Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Актуальность темы выпускной квалификационной работы обусловлена тем, что на современном этапе развития экономики, объективно усиливается роль организации труда, что объясняется более высоким уровнем обобществления труда и производства, качественными изменениями в рабочей силе и средствах производства в период научно-технической революции. Научно-технический прогресс вызывает потребность в более прогрессивных способах соединения вещественных и личного факторов производства, соответствующих интенсивному типу развития.

Формирование персонала в условиях рыночных отношений опирается на действие механизма внутреннего рынка труда организации. Смысл создания и использования такого механизма состоит в том, что он позволяет применять гибкие формы обеспечения организации необходимыми работниками и придает постоянный характер рыночным отношениям между работодателем и наемным работником в течение всего срока действия трудового договора. В соответствии с этим договором работодатель создает и постоянно поддерживает необходимые условия труда, а работник постоянно обеспечивает выполнение своих трудовых функций на высоком качественном уровне в установленные сроки.

Важным показателем, характеризующим работу торговых предприятий, является производительность труда и эффективность использования трудовых ресурсов.

Критерием социально-экономической эффективности является полнота удовлетворения личных, коллективных и общественных потребностей людей при наиболее рациональном использовании материальных, трудовых и денежных ресурсов общества.

Производительность же труда торговых работников является одним из важнейших качественных показателей работы предприятия торговли, выражением эффективности затрат труда.

Проблема производительности труда торговых работников не достаточно изучена, особенно много вопросов по совершенствованию производительности труда, среди них выделяют повышение материальной заинтересованности, техническая оснащенность, квалификации и т.п. Нет четкой методики расчета резервов повышения производительности.

В целом при написании работы широко использовалась научная литература и материалы периодической печати, освещающие проблемы эффективности трудовых ресурсов в торговле.

Объектом выпускной квалификационной работы является ООО «ТОП-КНИГА».

Предмет выпускной квалификационной работы - эффективность использования трудовых ресурсов.

Целью выпускной квалификационной работы является разработка комплексной системы оценки эффективности использования трудовых ресурсов ООО «ТОП-КНИГА», включающей различные методы измерения и показатели, и позволяющей объективно и достаточно точно оценить эффективность использования трудовых ресурсов предприятия и определить его соответствие целям организации, с апробацией методики на примере ООО «ТОП-КНИГА».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- создать теоретическую базу для выполнения работы;

- определить место работы в системе управления персоналом;

- проанализировать существующие методики оценки эффективности трудовых ресурсов;

- разработать комплексную систему оценки эффективности использования трудовых ресурсов;

- провести анализ эффективности трудовых ресурсов ООО «ТОП-КНИГА».

1. Теоретические основы анализа эффективности использования трудовых ресурсов

1.1 Роль и значение трудовых ресурсов в деятельности организации

В общем смысле под организацией (социальной организацией) имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп. Управление человеческими ресурсами составляет основу деятельности любой организации как открытой социальной системы.

Все организации имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты. Одна из таких черт - это признание взаимозависимости между системой и внешним миром. Существует граница, отделяющая систему от ее окружения. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Внешняя среда организации схематично представлена на рисунке 1.1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1.1 - Внешняя среда организации

Организация должна отражать внешнюю среду. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала, получала вклад в общую работу со стороны всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей и в настоящее время, и в будущем. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна быстро узнавать обо всех изменениях среды, представлять их значение, выбирать наилучшею ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды.

Важнейшими социально-трудовыми показателями деятельности любой организации в условиях рыночных отношений являются обеспечение полной занятости трудовых ресурсов и высокой продуктивности труда, создание нормальных условий для работы персонала и повышение уровня оплаты труда, достижение надлежащего экономического роста и качества жизни работников. В осуществлении данных экономических целей главную роль призваны играть трудовые ресурсы.

К трудовым ресурсам относится та часть населения, которая обладает необходимыми физическими данными, знаниями и навыками труда в соответствующей отрасли. Достаточная обеспеченность предприятий нужными трудовыми ресурсами, их рациональное использование, высокий уровень производительности труда имеют большое значение для увеличения объемов продукции и повышения эффективности производства. В частности, от обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ, эффективность использования оборудования, машин, механизмов и как результат объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей [1].

Персонал предприятия представляет собой совокупность работников определенных категорий и профессий, занятых единой производственной деятельностью, направленной на получение прибыли или дохода и удовлетворение своих материальных потребностей. В условиях рынка необходимый профессионально-квалификационный состав работников каждого предприятия формируется с учетом действующих на рынке труда и производства законов спроса и предложения.

Управление человеческими (трудовыми) ресурсами рассматривает людей как достояние производственной организации, как ресурс, который (как и другие ресурсы) надо эффективно использовать для достижения целей [2]. При таком подходе работники рассматриваются как источник неиспользованных резервов. Наиболее часто управление человеческими ресурсами трактуется как мобилизация сотрудников посредством активной работы менеджеров. Для этого применяются следующие подходы:

- отношение к труду как источнику доходов организации;

- создание для каждого сотрудника простора для деятельности, чтобы он мог внести свой личный вклад в общее дело;

- активная социальная политика.

