Основы бухгалтерского учета

Записи на активно-пассивных счетах начинают с указания начальных остатков (сальдо) хозяйственных средств по дебету и источников хозяйственных средств по кредиту. Затем на счетах отражают суммы операций, вызывающие изменения начальных остатков (сальдо). Записи по дебету могут иметь разное значение: увеличение средств, уменьшение источника. Разное значение имеет и запись по кредиту счета: увеличение источника, уменьшение средств.

Если по активно-пассивному счету нет начального сальдо, то конечное сальдо определяется сравнением месячных оборотов и отражается на той стороне счета, где оборот больше. Необходимо отметить, что развернутое сальдо в активно-пассивных счетах в обычном порядке вывести невозможно. Оно определяется по данным аналитического учета.

Между счетами и балансом существует тесная взаимосвязь:

* Активные счета соответствуют активу баланса; пассивные счета -- пассиву баланса.

* Отдельные наименования статей баланса соответствуют наименованию счетов.

* Остатки хозяйственных средств и источников их образования показываются на счетах по той же стороне, что и в балансе.

* Суммы остатков по всем активным счетам равны итогу актива баланса, а по всем пассивным счетам -- итогу пассива баланса.

* Баланс составляется на основании данных счетов бухгалтерского учета, а счета открываются на основании данных баланса.

4. Двойная запись операций на счетах

1. Понятие двойной записи.

2. Бухгалтерские проводки.

3. Хронологические и систематические записи.

Изменения средств организации являются результатом хозяйственных операций, которые учитываются на бухгалтерских счетах при помощи двойной записи.

Двойная запись -- способ отражения каждой операции в дебет одного и кредит другого взаимосвязанных счетов в одной и той же сумме. Применение двойной записи имеет объективный характер и связано с двойственным характером отражения хозяйственных операций. Необходимость двойной записи выражается в четырех типах балансовых изменений.

Двойная запись придает бухгалтерскому учету систематический характер, обеспечивает взаимосвязь между счетами, что позволяет объединить их в единую систему. Двойная запись имеет большое информационное значение, так как позволяет получить информацию о движении хозяйственных средств и источников их образования, проверить экономическое содержание хозяйственных операций и правомерность их осуществления, начиная от отдельных операций и заканчивая отражением в балансе.

Двойная запись обеспечивает выявление ошибок в счетных записях. Каждая сумма отражается по дебету и кредиту разных счетов, поэтому оборот по дебету всех счетов должен быть равен обороту по кредиту всех счетов. Нарушение этого равенства свидетельствует о допущении ошибок в записях.

Взаимосвязь между дебетом одного и кредитом другого счета, возникшая в результате двойной записи на них хозяйственной операции, называется корреспонденцией счетов. Счета, между которыми такая взаимосвязь возникла, называются корреспондирующими.

* Обозначение корреспонденции счетов, т. е. наименование дебетуемых и кредитуемых счетов с указанием суммы по данной операции, называется бухгалтерской записью (проводкой).

* Бухгалтерские записи (проводки) по количеству затрагиваемых ими счетов подразделяются на простые и сложные.

Простыми принято называть такие бухгалтерские записи, в которых корреспондируют только два счета -- один по дебету, а другой по кредиту.

Пример. Остаток невыданной заработной платы возвращен из кассы на расчетный счет в сумме 800 руб. Бухгалтерская запись (проводка) будет следующая:

Дт счета 51 «Расчетные счета» ...................................800 руб.

Km счета 50 «Касса» .......................................................800 руб.

Сложными называются проводки, в которых один счет по дебету корреспондирует с несколькими счетами по кредиту, или наоборот.

Пример. Предприятием получены материалы на сумму 18 000 руб., включая НДС -- 3000 руб. Бухгалтерская запись будет следующая:

а) приходованы материалы, полученные от поставщика:

Дт счета 10 «Материалы».........................................15 000 руб.

Km счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»........15 000 руб.

б) учтен НДС по приходованному материалу:

Дт счета 19 «Налог на добавленную стоимость».....3000 руб.

Km счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»...................3000 руб.

в) погашение задолженности перед поставщиком:

Дт счета 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»....................18 000 руб.

Km счета 51 «Расчетные счета»... ...........................18000 руб.

Бухгалтерские записи осуществляются только на основании документов, в которых зафиксирована хозяйственная операция, и отражаются в особых учетных регистрах (журналах-ордерах, Главной книге, карточках и др.).

Для контроля за полнотой отражения всех хозяйственных операций бухгалтерские записи регистрируют в последовательности совершения экономически разнородных операций.

