Совершенствование системы подбора персонала организации на примере НУЗ "Дорожная клиническая больница"

Цель набора заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности и специальности, из которого организация отбирает наиболее подходящих для нее работников. Необходимый объем работы по набору в значительной мере определяется разницей между наличной рабочей силой и будущей потребностью в ней. При этом учитываются такие факторы, как выход на пенсию, текучесть, увольнения в связи с истечением срока договора найма, расширение сферы деятельности организации.

Подбор персонала проводится на основе методологического инструментария, который включает метод наблюдения и тестовые методики, с помощью которых исследуются этапы системы подбора персонала в организации Дорожной клинической больницы.

Отбирая важнейшие качества для определения требований к кандидатам на ту или иную должность, следует отличать качества, которые необходимы при поступлении на работу, и качества, которые можно приобрести достаточно быстро, освоившись с работой после назначения на должность.

Итак, какие же качества называются "деловыми" и "личностными". В разных пособиях предлагаются различные списки "деловых качеств", поэтому, просмотрев несколько можно выбрать нечто "среднестатистическое".

Оценка деловых качеств может проводиться разными способами. Не последнюю роль в принятии окончательного решения сыграет интуиция и опыт интервьюера.

Безусловно, важно сразу оценить, комплект, каких качеств наиболее важен в данной конкретной вакансии нужно ли стремление к самостоятельной деятельности, активное проявление социальной активности, лидерские качества. Деловые и личностные качества - это способности находить адекватный подход к возникающим ситуациям и кратчайший путь к достижению цели; быть самостоятельным в мышлении и уметь обеспечивать выполнение принятых решений с высокой эффективностью.

Черты характера, привычки, индивидуальные особенности - все это так же, как и профессиональные качества, важно при подборе персонала на работу. Порой личностные качества определяют отношения между человеком и трудовой деятельностью. Более точно определить сегодняшнее состояние кандидата с точки зрения его соответствия требованиям, предъявляемым к вакантной должности, а также потенциала развития можно с помощью специальных тестов, в том числе и на профессиональную пригодность. Деловые и личные качества при выполнении определённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.

Для оценки качеств претендентов необходимо классифицировать на деловые и личностные качества (таблица 2.4).

Таблица 2.4 - Классификация деловых и личностных качеств

Работник, который занимал должность менеджера по работе с клиентами уволился по собственному желанию. Данную вакансию необходимо заполнить в ближайший срок.

Деловые и личные качества при выполнении определённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.

Деловые качества представляют собой синтез профессиональной компетентности менеджера и его организаторских способностей.

В сложившейся практике оценки труда менеджера по работе с клиентами принято выделять следующие деловые качества: профессиональное мастерство, инициативность, организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умение хранить служебную тайну, хорошая память, преданность работе, склонность к сотрудничеству, дисциплинарность. Для того чтобы выработать и развить названные деловые качества, менеджеру нужно воспитывать в себе и ряд личных качеств. В зависимости от полученного воспитания степень развития личных качеств у людей различив, многое здесь определяется и индивидуальными склонностями, привычками, типом нервной системы.

Выделим наиболее существенные личностые качества, необходимые менеджеру: энергичность, откровенность, коммуникабельность, интеллигентность, трудолюбие, добросовестность, отзывчивость, умение адаптироваться, скромность, аккуратность, доброжелательность, моральная устойчивость, стрессоустойчивость, работоспособность.

Среди других личных качеств, которые нужны современному менеджеру, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений; общительный характер и контактность, которые помогут ему наладить правильные взаимоотношения с клиентами, сотрудниками, руководителем и т.д.; разумная осторожность в принятии решений; артистизм - качество, которое поможет менеджеру преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне приём клиентов и т.п.; способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Требования к кандидатам на должность менеджера по работе с клиентами, организация НУЗ "Дорожная клиническая больница на ст. Красноярск ОАО "РЖД" выставляет:

Образование: высшее профессиональное

Возрастные ограничения: 25-35 лет

Необходимые знания: уровень образования, уверенный пользователь ПК, Интернет, стандартные программы, базовый уровень знания английского языка, участие в психологических тренингах.