Цель управления человеческими ресурсами - воспитание компетентных и заинтересованных сотрудников, умение их удержать, совершенствование их профессиональной подготовки соответственно всем функциям управления. Именно человек как разумное, мыслящее существо выступает главным факторам не только производства, но и всей организации. Человек - это не только затраты, но и фактор доходов, повышения производительности труда, качества принимаемых решений, а потому экономически целесообразны «капиталовложения» в человека (работника предприятия) с целью поддержания его трудоспособным, создания условий для полного раскрытия его возможностей.

Управление человеческими ресурсами включает ряд взаимосвязанных ключевых элементов, которые вместе образуют цикл:

- анализ рынка труда и управление деятельностью;

- отбор, прием и адаптация работника;

- планирование карьеры кадров организации, их профессионального и административного роста;

- анализ затрат и результатов труда;

- обеспечение рациональных условий труда, создание социально-психологического климата;

- разработка системы мотивации работника; участие в переговорах с профсоюзами;

- разработка социальной политики организации, пенсионная политика;

- разрешение конфликтов.

Обобщая позиции ученых-экономистов по данному вопросу, можно прийти к выводу о том, что управление людьми имеет большое значение для всех организаций и что без нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить.

В основу практической политики многих предприятий в области трудовых ресурсов положена теория человеческого капитала, т.е. человек рассматривается в качестве важнейшего вида капитала фирмы, а затраты на оплату труда, создание благоприятных условий деятельности, подготовку и переподготовку, повышение квалификации - как особый вид инвестиций. Согласно данной теории, различия в заработной плате являются направлением неодинаковых инвестиций в человеческий капитал по категориям работников. В результате увеличения таких инвестиций доходы работников возрастают, улучшаются и показатели экономической деятельности фирмы. В настоящее время предприниматели рассматривают затраты на образование, подготовку и переподготовку рабочей силы не как издержки производства, которые необходимо минимизировать, а как производственные инвестиции. «Благосостояние предпринимателей невозможно, если оно не будет сопровождаться благосостоянием рабочих», - писал Ф.Тейлор [3].

Поэтому вид и количество вознаграждений, предлагаемых организацией, имеет важное значение для оценки качества трудовой жизни, т.е. той степени, до которой работники могут удовлетворить свои важные личные потребности посредством их работы в этой организации. Необходимо заметить, что в систему поощрений работников, влияющих на их производительность, должны входить не только деньги, но и профессиональная ориентация и социальная адаптация в коллективе.

На отечественных предприятиях, организациях и фирмах различных форм собственности принято всех работников подразделять на две группы: промышленно-производственный и непромышленный персонал. В состав промышленно-производственного персонала входят рабочие, инженерно-технические работники и служащие, а также ученики. Предусматривается также подразделение работников этой категории на административно-управленческий и производственный персонал. К непромышленному персоналу обычно относят работников, занятых в транспортном хозяйстве, жилищно-коммунальном обслуживании, сфере социального обеспечения и других непроизводственных подразделениях.

В последние годы все большее распространение получила практика подразделения персонала предприятия в зависимости от выполняемых функций на три основные категории: руководители, специалисты и исполнители.

Создание нормальных условий труда на всех рабочих местах служит основой высокой трудовой отдачи персонала различных категорий. Работоспособность человека и результаты его труда определяются множеством взаимосвязанных факторов, среди которых на одно их первых мест выступают условия труда, его тяжесть и интенсивность, характеризующие в конечном счете затраты и результаты труда. Поэтому рациональное использование труда, управление персоналом должно предусматривать создание на всех предприятиях с различными формами собственности, в каждом трудовом процессе соответствующих условий для оптимального расходования рабочей силы, то есть умственных, физических и предпринимательских способностей работников.

Трудовые ресурсы (кадры) предприятия являются главным ресурсом каждого предприятия, от качества и эффективности использования которого во многом зависят результаты деятельности предприятия и его конкурентоспособности. Трудовые ресурсы приводят в движение материально-вещественные элементы производства. Создают продукт, стоимость и прибавочный продукт в форме прибыли.

Возрастные границы и социально-демографический состав трудовых ресурсов определяются системой законодательных актов [2].

Для уяснения понятия «трудовые ресурсы» необходимо знать, что, во-первых, в зависимости от возраста все население может быть разделено на три группы:

- лица моложе трудоспособного возраста (в данное время - от рождения до 15 лет включительно);

- лица в трудоспособном (рабочем) возрасте: в России женщины от 16 да 54 лет, мужчины от 16 до 59 лет включительно;

- лица старше трудоспособного, т.е. пенсионного возраста, по достижении которого устанавливается пенсия по старости: в России женщины с 55, а мужчины с 60 лет.

Во-вторых, в зависимости от способности к труду различают трудоспособных и нетрудоспособных.

Итак, под трудовыми ресурсами понимается все социально активное население, вовлеченное в процесс производства и обслуживания или способное быть вовлеченное в такой процесс.

1.2 Эффективность деятельности предприятия: основные понятия и характеристики

В буквальном смысле слова «эффективный» означает «дающий эффект, приводящий к нужным результатам, действенный».

Слово «эффективность» имеет следующее значение - относительный эффект, результативность процесса, операции, проекта, результата к затратам, расходам, обусловившим, обеспечившим его получение.