Отражение хозяйственных операций в последовательности их совершения носит название хронологической записи.

Для определения показателей хозяйственной деятельности все хозяйственные операции группируют по однородным признакам. Записи хозяйственных операций по определенной системе называются систематическими.

Хронологические и систематические записи могут осуществляться раздельно и вместе. В первом случае записи о хозяйственных операциях производят вначале в регистрационном журнале в хронологической последовательности их осуществления, а затем в систематическом порядке на счетах бухгалтерского учета. Во втором случае записи производятся одновременно в одном комбинированном учетном регистре.

5.Счета аналитического и синтетического учетов

1. Синтетические счета.

2. Понятие субсчетов.

3. Аналитические счета.

4. Взаимосвязь между синтетическим и аналитическим счетами.

Структура информации бухучета подразделяется на два разреза: горизонтальный и вертикальный. Горизонтальные связи проявляются через корреспонденцию счетов, вызванную двойной записью данных о хозяйственной деятельности. Вертикальные связи выражены в соподчинении информационных уровней -- синтетического и аналитического учета, синтетических и аналитических счетов.

Синтетический учет дает обобщенные показатели в денежном выражении. Такие показатели содержатся в счетах синтетического учета и необходимы для общего представления о наличии и движении средств и их источников.

* Синтетические (объединяющие) счета представляют собой способ классификации и систематизации информации по стадиям кругооборота средств и фондов. Они образуют связанную двойной записью информационную систему, отражающую динамику движения всех объектов бухучета в обобщенных стоимостных показателях (горизонтальные связи).

Синтетические счета являются счетами 1-го порядка. Они могут быть простыми (когда объект учета не подлежит дальнейшей детализации) и сложными (когда объект учета, отражаемый на данном синтетическом счете, подлежит дальнейшей детализации на отдельных счетах, называемых аналитическими). Показатели сложных счетов, когда это необходимо, находят свою детализацию в аналитическом учете. Перечень синтетических счетов содержится в плане счетов. Каждый синтетический счет имеет свой номер.

В плане счетов бухучета по некоторым сложным счетам предусматриваются субсчета. Субсчет -- способ группировки данных аналитического учета. Субсчета называют счетами 2-го порядка. Они используются для получения обобщенных показателей в дополнение к данным синтетических счетов. Субсчета имеют не все синтетические счета, а только те, показатели которых необходимо соответствующим образом сгруппировать. Перечень субсчетов указывается в плане счетов, однако предприятия и организации могут самостоятельно выделять отдельные субсчета.

Субсчета показывают, в какой последовательности (группировке) нужно открывать счета аналитического учета и являются промежуточным звеном между синтетическим счетом и открываемыми к нему аналитическими счетами. При этом по одному субсчету может быть открыт один или несколько аналитических счетов в зависимости от необходимой детализации показателей учета.

Аналитический учет дает детализированные показатели в денежном, а в необходимых случаях и в натуральном выражении с целью получения большего объема информации для контроля и анализа хозяйственной деятельности. Для ведения аналитического учета применяются аналитические счета.

* Аналитические (детализирующие) счета являются способом обобщения и группировки данных, объединяемых синтетическим счетом (вертикальные связи). Аналитические счета открывают только к сложным счетам синтетического учета. Система аналитических счетов обобщает и в то же время детализирует хозяйственные операции по содержанию, а также в натуральных или трудовых измерителях, в то время как в синтетическом счете эти операции объединяются и обобщаются в едином денежном измерителе. При этом итоги оборотов и сальдо (в денежном выражении) по всем аналитическим счетам должны соответствовать оборотам и сальдо того синтетического счета, в развитии которого открыты аналитические счета.

Между синтетическим и аналитическим счетами существует взаимосвязь, основанная на параллельности записей на счетах. Эта взаимосвязь выражается в следующем:

* аналитические счета ведутся для детализации синтетических счетов;

* операция, записанная по синтетическому счету, должна быть обязательно отражена и на соответствующих аналитических счетах, открытых к данному синтетическому счету;

* на синтетическом счете операция записывается общей суммой, а на его аналитических счетах -- частными суммами, дающими в итоге ту же сумму;

* запись в аналитическом счете производится обязательно на ту же сторону, что и в синтетический счет, т. е. их строение одинаково.

Поэтому начальные и конечные остатки, а также обороты по дебету и кредиту синтетического счета должны быть равны общим суммам соответствующих остатков и оборотов его аналитических счетов, открытых в его развитие. При подведении итога за отчетный период данные синтетических и аналитических счетов должны сверяться и совпадать, что свидетельствует о правильности ведения учета.