Необходимый опыт: Не менее 1 года

Обязанности: Планирование, организация и контроль эффективности работы с клиентами. Составление и постоянное обновление базы данных клиентов. Учет жалоб и предложений клиентов, разработка на основе их анализа предложений и рекомендаций по совершенствованию услуг. Ведение внутренней документации и отчетности. Участие в проведении рекламных компаний. Создание положительного имиджа предприятия. Участие в стратегическом и оперативном планировании деятельности предприятия, разработке и реализации бизнес-планов. Заключение договоров и контрактов, оценка возможного риска. Организация связей с деловыми партнерами, системы сбора необходимой информации для расширения внешних связей и обмена опытом.

После проведения основных этапов подбора персонала проводится работа по определению наличия качеств у кандидатов на вакантную должность и степень обладания ими каждым кандидатом по каждому качеству. Кандидат, в наибольшей степени обладающий всеми необходимыми для вакантной должности качествами, занимает данную должность.

Численность персонала определяется согласно штатному расписанию.

Образование персонала должно быть высшее профессиональное для менеджеров, при условии знания ПК на уровне пользователя, т.е. они должны уметь работать с соответствующими программными пакетами, а также они должны легко адаптироваться к новым программным продуктам (т.е. иметь способность к переобучению). Контроль знаний и навыков должен производиться при приеме на работу, а также в ходе работы по распоряжению главного врача, либо по другим причинам.

Требуемый режим работы персонала - полный рабочий день с 8:00 до 17:00. Основной перерыв должен составлять 1 час. Дополнительные перерывы для отдыха должны предоставляться в зависимости от степени утомления.

Днем принятия заявки в работу является дата передачи стандартного бланка заявки в отдел кадров, которая отмечается подписью ответственного лица.

Заполнение анкеты, знакомство с документацией кандидата, собеседования, сбор данных для банка кандидатов не являются гарантией приема на работу.

Как правило, на работу не принимаются лица, состоящие между собой в близком родстве или свойстве (родители, супруги, братья, сестры, сыновья, дочери, а также братья, сестры, родители и дети супругов), если их работа связана с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного из них другому. Запрещается в организации ОАО «РЖД» прием на работу граждан, не имеющих российского гражданства.

Непосредственный руководитель заполняет стандартный бланк заявки, где указывает название должности, подразделение, количество вакансий, общие требования к уровню квалификации, дополнительные требования к должности, форму оплаты труда, уровень заработной платы, график работы.

Заявленные требования к искомому специалисту обсуждаются непосредственным руководителем совместно со специалистом по набору персонала, при необходимости требования и условия корректируются. При достижении принципиальной договоренности заявка принимается в работу. Андреева, Г.М. Социальная психология: учебник для высших учебных заведений [Текст] / Г.М. Андреева. - М.: Наука, 1994. - С. 219.

С помощью методического инструментария необходимо выявить соответствие кандидата выдвинутым требования.

Процесс подбора персонала строится по последовательности, спланировав потребность в персонале, выдвинув основные требования к вакантной должности, необходимо произвести поиск данных кандидатов.

Набор обычно ведут из внешних и внутренних источников.

К средствам внешнего набора в организации НУЗ "Дорожная клиническая больница на ст. Красноярск ОАО "РЖД" относятся: публикация объявлений в газетах и профессиональных журналах, обращение к агентствам по трудоустройству и к фирмам, поставляющим руководящие кадры, направление заключивших контракт людей на специальные курсы при колледжах, университете. Большинство организаций предпочитают проводить набор в основном внутри своей организации.

Продвижение по службе своих работников обходится дешевле. Кроме того, это повышает их заинтересованность, улучшает моральный климат и усиливает привязанность работников к фирме. Но согласно роду деятельности организации НУЗ "Дорожная клиническая больница на ст. Красноярск ОАО "РЖД" это является затруднительным моментом, так как, например, если исходить из врачебного персонала это не возможно, например реаниматолог не может занять вакантное место хирурга, так как нет определенной квалификации. Популярным методом набора за счет внутренних резервов является рассылка информации об открывающейся вакансии с приглашением квалифицированных работников.