Понятие «эффективность» может рассматриваться в двух аспектах:

1. Эффективность, другими словами отдача, рентабельность (efficiency), как итоговая характеристика какой-либо деятельности в целом, выполнения ее отдельных функций. Эта характеристика включает эффект, определяющий степень достижения тех или иных целей, отнесенный к затратам на их достижение. Решение тем эффективнее, чем больше степень достижения целей и меньше затраты на их реализацию.

2. Эффективность как характеристика результативности, действенности (effectiveness) какой-либо деятельности без соотнесения полученных результатов с затраченными ресурсами. В данном случае он характеризует, прежде всего, выбор правильных целей, направлений действий, без чего с позиций первой трактовки может быть обеспечена высокая эффективность достижения неправильных целей. При этом под результативностью действий принято понимать степень соответствия их результатов задачам достижения определенной цели или совокупности целей (запланированных результатов).

Эффективность деятельности - важнейшая качественная характеристика хозяйствования на всех уровнях [5]. Под эффективностью управления персоналом понимается степень использования трудового потенциала предприятия, которая выявляется соотношением результатов и затрат на персонал [6]. Чем выше результат при тех же затратах, чем быстрее он растет в расчете на единицу затрат общественно необходимого труда, или чем меньше затрат на единицу полезного эффекта, тем выше эффективность. Обобщающим критерием экономической эффективности деятельности служит уровень производительности труда.

Эффективность деятельности - это показатель деятельности по распределению и переработке ресурсов. Эффективность можно измерить через коэффициент - отношение результатов на выходе к ресурсам на входе или через объёмы выпуска продукции, ее номенклатуры.

Необходимо различать понятия эффективность управления персоналом и эффективность работы персонала. Эффективность работы персонала характеризует степень выполнения работниками поставленных перед ним задач, а также степень соотношения достигнутым персоналом трудовых результатов и затраченных на их выполнение усилий (затрат). Эффективность управления персоналом - это показатель работы по управлению персоналом, характеризующий уровень качества управленческих задач, решаемых в рамках управления персонала.

Суть проблемы повышения экономической эффективности деятельности состоит в том, чтобы на каждую единицу трудовых, материальных и финансовых ресурсов добиваться существенного увеличения объёма продукции. Это, в конечном счете, означает повышение производительности общественного труда, что и является критерием (мерилом) повышения эффективности деятельности.

Важное значение в системе управления занимает умение наиболее объективно определять эффективность деятельности предприятия.

Система показателей эффективности деятельности должна давать всестороннюю оценку использования всех ресурсов предприятия и содержать все общеэкономические показатели. Очень важно, чтобы расчеты эффективности велись непрерывно: на стадиях проекта плана, утверждения плана, по мере его выполнения.

Показатели эффективности - количественные и качественные характеристики оцениваемого объекта [7]. В рамках рассматриваемой темы под объектом понимается деятельность по управлению персоналом. В методике оценки эффективности управления персоналом выделяют показатели формирования, использования и развития персонала в соответствии с основными подсистемами управления персоналом в организации. Данные показатели отражают количественные и качественные характеристики персонала, при этом все они взаимосвязаны и взаимообусловлены [8]. Так, например, показатели развития персонала являются результатом формирования и использования работников на предприятии.

В системе показателей эффективности деятельности не все из них имеют одинаковую значимость. Есть главные и дополнительные (дифференцированные) показатели. Если первые принято называть обобщающими, то вторые являются функциональными, характеризующими какую-либо определённую сторону деятельности.

Обобщающие показатели в основном выражают конечные результаты производства и выполнение стратегических заданий. Функциональные показатели используются для анализа и выявления резервов эффективности, устранения узких мест в деятельности предприятия. Действенная, мобилизующая роль показателей эффективности деятельности во многом определяется методологией их расчета. Следует заметить, что, ориентируясь только на темпы роста как на показатель, характеризующий эффективность, можно упустить главный фактор эффективности - интенсификацию, т.к. высокие темпы роста могут быть достигнуты и за счет экстенсивных факторов, т.е. в результате дополнительных капитальных вложений на расширение деятельности (новое строительство, обновление оборудования, реконструкция предприятий), хотя использование средств и внутренних резервов деятельности при этом может оставаться на низком уровне. Однако было бы ошибочно из сказанного делать вывод о непригодности показателя темпов роста для оценки эффективности производства и отдельных технико-экономических показателей.

Эффективное управление развитием персонала может осуществляться на основе анализа показателей, характеризующих соотношение денежных затрат на развитие и практических результатов деятельности работников. При этом многие авторы подчеркивают, что процесс управления персоналом невозможен без объективной детальной аналитической информации, которую должен собирать и обрабатывать отдел по управлению персоналом. Так, например, по мнению Д. Парментера, ключевые показатели эффективности заменяют собой итоговые параметры, которыми обычно характеризуют деятельность организации помесячно или поквартально. В этом случае отделу по управлению персоналом предназначается сбор информации и координация по ряду показателей эффективности в организации [9]. С. Каплан и Д. Нортон рекомендовали использовать не более 20 ключевых показателей эффективности, Д. Хоуп и Р. Фрейзер не более 10 [10]. В таком случае организация должна определить какие показатели являются «ключевыми» исходя из собственных стратегических целей.