Следует отметить, что часть счетов синтетического учета отражает средства или источники средств, не требующие дальнейшей детализации. Такие синтетические счета называются простыми. Они не имеют аналитических счетов. К ним относятся счета «Касса», «Расчетный счет», «Уставный капитал».

6. Оборотные ведомости

1. Оборотные ведомости.

2. Оборотная ведомость по синтетическим счетам.

3. Шахматная оборотная ведомость.

4. Оборотные ведомости по аналитическим счетам.

5. Сальдовые ведомости.

Данные синтетических и аналитических счетов обобщаются в конце отчетного периода с целью получения сводной информации.

Оборотные ведомости являются одним из способов обобщения данных текущего бухгалтерского учета. Они регистрируют обороты и остатки по всем хозяйственным средствам и их источникам. Существует два вида оборотных ведомостей: по синтетическим и по аналитическим счетам.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляет собой свод оборотов и остатков по счетам за определенный период времени. Оборотная ведомость заполняется по данным об оборотах и остатках синтетических счетов. С этой целью на счетах подсчитывают обороты, конечное сальдо и отражают эти данные в оборотной ведомости.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Наименование синтетических счетов	Остатки на 01. 01. 200_	Обороты за январь	Остатки на 01. 02.200_
	Дт	Кт	Дт	Кт	Дт	Кт
Итого

Составленная таким образом оборотная ведомость является одним из важнейших средств проверки и контроля полноты и правильности записей по счетам. Контроль осуществляется на основе наличия в данном регистре трех пар равных итогов.

* Первая пара равных итогов -- общий итог начальных остатков по дебету всех счетов -- равен общему итогу начальных остатков по кредиту всех счетов. Данное равенство вытекает из положения, что общая сумма средств предприятия не может быть меньше общей суммы источников их образования (т. е. равенства итогов актива и пассива).

* Вторая пара равных итогов -- общий итог оборотов по дебету всех счетов -- равен общему итогу оборотов по кредиту всех счетов. Данное равенство обеспечивается двойной записью.

* Третья пара итогов -- общий итог конечных остатков по дебету всех счетов -- равен общему итогу конечных остатков по кредиту всех счетов. Данное равенство обеспечивается равенством первых пар двух итогов.

Однако по данным оборотных ведомостей по синтетическим счетам нельзя определить, откуда ценности поступили и куда они направлены. Невозможно установить содержание увеличения или уменьшения средств и источников, необходимых для руководства хозяйственной деятельностью предприятия. Указанные показатели получают из шахматной оборотной ведомости.

Шахматная оборотная ведомость -- это свод оборотов по счетам, служащий для раскрытия их содержания и проверки правильности корреспонденции счетов. Записи в шахматную ведомость производятся так, чтобы была видна корреспонденция счетов.

Шахматная оборотная ведомость

Дебет счетов	Кредит счетов
	Касса	Расчетный счет	Расчеты с поставщиками	Краткосрочные кредиты банков	Итого по дебету
Расчетный счет	1000			5000	6000
Расчеты с поставщиками		500			500
Краткосрочные кредиты банков
Итого по кредиту	1000	500		5000	6500

Ведомость заполняется путем проставления итогов каждого счета с одинаковой корреспонденцией на пересечении строки дебетуемого счета с колонкой кредитуемого счета. По дебету всех синтетических счетов выводится итог, обороты по кредиту счетов оказываются автоматически внесенными в ведомость.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам составляются отдельно для каждой группы аналитических счетов, объединяемых соответствующим синтетическим счетом. В зависимости от применяемых в аналитическом учете измерителей различают две формы оборотных ведомостей по аналитическим счетам: количественно-суммовую (товарно-материальную) и контокоррентную (суммовую).

* Количественно-суммовая ведомость предназначена для тех аналитических счетов, которые ведутся одновременно в денежном и количественном выражении (для учета основных средств, материалов).

* Суммовые оборотные ведомости составляются по счетам, которые ведутся в денежном выражении (счета расчетов и счета большинства источников хозяйственных средств).

На практике получили широкое распространение сальдовые ведомости. Они содержат только остатки по счетам на 1-е число каждого месяца и ведутся в течение года. Сальдовые ведомости ведутся преимущественно по счетам аналитического учета при большом количестве различных видов материалов, топлива, готовой продукции, используемых на предприятии.

