2,24
	* рівень	%	5,7	8,6	2,9	1,51
8.	Балансовий прибуток (збиток)
	* сума	тис. грн.	212,5	213,1	0,6	1,01
	* рентабельність	%	6,5	9,6	3,1	1,48
9.	Податкові платежі з прибутку	тис. грн.	53,1	53,3	0,1	1,0
10	Чистий прибуток
	* сума	тис. грн.	159,4	159,8	0,4	1,0
	* рентабельність	%	4,9	7,2	2,3	1,47

Отже, вибрана як об'єкт дослідження діяльність вище описаного підприємства є цікавою з огляду розкриття суті та структури комерційних витрат на підприємстві. Що і викладено в наступних розділах.

2.2 Система управління персоналом ТОВ «ЕМФІ»

Система управління персоналом, яка склалась на досліджуваному підприємстві під впливом запровадження прогресивних зарубіжних технологій управління персоналом та власний досвід, включає сьогодні такі підсистеми:

1. Аналіз та планування персоналу: до цієї підсистеми належать розробка кадрової політики, розробка стратегії управління персоналом, аналіз кадрового потенціалу та ринку праці, кадрове планування, прогнозування потреб у персоналі, організація реклами та встановлення взаємодії із зовнішніми організаціями, що забезпечують підприємство кадрами.

2. Підбір та найм персоналу: проведення співбесід, тестів, анкетування для вияву інтелектуального рівня, професіоналізму, комунікативності та інших необхідних якостей.

3. Оцінювання персоналу: персональна оцінка - рівень знань, умінь, майстерності та особистісної відповідальності; оцінка виконуваної роботи та її результатів.

4. Організація навчання та підвищення кваліфікації персоналу: навчання персоналу, перепідготовка та підвищення кваліфікації, введення в посаду, організація кадрового зростання, реалізація службово-професійного просування та кар'єри співробітників, робота з кадровим резервом.

5. Атестація і ротація кадрів: проведення заходів, спрямованих на вияв відповідності результатів діяльності, якостей і потенціалу особистості працівника вимогам, що висуваються до виконуваної роботи.

6. Мотивація персоналу: розробка систем мотивації, вироблення систем оплати праці, участі персоналу в прибутках і капіталі підприємства, розробка форм морального стимулювання персоналу.

7. Облік співробітників підприємства: облік прийому, переміщення, винагород співробітників та стягнень з них, звільнення персоналу, організація ефективного використання персоналу, управління зайнятістю персоналу, кадрове діловодство.

8. Організація трудових відносин на підприємстві: оцінювання виконання персоналом своїх функціональних обов'язків, формування у співробітників почуття відповідальності, аналіз та регулювання групових і міжособистісних відносин, управління виробничими конфліктами та стресами, соціально-психологічна діагностика, встановлення норм корпоративної культури, робота зі скаргами на трудові відносини.

9. Створення умов праці: створення безпечних умов для праці співробітників; дотримання норм психофізіології праці, ергономіки, технічної естетики; кадрова безпека.

10. Соціальний розвиток та соціальне партнерство: організація харчування, медичного і побутового обслуговування, відпочинку та культурно-оздоровчих заходів, управління конфліктами та стресами, організація соціального страхування.

11. Правове та інформаційне забезпечення процесу управління персоналом: вирішення правових питань трудових відносин, підготовка нормативних документів, що їх регулюють, забезпечення необхідною інформацією всіх підрозділів управління персоналом.

Організаційна структура ТОВ «ЕМФІ» подана в додатку Б.

На підприємстві для кожної посади складена посадова інструкція. Розглянемо їх більш детально.

Згідно посадової інструкції до обов'язків комерційного директора ТОВ «ЕМФІ» належать:

координація роботи торгових представників та здійснення контроль за виконанням місячного, квартального та річного планів реалізації продукції;

керівництво відвантаженням товару на склади торгових представників, забезпечення ефективного використання матеріальних та фінансових ресурсів, зниження їх витрат;

централізоване формування замовлення продукції від торгових представників;

розробка технічної документації щодо технічних властивостей, технології та сфер застосування продукції, що реалізовується підприємством, та організація контролю за забезпеченням документацією торгових представників та клієнтів;

проведення роботи з інформування, навчання та консультування клієнтів та працівників підприємства про технологічні властивості продукції та способи її застосування;