Все результаты, достигнутые организацией, в первую очередь отражают эффективность деятельности персонала и, в частности, работников службы управления персоналом, обеспечивающих качество рабочей силы. При этом очень важно, особенно для управленческих работников определить факторы достижения результатов труда, показателей непосредственного профессионального поведения и личностных качеств. Под факторами понимают условия достижения результатов труда, таких как планирование работы, организация и регулирование процесса, учет и контроль хода работы.

Исходя из этого, Т.И. Романова и Т.Г. Виничук выделяют факторы, влияющие на эффективность работы:

- личностные факторы - навыки, компетентность, мотивацию и убеждения отдельного человека;

- лидерские факторы - качество поощрения, руководства и поддержки, обеспечиваемых менеджерами и лидерами группы;

- командные факторы - качество поддержки, оказываемой коллегами;

- системные факторы - система работы и инвентарь, предоставляемый организацией;

- контекстуальные (ситуационные) факторы - внутренне и внешнее давление и изменения [11].

Вышеперечисленные факторы вырабатываются в качестве основных элементов системы показателей эффективности трудовых ресурсов. Например, основным показателем стратегической результативности деятельности трудовых ресурсов будут затраты на наем одного сотрудника. Однако стремление к оптимизации расходов на поиск и подбор персонала может привести к сокращению квалифицированных сотрудников, привлеченных в организацию из - за высокой рыночной стоимости.

В ряде случаев показателями эффективности являются стандарты, разрабатываемые внутри организации на основе ряда документов. Х.К. Рамперсад отмечает, что показатель результативности представляет собой единицу измерения, связанную с ключевым фактором успеха и стратегической целью, с помощью которой оценивается работа процессов: «это стандарт, позволяющий количественно оценить степень достижения стратегической цели. Благодаря показателям результативности организационное видение и цели становятся измеримыми. Целевое значение показателя отражает конкретное значение, которое нужно достичь» [12]. При этом стандарты эффективности задают предельный порог, требования или ожидания, которые должны быть выполнены по каждому фактору на определенном уровне эффективности. Они должны быть сосредоточены на результате и включать надежные меры оценки, такие как:

- качество - передает ожидания, насколько хорошо сотрудники или их объединения должны выполнить работу, или каким должно быть качество конечного продукта, это касается точности, полезности и результативности работы. Меры измерения могут содержать коэффициенты ошибок, такие как процент допустимой погрешности на единицу работы, и коэффициент удовлетворенности клиента, определяемый по средствам обратной связи от потребителей;

- количество, определяет, сколько работы должен выполнить сотрудник или объединение сотрудников. Меры оценки устанавливаются в количественных показателях или общей суммы, ожидаемой в результате оказания услуг или производства продукции;

- время, устанавливает ожидания в отношении того, как быстро, когда, или в какую дату сотрудник или объединение сотрудников должны выполнить работу;

- эффективность затрат, устанавливает порядок и количество расходуемых ресурсов: деньги, персонал, время и т.п.), которые могут быть документированы и измерены. Меры измерения эффективности использования ресурсов могут включать такие аспекты как: сохранение или снижение удельных затрат, снижение временных затрат на производство продукции или оказание услуги, или снижение потерь и т.д.

Т.А. Беркутова, Н.В. Крониковская, И.А. Мартьянова, А.М. Пономарев рекомендуют менеджерам по персоналу разделить ключевые показатели результативности трудовых ресурсов на две категории: базовые и стратегические. Базовые показатели отображают значительные издержки, которые связаны с трудовыми ресурсами и не обеспечивают прямого влияния на процесс реализации стратегии фирмы. Стратегические показатели оценивают результативность деятельности трудовых ресурсов и процессов, разработанных для обеспечения стратегических возможностей персонала. Предложенный авторами подход разделяет показатели эффективности по зонам ответственности, исходящих из должностных обязанностей. Тем не менее, предлагаемый подход требует уточнения и доработки, так как в приведенном примере отсутствуют четко сформулированные показатели, которые могут использоваться в качестве параметра оценки. Например, критерием оценки результативности и показателем эффективности деятельности «менеджера по персоналу» авторы устанавливают «количество вакантных мест в организации; количество претендентов на одно вакантное место; коэффициент текучести кадров по категориям персонала и подразделениям» [13]. Однако открытие вакансий в организации, как правило, от менеджера по персоналу не зависит. В связи с этим, показателем эффективности деятельности, в данном случае, целесообразнее устанавливать количество закрытых вакансий в организации.

Повышение технико-организационного уровня и других условий в любой отрасли материального производства в конечном счете проявляется в уровне использования всех трех элементов производственного процесса: труда, средств труда и предметов труда.

Качественные показатели использования производственных ресурсов - производительность труда, фондоотдача, материалоемкость и оборачиваемость оборотных средств, отражающие интенсивность использования ресурсов, - являются показателями экономической эффективности.

Результаты производственно-хозяйственной деятельности, выполнение бизнес-плана, динамика выполнения плана производства во многом определяются степенью использования трудовых ресурсов.

Анализ трудовых показателей - это один из основных разделов анализа работы предприятий.