Организация больницы практикует уведомление всех своих служащих о любой открывающейся вакансии с помощью отделений, в которых требуются работники, что дает им возможность подать заявления до того как будут рассматриваться заявления людей со стороны.

Одним из методов является обращение к своим работникам с просьбой порекомендовать на работу друзей и знакомых. Одна из основных проблем при наборе служащих связана с желанием нанимающего «выгоднее продать» свою организацию. Он может завысить положительные моменты или занизить трудности работы в организации. В результате у потенциального кандидата могут возникнуть необоснованные ожидания.

В отделе кадров работает достаточно активный персонал, которые опреденный промежуток времени устраивают опросы, чтобы эффективно оценить какими средствами информации о работе пользуются квалифицированные работники.

Безусловным лидером по поставке на рынок труда молодых, энергичных, грамотных и амбициозных сотрудников, являются учебные заведения. Кроме этого сотрудничество с ними не требует высоких затрат. Наиболее явным недостатком работы с учебными заведениями, по оценкам респондентов, являются большие временные затраты. Но их можно снизить, привлекая возможных кандидатов на вакансию уже на стадии прохождения студентами производственной практики и написания ими курсовых и дипломных работ по заказу организации. Радио и телевиденье практически не используются респондентами (5 из 3 случая соответственно). Чаще организация НУЗ "Дорожная клиническая больница на ст. Красноярск ОАО "РЖД" взаимодействует с газетами, размещая объявления о вакансиях, так как считают этот способ более эффективным, быстрым, хотя и чуть более затратным, чем поиск персонала по объявлениям типа «ИЩУ РАБОТУ» в газетах. Пункты приема объявлений в городе Красноярск, многочисленны, именно через данные отделы наша организация подает объявления в известные всем жителям газеты, такие как, «Новая Неделя», «Работа в Красноярске», «Телесемь», «Красноярский комсомолец».

Адреса пунктов приема объявления о вакантных местах в организациях:

- ТЦ «Красноярье», 2 этаж;

- ЦУМ, 3 этаж;

- ТК «Метрополь», 1 этаж, левая лестница, павильон 162а;

- ТК «Квант», Красной Армии, 10;

- Универмаг «Советский», ул. Тельмана, 29;

- М-н «Баджей», пр. Красс. Раб., 47;

- Мира, 10, павильон 162а;

- Дом быта, Мира, 60 (2 этаж); - «АЛПИ СИТИ», а/д Красноярск - Солонцы. Объявления публикуются строго тематически в соответствующих рубриках. Редакция оставляет за собой право редакторской обработки объявлений. В тексте объявления согласно закону «О рекламе» должен быть указан номер лицензии и название организации, выдавшей лицензию. Не допускаются к публикации объявления с просьбой о предоплате, о почтовой пересылке наложенным платежом или в конверте денежных сумм, а также других вложений, в т.ч. почтовых конвертов и купонов.

По таблице 2.5 показано, какие расценки применяются в размещении объявления, подходящие для любой организации, в связи с ее возможностями.

Таблица 2.5 - Комплексный поиск кадров

В городе Красноярске на многих предприятиях имеются собственные базы данных (БД) специалистов. Ее эффективность, затратность и скорость является самым успешным. В организации такой базы данных специалистов не наблюдается, огромный минус так как создание такого источника позволит снизить затраты и сэкономить время поиска необходимого кандидата.

База данных служит, ориентиром для работодателя, в быстром поиске претендентов.

Таблица 2.6 - Оценка респондентами использования средств массовой информации (в % от числа использующих)

Сумма по строке каждого из факторов оценки (эффективность и скорость) может быть менее 100, так как часть респондентов не высказали своего суждения по данному поводу.