проведення заходів щодо збільшення обсягів продажу продукції, розширення прямих постійних торгових зв'язків з потенційними клієнтами;

забезпечення виконання завдань і зобов'язань по поставкам продукції (за якістю, номенклатурою, кількістю, терміном та іншими умовами поставок) клієнтам;

прийом замовлення від клієнтів та здійснення обліку комерційних операцій шляхом оформлення облікової документації по відвантаженню (накладних, податкових накладних, рахунків);

здійснення контролю за терміновістю дебіторської заборгованості підприємства, проводячи заходи по оптимізації заборгованості клієнтів підприємству;

вивчення можливості та зміни на ринках продукції, що реалізує підприємство;

надання допомоги з прийому та відвантаження продукції зі складу підприємства у м. Львів клієнтам та торговим представникам;

керівництво працівниками комерційного відділу;

в складі комісії здійснювати інвентаризацію продукції на складах підприємства;

матеріальна відповідальність за надані матеріальні цінності згідно інвентаризації;

виконання посадових обов'язків завідуючого складом у випадку його відсутності на фірмі;

забезпечення виконання протипожежних заходів і утримання в належному стані пожежного інвентарю.

забезпечення організації технічного огляду автотранспорту підприємства

та належно оформленням документів для технічного огляду, дозволів

для транспорту;

- забезпечення організації збуту продукції відповідними документами та сертифікатами (гігієнічними, екологічними, якості і т.д.)

Комерційний директор повинен знати:

методи управління структурними одиницями підприємства;

порядок укладання і оформлення торгових угод підприємства з клієнтами;

способи транспортування продукції зі складу м. Львів до складів торгових представників та методи оптимізації транспортних витрат підприємства;

технологічні характеристики продукції;

особливості ринків продукції, що реалізується та тенденції їх розвитку;

порядок оформлення накладних, податкових накладних, рахунків, комерційних угод;

основи роботи з оргтехнікою (факсом, комп'ютером, принтером, ксероксом і ін.);

правила внутрішнього трудового розпорядку;

основи трудового законодавства, правила і норми охорони праці, техніки безпеки і протипожежного захисту.

До кваліфікаційних вимог до посади комерційного директора входять вища технічна або економічна освіта і стаж роботи комерційного директора або менеджера збуту не менше 3-х років.

Наступною розглянемо посадову інструкцію директора з питань економіки та управління. Він виконує такі обов'язки:

організовує економічну діяльність підприємства, спрямовану на підвищення продуктивності праці, ефективне використання матеріальних, технічних та фінансових ресурсів підприємства, зниження собівартості продукції, забезпечення оптимального співвідношення темпів росту продуктивності праці та заробітної плати;

методично керує та координує діяльність працівників підприємства по складанню перспективних планів економічного розвитку фірми;

організовує проведення комплексного економічного аналізу і оцінки результатів торгової та господарської діяльності підприємства та торгових представників зокрема;

затверджує річні плани продажу, план прибутків та видатків підприємства, представляє їх власникам підприємства;

забезпечує дотримання планово-фінансової дисципліни;

визначає ціни на весь асортимент продукції, забезпечуючи їх конкурентноздатність на регіональних ринках України;

визначає можливі знижки на певні групи товарів чи окремі товари для конкретних клієнтів;

бере участь у роботі по удосконаленню організації процесу просування продукції;

забезпечуючи безперервність процесу продажу продукції зі складів підприємства, виконання зобов'язань перед клієнтами;

організовує процес розмитнення продукції, працює з брокерською фірмою та митницею;

організовує прийом і необхідне обслуговування делегацій і осіб, що прибули в службове відрядження;

дає пропозиції щодо преміювання, дисциплінарних стягнень, застосування заходів матеріального заохочення працівників;

контролює дотримання працівниками правил та норм охорони праці і техніки безпеки, трудової дисципліни, правил внутрішнього розпорядку;

несе матеріальну відповідальність за надані на робочому місці матеріальні цінності згідно інвентаризації матеріальних цінностей підприємства;

є першим заступником генерального директора, здійснює оперативне керування діяльністю директорів підприємства;

керує діяльністю працівників економічного відділу.