7. Классификация счетов бухгалтерского учета

1. Понятие классификации счетов бухгалтерского учета.

2. Классификация счетов бухгалтерского учета по экономическому содержанию.

3. Классификация счетов бухгалтерского учета по назначению и структуре.

В бухгалтерском учете применяется большое количество разнообразных счетов, которые используются для получения необходимой информации. Для правильного применения счетов необходима их классификация.

Классификация счетов бухгалтерского учета -- это группировка их по экономически однородным объектам учета, целям и способам отражения этих объектов на счетах. Она необходима для группировки счетов по наиболее существенным признакам: по экономическому содержанию и по назначению и структуре.

Классификация счетов бухгалтерского учета по экономическому содержанию призвана ответить на вопрос, что отражают те или иные счета. Поэтому по экономическому содержанию счета группируются:

- счета для учета хозяйственных средств;

- счета для учета источников образования хозяйственных средств;

- счета для учета хозяйственных процессов.

· Счета для учета хозяйственных средств подразделяются на четыре подгруппы:

- счета для учета основных средств;

- счета для учета нематериальных активов;

- счета для учета оборотных средств.

- счета для учета финансовых вложений.

· Счета для учета источников образования хозяйственных средств подразделяются на две подгруппы:

- счета для учета источников собственных средств;

- счета для учета источников привлеченных (заемных) средств.

· Счета для учета хозяйственных процессов подразделяются на три подгруппы:

- счета для учета процесса снабжения;

- счета для учета процесса производства;

- счета для учета процесса реализации.

Классификация счетов бухгалтерского учета по назначению и структуре призвана ответить на вопрос, как подсчитать дебет и кредит по тому или иному счету и что означает дебет и кредит. Согласно этой классификации, счета делятся на основные, регулирующие, распределительные, калькуляционные, сопоставляющие, забалансовые.

Основные счета служат для учета хозяйственных средств и их источников. Они включают в себя счета: инвентарные; денежные; фондовые; расчетные.

Инвентарные счета предназначены для обобщения информации о наличии и движении материальных ценностей на предприятии («Материалы», «Готовая продукция и товары», «Основные средства» и др.).

Это активные счета: Дт -- увеличение материальных ценностей, связанных с поступлением на предприятие, по Кт -- уменьшение материальных ценностей, связанных с расходом или выбытием.

Сальдо по этим счетам только дебетовое. Показывает наличие имущества на предприятии.

Денежные счета предназначены для обобщения информации о наличии и движении денежных средств на предприятии («Касса», «Расчетный счет», «Валютный счет», «Прочие денежные активы»).

Это активные счета: Дт -- увеличение денежных средств, связанных с поступлением на предприятие, по Кт -- уменьшение денежных средств, связанных с расходом.

Сальдо по этим счетам только дебетовое. Показывает наличие денежных средств на предприятии.

Фондовые счета предназначены для обобщения информации о наличии и движении фондов на предприятии («Уставный капитал», «Резервный капитал», «Добавочный капитал», «Нераспределенная прибыль», субсчет «Фонд накопления» и субсчет «Фонд потребления»).

Это пассивные счета: Дт -- использование, Кт -- образование. Сальдо по этим счетам кредитовое. Показывает наличие фондов (капитала) на предприятии.

Расчетные счета предназначены для обобщения информации о расчетах предприятия с физическими лицами, организациями, учреждениями и другими предприятиями (счета раздела 6, начинающиеся со слов: «Расчеты...»).

Расчетные счета могут быть активными, пассивными и активно-пассивными:

1) Активные счета: «Расчеты с получателями и заказчиками» (Дт -- отражают увеличение задолженности покупателей за приобретенную продукцию; Кт -- уменьшение задолженности в результате перечисления средств предприятию). Сальдо дебетовое и показывает наличие задолженности покупателей.

2) Пассивные счета: «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и другие счета: Кт -- задолженность предприятия перед рабочими, поставщиками и другими учреждениями, Дт -- погашение задолженности предприятия. Сальдо кредитовое, показывает наличие задолженности.

3) Активно-пассивные счета: расчеты с подотчетными лицами, расчеты с учредителями, расчеты с кредиторами и дебиторами, расчеты с бюджетом. Сальдо по ним может быть свернутым и развернутым (показывает наличие дебетовой задолженности).

* Регулирующие счета не относятся ни к активам, ни к пассивам. Они регулируют стоимость имущества и источников его образования. К ним относятся «Амортизация нематериальных активов», «Торговая наценка» и др.