Таблица 2.7 - Оценка респондентами услуг операторов, действующих на рынке труда (в % от числа использующих)

Сумма по строке каждого из факторов оценки (эффективность, затратность и скорость) может быть менее 100, так как часть респондентов не высказали своего суждения по данному поводу.

Дорожная клиническая больница сотрудничает с кадровыми центрами, такие как:

1. «Работа всем»

по адресу: 660075, г. Красноярск, ул. Маерчака, 40, оф. 115.

т.(391) 221-23-60, 221-24-97

e-mail: rabota7806@mail.ru

2. ООО «Кадры Сибири»

по адресу: г. Красноярск, ул. Вавилова, 1, оф. 1-06.

т.(391) 278-76-88, 294-53-46

e-mail: kadr-sib@mail.ru

3. «Альфа»

по адресу: г. Красноярск, ул. Высотная, 2-318

т.(391) 229-70-71, 89029403207

4. «Актив»

по адресу: г. Красноярск, ул. Шелковая, 10, оф. 414

т.(391) 234-56-28. e-mail: kcaktiv@mail.ru

Когда организация обращается с вопросом подбора персонала в специализированное кадровое агентство, с затратами складывается другая ситуация. В данном случае организация является заказчиком конкретных услуг. Эти услуги исполнитель (кадровое агентство) обязуется оказать в соответствии с заключенным договором. Результатом исполнения обязательств по договору может быть только прием на работу нового сотрудника.

Работа с кадровым агентством происходит по следующей схеме. После подписания договора организация заполняет заявку на поиск кандидата. В соответствии с заявкой агентство подбирает людей на открытую вакансию. После проведения собеседований организация выбирает подходящего сотрудника.

Как правило, кадровые агентства не берут предоплаты. Их услуги оплачиваются по факту выхода на работу нового сотрудника. На дату выхода стороны подписывают акт об оказании услуг и агентство, если оно является плательщиком НДС, составляет счет-фактуру. Стоимость услуг агентства определяется договором.

Процесс принятия решения при отборе персонала в организации НУЗ "Дорожная клиническая больница на ст. Красноярск ОАО "РЖД" состоит из нескольких этапов:

1) Заполнение анкеты;

2) Беседа по найму;

3) Тесты по найму в зависимости от интереса к кандидату;

4) Медицинский осмотр;

5) Принятие решения.

Заинтересованные объявлениями люди, приходя в организацию, на первом этапе заполняют ознакомительную анкету, где указывают свои данные, а именно ФИО, образование, возраст, специальность, стаж и другие основные сведения.

На объявления и с помощью службы занятости на 1 вакантное место обратилось достаточное количество человек. Многие узнавали об организации, правила поведения на рабочем месте, график работы. Необходимо отметить, что не все заполняли разработанную анкету. Из 16 человек пришедших в отдел кадров за информацией о должности менеджера по работе с клиентами только 14 было подано на рассмотрение.

Основными критериями отбора считаются: образование, опыт, деловые качества, профессионализм, физические характеристики, тип личности кандидата, его потенциальные возможности.

На следующем этапе специалист ведет беседу с кандидатом, которые привлекли своими сведениями. На данном этапе с кандидатом ведется беседа, где специалист задает все необходимые и интересующие его вопросы. Также вопросы могут носить не только ознакомительный, но и профессиональный характер.

Такие как: Почему вы обратились о приёме на работу именно к нам?

Чем вас привлекла организация? Что вы знаете о ней?

Что вы знаете об этой работе? Какого рода работу вы больше заинтересованы?

Почему вы выбрали именно эту карьеру? Как вы планируете на будущее свою карьеру?

Что бы вы стали делать, если (описание критической ситуации на рабочем месте)?

Как бы вы могли описать себя?

Что вы хотите рассказать о себе? О вашей семье?

Каковы ваши основные сильные и слабые стороны?

Какую работу вы больше всего любите делать, а какую не любите? Каковы ваши интересы вне работы? Как вы проводите свободное время?

Считаете ли вы, что получили хорошую подготовку общего характера?

Какие особенности в вашей подготовке позволяют вам думать, что вы добьётесь успеха в избранной вами сфере деятельности?