Директора з питань економіки та управління повинен знати:

закони, постанови, методичні та нормативні матеріали, що стосуються економічної діяльності спільних підприємств;

перспективи розвитку підприємства;

порядок розвитку підприємства;

порядок роботи та затвердження планів фінансово-господарської діяльності підприємства;

економічні методи управління підприємством;

організацію, форми та методи планування, аналізу та оцінки діяльності підприємства;

порядок укладання та виконання господарських угод;

основи менеджменту та маркетингу;

процедуру замитнення, розмитнення продукції та її документальне супроводження;

методи ціноутворення;

економіку, організацію торгової діяльності, праці та управління;

правила та норми охорони праці, техніки безпеки, протипожежного захисту;

правила внутрішнього трудового розпорядку.

Кваліфікаційні вимоги до посади директора з питань економіки та управління: вища економічна освіта або спеціальна економічна освіта та стаж роботи економістом чи головним бухгалтером не менше 3-х років.

До обов'язків директора з питань маркетингу та планування ТОВ «ЕМФІ» входить:

здійснення організації маркетингової діяльності на підприємстві;

проведення маркетингових досліджень і аналізу ринків продукції, вивчення цін конкурентів, тенденції розвитку ринків, номенклатуру конкурентного середовища;

здійснення збору, обробки та аналізу інформації щодо клієнтури підприємства;

організація рекламної діяльності на фірмі, ефективно використовуючи фінансові та матеріальні ресурси, контроль вчасного документального оформлення відносин підприємства з рекламними агенціями, редакціями. видавництвами і т. п.;

підготовка звіт та проекту плану рекламних видатків помісячно і за рік;

участь в розробці нормативних документів діяльності підприємства, що стосуються маркетингової діяльності фірми та трудових відносин на підприємстві;

підготовка виставочних стендів фірми, забезпечуючи його матеріальне та технічне оснащення, працює на спеціалізованих виставках, ярмарках, представляючи інтереси фірми;

здійснення підготовки та організації проведення навчальних семінарів працівників та клієнтів фірми по вивченню продукції та технології її застосування;

підготовка претензійних лисів та необхідної документації для розгляду претензій в Господарському та Третейському суді;

участь в оцінці та аналізі фінансово-господарської діяльності підприємства;

підготовка проектів місячних та річних планів реалізації продукції, плану прибутків;

участь в маркетинговому контролі планової діяльності фірми;

забезпечення працівників фірми та клієнтів рекламно-інформаційними матеріалами;

підготовка документації для розмитнення імпортної продукції, затвердження її у відповідних установах та організаціях;

матеріальна відповідальність за надані на робочому місці матеріальні цінності згідно інвентаризації матеріальних цінностей підприємства;

керівництво працівниками відділу маркетингу та планування.

Директор з питань маркетингу та планування повинен знати:

суть, принципи та функції маркетингу та напрямків його використання в умовах ринкової економіки;

особливості імпортного маркетингу та ступінь необхідності його застосування в зовнішньоекономічній діяльності;

принципи сегментації ринку та вибору цільових ринкових сегментів та ніш;

методи маркетингових досліджень для інформаційного забезпечення управління конкурентоздатністю продукції;

форми і методи вивчення ринкового попиту;

основи розробки програми маркетингу;

принципи ціноутворення;

засоби реклами та шляхи оптимізації рекламних витрат;

методи визначення оптимальної структури асортименту з пріоритетом нових товарів;

нормативні акти, закони, постанови щодо ввезення товарів та процедуру розмитнення імпортної продукції;

правила та норми охорони праці, техніки безпеки, протипожежного захисту, правила внутрішнього трудового розпорядку.

Кваліфікаційні вимоги до посади директора з питань маркетингу та планування: вища економічна освіта та досвід роботи менеджера з маркетингу чи роботи по плануванню фінансово-господарської діяльності підприємства не менше 3-х років.

Головний бухгалтер ТОВ «ЕМФІ» згідно посадової інструкції виконує такі посадові обов'язки:

здійснює організацію бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності та контролю за економним використанням його матеріальних, трудових та фінансових ресурсів;

забезпечує раціональну організацію обліку і звітності по відвантаженню продукції регіональних торгових представників та працівників офісу в м. Львів, м. Київ;

організовує облік надходження грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, основних засобів і своєчасно відображає операції їх руху на рахунках бухгалтерського обліку;

здійснює облік витрат виробництва та обігу, виконання статей кошторису витрат, реалізації продукції, а також проведення робіт, пов'язаних із здійсненням фінансових, розрахункових і кредитних операцій на основі контролю за їх законністю, своєчасністю, економічним обґрунтуванням їх доцільності;