* Распределительные счета делятся на:

- собирательно-распределительные;

- бюджетно-распределительные.

Собирательно-распределительные счета предназначены для сбора и распределения информации о расходах («Общепроизводственные расходы», «Общехозяйственные расходы» и др.).

Это активные счета: Дт -- в течение месяца собирают затраты, связанные с управлением производством и предприятием в целом, связанные с отгрузкой и реализацией продукции. Остатка на конец месяца не имеют и в балансе отсутствуют.

Бюджетно-распределителъные счета служат для обобщения информации о расходах (доходах), произведенных (полученных) в отчетном периоде, но относящиеся на себестоимость и прибыль в будущем периоде. К ним относятся счета:

1) «Расходы будущих периодов». Это активный счет: Дт -- расходы, производимые в отчетном периоде, связанные с внедрением новой техники, технологий, выполнением готовой продукции; Кт -- списание в себестоимость продукции. Сальдо дебетовое, показывает наличие несписанных расходов.

2) «Доходы будущих периодов». Это пассивный счет: Дт -- списание доходов в счет прибыли в отчетном периоде; Кт -- доходы, полученные в отчетном периоде в счет будущей прибыли.

* Калькуляционные счета предназначены для обобщения информации о затратах; связанных с выпуском продукции, выполнением работ, оказанием услуг и определением себестоимости выпущенной продукции («Основное производство», «Вспомогательные производства» и др.). Это активные счета: Дт -- затраты по выпуску продукции, выполнению работ, оказанных услугах; Кт -- списание фактической себестоимости выпущенной продукции или затрат по выполненным работам и оказанным услугам. Сальдо - незавершенное производство.

* Сопоставляющие счета предназначены для получения результата деятельности организации или результата деятельности отдельных хозяйственных процессов и подразделяются:

- операционно-результатные;

- финансово-результатные.

Операционно-результатные счета предназначены для учета отдельных хозяйственных процессов и определения результатов по ним («Продажи», «Прочие доходы и расходы»). Эти счета закрываются по каждому отчетному периоду, и поэтому не указываются в балансе.

Финансово-результатный счет используется для определения конечного финансового результата деятельности организации («Прибыли и убытки»). По окончании отчетного года счет «Прибыли и убытки» закрывается счетом «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

* Забалансовые счета предназначены для учета и движения средств, которые не принадлежат данной организации, но какое-то время находятся в ее распоряжении или на ее ответственном хранении. Забалансовым счетам присваивается трехзначный шифр: 001 «Арендованные основные средства», 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» и др. Учет на забалансовых счетах ведется при помощи простой записи. По каждой хозяйственной операции открывается один забалансовый счет. По Дт -- увеличение, по Кт -- уменьшение. Забалансовые счета не корреспондируют ни между собой, ни с другими счетами. Часть их имеет только дебетовый остаток, другая часть -- кредитовый.

8. План счетов бухгалтерского учета

бухгалтерский учет баланс

План счетов бухгалтерского учета -- систематизированный перечень счетов, применяемых в практике ведения учета. В Российской Федерации разработан и используется единый План счетов. Это означает, что все предприятия независимо от их организационно-правовой формы (кроме кредитных и бюджетных) обязаны для ведения учета использовать данный план, утвержденный Министерством финансов РФ.

В настоящее время с 1 января 2001г. действует План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению, утвержденные Приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000г. №94-н.

Для удобства использования все балансовые и забалансовые счета сведены в разделы в соответствии с группировкой счетов по экономическому содержанию:

I. Внеоборотные активы.

II. Производственные запасы.

III. Затраты на производство.

IV. Готовая продукция и товары.

V. Денежные средства.

VI. Расчеты.

VII. Капитал.

VIII. Финансовые результаты.

Забалансовые счета

План счетов содержит двузначный код (шифр синтетического счета, его наименование, код (шифр) субсчета и его наименование. Каждый раздел имеет свободные кодовые номера, позволяющие при необходимости дополнять план новыми счетами без изменения общей нумерации счетов. Забалансовым счетам присвоен трехзначный код (шифр). Использование кодов (шифров) счетов вместо их названия упрощает работу бухгалтеров, сокращает ее объем и удобно при механизации учета.

* Для правильного применения Плана счетов бухгалтерского учета разработана инструкция, в которой приведена краткая характеристика синтетических счетов и открываемых к ним субсчетов, раскрыты их структура, назначение, дана типовая схема корреспонденции синтетического счета с другими синтетическими счетами.