Что вам нравилось больше всего и меньше всего на прежней работе?

Что вы можете рассказать о ваших руководителях на прежнем месте работы? О вашей прежней работе?

Почему вы уволились с прежней работы?

Какие ваши цели в жизни? Как вы планируете их достичь?

На какую заработную плату вы рассчитываете?

Чем вы надеетесь заниматься через 5 (10, 15) лет?

Разговор ведётся свободно, в зависимости от сложившейся ситуации и характера самого заявителя.

При проведении беседы, вопросы задаются не только кандидатам, но и сами они могут получить у специалиста по персоналу некоторую информацию, касающуюся их возможной работы в данной организации. Как правило, задаются следующие вопросы:

1. Как оценивается исполнение работы?

2.Много ли переводов с одного отдела или участка в другой?

3.Какова политика продвижения?

4.Имеет ли предприятие программы по обучению и повышению квалификации?

5.Как велика ответственность, которая ложится на новых работников?

6.Оказывается ли предпочтение людям, закончившим образование? Какова политика компании в области дополнительного образования?

7.Каков имидж компании в обществе?

8.Каковы социальные гарантии?

Беседа может проходить и по телефону, если прибытие кандидата затруднено (например, он живёт в другом городе). В этом случае, перед беседой организация получает заявление о желании работать здесь и письмо.

Письма содержат вопросы: Какую должность вы хотели бы занимать, ваши специфические цели работы на данном месте; Конечные цели вашей карьеры; Причина по которой вы ищете работу;

Наиболее важными пунктами, на которые обычно обращают внимание при собеседовании являются: адрес, профилирующее направление в учебном заведении, оконченные учебные заведения, цель поступления на работу, время пребывания на предыдущих местах работы, желаемая зарплата, цель карьеры, ограничения по здоровью, общее состояние здоровья, оценки в университете, военная служба, членство в организациях, ближайшая возможная дата выхода на работу.

Рисунок 2.6 - Дополнительные требования, предъявляемые к кандидатам

В собеседовании со стороны организации участвуют, как правило, несколько человек. Участие специалиста по кадрам обусловлено необходимостью определения личностных психологических особенностей кандидата, его мотиваций и т.п. характеристик.

При собеседовании почти половина претендентов отсеивается, многие просто не выдерживают, смущаются, ведут себя закрыто, чувствовалось особое напряжение. Иногда проявлялась агрессивность со стороны претендентов. Необходимо отметить не появление респондентов на собеседовании так называемых менеджеров в количестве 3 человек, что их охарактеризовало не с лучшей стороны. Проявилась безответственность, не уважение к организации и к персоналу.

После того как претендент прошел собеседование, его кандидатура обсуждается. В собеседовании со стороны НУЗ "Дорожная клиническая больница на ст. Красноярск ОАО "РЖД" участвуют, как правило, несколько человек. Обращает на себя внимание такой факт: эффективность участия в собеседовании начальников отделов кадров (управляющих персоналом) практически совпадает с эффективностью участия в собеседовании руководителей предприятия (76 % и 75 % соответственно). И это вполне закономерно, так как опытный специалист в области управления персоналом подбирает кандидата под руководителя, зная его предпочтения и взгляды.

Практика показывает, что собеседование, проведенное опытным специалистом по набору персонала, подчас является самым эффективным способом для выявления мотиваций кандидата, его личностных устремлений и особенностей.

Рисунок 2.7 - Участие руководителей и других сотрудников в собеседовании

При обсуждении кандидатов на вакантную должность были допущены к следующей ступени процесса отбора со стороны менеджера - 8 человек. Отвечали на задаваемые вопросы уравновешенно сдержанно, проявили себя с хорошей стороны, по задаваемым вопросам стало очевидно, что перед нами люди ответственные, коммуникабельны. При беседе с данными лицами наблюдалась некая благоприятная атмосфера. Эти люди были внимательными, сосредоточенны на ответах, отлично сказывались о предыдущем месте работы. Некоторые рассказывали больше чем от них требовалось, что негативно повлияло на результат. Двое достаточно подходящих для организации кандидата объявили после собеседования позвонив в отдел кадров о другом заинтересовавшемся месте работы. Специалист попросила принять участие в тестировании, которое будет достаточно для них интересно. Требуется четкое разделение профессий на те, где достаточно процедуры собеседования и те, где необходимо применять психологическое тестирование, наряду с собеседованием.