організовує проведення розрахунків по заробітній платі із працівниками, своєчасне нарахування і перерахунок відповідних платежів у бюджет, внесків на державне соціальне страхування, відрахування коштів і проведення необхідних розрахунків із банківськими установами, діловими партнерами;

здійснює контроль за відвантаженням товару підприємством та за проплатами клієнтів;

здійснює контроль за дотриманням порядку оформлення первинних та бухгалтерських документів, розрахунків та платіжних зобов'язань, за встановленням посадових окладів і витрачанням фонду заробітної плати;

контролює за процесом проведення інвентаризації грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та основних засобів, організовує процес перевірки зі сторони компетентних органів та організацій та проводить документальні ревізії у структурних підрозділах.

бере участь у проведенні фінансово-економічного аналізу торгової та господарської діяльності на основі даних бухгалтерського обліку та звітності з метою вияву внутрішніх резервів та економного використання господарських та трудових ресурсів підприємства;

приймає заходи щодо попередження недостач, незаконного витрачання грошових коштів і товарно-матеріальних цінностей та інших порушень та недотримання чинного фінансового та господарського законодавства шляхом оформлення відповідних матеріалів і у необхідних випадках передає їх у відповідні органи;

проводить необхідну роботу щодо дотримання штатної фінансової та касової дисципліни, своєчасного та правильного оформлення бухгалтерських документів, їх зберігання в установленому порядку і визначених правилах;

забезпечує складання документів бухгалтерської звітності і їх своєчасне подання у визначені чинним законодавством та статутом підприємства організації та установи;

надає організаційно-методичну допомогу працівникам щодо питань бухобліку, контролю, звітності економічного аналізу, які стосуються діяльності підприємства та його структурних підрозділів;

здійснює керівництво роботою працівників відділу бухгалтерії, забезпечуючи при цьому дотримання умов конфіденційності та збереження комерційної таємниці про діяльність;

несе матеріальну відповідальність за надані на робочому місці матеріальні цінності згідно інвентаризації матеріальних цінностей підприємства.

Головний бухгалтер повинен знати:

необхідні чинні нормативні, методичні та інші керівні матеріали, які стосуються організації бухгалтерського обліку та звітності, правила і порядок його проведення;

порядок проведення касово-розрахункових операцій та організацію документообороту з питання бухобліку та звітності;

правила та порядок приймання, оприбуткування, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей, проведення їх інвентаризації, розрахунків та платіжних зобов'язань.

порядок і терміни складання і подання у відповідні установи необхідні бухгалтерські документи, правила проведення перевірок і документальних ревізій (аудиту);

вміти застосовувати сучасні комп'ютерні (програмні) технології з питань бухгалтерського обліку із їх практичним використанням у процесі роботи на персональному комп'ютері;

організацію бухобліку і звітності відповідно до міжнародних стандартів;

основи менеджменту, маркетингу, економіки, фінансів, права;

правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії і протипожежного захисту з урахуванням особливостей фінансово-господарської та комерційно-виробничої діяльності ТОВ «ЕМФІ».

Кваліфікаційні вимоги до посади головного бухгалтера: вища спеціальна економічна освіта і стаж фінансово-бухгалтерської роботи не менше 5 років.

Посадова інструкція завідувача складом передбачає такі посадові обов'язки:

- керівництво відвантаженням товару на склади торгових представників, забезпечення ефективного використання матеріальних ресурсів;

керівництво роботами по прийому, зберіганню та видачі продукції на складі м. Львів по її розміщенню, враховуючи найбільш раціональне використання складської площі, доступність необхідної продукції;

забезпечення необхідних умов та дотримання режиму зберігання, враховуючи особливості зберігання продукції, правила та норми протипожежного захисту та безпеки;

ведення фізичного обліку складських операцій складу у м. Львів, забезпечення дотримання правил оформлення і звітності прихідно-розхідних документів;

щомісячна та поквартальна участь в інвентаризації продукції на складі м. Львів в присутності комісії;

облік руху продукції, враховуючи терміни використання продукції та відображає дану інформацію у звітах, які представляє головному бухгалтеру;

організація проведення завантажувально-розвантажувальних робіт на складі, враховуючи правила безпеки, протипожежної безпеки;

матеріальна відповідальність за надані на робочому місці матеріальні цінності згідно інвентаризації матеріальних цінностей підприємства;

здійснення прямої доставки продукції клієнтам у межах м. Львова та Львівської області.