* При организации бухгалтерского учета не обязательно использовать все счета, которые имеются в Плане счетов. Для практической работы бухгалтерия составляет рабочий план счетов, т. е. из всего перечня счетов выбираются счета, необходимые для деятельности конкретного предприятия.

* Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета организациям разрешено по согласованию с Министерством финансов РФ вводить в план счетов бухгалтерского учета дополнительные синтетические счета, используя свободные номера счетов. Для учета специфических операций организация может самостоятельно, без дополнительного согласования, вводить дополнительные субсчета, уточнять их, исключать и объединять.

9. Документация хозяйственных операций

1. Первичные документы и документация.

2. Реквизиты бухгалтерских документов.

3. Основные требования, предъявляемые к первичной учетной документации.

4. Классификация бухгалтерских документов.

Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными документами.

Первичный документ -- письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена, или разрешение на ее проведение получено.

Первичный документ подтверждает юридическую силу операции, устанавливает ответственность исполнителя. Ни одна операция не может быть учтена, если она не оформлена надлежащим образом документом.

Документация -- основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля.

Каждый документ должен содержать общие показатели. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом.

Реквизиты, обязательные для составления любого документа:

- наименование документа (формы), код формы (акт, накладная и т.д.);

- наименование организации;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции;

- подписи ответственных лиц и т.д.

Кроме обязательных реквизитов, принимаются и дополнительные, которые уточняют или дополняют содержание операции, и т.д.

Основные требования, предъявляемые к первичной учетной документации:

* К учету принимаются только документы, составленные, по установленной форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

* Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях -- непосредственно после ее окончания.

* Все записи в документах производятся четко, разборчиво, чернилами, пастой шариковых ручек или с применением оргтехники (принтеров и т.д.). Производить записи простым карандашом не разрешается.

* В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачеркивают аккуратно, чтобы было видно зачеркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма, оговаривается надписью «исправлено».

* Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, ответственных за этот документ, с указанием даты внесения исправления.

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т. е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

* по назначению: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные;

* по времени составления: первичные, сводные;

* по объему информации: разовые, накопительные;

* по месту составления: внутренние, внешние;

* по структуре: табличные, анкетные, комбинированные.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

Пример: приемные акты, акты на прием-передачу основных средств, квитанции о приемке ценностей, отчеты материально ответственных лиц.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

Пример: бухгалтерские справки о допущенных ошибках.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается количество документов, снижается вероятность ошибок.

Пример: авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость на оплату труда.

К первичным относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (например, приходные (расходные) кассовые ордера, наряды), а накопительные (например, табель рабочего времени) составляются за определенный период времени и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные), а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежное поручение, счета, чеки).

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа.

При анкетной структуре реквизиты документа расположены, как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд по табличной.

Некоторые документы используются на предприятиях и в организациях всех форм собственности и отраслей народного хозяйства. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций. Такие документы принято называть типовыми (документы по оформлению кассовых и банковских операций).

10. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

1. Проверка документов.

2. Бухгалтерская обработка документов.

3. Хранение документов.

Правильно оформленные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учета по корреспондирующим счетам.

* Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими нормативными документами. Проверка проводится по трем направлениям:

Формальная -- проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

Арифметическая -- проверка правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировка данных документов. Она контролирует подсчет итогов, правильность подсчета количественных и стоимостных показателей.

Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.

Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.

Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Это необходимо, поскольку значительное их число составляется в натуральных показателях. Проставление расценки В документах носит название таксировки. После определения стоимостных показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция счетов (контировка).

Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов.

Все папки, которые находятся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. В списке дел указываются:

- индекс дела (номера папок); номер состоит из двух частей - присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии;

- наименование дела (заголовок);

- количество дел в папке (эта графа заполняется в конце года);

- срок хранения и номер папки по перечню;

- примечание, указывающее, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов.

После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ, но не менее 5 лет.

11. Учетные регистры бухгалтерского учета

1. Понятие учетных регистров.

2. Классификация учетных регистров.

Данные сгруппированных документов заносятся в специальные ведомости учета затрат (расходов) -- учетные регистры.

Учетные регистры представляют собой носители данных определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой информации об активах, капитале и обязательствах экономического субъекта. Внешний вид и материальная основа учетных регистров весьма разнообразны: книги, журналы, карточки, свободные листы, машинограммы, видеограммы, магнитные ленты, магнитные диски и дискеты, оперативная память ЭВМ и т.п.