Технология отбора может быть построена по принципу поиска соответствия способностей и требований деятельности, а может быть построена по принципу определения наличия психологических противопоказаний к данному виду деятельности.

Наиболее сложным является обоснование отказа в приеме на работу по психологическим или психофизиологическим основаниям с опорой на прогноз поведения, возможной эффективности деятельности и особенностей межличностных отношений кандидата. Обоснование отказа требует отработки правил формулировок, т.к. обычное заключение «вы не прошли психологический отбор» может вызвать чувство протеста со стороны кандидата и психологически повлиять на дальнейшие поиски работы.

Тестовые задания применяются не всегда в зависимости от профессии, и доступных средств. Иногда на обработку тестовых заданий у специалиста не хватает времени.

Проверка претендента службой безопасности не проводится.

Рисунок 2.8 - Окончательное решение о соответствии кандидата

Сравнивая эффективность решений о найме, то самым эффективным является решение специалиста по найму персонала.

Психологические тесты могут быть исключительно полезны как инструмент для оценки отдельных параметров личности, оценить которые другими методами представляется затруднительным.

Кандидаты отправляются на медицинский осмотр, проходящий в организации, не все услуги являются платными. Медицинский осмотр предполагает заполнении медицинской книжки: флюорография, анализ крови, мочи, обследование на туберкулез, на носитель возбудителей кишечных инфекций, дерматовенеролога, гельминтоза, ВИЧ инфекцию, парентеральные гепатиты.

В случае кандидат удовлетворяет организацию по требованиям, предъявляемым к вакантной должности, производится оформление на работу - осуществляется процесс найма. Для того чтобы работник официального был принят на определенную должность, предприятие заключает с ним трудовой договор.

Трудовой договор содержит, в частности: название должности в соответствии со штатным расписанием соответствующего юридического лица Общества; определение места работы; определение содержания труда; дату возникновения (начала) трудовых правоотношений; длительность испытательного срока; основные условия оплаты труда; условия труда; обязательства сторон; реквизиты сторон.

При оформлении на работу кандидат представляет в отдел кадров следующие документы:

- паспорт;

- трудовую книжку;

- справку о последнем занятии, выданную по месту жительства (если работник поступает на работу впервые);

- документ об образовании;

- военный билет; в деятельности больницы он обязателен

- страховое свидетельство (пластиковая карточка пенсионного страхования);

- ИНН; - справку о совокупном годовом доходе (с последнего места работы); - анкету (личный листок учета кадров);

- заявление; - фотографии 2 шт. (3 х 4).

Договор подписывают две стороны: работодатель и работник, скрепляют печатью, оформляют два экземпляра.

Трудовой договор с различными категориями работников в организации может быть заключен:

- на время выполнения определенной работы (водитель);

- на определенный срок (менеджер, заместитель директора - от 1 года до 5 лет); - на неопределенный срок (обслуживающий персонал).

Трудовые отношения на предприятии строятся в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Для закрепления работника на определенном рабочем месте выпускается приказ или распоряжение. Для ознакомления работника с его должностными обязанностями и подтверждением его согласия следовать данным предписаниям, производится ознакомление работника с должностной инструкцией и ее подписание. Должностная инструкция содержит подробное описание рабочего места, функций и необходимых навыков для работника. Кроме того, работниками, имеющими доступ к материальным ценностям, подписывается документ о несении материальной ответственности.

Таким образом, напрашивается вывод, что в системе отбора будущего персонала организации существуют некоторые недостатки.

2.3 Диагностика деловых и личностных качеств претендентов на должность менеджер по работе с клиентами