Завідуючий складом повинен знати:

положення, інструкції та інші нормативні документи по організації складського господарства;

стандарти та технічні умови зберігання продукції;

організацію завантажувально-розвантажувальних робіт;

правила і порядок зберігання та складування продукції, положення та інструкції по їх обліку;

правила внутрішнього трудового розпорядку;

правила і норми охорони праці, техніки безпеки, протипожежного захисту.

Кваліфікаційні вимоги до посади завідуючого складом: середня спеціальна освіта і стаж роботи по обліку та контролю не менше 1-го року або загальна середня освіта і стаж роботи по обліку і контролю не менше 3-х років.

Посадова інструкція торгового представника ТОВ «ЕМФІ» передбачає такі посадові обов'язки:

здійснення організації збуту продукції підприємства у відповідності з плановими завданнями та укладеними угодами;

проведення обліку операцій продажу продукції шляхом оформлення облікової документації по відвантаженню продукції (накладних, податкових накладних, рахунків);

звітність перед комерційним директором про обсяги, номенклатуру реалізованої продукції, тощо у торговому звіті кожного 15-го та останнього числа поточного місяця.

проведення заходів із забезпечення своєчасного надходження коштів за реалізовану продукцію, враховуючи вимоги підприємства щодо термінів та розміру допустимої дебіторської заборгованості підприємству;

організація прийому, раціональне складування продукції, забезпечуючи умови зберігання продукції;

проведення перспективного щорічного планування по відвантаженню продукції клієнтам та до 1-го грудня поточного року інформування комерційного директора про план обсягів реалізації продукції у наступному році;

проведення роботи з вивчення попиту на продукцію підприємства; цін продукції та ринкової стратегії конкурентів; номенклатури потенційних клієнтів;

участь в рекламних заходах підприємства (участь у виставках, ярмарках, семінарах тощо);

узгодження та участь в укладанні угод на поставку продукції клієнтам, здійснює реєстрацію угод;

вивчення технічних характеристик та технології використання продукції підприємства; за вимогою клієнта надає консультацію щодо технології використання реалізованої продукції;

матеріальна відповідальність за надані на робочому місці матеріальні цінності згідно інвентаризації матеріальних цінностей підприємства.

Торговий представник повинен знати:

порядок оформлення накладних, рахунків, податкових накладних, комерційних угод;

порядок оформлення торгового звіту та звіту залишків продукції на складі;

методи планування збутової діяльності;

технічні характеристики продукції та технології їх використання;

основи маркетингу;

основи роботи з оргтехнікою;

правила і порядок зберігання і складування продукції;

правила і норми техніки безпеки, протипожежного захисту, правила внутрішнього трудового розпорядку.

Кваліфікаційні вимоги до посади торгового представника: стаж роботи за спеціальністю у сфері збуту не менше 5-ти років.

Посадові обов'язки перекладача-референта ТОВ «ЕМФІ», передбачені посадовою інструкцією:

здійснює переклад при зустрічах та переговорах працівників ТОВ «ЕМФІ» з представниками іноземних фірм;

здійснює письмовий та усний переклад ділової та технічної документації українською, російською та французькою мовами;

приймає та реєструє кореспонденцію, адресно направляє її у відділи;

веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, видає необхідні довідки про зареєстровані документи;

відправляє виконану документацію за адресами;

веде облік прихідної та вихідної документації, систематизує та зберігає документи поточного архіву, забезпечує зберігання поточної службової документації;

готує та здає в архів підприємства документальні матеріали;

друкує службові документи, виконує копіювальні і розмножувальні роботи;

здійснює табельний облік, складає графік чергових відпусток до 15 квітня;

формує та веде особові справи працівників, вносить в них зміни, пов'язані з трудовою діяльністю;

заповнює трудові книжки, розраховує стаж роботи;

виконує технічні функції по забезпеченню і обслуговуванню генерального директора, заст. генерального директора та директорів відділів підприємства;

організовує телефонні переговори на підприємстві, приймає та передає телефонограми, записує у відсутність керівника та працівників прийняті повідомлення та доводить до їх відома, приймає та передає інформацію по факсу;

здійснює роботу по підготовці засідань і нарад, веде і оформляє протоколи;

створює банк даних адрес та телефонів клієнтів, партнерів, обслуговуючих підприємств;

несе матеріальну відповідальність за надані на робочому місці матеріальні цінності згідно інвентаризації матеріальних цінностей підприємства.