Основанием для записи в учетные регистры являются первичные документы. Запись ведется по назначению регистров в хронологическом порядке, начиная с 1-го числа до окончания месяца. Переписываются все реквизиты первичных документов. В конце месяца производится подсчет по строкам и графам, а также проверка данных. В случае обнаружения ошибок производятся исправления методами красного сторно (для аналитического учета) или обратной записью (для синтетического учета).

Классификация учетных регистров:

* По видам бухгалтерских записей регистры делят на:

- хронологические -- данные первичных документов регистрируют в порядке их поступления в бухгалтерию без разноски по счетам (кассовая книга, регистрационный журнал);

- систематические -- производится группировка хозяйственных операций по однородным признакам на счетах синтетического и аналитического учета (регистры учета затрат по объектам калькуляции, Главная книга);

- комбинированные -- сочетают хронологические и систематические записи (книга Журнал-Главная, журналы-ордера и ведомости).

* По объему и содержанию регистры делятся на:

- регистры синтетического учета -- операции отражаются только в денежном измерении в обобщенном виде (оборотная ведомость);

- регистры аналитического учета -- операции отражаются подробно, в том числе и в натуральном измерении.

* По форме построения регистры бывают:

- односторонние -- все записи производятся на одной стороне листа (различные карточки для учета расчетов, материальных ценностей);

- двусторонние -- счет открывается на двух развернутых страницах книги (по дебету на левой странице, по кредиту -- на правой);

- шахматные -- по строкам расписываются счета по дебету, по столбцам -- по кредиту;

- линейные -- каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что позволяет разделить синтетический счет на ряд аналитических счетов.

* По внешнему виду регистры делятся на:

- бухгалтерские книги -- скрепленные и сшитые в брошюру пронумерованные листы (кассовая книга, Главная книга);

- карточки -- отдельные листы стандартного размера; совокупность карточек однородного назначения называется картотекой;

- свободные листы -- таблицы со специальным графлением для синтетического и аналитического учета (ведомости, журналы-ордера);

- машинные носители информации -- машинограммы.

12. Исправление ошибочных записей в документах

1. Способы выявления ошибок.

2. Исправление ошибок.

3. Отрицательные числа в сторнировочных записях.

Записи в первичные документы и учетные регистры производят вручную или на машинах, в зависимости от формы и системы учетных записей. Записи должны быть сделаны аккуратно и четко, без подчисток и зачеркивания цифр и текста. Однако большой объем экономической информации в бухгалтерском учете обусловливает появление различных ошибок, которые допускаются как в первичных документах, так и в учетных регистрах.

При большом количестве записей в учетных регистрах для обнаружения ошибок в них используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие -- нет.

Выборка -- способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учетов. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

При неправильно составленных проводках ошибки выявляются путем их просмотра и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены проводки.

После того как ошибки найдены, производят их исправление специальными способами. Среди последних наиболее распространены три: корректурный метод, дополнительная и сторнировочная записи.

Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Исправление производится путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено». Ошибочная запись суммы или текста зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать ошибочно написанное. Затем вписывается правильная сумма или текст с указанием даты исправления и подписи должностного лица, сделавшего исправление. В зависимости от исправления существует три вида оговорок: «Исправленному верить», «Вписанному верить», «Зачеркнутое не читать».

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

При выявлении ошибок после подведения итогов за учетный период, а так же если ошибка повторяется в нескольких регистрах, применяются дополнительная и сторнировочная записи.

В том случае, когда корреспонденция счетов указана верно, а стоимостная оценка (основание показателя) занижена, делается дополнительная запись. Она имеет корреспонденцию счетов, аналогичную основной записи, а основание показателя соответствует разнице между правильной и ошибочной суммой.

Сторнировочная запись выполняется при необходимости аннулировать частично или полностью ошибочную запись. В первом случае устраняется превышение ошибочного показателя при правильной корреспонденции счетов. Во втором случае, когда ошибка допущена не только в стоимостном показателе, но и ошибочна корреспонденция бухгалтерских счетов, необходимо составить две проводки. Неправильная запись повторяется красными чернилами, что означает вычитание, и тем самым ее сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов.

В бухгалтерском учете не принято пользоваться отрицательными числами (бухгалтер не употребляет знак минус). Отрицательные числа в сторнировочных записях фиксируются красным цветом или обводятся квадратом. В западном учете отрицательные числа помещаются в круглые скобки, например (250 000). В настоящее время таким способом обозначают отрицательные числа и многие российские бухгалтера.