Основными задачами анализа эффективного использования трудовых ресурсов являются:

- в области использования рабочей силы - оценка обеспеченности предприятия необходимыми кадрами по численности, составу, структуре, уровню квалификации; установление соответствия профессионального состава и уровня квалификации работающих требованиям производства; изучение форм, динамики и причин движения рабочей силы, анализ влияния численности работающих на динамику продукции; проверка данных об использовании рабочего времени и разработка мероприятий лучшего использования рабочего времени и по устранению непроизводительных затрат рабочего времени;

- в области производительности труда - установление уровня производительности труда по структурным подразделениям; сопоставление полученных показателей с показателями предыдущих периодов; определение экстенсивных и интенсивных факторов роста производительности труда; оценка факторов, влияющих на рост производительности труда; выявление резервов дальнейшего роста производительности труда и их влияние на динамику выпуска продукции.

Эффективность использования производственных ресурсов влияет на все качественные показатели деятельности субъекта хозяйствования - себестоимость, прибыль и т.д. Поэтому при оценке деловых партнеров необходимо анализировать наравне с показателями основных фондов и материальных ресурсов и обобщающие показатели эффективности использования трудовых ресурсов.

При проведении комплексного анализа использования трудовых ресурсов рассматривают следующие показатели [1]:

- обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами;

- характеристика движения рабочей силы;

- социальная защищенность членов трудового коллектива;

- использование фонда рабочего времени;

- производительность труда;

- рентабельность персонала;

- трудоемкость продукции;

- анализ фонда заработной платы;

- анализ эффективности использования фонда заработной платы.

В теории практике управления, как правило, одновременно применяют различные методы повышения эффективности деятельности организации и их сочетания (комбинации), которые органически дополняют друг друга, находятся в состоянии динамического равновесия.

Можно выделить следующие направления повышения эффективности деятельности персонала:

- социальные и социально-психологические, применяемые с целью повышения социальной активности людей;

- экономические, обусловленные экономическими стимулами;

- организационно-административные, основанные на прямых директивных указаниях;

- самоуправление как разновидность саморегулирования социальной системы.

Естественно, что сотрудники организации неодинаково выполняют свои производственные обязанности - в любой организации есть свои лидеры, аутсайдеры и середняки. Однако, чтобы провести эту дифференциацию, необходимо иметь единую систему регулярной оценки эффективности выполнения каждым сотрудником своих должностных функций. Такая система повышает эффективность управления персоналом организации через:

- положительное воздействие на мотивацию сотрудников;

- планирование профессионального обучения;

- планирование профессионального развития и карьеры;

- принятие решений о вознаграждении, продвижении, увольнении;

Регулярная и систематическая оценка сотрудников предоставляет руководству организации возможность принимать обоснованные решения о повышении зарплаты (вознаграждение лучших сотрудников оказывает мотивирующее воздействие и на их коллег), повышение в должности или увольнение [14].

Таким образом, формулировка показателей эффективности имеет большое значение в оценке деятельности по управлению персоналом. Показатель эффективности должен быть установлен относительно индивидуальной работы сотрудника по управлению персоналом, так как его измерение осуществляется непосредственно по результатам деятельности. Соответственно в качестве критерия измерения результата деятельности, целесообразно устанавливать характеристики, описывающие не процессы, такие как «время, уделенное наставничеству», «количество сотрудников прошедших обучение» - они не отображают результат, но, например «навыки, приобретенные в результате наставничества», «увеличение качества привлекаемого в организацию персонала в результате обучения специалистов по подбору», где критерием будет соотношение цены специалиста и должности, на которую он приглашается в компанию.

1.3 Система ключевых показателей эффективности

Система ключевых показателей эффективности (КPI) является инструментом контроля и анализа результатов труда и оценки эффективности трудовых ресурсов организации. Она существенно снижает риск субъективизма при их оценке и уменьшает количество конфликтов, связанных с этим, а также с неясной формулировкой задач при планировании.

Ключевые показатели эффективности как инструмент управления позволяют:

- четко формулировать цели, выражать их количественно;

- транслировать их на все уровни управления («дерево показателей и нормативов» становится инструментом согласования стратегического и операционного планов);

- вести мониторинг результатов (оценивать степень достижения целей);

- вовремя диагностировать сложные ситуации, требующие управленческого вмешательства (показатели как индикаторы проблем);

- своевременно корректировать цели, тем самым оптимизируя планы (большой разрыв между нормативными и фактическими значениями свидетельствует об ошибках в планировании);

- делегировать полномочия (уровень детализации показателей выявляет степень передачи функций и ответственности), что особенно важно в крупных структурах холдингового типа;

- сравнивать между собой подразделения, предприятия;

- оценивать уровень менеджмента и эффективность отделов (в частности, службы персонала);

- мотивировать сотрудников на достижение результатов;

- объективно оценивать эффективность деятельности работников [15].

Чтобы использовать ключевые показатели эффективности для оценки и мотивации, следует определить ее основные принципы.

Среди них выделяют следующие:

- личная ответственность сотрудника за выполнение целей;

- закрепление за сотрудником конкретных задач и приоритетов в работе;

- понимание перспектив карьерного роста;

- гибкость системы с возможностью коррекции целей и показателей;

- координация личных и корпоративных задач;

- единый механизм для планирования, оценки и развития [15].

На основании данных принципов строится структура оплаты труда (переменная часть, привязанная к выполнению запланированных показателей), нематериальной мотивации (поощрение высокой личной и групповой эффективности в соответствии с установленными целями и показателями), система оценки персонала.

Применять KPI можно как для оценки работы всей компании, ее отдельных подразделений так и конкретных работников. Условие работы показателя - возможность его измерения [16] (таблица 1.1).