Перекладач-референт повинен знати:

французьку та англійську, російську мови;

правила орфографії та пунктуації у французькій. російській та українській мовах;

положення та інструкції по веденню діловодства підприємства;

стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядної документації;

структуру підприємства та його відділів;

порядок контролю за проходженням службових документів;

правила внутрішнього трудового розпорядку;

правила та норми охорони праці, техніки безпеки виробничої санітарії та протипожежного захисту;

організацію табельного обліку;

інструкції, положення по веденню трудової книжки і особової справи;

основи трудового законодавства;

основи роботи з персональним комп'ютером та офісною оргтехнікою;

правила друкування різних документів.

Кваліфікаційні вимоги: вища спеціальна освіта (французька мова).

І на завершення розглянемо посадову інструкцію водія ТОВ «ЕМФІ». Функціональні обов'язки:

здійснює перевезення товару та працівників ТОВ транспортними засобами підприємства;

підтримує транспортні засоби в задовільному технічному стані, забезпечуючи своєчасний поточний та капітальний ремонт;

бере участь у розванатажувально-завантажувальних роботах;

паркує транспортні засоби на автостоянки;

підтримує транспортні засоби у чистоті;

забезпечує сервісне обслуговування транспортних засобів;

несе матеріальну відповідальність за надані на робочому місці матеріальні цінності згідно інвентаризації матеріальних цінностей підприємства.

Водій повинен знати:

правила дорожнього руху;

основи керування легковим автомобілем;

правила внутрішнього трудового розпорядку;

правила та норми охорони праці, техніки безпеки, протипожежного захисту, надання першої допомоги.

Кваліфікаційні вимоги до посади водія: наявність прав водія І-ї В, С категорії та досвід роботи водієм не менше 1-го року.

Успіх управління персоналом ТОВ «ЕМФІ» визначається двома основними чинниками:

- здатністю підприємства чітко визначити, яка поведінка працівників потрібна для досягнення його стратегії;

- можливістю застосовувати ефективні управлінські важелі для спрямування працівників на бажану поведінку.

Обидва завдання однаково важливі й складні, особливо в умовах ринкової трансформації економіки.

Найважливішими особливостями сучасного процесу вдосконалення управління персоналом ТОВ «ЕМФІ» є:

розширення повноважень виконавців на місцях і зміна форми контролю;

спільне прийняття господарських рішень і створення атмосфери довіри на підприємстві;

розвиток механізмів планування кар'єри для ключових працівників;

комплексне бачення проблем і цілісний підхід до людських ресурсів у взаємозв'язку зі стратегічними установками підприємства;

створення корпоративної культури інноваційного типу.

2.3 Аналіз регламентування та нормування робочого місця в ТОВ «ЕМФІ»

Серед заходів, спрямованих на раціоналізацію управлінської праці, особливе місце займає його нормування.

Нормування праці - це встановлення міри витрат праці на виконання визначеного обсягу робіт у даних організаційно-технічних умовах.

Завданням нормування праці є визначення трудомісткості робіт і необхідної для їхнього виконання чисельності працівників.

Без обґрунтованих норм неможлива раціоналізація процесів розподілу і кооперації праці, розробка прогресивних технологій, удосконалення методів роботи апарату управління.

Відсутність твердих нормативів на виконання окремих видів робіт веде до того, що одні виконавці не мають нормального навантаження протягом робочого дня, а інші, навпаки, перевантажені. Це породжує конфліктні ситуації, веде до нераціонального використання знань і досвіду працівників апарату управління.

Уважне спостереження за роботою менеджера дозволяє погодитися із ствердженням С.Н. Паркінсона про те, що для марної витрати часу границь практично немає. Нестача часу не дозволяє успішно справлятися з покладеними обов'язками, приводить до перенапруження в процесі роботи. Слова «у нас немає часу», часто повторювані деякими менеджерами, є яскравим показником недостатнього уміння управління своїм робочим часом і недостатньо ефективної організації праці. Дослідження показують, що у зв'язку з невмінням правильно розподіляти час корисна зайнятість менеджерів не перевищує 70-80%.