13. Организация документооборота

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

- прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.);

- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

- порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документооборота -- прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают поток поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

- объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

- структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

- режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета.

График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т. е. повышает эффективность всей учетной работы организации. При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям. После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

До сведения лиц, работающих с первичными документами, в официальном порядке доводятся правила их оформления и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию. Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера. На этом этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Организация документооборота имеет большое значение, поскольку усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.

14.Формы бухгалтерского учета

1. Понятие формы бухгалтерского учета.

2. Журнал-Главная.

3. Мемориально-ордерная форма.

4. Журнально-ордерная форма.

5. Автоматизированная форма.

6. Простая форма.

7. Упрощенная форма.

В процессе исторического развития бухгалтерский учет менялся и совершенствовался. В каждой новой общественно-экономической формации возникали новые виды учетных регистров и использовались разные последовательности и способы записей в них. Применение технических средств в тех или иных комбинациях приводило к образованию различных форм бухгалтерского учета, отражавших особенности складывающихся в данных условиях учетных регистров. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать порядок сочетания различных видов учетных регистров, техники обработки учетных данных, последовательности и способов производства учетных записей. Внешний вид регистров и их структура, взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учетов, применяемая техника получения и обработки первичной учетной информации и записи ее в учетные регистры -- все эти признаки определяют особенности отдельных форм бухгалтерского учета.

В зависимости от видов учетных регистров различают следующие формы бухгалтерского учета:

1. Журнал-Главная.

2. Мемориально-ордерная форма.

3. Простая форма бухгалтерского учета.

4. Упрощенная форма бухгалтерского учета.

5. Журнально-ордерная форма.

6. Автоматизированная форма.

Журнал-Главная ведется в организациях с небольшим объемом производства, в отдельных учреждениях и в некоторых финансовых органах. Регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединяются в одной комбинированной книге Журнал-Главная. В остальном учетный процесс практически не отличается от регистрации, применяемой при мемориально-ордерной форме учета. Операции в книгу записываются с первичных или сводных документов или мемориальных ордеров с приложенными к ним документами. При этом аналитический учет ведется в книгах или на карточках. По аналитическим счетам составляются оборотные ведомости, которые сверяются с данными синтетического учета в книге Журнал-Главная.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета создавалась путем постепенного внедрения в учет наиболее рациональных технических средств и приемов предыдущих форм. Свое название она получила от мемориального ордера, который составляется на основе сводного документа, объединяющего данные однородных первичных документов, или на основании итоговых показателей накопительной ведомости, в которой эти данные группируются по корреспондирующим счетам. Документы, являющиеся основанием для записи, обязательно прилагаются к ордеру.

* За каждым мемориальным ордером закрепляют постоянный номер, что позволяет составлять на каждую группу однородных операций (кассовым, по расчетным счетам, заработной плате и т.д.) лишь один ордер в месяц. Ордера регистрируются в регистрационном журнале -- хронологическом регистре синтетического учета.

Регистрационный журнал предназначен для порядковой нумерации мемориальных ордеров и контроля за их сохранностью вместе с подшитыми к ним документами, а также для последующей проверки полноты охвата хозяйственных операций системным регистром синтетического учета. Эта проверка осуществляется сличением в конце месяца итогов регистрационного журнала (по кредиту) с итогами оборотов по дебету и отдельно -- по кредиту всех синтетических счетов, выводимых в оборотной ведомости по синтетическим счетам.

* После регистрации мемориальные ордера используются для записи операций в Главной книге. Главная книга или контрольная ведомость строится с разбивкой каждого счета на колонки, отводимые для записи оборотов по каждому корреспондирующему счету в отдельности (т. е. по шахматному принципу). В ней регистрируются только текущие обороты, сальдо по счетам не выводится.

* Проверка правильности аналитического и синтетического учета осуществляется путем составления оборотной ведомости по счетам аналитического учета и сверки их итогов с соответствующими суммами оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Достоинства: метод очень простой, при сверке данных синтетического учета с аналитическим позволяет устранять ошибки, проверять правильность отражения хозяйственных операций. Может применяться во всех сферах народного хозяйства. В настоящее время применяется в бюджетных организациях и на некоторых предприятиях в сочетании с журнально-ордерной формой.

Недостатки:

- многократность записей одной и той же суммы в различных регистрах, что увеличивает объем работ и вероятность ошибок;

- отрыв и отставание аналитического учета от синтетического;

- сложность составления отчетности, так как не все регистры приспособлены к тому, чтобы их можно было сразу перенести в отчетность;