Таблица 1.1 Наиболее распространенные KPI и система их измерения/расчета

Ключевые показатели эффективности	Система измерения/расчета
Коммерческие показатели
Выручка	План/факт (отношение факта выручки к плану выручки)
Прибыль	План/факт (отношение факта прибыли к плану прибыли)
Дебиторская задолженность (ДЗ)	План/факт (отношение факта ДЗ к плану ДЗ)
Другие показатели	План/факт
Некоммерческие (качественные) показатели
Своевременность подачи отчетов	План/факт (отношение фактического срока подачи отчета к плановому сроку подачи отчета)
Выполнение плана посещений клиентов	План/факт (отношение факта посещений клиентов к плану посещений клиентов)
Текучесть персонала	План/факт (отношение фактического % «текучки» к плановому % «текучки»)
Кол-во новых привлеченных клиентов	План/факт (отношение фактического количества привлеченных клиентов к плановому количеству привлеченных клиентов)
Другие показатели	План/факт

С помощью системы KPI можно контролировать и оценивать эффективность выполняемых действий.

Требования к системе KPI:

- каждый показатель должен быть четко определен;

- показатели и нормативы должны быть достижимы. Цель должна быть реальной, но в то же время являться стимулом;

- показатель должен быть в сфере ответственности тех людей, которые подвергаются оценке;

- показатель должен нести смысл;

- показатели могут быть общими для всей компании, и конкретными для каждого подразделения.

Система управления персоналом имеет риск быть высоко-затратной, но низкоэффективной, если персонал, не будет испытывать лояльности к компании. Для формирования лояльности сотрудников необходимо знать, что побуждает их выполнять свои обязанности наиболее эффективно, т.е. об их мотивации.

Система мотивации позволяет:

- обеспечить контроль за текущими и долгосрочными показателями деятельности организации;

- оценить личную эффективность каждого сотрудника, подразделения и организации в целом;

- ориентировать персонал на достижение требуемых результатов;

- управлять бюджетом по фонду оплаты труда и сократить время на его расчет [16].

На рисунке 1.2 приведен принцип соответствия ключевых показателей эффективности уровню организационной структуры.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1.2 - Примеры KPI на разных уровнях организационной структуры компании (принцип)

Как видно из рисунка 1.2, ключевые показатели эффективности (KPI) различаются в зависимости от уровня должности в организационной структуре и соответствуют целям данного уровня.

Исследование категории «трудовые ресурсы» свидетельствует о том, что трудовые ресурсы - это часть населения страны, которая по физическому развитию, приобретенному образованию, профессионально-квалификационному уровню способна заниматься общественно полезной деятельностью.

Трудовые ресурсы представляют собой категорию, занимающую промежуточное положение между экономическими категориями «население» и «совокупная рабочая сила». В количественном отношении в состав трудовых ресурсов входит все трудоспособное население, занятое независимо от возраста в сферах общественного хозяйства и индивидуальной трудовой деятельности. В их состав включаются также лица трудоспособного возраста, потенциально способные к участию в труде, но занятые в домашнем и личном крестьянском хозяйстве, на учебе с отрывом от производства, на военной службе.

Эффективность деятельности (труда) - один из важнейших показателей, характеризующих результативность трудовой деятельности людей, выражается в достижении наибольшего эффекта при минимальных затратах труда.

Понятие «эффективность» может рассматриваться в двух аспектах:

1. Эффективность, другими словами отдача, рентабельность. Эта характеристика включает эффект, определяющий степень достижения целей, отнесенный к затратам на их достижение.

2. Эффективность как характеристика результативности, без соотнесения результатов с затраченными ресурсами. Характеризует выбор правильных целей, направлений действий, обеспечивающих высокую эффективность достижения целей.

Эффективность деятельности определяется отношением полученного результата к затратам только живого труда во всех сферах деятельности людей. Для того, чтобы определить эффективность функционирования системы управления персоналом в целом и система менеджмента персонала в частности необходимо уметь четко определять основные результаты и эффект деятельности той или иной системы, а также учитывать все возможные направления и показатели эффективности.

Достаточная обеспеченность предприятия нужными трудовыми ресурсами и рациональное их использование имеют большое значение для увеличения объемов производства и повышения его эффективности.

Важным методическим подходом к оценке эффективности использования трудовых ресурсов система ключевых показателей эффективности (КPI). Система KPI состоит из набора показателей, отражающих эффективность деятельности организации, ее подразделений, а также отдельных сотрудников, которые несут ответственность за их исполнение. Как правило, система KPI увязываются с системой мотивации, в которой уровень материальной компенсации руководителей подразделений и сотрудников определяется на основе достигнутых ими значений своих показателей.

2. Методические подходы к оценке эффективности использования персонала

2.1 Система оценки трудовых ресурсов

Оценка персонала имеет своей целью изучить степень подготовленности работника к выполнению именно того вида деятельности, которым он занимается, а также выявить уровень его потенциальных возможностей с целью оценки перспектив роста (ротации), а также разработки кадровых мероприятий, необходимых для достижения целей кадровой политики.

Сущность оценки персонала можно определить с позиций трех укрупненных подходов, в рамках которых оценка рассматривается как:

· процесс, деятельность (процессуальный подход);

· результат процесса, деятельности (содержательный подход);

· функция управления персоналом или способ, направление
использования процесса и результата оценки (функциональный подход).