Незадоволеність нестачею часу повинна змусити менеджера періодично проводити аналіз його використання.

Для вивчення використання робочого часу менеджера необхідно проаналізувати наступні моменти:

· чи дозволяє собі менеджер витрачати час на інших?

· чи витрачає менеджер час на дрібні неважливі справи?

· чи дозволяє собі менеджер віднімати час на емоції?

· чи вміє менеджер досить добре планувати і чи не створює собі роботу, що потребує додаткових витрат часу?

· чи робить менеджер те, що могли б виконувати інші?

· чи досягає менеджер мети у встановлений ним термін?

Для аналізу змісту роботи менеджера необхідно здійснювати класифікацію робіт, що ним виконуються.

Класифікація видів робіт для аналізу змісту роботи менеджера:

1. За змістом:

· комплексні;

· економічні;

· технічні та ін.

2. За характером спонукальних причин:

· за власною ініціативою;

· з ініціативи підлеглих;

· з ініціативи зверху (у залежності від рівня управління).

3. За періодом, що охоплює управлінську діяльність:

· короткострокові;

· середньострокові;

· довгострокові.

4. За характером виконуваної діяльності:

· збори, наради;

· прийом відвідувачів;

· обхід та ін.

Резерви часу менеджера є обмеженими, тому виникає питання про його раціональне використання, економію. Від цього багато в чому залежить успіх будь-якого працівника.

Основні принципи техніки ведення обліку часу менеджера полягають у наступному:

- ретельний облік усіх витрат часу - перевірка твердості рішення раціонально організувати свій час;

- викриття простоїв, повільності - основа обґрунтованих реальних планів майбутніх справ;

- перш ніж змінити способи роботи, необхідно їх ретельно вивчити;

- навчитися планувати час - дійсна трудова перемога.

Як свідчить практика успішних менеджерів різних рівнів, досить раз у квартал протягом 7-10 днів робити ревізію своєї діяльності з погляду витрат часу. Однак сам по собі облік нічого не дасть. Потрібен систематичний аналіз, який повинен враховувати, з одного боку, чи дійсно виконувана робота відповідає посаді, знанням, кваліфікації, а з іншого боку, чи не суперечать витрати часу на виконувані роботи розумним, раціональним підходам до використання часу.

Фотографія робочого часу (індивідуальна і групова; суцільна і вибіркова) доцільна при обстеженні великої групи виконавців, що здійснюють ідентичні роботи, з охопленням їх усіх або більшої частини, як правило, протягом 10 - 15 днів по 5 днів у кожній декаді місяця в періоди з найбільш типовим складом робіт.

Основними документами при цьому є карта фотографій, що містить назву підрозділу, дату, відомості про тих, що спостерігаються, характеристики робочого місця, обладнання і лист спостереження, який відображає час початку і закінчення окремих операцій, їх тривалість, поєднання, результати, примітки, з яким працівника знайомлять.

Внаслідок цієї роботи складаються дві таблиці, в одній з яких відображаються витрати часу в хвилинах на кожний вид робіт і терміни їх проведення; у другій - втрати часу, їх причини, період, коли вони мали місце. На їх основі проводиться аналіз, у межах якого визначаються величина і питома вага корисних витрат; втрат часу, що залежать і що не залежать від виконавців; кількість часу, необхідного для виконання певних операцій (творчих, логічних, допоміжних). Різновиди фотографії:

- метод моментних спостережень: фіксуються не витрати часу, а дані про те, чим працівник займався у певні випадково вибрані моменти. При цьому розрізнюють індивідуальні, групові і маршрутні спостереження (за об'єктом, що рухається по певному маршруту, або за декількома об'єктами, розташованими далеко один від одного). Метод моментних спостережень забезпечує високу точність результатів при відносно невеликих витратах часу і коштів, але його використання вимагає високої кваліфікації, тому частіше він застосовується керівником в порядку контролю при обході робочих місць підлеглих;

- самофотографія (основою якою є карта самофотографії). Карта самофотографії містить наступні відомості: прізвище, ім'я і по батькові працівника, посада, стаж роботи за спеціальністю, зокрема, на даному підприємстві, перелік елементів витрат робочого часу, витрати часу по днях тижня (дві графи - кількість спостережень у день і сумарні витрати), анкету з побажаннями.