В процессуальном подходе оценка персонала организации предстает в виде определенной этапной последовательности осуществления оценочных технологий и процедур. Основное внимание уделяется планированию, организации и осуществлению сравнения нормативных характеристик с фактическим уровнем показателей оценки. В рамках данного подхода оценка представляет собой комплекс мероприятий следующего характера: а) подготовительного (обоснование объекта, предмета, субъекта оценки, выбор методов и инструментов оценки, формирование технологии и процедур оценки); б) содержательного (непосредственно процесс оценки); в) заключительного (интерпретация и использование результатов оценки).

Процессуальный подход предполагает следующую трактовку: оценка персонала организации представляет собой целенаправленный процесс выявления степени соответствия работников требованиям должности или рабочего места. К процессуальному подходу относится и рассмотрение оценки как процедуры сравнения оцениваемых параметров с эталонными требованиями.

Содержательный подход акцентирует внимание не на процессе осуществления оценки, а на его результате. То есть в содержательном аспекте оценка выступает конечным результатом оценочного процесса в виде характеристики оцениваемого объекта, описания его свойств и соответствия эталонному значению.

В рамках третьего подхода оценка представлена как функция управления персоналом. При этом оценка рассматривается в качестве ключевого направления менеджмента персонала, определяющего эффективность реализации других элементов управления персоналом и организацией в целом, и выступающего в качестве информационного и процессуального обеспечения.

С точки зрения функциональной роли оценка призвана содействовать лучшему использованию человеческих ресурсов организации. Кроме того, оценка служит инструментом достижения целей организации, органично сочетаясь с другими направлениями работы с персоналом и выполняя основополагающую функцию в системе управления персоналом.

Все три подхода связаны друг с другом, и их комплексное применение позволяет всесторонне представить многогранность оценки персонала.

Ниже, в таблице 2.1, приведены примеры некоторых критериев, которые используются на практике при оценке персонала.

Таблица 2.1 - Критерии, используемые при оценке персонала

Показатели	Критерии
Количественные показатели	Производительность труда Объем продаж в штуках Объем продаж в рублях Количество обработанных документов Количество заключенных контрактов Количество откликов на рекламу
Качество работы	Количество ошибок (при печатании бумаг, заполнении бланков, ведомостей и других документов) Уровень брака Количество жалоб или претензий со стороны клиентов работы
Потери времени	Число прогулов и невыходов на работу Число опозданий на работу Количество и частота несанкционированных перерывов
Текучесть кадров	Количество увольнений по инициативе администрация Количество увольнений по собственному желанию
Обучение, развитие и продвижение по службе	Время, требующееся для достижения установленных стандартов выполнения работы Сколько раз работник рассматривался как кандидат на продвижение Время, затрачиваемое на обучение Стоимость обучения работников

На рисунке 2.1 показано место оценки персонала в системе управления персоналом [17].

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.1 - Место оценки персонал в системе управления организацией

Выделяют следующие виды оценки персонала в зависимости от:

· структуры физического объекта: оценка работника, групп персонала или персонала организации в целом;

· принадлежности оцениваемого персонала к организации: оценка потенциального и работающего в организации персонала;

· степени охвата объекта и предмета оценки: экспресс-оценка, общая, комплексная и системная оценка;

· места оценки в управлении организацией и персоналом: реактивная, превентивная, текущая оценка.

Экспресс-оценка - оценка объекта в сжатые сроки и по упрощенной программе исследования, в процессе которой изучается ограниченный набор общих показателей характеристик объекта или его отдельных сторон (например, только результатов труда или квалификационных характеристик и т. д.).

Общая оценка - оценка, в результате которой дается относительно подробное описание в целом объекта (например, совокупности квалификационных, социально-демографических, социально-психологических характеристик специалиста и результатов его труда), но не предполагающая изучения внутренней структуры характеристик, причин и следствий их существования, форм проявления в результатах деятельности. Общая оценка, хотя и нацелена на исследование объекта, тем не менее, недостаточно глубокая и полная.

Комплексная оценка - оценка, в максимальной степени охватывающая весь спектр элементов содержательного объекта. То есть комплексная оценка, в отличие от предыдущих, предполагает, в том числе описание набора свойств оцениваемой личности, характеристик и особенностей её поведения, мотивации, отношения к труду, результаты трудовой деятельности и многое другое. Данный вид оценки предусматривает диагностику и всего состава физического объекта - оценку личности, групп работников и персонала в целом организации.

Системная оценка - оценка объекта как системного образования, предполагающая характеристику составных компонентов содержательного объекта и их детерминирующих взаимосвязей. В частности, системная оценка изучает не только свойства личности, результаты её труда, особенности поведения, но также степень и форму влияния, например, трудового потенциала на результативность труда, причины формирования тех или иных характеристик личности, прогноз и условия их развития и совершенствования.

Реактивная оценка - оценка как вынужденная реакция на возникающие в организации, в управлении персоналом проблемы, актуальные текущие задачи. Например, оценка состояния персонала в антикризисном управлении на стадии острого кризиса, оценка при возникшей задаче сокращения персонала, реорганизационных изменениях и пр.

Превентивная оценка - оценка как элемент превентивного управления организацией и персоналом. Предназначение этой разновидности оценки заключается в выявлении резервных возможностей персонала, способов их привлечения в процессе устранения прогнозируемых проблем.

Текущая оценка -- систематическая, регулярная оценка сотрудников, которая обычно предполагает элементы превентивной и реактивной оценки (её стратегический и оперативный уровни).

Вне зависимости от типа основной целью оценки персонала является улучшение результативности работы персонала и снабжение работников и руководителей информацией, необходимой для принятия решений. Таким образом, сформулированная цель отражает ставшее классическим выделение Д. МакГрегором трех целей оценки персонала в организации [18]:

· информационная цель - обеспечение руководителей различного уровня управления необходимыми данными о работе своих подчиненных, а также всех оцениваемых работников об их индивидуальных достижениях и недостатках;

· мотивационная цель - способность механизма оценки увязывать материальное вознаграждение и моральное поощрение с трудовым поведением и, таким образом, ориентировать работников на улучшение деятельности в том направлении, которое обеспечивает стабильность положения и конкурентоспособность предприятия;

· административная цель - принятие кадровых решений на объективной и регулярной основе (профессиональная подготовка, изменение оплаты труда, трудовые перемещения и пр.).

Все приведенные аспекты основной цели отражают потенциальные возможности оценки персонала и в такой трактовке пересекаются по смыслу с функциями оценки, т. е. демонстрируют роль оценки, её предназначение и смысл существования. В частности, главная функция всей системы оценки персонала заключается в определении уровня имеющихся трудовых способностей и резервов развития трудового потенциала работников, групп и организации в целом для принятия управленческих решений по широкому спектру направлений управления персоналом (отбору, планированию персонала, обучению и пр.).

В структуре системы оценки персонала можно выделить следующие последовательные горизонтальные уровни:

* формирование системы оценки - научно-методическая разработка системы оценки персонала и её компонентов;

* обеспечение процесса оценки - создание технической, информационной, нормативно-правовой базы для осуществления процесса оценки и реализации её результатов.

осуществления процесса оценки - производство услуг оценки;

использования результатов системы оценки -- реализация управленческих решений на основе информации, полученной посредством оценки или, другими словами, потребление услуг оценки.

Осуществление любой оценки предполагает получение объективной и достоверной информации об оцениваемом объекте, на основе которой возможно принятие обоснованных управленческих решений. Объективность оценки деятельности персонала предприятия обеспечивается применением обоснованной методики оценки и соблюдением принципов оценки.

Общими принципами осуществления любой оценки являются:

· Комплексность или всесторонний подход к оценке, который особенно важен применительно к управлению персоналом, так как многие явления и процессы, происходящие в этой области, характеризуются сложным переплетением и взаимодействием большого количества факторов и условий.

· Приоритетность. Давая всестороннюю оценку различных аспектов кадровой работы, необходимо вместе с тем выделять и акцентировать внимание на главных её моментах и приоритетных критериях.

· Непрерывность. Оценка должна осуществляться не от случая к случаю, а постоянно, на различных этапах разработки и осуществления кадровых решений. Такой подход позволяет проводить кадровый анализ, выявлять изменения и своевременно принимать необходимые кадровые решения.

· Надёжность. Используемые методы оценки должны достаточно точно характеризовать рассматриваемые явления и процессы и их применение должно быть обоснованно в каждом конкретном случае.

· Справедливость оценки. Поскольку в управлении персоналом многие способы оценки адресованы непосредственно к людям, влияют на их мотивацию и удовлетворённость работой, важно учитывать восприятие форм и методов, а также результатов оценки конкретными людьми.

Соблюдение вышеперечисленных принципов применительно к оценке деятельности персонала позволит получить более достоверные данные о состоянии и использовании кадрового потенциала и результатах работы персонала предприятия.

2.2 Комплексная система оценки эффективности использования трудовых ресурсов

Руководитель любой компании желает, чтобы его предприятие работало эффективно. Оценить эффективность управления не просто, поскольку единого взгляда на критерии эффективности пока не существует.

Но, помимо вышеперечисленных показателей рентабельности, существуют и другие подходы к оценке эффективности (рисунок 2.2).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.2 - Комплексный подход к оценке эффективности управления социально-экономическими системами

Рассмотрим данные подходы более подробно.

Многопараметрический подход. Эффективность как степень удовлетворенности процессом его участников. При этом удовлетворенность зависит от степени реализации интересов участников в процессе.

При применении этого подхода к оценке эффективности управления необходимо выделить группы, участвующие в процессе (собственники, руководство компании, менеджеры среднего звена, потребители, общество и проч.). Каждая из этих групп имеет свои интересы в существовании предприятия, на основании которых могут быть сформулированы цели деятельности предприятия и критерии эффективности с точки зрения группы.

Поскольку интересы заинтересованных групп в деятельности предприятия разнонаправлены то, критерием эффективности управления при данном подходе выступает способность поддерживать определенный баланс между такими разными целями, как объем продаж, прибыль, доходы, соблюдение интересов персонала и покупателей, защита окружающей среды и т.п.

Эффективность управления одним и тем же предприятием с точки зрения различных заинтересованных групп будет различной. Т.е. при оценке эффективности необходимо учитывать -- для кого и кем она проводится.

Основные шаги при определении эффективности управления: